Elobase Detailhandel Organisatiebeleid

Transcriptie

1 Elobase Detailhandel Organisatiebeleid Theorieboek voor het theorie-examen kerntaak 1 Manager Management Het 5 e gedeelte: HRM - Opleiden 1

2 Theorieboek Kerntaak 1 Organisatiebeleid: Gedeelte 5: HRM-opleiden Wat ga je doen? Inzicht krijgen in de gevolgen van personeelsverloop voor het bedrijf. Het bepalen van de opleidingsbehoefte en het opstellen van een opleidingsplan voor het personeel. Werken aan personeelsbudgetten Aan bod komen achtereenvolgens (de inhoudsopgave is die van het gehele boek): Organisatie pag 8 Arbeidsvoorwaarden pag 32 HRM pag 50 HRM-instroom pag 55 HRM-opleiden pag 64 Loopbaanbegeleiding 64 Beoordelen en opleiden 66 HRM, Opleidingsbehoefte 68 Opstellen opleidingsplan 69 Subsidiemogelijkheden 71 Kwalificatie, werkprocessen en competenties Opleiding Manager Handel Werkproces 1.1 Vertaalt beleidsplannen naar eigen situatie 1.2 Vertaalt ondernemingsbeleid naar plannen voor de afdeling 1.9 Werft en selecteert medewerkers 1.10 Begeleidt medewerkers bij het functioneren in het beroep Beroepscompetentie A Beslissen en activiteiten initiëren B Aansturen C Begeleiden H Overtuigen en beïnvloeden K Vakdeskundigheid toepassen M Analyseren S Kwaliteit leveren Q Plannen en organiseren X Ondernemend en commercieel handelen Y Bedrijfsmatig handelen 2

3 Trefwoorden Promotie winkelpersoneel Beoordelingsgesprek Functieroulatie Functioneringsgesprek Kennisuitbreiding Lerende organisatie Loopbaanbegeleiding Management development Middenkaderfuncties Persoonlijke taakverrijking Potentieelbeoordeling Prestatiebeoordeling Promotie Promotiebeleid Solliciteren Taakverrijking Trefwoorden HRM. Opleidingsbehoefte, Opstellen opleidingsplan Behoefte Opleidingsbehoefte Personeel Vooruitdenken Externe opleiding Opleidingsplan In-companytraining SVWW Interne opleiding WVA Opleidingsdoel 3

4 Theorieboek Kerntaak 1 Organisatiebeleid Gedeelte 5: HRM-opleiden Loopbaanbegeleiding, promotie via winkelpersoneel De grote uitdaging van human resource management is om het menselijk kapitaal maximaal te benutten. Een goed promotiebeleid is daarbij een belangrijk instrument. Je wilt ervoor zorgen dat elk van je medewerkers kan doorgroeien naar de juiste plek in je organisatie. Wat de juiste plek is, hangt allereerst af van de capaciteiten en de belangstelling van je medewerker. Daarnaast kijk je ook naar de mogelijkheden binnen de organisatie. Niet alles wat een medewerker wil, is mogelijk. Als leidinggevende probeer je dan ook de wensen van je medewerkers in overeenstemming te brengen met het bedrijfsbelang. In de praktijk betekent dit dat je elk van je medewerkers begeleidt in hun loopbaan. Die begeleiding bestaat dan uit loopbaanbegeleiding, beoordelingsgesprekken en opleiding. Verschillende medewerkers hebben verschillende kwaliteiten en capaciteiten. Die kwaliteiten en capaciteiten blijken vaak pas na verloop van tijd. De een is erg goed met cijfers, de ander heeft veel gevoel voor het inrichten van de winkel. Weer een ander toont duidelijk zijn leidinggevende kwaliteiten. Dit wordt gaandeweg duidelijk. Als ondernemer of leidinggevende is het zaak hierop in te springen. Loopbaanbegeleiding kán betekenen promotie naar steeds hogere functies. Loopbaanbegeleiding is de begeleiding van je medewerkers in hun loopbaan. Hierbij bekijk je welke route ze binnen je winkelorganisatie zouden kunnen doorlopen. Het belangrijkste doel van loopbaanbegeleiding is de afstemming tussen de behoeften en mogelijkheden van de individuele medewerker en die van de organisatie. Je probeert de juiste medewerker op de juiste plek te krijgen. Dat hoeft niet altijd te betekenen dat een medewerker steeds een hogere functie krijgt. Het belangrijkste doel van loopbaanbegeleiding is dat mensen op de juiste plek in de organisatie terechtkomen. 4

