Notitie bestuursfilosofie. bestuursprofielen. Stichting INITIA

Transcriptie

1 Notitie bestuursfilosofie en bestuursprofielen Stichting INITIA 1

2 Inhoud 1. Besturingsfilosofie: Achtergrond en wettelijk kader Besturingsfilosofie: Verdeling taken en bevoegdheden: Taken en bevoegdheden van bestuur conform artikel 8 van de stichtingstatuten: Het niet-uitvoerend bestuur (conform artikel 11 van de stichtingsstatuten): Het uitvoerend bestuur (conform artikel 12 van de stichtingsstatuten): De algemene directie: De schooldirecties: Mandaat of delegatie: Bestuursprofielen: Bijlage 1: Principes voor Code goed bestuur voor het primair onderwijs Bijlage 2: Taken en bevoegdheden (do of don t)... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 3: Managementstatuut d.d Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 4: Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdhedenfout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 5: Mandaatbesluit aanwending middelen van Stichting NN.... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 6: Huishoudelijk reglement bestuur stichting NN. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 7: Reglement van het directieberaad Stichting NNFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 8: Waarneming directeur... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2

3 Woord vooraf: Het bestuur heeft aan de algemeen directeur gevraagd om een notitie te schrijven waarin de besturingsfilosofie, de bestuursprofielen, een huishoudelijk reglement en de nadere concretisering van het managementstatuut nader wordt uitgewerkt. In deze notitie zijn alle zaken die hierop betrekking hebben gebundeld. Hiervoor zijn diverse bronnen gebruikt: - De nieuwe statuten - Het beleidsdocument ontwerp nieuwe organisatie - De Wet op Primair Onderwijs - Uitgaven van de PO-raad - Documenten verkregen via andere stichtingen, waaronder Nuwelijn en (SKOD) Stichting katholiek onderwijs Drimmelen - Bestaande documenten van beide stichtingen Het betreft veelal zaken die in eerdere overleggen aan de orde zijn gesteld, maar die nog verder verfijnd dienden te worden. Deze notitie gaat in op de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het niet-uitvoerend bestuur (het toezichthoudend orgaan) het uitvoerende bestuur, de algemeen directeur en de directies en is besproken en bijgesteld in een bestuurlijk overleg d.d. 24 en 30 augustus De bijlagen in deze notitie kunnen na bespreking en verfijning als afzonderlijke beleidsstukken worden vastgesteld door het bestuur en de GMR. Ik realiseer me, dat het een flink boekwerk is geworden, maar hoop dat we door de bundeling tot één geheel kunnen komen tot een voor ieder betrokkene heldere omschrijving en dat daarmee een goede start wordt gegeven aan de nieuwe stichting. 30 augustus 2011 Sjaak van Wandelen Algemeen directeur SKOD-Primondo 3

4 1. Besturingsfilosofie: 1.1 Achtergrond en wettelijk kader De Wet op het Primair Onderwijs beschrijft de zorgplicht goed bestuur. Deze zorgplicht heeft als oogmerk een aantal basisprincipes van goed bestuur binnen wettelijke kaders te beschrijven. De zorgplicht omvat drie hoofdelementen: 1. transparante inrichting, 2. rechtmatig en doelmatig bestuur en beheer 3. de afstemming met en verantwoording aan belanghebbenden. Het bestuur van Stichting NN staat een doelmatige en transparante organisatie voor, waarin de scheiding tussen uitvoerend bestuur en niet-uitvoerend bestuur (intern toezicht) in de bestuursstructuur is opgenomen en in het managementstatuut is vastgelegd, waaronder de mogelijkheid van mandateren en delegeren. In deze bestuursnotitie is aangegeven hoe dat in Stichting NN geregeld is. In de WPO zijn de volgende bepalingen opgenomen: Artikel 10. Kwaliteit onderwijs Het bevoegd gezag draagt zorg voor de kwaliteit van het onderwijs op de school. Onder zorg dragen voor de kwaliteit van het onderwijs wordt in elk geval verstaan: het uitvoeren van het in het schoolplan, bedoeld in artikel 12, beschreven beleid op een zodanige wijze dat de wettelijke opdrachten voor het onderwijs en de door het bevoegd gezag in het schoolplan opgenomen eigen opdrachten voor het onderwijs, worden gerealiseerd Artikel 17a. Scheiding toezicht en bestuur 1. Het bevoegd gezag draagt mede in verband met de verplichting, bedoeld in artikel 10, zorg voor een goed bestuurde school met een scheiding tussen de functies van bestuur en het toezicht daarop en met een rechtmatig bestuur en beheer. 