Het Universeel Systeem Berenschot (USB) De maat bij functiewaardering

Transcriptie

1 Het Universeel Systeem Berenschot (USB) De maat bij functiewaardering Berenschot Belgium

2 Functiewaardering: onmisbaar bij modern beloningsbeleid Het vormgeven aan een rechtvaardig en aangepast beloningsbeleid is niet eenvoudig. Welke criteria moeten bij de vormgeving worden gehanteerd: de functiezwaarte, de schaarste op de arbeidsmarkt, de inzet of de ervaring van de medewerkers? In de visie van Berenschot is functiewaardering één van de hulpmiddelen bij de vormgeving van een modern en consistent beloningsbeleid. Het principe van functiewaardering bestaat uit het analyseren en waarderen van de functies binnen een organisatie. Het brengt een rangorde aan naar zwaarte van de functies. Daarmee is functiewaardering een belangrijke pijler voor de onderbouwing van de beloning, naast andere mogelijke toepassingen zoals beoordelingen, competentiebeleid, assessment, werving en selectie. Een modern functiewaarderingssysteem moet kunnen inspelen op een aantal belangrijke trends: Met het Universeel Systeem Berenschot (USB) presenteren wij een modern functiewaarderingsysteem, waarvan gebleken is dat het voldoet aan de gestelde eisen en maatschappelijke ontwikkelingen. Universeel Systeem Berenschot (USB): Universeel; Analytisch (6 wegingscriteria); Genormeerd; Gedocumenteerd; Up-to-date; Aanvaard; Kwantitatief; Geïnformatiseerd; Sexeneutraal. Het Universeel Systeem Berenschot wordt toegepast in alle sectoren van het bedrijfsleven en in non-profitorganisaties. Uiteraard wordt de toepassing van het USB ondersteund door geavanceerde geautomatiseerde hulpmiddelen. Organisaties zijn gecompliceerder van karakter geworden. Een functiewaarderingssyteem dient hierop te kunnen reageren. In procedurele zin bestaat de behoefte om functies meer in samenhang met elkaar en de organisatie te beoordelen. Er is een trend naar minder omslachtige en meer outputgerichte functieomschrijvingen. 1

3 De ervaring en expertise van Berenschot Ervaring Berenschot is van oudsher actief op het terrein van de functiewaardering. In de jaren vijftig en zestig werd reeds een tweetal varianten op de GM methode (Genormaliseerde Methode) ontwikkeld namelijk het AS-systeem en het USF-systeem. Later ontwikkelde Berenschot het USF 78, een vernieuwde versie van het USF. Deze systemen zijn succesvol toegepast binnen organisaties van velerlei aard en soort. Het USB is in de loop van de jaren tachtig ontwikkeld op basis van een jarenlange ervaring, wensen van klanten (zowel managers, ondernemingsraden als medewerkers, vragen uit de markt, vakbondservaringen en systeemvergelijkingsonderzoeken en nadien verfijnt, met een laatste grondige aanpassing rond het jaar Expertise De expertise en ervaring van Berenschot op het gebied van functiewaardering, beloning en beoordeling zijn geconcentreerd in 2 aparte adviesgroepen Functiewaardering en Beloningsmanagement. Het programma van de adviesgroepen omvat naast functiewaarderingssystemen (waaronder het USB) indelingsinstrumenten voor het management, beloningsstrategie-bepaling, algemene en maatwerksalaris-surveys (nationaal en internationaal), beloningsadviezen voor top- en middenkader, variabele beloningssystemen, ontwerp en implementatie van belonings- en beoordelingssystemen. Onze klantenportefeuille omvat commerciële dienstverlenende bedrijven, industriële bedrijven, professionele en sectoriële organisaties alsook organisaties op het terrein van de openbare dienstverlening en de overheid. Een belangrijk doel van deze productgroepen is om voor elke situatie een oplossing op maat te vinden. Hierbij streven wij naar een optimale samenhang van verschillende HRM-tools. Binnen de productgroepen worden nieuwe (internationale) ontwikkelingen op het gebied van de samenhang tussen werkorganisatie, beloning en functiewaardering nauwlettend gevolgd en verwerkt in productinnovaties. 2

