Socioculturele activiteiten

Transcriptie

1 Socioculturele activiteiten

2 Socioculturele activiteiten Socioculturele activiteiten brengen mensen samen rond een gezamenlijk maatschappelijk doel. Het zijn initiatieven van een (halve) dag of avond. Deze activiteiten hebben verschillende functies: mensen met elkaar in contact brengen, zodat ze elkaar leren kennen en samen dingen doen; mensen iets leren; mensen laten deelnemen aan cultuur; mensen stimuleren om zich in te zetten voor anderen. Hoe? Van bij de start heb je enthousiaste mensen nodig die de activiteit mee willen organiseren. Vorm een werkgroepje en spreek af hoe jullie samenwerken. Alles begint met een idee. Om dit idee uit te werken tot een succesvolle activiteit zijn er vier fasen: 1. onderzoeken 2. plannen 3. uitvoeren 4. evalueren Een idee verkennen Bespreek de P-vragen: Past deze activiteit bij ons? Past deze activiteit in de doelstelling van de vereniging? Wat willen we met de activiteit bereiken? Kunnen we deze activiteiten realiseren met de kennis, tijd, middelen en mensen die we hebben? Wie werkt er nog rond dit idee? Moeten we de activiteit zelf organiseren of kunnen we bij anderen aansluiten? Publiek? Wie willen we bereiken met deze activiteit? Eigen mensen? Bepaald publiek? Het brede publiek? Met welke kenmerken van de doelgroep moeten we rekening houden (bv. beschikbare tijd, mobiliteit, taal, inkomen, kinderen )? Beantwoordt de activiteit aan de wensen van dit publiek? Hoeveel mensen verwacht je? Periode? Wat is de beste periode, tijdstip, frequentie? Zijn de vrijwilligers dan beschikbaar? Past dit voor het publiek? Is er voldoende tijd om deze activiteit te organiseren? Is de geplande tijd voldoende om de doelstelling te behalen? Socioculturele activiteiten 1

3 Plaats? Wat is de beste plaats voor deze activiteit? Is er voldoende ruimte? Is ze vlot bereikbaar? Prijs? Is er een financieel risico? Hoeveel kunnen/willen de deelnemers betalen? Komt de activiteit in aanmerking voor subsidies? Partners? Wie is er nog bezig met dit idee of deze activiteit? Kunnen we samenwerken met anderen? Laat je inspireren door anderen. Wat vinden partners van dit idee? Welke partners hebben we nodig? Publiciteit? Hoe bereiken we het beoogde publiek? Hoe stimuleren we het beoogde publiek om deel te nemen? Welke informatie hebben potentiële deelnemers nodig? Overloop al deze vragen en bekijk het geheel daarna nog eens. Klopt alles? Zijn er geen tegenstrijdigheden in de planning? Beslis dan samen of je verder kunt gaan met de activiteit. Plannen Met de antwoorden op voorgaande vragen maak je een concrete planning. Dit is een lijst met alle taken voor, tijdens en na de activiteit. Naast elke taak schrijf je het tijdstip, de naam van de uitvoerders, het nodige materiaal en eventuele informatie. Overloop met alle medewerkers de taken en zorg voor duidelijke afspraken. Bespreek een systeem voor onderlinge communicatie: overlegmomenten, telefoon, Maak een begroting met alle verwachte uitgaven en inkomsten. Uitvoeren Ga na of je alle voorbereidende taken kunt uitvoeren. Duid minstens één persoon aan die tijdens de activiteit alles in goede banen leidt, onverwachte situaties oplost en een aanspreekpunt vormt voor de andere vrijwilligers. Evalueren Verliep de activiteit zoals gepland? Wat ging er goed? Wat onthoud je voor de volgende keer? Wat zijn de resultaten van je activiteit? Wat vonden deelnemers en medewerkers ervan? Socioculturele activiteiten 2

4 Tip Houd je activiteiten zo eenvoudig mogelijk. Start op tijd met de voorbereiding. Een lokaal vastleggen, subsidies aanvragen, partnerorganisaties, vrijwilligers of externe deskundigen vinden doe je beter lang op voorhand. Meer informatie Subsidies voor socioculturele activiteiten kun je aanvragen bij de dienst sociale netwerken van de stad Antwerpen. Als je een straatfeest organiseert, kun je subsidies krijgen via Opsinjoren. Alle informatie over het subsidiereglement vind je in het deel subsidies van deze map. In het onderdeel evenement plannen vind je meer informatie over zaalverhuur, feestmateriaal, herbruikbare bekers, aanplakreglement, affiches Doc Atlas heeft veel didactisch materiaal over verschillende culturen, opvoeding en Nederlands leren: Voorbeelden van socioculturele activiteiten vind je ook op Daar lees je ook over verenigingen en organisaties waarmee je kunt samenwerken. Socioculturele activiteiten 3

