VERGADEREN gericht op het doel

Transcriptie

1 LOGO CONSULT Advies dat Zin heeft Whitepaper TRAINING-1 VERGADEREN gericht op het doel DOELGERICHT VERGADEREN Verreweg de meeste vrijwilligers én professionals zien vergaderingen als een noodzakelijk kwaad. Zou u daarom meer effectief, meer slagvaardig en meer doelgericht tot besluiten willen komen? Dan is de training doelgericht vergaderen geschikt voor u. Hoe belangrijk een goede agenda ook is, doelgericht vergaderen is meer. Het is leiderschap, creativiteit en psychologie. Onze ervaring is dat deze aspecten in vrijwel elk bestuur voldoende aanwezig zijn. Om diverse redenen worden leiderschap, creativiteit en psychologische kennis echter zelden werkelijk benut. De training doelgericht vergaderen zal u helpen uw vrijwilligers en medewerkers gemotiveerd en betrokken te houden. In de training doelgericht vergaderen van Kerksupport leert u effectief te vergaderen door aan de slag te gaan met onderwerpen die voor uw gemeente of instelling direct relevant zijn. Onder begeleiding van een van onze trainers krijgen alle deelnemers on the spot feedback en zal de vergadering sneller en efficiënter verlopen en zal het resultaat meer bevredigend zijn voor de deelnemers. Leerdoelen: Slagvaardig besluiten nemen, mét ondersteuning van iedereen aan de vergadertafel Focussen op het doel, zonder aan de persoon voorbij te gaan Een creatieve sfeer creëren, waar in mogelijkheden gedacht wordt HOEVEEL VERGADEREN WIJ IN NEDERLAND? Zo n 6,4 miljoen mensen brengen ongeveer een kwart van hun werktijd door met vergaderen. Naarmate men hoger stijgt op de maatschappelijke ladder, neemt ook het aantal vergaderingen en overlegsituaties toe. Managers doen soms de hele dag niets anders en rijgen de ene vergadering aan de andere. In totaal bedragen de arbeidskosten die met vergaderingen gemoeid zijn tussen de 25 tot 30 miljard Euro per jaar. IN DIT NUMMER Artikel... 2 Artikel... 2 Artikel... 3 Artikel... 3 Artikel... 4 Artikel... 4 Artikel... 4 NATUURWETTEN Verandering van de vergadercultuur binnen een organisatie begint aan de top van de vergaderpiramide. Hoe onbelangrijker een onderwerp, des te langer er over gesproken wordt. De beschikbare tijd wordt altijd volgepraat.

2 LOGO CONSULT VERGADERT MET U MEE... Wij besteden vaak onvoldoende aandacht aan de vraag hoe wij vergaderingen sprankelender, doelmatiger en aangenamer kunnen maken. Wij nemen meer vergaderleed voor lief dan nodig is. Goed geleide vergaderingen kunnen mensen inspireren, slecht geleide vergaderingen zullen mensen alleen maar irriteren. Effectief vergaderen hangt voor een belangrijk deel samen met de manier waarop u als voorzitter de hamer hanteert. De beste plek om u van dienst te zijn is in uw eigen vergaderingen! Met onze observaties kunnen wij zeer gerichte aanbevelingen doen om u te helpen meer doeltreffend leiding te geven aan uw vergaderingen. En u weet: punten worden alleen dan gescoord als de bal ook daadwerkelijk in het doel terecht komt! Daaraan gaat overigens nog wel het een en ander vooraf. Samen met u willen we uitvinden welke voorzittersstijl bij u past. Niet iedere stijl is immers juist voor elke persoon. Dit heeft niet alleen met de organisatiecultuur van doen, maar zeker ook met uw eigen persoonlijkheid. Wij zijn dan ook aangekomen bij eventuele vervolgvragen die uit deze training naar voren kunnen komen, namelijk die rondom een verder ontwikkelen van leiderschapskwaliteiten. En teamontwikkeling Geen vergadering is vanzelfsprekend. Geef uzelf de opdracht elke vergadering iets bijzonders, iets nieuws - hoe klein ook - te doen of te zeggen. Man pflegt zu sagen: Wo ein Wille, dort ist auch ein Weg. Ich wage zu behaupten: Wo ein Ziel ist, dort ist auch ein Wille. Viktor E. Frankl EFFICIE NT of EFFECTIEF? Efficiëntie en effectiviteit zijn twee gerelateerde begrippen met een delicaat maar niettemin belangrijk verschil in de betekenis. Ze worden regelmatig per abuis door elkaar gebruikt. Efficiëntie