Gemeente HERSELT Provincie ANTWERPEN Arrondissement TURNHOUT

Transcriptie

1 1 Gemeente HERSELT Provincie ANTWERPEN Arrondissement TURNHOUT NOTULEN UIT DE GEMEENTERAAD ZITTING van 20 oktober 2014 AANWEZIG: Tubbax W. voorzitter van de gemeenteraad Peetermans L. burgemeester Helsen K., Korthout R., Peeters M., Battel G., Van Thielen C. - schepenen Valgaeren E. - schepen met raadgevende stem Luyten F., Van Hove L., Van der Veken M., Verstappen K., Van Reet H., Van Herck J., Bloemmen K., Van den Wouwer M., Colson M., Aerts R., Saliën T., Vangeel M., Hermans G., Van den Bulck I., Keymeulen P. - raadsleden en Vervloessem T. secretaris wnd. VERONTSCHULDIGD: Buts H. Openbare zitting SECRETARIAAT 001 Goedkeuring ontwerpnotulen van ( ) Situering In de zitting van werd beslist de goedkeuring van de ontwerpnotulen van de zitting van te verdagen. Hieronder wordt het besluit integraal cursief weergegeven. Situering De goedkeuring van de ontwerpnotulen van de gemeenteraad van Discussie ter zitting Namens de N-VA fractie bij monde van fractieleider Peter Keymeulen worden de volgende bemerkingen/voorstellen tot aanpassing aan de notulen geformuleerd: 1. Het voorstel tot aanpassing van de notulen van mei 2014 (punt 039 Mondelinge vraag) vanuit de CD&V fractie: N-VA is niet akkoord met de door CD&V voorgestelde wijziging in de volgende passage van de ontwerpnotulen van de waarnemend secretaris, hieronder integraal weergegeven: Schepen Kathleen Helsen licht een en ander toe. Raadslid Tinne Saliën vraagt hoe het zit met een jobstudent voor de bibliotheek. De personeelsleden in de bibliotheek zeggen dat een jobstudent nodig is, dat het anders niet gaat. Er wordt aangedrongen om te praten met de bediendes in de bibliotheek voor de inzet van jobstudenten in de zomer. De voorgestelde wijziging vanuit de CD&V-fractie wordt hieronder onderlijnd weergegeven: Schepen Kathleen Helsen licht een en ander toe.

2 2 Raadslid Tinne Saliën vraagt hoe het zit met een jobstudent voor de bibliotheek. De personeelsleden in de bibliotheek zeggen dat een jobstudent nodig is, dat het anders niet gaat. Er wordt aangedrongen om te praten met de bediendes in de bibliotheek voor de inzet van jobstudenten in de zomer. Zowel schepen Kathleen Helsen als dienstdoend secretaris Tina Vervloessem geven aan dat reeds 2x overleg geweest is met het personeel over de inzet van jobstudenten in de bibliotheek. Op basis van dat overleg blijkt telkens dat er geen vraag is om jobstudenten in te zetten. Peter Keymeulen stelt, tot zijn essentie herleid, dat de toevoeging die werd voorgesteld op de raad van juni, niet verwoord geweest is op de zitting van mei, noch door schepen Helsen, noch door waarnemend secretaris Tina Vervloessem. 2. Omtrent de notulering van agendapunt 10: Peter Keymeulen stelt dat in de notulen wordt verwezen naar uitstel naar een volgende zitting. Concreet werd uitgesteld naar de volgende zitting. Aangedrongen wordt op aanpassing conform. 3. Omtrent de notulering van agendapunt 16: Peter Keymeulen verzoekt om letterlijke weergave van de bewuste genotuleerde passage zoals ter zitting werd gevraagd. 4. Omtrent de notulering van agendapunt 19 Gepeild wordt door de fractieleider naar het waarom van de omkadering van het stemgedrag. Gevraagd wordt om voortaan in de notulering uniformiteit ter zake in acht te nemen. 5. Omtrent de notulering van het laatste agendapunt onder de rubriek mondelinge vragen (openbare zitting): De vraag en de inwilliging vanuit de raad tot opname in de action item list is niet gebeurd: ook werd niet gedetailleerd (genoeg) weergegeven waaromtrent de interpellatie exact gebeurde. 6. Omtrent de notulering van de onveiligheidssituatie ter hoogte van de zijweg van de Westerlosesteenweg (voorlaatste punt onder de rubriek mondelinge vragen): Op de vraag tot letterlijke weergave van de passage omtrent de verantwoordelijkheid van de burgemeester is in de notulen niet ingegaan. Gevraagd wordt om een letterlijke weergave in de notulen. Verdere discussie ter zitting resulteert in het door de raad aangenomen voorstel dat de fractieleider van N-VA zowel aan alle raadsleden als aan de secretaris de hiervoor summier voorgestelde aanpassingen zal doorsturen, zodat deze grondig kunnen worden bekeken met het oog op al dan niet goedkeuring. In dezelfde context wordt aan de secretaris gevraagd om voortaan de notulen vroeger door te sturen, zodat meer tijd voorhanden is om deze rustig door te nemen. In de marge merkt de secretaris op dat de gemaakte opmerkingen de uitvoerbaarheid van de genomen beslissingen niet hypothekeren, noch slaan zij op het authentiek gedeelte van de notulen. BESLUIT eenparig:

3 3 De goedkeuring van de overgelegde ontwerpnotulen van de gemeenteraad van te verdagen naar de zitting van , het motiverend gedeelte ter zake van dit besluit, hoger weergegeven, in acht genomen. BESLUIT eenparig: De ontwerpnotulen van de zitting van worden goedgekeurd, mits volgende aanpassingen: - Agendapunt 001: Raadslid Peter Keymeulen stelt namens de N-VA fractie dat: de gevraagde wijziging bij monde van fractieleider Hilde Van Reet namens de CD&V-fractie geen juiste weergave is van wat werd gezegd. Uit de geluidsopnames blijkt dat de bewering (alinea 2) Zowel schepen Kathleen Helsen als dienstdoend secretaris Tina Vervloessem geven aan dat reeds 2X overleg geweest is met het personeel over de inzet van jobstudenten in de bibliotheek. niet/nooit letterlijk is gesteld geweest. Er werd wel gesproken over de bibliotheek waarop door onze fractie is gevraagd wie dan wel dé bibliotheek is. Het was schepen Korthout die hierop antwoordde de bibliothecaresse denk ik. Fractieleider Van Reet laat met andere woorden iets toevoegen aan de notulen wat absoluut niet strookt met de realiteit van wat op gemeenteraad werd gezegd. Er is nooit gesproken over een overleg (tot tweemaal toe dan nog wel) met het personeel. - Agendapunt 010: Door de voorzitter werd vermeld dit agendapunt te verdagen naar: - een volgende zitting - één van de volgende zittingen - volgende zitting Tenslotte vraagt de voorzitter of iedereen kan akkoord gaan met verdaging naar volgende zitting. - Agendapunt 016: Europese kaderrichtlijn water plan van aanpak ( ) Invoeging van die tussenkomst van raadslid Peter Keymeulen: Enerzijds ben ik blij dat je ons toegevoegd agendapunt hebt vastgepakt en dat ge op onderzoek gegaan zijt naar Hoe zit dat nu eigenlijk? en welke implicaties heeft dat voor onze gemeente? Dàt was de belangrijkste insteek van ons toegevoegd punt, want dat wisten jullie niet. Tweede punt in verband met de interpretatie van u dat de N-VA stelt dat de kostprijs door de gemeente moest gedragen worden. Ja, ik stel vast dat ge blijft volhouden in de boosheid. Wij hebben in ons toegevoegd agendapunt gevraagd: financiële consequentie? Ja? schrijf ze in; geen? schrijf ze niet in. Dàt is wat wij gezegd hebben. Ik stel vast dat de mail die jij doorgestuurd hebt om 17u56 (die informatie was u al op vrijdag bekend), die stuurt u een uur, anderhalf uur, twee uur en half, voor de gemeenteraad stuurt u dat door. Ik vind dat ge heel hard uw best doet om u te verweren! Want we hebben die stukken niet kunnen inkijken, niet kunnen lezen, niet kunnen bestuderen, u hebt ze al een tijdje. Vóór het weekend had ideaal geweest om nog eens na te kijken. Maar dat doet u niet. Enerzijds zijn we blij dat ge uw onderzoek naar informatie hebt gedaan. Twee wil ik formeel corrigeren uw interpretatie i.v.m. de kostprijs en het dragen van een schuld door die kostprijs. En drie vind ik het onheus dat je op deze manier met alle raadsleden communiceert: Twee uur en half voor de gemeenteraad daar waar je de informatie vrijdag in de late namiddag al hebt ontvangen. - Agendapunt 020: Mondelinge vragen Met verwijziging naar agendapunt 010: Voorstel tot gewijzigde tekst: De burgemeester stelt dat de weg alleszins voldoende breed is en stelt eveneens dat er enkel gevaar is naast de weg en niet op de weg.