5 Socioculturele projecten Een project is een reeks van activiteiten die stap voor stap leiden naar een duidelijk doel. Een projectidee start bij een bepaalde vraag of een situatie waaraan jouw vereniging iets wil en kan veranderen. De verandering die je wilt realiseren, is het doel van je project. Dit doel wil je bereiken in een vooraf bepaalde periode voor een bepaalde groep van mensen. Hoe? Onderzoeken Stel een werkgroepje samen en denk na over de P-vragen (die je vindt onder socioculturele activiteit ). Spreek met verschillende mensen en diensten om informatie te verzamelen en je projectidee te toetsen. Welke organisaties, verenigingen of diensten werken rond dit thema? Zijn er studies gebeurd? Lopen ergens anders gelijkaardige projecten? Samen kun je meer! Zoek samenwerking met partners die gelijkaardige doelen hebben of met dezelfde mensen werken. Bespreek de samenwerking en zet de afspraken op papier. Je kunt een stuurgroep met deskundigen samenstellen die advies geeft bij de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van je project. Projectdoel bepalen Samen met de partners bepaal je wat je met het project wilt bereiken. Doelen worden vaak te vaag en vrijblijvend geformuleerd. Door SMART-doelen te stellen, verhoog je de kans dat er ook werkelijk iets van terecht komt. SMART staat voor: Specifiek Meetbaar Aanvaardbaar Realistisch Tijdsgebonden Wees concreet en beschrijf je doel zo scherp mogelijk. Focus! Hoe zul je de resultaten meten? In aantallen? Vinden anderen je doel belangrijk? Is het doel de inzet waard? Is het doel haalbaar? Kun je dit doel realiseren? Binnen welke tijd zal dit doel gerealiseerd zijn? Plannen Plan de activiteiten doelgericht in de tijd. Elke activiteit is een stap in de richting van je projectdoel. Zorg dus voor een logische opbouw. Zorg voor een duidelijke start en een duidelijk einde van het project. Socioculturele activiteiten 4

6 Bereken de verwachte uitgaven en inkomsten en maak een begroting. Bekijk mogelijkheden en voorwaarden voor subsidies. In het vorige hoofdstuk vind je hulpmiddelen om activiteiten op te zetten. Die kun je gebruiken om de activiteiten binnen je project te plannen en uit te voeren. Uitvoeren en opvolgen Een project moet je voortdurend opvolgen. Hoe verlopen de activiteiten? Behaal je je doelen? Bereik je de mensen? Moet je de planning aanpassen? Moet je een extra inspanning doen? Meten is weten. Registreer daarom voldoende gegevens tijdens de activiteiten, zoals aanwezigheidslijsten, opvolgingsfiches en activiteitsverslagen. Evalueer regelmatig en vraag het oordeel van de deelnemers over het verloop en de resultaten van de activiteiten. Vraag hen suggesties en betrek ze bij de inhoud en de uitvoering van het project. Communiceer voldoende met je medewerkers. Wat hebben ze nodig? Zijn er vragen of problemen? Worden alle taken op tijd uitgevoerd? Stimuleer je medewerkers en spreek regelmatig je waardering uit voor hun inzet. Houd ze op de hoogte van de resultaten van het project. Sta open voor kritiek of suggesties en zoek samen naar oplossingen voor eventuele problemen. Zorg voor teamspirit! Voor advies en feedback van externe deskundigen organiseer je bijeenkomsten van een stuurgroep. Denk aan de financiële opvolging! Houd je boekhouding vanaf het begin nauwkeurig bij. Hoeveel geld werd al besteed? Hoeveel geld is er nog beschikbaar? Evaluatie Evalueer halverwege en op het einde van het project het verloop en de resultaten. Verliep het project zoals gepland? Wat ging er goed? Wat onthoud je voor de volgende keer? Ga na wat de resultaten zijn van je project. Analyseer de cijfertjes: aantal deelnemers, activiteiten, behaalde resultaten Vraag de mening van deelnemers, medewerkers en partners over het verloop en de resultaten van het project. Vraag ook suggesties om je project te verbeteren. Wanneer? Een project vraagt een stevige voorbereiding. Begin minstens een halfjaar op voorhand met de projectvoorbereiding. Meer informatie Voor projecten kun je subsidies vragen bij stad Antwerpen. Zie daarvoor het speciale hoofdstuk over subsidies. Meer informatie over evaluatie en verslagen vind je in het onderdeel inhoudelijk jaarverslag. Socioculturele activiteiten 5

