Innovatieve integratie van IT en Telecom

Transcriptie

1 Slimmer communiceren Vodafone december 2010 Innovatieve integratie van IT en Telecom Slimmer communiceren

2 INNOVATIE I Vast-mobiel integratie Steeds meer bedrijven willen hun mobiele en vaste telefonie op een geïntegreerde manier kunnen gebruiken. Technisch gezien kunnen vaste en mobiele communicatiesystemen van bedrijven op een enkel IP-platform worden geïntegreerd en zelfs gehost. Een operator zorgt er dan voor dat de mobiele abonnementen van een organisatie via een GSM-netwerk worden gekoppeld aan de vaste oproepen van het bedrijfstelefonienetwerk. Integratie vaste en mobiele telefonie bespaart kosten Slimmer communiceren Vodafone december 2010 Vast-mobiele integratie heeft diverse functionele en financiële voordelen. Medewerkers kunnen ook op het mobiele netwerk gebruik maken van de grote hoeveelheid features van de IP-telefooncentrale van het bedrijf, zoals doorverbinden, verkort kiezen, conferencing en groepsschakelingen. Tevens kunnen bedrijven hun vaste en mobiele telefonie koppelen waardoor voordelig en tegen een vast tarief mobiel en vast onderling bellen mogelijk is. Kostenbesparingen, meer transparantie en voorspelbaarheid in de telecomkosten zijn het resultaat. Ook biedt de integratie van telefonie voordelen bij de interactie met klanten. Werknemers krijgen één nummer zodat het niet uitmaakt of het gesprek met het vaste of mobiele toestel wordt beantwoord. Verder is het mogelijk om telefoongesprekken slim door te schakelen op basis van de aanwezigheidsinformatie (in technische termen ook wel presence genoemd) van een werknemer. Zo krijgen klanten altijd een collega of de telefoniste aan de lijn. Telefonieplatform Bedrijven die de volgende stap in hun communicatie willen maken, nemen hun vaste en mobiele telefonie geïntegreerd af bij één operator. Die levert de vaste en mobiele telefonie als een dienst vanuit één telefonieplatform, ook wel Telephony as a Service. Dit platform kan vervolgens worden verbonden met het IP-netwerk waaraan ook het bedrijfsnetwerk is gekoppeld. Zo kunnen vanuit deze netwerkwolk ook additionele applicaties snel en gemakkelijk beschikbaar worden gemaakt voor alle vestigingen. Zelfs mobiele medewerkers en thuiswerkers kunnen eenvoudig inloggen omdat IP de standaard is. Dit bewijst dat de mogelijkheden van IP en de integratie van communicatiediensten veel verder gaan dan voordelig bellen. 2

3 INNOVATIE II Business case VoIP VoIP of IP-telefonie staat in de perceptie van velen synoniem voor goedkoop bellen en dus directe kostenbesparingen. Toch kan het zijn dat als een bedrijf ervoor kiest om de traditionele ISDN-lijnen te vervangen door VoIP, dat aanvankelijk leidt tot meerkosten. Zeker is dat een business case voor alleen IP-telefonie in de meeste gevallen negatief uitvalt. IP-telefonie biedt daarentegen wel veel meer groei mogelijkheden waardoor de initiële investeringen snel kunnen worden terugverdiend op het moment dat een organisatie meer gaat doen dan alleen bellen op het datanetwerk. Slimmer communiceren Vodafone december 2010 Business case IP-netwerk alleen positief met meer dan VoIP Of overstappen naar IP-telefonie in eerste instantie geld kost, hangt af van de beginsituatie van het netwerk en de applicaties die erop draaien. Om kwalitatief goede IP-telefonie te krijgen, moeten bedrijven namelijk eerst investeren in de basiskwaliteit van hun datanetwerk. Ook dienen ze te kijken naar nieuwe hardware zoals vaste bureautoestellen en headsets voor bellen via een PC (zogenaamde softphones) en mogelijk naar een nieuwe IP-telefooncentrale. En zelfs met de directe besparingen op onderling bellen over het datanetwerk naar andere locaties, duurt het even voordat deze kosten zijn terugverdiend. Om de business case voor een IP-netwerk rond te krijgen, is het slim om ook andere toepassingen op het netwerk te integreren. Gebrek aan overzicht Een ander voordeel van het integreren van telefonie en bedrijfsapplicaties op één netwerk is dat er meer overzicht ontstaat. Het komt namelijk regelmatig voor dat organisaties het inzicht verliezen over hun telecomomgeving. Het is meestal wel bekend hoeveel mobiele en vaste aansluitingen de organisatie heeft, maar het is vaak niet helder hoe deze gekoppeld zijn, waar ze voor worden gebruikt en wat de precieze kosten per aansluiting zijn. Dus is het belangrijk dat een organisatie eerst, al dan niet samen met een provider, de volledige telecom- en netwerkomgeving in kaart brengt, vervolgens bekijkt welke technologieën in de bestaande situatie worden gebruikt en dan bepaalt hoe mogelijke technische bottlenecks worden opgelost. 3