5 Belang van loopbaanbegeleiding Loopbaanbegeleiding is belangrijk voor de organisatie en de medewerkers. Allereerst werkt een goed loopbaanbeleid motiverend. Medewerkers zijn gemotiveerder wanneer ze functies hebben waarin ze optimaal gebruik kunnen maken van hun capaciteiten. Ook werkt het stimulerend wanneer medewerkers het idee hebben dat ze binnen de organisatie naar een andere functie kunnen doorgroeien. Hierdoor worden ze uitgedaagd zo veel mogelijk uit zichzelf te halen. Bovendien blijf je als leidinggevende door loopbaanbegeleiding goed op de hoogte van de behoeften en mogelijkheden van je medewerkers. Dit is van belang bij de invulling van nieuwe functies. Loopbaanontwikkeling, doorgroeien naar middenkaderfuncties In elke organisatie zie je dat bepaalde medewerkers de behoefte hebben om door te stromen van lagere functies naar middenkaderfuncties. De detailhandelsbranche biedt dergelijke medewerkers de volgende mogelijkheden: Persoonlijke taakverrijking Bij een medewerker die hogerop wil, zie je vaak dat hij extra taken naar zich toetrekt. De medewerker kiest ervoor om wat meer te doen dan strikt nodig is. Meestal gaat het daarbij om taken die vaak blijven liggen. Een dergelijke handelwijze wordt persoonlijke taakverrijking genoemd. Een medewerker kan hiermee flink de aandacht op zich vestigen. Voorbeeld: Irene werkt inmiddels anderhalf jaar als verkoopster in een telecommunicatiewinkel. Ze is een erg enthousiaste en energieke medewerker. 's Ochtends is ze meestal als eerste op de zaak en heeft dan al koffie gezet voor de hele ploeg. Ook biedt ze altijd aan om een nieuwe medewerker te helpen inwerken. Onlangs heeft ze op een rustig moment de technische handleidingen die altijd rommelig in een la lagen, geordend en in een ordner gedaan. Haar baas vindt dat Irene flink wat in haar mars heeft. Persoonlijke taakverrijking is een strategie om vooruit te komen in een organisatie. Functieroulatie Een andere strategie om vooruit te komen, is door middel van functieroulatie. Bij functieroulatie wisselt een medewerker tijdelijk van functie. Een administratieve medewerker vervangt bijvoorbeeld een van de verkopers die met zwangerschapsverlof is. Door functieroulatie doet een medewerker nieuwe kennis en ervaring op. Hierdoor wordt hij breder inzetbaar voor het bedrijf. Deelname aan functieroulatie biedt medewerkers dus de mogelijkheid om op een actieve wijze vorm te geven aan de eigen loopbaan. Taakverruiming Bij (verticale) taakverruiming krijgt een medewerker er enkele taken bij die bij een hogere functie horen. Zo kan hij zijn kennis verruimen en ervaring opdoen om door te groeien naar zo'n hogere functie. Kennisuitbreiding Met het oog op een toekomstige, hogere functie kan een medewerker ervoor kiezen om zijn kennis uit te breiden. In de toekomst zal zo'n medewerker dus breder inzetbaar zijn. Als organisatie kun je kennisuitbreiding stimuleren door het aanbieden van opleiding en training. 5