4 4 Raadslid Peter Keymeulen wil genotuleerd zien dat de burgemeester stelt dat het een veilige toestand is en dat de burgemeester de volle verantwoordelijkheid neemt. Met verwijziging naar de mondelinge vraag betreffende de hagen: Voorstel tot gewijzigde tekst: Gevraagd wordt om de oplevering van de Westerlosesteenweg en de problematiek van de hagen langsheen de Westerlose-, Blaubergse- en Averbodesteenweg op de action item list te plaatsen. SECRETARIAAT 002 Goedkeuring ontwerpnotulen van ( ) Situering De goedkeuring van de ontwerpnotulen van de gemeenteraad van BESLUIT: De overgelegde ontwerpnotulen van de gemeenteraad van goed te keuren. De voorzitter vraagt de raad terloops of de raad bezwaar heeft dat de aanwezige studenten een geluidsopname maken van de raadszitting voor hun schoolwerk. Geen van de fracties heeft hier bezwaar tegen. SECRETARIAAT 003 Voorstel data raadszittingen in 2015 ( ) Voorstel voorzitster gemeenteraad, zoals verder toegelicht ter zitting. ma 2015 Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 1 GR di wo do 1 V vr V za zo ma V V 7 di wo do vr za zo gr ronddragen ma GR di wo V 16 do V vr 16 gr ronddragen 13 gr ronddragen gr ronddragen 15 V 19 gr ronddragen gr ronddragen 16 gr ronddragen 13 18

5 5 za zo ma di V wo do V vr gr ronddragen gr ronddragen gr ronddragen gr ronddragen za zo ma 26 GR 23 GR GR 25 V 29 GR GR 26 GR di wo do V vr za zo ma 30 GR 31 GR 30 GR di 31 Discussie ter zitting De voorzitster geeft duiding bij het voorstel dat opgemaakt werd rekening houdend met de gemaakte afspraken. Raadslid Jos Van Herck vraagt om cfr. het Gemeentedecreet een beperking te maken tot 10 raadszittingen, en de 11 de niet zoals nu naar zijn gevoel als joker te hanteren. Wanneer nodig kan een speciale 11 de raad nog worden ingelast. De burgemeester stelt dat het voor hem beter lijkt reeds een 11 de datum te reserveren zodat de raadsleden maximaal de kans hebben om deze datum vrij te houden. BESLUIT: Kennisname. 25 V SECRETARIAAT 004 Huishoudelijk reglement ( ) Het ontwerp huishoudelijk reglement opgemaakt door de voorzitter in overleg met de verschillende fracties, wordt opnieuw aan de raad voorgelegd ter bespreking met het oog op definitieve besluitvorming: Discussie ter zitting De voorzitter duidt dat de enige aangebrachte wijziging betrekking heeft op de bewaartijd van de geluidsopnames. Raadslid Peter Keymeulen geeft aan dat als het technisch mogelijk is, hij voorstander is om de opnames zo lang mogelijk bij te houden. Na bespreking legt de voorzitter het huishoudelijk reglement ter stemming, mits aanpassing van: Art dat wordt gewijzigd als volgt: de geluidsopnames worden permanent bewaard - zoals reeds overeengekomen in de raad van januari 2014 BESLUIT eenparig: Volgend huishoudelijk reglement goed te keuren:

6 6 HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE GEMEENTERAAD VAN HERSELT BIJEENROEPING GEMEENTERAAD Art De gemeenteraad vergadert ten minste tienmaal per jaar en zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen. (art. 19 Gemeentedecreet) 2. - De voorzitter van de gemeenteraad roept de gemeenteraad bijeen en stelt de agenda op. De oproeping wordt verzonden via en aan huis gebracht. (art. 20 Gemeentedecreet) 3. - De voorzitter van de gemeenteraad moet de gemeenteraad bijeenroepen op verzoek van: 1 een derde van de zittinghebbende leden in casu 8 raadsleden 2 het college van burgemeester en schepenen; 3 de burgemeester voor zover het verzoek uitsluitend betrekking heeft op de eigen bevoegdheden van de burgemeester. De voorzitter roept ook de gemeenteraad bijeen op verzoek van een vijfde van de zittinghebbende leden, als zes weken na de datum van de vorige gemeenteraad nog geen bijeenroeping is gebeurd. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus. In hun schriftelijke aanvraag aan de gemeentesecretaris moeten de aanvragers de agenda vermelden, met voor elk punt een toegelicht voorstel van beslissing, en de datum en het uur van de beoogde vergadering. De secretaris bezorgt vervolgens de voorstellen aan de gemeenteraadsvoorzitter. Deze aanvraag moet ingediend worden, zodanig dat de voorzitter de oproepingstermijnen bepaald in art. 2 van dit reglement, kan nakomen. De voorzitter roept de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda. (art. 20 en art. 68 Gemeentedecreet) 4. - De voorzitter van de raad communiceert voor de aanvang van een kalenderjaar een vergaderplanning aan de raad die hij opmaakte in samenspraak met het college van burgemeester en schepenen. De leidraad hierbij is dat de raad in principe iedere laatste maandag van de maand en bij voorkeur buiten de schoolvakanties wordt gehouden. Art De oproeping wordt ten minste acht dagen vóór de dag van de vergadering aan de raadsleden bezorgd. Dit gebeurt schriftelijk en via . In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken. (art. 21 Gemeentedecreet en Omzendbrief BB 2009/2 van 5 juni 2009) 2. - De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt waarover een beslissing moet worden genomen. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. (art. 21 Gemeentedecreet) Art Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de gemeentesecretaris, die de voorstellen bezorgt aan de gemeenteraadsvoorzitter. Een lid van het college van burgemeester en schepenen kan van deze mogelijkheid geen gebruik maken. (art. 22 Gemeentedecreet en Omzendbrief BB 2009/2 van 5 juni 2009) 2. - Indien bijkomende agendapunten elektronisch doorgestuurd worden aan de gemeentesecretaris, kan dat nog tot middernacht (bijvoorbeeld: woensdag middernacht (24 uur) indien gemeenteraad op maandag) De gemeentesecretaris deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter van de gemeenteraad, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen onverwijld mee aan de gemeenteraadsleden. (art. 22 Gemeentedecreet) OPENBARE OF BESLOTEN VERGADERING