7 Tip Kom op tijd langs bij een buurtsecretariaat of bij servicepunt verenigingen (stad Antwerpen). Afhankelijk van het projectthema kunnen zij je in contact brengen met interessante personen, organisaties, verenigingen en diensten. Ze geven advies om te komen tot een projectmatige aanpak. Ze helpen je antwoorden te vinden op organisatorische en inhoudelijke vragen. Ze helpen je informatie en materiaal te vinden over thema s en methodieken. Socioculturele activiteiten 6

8 Een draaiboek In een draaiboek zet je alle afspraken die je maakt om een activiteit te organiseren. Het is een lijst met alle taken voor, tijdens en na de activiteit. Naast elke taak schrijf je het tijdstip, de naam van de uitvoerders, het benodigde materiaal en eventuele informatie. Zo vergeet je geen belangrijke dingen. Wanneer? Zodra je beslist om een activiteit te organiseren, schrijf je alle gemaakte afspraken in het draaiboek. Het draaiboek loopt tot en met de evaluatie en de financiële afrekening van de activiteit. Een goed voorbeeld van een draaiboek vind je bij een evenement plannen. Dit is een uitgebreid draaiboek. Maar het principe blijft altijd hetzelfde, hoe eenvoudig je activiteit ook is. Socioculturele activiteiten 7

9 Een jaarplan Een jaarplan is een agenda van de activiteiten die je vereniging plant in het volgende jaar. Hoe? Plannen maak je samen! Breng mensen samen die belangrijk zijn voor je vereniging: leden, vrijwilligers, partnerorganisaties, themadeskundigen Hun betrokkenheid bij de planning vergroot de slaagkans van je activiteiten! De mensen voelen zich medeverantwoordelijk. Daardoor zijn ze meer gemotiveerd om samen de plannen uit te voeren. Je brengt ideeën, kennis en informatie samen. De ene stelt zich kandidaat om een activiteitenreeks te leiden, de andere kent een goede locatie, een volgende heeft gehoord van een interessante expositie, enzovoort. Frisse ideeën of meer van hetzelfde? Overloop activiteiten uit het verleden en bepaal samen welke activiteiten zeker herhaald moeten worden. Laat de deelnemers nieuwe activiteiten voorstellen en voeg deze toe. Bespreek samen de verschillende voorstellen. Plannen in de tijd en schrappen! Zet de activiteiten in chronologische volgorde. Vermijd drukke periodes! Houd rekening met bijvoorbeeld vakanties, feestdagen of examenperiodes. Staan er te veel activiteiten in de planning? Zo ja, welke activiteiten zijn er prioritair? Welke zijn minder belangrijk? Welke activiteiten vragen veel werk? Kan het op een andere manier? Verdeel het werk Vraag voor elke activiteit minstens twee kandidaten die verantwoordelijk zijn voor de organisatie. ervan. Tip Houd het realistisch! Maak beter een bescheiden plan dat je succesvol kunt uitvoeren. Praktische organisatie van een planningsmoment Zorg dat de deelnemers een goed overzicht hebben van de voorgestelde activiteiten. Werk hiervoor met kaarten. Schrijf op elke kaart één activiteit. Schrijf groot zodat de kaart van ver leesbaar is. Met die kaarten kun je samen aan de planning werken en activiteiten toevoegen, verwijderen of verzetten. Schrijf vooraf elke activiteit van het vorige jaar op een kaart. Zorg dat er voldoende lege kaarten zijn voor nieuwe voorstellen. Zorg dat iedereen deze kaarten kan lezen. Socioculturele activiteiten 8