4 Vaste en mobiele communicatie op basis van IP PSTN Telefonie 98 IP Netwerk Internet Hoofdkantoor Managed Firewall/ Internet toegang Slimmer communiceren Vodafone december 2010 Vestigingen Op het moment dat de organisatie de eigen infrastructuur in beeld heeft, wordt duidelijk waar veranderingen in het netwerk bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen. En dan kunnen organisaties ervoor kiezen om vaste telefonie onder te brengen op het IP-netwerk dat al wordt gebruikt voor datadiensten. Het integreren van telefonie en data zorgt voor een vereenvoudiging van het beheer omdat IT-managers alle IP-diensten via één interface kunnen monitoren. En men moet nog kijken naar de verschillende profielen van de mensen binnen het bedrijf en dan aan de hand van het type functie bepalen welke vormen van telefonie ze nodig hebben om hun werk te doen. Pas dan profiteren bedrijven van de echte toegevoegde waarde van IP- telefonie en andere toepassingen en ontstaan kostenvoordelen. GSM/PDA gebruiker Onderweg gthuiswerkers Ik wil niet weten hoe het systeem werkt, het moet gewoon werken.' 4

5 INNOVATIE III IP-Centrex Cloud computing, Software as a Service en unified communications zijn populaire buzzwords uit de IT en telecom. Telecomaanbieders verwachten dat deze innovatieve communicatiediensten een belangrijke rol zullen spelen in het bedrijfsleven. IP-Centrex is er nog zo een. Telefonie wordt met IP-Centrex een dienst vanuit het netwerk van de provider en is een duidelijke vereenvoudiging van de communicatie systemen van bedrijven. IP-Centrex belooft veel voor de toekomst. IP-Centrex is telefonie uit de muur Slimmer communiceren Vodafone december 2010 Steeds meer bedrijven overwegen het uitfaseren van hun traditionele telefoon systeem en bereiden zich voor op een overstap naar IP-telefonie. Per bedrijf bepalen de communicatiebehoeften welk scenario de organisatie bij deze overstap kiest: π Scenario 1; de huidige ISDN-verbindingen vervangen door een IP-verbinding en de bestaande telefooncentrales geschikt maken voor IP-communicatie. π Scenario 2; de huidige telefooncentrale geheel vervangen door een geheel nieuwe IP-telefooncentrale. Bedrijven kunnen het systeem zelf beheren of dit laten doen door een dienstverlener met een managed telefonie oplossing. π Scenario 3; vaste en mobiele telefonienetwerken integreren zodat de features van het bedrijfstelefonienetwerk worden toegevoegd aan het mobiel netwerk. Vast-mobiel integratie leidt tot eenvoudiger beheer en verbeterde bereikbaarheid. π Scenario 4; het vervangen van de IP-telefooncentrale en telefonie afnemen als beheerde dienst vanuit het netwerk van de provider. Deze oplossing heet ook wel IP-Centrex en geeft organisaties de rijke functionaliteit en gebruiksopties van een IP-PBX zonder de kosten van apparatuur en sores van het beheer. 5

