TRENDRAPPORT TOPMANAGEMENT EN IT 2005

Transcriptie

1 TRENDRAPPORT TOPMANAGEMENT EN IT 2005

2 Colofon Auteur: Jac Gianotten Eindredactie en productiecoördinatie: Barbara van Groen Opmaak en omslagontwerp: Louise Stavast (Hilversum) Drukwerk: Hoonte Bosch & Keuning (Utrecht) Trendrapport Topmanagement en IT 2005, ISBN Trefwoorden: e-business, e-commerce, informatietechnologie, internet, ICT, IT, strategie, topmanagement Copyright Giarte Media Group B.V., Amsterdam, maart 2005 All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted, in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise without the prior written permission of the copyright holder. Het kennisplatform Topmanagement en IT Onderzoekscommunity Digital Boardroom Giarte Media Group B.V. Sarphatistraat AV Amsterdam telefoon fax info@giarte.com

3 TRENDRAPPORT TOPMANAGEMENT EN IT 2005 De toekomst van IT binnen Nederlandse organisaties

4

5 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Voorwoord 7 Executive summary 9 Onderzoeksopzet Inleiding Langetermijndoelstellingen Veranderingen en kostenbesparingen Methoden om kosten te besparen Besparen op software Prioriteiten IT-organisatie Budgetten en bezuinigingen Investeringen in applicatieve projecten Investeringen in infrastructurele projecten 30 Definities 32

6 Trendrapport Topmanagement en IT

7 Voorwoord Voorwoord De afgelopen jaren zat IT in de hoek waar de klappen vielen. Kritiek op het rendement van investeringen en de hoge kosten waren aanleiding om flink op de rem te trappen. De economische tegenwind versterkte de roep om minder aan IT te besteden. Meer doen met minder was het devies. In veel ondernemingen zijn de kosten verlaagd en flexibel gemaakt. De tijden dat de uitgaven voor het grootste deel bestonden uit vooral vaste kosten zijn voorbij. De technologie maakt het mogelijk te consolideren en beheerkosten drastisch te verlagen. Ook nieuwe investeringen leveren meer op. Scherpe focus op de businesscase, betere rendementsberekeningen en minder alles-of-niets-projecten hebben voor een betere succesratio gezorgd. Toch blijft het een precair samenspel tussen snel veranderende technologieën en een business die onophoudelijk nieuwe eisen stelt. De komende jaren spitst de strijd zich toe op twee fronten; daar waar mogelijk de kosten nog verder verlagen door slimme investeringen én kijken hoe de business nog meer kan profiteren van IT om nieuwe omzetten en nieuwe winsten te realiseren. De business verwacht veel, maar is IT klaar voor het ondersteunen van de groei van de business? Een topman van een grote bank stelde dat zijn business tegen IT roept nu eens op te houden met het nastreven van besparingen. Lagere kosten zijn een randvoorwaarde, maar je wint er de oorlog niet mee. De komende jaren wordt het voor IT nog spannender dan de afgelopen jaren. IT wordt echter in veel gevallen minder defensief ingericht om samen met de business de concurrentiestrijd aan te gaan. De time to market en de time to change worden de crux voor de business. Het downsizen zal doorgaan, waardoor outsourcing blijft groeien. De kwaliteit van de achtergebleven organisatie moet echter omhoog. Lean and mean wil niet alleen zeggen dat je kleiner bent, maar ook slagvaardiger om de business te volgen. Er is tegenwoordig weer geld voor goede plannen, mits de slagingskans groot genoeg is. Dat sterkt de aanname dat er meer in IT zal worden geïnvesteerd. Voor het zesde jaar heeft het platform Topmanagement en IT het trendonderzoek georganiseerd onder de hoogste besluitvormers over de wijze waarop hun euro s aan IT worden gespendeerd. Dankzij ons hechte netwerk kunnen we de trends over de jaren volgen. Deze trends zijn niet afkomstig uit een marketingmachine, maar komen direct voort uit de ervaringen en plannen van topmanagers. Ik hoop dat u uw eigen aannames en kennis kunt spiegelen aan de uitkomsten van dit rapport. Amsterdam, maart 2005 Marco Gianotten Managing Director Platform Topmanagement en IT Giarte Research 7