2. De benoeming in de functies van het toezicht op het bestuur, bedoeld in het eerste lid, geschiedt op basis van vooraf openbaar gemaakte profielen. Bij de benoeming van de leden van de raad van toezicht wordt de medezeggenschapsraad van de school, bedoeld in artikel 3 van de Wet medezeggenschap op scholen, in de gelegenheid gesteld een bindende voordracht te doen voor een lid. Artikel 17b. Intern toezicht 1. Het bevoegd gezag draagt er zorg voor dat de functies van bestuur en intern toezicht op het bestuur in functionele of organieke zin zijn gescheiden. 2. Een intern toezichthouder of een lid van het interne toezichthoudend orgaan functioneert onafhankelijk van het bestuur. Artikel 17c. Inhoud intern toezicht 1. De interne toezichthouder of het interne toezichthoudend orgaan houdt toezicht op de uitvoering van de taken en de uitoefening van de bevoegdheden door het bestuur en staat het bestuur met raad terzijde. De toezichthouder of het toezichthoudend orgaan is ten minste belast met: a. het goedkeuren van de begroting en het jaarverslag en, indien van toepassing, het strategisch meerjarenplan van de school; b. het toezien op de naleving door het bestuur van wettelijke verplichtingen, de code voor goed bestuur, bedoeld in artikel 171, eerste lid, onderdeel a, en de afwijkingen van die code; 4

5 c. het toezien op de rechtmatige verwerving en de doelmatige en rechtmatige bestemming en aanwending van de middelen van de school verkregen op grond van deze wet; d. het aanwijzen van een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek die verslag uitbrengt aan de toezichthouder of het toezichthoudend orgaan, en e. het jaarlijks afleggen van verantwoording over de uitvoering van de taken en de uitoefening van de bevoegdheden, bedoeld onder a tot en met d, in het jaarverslag. 2. De taken en bevoegdheden van de interne toezichthouder of het interne toezichthoudend orgaan zijn zodanig dat hij een deugdelijk en onafhankelijk intern toezicht kan uitoefenen. Indien sprake is van meer dan een toezichthouder of van een toezichthoudend orgaan is de eerste volzin van overeenkomstige toepassing met betrekking tot de combinatie van de toezichthouders of de samenstelling van het toezichthoudend orgaan. 3. Indien het intern toezicht wordt uitgeoefend door een toezichthoudend deel van het bestuur, zijn het eerste lid en het tweede lid van overeenkomstige toepassing ten aanzien van een toezichthoudend deel van het bestuur. Een toezichthoudend deel van het bestuur is tevens belast met het benoemen, schorsen en ontslaan en de vaststelling van de beloning van de leden van het bestuur, alsmede de toepassing van de artikelen 29, vijfde lid, 33, 33a, 34, 37, 38, 53, 59, 60 en de daarmee verband houdende wettelijke bepalingen op leden van het bestuur die mede tot het personeel behoren. 1.2 Besturingsfilosofie: In het beleidsdocument ontwerp nieuwe organisatie is het als volgt beschreven: Het bestuur is en blijft het eindverantwoordelijk orgaan in de organisatie. Bij de start van de nieuwe organisatie is gekozen voor een functionele scheiding tussen bestuur en toezicht waarbij door middel van delegatie en of mandatering van taken aan de algemeen directeur is aangegeven waarover het bestuur zeggenschap wil (be)houden. De code Goed bestuur PO is daarbij leidend. Dit sluit aan bij de opvatting dat de bestuurlijke en daarvan afgeleide verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie moeten liggen. In onze situatie is gekozen voor een bestuur dat bestaat uit een niet-uitvoerend (toezichthoudend) en uitvoerend bestuur. Het uitvoerend deel van het bestuur mandateert en delegeert taken aan de algemeen directeur. Het bestuur dient vooral vanuit strategisch beleid te denken en het operationele over te laten aan het management van de stichting, de algemeen directeur, en in afgeleide vorm daarvan aan de scholen, de schooldirecteuren. In het beleidsdocument ontwerp nieuwe organisatie worden de volgende zaken beschreven: Het bestuur wil voeling houden met en voeding geven aan de algemeen directeur vanuit haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. Het bestuur stelt kaders en beleid op langere termijn vast in een strategisch beleidsplan. Het bestuur bepaalt hierin WAT er moet gebeuren. De algemeen directeur vertaalt dit naar HOE dat gerealiseerd wordt door middel van beleidsstukken waarin prestatie-indicatoren en normeringen zijn benoemd. Deze beleidsstukken worden door het bestuur vastgesteld en door de algemeen directeur uitgevoerd. Het bestuur controleert de geboekte resultaten. Bestuurlijke taken en verantwoordelijkheden worden in principe door de algemeen directeur voorbereid en uitgevoerd. 5