6 Slimmer communiceren Vodafone december 2010 Voordelen IP-Centrex wordt aangeboden vanuit het netwerk van de provider. Bij de dienst gebeurt het beheer van aansluitingen en gebruikers centraal. Het monitoren van de verbindingen, gebruikersaccounts en abonnementen kan via een webportal en kan ook (deels) worden geautomatiseerd. Operators en netwerkleveranciers hebben hiervoor geheel nieuwe Business Support Systemen ontwikkeld waarmee IT-managers beter in staat zijn bestellingen te doen, veranderingen door te voeren en ze kunnen de status van netwerkstoringen bekijken. De organisatie krijgt toegang tot alle statistieken en andere managementinformatie die zij wenst. IT-managers kunnen deze gegevens gebruiken om de communicatie van de organisatie verder te verbeteren. 6

7 Slimmer communiceren Vodafone december 2010 Ook financieel zijn er duidelijke voordelen van IP-Centrex. Bedrijven die hiervoor kiezen, betalen immers alleen voor de oproepen en data die ze gebruiken en nemen de dienst af tegen een vast maandelijks tarief per gebruiker. Zware investeringen vooraf in nieuwe apparatuur bij bedrijfsgroei of overcapaciteit die bij inkrimping van het personeelsbestand kan ontstaan, zijn bij IP-Centrex niet aan de orde. Deze eigenschappen maken de oplossing flexibel en kostenefficiënt. De term IP-Centrex wordt vaak direct gerelateerd aan vaste telefonie. De mogelijkheden zijn echter breder want indien gewenst, kunnen ook de mobiele abonnementen worden gekoppeld aan de bedrijfstelefonie via IP-Centrex. Een voordeel is dat vast-mobiele netwerkintegratie het beheer voor IT-managers eenvoudiger en overzichtelijker kan maken omdat zij functioneel maar één netwerk in de gaten hoeven te houden. Op dit moment koppelen mobiele operators hun GSM-netwerk aan de vaste bedrijfstelefooncentrale van hun klanten om zo een vast-mobiel integratie te realiseren. In de toekomst is het mogelijk om daadwerkelijk vaste en mobiele telefoonnetwerken te integreren op één platform, de IP-Centrex-oplossing. Voor bedrijven zal dit een aantal belangrijke voordelen opleveren. Medewerkers willen en kunnen zelf bepalen wanneer en waar zij communiceren; met een vast toestel op kantoor, via hun laptop vanuit een hotelkamer of met een mobiele telefoon wanneer ze onderweg zijn. Ze hoeven dan niet meer een keuze te maken met welk apparaat zij bellen, maar gebruiken simpelweg het toestel dat op dat moment het makkelijkste is. IP-Centrex geeft gebruikers behalve betere bereikbaarheid onder één nummer ook meer gebruiksgemak doordat alle toestellen een identieke interface hebben. MKB-bedrijven Bedrijven zien IP-Centrex steeds vaker als kans om de complexiteit van communicatieoplossingen onder te brengen bij een operator. Ze hoeven niet meer de specialistische kennis van IP-telefonie en andere IP-diensten binnen de organisatie te hebben of houden. Het uitbesteden van telefonie via IP-Centrex is uitermate interessant voor MKB-bedrijven. Ze hoeven zich daarbij geen zorgen te maken over de integratie of complexiteit van netwerk want ze hebben geen eigen netwerk meer. Maar zeker ook interessant voor grotere ondernemingen die voor kleinere locaties (bijvoorbeeld winkels of regiokantoren) kiezen voor deze netwerkdienst en het integreren met de bestaande infrastructuur. En organisaties kunnen met IP-Centrex steeds de nieuwe features of releases toevoegen aan hun randapparatuur op het moment dat hun communicatiebehoeftes veranderen. Denk aan geïntegreerde communicatiediensten, zoals , conferencing, instant messaging, file sharing en presence. Ze kunnen deze applicaties toevoegen zonder extra beheerinspanning, dure onderhoudscontracten of forse investeringen en op die manier zijn bedrijven klaar voor unified communications. De keuze voor een betrouwbare, toekomstgerichte partij met kennis van zaken is wel belangrijker dan ooit. 7

