ALGEMENE TAKEN BESTUUR

Transcriptie

1 ALGEMENE TAKEN BESTUUR Als lid van het landelijk bestuur van E&R ben je betrokken bij algemene bestuurszaken zoals beleidszaken, projectzaken etc. Bestuursvergadering 1x per 3 weken is er gemiddeld genomen een bestuursvergadering. De agenda wordt gemaakt door de voorzitter. Het maken van de notulen wordt gedaan door de secretaris. 1 keer in het jaar is er een bestuursweekend. Landelijke dagen: Januari: Kaderweekend Februari: Springmeeting / Springweekend November: Themadag Deze dagen worden georganiseerd door de commissie Landelijke Dagen, maar het bestuur moet deze dagen ook goed voorbereiden. Met name de AV s zijn belangrijk en vallen volledig onder de regie van het bestuur. Daarnaast zijn er echter ook nog een groot aantal taken die onderling verdeeld worden. Het gaat hierbij om: - Bezoeken van projecten tijdens de zomer - Lezen jaarverslagen van projecten en feedback geven. (Dit wordt in principe door de CP Projecten gedaan, maar ook andere bestuursleden lezen de verslagen door om goed op de hoogte te zijn.) Beleidszaken Verder verdiept het bestuur zich in beleidszaken. Dingen die momenteel aan de orde zijn (geweest): - Jaarverslagen en -plannen van projecten, werkgroepen en commissies - de missie/visie voor de toekomst - Schrijven van een jaarverslag en -plan - Uitvoeren meerjarenplan en jaarplannen - de invulling van de Algemene Vergaderingen Functieomschrijvingen landelijk bestuur E&R 1

2 PROFIELSCHETS EN TAAKOMSCHRIJVING VOORZITTER E&R Een voorzitter - kan en durft leiding te geven aan het landelijk bestuur - durft verantwoordelijkheden te nemen voor besluiten die genomen moeten worden - heeft het overzicht over de activiteiten in het gehele jaar - is enthousiast voor de vereniging - vindt het leuk om beleidsmatig over de vereniging na te denken en te beslissen - vindt het leuk om contact te onderhouden met externe partijen in evangelisatieland - stelt zich ten dienste op aan de diverse projecten - kan mensen stimuleren en motiveren - is vol vuur voor het evangelie van Jezus Christus Een voorzitter - geeft leiding aan het bestuur, op verschillende wijzen: o.a. door leiding geven aan de bestuursvergaderingen en de Algemene Vergaderingen - gaat na hoe het met de uitvoering van de taken van de bestuursleden is. - Draagt zorg voor het schrijven van de jaarverslagen en jaarplannen - stimuleert en stuurt nieuw te ontwikkelen activiteiten aan - onderhoudt het contact met de adviseurs en vergadert 2 keer per jaar met hen - onderhoudt het contact met Dabar en vergadert 4 keer per jaar met hen - onderhoudt contact via Dabar met de CGK - onderhoudt het contact met OOG en vergadert 4 keer per jaar met hen - is in eerste instantie het externe aanspreekpunt voor kerkelijke gemeenten en andere organisaties. - bezoekt in de zomer de projecten - draait mee in de voorbereiding van de landelijke dagen - draait mee in de diverse taken die er zijn ten dienste van de projecten - vangt taken van medebestuursleden op waar nodig Functieomschrijvingen landelijk bestuur E&R 2