4 Het Universeel Systeem Berenschot (USB) Het Universeel Systeem Berenschot (USB) is een integraal toepasbare methode voor functieanalyse- en waardering, die voor alle functies (van hoog tot laag) in zowel het bedrijfsleven als de non-profitsector kan worden toegepast. Het USB is een analytisch systeem van functiewaardering. Functies worden gewogen a.d.h.v. een aantal gezichtspunten. Per gezichtspunt kan een bepaald aantal punten worden behaald. D.m.v. optelling en wegingsfactoren komt een puntenaantal tot stand. De gehanteerde gezichtspunten in het USB zijn: I. Verantwoordelijkheidsbereik en impact/gevolgen II. Kennis en complexiteit III. Probleemoplossing en autonomie IV. Communicatie en overleg V. Speciale vaardigheden/eisen VI. Werkomstandigheden I.Verantwoordelijkheidsbereik impact/gevolgen en Onder het verantwoordelijkheidsbereik van een functie wordt verstaan: Het bereik van de verantwoordelijkheden van de functie in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de organisatie. De impact van de functie op de organisatie. II. Kennis en complexiteit Onder kennis wordt verstaan: Het totaal aan feitenkennis, te weten: het kennen van gegevens, methoden en/of grondslagen, verkregen door opleiding en/of praktijkervaring, dat moet worden beheerst om de functie te kunnen uitoefenen. Onder complexiteit van de kennis wordt verstaan: De mate van samengesteldheid van de kennisgebieden bij de uitvoering van de activiteiten. III. Probleemoplossing en autonomie Onder probleemoplossing en autonomie wordt verstaan: De mate van diepgang en vrijheid van handelen bij de oplossing van de in de functie optredende vraagstukken en problemen en/of bij de aanpak van uitdagingen. 3

5 IV. Communicatie en overleg Onder communicatie en overleg wordt verstaan: De eisen die gesteld worden om met anderen zakelijke relaties te onderhouden en/of op te bouwen. V. Speciale vaardigheden/eisen Onder speciale vaardigheden/eisen wordt verstaan: De mate waarin bewegingsvaardigheid/-gevoel, accuratesse en speciale eisen (geur-, kleur- en smaakonderscheidingsvermogen) van belang zijn bij de uitoefening van de functie. VI. Werkomstandigheden De systeemonderdelen Het systeem bestaat uit: Het systeemboek, met uitgebreide beschrijvingen van de gehanteerde gezichtspunten, bijbehorende tabellen en definities van tabelingangen. Een systeemreferentieboek (door de vakbonden goedgekeurd) en databanken met gegevens van alle door Berenschot begeleide toepassingen. Een protocol met een set procedures. Diverse hulpmiddelen, waaronder enquêteformulieren voor functies en organisatieonderdelen. Van het systeemboek en het systeemreferentieboek zijn elektronische versies beschikbaar. Onder werkomstandigheden wordt verstaan: De mate waarin bij de uitoefening van de functie sprake is van bezwarende werkomstandigheden, zoals uit te oefenen kracht, inspannende houding, werkomstandigheden (koude, warmte, temperatuursdruk, luchtvervuiling, werkomgeving) en persoonlijk risico. Eventueel kan dit laatste gezichtspunt buiten de functiewaardering worden gehouden en afzonderlijk gemeten en beloond worden. 4

6 Het USB: voordelen en mogelijkheden Het USB biedt interessante mogelijkheden voor het verwezenlijken van het personeelsmanagement. De organisatie, de organisatieonderdelen en de functies worden met het USB in kaart gebracht. Doelstellingen en resultaten worden door een topdown-benadering vastgelegd. Knelpunten, onduidelijkheden en overlappingen in verantwoordelijkheden en taken worden in de fase van de organisatie- en functieanalyse zichtbaar gemaakt en teruggekoppeld naar het management. Door de multidisciplinaire productontwikkeling van het USB binnen Berenschot biedt het systeem tevens aanknopingspunten voor gebruik op meerdere terreinen van personeelsmanagement. In het kader van werving en selectie leveren USBfunctieomschrijvingen basisgegevens op voor wervingsadvertenties en de formulering van functieeisen. Tevens kan men voor het loopbaanbeleid gebruik maken van de naar niveau en aard in een reeks passende en met het USB geanalyseerde functies. Logisch opeenvolgende functiepaden kunnen mede vanuit het USB-functiemateriaal worden ontwikkeld. Een ander terrein van meergebruik van het USB is het beoordelingsbeleid. Uit de organisatieonderdeel- en functieomschrijvingen kunnen doeleinden en/of aspecten worden afgeleid, aan de hand waarvan beoordelings- en functioneringsgesprekken kunnen worden gevoerd. 5