8 Trendrapport Topmanagement en IT

9 Executive summary Executive summary De afgelopen jaren zijn gekenmerkt door een nieuwe zakelijkheid ten aanzien van IT. De opdracht voor de meeste IT-organisaties luidde: verlaag de kosten en verhoog de efficiency. De vooruitzichten voor menig bedrijf zijn het afgelopen jaar rooskleuriger geworden. De economie lijkt uit het diepste dal te klimmen en de winsten gaan omhoog. Bedrijven kijken voorzichtig weer naar de toekomst. Ten aanzien van IT zijn er dus veranderingen te zien. Het aantal maatregelen dat wordt opgelegd aan projecten om kosten te beheersen wordt langzaamaan minder en er ontstaat ruimte voor nieuwe initiatieven. Na jarenlang de bestaande investeringen in infrastructuur en applicaties intensief te hebben benut, wordt hierin nu geleidelijk weer geïnvesteerd. Het faciliteren van verbeterde dienstverlening aan klanten en het mogelijk maken van groei, zijn belangrijke doelstellingen van het topmanagement. Hoewel de focus geleidelijk wordt verlegd, betekent dit niet dat er meer geld beschikbaar komt voor de IT-organisatie. Gemiddeld is het IT-budget in 2005 een half procent lager dan in Geld voor nieuwe initiatieven moet worden gehaald uit het verder terugdringen van operationele kosten. De bestaande IT kan nog steeds veel efficiënter. De potentiële besparingen zijn volgens de respondenten substantieel. In meer dan de helft van de bedrijven kan op middellange termijn nog minimaal 5 procent worden bespaard. In de gemiddelde hoogte van het IT-budget zit weliswaar nauwelijks beweging, de verschuivingen binnen het IT-budget zijn groot. Al enkele jaren is de trend een verschuiving van de middelen naar standaard pakketsoftware, systeem integratie en outsourcing. Dit gaat ten koste van de bestedingen aan maatwerksoftware, detachering en eigen IT-personeel. Deze trend zet zich voort. Nederlandse bedrijven kijken steeds vaker naar externe leveranciers en het uitbesteden van informatievoorziening blijft winnen aan populariteit. Vooral bij het ontstaan van nieuwe vraag naar informatievoorziening, kijken klanten naar outsourcing als alternatief. Een eventuele opleving zal de komende jaren voornamelijk ten goede komen aan outsourceleveranciers. De focus op externe leveranciers heeft ook gevolgen voor de interne IT-afdeling. Het merendeel van de deelnemers aan het onderzoek verwacht dat IT-organisaties de komende jaren verder zullen inkrimpen. Ook zal er intern nog het nodige aan de IT-organisatie worden veranderd. Ondanks de vele reorganisaties van de afgelopen jaren, geeft het merendeel van de bedrijven aan dat ze nog lang niet uitveranderd zijn en middenin het veranderingsproces zitten. Een kwart van de ondernemingen zegt zelfs dat de grootste veranderingen nog moeten komen. 9

10 Trendrapport Topmanagement en IT 2005 De belangrijkste middelen om de kosten te verlagen zijn nog steeds standaardisatie en consolidatie. De afgelopen jaren is al veel winst behaald met het consolideren van hardware en het standaardiseren van processen en software. Dit is een proces dat de komende jaren wordt gecontinueerd. Ook centralisatie is een belangrijk onderdeel van de strategie om de operationele kosten verder te verlagen. De afgelopen jaren betekende centralisatie veelal het centraal controleren of sturen van projecten. Deze aanpak wordt losgelaten en centralisatie heeft nu voornamelijk betrekking op het centraal inkopen van IT-diensten en het centraliseren van IT-dienstverlening, bijvoorbeeld via shared service centers. Nu bedrijven er over het algemeen wat beter voorstaan dan de afgelopen jaren, is er meer ruimte om eenmalige investeringen te doen met als doel de operationele kosten te verlagen. Dit is ook een belangrijke reden voor bedrijven om meer dan voorgaande jaren te investeren in infrastructuur. Met het updaten van de infrastructuur kunnen de kosten worden teruggebracht, maar wordt ook een investering gedaan in het creëren van een omgeving waarin beter kan worden gereageerd op de eisen van de business. Een opvallende uitkomst is dat ondanks de grote aandacht voor het verplaatsen van werkzaamheden naar lagelonenlanden dit slechts voor weinig bedrijven een optie is om de kosten van de IT-voorziening verder te verlagen. Alleen heel grote bedrijven hebben de schaalgrootte om te profiteren van de voordelen van offshoring. Dit wil niet zeggen dat er geen werk wordt verplaatst naar goedkopere landen. Kleinere bedrijven kunnen de voordelen van offshore realiseren via hun traditionele IT-leveranciers die bijna allemaal ontwikkelcentra in lagelonenlanden exploiteren. 10