of doelmatigheid is de mate van gebruik van middelen om een bepaald doel te bereiken. (Dus: de korte route naar het doel.) Een proces wordt efficiënt genoemd als het ten opzichte van een norm weinig tijd of middelen gebruikt. Effectiviteit of doeltreffendheid daarentegen geeft aan dat de uitkomst van het proces gerealiseerd wordt. (Dus: het doel raken.) Effectiviteit gaat dus niet over het proces zelf, maar op het resultaat. Meestal proberen wij processen zo te organiseren dat ze zowel efficiënt als effectief zijn. Dat noemen we het verhogen van de productiviteit. Dit is niet eenvoudig, omdat efficiëntie-doelstellingen in conflict kunnen komen met de effectiviteit. 2 EFFECTIEF VERGADEREN met LOGO CONSULT PROGRAMMA Effectief Vergaderen is een intensieve praktische training van één dag waarin u de hele dag oefent met het doelgericht beïnvloeden van vergaderingen. Het programma is opgebouwd uit de onderdelen: factoren die van invloed kunnen zijn op het vergaderproces de samenstelling van de deelnemers en de rol van de voorzitter agenda groepsdynamiek Interventietechnieken sturen op procedure, proces én resultaat alternatieve en creatieve vormen voor een vergadering WERKWIJZE U bereidt uw training Effectief Vergaderen voor door het lezen van het Werkboek Effectief Vergaderen. Door goede voorbereiding vooraf is het mogelijk om tijdens de training maximaal te oefenen en te leren hoe u zelf de effectiviteit van een vergadering kunt bevorderen. Het ervaringsgerichte leren staat daarom centraal. U oefent zowel in de rol van voorzitter als de rol van vergaderdeelnemer en u leert om vanuit beide rollen invloed uit te oefenen op het vergaderproces. RESULTAAT U leert in de training hoe grip kunt krijgen op het vergaderproces.; hoe u het vergaderproces kunt analyseren waardoor u de vinger op de juiste plek kunt leggen. U krijgt inzicht in groepsdynamiek en de effecten van de samenstelling van de vergaderdeelnemers voor het proces. U leert interventietechnieken. U leert de verschillen tussen argumenteren, discussiëren en debatteren. U herkent drogredenen en zwakke argumenten en weet deze te weerleggen. U leert effectief coalities te sluiten en uw doelen tijdens de vergadering te realiseren.

3 Net als bij teams geldt ook hier dat we het begrip duidelijk moeten definiëren. De term 'leiderschap' wordt in een breed spectrum gebruikt. We noemen hier vier categorieën: Zelf-leiderschap Collegiaal leiderschap (gelijkwaardig) Leiderschap over ondergeschikten Leiderschap over meerderen In veel situaties kunnen we niet spreken over formeel leiderschap, maar spreken we juist over functioneel leiderschap. De militaire legerorganisatie is een voorbeeld van een organisatie waarin het formele leiderschap het meest opvalt. In de moderne bedrijven en organisaties is dit steeds meer diffuus. Daarmee krijgt functioneel leiderschap eigenlijk steeds meer gewicht. Er is immers niet meer zoveel vanzelfsprekend. WAT IS LEIDERSCHAP? Logo Consult maakt gebruik van een breed spectrum aan testen en assessment-instrumenten. Deze kunnen verschillende aspecten meten met onderscheiden doelen. In de menu-structuur van deze website is dat overzichtelijk gemaakt. We kunnen ook andere verschillen aanduiden. Zo kennen we descriptief structureel interpretatief Ligt de nadruk in psychodiagnostiek vooral op de eerste twee categorieën; in leiderschapsontwikkeling hebben we vooral veel baat bij een interpretatieve analyse. Noodzaak en doel van de vergadering zijn onduidelijk of ontbreken. Er heerst een gering tijdsbesef: te laat komen, uitweiden, uitlopen. Er wordt langdurig, zonder pauzes, doorvergaderd. Een aantrekkelijke en doelmatige agenda ontbreekt. 