6 2. Verdeling taken en bevoegdheden: Conform de code goede bestuur PO worden de functies van bestuur en intern toezicht in één orgaan van het bevoegd gezag ondergebracht, waarbij scheiding van bestuur en toezicht wordt gerealiseerd doordat binnen dat ene orgaan bepaalde functionarissen met de uitoefening van het bestuur worden belast (uitvoerend bestuur) en en anderen met de uitoefening van intern toezicht. Daarbij komt de functie van bestuur bij de uitvoerende leden van het bestuur te berusten ( het schoolbestuur als bedoeld in de code) en de functie van intern toezicht bij de toeziende leden van het bestuur ( het intern toezichtsorgaan als bedoeld in de code). Een aantal bestuurlijke verantwoordelijkheden blijven de bevoegdheid van het geheel bestuut en zijn nader gespecificeerd in. De algemeen directeur is adviseur van het uitvoerend deel van het bestuur en zal de door het uitvoerend deel van het bestuur beschreven beleid voorbereiden en uitvoeren. Het bevoegd gezag heeft aangegeven deze organsiatievorm te willen evalueren en mogelijk na 2 jaar aan te passen 2.1 Taken en bevoegdheden van bestuur conform artikel 8 van de stichtingstatuten: 1. Het bestuur is, met inachtneming van hetgeen daaromtrent elders in de statuten is bepaald, belast met het besturen van de stichting. Het bestuur vertegenwoordigt de stichting, voor zover uit de wet en/of de statuten niet anders voortvloeit. Naast het bestuur vertegenwoordigen de voorzitter en de secretaris tezamen en bij belet of ontstentenis hun plaatsvervangers tezamen de stichting. Zij tekenen de van het bestuur uitgaande stukken. 2. Het bestuur is bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen. 3. Het bestuur is niet bevoegd tot het sluiten van overeenkomsten waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheid voor een schuld van een derde verbindt. 4. Het bestuur kan bij of krachtens deze statuten de onderlinge taken en bevoegdheden van bestuurders nader regelen. Een taak- en bevoegdheidsverdeling zoals bedoeld in de vorige zin, doet niet af aan de collectieve verantwoordelijkheid ter zake van het bestuur. De taak om toezicht te houden op de taakuitoefening door bestuurders kan niet door een taakverdeling worden ontnomen aan niet-uitvoerend bestuurders. 5. Het bestuur kan taken en bevoegdheden van uitvoerend bestuurders mandateren of delegeren aan de algemeen directeur. 2.2 Het niet-uitvoerend bestuur (conform artikel 11 van de stichtingsstatuten): Taken en bevoegdheden van de niet-uitvoerend bestuursleden: 1. De niet-uitvoerende bestuurders houden toezicht op de uitvoering van de taken en de uitoefening van bevoegdheden door de uitvoerend bestuurders, staan hen met raad terzijde en fungeren als klankbord. 2. Tot de niet-uitvoerend taak zoals bedoeld in artikel 10 lid 1 behoort in ieder geval: a. de taken en bevoegdheden zoals vastgelegd in artikel 17c lid 1 van de WPO: I. het goedkeuren van de begroting en het jaarverslag en, indien van toepassing, het strategisch meerjarenplan van de school; II. het toezien op de naleving door het bestuur van wettelijke verplichtingen, de code voor goed bestuur, bedoeld in artikel 171, eerste lid, onderdeel a, en de afwijkingen van die code; III. het toezien op de rechtmatige verwerving en de doelmatige en rechtmatige bestemming en aanwending van de middelen van de school verkregen op 6