7 7 Art De vergaderingen van de gemeenteraad zijn in principe openbaar. (art Gemeentedecreet) 2. - De vergadering is niet openbaar: 1 als het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering; 2 wanneer twee derde van de aanwezige leden van de gemeenteraad in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid beslissen dat de vergadering niet openbaar is. Deze beslissing moet gemotiveerd worden. (art Gemeentedecreet) Art De gemeenteraad is in ieder geval openbaar op het tijdstip dat gemeenteraadsleden en schepenen de eed afleggen. De vergaderingen over het organogram, de personeelsformatie, de rechtspositieregeling, het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, het budget, een budgetwijziging of de jaarrekening zijn ook steeds openbaar. Indien de gemeenteraad bevoegd is om een tuchtstraf op te leggen, worden de hoorzitting en het verhoor van getuigen in het openbaar gehouden, indien de betrokkene hierom verzoekt. Een getuige kan echter steeds vragen om het getuigenverhoor achter gesloten deuren te laten plaatsvinden. (art en art Gemeentedecreet) Art De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken. Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken. Als tijdens de besloten vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in openbare vergadering moet gebeuren, dan wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt kan de besloten vergadering, enkel met dat doel, worden onderbroken. (art Gemeentedecreet) Art De gemeenteraadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de gemeenteraad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht. (art Gemeentedecreet) INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN EN PUBLIEK Art Plaats, dag en uur van de raadsvergadering en de agenda worden openbaar bekend gemaakt op het gemeentehuis, uiterlijk acht dagen voor de vergadering. Dit gebeurt door aanplakking aan het gemeentehuis. Daarnaast wordt dit ook op de website gepubliceerd. In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering openbaar gemaakt overeenkomstig het eerste lid. (art Gemeentedecreet) 2. - Indien raadsleden punten aan de agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda op dezelfde wijze bekendgemaakt. (art Gemeentedecreet) 3. - De agenda met toelichtende nota wordt tevens via bezorgd aan alle lokale perscorrespondenten en aan de voorzitter en de secretaris van elke door de gemeenteraad erkende adviesraad. Toegevoegde punten worden nadien eveneens via bezorgd Elke belangstellende inwoner kan een abonnement bekomen op de agenda van de raadsvergaderingen met toelichting hieromtrent (cf. retributiereglement) of via inschrijven om de stukken kosteloos via elektronische weg te ontvangen. Art De gemeente maakt, aan iedere natuurlijke persoon en aan iedere rechtspersoon of groepering die erom verzoekt, de agenda van de gemeenteraad en de stukken die erop betrekking hebben, openbaar door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen overeenkomstig het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. (art Gemeentedecreet) 2. Iedere gemeenteraad wordt de agenda van de gemeenteraad ter beschikking gesteld voor het publiek.

8 8 Art Voor elk agendapunt worden de dossiers, in het bijzonder de verklarende nota s, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de ontwerpen van beslissing betreffende de op de agenda ingeschreven zaken, vanaf de verzending van de oproeping, op het gemeentesecretariaat tijdens de kantooruren ter beschikking gehouden van de raadsleden. Deze kunnen er vóór de vergadering kennis van nemen tijdens de openingsuren van het gemeentehuis en na afspraak met de betrokken dienst via de secretaris of bij diens afwezigheid via het secretariaat. (art. 21 Gemeentedecreet) 2. - Het ontwerp van budget, de budgetwijzigingen 1 en de jaarrekening, worden op zijn minst veertien dagen vóór de vergadering waarop ze worden besproken aan ieder lid van de gemeenteraad bezorgd. Het meerjarenplan en de wijzigingen aan het meerjarenplan worden samen met de agenda voor de gemeenteraad, en op dezelfde wijze als de agenda, aan de raadsleden bezorgd, voor zover technisch mogelijk. (art , 154 2, Gemeentedecreet) 3. - Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de gemeentesecretaris of door de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de gemeenteraad. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure. De raadsleden richten hun verzoek schriftelijk aan de gemeentesecretaris of de verantwoordelijke van het secretariaat. Van het verzoek wordt schriftelijk nota genomen. Op een schriftelijke vraag wordt schriftelijk geantwoord, tenzij het raadslid een mondelinge toelichting wenst. De mondelinge toelichting gebeurt na afspraak tijdens de kantooruren. tenzij anders wordt overeengekomen met de administratie. Antwoorden worden steeds binnen een redelijke termijn verschaft. Richtsnoer hierbij is 2 dagen tot 7 dagen na aanvraag afhankelijk van de complexiteit van de vraag. (art. 21 Gemeentedecreet) Art De raadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten die het bestuur van de gemeente en de autonome gemeentebedrijven betreffen. (art. 30 1, 3 en 5 Gemeentedecreet) 2. - De notulen van het college van burgemeester en schepenen worden, bij voorkeur daags maar uiterlijk binnen de 3 dagen na het schepencollege waarop de notulen werden goedgekeurd, via aan de gemeenteraadsleden verstuurd Zonder voorafgaande aanvraag kunnen worden ingezien tijdens de dagen en uren dat de diensten van het gemeentesecretariaat geopend zijn : 1 de budgetten van vorige dienstjaren van de gemeente en de gemeentelijke extern verzelfstandigde agentschappen; 2 de rekeningen van vorige dienstjaren van de gemeente, de gemeentelijke extern verzelfstandigde agentschappen en de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente lid is; 3 de jaarverslagen van vorige dienstjaren van de gemeente en van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente lid is; 4 de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad; 5 de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen, wat de delen betreft die aan het inzagerecht onderworpen zijn; 6 de adviezen uitgebracht door gemeentelijke adviesraden; 7 de gemeentelijke toelagereglementen, algemene politieverordeningen en belasting- en retributiereglementen; 8 het register van de inkomende en uitgaande stukken Buiten de documenten en dossiers bedoeld in art. 10 en art en 3 hebben de raadsleden het recht alle andere documenten te raadplegen, die betrekking hebben op het bestuur van de gemeente De gemeenteraadsleden kunnen een afschrift krijgen van de akten en stukken betreffende het bestuur van de gemeente. (art en 3 Gemeentedecreet) Art De gemeenteraadsleden hebben het recht de gemeentelijke instellingen en diensten die de gemeente opricht en beheert te bezoeken, ook de autonome gemeentebedrijven. Om het college in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden minstens acht werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instelling zij willen bezoeken en op welke dag en welk uur. 1 Budgetwijzigingen moeten niet verplicht veertien dagen op voorhand worden bezorgd, het volstaat in principe om ze met de gewone agendapunten mee te sturen (art GD).

