THE TIMBERLAND COMPANY ETHIEKCODE

Transcriptie

1 THE TIMBERLAND COMPANY ETHIEKCODE

2 TIMBERLAND - ETHIEKCODE Een boodschap van Jeff Swartz, CEO Team Timberland, Bij Timberland is het belangrijk hoe we zaken doen. Als organisatie en persoonlijk is het belangrijk dat we de waarden hooghouden die de basis van de Timberland-onderneming zijn geworden. De ethiekcode geeft de richtlijnen die wij hanteren bij het zakendoen om ervoor te zorgen dat onze acties en beslissingen overeenkomen met onze waarden als bedrijf. Lees dit document en maak u vertrouwd met de inhoud. Als u vragen heeft, kunt u altijd contact opnemen met uw manager, een medewerker van de personeelsafdeling of een medewerker van de juridische afdeling van Timberland. Jeff i

3 INHOUD Missieverklaring en waarden...1 Scope en verantwoordelijkheden...1 Gedragsnormen...2 Naleving van de wet...2 Effectenwetten...2 Antitrustwetten...3 Anticorruptie/omkoping...3 Streven naar een respectvolle en verantwoordelijke gemeenschap...3 Discriminatie en intimidatie...4 Behandeling van anderen...4 Gezondheid en veiligheid...4 Milieuleiderschap...4 Bedrijfsgedragscode...5 Vertrouwelijke informatie...4 Aanvaardbaar gebruik van elektronische communicatiesystemen...5 Nauwkeurige bedrijfsdocumentatie, stukken en melding...6 Belangenverstrengeling...6 Geschenken en entertainment...6 Externe banen...7 Familieleden...7 Persoonlijke investeringen...8 Betrokkenheid bij de gemeenschap...8 Politieke bijdragen...8 Standpunt over kwesties...8 Zeg het! Uw bezorgdheid uiten...9 Melding...9 Onderzoek...9 Bescherming tegen represailles...9 Vrijstellingen en wijzigingen...10 ii

4 Overtredingen...10 Bijlage...11 iii

5 MISSIEVERKLARING EN WAARDEN Wij geloven dat eerlijk en ethisch gedrag van onze medewerkers een essentiële voorwaarde is voor ons succes als onderneming. Er is een directe relatie tussen het gedrag van de onderneming en haar medewerkers en het bereiken van onze missie en doelen als bedrijf. Het handhaven van de hoogste normen van ethisch gedrag komt overeen met onze kernwaarden: humaniteit, bescheidenheid, integriteit en excellence. SCOPE EN VERANTWOORDELIJKHEDEN Deze ethiekcode (de 'code') beschrijft de gedragsnormen waarvoor onze medewerkers verantwoordelijk zijn bij al hun activiteiten en interacties op het werk bij Timberland. Wij eisen naleving van deze normen om vele redenen: naleving van de wet; bescherming van onze goede reputatie, maar vooral omdat Timberland zich altijd heeft laten leiden door een waardesysteem dat de nadruk legt op integriteit en vertrouwen op alle niveaus van de organisatie. Er zij twee algemene beginselen waardoor u zich moet laten leiden wanneer u wordt geconfronteerd met ethische kwesties. Niets doen wat in strijd is met de wet of waardoor de integriteit van de onderneming in twijfel kan worden getrokken; Een ethisch probleem of uw bezorgdheid niet verbergen of negeren. Deze code geeft een samenvatting van specifieke wetten die de medewerkers moeten naleven en de algemene stelregels voor het nemen van ethische beslissingen. Het is niet mogelijk en ook niet de bedoeling om in te gaan op elke specifieke situatie. Deze code geldt voor The Timberland Company en alle dochterondernemingen overal ter wereld (gezamenlijk 'Timberland' of de 'onderneming' of 'wij' of 'onze'). De code is van toepassing op alle medewerkers van de onderneming, voltijds, deeltijds, gewone en tijdelijke, en leden van de raad van bestuur van de onderneming ('bestuurders'). De code legt dezelfde verplichtingen op aan bestuurders en medewerkers en wanneer wordt verwezen naar de verplichtingen van 'medewerkers' zijn dit ook verplichtingen van bestuurders. Alle nieuwe medewerkers moeten deze ethiekcode ondertekenen en zich verbinden om deze na te leven als arbeidsvoorwaarde en alle medewerkers dienen jaarlijks te verklaren dat zij de code naleven. Bovendien verwachten wij van onze leveranciers, verkopers, contractanten, zakenpartners en andere vertegenwoordigers die werk uitvoeren ten behoeve van Timberland dat zij onze normen delen en op wettelijke en ethische wijze werken. Alle managers zijn ervoor verantwoordelijk te verzekeren dat hun medewerkers toegang hebben tot en vertrouwd zijn met deze code. Wij moedigen dialoog tussen werknemers en hun managers aan om iedereen op de hoogte te stellen van situaties waaruit ethische kwesties kunnen voortkomen en om aanvaardbare wijzen te vinden om met deze situaties om te gaan. Van alle medewerkers wordt verwacht dat zij bij hun werk deze code naleven en vermoede overtredingen onmiddellijk melden. Iedere medewerker die vragen heeft over de ethiekcode wordt dringend 1

