ACTUARIËLE- EN BEDRIJFSTECHNISCHE NOTA STICHTING PENSIOENFONDS URENCO NEDERLAND

Transcriptie

1 ACTUARIËLE- EN BEDRIJFSTECHNISCHE NOTA STICHTING PENSIOENFONDS URENCO NEDERLAND INGANGSDATUM 1 JULI 2015

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Doel, missie en visie van het fonds en risicohouding Doel, missie en visie Risicohouding fonds Hoofdlijnen van het interne beheersingssysteem en van de opzet van de administratieve organisatie en interne controle Inleiding Organisatiestructuur Bestuur Dagelijks bestuur Bestuurlijke commissies (Ad hoc) werkgroepen Intern toezicht Beloningsbeleid Boardroom dynamics Uitbestede werkzaamheden Beheersmaatregelen en interne controle Intern toezicht Monitoring Financieel crisisplan Haalbaarheidstoets Extern toezicht Integriteit & Compliance Communicatiebeleidsplan Informatie en verslaglegging Geschiktheidsbevordering en opleidingsbeleid Risicomanagement Procedures en criteria voor de aansluiting van werkgevers bij het fonds Aansluiting werkgevers Hoofdlijnen van de uitvoeringsovereenkomst Hoofdlijnen van de pensioenregeling Financiële opzet Algemeen Herstelplan Sturingsmiddelen voor de lange termijn Sturingsmiddelen voor de korte termijn Eigen vermogen Premiebeleid Toeslag- en kortingsbeleid Beleggingsbeleid Strategisch beleggingsbeleid Prudent person Onderbouwing beleggingsbeleid Normportefeuille Pagina 2 van 99

3 8.1.4 Rentehedge Valuta beleid en afdekking Matching portefeuille Return portefeuille Resultaatsevaluatie Ondertekening Bijlage 1 Opdrachtaanvaarding Bijlage 2 Beloningsbeleid Bijlage 3 Uitbestedingsbeleid Bijlage 4 Financieel crisisplan Bijlage 5 Incidentenregeling Bijlage 6 Communicatie beliefs Bijlage 7 Voorziening toekomstige uitvoeringskosten Bijlage 8 Ervaringssterfte Bijlage 9 Vereist eigen vermogen Bijlage 10 Minimaal vereist eigen vermogen Bijlage 11 - Verklaring inzake beleggingsbeginselen (per 1 juli 2015) Bijlage 12 Implementatie strategisch beleggingsbeleid Pagina 3 van 99

4 1. Inleiding In de statuten wordt tot uiting gebracht dat Stichting Pensioenfonds Urenco Nederland (het fonds) werkt volgens een door het bestuur vastgestelde actuariële- en bedrijfstechnische nota (ABTN), zoals bedoeld in artikel 145 van de Pensioenwet en het daaruit voortvloeiende Besluit FTK. De ABTN heeft als doel om: aan de hand van een beschrijving van het interne beheersingssysteem en van de opzet van de administratieve organisatie en interne controle inzicht te geven in het functioneren van het fonds, en; een beschrijving te geven van het door het fonds te voeren beleid, waarbij de financiële opzet en de grondslagen waar dit beleid op rust gemotiveerd omschreven zijn. Pagina 4 van 99

