Draaiboek Toertocht De Molentocht

Transcriptie

1 Draaiboek Toertocht De Molentocht Seizoen IJsclub Hensbroek HSC De Draai Pagina 1 van 17

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Profiel 3 3. Organisatie Comité Toertocht 3 4. Veiligheid 6 5. EHBO 8 6. Telefoonlijst 9 7. Verzekeringen Verkeer en parkeren KNSB IJsclub 13 Bijlage 1: Routekaart toertocht 14 Bijlage 2: Checklist per toertochtdag 15 Bijlage 3: EHBO Logboek 16 Bijlage 4: Bestuursleden met NAW-gegevens 17 Pagina 2 van 17

3 Pagina 3 van 17

4 1. Inleiding Dit draaiboek is gemaakt om de Schaatstoertocht De Molentocht georganiseerd door IJsclub Hensbroek mogelijk te maken. Daarbij zijn wij uitgegaan van het Basisdraaiboek voor Schaatstoertochten van de KNSB en dit hebben wij toegesneden op de specifieke situatie bij onze eigen toertocht. Dit draaiboek leggen wij ter beoordeling voor aan gemeente Koggenland en sturen wij door naar de KNSB en gewest Noord-Holland Utrecht van de KNSB. Er zal jaarlijks een update worden gemaakt. 2. Profiel De Schaatstoertocht De Molentocht staat onder auspiciën van de KNSB en wordt georganiseerd door de ijsclub van Hensbroek. Kenmerken zijn: Aantal inschrijvingen: naar verwachting tussen de 500 en Afstand van de toertocht: 20-, 40-, 60-km (zie ook bijlage 1, de route). Starttijden: vanaf uur tot en met uur. Sluitingstijd uur. Startkaarten: er worden KNSB startkaarten gebruikt. Start- en controleplaatsen: er wordt gestart aan het einde van de Kerkweg aan de Oudelandsedijk te Hensbroek (postcode 1711 SB) en is herkenbaar door KNSB-vlaggen. EHBO: er zijn 2 EHBO-posten aanwezig, bij de start- en controleplaatsen. Zij zijn goed bereikbaar voor ambulances. Tevens rijdt er gedurende de tocht een auto van de organisatie langs het parcours met daarin een EHBO-er met EHBO middelen en belangrijke telefoonnummers zoals van de EHBO posten, ambulancedienst en Centrale Post Koek-en-Zopie: er zijn 2 koek-en-zopie tenten, bij de start- en controle-plaats, waar o.a. warme dranken zoals koffie en chocolademelk voorradig zijn. Route-aanduiding: de richting van de route wordt aangegeven met richtingsbordjes. Centrale Post is gevestigd bij de startplaats van de toertocht aan de Oudelandsedijk, postcode 1711 SB te Hensbroek.. De algehele coördinatie van de toertocht vindt vanuit deze centrale post plaats. De centrale post is permanent bezet. Bij eventuele problemen neemt de centrale post de beslissingen. Deze is goed bereikbaar voor ambulances. Telefonisch bereikbaar op en Organisatie Comité Toertocht Het organisatie comité voor het de toertocht bestaat uit het bestuur van de IJsclub Hensbroek (zie bijlage 4). De taakverdeling is als volgt: Algemene taken: - E.van Leijen, voorzitter: algehele leiding, en contacten met gemeente. - H.C.M.Konijn, secretaris: notulen, correspondentie en contacten met KNSB. - F.Dudink, penningmeester: financiële zaken, coördinatie geldstromen en verslag. Pagina 4 van 17

