Toelichting met betrekking tot de elektronische ledenlijst

Transcriptie

1 Toelichting met betrekking tot de elektronische ledenlijst Contactpersoon: Marita Windmolders, Attaché Dienst Intellectuele beroepen en wetgeving Algemene Directie K.M.O.-beleid Koning Albert II-laan Brussel T F 02/ / kmopme-org@economie.fgov.be 1. CONTEXT Het koninklijk besluit tot uitvoering van de wet van 24 april 2014 betreffende de organisatie van de vertegenwoordiging van de zelfstandigen en de kmo s voorziet dat een elektronische ledenlijst één van de verplichte bewijsmiddelen is. Afkortingen gebruikt in dit document: IO: interprofessionele organisatie; BO: beroepsorganisatie; KBO: Kruispuntbank van Ondernemingen. 2. LEDENLIJST 2.1. Soorten leden Er zijn twee soorten leden: de leden die rechtstreeks aangesloten zijn bij een BO of een IO die de erkenning aanvraagt, m.a.w. de leden die hun lidmaatschapsbijdrage (minimum 25 euro voor een BO en minimum 75 euro voor een IO) rechtstreeks aan deze BO of IO betalen (hierna: rechtstreekse leden); de leden die onrechtstreeks aangesloten zijn bij de BO of IO die de erkenning aanvraagt, m.a.w. de leden die hun lidmaatschapsbijdrage betalen aan een beroepsorganisatie die aangesloten is bij de BO of IO die de erkenning aanvraagt (hierna: onrechtstreekse leden) Mee te delen lijst(en): Lijst met rechtstreekse leden: deze zal altijd worden ingevuld door de organisatie die de erkenning aanvraagt Lijst met onrechtstreekse leden: een beroepsorganisatie moet zelf haar ledenlijst(en) met rechtstreekse en onrechtstreekse leden opladen;

2 een interprofessionele organisatie heeft twee mogelijkheden: 1. De organisatie kan ervoor kiezen om zelf een lijst met onrechtstreekse leden mee te delen: - hetzij door de onrechtstreekse leden op te nemen in een afzonderlijke lijst. Zij zal dus twee lijsten opladen: een lijst met rechtstreekse leden en een lijst met onrechtstreekse leden; - hetzij door de onrechtstreekse en de rechtstreekse leden samen in één ledenlijst op te nemen. 2. De interprofessionele organisatie die de erkenning aanvraagt, vraagt de beroepsorganisatie(s) die bij haar aangesloten is/zijn, om voor haar de ledenlijst van de aangesloten beroepsorganisatie op te laden die onrechtstreeks aangesloten zijn bij de interprofessionele organisatie die de erkenning vraagt De leden die meetellen Alleen de volgende leden worden meegeteld: 1. de rechtstreekse leden 2. de onrechtstreekse leden van een BO of IO: a) de leden van een aangesloten beroepsorganisatie indien die aangesloten beroepsorganisatie voldoet aan de volgende criteria: 1) uitsluitend als doel hebben de vertegenwoordiging, de bestudering, de bescherming en de bevordering van de professionele, economische, sociale en morele belangen van de zelfstandigen, de kmo's en het ambachtswezen in het kader van de uitoefening van een beroep of een groep van beroepen; 2) een ledenbestand hebben dat voor meer dan 50% bestaat uit zelfstandigen en kmo s; 3) een vrij opgerichte en van de overheid onafhankelijke organisatie zijn; 4) een schriftelijke samenwerkingsovereenkomst hebben met de BO of IO waarbij ze zijn aangesloten. De leden moeten individueel over deze samenwerking geïnformeerd worden; 5) een bijdrage in financiële of andere vorm leveren aan de BO of IO waarbij ze is aangesloten;