5 2. Doel, missie en visie van het fonds en risicohouding 2.1. Doel, missie en visie Statutair doel Het fonds heeft ten doel het verstrekken of doen verstrekken van pensioenen en/of andere uitkeringen aan (gewezen) deelnemers, pensioengerechtigden, hun nabestaanden en overige belanghebbenden, een en ander in de gevallen en onder de voorwaarden als nader geregeld in deze statuten, de reglementen en door het bestuur vast te stellen pensioenbrieven. Missie Het fonds beheert en belegt de premies van de aangesloten werkgevers en haar werknemers. Daarnaast beheert zij de opgebouwde aanspraken, premievrije aanspraken en ingegane pensioenrechten van de oud-werknemers. Kernwaarden zijn evenwichtigheid, begrijpelijkheid, betrouwbaarheid, verantwoordelijkheid, kostenbewustzijn en transparantie. Visie Het fonds voert een stabiel maar toekomstbestendig beleid en streeft daarbij naar draagvlak en vertrouwen. Hierbij hanteert het bestuur als uitgangspunten: gestreefd moet worden naar een waardevast pensioen; het korten van aanspraken en uitkeringen dient te worden voorkomen; als kortingen toch noodzakelijk zijn, dan dient de hoogte van de korting zo beperkt mogelijk te zijn en rekening moet worden gehouden met de wens van de aangesloten werkgevers om een zo stabiel en voorspelbaar mogelijke premielast voor de komende jaren te hebben Risicohouding fonds Sociale partners en het bestuur van het fonds hebben, met inachtneming van het doel, de missie en de visie van het fonds, in de eerste helft van 2015, als onderdeel van een bredere gedachtewisseling over het nftk, gezamenlijk gesproken over de risicohouding en daarmee uiteindelijk de financieel-actuariële beleidskeuzes van het bestuur. In mei 2015 hebben sociale partners bevestigd de keuze van het bestuur voor de variant waardevaster pensioen (lees: een zo waardevast mogelijk pensioen, dit is niet hetzelfde als een waardevast pensioen) te onderschrijven. Met daarbij als volgorde: 1. het maximaliseren van het beleggingsrendement om de voorwaardelijke toeslagen te kunnen realiseren; 2. het waarborgen van de opbouw van de pensioenaanspraken / het minimaliseren van de kans op en de omvang van een dekkings- en reservetekort. Pagina 5 van 99

6 De aldus vastgestelde risicohouding is het kader voor de formele opdrachtaanvaarding door het fonds. Tenminste jaarlijks vindt er een gezamenlijk overleg tussen het bestuur van het fonds en vertegenwoordigers namens de aangesloten werkgevers en de ondernemingsraden, zijnde sociale partners, plaats. Hierbij zal ook worden stilgestaan bij de financiële positie van het fonds en eventuele overige aangelegenheden. Als gevolg van bijvoorbeeld wijzigingen in de deelnemerspopulatie of financiële ontwikkelingen binnen / buiten het fonds is op voorhand niet uitgesloten dat de risicohouding kan worden aangepast. De vastgestelde risicohouding is het kader voor de formele opdrachtaanvaarding door het fonds. De door het bestuur schriftelijk bevestigde opdrachtaanvaarding is als bijlage 1 bij deze abtn gevoegd. Om deze risicohouding te concretiseren moet het fondsbestuur onder meer een haalbaarheidstoets uitvoeren. Het fonds heeft deze toetst in het tweede kwartaal van 2015 uitgevoerd, voor de uitkomsten en de relevante conclusies wordt verwezen naar paragraaf Pagina 6 van 99

7 3. Hoofdlijnen van het interne beheersingssysteem en van de opzet van de administratieve organisatie en interne controle 3.1 Inleiding Dit hoofdstuk bevat een toelichting op de organisatie van het fonds. In de volgende paragraaf is een organogram opgenomen. In de daaropvolgende paragrafen wordt ingegaan op de verdeling van verantwoordelijken en op de wijze waarop toezicht op de uitvoering wordt gehouden. 3.2 Organisatiestructuur Het fonds voert de pensioenregeling uit in opdracht van de aangesloten werkgevers en de ondernemingsraden van de aangesloten werkgevers. De organisatiestructuur ziet er als volgt uit: Visitatiecommissie aan (Dagelijks) bestuur Bestuur Compliance officer Commissies / Werkgroepen Beleggingsadvies comissie (BAC) Commissie Beleid & Uitvoering (CB&U) Communicatie Werkgroep (CW) Uitbesteding Pensioenadministratie (AZL) Vermogensbeheer (F&C, BlackRock, Altera Vastgoed) Beleggingsadministratie (KAS BANK) Bestuursondersteuning (Montae) Advisering Adviserend Actuaris (Towers Watson) Beleggingsadviseur (Towers Watson Investment Consulting) Risicomanagement (Montae) Extern toezicht Waarmerkend accountant (KPMG) Certificerend actuaris (Triple A) Bestuur Het bestuur bestuurt volgens het paritair model als omschreven in artikel 100 van de Pensioenwet. Zij bestaat uit acht bestuursleden, in de verhouding 4+2+2: vier vertegenwoordigers namens werkgevers; twee vertegenwoordigers namens werknemers; en twee vertegenwoordigers namens de pensioengerechtigden. Pagina 7 van 99