'Tijdens de vergadering worden nieuwe agendapunten ingediend. De vergadering is slecht voorbereid. De agenda wordt niet afgehandeld. De vergadering valt uiteen in een pratend en een toekijkend groepje. Voor elke test geldt dat deze enkel een afspiegeling is van de werkelijkheid. En hoe wij ons best ook doen om dimensionale beelden te scheppen, de vragenlijsten en uitslagen blijven hulpmiddelen. In de praktijk moeten we deze toetsen. En uiteindelijk is alleen degene die zelf de testen heeft ingevuld de persoon die ze uiteindelijk ook kan verklaren. Interpretatieve testen zijn zeer geschikt voor leiderschapsontwikkeling. Als professioneel diagnosticus is het nooit je intentie iemand te voorzien van een etiket of in een hokje te passen. Toch is het een feit dat we allemaal ons zelf beperkingen opleggen en uit angst niet in de vrijheid durven staan. En meestal zijn we ons dat niet eens bewust. Boven noemden we vier verschillende niveaus van leiderschap. De gekozen assessments zijn een eerste stap in een traject waarbij u als leider probeert zo ver te groeien dat u letterlijk elk hokje overstijgt. Daarmee wordt uw leiderschap steeds rijker. Dat geldt voor uzelf, maar ook voor de organisatie en voor uw hele omgeving. Er is steeds minder plaats voor angst. en waar angst verdwijnt ontstaat ruimte en vrijheid. Alle aspecten van zin in het bestaan komen hierin terug. je hebt er weer zin in je komt veel meer tot je doel effectiviteit blijkt veel belangrijker dan efficiëntie dat het leven meer vruchtbaar is levert meer voldoening minder negatieve stress (distress), en dit levert direct meer positieve stress (eustress) en energie, en je leiderschap wordt veel natuurlijker en sluit veel meer aan bij je karakterstructuur, natuurlijke aanleg en persoonlijke talenten Symptomen van een verstarde en ondoelmatige vergadercultuur Deelnemers spreken vooral over fouten en taken van anderen. Er wordt veel gedebatteerd, gediscussieerd, afgedwaald en herhaald. De emoties laaien regelmatig hoog op. I-let streven naar consensus werkt verlammend, besluiteloosheid overheerst. Besluiten worden overhaast genomen. De rondvraag loopt uit. Besluitenlijst of actielijst ontbreekt. Acties worden niet uitgevoerd; afspraken niet nagekomen. ZIN = VRIJHEID + VERANTWOORDELIJKHEID Logo Consult vindt haar fundering in de psychologie van Viktor E. Frankl. Logotherapie of Existentiële Analyse beschouwt het zoeken naar betekenis of zin als de primaire menselijke motivatie. Omdat mensen de mogelijkheid hebben te kiezen zijn zij verantwoordelijk voor hun beslissingen. Een mens is niet slechts een marionet van biologische of erfelijke krachten en product van zijn milieu, maar de mens is altijd vrij om zelf positie te kiezen ten opzichte van innerlijke bepalingen en uiterlijke omstandigheden. Tussen stimulus en respons zit altijd een stukje ruimte, is de overtuiging van de neuroloog Frankl, en in die ruimte vinden we de menselijke vrijheid. Het is het doel van deze psychologische benadering, gebaseerd op de antropologische visie in de Logotherapie en Existentieel Analytische Psychotherapie, om cliënten te begeleiden op hun weg naar het vinden van concrete betekenissen in hun respectievelijke levenssituaties. Logotherapie biedt hulp in de heroriëntatie op het leven door middel van het serieus ingaan op de existentiële vragen en biedt herstel en ontwikkeling door het versterken van het vertrouwen in de onvoorwaardelijke zin van het leven en de waarde van de persoon. Logotherapie berust op de erkenning dat ieder mens een uniek geestelijk wezen is. Ieder mens streeft er ten diepste en ten laatste naar zichzelf en het eigen bestaan in een zinvol verband te begrijpen. Dit 'begrijpen' is zowel intuïtief, cognitief, experiëntieel als gedragsmatig. Logotherapie en Existentiële Analyse, ofwel de Derde Weense School in Psychotherapie, werd ontwikkeld door Viktor Frankl en onder deze namen werden zijn denkbeelden voor het eerst gepubliceerd in

