VERENIGING VRIENDEN VAN HET MUSEUM ELISABETH WEESHUIS Beleidsplan 2014

Transcriptie

1 1 VERENIGING VRIENDEN VAN HET MUSEUM ELISABETH WEESHUIS Beleidsplan 2014 Naam- en adresgegevens: Vereniging van Vrienden van het Museum Elisabeth Weeshuis Herenstraat BR Culemborg Correspondentieadres: Mw. A.M. Eckhardt Torenmolenpad XT Culemborg Telefoon KvK nummer Fiscaal nummer Geschiedenis verleden en toekomst Museum Het Elisabeth Weeshuis in Culemborg, gebouwd in 1560, is het oudste echte weeshuis van Nederland, het eerste speciaal voor weeskinderen opgetrokken gebouw. Het pand heeft tot 1952 als weeshuis gefunctioneerd, en is daarna enige tijd voor andere doeleinden gebruikt, onder meer voor tijdelijke huisvesting van een school. Sinds 1928 is een gedeelte van het gebouw ook in gebruik geweest als plaatselijke oudheidkamer. In 1980 heeft het weeshuispand een nieuwe permanente functie gekregen. Het biedt dan onderdak aan de Culemborgse vestiging van Bibliotheek Rivierenland, en is tevens het onderkomen van het uit de oudheidkamer ontstane Museum Elisabeth Weeshuis. Dit museum heeft dan als thema de verdwenen wereld van een Nederlands weeshuis. Daarnaast fungeert het ook als stadsmuseum van Culemborg, met onder meer een portrettenverzameling van de graven en gravinnen van Culemborg, en een permanente opstelling over de geschiedenis van Culemborg met aandacht voor de sigaren- en stoelenindustrie. Ook is er plaats voor wisseltentoonstellingen over diverse onderwerpen, en is er de fraaie weeshuistuin achter het pand. Het Museum is aldus een belangrijke toeristische trekpleister voor de stad. Voorts heeft het ook een beduidende educatieve functie: in samenwerking met de Culemborgse scholen worden activiteiten georganiseerd in het kader van het geschiedenisonderwijs. Eind 2012 is een grote verbouwing gestart van het gehele weeshuispand. Gedurende ruim een jaar zijn Museum en Bibliotheek gesloten respectievelijk verplaatst geweest. De heropening van het Weeshuis heeft plaatsgevonden in mei In het verbouwde pand zijn de Bibliotheek, de Volksuniversiteit Culemborg en het vernieuwde Elisabeth Weeshuis Museum (let op de gewijzigde naam!) gehuisvest. In de tegenwoordige opzet is het Museum een themamuseum: dat wil zeggen dat er voor de wezengeschiedenis veel ruimte is gecreëerd. Echter ook de stadsgeschiedenis blijft belangrijk, evenals de hiermee samenhangende educatieve functie van het Museum. Met de heropening van het Weeshuis is voor Culemborg een belangrijke culturele ontmoetingsplaats gecreëerd.