7 grond van deze wet; IV. het aanwijzen van een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek die verslag uitbrengt aan de toezichthouder of het niet-uitvoerend orgaan, en V. het jaarlijks afleggen van verantwoording over de uitvoering van de taken en de uitoefening van de bevoegdheden, bedoeld onder I tot en met IV, in het jaarverslag. b. Het toezien op de kwaliteit van het door de scholen van de stichting geboden onderwijs. c. Het goedkeuren van het bestuursformatieplan. d. Het goedkeuren van het medezeggenschapsstatuut en het medezeggenschapsreglement. e. Het opstellen van voorgenomen besluiten met betrekking tot stichting, instandhouding, fusie, bestuurlijke overdracht, wijziging grondslag, verhuizing of opheffing van scholen, nevenvestiging en dislocaties. f. Het goedkeuren van samenwerking met andere instellingen. g. Het goedkeuren van het verkrijgen, bezwaren en vervreemden van onroerend goed. h. Het goedkeuren en toetsen van het beleid op het gebied van: - bestuur en management; - identiteit; - onderwijs, kwaliteit en zorg; - personeel; - financiën en materieel; - huisvesting; - arbo-beleid; - medezeggenschap; en - communicatie. i. Het goedkeuren van beleidskaders met betrekking tot de onderdelen zoals benoemd in de statuten in artikel 10 lid 2 sub a tot en met h. (hierboven genoemd) j. Het voordragen tot het benoemen, schorsen en ontslaan van de algemeen directeur, de adjunct algemeen directeur en de directeuren. 3. Besluiten van het bestuur met betrekking tot de in dit artikel genoemde onderwerpen kunnen slechts worden genomen met instemming van de meerderheid van de niet-uitvoerend bestuurders. Het ontbreken van instemming van de meerderheid van de niet-uitvoerend bestuurders tast de vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur of de bestuurders niet aan. 2.3 Het uitvoerend bestuur (conform artikel 12 van de stichtingsstatuten): Taken en bevoegdheden uitvoerend bestuurders 1. Het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken met de algemeen directeur en adjunct algemeen directeur. 2. Alle overige taken en bevoegdheden die bij of krachtens de wet toekomen aan het bestuur, voor zover niet benoemd in artikel 11, worden uitgeoefend door de uitvoerend bestuurders. 3. Tot de taken en bevoegdheden zoals bedoeld in artikel 12 lid 1 behoren in ieder geval: a. het geven van dagelijkse leiding aan de organisatie als geheel. b. het leiding geven aan de directeuren. c. het voorbereiden en uitvoeren van beleid op hoofdlijnen en in meerjarig perspectief met betrekking tot: - bestuur en management; - identiteit; - onderwijs, kwaliteit en zorg; - personeel; - financiën en materieel; - huisvesting; 7

8 - arbo-beleid; - medezeggenschap; en - communicatie. d. het voeren van overleg in het Decentraal Georganiseerd Overleg (DGO) en met de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR). e. het uitvoering geven aan de gesprekkencyclus met directeuren (onder andere gesprekken ten aanzien van Persoonlijke Ontwikkelingsplannen (POP), functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken). f. het benoemen, schorsen en ontslaan van personeel, waaronder ook de directeuren. g. het voorzitten van het directeurenberaad. h. het treffen van regelingen in het kader van toedeling, bestemming en aanwending bekostiging. i. het onderhouden van externe, voor het functioneren van de eigen organisatie, relevante contacten. j. Het zorg dragen voor de voorbereiding en uitvoering van alle bestuurs- en overige besluiten. k. Het uitvoeren van alle taken en bevoegdheden die bij of krachtens de wet toekomen aan het bestuur, voor zover niet benoemd in de statuten in artikel 10 of in artikel 12 lid 2 sub a tot en met j. 4. De uitvoerend bestuurders verschaffen de niet-uitvoerend bestuurders tijdig de voor de uitoefening van hun taken noodzakelijke gegevens, onverminderd de eigen verantwoordelijkheid van de niet-uitvoerend bestuurders alle informatie van de uitvoerend bestuurders te verlangen die zij nodig hebben om hun niet-uitvoerende functie goed te kunnen uitoefenen. In bijlage 1 van het beleidsdocument ontwerp nieuwe organisatie worden de bestuurlijke taken en verantwoordelijkheden, welke het bestuur niet mandateert cq delegeert aan de algemeen directeur benoemd: 1. het vooraf aangeven van de kaders en het vaststellen van het meerjaren strategisch beleidsplan 2. het formuleren van kaders voor, alsmede het vaststellen en toetsen van het beleid op het gebied van: a. bestuur en management b. identiteit c. onderwijs, kwaliteit en zorg d. personeel e. financiën en materieel f. huisvesting g. arbo-beleid h. medezeggenschap