5 - C.Meyer,Renè Pijper, ijsmeesters - Ton van der Lee, Rob van der Lee, Reyer van Baar, Dirk Dudink, Floor Dudink, Cindy Koning- Schrooder, Leon Roodt, Peter Roodt, Joost Roodt, Arjan Laan, bestuursleden IJsclub Hensbroek Commissie Coördinator Taak Materiaal Verkoop startbewijs Inkoop Koek-en-Zopie. Communicatie & verbindingen Verzorging vrijwilligers. IJS, keuring, toertocht uitzetten, toezicht en controle, onderhoud Toertocht, start- en stempelplaats inrichten Informatie verstrekking. Verkeersregelaars Parkeren Ton van der Lee Harrie Konijn Jos Stroet Arjan Laan BertPoel Jos Munster Rene Smal Sjaak Klaver Verkoop Producten. Vervoer producten. Afvoer afval. Prijsborden plaatsen. KNSB kaarten Wisselgeld. Prijslijst. Thermoskannen. Vuilniszakken. Afvaltonnen. S.Karels Mobiele telefoons. Telefoonlijst. Reyer van Baar Cor Meyer Reijer van Baar Leon Roodt Ton van der Lee Renè Pijper Rob van der lee.. Peter Roodt Aad van der Gragt H.Konijn J.Stroet M.Stroet J.Roodt J.Schuurman J.Bakker Verstrekken van eten en drinken aan bezetting van stempelposten en verkooppunten Meten dikte ijs. Markeren wakken. Uitzetten routes Controleren route, voor en na toertocht. Veegploegen aansturen. Kluunmatten leggen. Vrijwilligers toertocht indelen. Stempelposten plaatsen, inrichten. Verzamelen stempelbenodigdheden. Vaststellen data. Toertocht. Melden data aan: KNSB, gemeente, politie, Regionale nieuwsmedia Website. Parkeerborden plaatsen. Actualiseerd draaiboek. Afzetlint aanbrengen E.H.B.O. V.Manshanden EHBO-posten inrichten. Lijst EHBO-ers maken Rooster opstellen, etc. zie hoofdstuk 5 Koffie- en theekannen. Kratten. Vervoer Boor, meetlint, afzetmateriaal, routepijlen, bijl, moker. Sneeuwschuivers, sneeuwborstels, brandstof. Kluunmatten. Stempelhokjes. KNSB vlaggen. Stempels en kussens, Schrijfwaren. EHBO tassen. Afvaltonnen. Telefoonlijsten. Lijst namen en tel.nrs. Parkeerborden. Pyonnen PC/printer Rood/wit afzetlinten Verkeersregelaars shirt zie hoofdstuk 5 Pagina 5 van 17

6 HSC de Draai Commissie Coördinator Taak Materiaal Verkoop startbewijs Inkoop Koek-en-Zopie. Cor Schavemaker René Haaksman Riet Zut Verkoop Producten. Vervoer producten. Afvoer afval. Prijsborden plaatsen. KNSB kaarten Wisselgeld. Prijslijst. Thermoskannen. Vuilniszakken. Afvaltonnen. Communicatie & verbindingen Verzorging vrijwilligers. IJS, keuring, toertocht uitzetten, toezicht en controle, onderhoud Toertocht, start- en stempelplaats inrichten Informatie verstrekking. Verkeersregelaars Parkeren Pieter Wester Mobiele telefoons. Telefoonlijst. Co Zut Hans Kaptein Hans Kaptein, Co Zut Pieter Wester Co Zut, Hans Rendering Verstrekken van eten en drinken aan bezetting van stempelposten en verkooppunten Meten dikte ijs. Markeren wakken. Uitzetten routes Controleren route, voor en na toertocht. Veegploegen aansturen. Kluunmatten leggen. Vrijwilligers toertocht indelen. Stempelposten plaatsen, inrichten. Verzamelen stempelbenodigdheden. Vaststellen data. Toertocht. Melden data aan: KNSB, gemeente, politie, Regionale nieuwsmedia Website. Parkeerborden plaatsen. Actualiseerd draaiboek. Afzetlint aanbrengen E.H.B.O. Theo Kuilboer EHBO-posten inrichten. Lijst EHBO-ers maken Rooster opstellen, etc. zie hoofdstuk 5 Koffie- en theekannen. Kratten. Vervoer Boor, meetlint, afzetmateriaal, routepijlen, bijl, moker. Sneeuwschuivers, sneeuwborstels, brandstof. Kluunmatten. Stempelhokjes. KNSB vlaggen. Stempels en kussens, Schrijfwaren. EHBO tassen. Afvaltonnen. Telefoonlijsten. Lijst namen en tel.nrs. Parkeerborden. Pyonnen PC/printer Rood/wit afzetlinten Verkeersregelaars shirt zie hoofdstuk 5 NB: Neem altijd uw eigen mobiele telefoon mee. Pagina 6 van 17