10 Een inhoudelijk jaarverslag Een jaarverslag is een tekst waarin je de activiteiten en projecten van het afgelopen jaar kort beschrijft en evalueert. Denk eraan: De algemene vergadering keurt het jaarverslag en de financiële jaarrekening van een vzw goed. Hoe? Je schrijft een jaarverslag beter in stukjes. Zet na elke activiteit een korte beschrijving met de belangrijkste evaluatiepunten op papier. Zo heb je tegen december een overzicht van alle uitgevoerde activiteiten. Neem het jaarplan erbij. Overloop samen met het bestuur de verschillende activiteiten. Bekijk welke activiteiten goed verliepen en welke minder: Hoe kwam dit? Wat heb je geleerd voor het volgende jaar? Wat ga je behouden? Wat pas je aan? Maak hier een verslag van. Wanneer? Een jaarverslag schrijf je in december of januari, voor de algemene vergadering plaatsvindt. Want als je in een vzw zit, moet de algemene vergadering het verslag goedkeuren. Tip Gebruik de belangrijkste conclusies om je jaarplan uit te werken en om de begroting van het volgende jaar op te stellen. Als je een werkingssubsidie aanvraagt bij de dienst sociale netwerken van de stad Antwerpen, bezorg je een jaarverslag bij de aanvraag. Socioculturele activiteiten 9

11 Eenvoudig evenement plannen Een evenement is een grote activiteit van een vereniging waar veel praktische voorbereiding bij komt kijken. Voor je aan de slag gaat, moet je een aantal belangrijke knopen doorhakken. Hoe? Concept afbakenen Deze stap is cruciaal om een evenement te organiseren. Denk goed na over: de boodschap die je wilt brengen; het publiek dat je wilt bereiken; het programma dat je wilt uitwerken; de partners die je hiervoor nodig hebt. Rollen verdelen Spreek af wie voor wat zorgt. Zo vermijd je dat je zonder tafels eindigt en met drie drankleveranciers. Als je de taken verdeelt, kun je in minder tijd meer werk verzetten. Stel hiervoor een draaiboek op. Je vindt een voorbeeld als bijlage. Intern of extern evenement? Een evenement voor genodigden of voor leden van je vereniging organiseer je het best in een zaal. Dan heb je geen vergunning nodig voor een evenement op de openbare weg. Meestal zijn de billijke vergoeding en Sabam verrekend in de zaalhuur. Meer info vind je in de paragraaf over taksen en vergunningen. Een extern evenement vraagt meer voorbereiding. Je moet vroeger beginnen en meer praktische vergunningen en andere zaken in orde brengen. Buiten of binnen? Afhankelijk van de locatie van het evenement, moet je verzekeringen en toestemmingen aanvragen. Beslis dus eerst of je het evenement buiten of binnen wilt organiseren. Voor de meeste zalen hoef je zelf geen vergunningen en verzekeringen in orde te brengen. Als je een evenement binnen organiseert, bespreek dan met de verhuurder zijn verantwoordelijkheden en die van je vereniging. Socioculturele activiteiten 10

12 Openbaar domein: toestemmingen Wil je een optocht houden door de straat of een feestje organiseren in een van de parken? Dan heb je toestemming nodig van de stad om het openbaar domein te gebruiken. Het evenementenloket helpt je om de juiste zaken aan te vragen. Hoe? Neem contact op met het evenementenloket van het district waar het evenement plaatsvindt. Vul online het aanvraagformulier in via > vrije tijd > zelf organiseren > Juridisch > evenementen op de openbare weg of vraag het formulier in je districthuis. Vul het in en bezorg het terug aan het evenementenloket. Wanneer? Kleine evenementen vraag je minstens vier weken vooraf aan en grote evenementen minstens drie maanden. Hoe vroeger je de aanvraag indient, hoe sneller ze behandeld wordt. Tip Brandweerpreventie In het aanvraagformulier staan ook vier vragen over brandweerpreventie. Als je op een van die vragen ja moet antwoorden, moet je ook een informatieblad voor de brandweer invullen. Bij de aanvraag voeg je een inplantingsplan toe. Dit plan geeft duidelijk weer hoe het evenement opgebouwd is, wat waar komt. Vul dit correct en nauwkeurig in, want anders rekent de brandweer 96,62 euro aan per uur, per persoon of per prestatie. Stel je plannen dus correct op. De mensen van het evenementenloket kunnen je hierbij helpen. Politie Als je evenement plaatsvindt op de openbare weg, vraag je ook toestemming aan de politie. Dat is belangrijk om de veiligheid van je evenement te garanderen. Vraag aan de politie om de straat auto- en parkeervrij te maken. Socioculturele activiteiten 11