2 2 Vereniging Vrienden van het Museum Toen eind jaren zeventig het idee ontstond om van de voormalige oudheidkamer een echt museum te maken, is in samenwerking met het Genootschap A.K.W. Voet van Oudheusden de Vereniging Vrienden van het Museum Elisabeth Weeshuis opgericht (november 1979). Ondanks de gewijzigde naam van het Museum (Elisabeth Weeshuis Museum in plaats van Museum Elisabeth Weeshuis), houden de Vrienden vast aan de in de statuten vastgelegde oude naam Vereniging van Vrienden van het Museum Elisabeth Weeshuis. Doelstelling Algemeen Volgens de statuten stelt de Vereniging zich ten doel het kweken van belangstelling voor- en het verlenen van materiële steun aan het Museum Elisabeth Weeshuis te Culemborg. De Vereniging tracht dit doel onder meer te bereiken door: - Het verlenen van steun aan genoemd museum (materiële steun). - Het verlenen van hand- en spandiensten aan genoemd museum en voorts door andere middelen, die in overeenstemming met het doel de Vereniging zijn (immateriële steun). Materiële steun Hiervoor wordt elk jaar op de begroting van de Vereniging een bedrag opgenomen. De bedoeling is dat het Museum hiervoor iets aanschaft, bijvoorbeeld een kunstvoorwerp of een ander benodigd inventarisstuk. Het Museum krijgt het bedrag niet automatisch, maar dient desgewenst bij het Vriendenbestuur een verzoek in, met vermelding van het bestedingsdoel. Het bestuur bekijkt of het verzoek overeenkomt met de doelstelling van de Vereniging, en besluit of het gevraagde bedrag wordt uitbetaald. Voor 2014 stelt het bestuur voor het betreffende bedrag te houden op 6.000, --. Immateriële steun De immateriële steun wordt verleend door het verlenen van hand- en spandiensten. In de praktijk gebeurt dit door het inzetten van vrijwilligers. De Vereniging streeft ernaar haar leden als vrijwilliger te engageren voor het Museum. Vrijwilligers worden ingezet voor het verrichten van baliediensten, voor het verzorgen van het educatieprogramma (dit in samenwerking met een betaalde kracht van het Museum), voor het onderhoud van de tuin, voor de klimaatbeheersing binnen het Museum, voor de digitale collectieregistratie, en voor het rondbrengen van de Nieuwsbrieven van de Vereniging (waarin aandacht besteed wordt aan tentoonstellingen en andere activiteiten van Museum en Vrienden). Verder helpen Vrienden/vrijwilligers bij de openingen van tentoonstellingen. In 2014 zullen de balievrijwilligers een door het Museum verzorgde training ontvangen in verband met de gewijzigde situatie na de heropening. De overige vrijwilligers zullen hun gebruikelijke activititeiten kunnen hervatten dan wel voortzetten.

3 3 Bestuur Volgens de statuten moet het bestuur van de Vereniging bestaan uit ten minste vijf natuurlijke personen, dat door de Algemene Ledenvergadering worden benoemd. De benoeming geschiedt uit de leden. Elk bestuurslid treedt uiterlijk drie jaar na zijn/haar benoeming af, volgens een door het bestuur op te maken rooster van aftreden. De aftredende is eenmaal herkiesbaar, tenzij bestuur en Vereniging van mening zijn dat vertrek van het betreffende bestuurslid een verlies is voor de continuïteit van het functioneren van het bestuur. Het bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester aan. Het kan voor elk hunner uit zijn midden een vervanger aanwijzen. Een bestuurslid kan meer dan één functie bekleden. Van het verhandelde in elke vergadering worden door de secretaris notulen opgemaakt, die door de voorzitter en de secretaris worden vastgesteld en ondertekend. In 2014 bestaat het bestuur uit de volgende mensen: Voorzitter: Johan Jansen, aftredend in 2016 (herkiesbaar). Secretaris: Anne Marie Eckhardt, aftredend in 2015 (herkiesbaar). Penningmeester: Luc van Dam, aftredend in 2014 (niet herkiesbaar).*) Algemeen lid: Rina Kemler, aftredend in 2015 (niet herkiesbaar). Algemeen lid, met als taak vrijwilligerscoördinatie: Ineke van Garderen-van Kooten Niekerk, aftredend in 2016 (niet herkiesbaar). *) Volgens de statuten kan het bestuur besluiten een aftredend bestuurslid aan te houden, indien het vertrek van dit bestuurlid een bedreiging zou vormen voor de continuïteit van de Vereniging. In 2014 heeft het bestuur deze regeling toegepast in het geval van de penningmeester de heer Luc van Dam; hij zal aanblijven totdat een nieuwe penningmeester gevonden is. Leden Leden van de Vereniging kunnen zijn rechtspersonen en natuurlijke personen die de zestienjarige leeftijd hebben bereikt. Het bestuur houdt registers waarin de namen en adressen van alle leden zijn opgenomen. Per 1 januari 2014 telt de Vereniging 374 leden, plus 99 aspirant-leden die zijn voortgekomen uit de door het Museum in 2013 gehouden Crowdfundingsactie. Algemene Ledenvergadering Aan de Algemene Ledenvergadering komen in de Vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of door de statuten aan het bestuur zijn opgedragen. Jaarlijks, uiterlijk zes maanden na afloop van het verenigingsjaar, wordt een Algemene Ledenvergadering de jaarvergadering gehouden. In deze vergadering komen onder meer aan de orde: het financieel verslag van het afgelopen verenigingsjaar, benoeming Kascommissie,