3 De voorwaarden scheppen voor een competitieve, duurzame en evenwichtige werking van de goederen- en dienstenmarkt in België. 6) vertegenwoordigd zijn in de organen van de BO of IO waarbij ze is aangesloten; b) de leden die aan de aangesloten BO minstens 25 euro per jaar betalen indien deze leden meetellen voor een BO; c) de leden die aan de aangesloten BO minstens 75 euro per jaar betalen indien deze leden meetellen voor een IO Procedure voor opslag van het bestand De procedure om het bestand op te slaan is als volgt: Gebruik het Excel-formaat dat beschikbaar is op de site van de FOD Economie Wijzig de naam van het document als volgt: BO die het bestand opslaat voor zichzelf of voor een IO naam van de lijst met rechtstreekse leden: BO_D_KBO BO_JJJJMMDD.xlsx naam van de lijst met onrechtstreekse leden ingediend door de organisatie die zelf een erkenning aanvraagt: bij een afzonderlijke lijst met onrechtstreekse leden: BO_I_KBO BO_JJJJMMDD.xlsx bij een gecombineerde lijst: BO_A_KBO BO_JJJJMMDD.xlsx IO die het bestand opslaat voor zichzelf naam van de lijst met rechtstreekse leden: IO_D_KBO IO_JJJJMMDD.xlsx naam van de lijst met onrechtstreekse leden ingediend door de organisatie die zelf een erkenning aanvraagt: bij een afzonderlijke lijst met onrechtstreekse leden: IO_I_KBO IO_JJJJMMDD.xlsx bij een gecombineerde lijst: IO_A_KBO IO_JJJJMMDD.xlsx naam van de lijst met onrechtstreekse leden ingediend door een aangesloten BO voor een IO: IO_I_KBO OI_JJJJMMDD.xlsx Uitleg bij de verschillende onderdelen van de naam: BO of IO: geef aan voor welke soort organisatie de leden zullen meetellen (organisatie die de erkenning aanvraagt); underscore _ (opgelet: gebruik geen koppelingsteken of ander teken dan de underscore!); D, I of A: D: de ledenlijst bevat enkel rechtstreekse leden

4 I: de ledenlijst bevat enkel onrechtstreekse leden A: de ledenlijst bevat zowel rechtstreekse als onrechtstreekse leden underscore _ geef het ondernemingsnummer aan van de organisatie waarvoor de leden zullen meetellen. Dit nummer moet altijd bestaan uit 10 cijfers en moet beginnen met een 0 of 1. underscore _ Geef de datum weer waarop de ledenlijst is vastgesteld: geef het jaar weer (4 cijfers), de maand (2 cijfers) en de dag (2 cijfers) xlsx: sla het bestand op met de extensie xlsx 1. Voorbeeld: naam van het bestand van een BO met rechtstreekse en onrechtstreekse leden die zelf een gecombineerde ledenlijst indient (met rechtstreekse én onrechtstreekse leden), vastgesteld op 2 juni 2015: BO_A_ _ xls 2.5. De kolommen van het Excel-bestand Het Excel-bestand heeft de volgende kolommen: KBO BO/IO KBO lid naam / benaming voornaam straat straatnummer bus postcode Deze gegevens moet u enkel invullen als het lid een particulier is (geen kmo of zelfstandige). gemeente land KBO aangesloten BO Naam aangesloten BO 1 De extensie xlsx hoort bij Excel 2010, Excel Open Office, Excel Libre Office en Mac + Open Office. Als u de versie Excel gebruikt, is de extensie.xls.

5 De voorwaarden scheppen voor een competitieve, duurzame en evenwichtige werking van de goederen- en dienstenmarkt in België Inhoud van de kolommen U moet in de kolommen de volgende gegevens invullen: in de kolom KBO BO/IO : op elke lijn het KBO-nummer van de BO of IO die de erkenning vraagt; in de kolom KBO lid : vermeld het KBO-nummer van het lid van de BO/IO. Als dat lid een zaakvoerder, werkend vennoot of meewerkend echtgenoot van een zelfstandige of kmo is, vermeldt u het KBO-nummer van de kmo waar het lid werkt of van de zelfstandige die hij of zij helpt. Als het lid een particulier is (geen kmo of zelfstandige), laat u dit vak leeg; in de kolom Naam/Benaming : vermeld de naam van het lid van de BO/IO. U vult hier dus niet de naam in van de BO/IO die de erkenning vraagt; in de kolom Voornaam : vul deze enkel in als het lid een natuurlijk persoon is; in de kolommen met betrekking tot het adres ( straat, straatnummer, bus, postcode, gemeente en land ): het adres van een particulier (geen kmo of zelfstandige). U moet deze kolommen alleen invullen als het lid een particulier (geen kmo of zelfstandige) is. Als het lid in België woont, moet u de kolom land niet invullen. Indien het lid in een ander land woont, vul dan de ISO 3166-landcode 2 in. Als het lid een KBO-nummer heeft, vult de FOD Economie deze kolommen in aan de hand van zijn gegevens in de KBO Voor de onrechtstreekse leden Voor de onrechtstreekse leden vult u de gegevens in zoals hierboven uitgelegd. Pas op: in de kolom KBO BO/IO vult u altijd het ondernemingsnummer in van de BO/IO die de erkenning vraagt. Dat is dus de BO of IO voor wie de leden zullen meetellen. Dit geldt dus voor: de organisatie die een ledenlijst indient voor haar eigen aanvraag. Die organisatie die zelf een aanvraag indient, vermeldt haar eigen ondernemingsnummer. 2 Voorbeelden: NL voor Nederland; FR voor Frankrijk; LU voor het Groothertogdom Luxemburg; DE voor Duitsland; GB voor het Verenigd Koninkrijk. De code voor andere landen vindt u op de ISO-website.