8 Het bestuur kent een gewogen stemverhouding welke is vastgelegd in de statuten van het fonds. De vertegenwoordigers namens de werkgevers worden voorgedragen door de aangesloten werkgevers gezamenlijk. De ondernemingsraden dragen gezamenlijk de vertegenwoordigers namens de werknemers voor. De vertegenwoordigers namens de pensioengerechtigden worden voorgedragen door de geleding van de pensioengerechtigden in het verantwoordingsorgaan. De maximale zittingstermijn bedraagt twaalf jaar. Het bestuur benoemt haar leden. Het bestuur behoudt zich dan ook het recht voor om kandidaat-bestuursleden te weigeren, mits voldoende gemotiveerd. In deze situatie wordt de voordragende organisatie gevraagd een andere kandidaat voor te dragen. Een benoeming is pas definitief nadat De Nederlandsche Bank (DNB) als toezichthouder schriftelijk met de voorgenomen benoeming heeft ingestemd. Een bestuurslid kan overeenkomstig het bepaalde in de wet en/of de statuten van het fonds worden geschorst of ontslagen. De bevoegdheden van het bestuur zijn vastgelegd in de statuten van het fonds. Het bestuur is in alle gevallen eindverantwoordelijk. Het dagelijks bestuur en de bestuurlijke commissies respectievelijk (ad hoc) werkgroepen kunnen alleen besluiten nemen indien hen hiervoor door het bestuur schriftelijk mandaat is verleend. Leden van commissies en (ad hoc) werkgroepen, niet zijnde bestuursleden, kunnen geen lid zijn van een commissie of werkgroep en hebben geen stemrecht Dagelijks bestuur Het bestuur kiest uit haar midden een voorzitter en secretaris. De voorzitter en secretaris vormen gezamenlijk het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur neemt beslissingen in zaken waartoe zij door het bestuur is gemachtigd en voor zover het zaken betreft die het bestuur mag mandateren of in spoedeisende zaken. De taken en bevoegdheden van het dagelijks bestuur zijn vastgelegd in een mandaat Bestuurlijke commissies Het bestuur heeft uit haar midden een tweetal bestuurlijke commissies benoemd: de Beleggingsadviescommissie en de Commissie Beleid & Uitvoering. De commissies hebben voornamelijk een beleidsvoorbereidende en adviserende rol richting het bestuur. De taken en bevoegdheden van de commissies zijn vastgelegd in een door het bestuur vastgesteld mandaat (Ad hoc) werkgroepen Het fonds kent een permanente Communicatie Werkgroep. Deze werkgroep heeft met name een uitvoerende en adviserende rol richting het bestuur. Pagina 8 van 99

