Signaleringsregeling. Waarom een Signaleringsregeling? Voor wie geldt de Signaleringsregeling?

Transcriptie

1 Signaleringsregeling Korps Politie Curaçao, Landsrecherche Curaçao Opleidingsinstituut Rechtshandhaving & Veiligheidszorg, NCB-Interpol Curaçao, Kustwacht voor het Koninkrijk der Nederlanden in het Caribisch Gebied Waarom een Signaleringsregeling? De Integriteitscode Ministerie van Justitie (2014) schetst een algemeen kader voor een signaleringsregeling. Een uitgewerkte signaleringsregeling treft u hierbij aan. De signaleringsregeling dient in samenhang te worden gezien met de Gedragscode Justitieorganisaties. Indien u vermoedt of constateert dat de gedragscode niet wordt nageleefd kunt u hiervan een melding maken bij uw leidinggevende of de vertrouwenspersoon. In de signaleringsregeling staat beschreven hoe zo n melding in z n werk gaat. Voor wie geldt de Signaleringsregeling? De signaleringsregeling geldt voor iedereen die voor het KPC, de LrC, het ORV, NCB- Interpol Curaçao, of KWCARIB werkt. Het maakt niet uit of u werkt op basis van een arbeidsovereenkomst, als ingehuurde of tijdelijke kracht of als gedetacheerde medewerker. Iedereen heeft zich aan de signaleringsregeling te houden. In de signaleringsregeling worden 8 onderwerpen behandeld die richting geven aan het doen van een melding bij een (vermoeden) van een misstand. 1. Doel signaleringsregeling Begrippen In welke gevallen is de signaleringsregeling van toepassing? Signaleringsroute en onderzoek Geheimhouding Terugkoppeling richting melder Rechtsbescherming melder, vertrouwenspersoon, vertrouwenscommissie Betrokkenheid bij (vermeende) misstand van vertrouwenspersoon, vertrouwenscommissie, hoofd van dienst

2 Daar waar in de signaleringsregeling hoofd van dienst staat geschreven, kan ook een door hem/haar aangewezen persoon worden bedoeld. 1. Doel signaleringsregeling Het doel van de signaleringsregeling is dat voor alle medewerkers van de justitieorganisatie duidelijk moet zijn wat voor soort melding zij kunnen doen, bij wie zij kunnen melden en hoe de regeling in elkaar zit. Het intern melden van een misstand wordt gezien als een bijdrage aan het verbeteren van het functioneren van de justitieorganisatie(s). De signaleringsregeling laat zien dat serieus met een melding zal worden omgegaan en dat zo nodig maatregelen worden getroffen. De signaleringsregeling laat ook zien dat de melder niet zal worden benadeeld in zijn positie. 2. Begrippen In deze signaleringsregeling wordt verstaan onder: Misstand Bij een misstand zijn de reputatie, integriteit en organisatievoering van de justitieorganisatie(s) in het geding. Te denken valt aan overtreding van het recht of de regels in de gedragscode, zoals: conflicterende nevenwerkzaamheden, het lekken van vertrouwelijke informatie, het ongeoorloofd omgaan met dienstmaterialen, maar ook het onder invloed zijn van alcohol en drugs op de werkvloer. Melder Een melder is iemand die werkzaam is voor de justitieorganisatie en die zich met een vraag, probleem of melding ten aanzien van een (vermeende) misstand wendt tot de leidinggevende of de vertrouwenspersoon. Vertrouwenspersoon Een vertrouwenspersoon fungeert als vraagbaak voor onderwerpen op het gebied van integriteit, zoals vragen over de gedragscode. Daarnaast fungeert de vertrouwenspersoon als eerste aanspreek- en opvangpunt voor medewerkers die een vermoeden van een misstand willen melden. De vertrouwenspersoon ondersteunt en adviseert de melder daar waar mogelijk. Afhankelijk van de aard en de ernst van de melding rapporteert de vertrouwenspersoon aan de vertrouwenscommissie. De vertrouwenscommissie is verplicht de melding te onderzoeken. Vertrouwenscommissie Ingeval de misstand ernstig is - bijvoorbeeld een strafbaar feit of grove schending van regels - doet de vertrouwenspersoon een doormelding aan de vertrouwenscommissie. De vertrouwenscommissie heeft tot taak de melding te onderzoeken en het bevoegd gezag 2