4 LOGO CONSULT Assessment Center PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJSTEN - Persoonlijkheidsvragenlijsten - HEXACO-PI-R - NPV-2 - Nederlandse Persoonlijkheids Vragenlijst-2 - MMPI-2 Klachtenlijsten - 4-DKL 4 Dimensionele Klachtenlijst - SCL-90 Symptom CheckList - UBOS - Utrechtse Burnout Schaal - Beck Depression Inventory - 2nd Ed. Motivatielijsten - PMT - Prestatie Motivatie Test VOORZITTERSTIJLEN De manier waarop u de vergadering leidt, heeft alles te maken met uw eigen stijl als voorzitter. We onderscheiden vijf prototypen. TYPE 1. DE ONVERSCHILLIGE VOORZITTER Vriendelijke uitstraling. Beschouwt de vergadering als een verplicht nummer, waar hij zich zo gemakkelijk mogelijk van af wil maken. Zijn voorbereidingen zijn minimaal, hij is weinig sturend in het gesprek en rondt de agendapunten nauwelijks af. Hij manipuleert niet en vermijdt conflicten. Dat is hem allemaal te veel moeite. TYPE 2. DE DICTATORIALE VOORZITTER Strenge uitstraling. Ziet vergaderingen als overbodige poppenkast en tijdverspilling. Weet het zelf immers het beste. Commandant die direct met de afronding begint. Meester in het manipuleren. De deelnemers proberen de voorzitter binnen de vergadering te vriend te houden en buiten de vergaderingen te vleien en te lobbyen voor hun gelijk. TYPE 3. DE SOCIALE VOORZITTER Warme uitstraling. Ziet de vergadering als een belangrijk middel voor teambuilding. Elk onderwerp is bespreekbaar, stimuleert discussie. Komt met interessante vragen, maar rondt weinig af. Houdt niet van manipuleren. Conflicten mogen, maar moeten wel opgelost worden. TYPE 4. DE POLITIEKE VOORZITTER Afwachtende houding, is uit op een compromis. Ziet de vergadering als middel om stemming te peilen en onderwerpen erdoor te krijgen. Schuwt lobby vooraf niet, is licht manipulatief. Laat proefballonnetjes op. Laat met multi-interpretabele afronding de deur bewust op een kier staan. TYPE 5. DE OPEN VOORZITTER Vorsende blik. Stelt veel vragen om vergadering diepgang te geven en advocaat van de duivel te spelen. Beperkt zich tot belangrijke zaken en stuurt op resultaat. Schuwt de confrontatie niet bij conflicten, maar lost ze soms bewust buiten de vergadering op. Rondt goed en duidelijk af. Haat manipulaties. Gedrag & Coping - IOA - Inventarisatielijst Omgaan met Anderen - UCL - Utrechtse Coping Lijst - RS-NL Resilience Scale Er wordt meer tijd verknoeid met werken dan met niets doen. Cees Buddingh - Schaal voor Interpersoonlijk Gedrag ORGANISATIE-TEAMINSTRUMENTEN - BELBIN Teamrollentest - Kleurentdruktest (De Caluwé) - C-scan Competentiescan - INK & Balanced Scorecard - SMART-scan - SWOT-analyse LEIDERSCHAPSONTWIKKELING o Leiderschapstest-Kets de Vries - MSAI Management Skills Assessment Instrument (Quinn & Cameron) - Situationeel Leiderschap (Hersey & Blanchard) - EQ-i Emotional Quotientinventory (Rueven Bar-On) JA, MAAR of JA, EN HET SOCRATISCH GESPREK Het stellen van de juiste vragen is een kunst. Bij de socratische gespreksmethode verkennen we vragenderwijs concepten die we als groep allemaal belangrijk vinden. Dat kunnen grote thema s zijn zoals vrijheid, gelijkheid en rechtvaardigheid. De methode stimuleert zelfreflectie en het verplaatsen in het perspectief van de ander, ook al ben je het grondig met de ander oneens. De methode verkent de achterliggende waarden van opvattingen en is daardoor in staat taboes te doorbreken en te verbinden op basis van persoonlijke ervaringen. Het oefenen van de Socratische methode is een zeer doeltreffende benadering om onze voorzitters kwaliteiten te versterken. Stephen R. Covey leert ons bij de ander te zijn. Eerst begrijpen, dan begrepen worden! Zonder hen tegenover elkaar te zetten kunnen we stellen dat het Socratische gesprek ons dwingt onze eigen diepste motieven uiteen te zetten en onszelf te verstaan. Meestal willen we snel denken. Daardoor blijven we oppervlakkig. Een socratische dialoog is een vorm van langzaam denken, gericht op grotere diepgang. Vaak hebben we de neiging tegen anderen in te denken ( ja, maar ). Een socratische dialoog is juist gericht op samen denken, denken als één hoofd ( ja, en ). Vaak is ons denken niet zozeer denken, als wel het uiten van gedachten, van dingen die we in het verleden ooit bedacht hebben. Dat is oud denken. Een socratische dialoog is gericht op nieuw denken, op voorbij je oude denken gaan. Veel van ons denken is instrumenteel, we willen problemen oplossen. Een socratische dialoog is gericht op fundamenteel denken, over onze onderliggende redenen, waarden, visies 4