11 Onderzoeksopzet Onderzoeksopzet Jaarlijks verricht het kennisplatform Topmanagement en IT een onderzoek naar de strategische IT-ontwikkelingen in Nederland. In januari 2005 is voor de zesde achtereenvolgende keer dit trendonderzoek verricht onder IT-beslissers van middelgrote en grote Nederlandse ondernemingen. In totaal hebben dit jaar 206 managers uit 173 verschillende Nederlandse organisaties aan het onderzoek deelgenomen. Waar meerdere personen van dezelfde organisatie hebben deelgenomen is in het onderzoek slechts één respondent meegenomen, te weten degene met het hoogste functieniveau. Het onderzoek is uitgevoerd binnen Digital Boardroom, de besloten onderzoekscommunity van het platform Topmanagement en IT. Via dit forum worden IT-verantwoordelijken van Nederlandse organisaties periodiek benaderd om online feedback te geven over strategische IT-issues. Geen enkel onderzoek naar IT-ontwikkelingen in Nederland kent zo n hoogstaande respondentengroep. Deze groep stelt ons in staat belangrijke strategische ontwikkelingen en fundamentele verschuivingen in vraag en behoeften te onderkennen. Het merendeel van de respondenten aan het onderzoek heeft een hoge IT-functie: vier op de vijf deelnemers is CIO of behoort tot het hoger IT-management. De overige respondenten maken deel uit van ander IT-management (voornamelijk gespecialiseerde managers zoals e-business of sourcing managers) en overig hoger en topmanagement (CEO, CFO, COO, CPO). Het onderzoek richt zich op de middelgrote en grote ondernemingen in Nederland. Circa tweederde (64 procent) van de respondenten is werkzaam binnen organisaties met meer dan werknemers. De verdeling in branches van de respondentengroep vormt een goede afspiegeling van het totaal aan IT-bestedingen in Nederland. In Nederland zijn de industrie en de financiële sector de grootste investeerders in informatietechnologie in absolute termen. Figuur I Functie 2% 9% 6% 4% 50% CIO Hoger IT-management Overig IT-management Topmanagement (CEO, CFO, COO, CPO) Overig hoger management 29% Overig 11

12 Trendrapport Topmanagement en IT 2005 Figuur II Omvang organisatie 4% 22% 17% Minder dan 100 werknemers werknemers werknemers 16% 15% werknemers werknemers meer dan werknemers 26% Figuur III Branche Industrie 8% 5% 5% 28% Financiële dienstverlening Handel (retail en groothandel) Zakelijke dienstverlening 11% Transport en logistiek 3% 3% 11% 9% 17% Telecom (Semi-)overheid Onderwijs Zorg Overig 12