3 TAAKOMSCHRIJVING SECRETARIS E&R januari Voorbereidingen kaderweekend (laatste weekend januari) Uitnodiging AV naar leden versturen (mail) februari maart Voorbereidingen AV Springmeeting (2 e zaterdag februari) Notulen AV naar leden versturen (mail) Brief naar alle kerkelijke gemeentes (i.s.m. met penningmeester) april Brief voorbedezondag schrijven + versturen (DTEG mailt hier over) (1 kerkraad, 1 kerkblad, 1 persbericht (via pr-cie)) mei juni juli augustus september oktober november december Bestuur aan het Werk schrijven voor de VuurwE&Rk van juni adressenlijst maken voor de projecten + versturen (incl. TL gegevens) Bedankbrief oud-leden versturen Projectbezoek Projectbezoek Bestuur aan het Werk schrijven voor de VuurwE&Rk van oktober Bedanktbrief donateurs schrijven + versturen (i.s.m. penningmeester) Uitnodiging AV naar leden versturen Bedankbrief oud-leden versturen Voorbereiden themadag (1 e zaterdag november) Notulen AV naar leden versturen Bestuur aan het Werk schrijven voor de VuurwE&Rk van januari Algemene vergadering Leden dienen minimaal twee weken voor een algemene vergadering uitgenodigd te worden. Met deze uitnodiging worden ook alle te behandelen stukken meegestuurd. De secretaris notuleert de algemene vergadering en verstuurt de notulen naar de leden. Vacatures De secretaris stuurt vacatures die binnen het bestuur ontstaan naar de leden. Voorbededag evangelisatie In het voorjaar is er een voorbededag voor evangelisatie, waarvoor DTEG en E&R samen een brief naar de kerken, de evangelisatiecommissies en naar de dominees sturen. Deze brieven verstuurt DTEG, en E&R (de secretaris) is verantwoordelijk voor de inhoud. Vuurwerk (3x per jaar) - Kort verslag van de Springmeeting in het juninummer en van de Themadag in het januarinummer. - Altijd een bijdrage genaamd Bestuur aan het Werk, waarin beschreven wordt waar het bestuur momenteel mee bezig is Functieomschrijvingen landelijk bestuur E&R 3

4 - Agenda met de landelijke dagen. Brieven Het ledenbestand wordt bijgehouden door de secretaris. Brieven worden verstuurd door de drukker (Printhuus in Dalfsen), de secretaris stuurt hen de lijst met adressen waar de brief heen gestuurd moet worden. Het komt zelden voor dat er een schriftelijke verzending uitgaat naar alle leden. Veel gebeurt tegenwoordig via de mail. De VuurwE&Rk wordt door anderen verstuurd, dus niet door het secretariaat. 1x grote mailing naar alle vrijgemaakte kerken in Nederland. Verder bedankbrieven aan oud-leden (zie hieronder nog), informatieve brieven naar betrokken kerken, kaartjes in de zomerperiode naar de projecten, rond de kerst naar de adviseurs. Kerkenraden - contact met Archief: Verantwoordelijk voor het archief. Het archief is ondergebracht bij het ADC (Archief- en DocumentatieCentrum) in Kampen. Eens in de drie jaar mogen we daar onze stukken aanleveren. De eerste mogelijkheid is Ledenadministratie: De secretaris houdt de ledenadministratie bij. Dit gebeurt via de online ledenadministratie. Nieuwe leden: Nieuwe leden die via de site van E&R binnen komen worden toegewezen aan een project. Zij krijgen een welkomstmail en de informatiebundel van E&R. Oudleden Ieder lid dat zich afgemeld heeft voor E&R krijgt een bedankbrief en de vraag of ze E&R willen sponsoren. Kamer van Koophandel Elk nieuwe bestuurslid moet ingeschreven worden in de KvK. Elk bestuurslid dat het bestuur verlaat moet uitgeschreven worden. En de taakgroep communicatie Taakgroep communicatie Onder Commissie communicatie vallen: - Commissie voorlichting en werving - Commissie redactie - Website commissie - Ledenadministratie Functieomschrijvingen landelijk bestuur E&R 4