7 4. Veiligheid Een goede voorbereiding is het halve werk. Voordat de toertocht kan worden gereden, nemen wij eerst preventieve maatregelen. Dat betreft: IJskeuringen van het gehele parcours. IJsdikte moet minimaal 12 cm zijn. Wakken markeren en afzetten, waarschuwingsborden plaatsen. Bij wakken zijn ruime passeermogelijkheden aanwezig, kluunplaatsen of route omleidingen. Lage bruggen markeren en waarschuwingsborden plaatsen. Kluunplaatsen aanleggen en markeren. Verkeersregelaars bij kluunplaatsen over de openbare weg. Weersvooruitzichten (bv harde wind, sneeuw of mist). EHBO-posten inrichten (zie hoofdstuk 5). Telefoonlijsten opstellen en controleren. Melding en goedkeuring vragen bij de gemeente, het Gewest respectievelijk de KNSB. Melding bij de gemeente Koggenland en meldkamer Noord-Holland-Noord. Website: informatie over toertocht, routekaart, instructies voor deelnemers en contactgegevens op website van ijsclub plaatsen. Inschrijving van deelnemers bij startplaats: KNSB startkaarten en telefoonnummer van centrale post voor ongevallen of problemen. Routekaart ophangen in start- en stempelposten, EHBO-posten, Koek-en-Zopie tenten, e.d. Ook naamaanduiding van belangrijke waterlopen en herkenbare oriëntatiepunten in het landschap erop aangeven. Inspectie ronde op 1 dag vooraf, waarbij het gehele parcours nog eens wordt gecontroleerd, maar ook de EHBO-posten, telefoonlijsten, e.d. Extra inspectie ronde s morgen vroeg voorafgaande aan de toertocht, waarbij de puntjes op de i worden gezet. Langs de gehele route ligt een openbare weg, m.b.t. de bereikbaarheid zal deze weg t.t.v. een grote calamiteit door de verkeersregelaars vrijgehouden worden voor hulpdiensten. Een toertocht wordt afgelast als het ijs onbetrouwbaar is (bv onvoldoende ijsdikte, veel wakken) en slechte weersvooruitzichten (gevoelstemperatuur van -7 graden of minder en/of kans op hevige sneeuwval). Voor de Pagina 7 van 17

8 veiligheid van het parcours geldt dat de kracht van de ketting door de zwakste schakels wordt bepaald (bv wakken, gemalen, lage bruggen en kluun-plaatsen). Bij een grote calamiteit zullen de verkeersregelaars de Tijdens de toertocht zorgen wij voor toezicht en controle, waarbij wij extra aandacht geven aan periodieke inspecties van kwetsbare schakels in de route (bv bij wakken, gemalen, lage bruggen en kluunplaatsen). Ook controleren wij de bezetting en aflossing bij EHBO-posten. Nazorg: na afloop van de toertocht inspecteren wij het parcours op achterblijvers. Ook controleren wij of de EHBO-koffers compleet zijn en zorgen voor aanvullingen. Samen met de EHBO-posten maken wij een overzichtje van ongevallen en welke verbeterpunten wij daaruit kunnen trekken voor toekomstige toertochten, dit gebeurt tijdens een evaluatiebijeenkomst zo spoedig mogelijk na de toertocht. 5. EHBO De zorgplicht van de KNSB en ijsclub omvat ook EHBO. Een ongeval kan in een klein hoekje liggen. De GOHR hanteert 0,5% als vuistregel voor ongevallen bij publieksevenementen. Bij een toertocht met circa 1000 deelnemers moeten onze EHBO-posten dan voorbereid zijn op circa 5 a 10 ongevallen (daarbij hebben wij dan ook rekening gehouden met grijsrijders). Er zijn totaal 2 EHBO-posten, bij de start- en stempelplaats, gespreid langs de route. Daarnaast is er een auto die gedurende de tocht langs de route rijdt, hij/zij heeft een EHBO-er en EHBO middelen aan boord, tevens kunnen wij gebruik maken van een verwarmde ruimte bij de fa Sijs en bij de Gouden Karper beiden direct gelegen aan de route. Deze EHBO-posten zijn goed bereikbaar voor ambulances. De EHBO-posten zijn door middel van KNSB-vlaggen gemarkeerd. EHBO-ers zijn herkenbaar aan gele jassen met EHBO opschrift. Bij elke EHBO-post is minimaal 1 gecertificeerde EHBO-ers aanwezig. Rooster opstellen, roulatie- en aflossingsschema. Lijst met gecertificeerde EHBO-ers (of BHV-ers) en telefoonnummers opstellen. Lijst met telefoonnummers van EHBO, ambulances, huisartsenpraktijk, politie, brandweer, gemeente, e.d. moet altijd bij elke EHBO-post beschikbaar zijn (geplastificeerd). Instructie voor wijze van alarmeren bij ongevallen: centrale post in geval van ongevallen of problemen, 112 in geval van levensbedreigende ongevallen. EHBO-materialen: - EHBO-koffers (en controleren of deze compleet zijn). - Spalk- en stabilisatiemateriaal voor mensen met fracturen. - Brancards. - Foliedekens. - Stoelen. - EHBO-jassen. Pagina 8 van 17