4 4 opvulling van eventuele vacatures, en voorstellen van het bestuur of de leden, aangekondigd bij de oproeping voor de vergadering. Het verenigingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december. De Algemene Ledenvergadering van 2014 wordt gehouden op dinsdag 22 april Voorafgaand aan de vergadering is er voor belangstellenden een korte rondleiding door het pand. Daarbij zal in het Museum de opening verricht worden van de mede door de Vrienden bekostigde Vader- en Moederkamer. Naast de gebruikelijke agendapunten stelt het bestuur de volgende punten aan de orde: invulling van de bestuursfunctie penningmeester; vaststelling van de Vriendenbijdragen 2014 én 2015; voortgang aanvraag van de ANBI-status. Vriendenbijdrage - verplichtingen De leden zijn gehouden tot het betalen van een jaarlijkse bijdrage waarvan het minimum beloop door de algemene vergadering zal worden vastgesteld. Zij kunnen daartoe in categorieën worden ingedeeld die een verschillende bijdrage betalen. In 2014 is het door het Museum voorgestelde systeem van Vriendenpassen ingevoerd. Volgens dit systeem geeft een Vriendenbijdrage van 15,-- recht op een éénpersoonspas waartegen het Museum vrij te bezoeken is, geeft een Vriendenbijdrage van 25,-- recht op een pas voor twee personen (meestal echtpaar; in elk geval één adres), en geeft een Vriendenbijdrage van 30,-- recht op een gezinspas (twee volwassenen met kinderen). Het beleid van het Vriendenbestuur ten aanzien van de bijdrage blijft ongewijzigd: wij willen dat de Vriendenbijdrage primair wordt gezien als een teken van belangstelling voor / steun aan het Museum, en dat het voldoen van de Vriendenbijdrage in dit licht wordt bezien en dus niet in de eerste plaats wordt beschouwd als het kopen van een voordeel, in dit geval vrije toegang tot het Museum. Vriendenbijdrage - voordelen Tegenover de verplichting van het voldoen van de Vriendenbijdrage staan de volgende voordelen (2012): vrije toegang tot het Museum, uitnodigingen voor openingen van tentoonstellingen en voor andere bijzondere activiteiten in het Museum, Nieuwsbrieven van de Vrienden, en uitnodiging voor de jaarlijkse boerenkoolmaaltijd van de Vrienden. Deze voordelen staan niet verwoord in de Statuten van de Vereniging, maar zijn in de loop der jaren geformuleerd en ontstaan. Ze zijn bedoeld ter stimulering van het Vriendenlidmaatschap, en dienen tevens als bindingsmiddel met de Vereniging en met het Museum.