5 TAAKOMSCHRIJVING PENNINGMEESTER E&R Kalender januari februari maart april mei juni Opstellen begroting van de totale vereniging Inleverdatum controle landelijke penningmeester m.b.t. het afgelopen jaar met verslag naar landelijk bestuur Voorschot aan de projecten (indien nodig) Presentatie resultatenrekening en goedkeuring begroting Versturen van de jaarrekening aan de belastingdienst t.b.v. de ANBI Voorschot aan de projecten (1 e indien in februari niet nodig) Brief versturen naar alle geref. kerken (vrijg.) voor vrijwillige bijdrage. Opstellen begroting Springweekend (indien het Springweekend wordt georganiseerd) Juli 3 de voorschot aan de projecten Projectbezoek augustus Projectbezoek september Herinneringsmail versturen naar kerken die nog niet hebben bijgedragen. Opstellen verdeelsleutel voor de projecten. (Concept begroting landelijk) Oktober Bedankbrief voor sturen aan donateurs met vraag om extra bijdrage. november Inleverdatum resultatenrekening en balans afgelopen jaar van de projecten december Reactie op projectbegrotingen. Inleverdatum controle projectboekhouding van afgelopen jaar met verslag naar Landelijk bestuur en projectkader Januari Opstellen Staat van baten en lasten en balans van totale vereniging. Opmerkingen: - er zijn voor E&R financieel afhankelijke en onafhankelijke projecten - werkwijze volgens he&rp - herinnering sturen met inleverdata eind oktober - alleen uitbetaling wanneer er controle binnen het project heeft - plaatsgevonden en de penningmeester dit heeft ontvangen - door het jaar heen controle van drie projecten door landelijke penningmeester met verslag naar de penningmeester/projectbestuur en het landelijke bestuur. Landelijke dagen: Op het jaarlijkse kaderweekend in januari wordt er apart met alle penningmeesters van de projecten vergaderd. Deze vergadering wordt geleid door de penningmeester. Boekhouder E&R heeft een boekhouder. De penningmeester kijkt de declaraties en ingediende rekeningen na en stuurt ze op naar de boekhouder zodat deze betaald worden. De penningmeester heeft inzicht in de rekening van E&R maar kan zelf geen betalingen doen. Dit kan alleen de boekhouder. E&R bundels: De E&R bundels liggen opgeslagen bij het CBC. De financiële afwikkeling hiervan is een taak van de penningmeester. Er wordt jaarlijks (in oktober) op basis van de telling van het CBC een factuur opgesteld en opgestuurd naar het CBC. De opslagkosten voor de bundels worden maandelijks geincasseerd door het CBC Functieomschrijvingen landelijk bestuur E&R 5

6 Alle facturen m.b.t. de totstandkoming van de bundel worden door E&R betaald. De penningmeester is: - verantwoordelijk voor het financiële beleid van de vereniging. Hij beheert de gelden van de vereniging en bewaakt de inkomsten en uitgaven van de vereniging door het opstellen van een begroting. Ook zal hij gedurende het verenigingsjaar de budgetten van het bestuur en de verschillende werkgroepen bewaken. - Aanspreekpunt voor de verzekeringen van de vereniging. - Aanspreekpunt voor de juridische adviseurs van de vereniging Functieomschrijvingen landelijk bestuur E&R 6

7 TAAKOMSCHRIJVING CONTACTPERSOON PROJECTEN E&R Het doel van het landelijk bestuur wordt als volgt verwoord: Ondersteuning en toerusting van de projecten zodat zij het doel van de vereniging kunnen verwezenlijken. De contactpersoon projecten heeft daarom als taak: Het ondersteunen, begeleiden en het onderhouden van contacten met de 12 verschillende projecten, via de projectcoördinatoren. Minimaal 1 keer per 2 maanden is er contact via mail of telefoon om de gang van zaken en vragen die er liggen te bespreken. Het onderhouden van een landelijk overzicht van projectdata, locaties, adressen etc. Organiseren van twee projectraden per jaar. Dit zijn vergaderingen van het landelijk bestuur en alle projectcoördinatoren waarin de draaiweken worden geëvalueerd en lopende zaken worden besproken. Er is een projectraad in januari tijdens het kaderweekend en één in oktober. Zorg dragen voor het proces van maken en inleveren van jaarverslagen door de projecten. Problemen op het terrein van werkgroepen en commissies worden gecommuniceerd naar de contactpersoon werkgroepen. Het is belangrijk dat de samenwerking tussen beide CP s goed is. We kennen momenteel de volgende projecten: Camping Lathum (6 draaiweken) Vollenhove (6 draaiweken) Paasloo (5 draaiweken) Workum (5 draaiweken) Beerze (3 draaiweken) Stad Vrouwenpolder (2 draaiweken) Lichtenvoorde (2 draaiweken) Doetinchem (2 draaiweken) Lochem (2 draaiweken) Venlo (1 draaiweek) Boulevard Scheveningen (2 draaiweken) Speciaal Mimeteam (1 draaiweek) Het accent verschuift de laatste jaren steeds verder naar de stadsprojecten, ten koste van campingprojecten. Dit betekent concreet dat een project dichter bij de kerkelijke gemeente komt te staan. Het is belangrijk om de afstemming tussen de plaatselijke kerk en het project goed in de gaten te houden. Daarnaast is de contactpersoon projecten belangrijk als er projecten moeten worden samengevoegd, het project een andere gedaante moet aannemen, of als er interne zaken spelen binnen projectbesturen die soms moeilijk intern op te lossen zijn. Soms houdt het ook in dat de CP Projecten tijdelijk de functie van projectcoördinator van een E&R-project op zich moet nemen en een taak heeft bij de ontwikkeling van het gehele project. Hierdoor heeft deze persoon meerdere rollen: coach, crisismanager, projectontwikkelaar, toezichthouder en begeleider. Maar vaak betekent het ook gewoon Functieomschrijvingen landelijk bestuur E&R 7