6 de beroepsorganisatie die aangesloten is bij een andere organisatie die de erkenning aanvraagt. De aangesloten beroepsorganisatie vermeldt het ondernemingsnummer van de organisatie waarvoor ze haar leden wil laten meetellen. Vermeld in de kolom KBO aangesloten BO het ondernemingsnummer van de beroepsorganisatie die aangesloten is bij de organisatie voor wie de leden meetellen. Enkel als de beroepsorganisatie niet wettelijk verplicht is een ondernemingsnummer te hebben, mag deze kolom leeg blijven. In dit geval moet u in de kolom Naam aangesloten BO daarnaast de naam vermelden van de BO die aangesloten is bij de organisatie voor wie de leden meetellen Voorbeelden Voorbeeld 1: bvba E is een rechtstreeks lid (kmo) van de BO ABC Gegevens: BO ABC: KBO nr Het KBO nr. van bvba E is Het adres van haar zetel is Erkenningsstraat 1, 1000 Brussel. KBO BO/IO KBO lid Naam/ Benaming Voornaam Straat Nr Bus Postcode Gemeente Land KBO aangesloten BO Naam aangesloten BO bvba E *Erkenningsstraat *1 *1000 *Brussel De gegevens met een asterisk(*) vult de FOD Economie automatisch in. De organisatie moet deze kolommen dus niet invullen omdat de bvba E een ondernemingsnummer heeft. Voorbeeld 2: Yvan X is een rechtstreeks lid van BO ABC. Hij is zaakvoerder van de bvba E. Gegevens: BO ABC: KBO nr Yvan X: zaakvoerder van de bvba E bvba E: KBO nr.: zetel: Erkenningsstraat 1, 1000 Brussel KBO BO/IO KBO lid Naam/ Benaming Voornaam Straat Nr Bus Postcode Gemeente Land KBO aangesloten BO Naam aangesloten BO X Yvan *Erkenningsstraat *1 *1000 *Brussel De gegevens met een asterisk(*) vult de FOD Economie automatisch in. De organisatie moet deze kolommen dus niet invullen omdat de bvba E een ondernemingsnummer heeft.

7 De voorwaarden scheppen voor een competitieve, duurzame en evenwichtige werking van de goederen- en dienstenmarkt in België. Voorbeeld 3: Paul Z is een rechtstreeks lid van BO ABC. Hij is loontrekkende bij bvba E. Gegevens: BO ABC: KBO nr Paul Z: loontrekkende van de bvba E. Persoonlijk adres: Werknemerstraat 3, 1000 Brussel bvba E: KBO nr zetel: Erkenningsstraat 1, 1000 Brussel KBO BO/IO KBO lid Naam/ Benaming Voornaam Straat Nr Bus Postcode Gemeente Land KBO aangesloten BO Naam aangesloten BO Z Paul Werknemerstraat Brussel Voorbeeld 4: bvba FGH is een onrechtstreeks lid van de IO XYZ. Gegevens: IO XYZ: KBO nr bvba FGH: KBO nr zetel: Aangeslotenstraat 4, 1000 Brussel bvba FGH is aangesloten bij de BO IJK BO IJK: KBO nr zetel: Koning Albert II-laan 1, 1000 Brussel Twee mogelijkheden: Deze ledenlijst wordt ingediend door de organisatie voor wie de leden meetellen, namelijk IO XYZ. Deze ledenlijst wordt ingediend door de BO die aangesloten is bij de organisatie voor wie de leden meetellen, namelijk BO IJK. KBO BO/IO KBO lid Naam/ Voor- Straat Nr Bus Post- Gemeente Land KBO aange- Naam Bena- naam code sloten BO aangeslo- na- ten BO ming bvba FGH *Aangeslot enstraat *4 *1000 *Brussel De gegevens met een asterisk(*) vult de FOD Economie automatisch in. De organisatie moet deze kolommen dus niet invullen omdat de bvba FGH een ondernemingsnummer heeft.