9 Daarnaast zijn er twee Ad hoc werkgroepen samengesteld: 1. Implementatie nftk 2. Toekomststrategie SPUN De Werkgroep Implementatie nftk richt zich op de implementatie van het nieuwe nftk (onder meer de risicohouding van het fonds, de haalbaarheidstoets, financieelactuariële beleidskeuzes, fondsdocumenten) en is in maart 2015 gestart. De werkgroep zal haar werkzaamheden naar verwachting in november 2015 afronden. De Werkgroep Toekomststrategie SPUN, ingesteld in april 2015, richt zich op de vraag of het fonds naar de toekomst toe nog wel de meest optimale uitvoeringsvorm voor de pensioenovereenkomst van de (oud-)medewerkers van de bij haar aangesloten werkgever is. Hierbij wordt benadrukt dat het hier om een verkenning gaat. Er is nadrukkelijk nog geen keuze gemaakt of voorkeur uitgesproken. Dit laat onverlet dat dit vraagstuk zal worden meegewogen in de komende beleidsvoorbereiding en besluitvorming. Het advies van deze werkgroep is naar verwachting in november 2015 beschikbaar Intern toezicht Het fonds kent een verantwoordingsorgaan (VO) bestaande uit zeven leden (drie namens de werknemers, twee namens de pensioengerechtigden en twee namens de aangesloten werkgevers). De taken en bevoegdheden van het verantwoordingsorgaan zijn nader uitgewerkt in het Reglement Verantwoordingsorgaan en de statuten. Het VO beschikt niet over bovenwettelijke bevoegdheden. Het bestuur van het fonds heeft gekozen voor intern toezicht middels een visitatiecommissie. De bepalingen omtrent het intern toezicht zijn nader uitgewerkt in het Reglement visitatiecommissie en de statuten. 3.3 Beloningsbeleid Het bestuur heeft in het tweede kwartaal van 2015 een voorgenomen besluit tot wijziging van het beloningsbeleid vastgesteld. Een nadere beschrijving van het beloningsbeleid zal nadat dit definitief is vastgesteld worden vastgelegd in bijlage 2. Uitgangspunt hierbij is dat de werkzaamheden voor een bestuurslid één dag in de week zijn, hetgeen aansluit bij de norm in de sector. De bestuursleden in dienst krijgen hiervoor tijd van de werkgever beschikbaar. Voorgenomen besluit van bestuur is dat de vertegenwoordigers namens de pensioengerechtigden recht hebben op een vaste jaarlijkse vergoeding van (exclusief BTW) en een reiskostenvergoeding per vertegenwoordiger namens de pensioengerechtigden. Hiervoor loopt nog een adviesaanvraag bij het VO. Pagina 9 van 99

10 De vergoeding aan de leden van de visitatiecommissie is inbegrepen in de kosten die Stichting ITP bij het fonds in rekening heeft gebracht. Het bestuur hanteert voor de leden van de visitatiecommissie (drie leden) een vergoeding van per lid als uitgangspunt. Voor derde partijen (uitbestedingspartijen en adviseurs) geldt dat het fonds het beloningsbeleid dat zij hanteren periodiek toetst. Uitgangspunt hierbij zijn de Principes voor beheerst beloningsbeleid van de AFM en DNB. Een instrument om ongewenste beloningsprikkels en daarmee risico s te voorkomen is bijvoorbeeld het overeenkomen van een vaste prijsafspraak maar ook het contractueel expliciteren van de uitbestede werkzaamheden. Ook het borgen van voldoende countervailing power binnen het bestuur is een belangrijk middel. 3.4 Boardroom dynamics Het bestuur onderschrijft het belang van goed functionerende boardroom dynamics. Dit vraagt om een optimale samenstelling van het bestuur, de visitatiecommissie en het verantwoordingsorgaan. Hierbij gaat het om de onderlinge aanwezigheid en verdeling van kennis, competenties, gedrag en communicatie. Maar ook om evenwichtige belangenbehartiging. Dit heeft permanent de aandacht van het bestuur, onder meer door de jaarlijks te houden zelfevaluatie van het eigen functioneren. Een belangrijk instrument hiervoor betreft het diversiteitsbeleid zoals vastgelegd in de Code fondsen. Dit houdt onder meer in dat het bestuur, het verantwoordings-orgaan en de visitatiecommissie binnen de kaders en mogelijkheden die het bestuur heeft uiteindelijk uit zowel mannen als vrouwen bestaat en minimaal uit één lid jonger dan 40 jaar en minimaal uit één lid van 40 jaar of ouder. Deze doelstellingen zijn vastgelegd in het geschiktheidsplan van het fonds. Het bestuur zal in geval van een vacature de voordragende organisatie actief oproepen om te zoeken naar kandidaten die binnen deze doelstellingen passen. Het bestuur kan een voorgedragen kandidaat weigeren als hij of zij niet aan deze doelstellingen voldoet. 3.5 Uitbestede werkzaamheden Het bestuur heeft onder behoud van zijn verantwoordelijkheden de pensioenadministratie, het vermogensbeheer, de beleggingsadministratie en de bestuursondersteuning uitbesteed aan professionele externe partijen. Aan de uitbesteding ligt een door het bestuur vastgesteld uitbestedingsbeleid ten grondslag. Een nadere beschrijving van het uitbestedingsbeleid is vastgelegd in bijlage 3. Pensioenadministratie De pensioenadministratie wordt uitgevoerd door AZL te Heerlen. Daarnaast verzorgt AZL onder eindverantwoordelijkheid van het bestuur de rapportagestructuur ten behoeve van DNB. De overeenkomst is afgesloten per 1 januari 2013 en is voor een vijfjarige periode aangegaan. Pagina 10 van 99