9 9 Tijdens het bezoek van een gemeentelijke inrichting mogen de raadsleden zich niet mengen in de werking,. De raadsleden zijn op bezoek. (art. 30 2, 3 en 5 Gemeentedecreet) Art De gemeenteraadsleden hebben het recht aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen. Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord. Na afhandeling van de agenda van de openbare vergadering kunnen de raadsleden mondelinge vragen stellen over gemeentelijke aangelegenheden, die niet op de agenda van de gemeenteraad staan. Hierbij wordt de volgende procedure gevolgd: in eerste instantie worden alle vragen van de raadsleden geïnventariseerd. Vervolgens worden deze beantwoord vanuit het college. In geen geval wordt een uitvoerig debat over de gestelde vraag gevoerd in de gemeenteraad. Hiertoe is vereist dat het onderwerp als agendapunt is vermeld. Tenslotte: Op mondelinge vragen wordt ten laatste tijdens de volgende zitting geantwoord. QUORUM Art. 14. Er wordt geen specifieke aanwezigheidslijst voorzien. De goedgekeurde notulen gelden als bewijs van aan- of afwezigheid van raadsleden op een zitting en als zodanig ook voor de berekening van de presentiegelden. Art De gemeenteraad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan. (art. 26 Gemeentedecreet) 2. - De raad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. In de oproep wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het gemeentedecreet overgenomen. (art. 26 Gemeentedecreet) WIJZE VAN VERGADEREN Art De voorzitter zit de vergaderingen van de gemeenteraad voor, en opent en sluit de vergaderingen. Op de voor de vergadering vastgestelde dag en het daartoe aangewezen uur, en van zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend. (art. 24 Gemeentedecreet) Art De voorzitter geeft kennis van de tot de raad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen. De gemeenteraad vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij de raad er anders over beslist Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen. Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld. (art. 29 Gemeentedecreet) 3 - Het is voor een gemeenteraadslid verboden deel te nemen aan de bespreking en de stemming over aangelegenheden waarbij het een belang heeft zoals beschreven in artikel 27 van het gemeentedecreet. Art Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel. De voorzitter verleent het woord naar gelang de volgorde van de aanvragen en, ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar gelang de rangorde (anciënniteit) van de raadsleden Indien de raad deskundigen wenst te horen of als de voorzitter van het OCMW toelichting moet geven bepaalt de voorzitter van de raad wanneer deze aan het woord komen. De voorzitter kan ook aan de gemeentesecretaris vragen om toelichtingen te geven.

10 10 Art Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten. In de volgende gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de hoofdvraag, waarvan de bespreking aldus wordt geschorst : 1 om te vragen dat men niet zal besluiten; 2 om de verdaging te vragen; 3 om een punt te verwijzen naar een gemeenteraadscommissie; 4 om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden; 5 om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou omschreven worden; 6 om naar het reglement te verwijzen. Art De amendementen worden vóór de hoofdvraag en de subamendementen vóór de amendementen ter stemming gelegd. Art Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde. Als een lid van de raad, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem/haar tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren. Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter. Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren. Art De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering. Als zodanig neemt hij/zij alle maatregelen die een sereen en rustig verloop van de raad moeten garanderen. In die zin kan hij verbieden dat tijdens de zitting wordt gefilmd of dat foto s worden genomen. Dit voorbeeld is louter exemplarisch. Van de handelingen die hij met het oog op ordehandhaving stelt, wordt melding gemaakt in de notulen. Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde geroepen. Elk lid dat tot de orde werd geroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt. (art. 25 Gemeentedecreet) Met het oog op een ordentelijk verloop van de raad, schakelen de raadsleden het geluid van hun mobiele telefoons uit bij het begin van de raadszitting. Art De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen. De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en hem verwijzen naar de politierechtbank, die hem kan veroordelen tot een geldboete van één tot vijftien euro of tot een gevangenisstraf van één dag tot drie dagen, behoudens andere vervolgingen, als het feit daartoe grond oplevert. (art. 25 Gemeentedecreet) Art Geen enkel raadslid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, tenzij de voorzitter er anders over beslist. Art Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortzetting van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten. Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten. Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen. Tenslotte staat het de voorzitter vrij de vergadering te schorsen in het kader van een optimaal verder verloop van de raad, al dan niet op vraag van raadsleden of een fractie, of op eigen initiatief. De voorzitter bepaalt de duur van de schorsing. De schorsing moet echter redelijk blijven in tijdsduur. De voorzitter kan dus de vergadering beëindigen en agendapunten verdagen naar een latere vergadering als hij oordeelt dat de tijdsduur van een gemeenteraad overschreden wordt en er niet meer op een redelijke manier kan worden vergaderd op het nachtelijk uur. Art Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien de voorzitter van de gemeenteraad oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking, onverminderd de bepalingen opgenomen in de art. 21 en 24.

11 11 WIJZE VAN STEMMEN Art Voor elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. De volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. 2 (art. 34 Gemeentedecreet) Art De gemeenteraad stemt over het budget, de budgetwijzigingen en de jaarrekening in hun geheel. Elk gemeenteraadslid kan echter de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen van het budget, de budgetwijzigingen of de jaarrekening die hij aanwijst. In dat geval mag over het geheel pas gestemd worden na de stemming over de onderdelen die aldus zijn aangewezen. De stemming over het geheel heeft dan betrekking op de onderdelen waarover geen enkel gemeenteraadslid afzonderlijk wil stemmen, en op de onderdelen die al bij een afzonderlijke stemming zijn aangenomen. (art , en Gemeentedecreet) Art De leden van de gemeenteraad stemmen in het openbaar, behalve in de gevallen bedoeld in 4. (art Gemeentedecreet) 2. - Er zijn vijf mogelijke werkwijzen van stemmen : 1 de stemming bij handopsteking 2 bij zitten en opstaan 3 elektronisch 4 de mondelinge stemming; 5 de geheime stemming. (art Gemeentedecreet) Ongeacht de modaliteiten waarbinnen wordt gestemd, deelt de voorzitter van de raad telkens mondeling en expliciet het resultaat van de stemming mee nadat er over een agendapunt is gestemd De gemeenteraadsleden stemmen bij handopsteking behalve als een derde van de aanwezige leden de mondelinge stemming vraagt. (art Gemeentedecreet) 4. - Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd: 1 de vervallenverklaring van het mandaat van gemeenteraadslid en van schepen; 2 het aanwijzen van de leden van de gemeentelijke bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de gemeente in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen; 3 individuele personeelszaken. (art Gemeentedecreet) Art De stemming bij handopsteking geschiedt als volgt. Nadat de voorzitter het voorwerp van de stemming heeft omschreven zoals bepaald in art. 27 vraagt hij achtereenvolgens welke gemeenteraadsleden ja stemmen, welke neen stemmen en welke zich onthouden. Elk gemeenteraadslid kan slechts éénmaal zijn hand opsteken om zijn keuze duidelijk te maken. Art De mondelinge stemming geschiedt door, elk raadslid ja, neen of onthouding te laten uitspreken De voorzitter stemt laatst. (art Gemeentedecreet) Art Voor een geheime stemming worden vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt eenvormig schrijfgerief ter beschikking gesteld. De raadsleden stemmen ja, neen of onthouden zich. De onthouding gebeurt door het afgeven van een blancostembriefje. Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de voorzitter en de jongste twee raadsleden. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan. 2 Er is een uitzondering voor benoemingen, aanstellingen en voordrachten van kandidaten, bij staking van stemmen krijgt de jongste kandidaat de voorkeur zie art. 32 van dit model.