i. communicatie 3. het nemen van besluiten met betrekking tot stichting, instandhouding, fusie, bestuurlijke overdracht, wijziging grondslag, verhuizing of opheffing van scholen, nevenvestiging en dislocaties 4. het vooraf aangeven van de kaders en het vaststellen van de bestuursbegroting, de jaarrekening, het jaarverslag 5. het vooraf aangeven van de kaders en het vaststellen van het bestuursformatieplan; 6. vaststellen van beleidsmatige kaders met betrekking tot de keuzes aangaande samenwerking met andere instellingen 7. het verkrijgen, bezwaren en vervreemden van onroerend goed 8. het benoemen, schorsen en ontslaan van de algemeen directeur en directeuren 9. het benoemen van de externe accountant 10. het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken met de algemeen directeur; 11. het vooraf aangeven van de kaders en het vaststellen van het managementstatuut 12. het vaststellen van het medezeggenschapsstatuut en medezeggenschapsreglement 8

9 2.4 De algemene directie: In de statuten wordt het volgende gemeld in artikel 16: In het managementstatuut wordt bepaald welke taken en bevoegdheden van de uitvoerend bestuurders door het bestuur aan de algemene directie worden gemandateerd en/of gedelegeerd. In artikel 17 met betrekking tot het managementstatuut wordt gemeld: 1. Het bestuur stelt na overleg met de algemene directie en met inachtneming van het ter zake in het medezeggenschapsreglement bepaalde een managementstatuut vast, dat geen bepalingen mag bevatten die in strijd zijn met deze statuten. 2. Het managementstatuut zal in ieder geval bevatten: a. een nadere omschrijving van de taken en bevoegdheden van de uitvoerend en niet-uitvoerend bestuurders; b. een nadere omschrijving van de taken en bevoegdheden van de algemene directie; c. het profiel van bestuursleden In het beleidsdocument ontwerp nieuwe organisatie wordt in hoofdstuk 2 het volgende genoemd: De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van bestuur, algemeen directeur, en directeuren worden beschreven in het managementstatuut. Daarin is tevens vastgelegd welke bestuurlijke verantwoordelijkheden niet voor delegatie/mandaat in aanmerking komen omdat het bestuur deze op goede gronden of vanwege wettelijke eisen voor zichzelf behoudt. Bij de invulling van het managementstatuut wordt rekening gehouden met het volgende: Het bestuur wil voeling houden met en voeding geven aan de algemeen directeur vanuit haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. Het bestuur stelt kaders en beleid op langere termijn vast in een strategisch beleidsplan. Het bestuur bepaalt hierin WAT er moet gebeuren. De algemeen directeur vertaalt dit naar HOE dat gerealiseerd wordt door middel van beleidsstukken waarin prestatie-indicatoren en normeringen zijn benoemd. Deze beleidsstukken worden door het bestuur vastgesteld en door de algemeen directeur uitgevoerd. Het bestuur controleert de geboekte resultaten. Bestuurlijke taken en verantwoordelijkheden worden in principe door de algemeen directeur voorbereid en uitgevoerd. In bijlage 2 van beleidsdocument ontwerp nieuwe organisatie wordt verder genoemd: Bij de functie van algemeen directeur is sprake van een lijnverantwoordelijkheid, waarbij de algemeen directeur eindverantwoordelijk is. Concreet heeft de algemeen directeur de volgende taken en/of bevoegdheden: het geven van dagelijkse leiding aan de organisatie als geheel het leiding geven aan de directeuren het voorbereiden en uitvoeren van beleid op hoofdlijnen en in meerjarig perspectief (onderwijskundig beleid, personeelsbeleid en arbo-beleid, organisatiebeleid, financieel en materieel beleid, huisvestingsbeleid, beleid met betrekking tot medezeggenschap en communicatie, kwaliteitsbeleid en zorgbeleid) het zorg dragen voor de voorbereiding en uitvoering van alle bestuurs- en overige besluiten het uitoefenen van de gedelegeerde cq gemandateerde taken en bevoegdheden het voeren van overleg in het Decentraal Georganiseerd Overleg (DGO) en met de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) het uitvoering geven aan de gesprekkencyclus met directeuren (o.a. gesprekken ten aanzien van Persoonlijke Ontwikkelingsplannen (POP), functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken) het benoemen, schorsen en ontslaan van personeel het voorzitten van het directeurenberaad 9