13 Bijlage: adressen evenementenloket Districtshuis Antwerpen Lange Gasthuisstraat Antwerpen tel fax Districtshuis Berchem Grotesteenweg Berchem tel Districtshuis Berendrecht-Zandvliet-Lillo Antwerpsebaan Berendrecht tel fax Districtshuis Borgerhout Moorkensplein Borgerhout tel district.borgerhout@stad.antwerpen.be Districtshuis Deurne Maurice Dequeeckerplein Deurne-Antwerpen tel fax district.deurne@stad.antwerpen.be Districtshuis Ekeren Veltwijcklaan Ekeren tel district.ekeren@stad.antwerpen.be Districtshuis Hoboken Marneflaan Hoboken tel district.hoboken@stad.antwerpen.be Socioculturele activiteiten 12

14 Districtshuis Merksem Burgemeester J. Nolfplein Merksem tel fax district.merksem@stad.antwerpen.be Districtshuis Wilrijk Bist Wilrijk-Antwerpen tel district.wilrijk@stad.antwerpen.be Socioculturele activiteiten 13

15 Praktisch Een zaal zoeken Ben je op zoek naar een ruimte voor een activiteit? Dan kun je terecht bij Netwerk Ontmoetingsruimte. Op vind je een overzicht van de verschillende zalen. Neem voor meer informatie contact op met onderstaande adressen of stuur een bericht naar ANTWERPEN 2000, 2060 Ontmoetingscentrum Het Oude Badhuis Stuyvenbergplein 38, 2060 Antwerpen tel (6) Maandag van 9 tot 12 uur Ontmoetingscentrum Atlas Carnotstraat 110, 2060 Antwerpen tel Dinsdag van 17 tot 19 uur ANTWERPEN 2020 Stadskantoor Kiel Sint-Bernardsesteenweg 197, 2020 Antwerpen tel Woensdagvoormiddag van 9 tot 12 uur ANTWERPEN 2030 Gemeenschapscentrum Luchtbal, Hondurasstraat 6-8, 2030 Antwerpen tel Donderdag van 9 tot 12 uur ANTWERPEN 2018, 2050 Den Bell Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen tel Op afspraak. BORGERHOUT Administratief Centrum Borgerhout, Moorkensplein 19, 2140 Borgerhout tel Dinsdag van 9 tot 12 uur Donderdag van 17 tot 19 uur DEURNE Ontmoetingscentrum Den Tip Van den Hautelei 79, 2100 Deurne tel Woensdag van 9 tot 12 uur Donderdag van 9 tot 12 uur EKEREN Villa Geniets Veltwijcklaan 31, 2180 Ekeren tel Woensdag van 9 tot 12 uur HOBOKEN UiThuis Kapelstraat 64, 2660 Hoboken tel Donderdag van 10 tot 12 uur (vanaf oktober 2011) BERCHEM Districtshuis Berchem Grotesteenweg 150, 2600 Berchem tel Woensdag van 9 tot 12 uur Donderdag van 17 tot 19 uur Socioculturele activiteiten 14

16 Verzekeringen Verzekering voor alle infrastructuur en materiaal Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid De vereniging is verplicht om een verzekering af te sluiten voor het materiaal dat jullie gebruiken tijdens het evenement. Dus ook tijdens de opbouw en afbraak. De stad kan vragen om het verzekeringsbewijs voor te leggen. Zo weet de stad dat de organisator mogelijke schade dekt. Bovendien neemt de vereniging zo haar verantwoordelijkheid. Naast de verzekering kan de stad ook een waarborg vragen. Die waarborg wordt niet terugbetaald als er bijvoorbeeld geleend materiaal beschadigd is. De kost van de verzekering kan verschillen. Dit hangt af van de aard van het evenement en de mogelijke risico s. Je moet voldoende verzekerd zijn om mogelijke schade aan derden te kunnen betalen. Je kunt je deelnemers ook verzekeren voor materiële schade en lichamelijke ongevallen. Als je evenement plaatsvindt in een stadsgebouw, moet je eerst huur betalen aan de stadsdienst. Controleer of de zaal in orde is met brandverzekering en zorg anders voor een goede verzekering. Als je twijfels hebt, neem contact op met de netwerk ontmoetingsruimte van de stad. Kijk hiervoor op of stuur een bericht naar Socioculturele activiteiten 15