9 Lichtgewonden worden per auto gebracht naar een EHBO post, mensen met onderkoelingsverschijnselen en/of bevriezingsverschijnselen worden naar de dichtstbijzijnde verwarmde ruimte (fa Sijs of de Gouden Karper) gebracht. Indien een slachtoffer niet verplaatsbaar is, zal een EHBO-er het slachtoffer stabiliseren, warm houden met behulp van foliedekens en wachten tot de hulpdiensten gearriveerd zijn. Warme dranken kunnen verstrekt worden door nabij gelegen Koek-en-Zopie tenten. EHBO logboek bijhouden (bijlage 3). 6. Telefoonlijst Hulpdiensten Algemeen alarm nummer (*) Algemeen nummer hulpdiensten Centraal meldpunt calamiteiten Meldkamer Noord-Holland- Noord Gemeente Koggenland Politie (wijkpost) Brandweer ter plaatse Huisartsenpraktijk Obdam Huisartsenpraktijk Opmeer Huisartsenpraktijk Ursem Ziekenhuis Alkmaar Hoogheemraadschap HHNK Gewestelijke subcoördinator Gewestelijke coördinator Draaiboek Organisatie comité toertocht Voorzitter en algehele leiding Communicatie en verbindingen Secretaris en telefoonlijst Penningmeester en financiële zaken IJsmeester 2 e IJsmeester Koek-en-Zopie post Verkeersregelaars Verzorging vrijwilligers Start- en stempelposten EHBO-posten Centrale post bij de start Stempelplaatsen Contactpersoon Politie, brandweer, ambulances Politie Werner Dijkstra Willem Salentijn Willem Rol Rob Kuipers (r.kuipers@knsb.nl E.van Leijen Sjaak Karels Harrie Konijn Floor Dudink Cor Meyer Renè Pijper Arjan Laan Cindy Koning-Schrooder Reyer van Baar Ton van der Lee Vera Manshanden Eric van Leyen Telefoon 112 (*) Rob van der lee Lijst EHBO-leden Volgt tzt Volgt tzt (*) NB: Het algemeen alarm nummer 112 is voor levensbedreigende ongevallen. Pagina 9 van 17

10 Als via de mobiele telefoon 112 wordt gebeld, krijgen we verbinding met de KLPD in Driebergen. Zij is veelal niet op de hoogte van de plaatselijke situatie. We moeten dan aangeven voor welke meldkamer dit bestemd is: Meldkamer Noord-Holland-Noord. Als via de vaste telefoonverbinding 112 wordt gebeld, komt dit rechtstreeks terecht bij de Meldkamer Noord-Holland-Noord. 7. Verzekeringen Wij zijn aangesloten bij de KNSB en organiseren de toertocht onder auspiciën van de KNSB. De KNSB heeft onze toertocht erkend en wij zijn verplicht verzekeringen af te sluiten. Daarbij maken wij maken gebruik van de landelijke regeling van de KNSB die speciaal voor verzekeringen van toertochten is ontwikkeld. Verplichte verzekeringen voor KNSB toerorganisaties a) Aansprakelijkheidsverzekering. In Noord-Holland/Utrecht is deze verzekering voor verenigingen via het gewest afgesloten. b) Ongevallen Verzekering voor de vrijwilligers, die helpen bij het organiseren van de toertocht. Door gemeente Koggenland is een ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering afgesloten voor alle vrijwilligers die activiteiten (helpen) organiseren. c) Verzekering Bestuurdersaansprakelijkheid. Deze verzekering is collectief afgesloten voor alle verenigingen aangesloten bij de KNSB. NB: Meer details over verzekeringen kunt u vinden in het basisdraaiboek van de KNSB, of het KNSB Handboek 2010, blz Dat staat op de website van de KNSB. Pagina 10 van 17