3 naar aanleiding van dat onderzoek te adviseren. De commissie bestaat uit maximaal vijf leden, onder wie de voorzitter. In de commissie zijn alle vijf betrokken justitieorganisaties vertegenwoordigd. Voorts worden een plaatsvervangend voorzitter en plaatsvervangende leden benoemd. De plaatsvervangende voorzitter wordt uit de leden benoemd. De leden en de plaatsvervangende leden worden door de minister van Justitie benoemd en ontslagen. Zij worden benoemd voor een periode van ten hoogste twee jaar. Om de continuïteit van de commissie te waarborgen worden twee van de vijf leden eenmaal herbenoemd voor een periode van een jaar. Leden kunnen niet worden herbenoemd tot plaatsvervangend lid. Een plaatsvervangend lid kan wel worden herbenoemd tot lid. 3. In welke gevallen is de signaleringsregeling van toepassing? De regeling voor het melden van misstanden is wel bedoeld voor: (vermoedens van) overtredingen van het recht of de regels in de gedragscode, zoals: discriminatie, diefstal van tijd, conflicterende nevenwerkzaamheden, het lekken van vertrouwelijke informatie, het ongeoorloofd omgaan met dienstmaterialen, maar ook het onder invloed zijn van alcohol en drugs op de werkvloer. De regeling voor het melden van misstanden is niet bedoeld voor: klachten van ambtenaren over personeelsaangelegenheden in verband met het werk, het salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden; het roddelen over collega s; het kritiek spuien op de door de korpsleiding gemaakte beleidskeuzes. 4. Signaleringsroute en onderzoek Het maken van een melding van een (vermeende) misstand kent de volgende stappen en eisen: 1. Indien u als ambtenaar van justitie een (vermeende) misstand waarneemt dient u, indien mogelijk, de vermeende betrokkene hier allereerst zelf op aan te spreken. 2. Indien het niet mogelijk is de vermeende pleger aan te spreker, bijvoorbeeld omdat u dit eerder heeft gedaan maar dit niet tot het gewenste resultaat heeft geleid, informeert u uw direct leidinggevende. 3. Is uw leidinggevende zelf betrokken bij de misstand of meldt u om een andere reden de misstand liever niet bij uw leidinggevende (bijvoorbeeld omdat een eerdere melding aan hem/haar niet tot het gewenste resultaat heeft geleid), dan kan de melder zich richten tot een vertrouwenspersoon van de organisatie. 3

4 4. Het maken van een melding aan de vertrouwenspersoon kan in eerste instantie zowel mondeling als schriftelijk plaatsvinden. De vertrouwenspersoon zal van de melding een schriftelijke aantekening maken en in overleg met u, indien gewenst, onverwijld een actieplan formuleren. Indien u dit wenst kunt u anoniem blijven. 5. Indien de misstand niet direct door de vertrouwenspersoon in samenwerking met de melder, eventuele betrokken collega s en/of de direct leidinggevende kan worden opgelost, dan kan de vertrouwenspersoon besluiten de melding te rapporteren aan de vertrouwenscommissie. De vertrouwenspersoon meldt deze doormelding schriftelijk aan het hoofd van dienst. 6. De doormelding door de vertrouwenspersoon aan de vertrouwenscommissie gebeurt (ook) altijd schriftelijk. De schriftelijke melding bevat in ieder geval: - de datum van de melding - een omschrijving van de vermoedde misstand - waar en wanneer de de vermoedde misstand zich heeft afgespeeld - de wijze waarop de melder de informatie tot zich heeft gekregen - de eventuele stappen die reeds zijn gezet door de melder, de direct leidinggevende en/of de vertrouwenspersoon teneinde tot een oplossing te komen. 7. De schriftelijke melding aan de vertrouwenscommissie wordt door de melder ondertekend, behalve indien er voor de melder zwaarwegende redenen bestaan om de persoonsgegevens niet te willen delen met de vertrouwenscommissie, dan kan de anonimiteit van de melder worden bewaard door de vertrouwenspersoon. 8. De melder ontvangt van de vertrouwenspersoon een afschrift van de schriftelijke melding. De vertrouwenscommissie zal schriftelijk aan de vertrouwenspersoon de ontvangst van de melding bevestigen. 9. De vertrouwenscommissie zal een binnengekomen schriftelijke melding (indien gewenst geanonimiseerd) bespreken en een actieplan opstellen. In samenspraak met het hoofd van dienst start de vertrouwenscommissie een onderzoek. 10. Na een termijn van (uiterlijk) vier weken waarin onderzoek heeft plaatsgevonden, informeert de vertrouwenscommissie de vertrouwenspersoon over de voortgang. 11. De onderzoeksperiode zal vervolgens worden verlengd of de melding zal terzijde worden gelegd als uit het onderzoek onvoldoende grond blijkt voor de melding. De vertrouwenspersoon bewaakt/monitort dit proces. 4