7 De voordelen en mogelijkheden van het USB zijn in het kort als volgt te omschrijven: Het USB is ontwikkeld op basis van langdurige ervaring met functiewaardering en studies naar verschillende systemen. Het heeft de goedkeuring van de vakbonden. Berenschot houdt periodieke bijeenkomsten met de systeemgebruikers, waarbij ervaringen uitgewisseld en bepaalde thema s behandeld kunnen worden. Het USB is universeel en kent een centrale systeembewaking. Hierdoor blijven de resultaten van de functiewaardering toetsbaar en vergelijkbaar met die van andere organisaties. Koppeling van de USB-uitkomsten aan de verloningsdatabank van Berenschot biedt een ingang voor de verdere vormgeving van het beloningsbeleid. Het USB is toepasbaar binnen uiteenlopende arbeidsorganisaties, zowel in de profit- als in de non-profit-sector. Het is geschikt voor de beoordeling van alle soorten functies (topmanagement, staf, lijn, research, lager kader, uitvoering, etc.). Het USB kan fungeren als een basissysteem voor verschillende toepassingsvormen, afhankelijk van de wensen van de klant. Geautomatiseerde toepassing behoort tot de mogelijkheden. Het USB meet aan de hand van zes gezichtspunten die de essentie van functies weergeven. Hierdoor werkt het systeem snel en zijn de resultaten duidelijk. Als basis voor het USB fungeren verkorte functieomschrijvingen. Dit maakt de toepassing onderhoudsvriendelijk. 6

8 De invoering van het USB: procedures en aanpak Proces van invoering Bij de invoering van het USB zijn vijf fases te onderscheiden. De inrichting van elk van de fases is mede afhankelijk van omvang en aard van de organisatie en opvattingen van de besluitvormende instanties zoals directie, ondernemingsraad of syndicale vertegenwoordiging. Hierna geven wij de fases in hoofdlijnen weer. Voor geïnteresseerden is echter ook een uitgebreid algemeen protocol (draaiboek) beschikbaar. De fases kunnen als volgt worden getypeerd: Fase 1: Voorbereiding en introductie In deze fase wordt een projectdraaiboek of bedrijfsprotocol opgesteld, waarin alle te verrichten activiteiten, besluitvormingsmomenten, de rollen van de diverse partijen en dergelijke worden vermeld. Daarnaast vindt de voorbereiding plaats van de projectorganisatie (werkgroep, stuurgroep en eventuele begeleidingscommissie). Een stuurgroep of begeleidingscommissie vervult in het algemeen de rol van procesbewaker; een werkgroep of projectgroep fungeert als uitvoerend orgaan. De communicatie van het personeel en de formulering van principes voor participatie, vormen belangrijke onderdelen van deze fase. De communicatie aan het personeel speelt een belangrijke rol, zowel voor, tijdens als na afronding van het onderzoek. Fase 2: Organisatie- en functieanalyse In deze fase dient eerst de organisatie te worden vastgelegd. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van zogeheten organisatie- of afdelingsgebonden beschrijvingen, waarbij ook de doelstellingenanalyse aan de orde kan komen. Hierbij worden de doelstelling van een organisatieonderdeel (bestaansreden), de input en output en de hoofdactiviteiten vastgelegd. Vervolgens kan de beschrijving en analyse van de functies plaatsvinden. Het is van groot belang voor de besluitvorming dat de opgestelde organisatiebeschrijvingen en functieomschrijvingen door de leiding worden onderschreven en goedgekeurd. Tevens zullen de functiehouders hun omschrijvingen naar vorm en inhoud moeten kunnen herkennen. Een akkoord op de functieinhoud door de leiding alsmede door de betrokken functiehouders of hun woordvoerders (draagvlak) is noodzakelijk alvorens de fase functiewaardering met het USB van start kan gaan. 7