6 verzocht advies te vragen aan een medeweker van de personeelsafdeling of de juridische afdeling van Timberland. De verantwoordelijkheid voor naleving van de ethiekcode ligt bij alle medewerkers; toezicht op naleving berust bij de juridische afdeling, de personeelsafdeling en de afdeling Interne controle. NALEVING VAN DE WET GEDRAGSNORMEN We zijn allen verantwoordelijk voor het naleven van de letter en de geest van alle wetten en voorschriften van elk land waarin de onderneming zaken doet, met inbegrip van alle wetten betreffende arbeidsrecht, licenties, distributie, corruptiebestrijding, antitrust, belasting, gelijke werkgelegenheid, arbeidsvoorwaarden, effecten, bankieren, valuta, milieu, gezondheid en veiligheid. Er wordt niet noodzakelijkerwijs van de medewerkers verwacht dat ze de details van elk van deze wetten precies kennen. Het is wel belangrijk dat ze kunnen bepalen wanneer zich een mogelijke kwestie voordoet, zodat ze advies kunnen vragen bij de juiste bron, zoals de juridische afdeling. Geen enkele medewerker is gemachtigd een wet te overtreden of een andere medewerker of iemand anders opdracht te geven de wet te overtreden uit naam van de onderneming. Als een medewerker zich afvraagt of een buitenlandse wet mogelijk in strijd is met een Amerikaanse wet, dient hij of zij dit te bespreken met de juridisch adviseur van Timberland alvorens iets te ondernemen. Als de plaatselijke wettelijke vereisten minder streng zijn dan het beleid van de onderneming, moeten de medewerkers het beleid van de onderneming volgen. In de volgende paragrafen vindt u specifieke informatie over bepaalde soorten wetten. Effectenwetten De medewerkers mogen aandelen van de onderneming niet verhandelen (of zelfs maar transacties erin aanbevelen) terwijl ze in het bezit zijn van inside-information. Deze praktijk, 'insidertrading', is het kopen of verkopen van een effect terwijl men in het bezit is van relevante, niet-openbare informatie over de emittent van het effect. Deze informatie omvat bijvoorbeeld relevante, niet-openbare informatie over de winst of andere financiële resultaten van de onderneming, financiële prognoses, aanzienlijke toeof afname van zakelijke activiteiten, of belangrijke ontwikkelingen op het gebied van financiering of zakendoen. De effectenwetten verbieden ook 'tips', het geven van dergelijke informatie aan iemand (ook familie en vrienden) die op grond hiervan effecten zou kunnen kopen of verkopen. In geval van twijfel moet ervan worden uitgegaan dat informatie verkregen als medewerker van de onderneming relevant en niet-openbaar is. Timberlands beleid betreffende insidertrading geeft meer details en geldt voor alle medewerkers. Het is bedoeld om ongepast gedrag of zelfs maar de schijn van ongepast gedrag door medewerkers te voorkomen. 2