10 het treffen van regelingen in het kader van toedeling, bestemming en aanwending bekostiging het onderhouden van externe, voor het functioneren van de eigen organisatie, relevante contacten het uitvoeren van taken en verantwoordelijkheden die bij de functiebeschrijving behoren (die functiebeschrijving zal nog opgesteld dienen te worden) 2.5 De schooldirecties: In hoofdstuk 2 van het beleidsdocument ontwerp nieuwe organisatie wordt genoemd dat: Alle scholen van stichting NN hebben een directeur. Directeuren vertalen de opdracht van het bestuur en in afgeleide daarvan de opdrachten die zij van de algemeen directeur krijgen, in schoolbeleid. De directeuren ontwikkelen het beleid op de eigen school binnen de bestuurlijke en strategische beleidskaders, geven input voor het vast te stellen stichtingsbeleid en geven voorts uitvoering aan vastgesteld stichtingsbeleid. In bijlage 3 van beleidsdocument ontwerp nieuwe organisatie worden de volgende, algemene taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de directies genoemd: 1. het verzorgen van de dagelijkse leiding op de scholen; 2. het behalen van de vooraf door de algemeen directeur vastgelegde doelen en resultaten, waaronder die van de zorg voor de schoolorganisatie en de onderwijskwaliteit; 3. voorafgaande geschiedt middels het inzetten van (financiële) middelen binnen de goedgekeurde (school)begroting; 4. het geven van leiding aan en het zorgdragen voor het personeel met daarbij het geven van uitvoering aan de gesprekkencyclus (o.a. gesprekken t.a.v. persoonlijke ontwikkeling (POP), functionerings- en beoordelingsgesprekken) en overig personeelsbeleid. 5. het onderhouden van contacten met leerlingen / ouders en externen 6. het beheren van formatieve en financiële middelen van de school en het doen van uitgaven binnen de vastgestelde begroting en het vastgestelde beleid 7. het voeren van overleg met de Medezeggenschapsraad 8. het uitvoeren van taken en verantwoordelijkheden die bij de functiebeschrijving behoren (die nog gemaakt moet worden..). 9. een actieve bijdrage leveren aan (de vorming van) het stichtingsbeleid middels het directeurenberaad, mede vanuit de signalen van de eigen school 3. Mandaat of delegatie: (overgenomen vanuit de statuten van de nieuwe stichting) Mandateren betekent de bevoegdheid om in naam van een ander te handelen, zonder de daarbij horende verantwoordelijkheid. Bij mandateren worden geen bevoegdheden overgedragen. De mandaatgever blijft zelf bevoegd, ook om de bevoegdheid zelf te hanteren. Dit betekent dat de mandaatgever zelf bevoegd blijft en ook bevoegd is om besluiten van de gemandateerde te herroepen. Delegeren betekent het overdragen van bevoegdheden inclusief de verantwoordelijkheid. Dit betekent dat besluiten van de gedelegeerde niet kunnen worden herroepen. Wel kan de delegatie worden teruggenomen. Het bestuur kan zijn beleidsuitspraken wijzigen, waarmee ook de grens tussen de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van toezichthoudend orgaan, uitvoerend bestuur en algemeen 10

11 directeur verandert. Maar zolang een bepaald mandaat van kracht is zal het bestuur de keuzes van de algemeen directeur respecteren en steunen. Aan de hand van een do en don tlijst (zie bijlage 2: taken en bevoegdheden )zal het bestuur nader ingaan op de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in de organisatie zoals ze in het eerste managementstatuut zullen worden opgenomen. Dit managementstatuut zal uiterlijk in september 2011 vastgesteld worden. Een concept uitwerking van dit statuut is opgenomen in bijlage Bestuursprofielen: Wat voor soort bestuurders heeft een bestuur nodig? Dit is natuurlijk afhankelijk van de situatie, en voor stichting NN hebben we een bestuursprofiel opgesteld dat past bij de nieuwe organisatie. Het begrip begripbestuursprofiel is voor ons als volgt omschreven: Het vermogen van een persoon waarmee de opgaven die betrekking hebben op besturen in het primair onderwijs op een adequate, procesgerichte en productgerichte wijze kunnen worden aangepakt. Daarnaast dient de bestuurder affiniteit te hebben met de Dongense gemeenschap, bij voorkeur een ouder van een leerling van de bij de stichting aangesloten scholen. In hoofdstuk 