11 Vermogensbeheer Het vermogensbeheer wordt uitgevoerd door verschillende externe vermogensbeheerders, te weten F&C, BlackRock, Altera Vastgoed N.V. en KAS BANK N.V.. Hierbij beheert BlackRock de aandelenportefeuille, Altera de vastgoedportefeuille, beheert KAS BANK N.V. de valuta-afdekking van de aandelenportefeuille en F&C de overige beleggingen. Beleggingsadministratie De beleggingsadministratie is belegd bij KAS BANK N.V.. Advisering Als adviserend actuaris van het fonds is Towers Watson B.V. benoemd. De adviserend actuaris adviseert het bestuur over de financiële opzet van het fonds en de grondslagen waarop het rust. Daarnaast geeft hij gevraagd en ongevraagd adviezen over onder andere het premie-, toeslag- en beleggingsbeleid. Tevens begeleidt hij het bestuur desgevraagd met beleidsadviezen over uiteenlopende fondsaangelegenheden. Daarnaast kan het bestuur in specifieke gevallen besluiten om voor haar advisering gebruik te maken van andere partijen. Het bestuur borgt dat de adviserend actuaris van het fonds en de adviserend actuaris van de aangesloten werkgever(s) in persoon niet dezelfde zijn. Het bestuur heeft tevens een externe beleggingsadviseur, Towers Watson B.V., aangesteld. Onder de werkzaamheden van de beleggingsadviseur vallen alle denkbare beleggingsadvieswerkzaamheden, zoals de beleidsvoorbereiding met betrekking tot de inhoud van de beleggingsportefeuille en het bijwonen en opstellen van de notulen van vergaderingen van de beleggingsadviescommissie. Bestuursondersteuning Voor bestuursondersteuning maakt het bestuur gebruik van Montae Bestuurscentrum B.V. (hierna: Montae). Het betreft hier de operationele ondersteuning, waaronder het organiseren, bijwonen en notuleren van vergaderingen. De afspraken tussen SPUN en Montae zijn vastgelegd in een uitbestedingsovereenkomst. 3.6 Beheersmaatregelen en interne controle Intern toezicht Het bestuur onderschrijft de principes voor goed fondsbestuur zoals vastgelegd in de Code Fondsen en/of in de Pensioenwet. Het bestuur geeft invulling aan de principes die betrekking hebben op het bestuur maar behoudt zich het recht voor om hier van af te wijken. Indien zij hiervan afwijkt zal dit gemotiveerd worden verantwoord in het jaarverslag van het fonds. Het bestuur beschikt onder meer over een geschiktheidsplan en een gedragscode. Daarnaast evalueert het bestuur periodiek zijn eigen functioneren, Pagina 11 van 99