9 Fase 3: Functiewaardering met het USB In deze fase vindt de waardering van de functies plaats door Berenschot consultants. Eventueel kunnen in het waarderingsproces evaluatiecommissies bij de besluitvorming worden ingeschakeld, bestaande uit leden van de organisatie (leiding, medewerkers, ondernemingsraad, etc.). In dergelijke commissies wordt de organisatie, met behoud van de systeemverantwoordelijkheid van Berenschot, betrokken in het wegen en waarderen van functies. Het resultaat van deze fase wordt vastgelegd in een zogenaamd functiehuis, waarin de organisatieonderdeelbeschrijvingen, functiebeschrijvingen en het gekozen functieclassificatiemodel zijn opgenomen. Als er een akkoord is over het functiehuis, kan de besluitvorming plaatsvinden over de praktische implicaties zoals loonbeleid, evaluaties, Fase 4: Ontwikkeling salarisstructuur (optioneel) In deze fase wordt een aantal werkzaamheden uitgevoerd ter ontwikkeling van een beloningsbeleid en loonstructuur. Soms zal de loonstructuur een gegeven zijn, bijvoorbeeld omdat deze door een CAO of door centrale regelgeving is voorgeschreven. In die gevallen is fase 4 niet van toepassing. In die situaties, waarin de invoering van het USB wordt gecombineerd met de vormgeving van een nieuwe loonstructuur, komen ondermeer de volgende adviesactiviteiten aan de orde: Het analyseren van de bestaande situatie: het verzamelen en analyseren van de huidige salarisdata; het analyseren en weergeven van de bestaande salarispraktijk. Een externe vergelijking: het vergelijken met andere, relevant geachte ondernemingen. Het formuleren en uitwerken van het gewenste beloningsbeleid. Het ontwikkelen van modellen voor de loonstructuur; het berekenen van loonsomconsequenties; het formuleren van regelgeving voor de indeling. Indien de voorstellen voor een loonstructuur en de bijbehorende regelgeving klaar zijn, treedt een fase van besluitvorming in. Afhankelijk van de structuur zal de leiding van de organisatie overleg moeten voeren met de ondernemingsraad, vakbonden, beroepsorganisaties of federaties en dergelijke. Fase 5: Implementatie en nazorg In deze fase vindt het toepassen van de nieuwe functieclassificatie plaats. Het is van groot belang dat de informatie aan de medewerkers over hun functie(groeps)indeling (in relatie tot de andere functies/functie-indeling) en eventueel aangepast loontraject op een goede en zorgvuldige wijze gebeurt. Ten slotte is behandeling van eventuele knelpunten en beroepsgevallen mogelijk. 8

10 Onderhoud en systeemhouderschap Het is gebruikelijk dat Berenschot met organisaties waar het USB wordt toegepast, afspraken maakt over het onderhoud van het systeem. Nieuwe of gewijzigde functies moeten worden aangepast, dan wel uitgebreid. Per situatie zullen onderhoudsafspraken worden gemaakt. De aard van de afspraken is afhankelijk van ondermeer de specifieke klantensituatie, de uitkomsten van de beleidsafspraken tussen partijen en de aard van systeemtoepassing. Goed onderhoud is van essentieel belang om met een systeem van functiewaardering de toekomst in te gaan. In de praktijk wordt dit belang nogal eens onvoldoende onderkend. Dit betreft voornamelijk het omgaan met functie-/ organisatieveranderingen en de hieruit voortvloeiende wijzingen in functie-niveaus. Het gaat hierbij om het signaleren van functies die door organisatieveranderingen in niveau omlaag c.q. omhoog gaan. Goede onderhoudsprocedures zijn een essentieel hulpmiddel bij de beheersing van een eenmaal ingevoerd systeem van funtiewaardering. 9

11 De verschillende toepassingsvormen van het USB Met het USB kunnen verschillende toepassingsvormen worden ontworpen. Deze hebben veelal als doel het aanbrengen van meer flexibiliteit in de toepassing of de beloning, het inschakelen van het lijnmanagement bij indelingen en het hanteren van het functiewaarderingssysteem als een tool of management. Eén van de flexibele indelingsinstrumenten is de FNM (Functieniveaumatrix). Hierbij kan het management zelf functies indelen of indelingsvoorstellen doen. Basis voor de FNM is een functieraster, waarbij de functies ingedeeld zijn in functieladders (verticaal) en functie(familie)groepen (horizontaal). Tevens worden bij de constructie van de FNM per functiegroep niveaubepalende elementen aangegeven. Organisaties kunnen er echter ook voor kiezen uitsluitend op basis van het functieraster en/of van functieladders in te delen of indelingsvoorstellen te doen. Als basis voor het indelingsinstrument wordt altijd een met het USB onderbouwde set referentiefuncties opgesteld. Bij het hanteren van de FNM als tool of management bestaat de mogelijkheid om niet alleen de huidige organisatiestructuur, maar ook de taakstellende (toekomstige) organisaties te beschrijven. Uit de taakstellende afdelings- en functieomschrijvingen kunnen vervolgens functietrajecten worden gedestilleerd, waarlangs de organisatie en de medewerkers zich verder kunnen ontwikkelen. Uitnodiging voor een oriënterend gesprek Voor een oriënterend gesprek en een nadere toelichting kunt u een afspraak maken met: Berenschot Belgium, Tel Mail: belgium@berenschot.be of raadpleeg 10