2 van het beleidsdocument ontwerp nieuwe organisatie wordt de volgende richtinggevende uitspraak met betrekking tot het bestuur en de rol van de algemeen directeur daarin, gedaan: De enige formele schakel die het bestuur zal onderhouden met de operationele organisatie, haar uitvoering en resultaten, zal zijn met de algemeen directeur. De algemeen directeur vertegenwoordigt het bestuur in rechte daar waar het naar hem gedelegeerde/gemandateerde taken betreft en spreekt namens het bestuur op de overige bestuurlijke verantwoordelijkheidsgebieden... Bestuurlijke taken en verantwoordelijkheden worden in principe door de algemeen directeur voorbereid en uitgevoerd.. Maximaal twee jaar na het oprichten van stichting NN wordt de bestuurs- en managementstructuur geëvalueerd in relatie tot de inrichting van de algemene directie en het Raad van Toezicht model en indien nodig bijgesteld. De hiervoor aangehaalde citaten veronderstellen een bepaalde competentie van zowel de niet-uitvoerend als de uitvoerende bestuursleden. Het bestuur hanteert als leidraad de code goed bestuur PO. Het bestuur heeft gekozen voor een functiescheiding van bestuur en intern toezicht binnen het stichtingsbestuur. Er zijn taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor het gehele bestuur, voor het niet-uitvoerend deel van het bestuur en voor het uitvoerend deel van het bestuur. Het uitvoerend deel van het bestuur kan haar taken mandateren en/of delegeren naar de algemeen directeur. De belangrijkste taak van het niet-uitvoerend deel van het bestuur is het beleid op hoofdlijnen vaststellen en op zijn resultaten en effecten beoordelen. Bij haar besluitvorming baseert het bestuur zich op systematische informatie, afkomstig van het uitvoerend deel van het bestuur en derden waaronder de inspectie van het onderwijs en de accountant. De algemeen directeur is door het uitvoerend deel van het bestuur belast met de beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering. 11

12 Bij haar besluitvorming baseert het uitvoerend deel van het bestuur zich op systematische informatie van de algemeen directeur en derden waaronder de inspectie van het onderwijs, de rijksaccountant en direct belanghebbenden (bv middels enquêtes). Bij de besluitvorming en het advies aan het bestuur baseert de algemeen directeur zich onder andere op: uitkomsten uit het directeurenberaad en de systematische informatie uit het management informatie systeem. Om als betrokken bestuur op afstand te kunnen functioneren gaat het bestuur uit van onderstaand bestuurdersprofiel.. 1. De bestuurder kan op basis van een helikopterview relevante zaken in ogenschouw nemen. Hij/zij kan denken, overleggen, sturen, strategische doelen formuleren en besluiten op hoofdlijnen. 2. De bestuurder heeft bestuurlijke en/of managementervaring in complexe organisaties. 3. De bestuurder is meer generalist dan specialist. Dat laat echter onverlet dat het bestuur behoefte heeft aan specifieke deskundigheden in het bestuurlijke werk. Daarbij valt te denken aan kennis omtrent onderwijs en organisatie, bouwkundige zaken, katholieke identiteit, financiën, juridische zaken etc 4. De bestuurder kan zich identificeren met de stichting en kan contacten leggen en onderhouden met maatschappelijk relevante partijen. De bestuurder wordt geacht te kunnen opkomen voor het belang van de stichting waarbij hij/zij rekening houdt met de waarden, normen en belangen van alle betrokkenen. Daarbij houdt de bestuurder voeling met en laten ze zich voeden door de maatschappelijke omgeving. 5. De bestuurder kan meedenken en meepraten over en conclusies trekken uit de resultaten en opbrengsten van het onderwijs aan de leerlingen die aan de zorg van de scholen is toevertrouwd. De bestuurder kan aan de hand van verkregen managementrapportages conclusies verbinden aan de feitelijke prestaties in relatie tot de gestelde doelen van de scholen en de organisatie als geheel. 6. De bestuurder heeft oog voor de interne zwakten en sterkten en de externe kansen en bedreigingen van de organisatie en kan aan de hand daarvan beleid opstellen en bijstellen. 7. De bestuurder kan aan verkregen managementrapportages conclusies verbinden met betrekking tot de feitelijke prestaties van het onderwijs op de scholen en de stichting als onderwijsorganisatie. 