12 zowel van het bestuur als van de individuele bestuursleden. Ook heeft het bestuur een communicatiebeleidsplan opgesteld. Het fonds kent een intern toezicht in de vorm van een visitatiecommissie. Het bestuur hanteert een uitgebreid maar efficiënt functionerend risicomanagementbeleid en -proces dat als basis dient voor het bestuurlijk functioneren en evenwichtig behartigen van de belangen van haar stakeholders Monitoring Het bestuur is verantwoordelijk voor het uitvoeren van interne controlemaatregelen gericht op de juiste en volledige registratie van de gegevens van het fonds. Om de kwaliteit van uitbestede werkzaamheden te waarborgen, heeft het fonds SLA s met betrokken partijen afgesloten: AZL. Deze SLA wordt periodiek geëvalueerd en indien nodig herzien. In de SLA is vastgelegd dat de uitvoerder werkzaamheden zal uitvoeren op het gebied van: o het uitvoeren van de verzekerdenadministratie, uitmondend in het op de beoogde tijdstippen doen uitbetalen van de juiste uitkeringen aan de rechthebbenden; o het beheren van de toevertrouwde middelen; o het communiceren op pensioengebied met alle belanghebbenden; het voeren van een financiële administratie, inclusief administratie van de beleggingen en periodieke verslaglegging, waaronder het opstellen van de jaarrekening en het jaarverslag; De vermogensbeheerders. Hierin zijn vastgelegd de beleggingsrichtlijnen en de overeengekomen rapportages; KAS BANK voor de beleggingsadministratie en de valuta-afdekking Financieel crisisplan Het fonds heeft een financieel crisisplan opgesteld. Hierin zijn de maatregelen beschreven die het bestuur op korte termijn effectief in kan zetten, ingeval de dekkingsgraad zich in korte tijd zeer snel beweegt richting kritische waarden, waardoor het realiseren van de doelstelling van het fonds in gevaar komt. Dit financieel crisisplan is opgenomen in bijlage 4 van deze abtn. Het crisisplan wordt tenminste jaarlijks geëvalueerd Haalbaarheidstoets De haalbaarheidstoets is een stochastische toets die inzicht geeft in de samenhang tussen de financiële opzet, het verwachte pensioenresultaat en de risico s die daarbij gelden. De economische scenario s zijn voorgeschreven. De haalbaarheidstoets heeft de continuïteitsanalyse en de consistentietoets vervangen. In de haalbaarheidstoets wordt een projectie van de financiële situatie van het fonds voor een lange periode (60 jaar) gemaakt voor een veelvoud aan economische scenario s (stochastische analyse). Pagina 12 van 99

13 De haalbaarheidstoets heeft als doel inzicht te geven in: De gevolgen van de financiële opzet van het fonds; De verwachtingen en risico s, met name ten aanzien van koopkrachtbehoud; De consistentie en evenwichtigheid van het beleid; De haalbaarheid en consistentie van het premiebeleid; De herstelkracht van het fonds. Het voorbereiden van en uitvoering geven aan de haalbaarheidstoets vindt plaats binnen de BAC. De BAC rapporteert tussentijds over de voortgang aan het dagelijks bestuur, dat op haar beurt governance als aandachtsgebied heeft en tevens aanspreekpunt voor het VO, de toezichthouder DNB en sociale partners is. Dit stelt het dagelijks bestuur in staat om de stakeholders tijdig en zorgvuldig mee te nemen in het proces. Het bestuur stelt de uitkomsten van de haalbaarheidstoets vast. Op deze wijze wordt geborgd dat uitvoering, vaststelling en verantwoording een geïntegreerd en efficiënt verlopend proces is. De belangrijkste uitkomst waarnaar gekeken wordt in de haalbaarheidstoets is het pensioenresultaat. Dit is een maatstaf voor koopkrachtbehoud. Het bestuur geeft op dit moment uitvoering aan de haalbaarheidstoets. De uitkomsten zullen bij de eerstvolgende wijziging van de Abtn, uiterlijk vóór 1 oktober 2015, in deze Abtn worden opgenomen Extern toezicht Het bestuur heeft KPMG als waarmerkend accountant aangesteld. Deze accountant controleert jaarlijks de jaarrekening en de staten voor De Nederlandsche Bank N.V. (DNB). Vervolgens doet de accountant verslag van zijn werkzaamheden in de vorm van een accountantsverklaring, een management letter en een verslag aan het bestuur. De overeenkomst met KPMG is ingegaan op 1 januari 2014 en heeft een looptijd van drie jaar. Het bestuur heeft Triple A als certificerend actuaris aangesteld. De certificerend actuaris beoordeelt of voldaan wordt aan artikelen 126 tot en met 140 van de Pensioenwet. Dit betekent onder andere dat hij een oordeel vormt over de financiële positie van het fonds, de toereikendheid van de premie en de voortgang van een eventueel herstelplan. De certificerend actuaris rapporteert één maal per jaar aan het fondsbestuur door middel van een actuarieel rapport en een actuariële verklaring. Rapportage vindt plaats uiterlijk 30 juni van het jaar volgend op het kalenderjaar waarop de rapportage betrekking heeft Integriteit & Compliance Het fonds kent een integriteitsbeleid, als onderdeel van een integere en beheersbare bedrijfsvoering. Jaarlijks voert het bestuur op een vast tijdstip een concrete risicoanalyse uit. Zo bespreekt het bestuur collectief de (eventuele) nevenfuncties, ontvangen uitnodigingen en relatiegeschenken en waar mogelijk sprake kan zijn van Pagina 13 van 99