12 12 Art Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden, die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen. Art Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Personen worden benoemd, aangesteld, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur. (art. 36 Gemeentedecreet) NOTULEN Art De notulen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen. Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen. Behalve bij geheime stemming of bij unanimiteit, vermelden de notulen voor elk raadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield. Een raadslid kan steeds bij onthouding of tegenstem vragen om in de notulen de motivatie hiervan op te nemen. (art Gemeentedecreet) Art De notulen van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris opgesteld overeenkomstig de bepalingen van het Gemeentedecreet. De secretaris wordt een geluidsrecorder ter beschikking gesteld: deze zal alle raadszittingen integraal opnemen. Deze bepaling wordt geïmplementeerd van zodra een geluidsinstallatie ter beschikking is. (art. 33, 180 en 181 Gemeentedecreet) 2 de geluidsopnames worden permanent bewaard. 3 - De notulen van de vorige vergadering worden met de oproepingsbrief voor de raad meegestuurd. (art. 33 Gemeentedecreet) 4. - Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de gemeentesecretaris. In het geval de gemeenteraad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de gemeenteraad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering. (art. 33 Gemeentedecreet) 5. - Zo dikwijls als de raad het wenst, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door de meerderheid van de gemeenteraadsleden en de secretaris ondertekend. (art. 33 Gemeentedecreet) 6. - De notulen vermelden niet de diverse tussenkomsten van de gemeenteraadsleden. De gemeentesecretaris kan wel worden verzocht om een bepaalde interventie te notuleren, redelijkheid in acht genomen met betrekking tot de omvang van de tekst die men wenst opgenomen te zien Naast de notulen van de gemeenteraad wordt tevens een action item list opgemaakt door de secretaris. In deze aparte tabel, worden vragen van raadsleden vermeld waarop een antwoord dient geformuleerd door een lid van het college van burgemeester en schepenen. Deze tabel wordt voor de goede orde samen met de goed te keuren notulen verzonden aan alle raadsleden. FRACTIES

13 13 Art Het gemeenteraadslid of de gemeenteraadsleden die op eenzelfde lijst verkozen zijn, vormen één fractie. Een onderlinge vereniging tot één fractie of de vorming van twee fracties is mogelijk, uiterlijk op de installatievergadering, in de gevallen en op de wijze vastgelegd in art. 38 van het Gemeentedecreet. (art. 38 Gemeentedecreet) RAADSCOMMISSIES Art De gemeenteraad richt minstens de decretaal voorziene commissies op, samengesteld uit gemeenteraadsleden. De commissies hebben als taak het voorbereiden van de besprekingen in de gemeenteraadszittingen, het verlenen van advies en het formuleren van voorstellen over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking telkens als dat voor de beleidsvoering wenselijk wordt geacht. De commissies kunnen steeds deskundigen en belanghebbenden horen. (art Gemeentedecreet) Art De gemeenteraad bepaalt per gemeenteraadscommissie het aantal leden. De mandaten in iedere commissie worden door de gemeenteraad evenredig verdeeld volgens eenzelfde berekeningswijze die de gemeenteraad vastlegt voor alle commissies. De evenredigheid vereist in ieder geval dat de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de fracties waarvan leden deel uitmaken van het college van burgemeester en schepenen steeds hoger is dan de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de andere fracties. Elke fractie wijst de mandaten toe, die haar overeenkomstig deze berekeningswijze toekomen, door middel van een voordracht, gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad. Als de voorzitter van de gemeenteraad voordrachten ontvangt voor meer kandidaten dan er mandaten te begeven zijn voor een fractie, dan worden de mandaten toegewezen volgens de volgorde van voorkomen op de akte van voordracht. (art Gemeentedecreet) 2. - Tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de gemeenteraad wordt een fractie geacht eenzelfde aantal leden in de commissies te behouden. Indien één of meerdere leden verklaren niet meer te behoren tot de fractie kan dit lid niet meer zetelen, noch als lid van deze fractie, noch als lid van een andere fractie. Niettemin behouden deze fracties het oorspronkelijke aantal leden in de commissie. (art Gemeentedecreet) 3. - Om ontvankelijk te zijn moet de akte van voordracht voor elk van de kandidaat-commissieleden ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de leden van de fractie waarvan het kandidaat-commissielid deel van uitmaakt. Indien de fractie van het kandidaat-commissielid slechts uit twee verkozenen bestaat, volstaat de handtekening van een van hen. Niemand kan meer dan een akte ondertekenen per beschikbaar mandaat voor de fractie. (art Gemeentedecreet) 4. - Als ten gevolge van de toepassing van de evenredige vertegenwoordiging een fractie niet vertegenwoordigd is in een commissie, kan de fractie een raadslid aanwijzen dat als lid met raadgevende stem in de commissie zetelt. (art Gemeentedecreet) Art Elke commissie wordt voorgezeten door een gemeenteraadslid. De leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen voorzitter zijn van een commissie. De bijzondere gemeenteraadscommissie wordt voorgezeten door de voorzitter van de gemeenteraad. De gemeenteraad duidt de voorzitters van de andere commissies aan. (art Gemeentedecreet) Art De commissies worden door hun voorzitter bijeengeroepen. Een derde van de leden van de commissie kan de voorzitter vragen de commissie bijeen te roepen. De oproepingsbrief vermeldt de agenda en wordt naar alle raadsleden gestuurd. Deze informatie wordt eveneens bekendgemaakt aan het publiek door aanplakking aan het gemeentehuis en bericht in de gemeentelijke bibliotheek. Ook wordt deze informatie gepubliceerd op de gemeentelijke website. De commissies kunnen geldig vergaderen, ongeacht het aantal aanwezige leden. De vergaderingen van de commissies zijn in principe openbaar. Onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad (zie art. 4 t/m 7) zijn de vergaderingen van de commissies niet openbaar. De leden van de commissies stemmen, zoals in de gemeenteraad, in het openbaar. Onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad (zie art. 29 4) is de stemming geheim. De raadsleden kunnen, weliswaar zonder stemrecht, de vergaderingen van de commissies, waarvan zij geen deel uitmaken, bijwonen. Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de leden van elke commissie een aanwezigheidslijst, die aan de gemeentesecretaris wordt bezorgd.

14 14 Het ambt van secretaris van elke raadscommissie wordt waargenomen door een of meer personeelsleden van de gemeente, op voorstel van de gemeentesecretaris, aangewezen door het college van burgemeester en schepenen. (art en 5 Gemeentedecreet) VERGOEDINGEN RAADSLEDEN Art Aan de raadsleden, met uitzondering van de burgemeester en de schepenen, wordt een presentiegeld toegekend voor het bijwonen van de raadsvergaderingen. Indien een raadsvergadering niet kan doorgaan omdat het aanwezigheidsquorum niet bereikt is 3, hebben de aanwezige raadsleden GEEN recht op presentiegeld. Het presentiegeld voor de gemeenteraadsvergaderingen wordt vastgesteld op het bedrag dat overeenstemt met het presentiegeld toegekend aan de provincieraadsleden van de provincie Antwerpen, zoals dit gekoppeld is aan de geldende indexregels. (zie voor deze lijst: art Gemeentedecreet en art van het Besluit van de Vlaamse regering van 5 juni 2009 houdende de bezoldigingsregeling van de lokale en provinciale mandataris; let op: alleen voor de vergaderingen van de gemeenteraad is presentiegeld een verplichting, voor de andere vergaderingen mag de gemeenteraad beslissen om presentiegeld toe te kennen, doch dit is niet verplicht) 2. - De voorzitter van de gemeenteraad ontvangt een dubbel presentiegeld voor de vergaderingen van de gemeenteraad die hij voorzit. (zie voor het bedrag min. 42,45 euro en max. 185,71 euro (geïndexeerd juli 2009) - art. 11 van het Besluit van de Vlaamse regering van 5 juni 2009 houdende de bezoldigingsregeling van de lokale en provinciale mandataris) Art Ter ondersteuning van de werking van de politieke fracties kunnen deze, ten behoeve van de uitoefening van het mandaat als gemeenteraadslid, gebruik maken van een vergaderzaal Voor het verkrijgen van afschriften van bestuursdocumenten, rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken op de werking van de gemeente, wordt geen vergoeding gevraagd De gemeenteraadsleden hebben recht op terugbetaling van de kosten gemaakt voor opleidingen, cursussen en seminaries. Om (terug)betaling te kunnen bekomen van deze kosten dienen wel de volgende voorwaarden te zijn vervuld: De gevolgde vorming dient verband te houden met een aspect van de gemeentelijke werking De gemaakte kosten dienen aan de hand van bewijsstukken te worden verantwoord. De aanwezigheid op de desbetreffende vorming dient te worden bewezen. Een bedrag van 700 EUR per raadslid wordt voor één legislatuur ter beschikking gehouden met dien verstande dat een fractie dus slechts aanspraak kan maken op X (zijnde het aantal leden van een fractie) aantal keren 700 EUR op één legislatuur. Het beheer en de besteding van dit vormingsgeld wordt overgelaten aan de diverse fracties. 4. Aan de gemeenteraadsleden wordt een vergoeding voor verplaatsingskosten toegekend. Deze vergoeding wordt slechts uitgekeerd voor verplaatsingen (heen en terug) voor opdrachten of activiteiten waar de gemeenteraad toe besluit of goedkeuring aan verleent. Een vergoeding voor verplaatsingskosten wordt niet toegekend in de context van vorming die door raadsleden wordt gevolgd tenzij de gemeenteraad hieromtrent anders beslist. De vergoeding voor verplaatsingskosten behelst : a) de integrale terugbetaling van de gemaakte kosten voor verplaatsing met het openbaar vervoer (geheel of gedeelte van het verplaatsingstraject). b) een kilometervergoeding voor verplaatsing met eigen wagen gelijk aan de vergoeding toegekend aan het gemeentepersoneel. De vergoeding voor verplaatsingsonkosten kan niet gecumuleerd worden met een vergoeding die toegekend wordt voor het bijwonen -door afgevaardigde gemeenteraadsleden- van vergaderingen van sommige intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. 3 Art De gemeenteraad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is.