8. De bestuurder kan in de rol van bestuurder blijven ook als hij/zij denkt dat het misgaat. De bestuurder wordt geacht een ondersteunende en corrigerende rol te vervullen en geen managementtaken uit te oefenen. 9. De bestuurder is een teamspeler en gedraagt zich zo ook; hij zal bestuursbesluiten naar buiten niet van een eigen (persoonlijke) mening voorzien. 10. De bestuurder kan opereren in het krachtenveld van verschillende opvattingen en belangen, kan anderen met respect behandelen en weet te verbinden. 11. De bestuurder houdt rekening met de belangen, positie en verantwoordelijkheid van het management; hij weet de juiste afstand tot het operationele deel van de organisatie te bewaken. 12. Indien een bestuurder een bloed- of aanverwantschap tot in de 2 e graad met een werknemer van de stichting heeft, zal hij zich onthouden van iedere beleidsbeslissing die als belangenverstrengeling kan worden bestempeld. 13. De (niet-uitvoerend) bestuurders hebben geen nauwe persoonlijke of zakelijke banden met collegatoezichthouders, bestuurders, of belangrijke externe belanghebbenden, waardoor er op structurele basis belangentegenstellingen zijn of tenminste de verdenking daarvan kan ontstaan. De bestuurder heeft geen zakelijk of persoonlijk belang bij de participatie in het bestuur en hij/zij dient ook de schijn van een dergelijke belangenverstrengeling te vermijden. De leden kunnen onbevangen opereren tegenover bestuur en collega-toezichthouders en ten opzichte van zaken die spelen voor de organisatie. 14. De niet-uitvoerend bestuurders weten t.o.v. het bestuur de afstand te houden die past bij de interne toezichtfunctie, maar zij weten ook wanneer het nodig is om dichter bij te komen en eventueel zelfs te interveniëren. 12

13 Bijlage 1: Principes voor Code goed bestuur voor het primair onderwijs Informatie vooraf over de code De leden van de PO-Raad hebben op 21 januari 2010 deze code vastgesteld als leidraad voor goed bestuur in het primair onderwijs. Vaststelling van de code vloeit direct voort uit de beleidsagenda van de PO-Raad Goed onderwijs voor ieder kind (augustus 2009). De PO-Raad beschouwt het als een teken van kracht dat de leden deze code hebben vastgesteld en willen gaan naleven. De vaststelling van deze code is voor de PO-Raad en haar leden geen doel op zichzelf. Veel belangrijker is het besef dat goed bestuur bijdraagt aan goed onderwijs voor ieder kind. En dat is uiteraard waar het de PO-Raad en haar leden om begonnen is. Goed bestuur realiseren we niet alleen met het vaststellen van een code. Goed bestuur is vooral een kwestie van gedrag en cultuur binnen onderwijsorganisaties moet een cultuur heersen waarin men elkaar aanspreekt op gedrag dat overeenkomt met die principes. PO-Raad heeft gekozen voor een code waarin vooral uitgangspunten voor goed bestuur centraal staan. Zodoende voorkomen we nieuwe plan- en regellast en laten we het aan de onderwijsorganisaties in het primair onderwijs over hun eigen wijze van invulling van die principes te kiezen. Tevens biedt deze op principes gebaseerde code daarmee alle ruimte voor de brede verscheidenheid aan bestuurlijke verschijningsvormen binnen het primair onderwijs. Met deze code wordt aangesloten op actuele inzichten in goed bestuur 1. Tevens is de code in overeenstemming met de begin 2010 aanvaarde wijzigingen in de WPO en WEC omtrent de scheiding van toezicht en bestuur en de verbetering van intern toezicht. Deze Wet goed bestuur vraagt van schoolbesturen in hun jaarverslag te melden aan welke code goed bestuur zij zich houden. De leden van de PO-Raad zijn gehouden te handelen naar bijgaande code. De komende tijd wordt de aandacht gericht op implementatie en verankering van de in de code opgenomen principes. Opneming van een regeling omtrent toezicht op naleving (bijvoorbeeld via een klachtenprocedure) zal bij de eerstkomende evaluatie van de code (in 2011) aan de orde komen. Bij goed bestuur hoort regelmatige reflectie. Dat zal de PO-Raad zoals gezegd ook zelf toepassen ten aanzien van deze code. Binnen twee jaar zal een heroverweging van de code plaatsvinden op basis van de dan beschikbare praktijkervaringen. Mede met t oog daarop nodigt de PO-Raad gebruikers van de code uit ervaringen te melden. Utrecht, januari