14 een (eventuele) (schijn van) belangenverstrengeling. Gelijktijdig worden ook de beheersmaatregelen geëvalueerd. Deze analyse, waarvan de uitkomsten uiterlijk in augustus 2015 aan DNB zullen worden gerapporteerd, heeft in juni 2015 plaatsgevonden. Het bestuur heeft vastgesteld dat er van enige (schijn van) belangenverstrengeling geen sprake is en dat de risico s beheersbaar zijn. Kernelementen van het beleid zijn: het fonds kent in specifieke situaties een expliciete scheiding van belangen en handelt hier ook naar; persoonlijke integriteit is een vast onderdeel van de (her)benoemingsprocedure van (kandidaat-)bestuursleden en door het bestuur te benoemen adviseurs; het fonds voorkomt dat sprake is van personele unies op het niveau van beleidsbepalers of medebeleidsbepalers tussen het fonds en derden waaraan werkzaamheden worden uitbesteed, tenzij sprake is van uitbesteding van werkzaamheden aan de werkgever; het fonds heeft een gedragscode, inclusief een incidentenregeling (bijlage 5 bij deze abtn), een klokkenluidersregeling en een regeling voor gebruik van fondseigendommen. Deze gedragscode is van toepassing op alle door het bestuur aangewezen verbonden personen; in de overeenkomsten met de uitbestedingspartijen is opgenomen dat incidenten, ongeacht de oorzaak en omvang, zo snel als mogelijk na het bekend worden hiervan aan het fonds worden gemeld, zodat het fonds in staat is hier melding van te doen aan DNB en, waar nodig, maatregelen te treffen. Incidenten en als gevolg hiervan genomen maatregelen (waaronder begrepen de aangifte bij de justitiële autoriteiten) worden in een register bij het fonds vastgelegd; het fonds heeft beleid geformuleerd aangaande door de Minister opgelegde sancties en maatregelen getroffen om deze jegens derde landen uit te kunnen voeren (Sanctiewet 1977). Zo maakt dit onderdeel uit van het uitsluitingsbeleid aangaande de beleggingen en wordt gemonitord of uitbestedingspartijen zelf ook voldoende maatregelen hebben genomen om compliant te zijn met deze wet- en regelgeving; integriteit is één van de criteria van het uitbestedingsbeleid. Vast onderdeel van een selectieproces is het opvragen van onder meer de gedragscode en het beleid aangaande integriteit en het beoordelen van het integriteitsbeleid bij de desbetreffende partij. Als compliance officer en vertrouwenspersoon is door het fonds aangesteld de heer E.G. Vollenbroek. De compliance officer bewaakt dat het fonds voldoet aan de voor het fonds van toepassing zijnde actuele wet- en regelgeving op het gebied van compliance. Zo is hij belast met het toezicht op de naleving van de bepalingen uit de gedragscode. De taken en bevoegdheden van de compliance officer van het fonds zijn vastgelegd in de compliance regeling van het fonds. De compliance officer geeft jaarlijks een schriftelijke terugkoppeling aan het bestuur over zijn bevindingen inzake compliance. Tevens wordt een samenvatting van zijn rapportage toegevoegd aan het jaarverslag. Pagina 14 van 99