11 8. Verkeer en parkeren Hensbroek Er zijn parkeermogelijkheden op loopafstand van de startplaats (zie kaart). Het Oudelandsdijkje, alwaar de start van de Molentocht is, postcode 1711 SB, is een weg die parallel loopt met de Oostdijk. Parkeren langs de hoofdweg is niet toegestaan, dus moeten alle auto s naar de Dorpsweg in Hensbroek worden begeleid door middel van aanwijsborden en/of verkeersregelaars. Gemeente Koggenland heeft ons als ijsclub opgedragen om te zorgen dat er aan één zijde van wegen wordt geparkeerd. Naast het parkeren aan de Kerkweg zijn er ook parkeermogelijkheden bij de heer R. Kooy aan de Kerkweg nr.17; op het parkeerterrein van de camping Kerkweg 9A en op het land van W. Zwagerman aan de Kerkweg. Zie bovenstaand overzicht. Bij kluunplaatsen over de openbare weg moeten altijd verkeersregelaars aanwezig zijn, zij moeten door de politie opgeleid en gecertificeerd zijn en zij moeten herkenbaar zijn met officiële hesjes. Pagina 11 van 17

12 8b Verkeer en parkeren Opmeer Er zijn parkeermogelijkheden in op loopafstand van de startplaats (zie kaart). De Hertog Willemweg is goed bereikbaar vanaf de N241 en het parkeerterrein is ruim genoeg om ca 300 auto s te kunnen parkeren. Parkeren langs de Hogeweg is niet wenselijk. Het plan is om vanaf de Pade-Hertog Willemweg een parkeerverbod in te stellen tot de Wipbruglaan. Pagina 12 van 17

13 9. KNSB Meer informatie over het basisdraaiboek voor schaatstoertochten van de KNSB kunt u vinden op Op de website van de KNSN kunt u ook meer informatie vinden over o.a. veiligheid, verzekeringen en actueel nieuws over natuurijs. 10. IJsclub Heeft u vragen? Voor meer informatie over onze toertocht of ijsclub kunt u terecht op Ook kunt u vragen aan ons voorleggen via onze voorzitter E. van Leyen of met onze secretaris, Harrie Konijn Pagina 13 van 17

14 Bijlage 1: Routekaart toertocht De start van De Molentocht is aan het Oudelandsdijkje, (einde Kerkweg) in Hensbroek. Postcode 1711 SB. Door bordaanduiding wordt de juiste richting aangegeven.. Ongeveer halverwege de tocht is er een Stempel & EHBO post met daarbij ook een Koek en Zopiepost opgesteld. Gedurende de tocht zal er continu een auto langs het parcours rijden met aan boord een EHBO-er met EHBO middelen,om ingeval van calamiteiten meteen eerste zorg te kunnen verlenen, uiteraard zijn er overal communicatiemiddelen aanwezig om ook de centrale post etc. te kunnen informeren. Aanwijzingen routekaart De volgende aanwijzingen dienen op de routekaart aangegeven te worden: Betekenis Symbool/kleur De route van de toertocht OpStap Plaats OSP ControlePost CP EHBO post EHBO Parkeren P Pagina 14 van 17

15 Bijlage 2: Checklist per toertochtdag Datum: Commissie : TIJD WAT WIE WAAR Pagina 15 van 17

16 Bijlage 3: EHBO logboek Formulier EHBO logboek Datum Namen EHBO helpers : : Naam slachtoffer evt telefoon nr. (contact) persoon : Aard van het letsel : Welke behandeling : Verbruikte materialen : Pagina 16 van 17

17 Bijlage 4: Bestuursleden met NAW-gegevens Voorzitter Eric van Leijen Adres t Ouwe Hof 7, Hensbroek Telefoon e.vanleijen@quicknet.nl Penningmeester Jos Stroet Adres Dorpsweg 146, Hensbroek Telefoon ijsclubhensbroek@quicknet.nl Secretaris Harrie Konijn Adres Woudrustlaan 36, Hensbroek Telefoon hcm.konijn@quicknet.nl Ledenadministr. Jos Stroet Adres Dorpsweg 146, Hensbroek Telefoon IJsmeester Cor Meyer Adres Dorpsweg 70, Hensbroek Telefoon Kantinebeheer Arjan Laan Adres Woudrustlaan Telefoon Pagina 17 van 17