15 15 De kilometervergoeding wordt enkel toegekend indien bij de reservatie van de gemeentelijke dienstvoertuigen blijkt dat deze niet ter beschikking zouden zijn op de aangevraagde datum. Een dienstvoertuig kan overigens ook worden gebruikt door de gemeenteraadsleden die werkzaam zijn in de context van van sommige intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, wanneer zij hiervoor een vergoeding genieten. Het is evident dat wanneer in de hiervoor beschreven hypothese expliciet een KM-vergoeding wordt toegekend, géén gebruik wordt gemaakt van het dienstvoertuig tenzij uitdrukkelijk afstand wordt gedaan van deze kilometer-vergoeding. 5. De gemeente sluit ten laste van de gemeentebegroting voor de gemeenteraadsleden een gemeenschappelijke ongevallenverzekering, een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en een omniumverzekering af voor hun wagens af, uiteraard in het kader van opdrachten of activiteiten waar de gemeenteraad toe besluit of goedkeuring aan verleent. (zie voor de regels rond kostenvergoedingen en fractietoelagen: art Gemeentedecreet en art van het Besluit van de Vlaamse regering van 5 juni 2009 houdende de bezoldigingsregeling van de lokale en provinciale mandataris) VERZOEKSCHRIFTEN AAN DE ORGANEN VAN DE GEMEENTE Art Iedere burger heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de organen van de gemeente in te dienen. Een verzoek is een vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag duidelijk zijn. De organen van de gemeente zijn de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, de voorzitter van de gemeenteraad, de burgemeester, de gemeentesecretaris en elk ander orgaan van de gemeente dat als overheid optreedt. (art. 201 Gemeentedecreet) 2. - De verzoekschriften worden aan het orgaan van de gemeente gericht tot wiens bevoegdheid de inhoud van het verzoek behoort. Komt een verzoekschrift niet bij het juiste orgaan aan, dan bezorgt dit orgaan het verzoek aan de juiste bestemmeling Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van de gemeente behoort, zijn onontvankelijk. Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als: 1 de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd; 2 het louter een mening is en geen concreet verzoek; 3 de vraag anoniem, d.w.z. zonder vermelding van naam, voornaam en adres, werd ingediend; 4 het taalgebruik ervan beledigend is. Het orgaan of de voorzitter van het orgaan maakt deze beoordeling. Hij kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet. (art. 201 Gemeentedecreet) Art Is het een verzoekschrift voor de gemeenteraad, dan plaatst de voorzitter van de gemeenteraad het verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad indien het minstens 14 dagen vóór de vergadering werd ontvangen. Wordt het verzoekschrift later ingediend, dan komt het op de agenda van de volgende vergadering De gemeenteraad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het college van burgemeester en schepenen of naar een gemeenteraadscommissie verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken. (art. 202 Gemeentedecreet) 3. - De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meerdere personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door het betrokken orgaan van de gemeente. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze. (art. 202 Gemeentedecreet) 4. Het orgaan van de gemeente verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift. (art. 203 Gemeentedecreet) FINANCIELE DIENST 005 Iverlek - overname aandelen n.a.v. de uitstap van Electrabel ( )

16 16 Gelet op het feit dat de gemeente/stad voor de activiteit distributienetbeheer elektriciteit en/of gas deelneemt aan de opdrachthoudende vereniging Iverlek; Gelet op het door de raad van bestuur in zitting van uitgewerkte dossier met documentatiestukken dat op aan de gemeente/stad overgemaakt werd; Gelet op het feit dat tussen de openbare sector en Electrabel NV een principe-overeenkomst bereikt werd aangaande de verkoop van de participatie van Electrabel NV in het kapitaal van de Vlaamse distributienetbeheerders Gaselwest, IMEA, Imewo, Intergem, Iveka, Iverlek en Sibelgas enerzijds en de verkoop van de participatie van de financieringsverenigingen Figga, Finea, Fingem, Finilek, Finiwo, IKA, van IBE en van IBG in Electrabel Customers Solutions (ECS) anderzijds, en dat deze overeenkomst een ondeelbaar geheel vormt; Gelet op het statutair principe dat de aandelen van de distributienetbeheerders slechts overgedragen kunnen worden aan de deelnemers en mits akkoord van de raad van bestuur; Gelet op het feit dat deze (verkoop)transactie met betrekking tot het distributienetbeheer verschillende stappen omvat, waarvan enerzijds een gedeelte reeds beslist werd door de raad van bestuur van de distributienetbeheerders (in casu Iverlek) en anderzijds een ander gedeelte te beslissen is door de deelnemende gemeenten zelf; Gelet op het feit dat de raad van bestuur van Iverlek in zitting van akte genomen heeft van de overnameprijs van de Electrabel-aandelen per activiteit en dat zij het aandeel van elke individuele deelnemende gemeente (op basis van zijn aandelen A, F en E in bezit op ) in de overnameprijs bepaald heeft alsook haar goedkeuring heeft gehecht aan het aan de deelnemende gemeenten te formuleren aanbod tot overname van de aandelen Electrabel NV (aandelen A2) in Iverlek; Gelet op het feit dat de raad van bestuur van Iverlek beslist heeft om deze aandelenovername te financieren door een kapitaalvermindering door terugstorting op de kapitaalaandelen A, voorafgegaan door de incorporatie van de bestaande onbeschikbare reserves op ; Gelet op het feit dat de raad van bestuur zijn goedkeuring heeft verleend aan het aanbod tot overname, aan de incorporatie van onbeschikbare reserves en aan de kapitaalvermindering onder de opschortende voorwaarde van de effectieve overname van de aandelen A2 van Electrabel NV; Gelet op het feit dat voormelde terugstorting op aandelen via Eandis aangewend wordt voor de betaling van de overnameprijs van de overgenomen aandelen en aldus geen cashbeweging inhoudt voor de deelnemende gemeenten; Gelet op het feit dat de betaling aan Electrabel NV in verband met deze transactie voorzien wordt op met ingenottreding voor de deelnemende gemeenten met betrekking tot de overgenomen aandelen vanaf ; Gelet op het feit dat de deelnemende gemeenten aan Eandis cvba opdracht dienen te geven om de uit de kapitaalvermindering binnen Iverlek aan hen toekomende bedragen ter betaling van de overnameprijs van de aandelen A2 van de deelnemende maatschappij Electrabel NV over te maken aan Electrabel NV en Eandis deze betalingstransactie kosteloos zal verrichten in het kader van haar exploitatieopdracht binnen Iverlek, waaronder het beheer van de financiële middelen; Gelet op het feit dat in het kader van voornoemde aandelentransactie en de exit van Electrabel NV tevens statutenwijzigingen dienen te worden doorgevoerd die zullen behandeld worden op de algemene vergadering van Iverlek die op in buitengewone zitting plaatsheeft in Technopolis, Technologielaan, 2800 Mechelen, en waarvoor aan de gemeente/stad per aangetekend schrijven van een afzonderlijk dossier overgemaakt werd;