15 In het derde kwartaal van 2015 evalueert zal het bestuur in samenspraak met de compliance officer het bestaande compliance beleid evalueren en waar nodig aanpassen Communicatiebeleidsplan Het bestuur beschikt over een communicatiebeleidsplan waarin het communicatiebeleid voor een aantal jaren is vastgelegd. Aan het communicatiebeleid liggen de begin 2015 door het bestuur vastgestelde, communicatie beliefs ten grondslag. Hiervoor wordt verwezen naar bijlage 6. Het communicatiebeleidsplan beschrijft onder meer de afzonderlijke doelgroepen, de inzet van de beschikbare middelen en wettelijke termijnen. Dit plan wordt steeds op jaarbasis uitgewerkt in een actieplan en in voorkomende gevallen periodiek aangepast. Het communicatiebeleidsplan dient als basis voor de communicatie met de (gewezen) deelnemers en overige belanghebbenden. In mei 2015 heeft het bestuur de website conform het Pensioen principe laten aanpassen. In de tweede helft van 2015 zal het bestuur verdere invulling aan dit principe geven (waaronder de startbrief) en ook uitvoering geven aan de implementatie van de Wet op de pensioencommunicatie Informatie en verslaglegging Het bestuur wordt voorzien van managementinformatie die van belang is voor de beleidsvoorbereiding (niet limitatief): financiële cijfers. Per maand wordt de dekkingsgraad van het fonds en de performance van de vermogensbeheerders verstrekt. Per kwartaal vindt een uitgebreidere rapportage van de vermogensbeheerders plaats. Per jaar wordt het jaarverslag opgesteld; de interne en externe ontwikkelingen die relevant zijn voor het fonds; de ontwikkelingen met betrekking tot het belegd vermogen; de voortgang van de pensioenadministratie; ontwikkelingen op pensioengebied; de voortgang van het communicatiebeleidsplan; de integrale risicomanagement rapportage die op kwartaalbasis wordt verstrekt en binnen het bestuur wordt besproken. Jaarlijks stelt het bestuur een begroting op. Op kwartaalbasis wordt aan het bestuur gerapporteerd over de ontwikkeling van de werkelijke kosten ten opzichte van de begroting en de verwachting van de kosten voor het gehele jaar. Deze rapportages worden tevens besproken met het verantwoordingsorgaan. Het fonds rapporteert op kwartaalbasis aan DNB de ontwikkelingen in het belegd vermogen en de technische voorzieningen volgens een vast format. Maandelijks wordt de dekkingsgraad aan DNB gerapporteerd. Het bestuur stelt jaarlijks de statutaire jaarrekening en verslagstaten voor DNB vast. Pagina 15 van 99

16 3.6.9 Geschiktheidsbevordering en opleidingsbeleid Bij het bevorderen van de geschiktheid van de individuele bestuursleden en het bestuur als geheel, handelt het bestuur in overeenstemming met de Beleidsregel geschiktheid 2012 en de Handreiking geschikt fondsbestuur dat door de pensioenkoepels is opgesteld. Het fonds beschikt over een geschiktheids- en scholingsplan, inclusief functieprofielen, waarin het beleid ten aanzien van geschiktheids- en competentie-bevordering is vastgelegd. Doel is dat de bestuursleden over voldoende kennis, inzicht en oordeelsvorming en competenties beschikken om hun taken te volbrengen. Als de aanwezige geschiktheid en competenties afwijken van de gewenste geschiktheid en competenties wordt per bestuurslid vastgelegd welke stappen worden ondernomen om te komen tot de gewenste deskundigheid. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van het individueel of collectief volgen van een pensioenopleiding of een seminar. Maar ook organiseert het bestuur jaarlijks een aantal themabijeenkomsten om in collectief verband stil te staan bij relevante ontwikkelingen en dossiers. Het geactualiseerde geschiktheids- en opleidingsplan is per 1 juli 2015 geactualiseerd. De voortgang van het opleidingsplan wordt halfjaarlijks geëvalueerd. Bij toetreding tot het bestuur van nieuwe bestuursleden wordt het inwerken verzorgd en begeleid door het dagelijks bestuur aan de hand van een introductieprogramma. Het bestuur volgt jaarlijks diverse vaktechnische cursussen inzake pensioenen om zich op de hoogte te houden over nieuwe ontwikkelingen. Pagina 16 van 99