7 Antitrustwetten De meeste landen kennen 'antitrustwetten' of 'concurrentiewetten' die bedoeld zijn om de consumenten te beschermen en vrije en eerlijke concurrentie aan te moedigen. Deze wetten variëren van land tot land maar verbieden gewoonlijk bepaald gedrag in verband met interacties van een bedrijf met concurrenten, klanten of leveranciers op de markt. Dit gedrag omvat activiteiten zoals het maken van afspraken met concurrenten over prijzen of markten, of het maken van afspraken met klanten over detailhandelprijzen van de producten van een bedrijf. Timberland eist naleving van wetten betreffende eerlijke concurrentie. Omdat deze wetten vaak zeer complex zijn, moet een medewerker contact opnemen met de juridische afdeling met vragen over specifieke praktijken of vereisten. Anticorruptiewetten/omkoping Omkoping, corruptie en andere onethische zakelijke praktijken worden door Timberland niet getolereerd of toegestaan. Omkopen is niet alleen in veel rechtsgebieden in strijd met de wet, maar ook met onze kernovertuiging dat we met de hoogste integriteit zullen handelen. Omkopen kan gebeuren met geld, geschenken, gastvrijheid, onkosten, wederzijdse gunsten, politieke of liefdadige bijdragen, of directe of indirecte voordelen of vergoedingen. Omkopen, hetzij rechtstreeks of indirect via derden of op andere wijze, is onder geen enkele omstandigheid toegestaan. Omkopen van ambtenaren is verboden door Timberlands anticorruptiebeleid en is illegaal volgens de wetten van de meeste landen waar wij zaken doen. Het is in strijd met deze wetten om iets van waarde te geven aan buitenlandse overheidsfunctionarissen, buitenlandse politieke partijen, partijfunctionarissen, executives en werknemers van bedrijven die eigendom zijn van of gerund worden door de overheid, iedereen die handelt uit naam van een van deze functionarissen of kandidaten voor politieke functies met het doel transacties voor de onderneming te bemachtigen of te behouden. De straffen voor niet-naleving van deze wetten kunnen aanzienlijke boetes voor particulieren en bedrijven zijn. Timberlands anticorruptiebeleid verbiedt ook het aanbieden van iets van waarde aan personen in de privésector om een ongepast zakelijk voordeel te verkrijgen. Timberlands anticorruptiebeleid geeft meer details en is van toepassing op alle vestigingen van Timberland overal ter wereld, en alle medewerkers van Timberland. Het geldt ook voor iedereen die werk ten behoeve van Timberland uitvoert. STREVEN NAAR EEN RESPECTVOLLE EN VERANTWOORDELIJKE GEMEENSCHAP Timberland gelooft dat ons bedrijf model kan staan voor handel en rechtvaardigheid. Om dit model op te bouwen en te handhaven, moeten we ervoor zorgen dat onze gemeenschap sterk en respectvol is en de normen van eerlijkheid, loyaliteit, betrouwbaarheid, eerlijkheid, zorg voor anderen en aansprakelijkheid weerspiegelt. 3

8 Discriminatie en intimidatie Timberland gelooft dat onze diversiteit ons helpt vernieuwing en excellence te bevorderen en dat onze medewerkers de beste prestaties leveren in een omgeving zonder discriminatie en intimidatie. Daarom is Timberland een werkgever die gelijke kansen voor iedereen nastreeft, met een beleid van non-discriminatie op het werk. Ook streeft de onderneming ernaar een respectvolle werkplek te handhaven waar geen intimidatie wordt getolereerd. Timberland verbiedt dus discriminatie of intimidatie op basis van ras, huidskleur, leeftijd, geslacht, godsdienst, land van herkomst, handicap, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, status als oorlogsveteraan/militair, genetische informatie of welke andere basis dan ook die bij de wet zijn verboden. Timberlands beleid wat betreft gelijke kansen voor iedereen en haar antiintimidatiebeleid geven meer details voor de medewerkers, zoals een effectief klachtenproces om kwesties onder de aandacht van de onderneming te brengen. Behandeling van anderen Wij verwachten van alle medewerkers dat ze met iedereen ethisch omgaan en iedereen behandelen met respect, beleefdheid, waardigheid en billijkheid, wie het ook betreft: zakenpartners, consumenten, intern personeel van Timberland of concurrenten. Het is ons beleid nadruk te leggen op de voortreffelijkheid van onze eigen producten of ideeën en geen kritiek uit te oefenen op die van onze concurrenten. Niemand mag geringschattende opmerkingen maken over een concurrent of diens product, of anderen benadelen door manipulatie, verhulling, misbruik van geheime informatie, verkeerde voorstelling van relevante feiten of andere oneerlijke praktijken. Gezondheid en veiligheid Timberland legt zich erop toe een veilige en gezonde werkomgeving voor onze medewerkers te verschaffen. Bovendien streven we ernaar innovatieve producten te maken die voldoen aan alle toepasselijke wetten betreffende productveiligheid. De medewerkers moeten alle wetten en voorschriften betreffende veiligheid en gezondheid naleven en ongelukken, letsel en onveilige praktijken of omstandigheden onmiddellijk melden. Milieuleiderschap Timberland is toegewijd aan het buitenleven en we zien het als onze verantwoordelijkheid om onze natuurlijke hulpbronnen te beschermen. Timberland streeft ernaar onze impact op het milieu te verminderen en de gemeenschappen waar we wonen en werken te verbeteren. De onderneming vereist naleving van alle toepasselijke milieuwetten en -voorschriften. Bovendien wordt op alle medewerkers beroep gedaan om de ontwikkeling van duurzame producten te steunen en in hun eigen leven maatregelen te nemen om onze planeet te beschermen. 4