5 LOGO CONSULT ASSESSMENT CENTER LEVENSORIËNTATIE, ZINGEVING & WAARDEN Schaal voor Interpersoonlijke Waarden Schaal voor Persoonlijke Waarden OCAI Concurrerende waarden (Robert Quinn) SOC Sence of Coherence INTERESSEVRAGENLIJSTEN LIV Loopbaan Inzicht Vragenlijst CAPACITEITENTESTS / INTELLIGENTIE Drenth Testserie Hoger Niveau RANRA - Kritisch Denken Test KOLB leerstijlenvragenlijst TRAININGEN. Doelgericht vergaderen Gespreksleiding Overtuig de wereld Professioneel presenteren What is your personal drive? Which are your goals in work and life? Do you use all your possibilities? Get things clear and go straight forward! EERST BEGRIJPEN, DAN BEGREPEN WORDEN DE INDIAANSE PRAATSTOK van Stephen Covey Als we elkaar werkelijk begrijpen, dan zullen we creatiever worden in het oplossen van gezamenlijke problemen. De onlangs overleden managementgoeroe Stephen R. Covey gebruikte vaak het voorbeeld van de praatstok die de indianen in Amerika vroeger gebruikten bij hun vergaderingen. Deze 'indian talking stick' illustreert heel goed wat zijn 5e eigenschap (Eerst begrijpen, dan begrepen worden) echt betekent. Wie in de vergadering bij de indianen vroeger de praatstok in handen had mocht spreken. De anderen zwegen en luisterden met aandacht. Wanneer iemand anders het woord wenste, dan was de voorwaarde dat hij eerst herformuleerde wat de ander had gezegd. Was deze tevreden over de samenvatting, dan droeg hij de praatstok over. Volgens Covey zijn er verschillende niveaus van luisteren naar elkaar. Je kunt luisteren naar de ander, maar negeren wat er gezegd wordt. doen alsof we luisteren door geluiden te maken zoals: "O ja... hmm... jaja..." luisteren, waarbij we alleen die dingen oppikken die we willen horen aandachtig luisteren zonder te evalueren, wanneer je bijvoorbeeld aantekeningen maakt bij een lezing. Werkelijk luisteren is volgens Covey: empathisch luisteren. Dat is luisteren met gevoel, waarbij je jezelf echt verplaatst in het standpunt van de ander. Volgens Covey hangt de 5e eigenschap samen met twee zaken: persoonlijke moed en aandacht voor anderen. Bijna alle problemen tussen mensen komen voort uit gebrekkige communicatie. In het bijzonder door ons onvermogen om echt - met inlevingsvermogen- te luisteren naar de ander zonder dat we per se zelf meteen willen reageren. Om je mond te houden en eerst de ander het woord te gunnen, dat vergt moed en oprechte aandacht voor de ander. Maar het voordeel is dat het midden in onze cirkel van invloed ligt, dat is waar wij invloed hebben op onze omgeving. Wij kunnen zelf kiezen of we zo met anderen om willen gaan. 5

6 Logo Consult advies dat zin heeft De naam van ons bedrijf is afgeleid van het Griekse woord "logos". Logos betekent zin of betekenis. Hiermee overeenkomstig heeft ons advieswerk tot doel om mensen en organisaties te ondersteunen in het vinden van zin. We verkennen met u waarden - waarden die leiden tot succes.. Wilt u meer informatie over ons aanbod op Effectief Vergaderen, dan kunt u contact opnemen met drs.pieter Hoekstra, MA-CP. EFFECTIEF VERGADEREN Doorlichting van vergadercircuit Verandering van vergadercultuur Workshops, training en coaching Onderzoek en advies Extern voorzitterschap Presentaties Wat u van ons kunt verwachten: Oplossing van hardnekkige vergaderproblemen 20-50% besparing op vergaderkosten Korte, krachtige aanpak op maat Gerichte trainingen Blijvende resultaten Contact Logo Consult Maartenplein EJ Vreeland Nederland Telefoonnr.: adres: info@therapeutikon.com Logos, hét internationale symbool voor de Logotherapie van Viktor Frankl, waarbij de vraag naar de Zin in het bestaan centraal staat. Adresregel 1 Adresregel 2 Adresregel 3 Adresregel 4 Adresregel 5