13 Inleiding 1. Inleiding Jaarlijks verricht het kennisplatform Topmanagement en IT onderzoek naar ontwikkelingen in de IT-strategie bij grote Nederlandse organisaties. Naast de standaardvragen om te zien hoe budgetten en prioriteiten verschuiven, wordt elk jaar een aantal thema s uitgelicht. Dit jaar hebben we vooral gekeken naar de toekomst van de IT-organisatie op de lange termijn. De afgelopen jaren is door zowel IT-managers aan klantzijde als de IT-industrie met smart gewacht op betere tijden. Na een lange periode waarin kostenbesparingen bijna het enige motto was van bedrijven in het algemeen en IT-organisaties in het bijzonder, lijken de tekens gunstig. De ergste economische tegenwind is voorbij, de winsten groeien langzaam en bedrijven kijken voorzichtig vooruit om wellicht weer te investeren in de toekomst. Dit wil echter geenszins zeggen dat de happy days van de late jaren negentig terug zijn. Een nieuwe zakelijkheid heeft zijn intrede gedaan bij organisaties en veel overtollig vet is weggesneden. Ook de IT-organisatie moest zich opnieuw bewijzen. Enerzijds stonden er mislukte en te dure projecten op haar conto, anderzijds is de afgelopen jaren de reële dreiging van outsourcing en offshoring erbij gekomen. Er zijn voldoende leveranciers die grote delen van de IT-voorziening willen overnemen. Door meer professionaliteit, betere inkoopkracht of schaalvoordelen kunnen ze goedkoper werken en deze kostenvoordelen gedeeltelijk aan de klant doorgeven. De economie kan wel aantrekken, maar de boom van eind jaren negentig zal niet snel (en misschien wel nooit) terugkomen. Het klimaat is blijvend veranderd en zowel interne als externe leveranciers staan onder druk om te presteren. Het onderzoek is erop gericht om te kijken welke eisen worden gesteld aan IT en hoe IT-organisaties zich de komende jaren gaan of zouden moeten ontwikkelen. Concreet kijken we welke veranderingen we kunnen verwachten en of de verwachtingen nog verder worden aangescherpt. 13

14 Trendrapport Topmanagement en IT Langetermijndoelstellingen In de ogen van de respondenten heeft IT de komende jaren een tweeledige functie. IT moet enerzijds een betere bijdrage leveren aan de efficiency van de onderneming in haar geheel. Anderzijds moet IT de komende jaren ook bijdragen aan innovatie van producten en diensten. De operationele efficiency en de commerciële slagkracht van een onderneming zijn voor een groot deel afhankelijk van informatietechnologie. Vooral deze competenties winnen aan belang en moeten de komende jaren worden verbeterd. Figuur 2.1 Langetermijndoelstellingen voor IT Betere bijdrage van IT aan efficiency onderneming Betere bijdrage van IT aan innovatie Flexibiliseren van de IT-kosten 48% 58% 78% Verlagen van de IT-kosten 36% Verlagen vaste deel van de IT-kosten 27% Verlagen van percentage omzet dat aan IT wordt besteed 14% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Verlagen IT-kosten geen doel op zich Het verlagen van de kosten is in de meeste bedrijven geen doel op zich. Wanneer IT kan bijdragen aan een toenemende efficiency van het gehele bedrijf, worden de investeringen terugverdiend. Belangrijker dan het verlagen van de IT-kosten op zich, is dat ze flexibeler worden. Hiermee wordt bedoeld dat de vaste kosten worden verlaagd en de variabele kosten worden verhoogd. Wanneer de omzet terugloopt, lopen de kosten ook sneller terug. Met deze strategie kunnen bedrijven zich beter wapenen tegen veranderende klantvoorkeuren en fluctuaties in de afzet. 14