5 5 Vermogensbeheer Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de Vereniging zodanige aantekeningen te houden dat daaruit te allen tijde haar rechten en verplichtingen kunnen worden gekend. Het bestuur doet op de Algemene Ledenvergadering rekening en verantwoording over het in het afgelopen boekjaar gevoerd bestuur; daartoe is het financieel jaarverslag bijgesloten bij de oproep tot de vergadering, alsook het jaarverslag van de secretaris. De Algemene Ledenvergadering benoemt jaarlijks uit de leden (niet-bestuursleden) twee personen, de zogeheten Kascommissie, die de financiële verantwoording van het bestuur onderzoekt en daarvan verslag uitbrengt aan de Algemene Ledenvergadering. Bij ontbinding van de Vereniging valt het batig saldo na vereffening aan de Stichting Museum Elisabeth Weeshuis, gevestigd te Culemborg. (Dit is de rechtspersoon waaronder het Museum ressorteert.) De statuten geven geen uitsluitsel over de besteding van exploitatieoverschotten. Het is gebruikelijk de exploitatieresultaten, na een besluit hiertoe van de Algemene Ledenvergadering, toe te voegen aan de Algemene reserve. Aangezien het doel van de Vereniging is het verlenen van steun aan het Museum, is het niet passend grote reserves aan te houden. Het bestuur is in 2014 voortgegegaan een zo ruim mogelijke financiële steun aan het Museum te verlenen, teneinde het oppotten van overschotten te voorkomen. Dit is nu ook van belang gezien de verminderde financïele draagkracht van het Museum in verband met bezuinigingen door de gemeente Culemborg. De aan te houden Algemene reserve (buffer) blijft gehandhaafd op ca , --. Activiteiten De jaarlijkse in januari te houden boerenkoolmaaltijd voor Vrienden kan ook in 2014 niet doorgaan vanwege het niet beschikbaar zijn van de locatie. Na heropening van het Museum zullen er weer speciale tentoonstellingen plaatsvinden. Zoals vanouds zal het Vriendenbestuur de uitnodigingen voor de openingen (mede) verzorgen en assistentie verlenen bij de receptie. Verder zijn de Vrienden aanwezig op de Open Monumenten Dag op 13 september 2014, en zullen we incidenteel meewerken aan activiteiten die het Museum organiseert. Vriendenwerving Het ledenbestand van onze Vereniging schommelt al jaren rond de 400. Het moet haalbaar zijn dit aantal te vergroten. In verband met de gerealiseerde professionalisering van het Museum is het noodzakelijk een groot en stevig Vriendenbestand te hebben en te houden. Het bestuur verklaart dan ook de werving van nieuwe Vrienden ook in 2014 tot een prioriteit. Als middel voor Vriendenwerving zal de folder Wees Vriend aangepast worden aan de nieuwe huisstijl van het Museum. Deze folder zal op zo veel mogelijk locaties verspreid worden. Verder zullen we actief zijn op de Open Monumenten Dag en soortgelijke manifestaties. Tenslotte wordt

6 6 de mogelijkheid onderzocht de Lions Club leden in Hoogstraten (waar eveneens een door Vrouwe Elisabeth bekostigd weeshuis staat) te betrekken bij ons Museum, en is het de bedoeling een Power Point presentatie te ontwikkelen om de belangstelling voor Museum en Vrienden te stimuleren. Communicatie en PR Communicatie met de Vrienden vindt voornamelijk plaats middels Nieuwsbrieven, waarvan er jaarlijks twee à drie worden uitgebracht. In deze Nieuwsbrieven worden de leden geïnformeerd over op stapel staande tentoonstellingen en andere activiteiten van Museum en Vrienden. Communicatie naar buiten toe, dus los van het Vriendenbestand, vindt niet plaats. De Vereniging verspreidt geen persberichten o.i.d. Wel is er plaats ingeruimd op de website van het Museum ( Hierop staan de bestuursleden van de Vereniging vermeld met hun taken en bestuurstermijn. Ook zijn de meest recente Nieuwsbrieven op de site te vinden. Onze Vereniging is lid van de Nederlandse Federatie van Museumvrienden, en staat vermeld op de website van deze organisatie Ten slotte wordt de Vereniging jaarlijks met naam en toenaam vermeld in de Gemeentegids van Culemborg, onder Cultuur en vrije tijd, subkopje Culturele en linguïstische organisaties. Ook in 2014 zal de communicatie naar de leden plaatsvinden door middel van Nieuwsbrieven. Om kosten te besparen is het noodzakelijk deze brieven zo veel mogelijk via te versturen. Keer op keer zullen de Vrienden verzocht worden hiertoe hun adres ter beschikking te stellen. Activiteiten die op korte termijn moeten worden gecommuniceerd, zullen voortaan alleen via E- mail worden aangekondigd. De papieren leden in Culemborg worden dan via de (door het Museum verzorgde) berichtgeving in de Culemborgse Courant en de Zakengids bediend. Degenen buiten Culemborg (ca. 20 adressen) zullen per post worden geïnformeerd. Het bestuur is voornemens in 2014 ten minste twee Nieuwsbrieven uit te brengen. Samenwerking Museum Enige malen per jaar wordt overleg gevoerd tussen het Vriendenbestuur en het Museumbestuur. Dit om onze activiteiten en visies op elkaar af te stemmen. Het overleg is in zoverre informeel, dat het geen vastgelegd patroon volgt en er geen notulen worden gehouden. In 2014 streven we ernaar weer twee overlegvergaderingen met het Museumbestuur te houden. De belangrijkste aandachtpunten zullen zijn communicatie en Vriendenwerving.