17 17 Gelet op het decreet van houdende de intergemeentelijke samenwerking; Gelet op het Gemeentedecreet; Het advies van de financieel beheerder m.b.t. deze kapitaalsoperatie is gunstig. Op het voorstel van het college van burgemeester en schepenen; BESLUIT eenparig: Art. 1: Zijn goedkeuring te hechten aan de aanvaarding van het door de raad van bestuur van Iverlek per brief van voorgestelde aanbod tot overname van de aandelen A2 van de deelnemende maatschappij Electrabel NV in de opdrachthoudende vereniging Iverlek die toekomen aan de gemeente, dit ten bedrage van ,07 EUR voor de activiteit elektriciteit ( aandelen Ae2) en van ,42 EUR voor de activiteit gas (9.144 aandelen Ag2), gefinancierd door een kapitaalvermindering ten belope van de overnameprijs door terugstorting op de kapitaalaandelen A, die voorafgegaan wordt door de incorporatie van de bestaande onbeschikbare reserves op , dit onder de opschortende voorwaarde van de effectieve overname van de aandelen A2 van Electrabel NV, die gerealiseerd dient te zijn op Art. 2: Opdracht te geven aan de werkmaatschappij Eandis cvba om op de in artikel 1 vermelde bedragen over te maken aan Electrabel NV. Art. 3: Het college van burgemeester en schepenen te gelasten met de uitvoering van voormelde beslissingen en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan de opdrachthoudende vereniging Iverlek, ter attentie van het secretariaat, p/a Brusselsesteenweg 199, 9090 Melle. FINANCIELE DIENST 006 Iverlek - kapitaalverhoging n.a.v. de uitstap van Electrabel ( ) Gelet op het feit dat de gemeente/stad voor de activiteit distributienetbeheer elektriciteit en/of gas deelneemt aan de opdrachthoudende vereniging Iverlek; Gelet op het door de raad van bestuur in zitting van uitgewerkte dossier met documentatiestukken dat op aan de gemeente/stad overgemaakt werd; Gelet op het feit dat tussen de openbare sector en Electrabel NV een principe-overeenkomst bereikt werd aangaande de verkoop van de participatie van Electrabel NV in het kapitaal van de Vlaamse distributienetbeheerders Gaselwest, IMEA, Imewo, Intergem, Iveka, Iverlek en Sibelgas enerzijds en de verkoop van de participatie van de financieringsverenigingen Figga, Finea, Fingem, Finilek, Finiwo, IKA, van IBE en van IBG in Electrabel Customers Solutions (ECS) anderzijds, en dat deze overeenkomst een ondeelbaar geheel vormt; Gelet op het feit dat de raad van bestuur n.a.v. de exit van Electrabel NV beslist heeft om het aandelenbezit in functie van de huidige regulatoire doelverhouding te optimaliseren door middel van een kapitaalverhoging met in een eerste stap de omzetting van aandelen F en E naar aandelen A en in een tweede stap de omzetting van aandelen E naar aandelen A en een creatie van nieuwe aandelen A ten belope van de cash-inbreng door de deelnemende gemeenten binnen deze tweede stap; Gelet op het feit dat voormelde tweede stap in functie is van de gekende regulatoire doelverhouding of S-factor die bekomen wordt door het eigen vermogen te situeren versus de geïnvesteerde kapitalen (GIK), waarbij voor de toekenning van de billijke vergoeding aan de distributienetbeheerders wordt

18 18 uitgegaan van een optimale financieringsverhouding naargelang het eigen vermogen al dan niet boven de drempel van één derde ten opzichte van de Geïnvesteerde Kapitalen (GIK) (hoofdzakelijk bestaande uit de RAB: RegulatedAsset Base) uitkomt, wat aldus resulteert in twee mogelijke regulatoire schijven voor de vergoeding van het kapitaal; Gelet op het feit dat bij lverlek voormelde S-factor momenteel uitsluitend voor de activiteit elektriciteit lager is dan 33 % en de raad van bestuur bijgevolg beslist heeft enkel voor deze activiteit aandelen E om te zetten naar aandelen A en er een eventuele bijkomende (cash) kapitaalinbreng is; Gelet op het feit dat de raad van bestuur heeft vastgelegd dat de omvang van de kapitaalverhoging per deelnemer bepaald wordt door toepassing van de hoogste verhouding van de door een deelnemer onderschreven en volgestorte aandelen E per ten opzichte van het aantal aandelen A dat hij bezat op , toe te passen op de waarde van de aandelen A van elke deelnemer; Gelet op het feit dat indien de gemeente zou beslissen om geen of slechts gedeeltelijk bijkomende aandelen A in geld te onderschrijven, haar rechten tot onderschrijving preferentieel voorbehouden worden voor eventuele latere kapitaalverhogingen, waardoor de rechten van de aandeelhouders van aandelen A en E op gelijkwaardige wijze worden gerespecteerd; Gelet op het feit dat de optimalisatie van het aandelenbezit in functie is van de huidige regulatoire doelverhouding onder de opschortende voorwaarden van de realisatie van de exit Electrabel (overname aandelen A2), die gerealiseerd dient te zijn op en van de voorafgaande goedkeuring van de statutenwijziging (schrapping van de verwijzing in artikel 8 lid E. naar de bijlage 4 en schrapping van de bijlage 4) die geagendeerd is op de algemene vergadering in buitengewone zitting van ; Gelet op het decreet van houdende de intergemeentelijke samenwerking; Gelet op het Gemeentedecreet; Het advies van de financieel beheerder in deze, is om niet volledig in te tekenen op deze kapitaalsverhoging, ondanks het interessant ogende rendement van 5,7 % op deze 'investering'. Intekening op deze kapitaalsverhoging betekent dat deze middelen ofwel uit eigen middelen moeten geput worden, wat de kaspositie verslechtert, of dat deze middelen moeten gefinancierd worden met externe middelen (klassiek krediet bij financiële instelling of prefinancieringslening via Finilek). Het rendement volstaat in principe om de leninglasten te compenseren, maar door het feit dat een lening sneller moet afbetaald worden dan de rendementen kunnen gerealiseerd worden, houdt deze financieringswijze een verslechtering in van de autofinancieringsmarge. Aangezien de gemeente de komende jaren ongetwijfeld nog voor, misschien thans onbekende, uitdagingen zal komen te staan is het derhalve niet aangewezen om deze kapitaalsverhoging integraal te volgen. Deze middelen worden bovendien voor de (heel) lange termijn geblokkeerd. Een gedeeltelijke intekening is wel mogelijk. Deze kan gefinancierd worden met middelen die Finilek in de loop van 2015 (juli?) extra ter beschikking zal stellen van de gemeenten. Finilek verkrijgt deze middelen als gevolg van de uitstap uit ECS (Electrabel Customers Solutions). Exacte cijfers omtrent de uitkering kon Finilek nog niet geven, maar grosso modo mag 40 tot 50 % (van het voorgestelde bedrag van de kapitaalsverhoging) verwacht worden. Iverlek vraagt of de gemeente wenst in te tekenen voor een bedrag tot ,50 EUR. De financieel beheerder adviseert om voor maximaal ,97 EUR in te tekenen (noot: bedrag intekening moet veelvoud zijn van 18,97512 EUR = waarde 1 aandeel). Op het voorstel van het college van burgemeester en schepenen,