15 Veranderingen en kostenbesparingen 3. Veranderingen en kostenbesparingen De positievere vooruitzichten ten spijt lijkt het er niet op dat de IT-organisatie in rustiger vaarwater belandt. Aan alle respondenten is gevraagd in hoeverre de IT-organisatie nog veranderingen staat te wachten. Slechts een klein deel geeft aan dat de grootste veranderingen achter de rug zijn. Het overgrote deel van de bedrijven zit nog middenin het veranderingsproces. Figuur 3.1 Veranderingen IT-organisatie 1% 4% 11% 25% 59% Wij zijn zo ongeveer wel uitveranderd Wij zitten middenin het veranderingsproces De grootste veranderingen liggen nog voor ons Afgelopen jaren is bijna niets veranderd Anders Een kwart van alle bedrijven geeft zelfs aan dat de grootste veranderingen nog moeten komen. Ondanks alle reorganisaties van de afgelopen jaren en de toegenomen prestatiedruk is het einde niet in zicht. Veel organisaties zijn zich ervan bewust dat verandering een continu proces is en dat ze nooit uitveranderd zijn. Wanneer echter onomwonden wordt aangegeven dat de belangrijkste veranderingen nog moeten plaatsvinden, is het signaal duidelijk dat de inspanningen van de afgelopen tijd niet voldoende zijn geweest. De zucht naar verandering wordt mede gedreven door de potentiële voordelen. Nog altijd is de IT-organisatie onvoldoende lean and mean en zijn de mogelijke kostenbesparingen groot. Bijna de helft van alle ondernemingen geeft aan dat op een termijn van twee jaar de kosten over de gehele linie substantieel kunnen worden verlaagd. Een op de tien ondernemingen zegt zelfs dat de kosten binnen twee jaar met meer dan 20 procent kunnen worden verlaagd. Er is geen verschil met betrekking tot deze uitkomsten tussen kleine en grote bedrijven. Dus of het nu kleine, middelgrote of grote ondernemingen betreft, de IT-kosten kunnen nog met sprongen omlaag. Kosten nog substantieel te verlagen 15

16 Trendrapport Topmanagement en IT 2005 Figuur 3.2 Mogelijke IT-kostenbesparingen op middellange termijn 8% 9% 37% Marginaal (< 5%) Substantieel (circa 5% tot 20%) Zeer groot (> 20%) 46% Geen zicht op Het is wellicht weinig realistisch te denken dat alle besparingen in deze orde van grootte ook volledig worden gerealiseerd, maar de resultaten geven aan dat de gemiddelde topmanager ziet dat er nog veel besparingen te verwezenlijken zijn. Het is dus lonend om extra aandacht te besteden aan het verlagen van de kosten van IT. IT-organisaties worden verder gedownsized Deze ontwikkeling heeft ook gevolgen voor de interne IT-organisatie. De afgelopen jaren is in bijna elke IT-organisatie het mes gezet en zijn de aantallen werknemers vaak drastisch gereduceerd. Er is geen reden om aan te nemen dat deze trend om de interne IT-organisatie af te slanken ten einde komt. Ruim meer dan de helft (57 procent) van de bedrijven in het onderzoek voorziet dat ITorganisaties de komende jaren verder worden gedownsized. Vorig jaar werd dezelfde vraag gesteld en ook toen was dit percentage op exact hetzelfde niveau. Figuur 3.3 Verdere downsizing IT-organisaties 11% 57% Ja Nee 32% Geen zicht op 16

17 Methoden om kosten te besparen Het inkrimpen van IT-organisaties aan de klantzijde is dus geen trend die wordt gevoed door slechte economische omstandigheden, maar een autonome trend. Bedrijven willen meer flexibiliteit en willen meer werk laten uitvoeren door externe leveranciers. Kostenbesparingen zijn hier niet het enige argument. Ook veel bedrijven die op middellange termijn nog slechts marginale besparingen kunnen realiseren, denken dat de omvang van interne IT-organisaties zal afnemen. Wanneer er onder invloed van economische groei en een toegenomen vraag naar nieuwe IT-toepassingen banen worden gecreëerd, zullen deze ontstaan aan leverancierszijde en niet aan de vraagkant. 4. Methoden om kosten te besparen Centralisatie is het sleutelwoord voor bedrijven om de kosten naar beneden te brengen. Gevraagd naar de methoden die worden gehanteerd om de IT-kosten (verder) te verlagen, wordt vooral gekeken naar het centraliseren van interne ITdienstverlening, bijvoorbeeld in shared service centers, en naar centralisatie van de inkoop van IT-diensten. Met het centraliseren van IT-diensten wordt duplicatie van kennis, vaardigheden en soft- en hardware voorkomen en zodoende worden schaal- en kostenvoordelen gerealiseerd. Het zijn met name de grotere bedrijven die gebaat zijn bij centralisatie. Centralisatie sleutel tot nieuwe kostenbesparingen Figuur 4.1 Methoden om IT-kosten (verder) te verlagen Centraliseren IT-dienstverlening Centraliseren inkoop IT-diensten Beter benutten bestaande investeringen Governance voor realiseren standaardisatie Centraliseren projecten Vervangen infrastructuur Migratie naar nieuwe pakketsoftware 45% 42% 42% 38% 36% 53% 53% Reduceren aantal FTE's Leveranciers verder onder druk zetten (Nog meer) IT-dienstverlening uitbesteden Kaasschaaf-methode 20% 19% 31% 30% Uitstellen nieuwe investeringen Verplaatsen werk naar lagelonenlanden 12% 9% Wij doen niets meer om kosten te verlagen 2% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 17