9 Bedrijfsgedragscode Timberland doet zijn best om zakenpartners te kiezen die onze overtuiging delen dat alle medewerkers moeten werken in een billijke, veilige omgeving zonder discriminatie. Daarom heeft Timberland een gedragscode opgesteld die voorschrijft dat de onderneming actief en regelmatig onze zakenpartners, agenten, licentienemers en distributeurs dient te controleren om ervoor te zorgen dat deze beginselen worden nageleefd. Ons beoordelingsproces omvat de controle van werknemersrechten, werkplekomstandigheden en milieubescherming. Vertrouwelijke informatie De medewerkers mogen vertrouwelijke informatie niet bespreken of op andere wijze delen met iemand buiten de onderneming, met inbegrip van oud-werknemers. Vertrouwelijke informatie kan bestaan uit (zonder daartoe beperkt te zijn) financiële informatie, systemen, ondernemingsplannen, processen, procedures, onderzoek en ontwikkeling, klanten- en leverancierslijsten, marketingplannen, intellectuele eigendom of andere soortgelijke informatie die Timberland beschouwt en behandelt als vertrouwelijk. Vertrouwelijke informatie kan ook vergelijkbare informatie zijn die Timberland heeft ontvangen, of kan ontvangen, van klanten, leveranciers, consultants, licentiegevers, licentienemers of andere actuele of mogelijke zakenpartners. De medewerkers moeten ervan uitgaan dat alle bedrijfsinformatie vertrouwelijk is totdat ze weten dat deze op de juiste wijze openbaar is gemaakt. De medewerkers mogen vertrouwelijke informatie binnen de onderneming alleen delen op 'moet weten'-basis en mogen vertrouwelijke bedrijfsinformatie niet gebruiken voor persoonlijke winst. Alle medewerkers ondertekenen een vertrouwelijkheids-, concurrentie- en uitvindingsbeding als arbeidsvoorwaarde, dat meer details over vertrouwelijkheidsverplichtingen bevat. In sommige situaties kan het aangewezen zijn om vertrouwelijke informatie aan bepaalde zakenpartners mee te delen. Vóór een dergelijke mededeling moeten de medewerkers de kwestie echter bespreken met hun manager of de juridische afdeling om er zeker van te zijn dat de nodige vertrouwelijkheids- en geheimhoudingsovereenkomsten zijn gesloten. Timberland zet zich er ook voor in de privacy van onze klanten, leveranciers en medewerkers te respecteren en zal alle geschikte maatregelen nemen om ongeoorloofd gebruik of onthulling van deze informatie te voorkomen. Aanvaardbaar gebruik van elektronische communicatiesystemen De elektronische communicatiesystemen van de onderneming moeten worden gebruikt voor werkgerelateerde functies. Persoonlijk gebruik van de systemen moet beperkt blijven en mag geen negatieve invloed hebben op iemands functieverantwoordelijkheden of productiviteit. De werknemers kunnen Timberlands beleid wat betreft het aanvaardbaar gebruik van elektronische communicatiesystemen raadplegen voor verdere informatie. 5