6 Solliciteren Een medewerker kan zijn loopbaanplanning ook verwezenlijken door te solliciteren op een interne vacature. Als leidinggevende kun je een medewerker met capaciteiten ook aansporen om zoiets te doen. Management development Het loopbaanbeleid van een winkelorganisatie geldt ook voor leidinggevenden en managers. Ook zij hebben behoefte om zich verder te ontwikkelen binnen de organisatie. Grotere winkelbedrijven bieden dan ook vaak allerlei managementcursussen aan, vooral aan de aankomende managers. Het begeleiden en goed opleiden van (jonge) winkelmanagers is essentieel voor de continuïteit van zo'n bedrijf. Vanuit de organisatie gezien gaat het bij management development om de planning van de benodigde capaciteiten en kwaliteiten in de toekomst. Mogelijkheden en onmogelijkheden De loopbaanbehoefte verschilt per medewerker. De één wil graag expert worden, bijvoorbeeld in de boekhouding. Een ander wil graag van allerlei zaken tegelijk op de hoogte zijn, bijvoorbeeld als algemeen leidinggevende. Daarnaast is er natuurlijk nog de grote groep medewerkers die tevreden is met een zogenoemde negen-tot-vijfbaan. Bij de loopbaanbegeleiding probeer je rekening te houden met dit soort wensen van je medewerkers. Tegelijk let je op de mogelijkheden van je medewerkers. Het kan soms voorkomen dat iemand een leidinggevende functie wenst maar niet echt de capaciteiten heeft voor zo'n functie. Beoordelen en opleiden Als je steeds de juiste medewerker op de juiste plek wilt hebben, moet je een goed gefundeerd promotiebeleid voeren. Een goed promotiebeleid houdt onder meer in dat je weet wat je medewerkers kunnen en willen. Je komt daar achter door functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken met je medewerkers te voeren. Daarnaast stimuleer je dat je medewerkers zich verder ontwikkelen binnen de organisatie. Je biedt opleiding en training aan, zodat een aantal van je medewerkers gemakkelijker kan doorstromen naar andere functies. Functionerings- en beoordelingsgesprek Het is verstandig om als leidinggevende regelmatig functionerings- en beoordelingsgesprekken met elk van je medewerkers te voeren. Beide gespreksvormen geven je inzicht in de wensen en de capaciteiten van je medewerkers. Deze informatie kun je gebruiken om je promotiebeleid vorm te geven. Functioneringsgesprek Een functioneringsgesprek is een regelmatig terugkerend gesprek tussen een leidinggevende en een medewerker waarbij de verbetering van het functioneren van de medewerker centraal staat. In een functioneringsgesprek kijk je vooral naar de manier waarop de medewerker nu werkt en naar wat beter zou kunnen. Ook de samenwerking met collega's en met jou, als leidinggevende, kan besproken worden. Een functioneringsgesprek is altijd tweerichtingsverkeer. Zowel de leidinggevende als de medewerker bereidt zo'n gesprek daarom goed voor. Er kunnen allerlei onderwerpen besproken worden. 6