18 Trendrapport Topmanagement en IT 2005 Voor het afdwingen van standaardisatie van processen wordt door menig bedrijf veel verwacht van governance. IT-governance is het geheel van regels, procedures en verantwoordelijkheden om te komen tot een optimale toepassing van IT. Om dubbel werk te voorkomen en om business units te dwingen zich te conformeren aan de centraal geformuleerde standaarden en ze te kunnen controleren, is een duidelijk raamwerk nodig. Standaardisatie is al langere tijd een belangrijk speerpunt van bedrijven om kostenbesparingen te realiseren. In theorie zijn deze gemakkelijk te verwezenlijken, maar de praktijk blijkt behoorlijk weerbarstig. Veel business units hebben het idee dat hun processen uniek zijn en zijn moeilijk te overtuigen om zich te schikken naar de standaard werkwijzen. IT-governance kan een oplossing zijn om standaard werkwijzen af te dwingen. Nagenoeg elke onderneming heeft een aantal programma s lopen om de ITkosten verder omlaag te brengen. Slechts 2 procent van de respondenten in het onderzoek geeft aan dat de eigen organisatie niets doet om de kosten te verlagen. Ook worden duidelijke keuzes gemaakt. De kaasschaafmethode, waarbij elk budget dezelfde procentuele vermindering krijgt opgelegd, wordt slechts bij een beperkt aantal organisaties gehanteerd. Meer ruimte voor structurele oplossingen De wat betere economische situatie heeft wel gevolgen voor de bereidheid om investeringen te doen. Het wordt nu gemakkelijker om te investeren met als doel de kosten te verlagen. Een voorbeeld is de infrastructuur die nu vaak hoge beheerkosten veroorzaakt. Een eenmalige investering kan helpen om de continu terugkerende operationele kosten naar beneden te brengen. Circa twee op de vijf bedrijven geven aan dat zij delen van de infrastructuur vervangen om de operationele kosten te verlagen. Daarentegen zijn er nog slechts enkele bedrijven die aangeven investeringen uit te stellen om de kosten te verlagen. Er is voor bedrijven nu meer ruimte om knellende situaties structureel op te lossen en bij afwegingen de totale kosten op lange termijn in ogenschouw te nemen. Hoewel er in de pers veel aandacht wordt besteed aan offshore development, wordt er door organisaties slechts op beperkte schaal gekeken naar dit instrument. Minder dan één op de tien bedrijven geeft aan IT-werkzaamheden naar lagelonenlanden te verplaatsen omwille van de kosten. Voor kleine bedrijven is het geen alternatief. Offshoring wordt pas aantrekkelijk voor ondernemingen met minimaal circa werknemers. 5. Besparen op software Een van de speerpunten om kosten te besparen is het beter benutten van de bestaande investeringen. Dit geldt niet alleen voor de investeringen in hardware en infrastructuur, maar ook voor de licenties die de bedrijven hebben. Tijdens het hoogtepunt van de internetboom eind jaren negentig zijn er in groten getale licenties gekocht van enterprise-pakketten. Vaak is een groot gedeelte van deze pakketten nooit geïmplementeerd en op de plank blijven liggen (vandaar de soms gebezigde term shelfware). 18