10 NAUWKEURIGE BEDRIJFSDOCUMENTATIE, STUKKEN EN MELDING Timberland moet correcte boekhoudprocedures volgen en nauwkeurige boeken en documentatie opstellen en bijhouden waarin alle activa, passiva en transacties van het bedrijf worden opgetekend om ervoor te zorgen dat de gelden van de onderneming op de juiste wijze worden gebruikt. Naleving van algemeen aanvaarde boekhoudprincipes en vastgestelde interne controles is vereist. Alle bedrijfsdocumentatie, zoals onkostenrekeningen, financiële verslagen, rapporten aan auditors en bedrijfsrapporten moeten voortvarend en eerlijk worden opgesteld. Van alle medewerkers wordt verwacht dat ze zich binnen hun functiegebied aan deze procedures houden. Als een medewerker zich bewust wordt van een ongepaste transactie of boekhoudpraktijk, of het geven of ontvangen van een verdachte betaling, moet deze medewerker dit onmiddellijk aan zijn of haar manager melden of in overeenstemming met de hieronder beschreven meldprocedures. Bovendien wordt van alle medewerkers verwacht dat zij volledige medewerking verlenen bij verzoeken om informatie van de onafhankelijke en interne auditors van de onderneming. BELANGENVERSTRENGELING Er is sprake van belangenverstrengeling wanneer een medewerker zijn of haar functie gebruikt voor persoonlijke winst of wanneer het persoonlijk belang van de medewerker in strijd is met het belang van de onderneming. Belangenverstrengeling is iedere situatie die het vermogen van een medewerker om gegronde, objectieve beslissingen voor de onderneming te nemen beperkt, en kan bestaan ongeacht of het oordeelsvermogen van deze persoon inderdaad is beïnvloed. Het belang van de naaste familie van een medewerker wordt beschouwd als het belang van de medewerker zelf. De medewerkers moeten iedere handeling of relatie vermijden die kan worden beschouwd als mogelijke belangenverstrengeling tussen henzelf en de onderneming. Wanneer het schijnt dat er sprake is van een mogelijke belangenverstrengeling, moet de medewerker de details aan zijn of haar manager melden voor evaluatie. Managers worden aangemoedigd belangrijke kwesties onder de aandacht van de juridisch adviseur te brengen voor verdere evaluatie. Voorbeelden van gebieden waar belangenverstrengeling kan ontstaan worden in de volgende paragrafen beschreven. Geschenken en entertainment Alle zakengeschenken, gastvrijheid, zakelijk entertainment en reiskosten moeten voldoen aan deze code en het anticorruptiebeleid van Timberland. De medewerkers mogen geen geschenken of gunsten accepteren of geven als dit door anderen redelijkerwijs kan worden geïnterpreteerd als mogelijke beïnvloeding van het oordeelsvermogen van de medewerker. Timberland erkent dat het geven en accepteren van geschenken, entertainment en gastvrijheid deel kan uitmaken van normale zakenrelaties. Deze praktijk kan aanzienlijk variëren tussen de diverse geografische locaties waar Timberland zaken doet. Ongeacht de plaatselijke wetten en gebruiken kunnen geschenken en gastvrijheid soms leiden tot de suggestie dat ongepaste invloed is uitgeoefend hetzij op of door 6