7 Meestal hebben ze te maken met: de taakinhoud en taakuitoefening; de werkbeleving; de samenwerking met collega's; de werkomstandigheden; bijscholing; loopbaanplanning en doorgroeimogelijkheden. Beoordelingsgesprek Het beoordelingsgesprek is eenrichtingsverkeer vanuit de leidinggevende naar de medewerker. De leidinggevende beoordeelt de medewerker. Wat de capaciteiten van je medewerker betreft: die kun je op twee manieren beoordelen: door middel van een prestatiebeoordeling of door middel van een potentieelbeoordeling. Prestatiebeoordeling Bij de prestatiebeoordeling beoordeel je de huidige prestaties van je medewerker. Het gaat dan om vragen als: Hoe heeft de medewerker de laatste tijd gepresteerd? Heeft de medewerker de afgesproken resultaten behaald? Potentieelbeoordeling Bij de potentieelbeoordeling maak je een inschatting voor de toekomst. Je beoordeelt wat je medewerker nog in zijn mars heeft. Je kijkt dus naar de loopbaanmogelijkheden van die medewerker. Bij de potentieelbeoordeling gaat het om vragen als: Welke capaciteiten en vaardigheden heeft de medewerker nu? Welke capaciteiten en vaardigheden zou de medewerker nog kunnen ontwikkelen? Welke functie zou de medewerker in de toekomst kunnen vervullen? Wat voor opleiding heeft de medewerker nodig om die functie te kunnen vervullen? Welke ideeën heeft de werknemer over de invulling van zijn loopbaan? Ambieert hij een andere functie of een promotie? Opleiding Scholing van personeel is om veel redenen belangrijk voor een winkelorganisatie. Een van die redenen heeft te maken met het promotiebeleid. Door je mensen op te leiden, kun je ze makkelijker laten doorstromen naar andere functies. Het laten volgen van een opleiding is dus een belangrijke methode om de juiste medewerkers op de juiste plek te krijgen. Blijven leren = concurreren Vergeleken met andere landen in de Europese Unie is de deelname aan om-, heren bijscholing van werknemers in Nederland relatief hoog. Daarbij valt op, dat in grote ondernemingen meer aan bijscholing wordt gedaan dan in kleinere. Met name werknemers uit het midden- en kleinbedrijf zouden in groten getale moeten deelnemen aan de diverse vervolgopleidingen. Alleen dan kunnen bedrijven in deze categorie hun concurrentiepositie handhaven en/of versterken. Sommige organisaties vinden opleiding zo belangrijk dat ze zichzelf willen zien als een lerende organisatie. Een lerende organisatie moedigt alle medewerkers aan om hun kennis en vaardigheden uit te breiden. In zo'n organisatie is er structureel aandacht voor het opleiden van personeel. 7

8 HRM. Opleidingsbehoefte Als leidinggevende heb je de taak om regelmatig te bepalen welke opleidingsbehoeften er in je organisatie spelen. Een opleidingsbehoefte geeft aan dat er een behoefte is aan extra scholing. Een of meer medewerkers moeten nieuwe vaardigheden leren. Opleidingsbehoefte organisatie Opleidingsbehoeften kunnen ontstaan vanuit de winkelorganisatie. Doordat er allerlei veranderingen optreden in de markt en in de organisatie zelf, ontstaat behoefte aan nieuwe kennis en vaardigheden. Veel winkelorganisaties zijn bijvoorbeeld meer dan ooit genoodzaakt om optimaal te presteren als het om service gaat. Dit leidt tot een grote behoefte aan opleiding op het gebied van klantgericht denken en handelen. Bij het bepalen van de opleidingbehoeften van je organisatie redeneer je vanuit de ondernemingsdoelstellingen: Wat zijn onze doelstellingen? Wat is er organisatorisch nodig om die doelstellingen te halen? In hoeverre beschikt onze organisatie over de kennis en vaardigheden om die doelen te halen? Aan welke extra vaardigheden en kennis hebben we behoefte? Opleidingsbehoefte individuele medewerker Medewerkers kunnen ook opleidingsbehoeften hebben. Je ziet een dergelijke behoefte vooral bij: nieuwe medewerkers; medewerkers die gaan doorstromen; medewerkers waarvan het takenpakket verandert; medewerkers die de ambitie hebben zich verder te ontplooien binnen de winkelorganisatie. Op basis van een beoordelings-, functionerings- of loopbaanbegeleidingsgesprek kun je als leidinggevende de persoonlijke opleidingsbehoefte van je medewerkers achterhalen. Een potentieelbeoordeling moet vervolgens uitwijzen of extra opleiding van een medewerker zinvol is. Afstemming Met de inzichten van het human resource management probeer je steeds de individuele belangen zo goed mogelijk af te stemmen op de bedrijfsbelangen. Dat geldt ook voor het vaststellen van de opleidingsbehoeften. Je bepaalt welke opleidingsbehoeften zowel het bedrijfsbelang als het individuele belang dienen. Vooruitdenken Het is niet slim om pas over de opleidingsbehoefte te gaan nadenken op het moment dat er problemen zijn in je winkelorganisatie. Als leidinggevende kijk je vooruit. Wat gaat er in de toekomst veranderen? Hebben we alle kennis en vaardigheden in huis om goed in te kunnen spelen op die ontwikkelingen? Als er een tekort dreigt aan kennis of vaardigheden, onderneem je actie. Je zorgt ervoor dat het winkelpersoneel, en daarmee ook het bedrijf, zich kan blijven ontwikkelen in de gewenste richting. 8