8 kijken naar hoe projecten beter kunnen samenwerken, zorgen dat bepaalde zaken centraal geregeld worden zodat de projectbesturen daardoor ontlast worden Functieomschrijvingen landelijk bestuur E&R 8

9 TAAKOMSCHRIJVING CONTACTPERSOON WERKGROEPEN E&R Het doel van het landelijk bestuur wordt als volgt verwoord: Ondersteuning en toerusting van de projecten zodat zij het doel van de vereniging kunnen verwezenlijken. Het is van belang om op landelijk niveau efficiënt te kunnen samenwerken met verschillende projecten. Hiervoor zijn er landelijk werkgroepen ingesteld. Ze hebben een dienend karakter en zijn een vraagbaak voor de projecten. Daarnaast verzorgen ze toerusting voor de leden. Dit wordt gecoördineerd door de contactpersoon werkgroepen. Naast een aantal werkgroepen zijn er ook een aantal commissies. Zij zorgen voor alle praktische zaken rondom de vereniging. Zoals het organiseren van een landelijke dag of het werven van nieuwe leden. Ook dit wordt door de contactpersoon werkgroepen gecoördineerd. De contactpersoon werkgroepen heeft daarom als taak: Het onderhouden van contacten met de 5 landelijke werkgroepen. Het aansturen en coördineren van de werkgroepen zodat zij de projecten optimaal kunnen ondersteunen. Problemen of punten die de contactpersoon projecten signaleert, worden overgedragen aan de contactpersoon werkgroepen en andersom. Het corresponderen van de punten die binnen de projecten leven met de landelijke werkgroepen om zo tot een samenhangend beleid te komen. Het onderhouden van contacten met de 6 commissies. Het aansturen en coördineren van de commissies, zodat zij de vereniging optimaal kunnen ondersteunen. Het voorzitten van de Werkgroepenraad tijdens het kaderweekend in januari. Verder zie overige taken bestuur. We kennen binnen E&R de volgende werkgroepen: Landelijke werkgroep Kinderwerk Landelijke werkgroep Jeugdwerk Landelijke werkgroep Volwassenwerk Landelijke werkgroep Recrawerk Landelijke werkgroep Toerusting En de volgende commissie: Commissie landelijke dagen Functieomschrijvingen landelijk bestuur E&R 9

10 TAAKOMSCHRIJVING FUNCTIONARIS De functionaris is er ter ondersteuning van het landelijk bestuur. Hij pakt juist die taken op die blijven liggen tussen de andere functies of waar andere bestuursleden niet aan toe komen. Vervolgens gebruikt de functionaris zijn of haar specifieke kwaliteiten om taken (vaak projectmatig en uitvoeringsgericht) uit te voeren. Ook is de functionaris actief in het assisteren van het dagelijks bestuur. Dit kan zijn door taken van bestuursleden (tijdelijk) over te nemen of een gedeelte daarvan. Dit kan betrekking hebben op externe contacten; op projecten of op commissies. Tijdens de bestuursvergaderingen wordt verwacht dat je actief meedenkt en je mening geeft over situaties/(beleids)zaken die aan de orde zijn. Het verschil tussen een bestuurslid en de functionaris is dat de functionaris door het bestuur wordt benoemd en niet wordt gekozen door de AV. De functionaris heeft geen eindverantwoordelijkheid binnen het landelijk bestuur. Concreet houdt dit in dat de functionaris wel mee kan praten over (beleids)zaken maar op een officieel moment hierin geen stem heeft. Enkele vereisde eigenschappen voor een functionaris zijn dat hij of zij flexibel is, gericht is op de uitvoering en oog heeft voor de grote lijn. Daarnaast moet de functionaris betrouwbaar zijn en bereid om werk achter de schermen te verichten. Regelmatige aanwezigheid op bestuursvergaderingen is gewenst, maar het is niet noodzakelijk er elke vergadering te zijn Functieomschrijvingen landelijk bestuur E&R 10