11 Timberland. In sommige gevallen kan het geven en/of ontvangen van geschenken en entertainment worden geïnterpreteerd als omkopen. Geschenken of gunsten van meer dan symbolische waarde (gewoonlijk van 100 USD of meer) mogen niet worden geaccepteerd van of gegeven aan iemand die een zakenrelatie met de onderneming heeft of probeert te krijgen tenzij dit specifiek is goedgekeurd door de juridisch adviseur of Chief Financial Officer van Timberland. Iedere medewerker aan wie een geschenk van meer dan symbolische waarde wordt aangeboden dat waarschijnlijk is bedoeld om het zakelijk oordeel of gedrag van de medewerker te beïnvloeden, moet dit aan de juridisch adviseur of de Chief Financial Officer melden. Normaal zakelijk entertainment, zoals lunch, diner, theater, een sportwedstrijd en soortgelijke activiteiten kan geschikt zijn als dit van redelijke waarde is, en plaatsvindt in de loop van een bijeenkomst waarbij bona fide zakelijke discussies worden gevoerd of als het betere zakenrelaties bevordert. Al dit soort entertainment moet door de medewerker aan zijn of haar manager worden gemeld (van te voren, indien mogelijk). Managers die bezorgd zijn of vragen hebben over de aard van het zakelijke entertainment moeten advies inwinnen bij de juridisch adviseur of de Chief Financial Officer. Het geven van zakelijke geschenken, gastvrijheid en zakelijk entertainment aan buitenlandse ambtenaren is verboden. Externe banen De medewerkers mogen geen externe banen aannemen, met inbegrip van zelfstandig werk, zonder hun manager hiervan van tevoren op de hoogte te stellen. Een medewerker mag nooit werken voor of betaling ontvangen van een leverancier, klant of concurrent. Externe banen mogen geen nadelige invloed hebben op de functies of taken van een medewerker voor de onderneming en geen gebruik maken van medewerkers of middelen van de onderneming. Het vertrouwelijkheids-, concurrentie- en uitvindingsbeding, dat alle medewerkers ondertekenen als arbeidsvoorwaarde, geeft meer details over nonconcurrentie. Het is de medewerkers verboden zakelijke kansen voor zichzelf te nemen die zich voordoen door gebruik van bedrijfseigendommen, -informatie of functie. Familieleden De medewerkers mogen geen leiding geven aan of invloed hebben op het in dienst nemen, de functie-evaluatie of het salaris van een familielid, partner of iemand met wie de medewerker een relatie heeft. De medewerkers mogen geen zaken doen uit naam van de onderneming met een familielid van de medewerker of een zakelijke organisatie waar een familielid van de medewerker eigenaar of manager is of een andere belangrijke functie heeft, zonder voorafgaande goedkeuring door de juridisch adviseur. 7

12 Persoonlijke investeringen De medewerkers mogen geen financieel belang hebben in een bedrijf dat een concurrent is of dat zaken met de onderneming doet of wil doen, tenzij de juridisch adviseur hiervoor eerst toestemming heeft gegeven. Eigendom van beursgenoteerde effecten met een marktwaarde van minder dan USD wordt niet geacht in strijd met dit beleid te zijn. BETROKKENHEID BIJ DE GEMEENSCHAP Timberland moedigt de medewerkers aan zich in hun gemeenschap uit te spreken over kwesties die belangrijk voor hen zijn en hun burgerrechten en verantwoordelijkheden uit te oefenen, met inbegrip van betrokkenheid bij het politieke proces. Politieke bijdragen Timberland geeft geen bijdragen, direct of indirect, aan een politieke partij of kandidaat, in welk land dan ook, ook al zijn dergelijke bijdragen in het betreffende land wettelijk geoorloofd. We willen onze medewerkers niet aanmoedigen maar hen er ook niet van weerhouden persoonlijk financiële steun of diensten aan een binnen- of buitenlandse politieke kandidaat, partij of doel te geven. De medewerkers mogen echter onder geen enkele omstandigheid gelden of middelen van de onderneming gebruiken als politieke donaties of steun en mogen geen druk op anderen uitoefenen om politieke bijdragen te geven. Standpunt over kwesties Het staat de medewerkers vrij hun mening over iedere kwestie te uiten. Alle verzoeken om uit naam van de organisatie te spreken, moeten echter worden verwezen naar de afdeling Bedrijfscommunicatie. Als een medewerker het oneens is met het standpunt van de onderneming over een kwestie, staat het hem of haar vrij te weigeren commentaar te geven. Anders dient de medewerker duidelijk te maken dat hij of zij als particulier spreekt en niet als medewerker van Timberland. Dit is vooral belangrijk als de functie van de medewerker bij Timberland zodanig is dat kan worden verondersteld dat hij of zij een woordvoerder van de onderneming is. De zich snel uitbreidende wereld van sociale media is een belangrijke communicatietool aan het worden, maar de medewerkers moeten op verantwoordelijke wijze van deze media gebruikmaken. Alle informatie die door de medewerkers wordt gedeeld, moet voldoen aan het bedrijfsbeleid betreffende vertrouwelijkheid, bekendmaking en andere beleidsregels. 8