19 Besparen op software Bedrijven hebben geleerd van die periode. Het probleem van shelfware zal tegenwoordig een fractie zijn van vijf jaar geleden, maar dat betekent allerminst dat de licenties efficiënt worden gemanaged. Bij een overgrote meerderheid van de organisaties worden de mogelijkheden om de licentiekosten naar beneden te brengen niet voldoende benut en is er nog veel ruimte om kosten te besparen. Figuur 5.1 Mogelijkheden terugbrengen licentiekosten voldoende benut 4% 31% Ja Nee, kan beter 65% Nee, absoluut onvoldoende Organisaties pakken het probleem echter wel voortvarend aan. Er worden veel maatregelen genomen om de licentiekosten beter te beheersen en naar beneden te brengen. Veel van de oorzaken van onnodig hoge licentiekosten zijn vrij simpel op te lossen. Het grootste probleem is samen te vatten onder de noemer slecht licentiemanagement. Nog steeds zijn er veel onnodige licenties en tweederde van de ondernemingen probeert dan ook de kosten terug te dringen door het elimineren van overbodige licenties die terugkerende onderhoudskosten vergen. Veel overbodige licenties bij bedrijven Figuur 5.2 Methoden terugbrengen licentiekosten Elimineren ongebruikte licenties 68% Centraliseren inkoop software Verhogen controle op licentiekosten Hardware consolideren Samenvoegen software 24% 28% 49% 58% Functionaliteit laten 'afsterven' Migreren naar open source oplossingen Switchen van leverancier(s) Periodieke 'fee' i.p.v. aanschafprijs Software als dienst afnemen (ASP) 18% 18% 14% 11% 11% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 19

20 Trendrapport Topmanagement en IT 2005 Om nieuwe problemen voor te zijn, wordt de inkoop van licenties gecentraliseerd en wordt de controle op licentiekosten verhoogd. De ingezette middelen gaan over het algemeen niet verder dan strak inkopen en het werkelijke gebruik controleren. Het afnemen van software via een ASP-constructie of het migreren naar open source oplossingen spelen een relatief bescheiden rol. De bestaande softwareleveranciers die via de klassieke licentiemodellen hun omzet realiseren, hoeven zich nauwelijks zorgen te maken over grote veranderingen in de markt. Bedrijven zijn vrij honkvast met betrekking tot hun softwareleveranciers. Wens terugbrengen aantal leveranciers De eisen die aan leveranciers in het algemeen worden gesteld, zijn ook aan verandering onderhevig. Tweederde van de ondernemingen zegt het aantal leveranciers te willen beperken. Ook dit kan worden gezien als een uiting van de wens om een meer gestandaardiseerde IT-omgeving te realiseren. Vooral grote bedrijven vinden dit belangrijk. Zeker wanneer bedrijven door overnames met verschillende leveranciers te maken hebben, is het uitfaseren van sommige pakketten een valide optie. Ook wanneer het leveranciers van diensten betreft kan het werken met één partij de gestandaardiseerde uitrol van systemen in verschillende landen vergemakkelijken. Steeds meer dienstverleners positioneren zich dan ook als een partij waarmee klanten wereldwijd zaken kunnen doen. De wens om met minder leveranciers zaken te doen, zal consolidatie van IT-leveranciers verder in de hand werken. Figuur 5.3 Doelstellingen ten aanzien van leveranciers Beperken aantal leveranciers 64% Betaling koppelen aan resultaat Projecten vaker fixed price laten uitvoeren 53% 51% Vaker werken met één hoofdaannemer 19% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Leveranciers zullen ook vaker worden afgerekend op resultaat. Veel bedrijven willen voorspelbare kosten en geven aan projecten vaker tegen fixed price te willen laten uitvoeren of de betaling te willen koppelen aan resultaatverantwoordelijkheid. De druk voor leveranciers om value for money te leveren, is de afgelopen jaren al flink toegenomen. In de nabije toekomst zal deze druk alleen maar groter worden. Schaalgrootte en professionalisering zijn belangrijke instrumenten van leveranciers om het hoofd te bieden aan deze ontwikkeling. 20