9 Opstellen opleidingsplan Het opleiden van medewerkers kun je op een actieve, planmatige manier doen. Je vraagt je dan regelmatig af of je winkelorganisatie nog alle kennis en vaardigheden in huis heeft om slagvaardig te kunnen zijn. Zodra er ergens een tekort dreigt, onderneem je actie. Je maakt een plan om het tekort aan kennis of vaardigheden aan te vullen. Door middel van opleidingen kunnen je medewerkers nieuwe vaardigheden leren die van belang zijn voor de hele organisatie. Bedrijven die veel oog hebben voor het opleiden van hun medewerkers, gaan planmatig te werk. Ze analyseren voortdurend wat de opleidingsbehoeften zijn en stellen opleidingsplannen op. Voordat je het opleidingsplan schrijft, heb je als leidinggevende al twee fasen doorlopen. Je hebt de opleidingsbehoefte van je winkelbedrijf en je medewerkers in kaart gebracht. En je hebt de doelstellingen met betrekking tot het opleiden geformuleerd. Van opleidingsbehoefte naar opleidingsplan. Opleidingsplan Je kunt een opleidingsplan maken voor een individueel personeelslid en een opleidingsplan voor de hele organisatie. Een opleidingsplan voor de organisatie is een document waarin je opschrijft wat er in de komende periode nodig is aan opleidingen binnen je organisatie. In een opleidingsplan beantwoord je de volgende vragen: Wat is de visie van onze organisatie op opleiden? Wat is de opleidingsbehoefte van onze organisatie en onze medewerkers? Wie gaan er een opleiding volgen? Welke opleidingen zijn het meest geschikt? Wie coördineert de opleidingen en wie is verantwoordelijk voor de resultaten? Hoe worden de opleidingen geëvalueerd? Hoe groot is het budget? Visie In dit onderdeel van het opleidingsplan geef je aan wat het verband is tussen de opleidingen en de bedrijfsdoelstellingen. Je legt in algemene woorden uit waarom opleiden belangrijk is voor je bedrijf. Opleidingsbehoefte en opleidingsdoel Je koppelt de opleidingsbehoefte van individuele medewerkers aan het bedrijfsbelang. Wanneer je medewerkers dezelfde opleidingsbehoeften hebben als je winkelorganisatie, is opleiding zinvol. Vervolgens geef je aan wat het precieze doel moet zijn van de opleiding. Je beantwoordt de vraag: wat moeten de medewerkers kunnen na afloop van de cursus of training? Welke medewerkers? In je opleidingsplan geef je ook aan welke medewerkers een opleiding gaan volgen. Je legt uit waarom juist deze medewerkers geschikt zijn om een opleiding te doen. 9