19 19 Discussie ter zitting: De N-VA-fractie, bij monde van de fractieleider Peter Keymeulen, sluit zich aan bij het voorstel. Op zijn vraag of dit niet eerder om een vorm van beleggen gaat, eerder dan een investering antwoordt de financieel beheerder dat volgens de BBC-terminologie een volstorting van aandelen een investering is. BESLUIT eenparig: Art. 1: Zijn goedkeuring te hechten aan de door de raad van bestuur van de opdrachthoudende vereniging Iverlek bijkomende voorgestelde kapitaalverhoging, geformuleerd per brief aan de gemeente op en vertegenwoordigd door aandelen A, waarbij door de gemeente als volgt ingeschreven wordt, nl ,97 EUR, activiteit elektriciteit (vertegenwoordigd door aandelen Ae); dit onder de opschortende voorwaarde van de realisatie van de exit Electrabel nv (overname aandelen A2), die gerealiseerd dient te zijn op Art. 2: Een som ten bedrage van ,97 EUR te storten in de periode 2 januari tot uiterlijk 9 januari 2015 op het rekeningnummer BE van de opdrachthoudende vereniging Iverlek. Art. 3: Het college van burgemeester en schepenen te gelasten met de uitvoering van voormelde beslissingen en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan de opdrachthoudende vereniging Iverlek, ter attentie van het secretariaat, p/a Brusselsesteenweg 199, 9090 Melle. FINANCIELE DIENST 007 Budgetwijziging 2014 en wijziging meerjarenplan gemeente Herselt ( (2)) Situering Er dient zich een wijziging aan van het meerjarenplan van de gemeente Herselt. Deze wijziging heeft hoofdzakelijk betrekking op de financiële kant van het meerjarenplan. Qua doelstellingen, acties en actieplannen zijn er slechts een paar nieuwe acties ge(her)formuleerd in functie van de Vlaamse beleidsprioriteiten (concreet: enkele nieuwe acties onder actieplan 34). Heel wat wijzigingen zijn inherent aan de opstart van een nieuwe planningsmethode. Er zijn echter ook wijzigingen nodig omwille van gewijzigde kennis, omstandigheden en noden. Wettelijke gronden Gemeentedecreet. Besluit Vlaamse Regering m.b.t. het invoeren van de BBC (Beleids- en Beheerscyclus) en latere wijzigingen. Toelichting en advies Wat zijn de belangrijkste redenen die aanleiding geven tot een aanpassing van het meerjarenplan en het budget 2014: 1) de inbreng van het definitieve resultaat uit de jaarrekening Dit resultaat moet gekend zijn en ingebracht worden in het meerjarenplan alvorens men met de opmaak van het budget 2015 kan starten. Het definitieve resultaat 2013 was aanzienlijk beter dan het eind vorig jaar geraamde resultaat ( EUR i.p.v EUR). Dit verbetert het resultaat op kasbasis aanzienlijk en laat ook toe om de externe financieringsnoden (leningen en bijgevolg ook leninglasten) te verlagen in het meerjarenplan. 2) het administratief toezicht had n.a.v. de initieel ingediende documenten (meerjarenplan en budget) enkele opmerkingen geformuleerd. Deze zaken brengen heel wat herschikkingen

20 20 met zich (bijv. wijziging algemeen rekeningnummer), maar netto hebben deze wijzigingen geen effect op de financiële evenwichten. 3) op ontving de gemeente een aangepaste raming voor de opbrengsten uit de personenbelasting. De thans geraamde opbrengsten liggen voor 2014 lager ( EUR). 4) andere 'opvallende' wijzigingen aan de opbrengstenzijde: o er kunnen meer renteopbrengsten gegenereerd worden dan initieel verwacht ( EUR) o de 'cash' ontvangsten uit het containerpark liggen hoger dan verwacht (en/of er worden minder stickers gebruikt ter betaling) ( EUR); ook de verkoop van huisvuilzakken ligt hoger dan verwacht ( EUR) o de vrijetijdsdiensten (sport, cultuur, jeugd, toerisme) genereren meer opbrengsten uit hun activiteiten ( EUR) 5) aan de kostenzijde situeren de voornaamste wijzigingen zich op volgende punten: o de brandweer(hervorming) vanaf 2015 en de afrekening van de voorbije jaren ( ). In totaal werd er in de periode in totaal EUR extra budget ingeschreven. Dit cijfer is gebaseerd op de jongste ramingen ons verstrekt door de brandweerzone. o de afvalverwerking: voor het ganse meerjarenplan werd een extra budget van EUR ingeschreven. Hier dient wel bij opgemerkt dat er voor het containerpark pas in jaar n+1 een afrekening gemaakt wordt van jaar n. Volgens de huidige indicaties moeten deze bovenstaande extra kosten nog kunnen verminderen. 6) wat de investeringskredieten betreft, heeft BBC een andere werkwijze ingevoerd t.o.v. het verleden. In het verleden werden kredieten waarvoor er op geen vastlegging (bestelling/aanbesteding) was gebeurd, eenvoudigweg geschrapt en moesten deze desnoods hernomen worden in het nieuwe budget. BBC heeft voor de investeringen 'verbinteniskredieten' ingevoerd, d.w.z. saldi van investeringskredieten die op ongebruikt blijven worden automatisch overgedragen naar en beschikbaar voor het volgende jaar, zonder dat deze opnieuw moeten ingeschreven worden. Dit betekent ook dat investeringsbudgetten, die niet mogen/moeten overgedragen worden, dienen geschrapt te worden bij budgetwijziging. Voor projecten/aankopen die dit jaar reeds gerealiseerd werden, zijn de saldi dan ook op 0 gezet in deze budgetwijziging, zodat er geen nodeloze overdracht gebeurd. 7) enkele kredieten werden geschrapt wegens geen budgettaire impact (b.v. bijstortingen in het pensioenfonds moeten beschouwd worden als een 'belegging' en komen enkel tot uiting in de evolutie van de bestemde gelden). Het financiële evenwicht dient aangetoond te worden op basis van: - het resultaat op kasbasis: dit dient jaarlijks positief te zijn - de autofinancieringsmarge: deze marge dient in 2019 positief te zijn Wat de financiële evenwichten betreft: 1) het resultaat op kasbasis (2019) vermindert van EUR in het initiële meerjarenplan naar EUR. Hierbij dient wel opgemerkt dat er voor het ganse meerjarenplan EUR minder leningen werden ingeschreven. 2) de autofinancieringsmarge (2019) verslechtert van EUR naar EUR. Dit betekent dat de financiële mogelijkheden van de gemeente beperkt blijven. Overzicht van deze twee evenwichtsvereisten: resultaat op kasbasis initeel na budgetwijziging autofinancieringsmarge initieel