8 2.9. Ledenlijst per organisatie De volgende organisaties kunnen een ledenlijst opladen: een lijst met rechtstreekse leden: de BO als het gaat om rechtstreekse leden van de BO; de IO als het gaat om rechtstreekse leden van de IO. een lijst met onrechtstreekse leden: de organisatie voor wie de leden meetellen: de organisatie laadt de ledenlijst op in haar directory op de server van de FOD Economie; de BO die aangesloten is bij de OI voor wie de leden meetellen: de aangesloten BO laadt een deel of het geheel van de rechtstreekse leden op om die te laten meetellen voor de organisatie waarbij zij is aangesloten. Voor de hoofdorganisatie gaat het dus om onrechtstreekse leden. De BO laadt de ledenlijst(en) altijd op in haar eigen directory op de server van de FOD Economie. Voorbeeld: bij voorbeeld 4 hierboven, bevinden volgende ledenlijsten zich in de directory van BO IJK: een eerste ledenlijst met de naam: BO_A_ _JJJJMMDD.xlsx; een tweede ledenlijst voor IO XYZ met de naam: IO_I_ _JJJJMMDD.xlsx. De leden in deze lijst zullen meetellen met de andere onrechtstreekse leden van IO XYZ De ledenlijst opladen naar de server van de FOD Om de ledenlijst(-en) op te laden naar de server van de FOD Economie, hebt u het programma FileZilla nodig. U kan dat programma gratis downloaden via Het programma laat u toe een veilige verbinding te maken met SFTP-server van de FOD Economie. Klik op download FileZilla Client

9 De voorwaarden scheppen voor een competitieve, duurzame en evenwichtige werking van de goederen- en dienstenmarkt in België. Klik op download now Windows (64bit) Klik op de knop Uitvoeren. Het bericht Wilt u het volgende programma toestaan wijzigingen aan deze computer aan te brengen?. Klik op Ja. Klik in het volgende venster op Next

10 Klik in het volgende venster op Accept Klik in het volgende venster nog een keer op Accept. Het downloaden begint. Als het dowloaden gedaan is, krijgt u een volgend venster. Klik op Install now

11 De voorwaarden scheppen voor een competitieve, duurzame en evenwichtige werking van de goederen- en dienstenmarkt in België. In het volgende venster klikt u op I Agree In het volgende venster bevestigt u de selectie Anyone who uses this computer (all users) en klik dan op Next. In het volgende venster klikt u op Next.

12 In het volgende venster kan u aangeven in welke folder het programma geïnstalleerd moet worden. U kan de voorgestelde locatie wijzigen als u dat wil. Klik op Next. In het volgende venster klikt u op Install. De installatie begint. Klik op Finish in het volgende venster.

13 De voorwaarden scheppen voor een competitieve, duurzame en evenwichtige werking van de goederen- en dienstenmarkt in België. In het volgende venster klikt u op OK. Het programma is nu opgestart. Het gedeelte links in de oranje kader is uw eigen pc. Het gedeelte rechts in de blauwe kader is de server van de FOD Economie. U moet nu nog een verbinding maken tussen uw pc en de server van de FOD. Klik bovenaan op Bestand en dan op Sitebeheer. Het volgend scherm verschijnt:

14 In dat venster klikt u op Nieuwe site (oranje pijl). Daarna moet u de volgende gegevens invullen of selecteren: In het veld Host (donkerblauwe pijl) vult u in: ftps.economie.fgov.be In het veld Poort (groene pijl) vult u in: 22 Bij Protocol (rode pijl) selecteert u: SFTP-SSH File Transfer Protocol. Bij Inlogtype (bruine pijl) selecteert u: Normaal. Bij Gebruiker (lichtblauwe pijl) vult u de login in in die u per mail heeft gekregen van de FOC Economie. Bij Wachtwoord (paarse pijl) vult u het wachtwoord in dat u per brief van de FOD Economie heeft gekregen. In hetzelfde venster klikt u op de tab Geavanceerd bovenaan. U klikt dan op de knop Bladeren. Selecteer daar de map waar u de ledenlijst heeft opgeslagen die u wil opladen. Klik op Verbinden.

15 De voorwaarden scheppen voor een competitieve, duurzame en evenwichtige werking van de goederen- en dienstenmarkt in België. Vink in het volgende venster het vakje Deze host. aan en klik op OK. De verbinding tussen uw pc en de server van de FOD is gemaakt.

16 Zoek in de kader links onder naar de map op uw pc waar u de ledenlijst heeft opgeslagen. In ons voorbeeld is dat de map HRZKMO. Dubbelklik om de map te openen. Als u dubbel klikt op de map, opent de map en vindt u de ledenlijst terug (hier: test.xlsx). U moet de ledenlijst nu opladen naar de server. U heeft twee mogelijkheden: U sleept het excel-bestand van het vak links (= uw pc) naar het vak rechts (= server). U klikt met de rechter muisknop op de ledenlijst. In de pop up-lijst klikt u op Uploaden. Het ledenbestand verschijnt in de kader rechts en dus opgeladen op de server van de FOD. Als dat nodig is kan u meerdere lijsten tegelijkertijd of na mekaar opladen. Als u alle lijsten heeft opgeladen, kan u FileZilla afsluiten. Bij problemen kan u een mail sturen naar de ICT-dienst van de FOD Economie. Gebruik daarvoor het mailadres helpdesk.filezilla@economie.fgov.be. Stuur in elk geval een printscreen mee van de foutmelding die u krijgt.