8 INNOVATIE IV Geïntegreerd beheer Bedrijven zijn continu in beweging en werknemers willen flexibel kunnen werken met moderne, persoonlijke en mobiele communicatie middelen. Ze willen onderweg makkelijk toegang krijgen tot bedrijfsinformatie, plaatsonafhankelijk werken en thuis en onderweg beschikken over dezelfde bestanden en applicaties als op hun werkplek op kantoor. Hiertoe kiezen ICT-beheerders voor schaalbare communicatiesystemen die voorzien in de specifieke behoeften van verschillende types medewerkers. En die ook nog makkelijk te beheren zijn. Geïntegreerd beheer: basis van succesvolle bedrijfscommunicatie Slimmer communiceren Vodafone december 2010 ICT-verantwoordelijken maken dagelijks keuzes over investeringen in oplossingen die meer efficiency, productiviteit en kostenvoordelen opleveren. Deze behoefte levert complexe vraagstukken op voor ICT-managers en het gevolg is dat zij steeds meer bestaande technologieën integreren. Zij zouden er dus eigenlijk goed aan doen om infrastructuur en applicaties op een uniforme wijze in te richten en eilandoplossingen zo veel mogelijk te voorkomen. Dit betekent het minimaliseren van het aantal leveranciers, technologieën en netwerken zodat oplossingen beter op elkaar aansluiten en de beheersbaarheid toeneemt. Beheer in context Een goede strategie voor het geïntegreerd beheer van bedrijfscommunicatiesystemen ondersteunt bedrijven zodat zijn hun business beter managen. Deze visie gaat uit van een bredere kijk op hoe mensen leven en werken en zou in een bredere context moeten worden geplaatst. Zowel vaste en mobiele communicatie als telefonie en datacommunicatie moeten naadloos in elkaar over gaan zodat recht wordt gedaan aan de verschillende rollen die mensen vervullen in hun privéleven en zakelijke omgevingen. Ook bedrijven zien dat steeds meer in. Medewerkers hebben nu eenmaal verschillende rollen binnen een organisatie en maken dus op verschillende manieren gebruik van ICT en communicatie. Dus maken ICT-afdelingen steeds meer gebruik van profielen om te beantwoorden aan de uiteenlopende communicatiebehoeften en dit vereenvoudigt ook het beheer voor ICT-medewerkers. Een secretaresse heeft andere behoeften voor spraak- en datadiensten dan een verkoper in de buitendienst. Dit vraagt om flexibele en schaalbare oplossingen die op maat worden gemaakt voor de verschillende soorten werknemers. Belangrijk hierbij is dat de telefonie systemen, netwerken en applicaties eenvoudig te beheren zijn. Dit vergt een grondige en doordachte aanpak. 8

9 Uniformiteit Op het gebied van beheer zullen ICT-managers namelijk een aantal afwegingen moeten maken, willen ze de volledige ICT- en telecominfrastructuren beheersbaar houden. Als ICT-managers voor best-of-breed kiezen, leidt de diversiteit aan netwerken en apparatuur tot complexere oplossingen. Die oplossingen voldoen apart van elkaar misschien wel aan hoge eisen op het gebied van beveiliging, betrouwbaarheid en beschikbaarheid maar samen kunnen wel degelijk beperkingen ontstaan als de netwerken, technologieën of protocollen naast en op elkaar draaien. Het integreren van oplossingen binnen een uniforme beheerschil kan uitkomst bieden om de kwaliteit en prestaties van de complete infrastructuur goed en op een overzichtelijke manier in de gaten te houden. Anders wordt het beheer een complexe, tijdrovende en kostbare aangelegenheid. Uitbesteden Alternatief is uitbesteden van het systeembeheer. Dit heeft als voordeel dat het beheer wordt uitgevoerd door specialisten waardoor de controle en beveiliging van de systemen wordt gewaarborgd. Ook verliest een organisatie dan minder tijd aan het operationeel beheer. Uitbesteden betekent ook dat de organisatie zich kan concentreren op diens kernactiviteiten en de applicaties die daar ondersteunend voor zijn. En daar gaat het toch om. Optimaal profiteren van nieuwe communicatiemiddelen in een weloverwogen aanpak. 9

10 December 2010, Vodafone Libertel B.V. Deze uitgave is afkomstig uit het boek Slimmer communiceren, Inspiratie voor integratie van IT en Telecom.