10 Welke opleidingen? De vraag bij dit onderdeel is welke opleidingen het beste de behoeften en doelen van je winkelbedrijf kunnen verwezenlijken. Ook geef je aan waar en wanneer de opleiding gevolgd kan worden. Coördinatie opleidingen In dit gedeelte van je plan geef je aan wie binnen je winkelbedrijf regelt dat de opleidingen goed verlopen. Deze persoon evalueert de opleidingen en is verantwoordelijk voor de resultaten. Evaluatie In het opleidingsplan vermeld je ook hoe en wanneer de opleidingen geëvalueerd moeten worden. In het algemeen zijn er drie momenten waarop je evalueert: voorafgaand aan de opleiding; tijdens de opleiding; na afloop van de opleiding. Voordat de opleiding van start gaat, kijk je of de cursus goed aansluit bij de opleidingsbehoefte van je organisatie. Kan deze opleiding het gewenste resultaat realiseren? Tijdens de cursus of training evalueer je de vooruitgang die je medewerker maakt. Je gaat na of de opleiding aan de verwachtingen voldoet. Nadat een medewerker een opleiding heeft gevolgd, evalueer je het effect ervan. Wat is het resultaat van de opleiding geweest? Je kunt het effect vaststellen door de volgende vragen te beantwoorden: Is de opleiding naar wens verlopen? Was de opleiding afgestemd op het niveau van de medewerker? Heeft de opleiding het tekort aan kennis of vaardigheden opgeheven? Kan het geleerde direct worden toegepast in de praktijk? Tot slot bepaal je of er nog een vervolgtraject nodig is, afhankelijk van het resultaat van de evaluatie. Misschien blijkt dat de opleiding niet voldoende was en moet de medewerker nog een cursus volgen. Of misschien moet de medewerker praktijkervaring opdoen onder begeleiding. Budget In dit onderdeel van het opleidingsplan vermeld je wat het budget voor de cursus of training is. Ook leg je uit welke opleiding het meeste waar voor zijn geld biedt. Soorten opleidingen Het aanbod van opleidingen in Nederland is breed. Je kunt in zee gaan met een reguliere onderwijsinstelling maar ook met een van de vele commerciële instituten. In beide gevallen kies je dan voor een zogenoemde externe opleiding: de opleiding wordt verzorgd door een opleidingsinstituut. Je medewerkers volgen hun lessen dan meestal buiten het bedrijf. Je kunt ook kiezen voor een interne opleiding. Bij een interne opleiding leid je je mensen zelf op. De docent is een ervaringsdeskundige uit je eigen winkelorganisatie en de scholing vindt plaats op de werkplek. Lesgeven is echter een vak. Lang niet elke leidinggevende kan dat zomaar. Een voordeel van een interne opleiding is dat degene die de opleiding verzorgt, zelf ook bij het bedrijf werkt. Hij weet precies wat het bedrijf nodig heeft. Daarbij kunnen je medewerkers het geleerde direct in de praktijk toepassen. Het voordeel van een externe opleiding is dat de lessen gegeven worden door professionele docenten. Ook kunnen je medewerkers tijdens hun lessen ervaringen uitwisselen met medewerkers van andere bedrijven. 10

11 De in-companytraining is een speciale vorm van een externe opleiding. In dit geval wordt de opleiding verzorgd door een extern instituut maar wel in je eigen winkelbedrijf. In-companytrainingen zijn vaak cursussen op maat. Je huurt docenten in die zich helemaal richten op de leerbehoeften in je bedrijf. Subsidiemogelijkheden De maatschappij vindt scholing belangrijk. Door middel van opleidingen worden mensen zelfstandiger en hebben ze grotere kansen op de arbeidsmarkt. De overheid ziet graag dat ook bedrijven een rol spelen wanneer het om opleiden gaat. De overheid biedt dan ook een aantal subsidies aan het bedrijfsleven. Er is een aantal overheidssubsidies en fiscale maatregelen waarvan het bedrijfsleven kan profiteren zodra het bepaalde groepen mensen schoolt of in dienst neemt. Het gaat dan vooral om groepen binnen de samenleving waarvan de overheid vindt dat ze meer kansen moeten krijgen: jonge schoolverlaters, werklozen en gehandicapten. De subsidiemogelijkheden zijn nogal aan verandering onderhevig. Als leidinggevende is het dus zaak om op de hoogte te blijven. Dit kun je doen door informatie op te vragen bij bijvoorbeeld het HBD, het MKB, de Kamer van Koophandel, het Ministerie van Economische Zaken, de Europese Unie, de Belastingdienst of accountants. 11