21 Prioriteiten IT-organisatie 6. Prioriteiten IT-organisatie Een belangrijke indicatie voor de dynamiek binnen de IT-organisatie zijn de gestelde prioriteiten. De prioriteiten laten zien welke verwachtingen de IT-organisatie moet waarmaken. De ontwikkeling van de prioriteiten over de jaren heen is dan ook een goede graadmeter voor de veranderingen die plaatsvinden binnen de IT-organisatie. De standaardisatie van applicaties en services heeft zoals reeds vele jaren de hoogste prioriteit. Na de ongebreidelde groei van projecten en applicaties eind jaren negentig is er veel tijd en geld gestoken in standaardisatie om zowel de beheer- als onderhoudskosten te verlagen en de flexibiliteit te verhogen. Veel verschillende applicaties en werkwijzen veroorzaken niet alleen hoge kosten, maar ook het aanpassen van processen en werkwijzen wordt bemoeilijkt. Ondanks de jarenlange inspanningen op dit gebied is er nog voldoende ruimte om verdere verbeteringen te realiseren. Nog veel winst mogelijk door standaardisatie Figuur 6.1 Prioriteiten voor IT Standaardisatie van 65% applicaties en services 71% Consolidatie van 46% systemen en platforms 52% Verlagen van de IT-kosten 7% 46% 32% 56% Implementatie 2% 41% van nieuwe systemen 32% Integratie van 1% 36% bestaande systemen 19% 38% Verhogen van de n.v.t. 36% controle op IT-kosten 15% 25% 44% Migratie naar nieuwe n.v.t. 35% systemen en platforms 9% 43% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Ook consolidatie van systemen en platforms heeft een hoge prioriteit en past in min of meer dezelfde categorie als standaardisatie. Een groot aantal verschillende systemen en platforms zorgt voor onnodig veel kosten binnen de organisatie. Voor veel applicaties is in het verleden aparte hardware aangeschaft. Het combineren van verschillende applicaties op een afnemend aantal servers is een relatief eenvoudige manier om niet alleen te besparen op hardware- en licentiekosten, maar ook op de onderhouds- en beheerkosten. 21

22 Trendrapport Topmanagement en IT 2005 Implementatie nieuwe systemen vaker prioriteit De prioriteiten van de gemiddelde IT-organisatie liggen duidelijk bij het realiseren van efficiencyvoordelen. Efficiency en lage kosten zijn nog steeds de aandachtspunten binnen de meeste bedrijven. Het verlagen van de totale IT-kosten is de afgelopen jaren een belangrijk speerpunt geweest en nog steeds is het zaak om goed op de kosten te letten. De nadruk op het verlagen van IT-kosten is in 2005 echter minder groot dan in Vorig jaar had 56 procent van de bedrijven dit als prioriteit, dit jaar is dit gedaald tot 46 procent. Daarentegen is er meer ruimte voor nieuwe initiatieven. Het percentage bedrijven dat implementatie van nieuwe systemen als prioriteit noemt voor het komende jaar, is flink gestegen. De druk op de IT-organisatie om efficiënt te opereren houdt aan, maar bedrijven kijken weer voorzichtig naar de toekomst. Een vergelijkbaar beeld ontstaat wanneer wordt gekeken naar de manier waarop IT-projecten worden aangestuurd. De economische omstandigheden blijken minder vaak aanleiding te zijn om beperkende maatregelen te nemen. Het rendement van investeringen staat nog altijd voorop. Waar kostenbeheersing de afgelopen jaren het doel was, was de return on investment (ROI) het instrument. In de strijd tegen te hoge uitgaven moest van bijna elke investering het rendement worden aangetoond. Alleen op rigoureuze manier kon de bijl aan de wortel van vele uitgaven worden gezet. Figuur 6.2 Verandering projecten door economische omstandigheden Stringenter sturen op ROI van projecten 56% 60% Minder projecten in portfolio 33% 34% Meer centralisatie en/of coördinatie door projectbureau 30% 38% Meer incrementeel werken (opdelen van projecten) 28% 27% Meer 'out-of-the-box' implementaties 7% 28% 24% Sneller beëindigen van niet 2% 18% goed lopende projecten 20% Meer uitbesteden 1% 17% 21% Projecten worden kleiner (tijd en geld) n.v.t. 17% 15% 26% Niet noemenswaardig 2% 12% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%