5 12. Voor het gehele meldingsproces geldt dat voor het afstemmen van de aanpak de vertrouwenspersoon te aller tijde in overleg kan treden met een collega vertrouwenspersoon, het hoofd van dienst en/of de vertrouwenscommissie. 5. Geheimhouding Een ieder die betrokken is bij een melding van het vermoeden van een misstand is verplicht tot geheimhouding over alles wat hem/haar in verband daarmee (zoals de melding en het onderzoek zelf) is toevertrouwd of bekend is geworden. Er kan alleen een uitzondering worden gemaakt op de geheimhoudingsplicht na schriftelijke toestemming van de melder of wanneer er een dringende reden aanwezig is om af te wijken van de geheimhoudingsplicht. Deze dringende reden is aanwezig indien voldaan is aan al de volgende vijf voorwaarden: Alles is in het werk gesteld om de toestemming van de melder te verkrijgen; De vertrouwenspersoon verkeert in gewetensnood door het handhaven van de geheimhouding; Er is geen andere weg dan doorbreking van de geheimhouding om het probleem op te lossen; Het is vrijwel zeker dat het niet doorbreken van de geheimhouding voor betrokkenen of derden aanwijsbare en ernstige schade en/of gevaar zal opleveren; De vertrouwenspersoon is er vrijwel zeker van dat de doorbreking van de geheimhouding die schade of het gevaar aan betrokkenen of derden in belangrijke mate zal voorkomen of beperken. De vertrouwenspersoon zal de melder vooraf schriftelijk op de hoogte stellen van het voornemen de geheimhouding te doorbreken. 6. Terugkoppeling richting melder De vertrouwenspersoon (of een daartoe door de vertrouwenspersoon aangewezen persoon) neemt gedurende het onderzoek minimaal om de twee weken contact met melder op om onder meer algemene informatie te geven over het onderzoek, tenzij de melder heeft aangegeven daar geen prijs op te stellen of dit nadelig is voor de melder of voor het onderzoek, of tenzij er andere gegronde redenen zijn om de melder niet te informeren. De melder krijgt uiterlijk binnen vier weken bericht van de vertrouwenspersoon over hoe de zaak verder wordt afgehandeld. 5

6 7. Rechtsbescherming melder, vertrouwenspersoon, vertrouwenscommissie Een melder die met inachtneming van de bepalingen in deze signaleringsregeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn (rechts)positie benadeeld als gevolg van het melden. Een vertrouwenspersoon die met inachtneming van de bepalingen in deze signaleringsregeling handelt, wordt op geen enkele wijze in zijn (rechts)positie benadeeld als gevolg van het fungeren als zodanig. De leden van de vertrouwenscommissie die met inachtneming van de bepalingen in deze signaleringsregeling handelen, worden op geen enkele wijze in hun (rechts)positie benadeeld als gevolg van het fungeren als zodanig. Onder een besluit met nadelige gevolgen voor de (rechts)positie wordt in ieder geval verstaan een besluit dat strekt tot: a. het verlenen van ontslag anders dan op eigen verzoek; b. het tussentijds beëindigen of het niet verlengen van diens aanstelling in tijdelijke dienst; c. het niet omzetten van diens aanstelling in tijdelijke dienst door een proeftijd in een aanstelling in vaste dienst; d. het verplaatsen of overplaatsen of het weigeren van een verzoek daartoe; e. het treffen van een ordemaatregel; f. het treffen van een disciplinaire maatregel; g. het onthouden van salarisverhoging; h. het onthouden van promotiekansen; i. het afwijzen van verlof. 8. Betrokkenheid bij (vermeende) misstand van vertrouwenspersoon, vertrouwenscommissie, hoofd van dienst Indien de betrokkenheid van een vertrouwenspersoon bij een misstand wordt vermoed, kan rechtstreeks worden gemeld aan de vertrouwenscommissie. Indien de betrokkenheid van een lid van de vertrouwenscommissie bij een misstand wordt vermoed kan rechtstreeks worden gemeld aan het hoofd van dienst. Indien de betrokkenheid van het hoofd van dienst wordt vermoed, kan rechtstreeks worden gemeld aan de minister. Voor vragen over deze signaleringsregeling kunt u terecht bij uw leidinggevende of de vertrouwenspersoon. Deze signaleringsregeling is vastgesteld op 27 september 2016 en treedt in werking op 1 januari De signaleringsregeling en de uitvoering daarvan zal na een jaar worden geëvalueerd. 6

7 Colofon Deze signaleringsregeling is in opdracht van het ORV geschreven door SRA-Caribbean. SRA-Caribbean is een bureau dat is gespecialiseerd in (wetenschappelijk) onderzoek, training en advies op het gebied van integriteits-, risico- en criminaliteitsvraagstukken (KvK 97343). De signaleringsregeling is tot stand gekomen onder begeleiding van de Werkgroep Integriteit. In deze Werkgroep zijn vertegenwoordigd: Het ORV, het ministerie van Justitie, het Openbaar Ministerie, het KPC, de Kustwacht en de vakbonden ABVO, NAPB en SAP. Niets uit deze signaleringsregeling mag, noch geheel, noch gedeeltelijk, worden overgenomen en/of vermenigvuldigd zonder toestemming en zorgvuldige verwijzing naar het Opleidingsinstituut Rechtshandhaving & Veiligheidszorg en SRA-Caribbean NV. 7