13 ZEG HET! UW BEZORGDHEID UITEN Van alle medewerkers wordt verwacht dat ze vermoede overtredingen van deze ethiekcode of van de wet onmiddellijk melden, ongeacht de identiteit of functie van de betrokken medewerker(s). Nalaten overtredingen van de code te melden kan leiden tot disciplinaire maatregelen tegen degenen die geen melding doen. Melding Een direct gesprek met uw manager of een medewerker van de personeelsafdeling over een kwestie is vaak de efficiëntste manier om uw bezorgdheid te uiten. Andere beschikbare meldingsmogelijkheden zijn de juridische afdeling en de integriteitslijn van de onderneming, die anonieme meldingen, via een onafhankelijk bedrijf, 24 uur per dag mogelijk maakt. Contactinformatie vindt u in de bijlage bij dit beleid. Onderzoek De commissie voor integriteit en ethiek (IEC), die bestaat uit medewerkers van de personeelsafdeling, de juridische afdeling en de afdeling Interne audit, houdt toezicht op alle meldingen die via de integriteitslijn zijn gedaan en andere belangrijke kwesties die via het management zijn gemeld. De IEC neemt de verzamelde feiten door en zorgt dat elke melding op de juiste wijze wordt opgelost. Specifieke informatie over onderzoek is vertrouwelijk, maar de melder kan vragen stellen over de status van het onderzoek, of het actief of afgesloten is. Meldingen die zijn gedaan via de integriteitslijn van de onderneming kunnen vertrouwelijk zijn. Bij meldingen die op andere wijze zijn gedaan, wordt de identiteit van de melder en de deelnemers aan het onderzoek zoveel mogelijk vertrouwelijk gehouden. Alle medewerkers die betrokken zijn bij onderzoek zijn verplicht in het belang van de onderneming te handelen. Bescherming tegen represailles Represailles in welke vorm dan ook tegen iemand die te goeder trouw een overtreding van deze code meldt, ook al berust de melding op een vergissing, is verboden. Ook zijn represailles tegen iemand die helpt bij het onderzoek van een gemelde overtreding verboden. Bezorgdheid over represailles moet onmiddellijk worden gemeld aan de juridisch adviseur van de onderneming of een medewerker van de personeelsafdeling. VRIJSTELLINGEN EN WIJZIGINGEN Vrijstelling van de bepalingen van deze code voor functionarissen of bestuurders van de onderneming mag alleen worden gegeven door de raad van bestuur van de onderneming en zal onmiddellijk worden bekendgemaakt aan de aandeelhouders van de onderneming. Vrijstelling van de bepalingen van deze code voor andere medewerkers mag uitsluitend worden gegeven 9

14 door de juridisch adviseur. Wijzigingen en herzieningen van deze code moeten worden goedgekeurd door de raad van bestuur. OVERTREDINGEN Overtredingen van de code kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen tot en met ontslag. 10

15 BIJLAGE BIJBEHORENDE BRONNEN Anticorruptie Gedragscode Aanvaardbaar gebruik van elektronische communicatiesystemen Vertrouwelijkheids- geheimhoudings- en uitvindingsbeding Gelijke kansen op het werk Insidertrading Anti-intimidatie Reisbeleid CONTACTPERSONEN Juridisch adviseur/juridische afdeling Danette Wineberg Chief Financial Officer Carrie Teffner Interne audit Ginny Karwowski Personeelsafdeling Neem contact op met de manager van de personeelsafdeling HR Direct (US) Bedrijfscommunicatie Robin Giampa Onderzoek op de werkplek Alfredo Guilfuchi

16 Integrity Line Via de integriteitslijn, die wordt beheerd door een onafhankelijk bedrijf, kunnen de medewerkers hun bezorgdheid uiten in hun moedertaal, 24 uur per dag, 7 dagen per week, via een website of gratis telefoonnummer. Internationale nummers kunnen worden gewijzigd. Als het onderstaande nummer niet werkt, kunt u naar de website ( gaan voor de laatste toegangsnummers. Website: Land Direct telefoonnummer Oostenrijk Canada China (Zuid) China (Noord) Dominicaanse republiek Frankrijk zie opmerking Duitsland zie opmerking Hongkong India Italië Japan Japan Maleisië Nederland Singapore Spanje Zwitserland Taiwan Thailand Verenigd Koninkrijk Verenigde Staten Vietnam Opmerking: Wegens de plaatselijke wetten in Frankrijk en Duitsland kan de integriteitslijn alleen meldingen accepteren over financiële, boekhoud- en auditkwesties, of beschuldigingen van omkoping. Alle andere kwesties moeten rechtstreeks aan het plaatselijke management of de personeelsafdeling worden gemeld. 12