17 Taksen en vergunningen Gelegenheidstapperijen Als de vereniging meer dan drie opeenvolgende dagen alcoholische dranken schenkt, moeten jullie belasting betalen. Hiervoor kun je terecht bij de dienst financiën van de stad. Ter plaatse vul je een blad in met de gegevens en de geplande activiteit. Je betaalt 74,37 euro per week, per toog. Je betaalt het bedrag via een overschrijvingsformulier. Bedrijvenloket Francis Wellesplein Antwerpen tel fax SABAM Als je muziek speelt tijdens een evenement, moet je het auteursrecht respecteren en SABAM betalen. Op vind je alle nuttige informatie en de verschillende mogelijkheden. SABAM - auteursrechtenvereniging Frankrijklei 65 - bus Antwerpen tel openingsuren: maandag tot donderdag van 9 tot 17 uur, vrijdag van 9 tot 16 uur Billijke vergoeding Om in het openbaar muziek af te spelen, moeten de uitvoerende kunstenaars en producenten een billijke vergoeding krijgen. Als je een zaal of locatie huurt voor je evenement, betaalt de verhuurder wellicht een billijke vergoeding op jaarbasis. Het tarief hiervoor wordt dan mee verrekend in de huurprijs. Vraag dit na bij de verhuurder. Voor tijdelijke activiteiten betaal je een vergoeding voor 24 of 48 uur. Meer info over de billijke vergoeding vind je op of bij de infolijn: Op deze website vind je alle mogelijke formulieren. Socioculturele activiteiten 16

18 Materiaal Materiaaluitleendienst van de stad Verenigingen kunnen tafels, banken, podia en stoelen aanvragen bij de uitleendienst van de stad Antwerpen. De uitleendienst beschikt over volgende materialen: tafels en stoelen, vloeren en podia, tentoonstellingsmateriaal, verlichting, audio en elektriciteit, watervoorzieningen en decoratieartikelen. Het materiaal wordt gratis geleverd als je dat tijdig aanvraagt. Vermeld op de aanvraag zeker: de aanvraagdatum; naam en adres van de organisator/aanvrager met contactgegevens; naam, adres, webadres en statuut van de vereniging (indien van toepassing) ; het ondernemingsnummer (indien van toepassing); het doel en een beschrijving van het evenement; of het evenement al dan niet op het openbaar domein plaatsvindt; het gevraagde materiaal, met vermelding van de details en aantallen; het leveringsadres en de datum van het evenement (begin/einde); de contactgegevens van de persoon die het materiaal in ontvangst zal nemen of terug zal bezorgen (indien verschillend van de organisator/aanvrager). Hoe? Ga naar het evenementenloket in je districtshuis. De adressen vind je in de map. Of vul het formulier zelf in via > vrije tijd > zelf organiseren > Aan de slag > feestmateriaal. Wanneer? Verstuur de aanvraag ten laatste zes weken voor het evenement plaatsvindt. Tip Het materiaal wordt geleverd op basis van beschikbaarheid. Het voorjaar en de zomer zijn drukke periodes voor verenigingen. Bestel dus zo snel mogelijk je materiaal. Voor een evenement met meer dan 1500 personen moet je alles drie maanden op voorhand aanvragen. Vind je evenement over minder dan zes weken plaats en heb je nog materiaal nodig? Dan kun je het materiaal zelf ophalen als er nog iets beschikbaar is. Neem zo snel mogelijk contact op met het evenementenloket van je district. Meer informatie Een volledige lijst van materiaal vind je op > vrije tijd > zelf organiseren > feestmateriaal. Socioculturele activiteiten 17

19 Bijlage: draaiboek voorbereiding Wanneer To do Wat Wie 5 maanden vooraf vergadering brainstorm, bepaal na de brainstorm een duidelijk concept takenplanning: deelverantwoordelijkheden met deadlines werkschema voorzitter secretaris penningmeester Wie wordt eindverantwoordelijke voor dit project? partners zoeken verenigingen (individuen) die binnen het concept passen, die een bepaald onderdeel van het evenement op zich kunnen nemen Welke partners? plaats vastleggen binnen (zaal) buiten (terrein) tent (huur) Wie legt vast? datum vastleggen schoolvakanties seizoen Zaal vrij? buiten, vergunningen aanvragen verzekering afsluiten terrein, politie, brandweer, feestcontainer, water, elektriciteit Welke verzekeringen? evenementenloket Wie sluit af? sponsors zoeken sponsordossier: publiciteit giften natura Wie zorgt hiervoor? boekingen muziek dans traiteur geluid licht Wie boekt wat? begroting opstellen verwachte inkomsten en uitgaven Wie begroot? subsidies aanvragen Europese Vlaamse Centrum voor Gelijkheid van Kansen en Racismebestrijding stad Antwerpen Wie vraagt aan? Voorbereiding Socioculturele activiteiten 18

20 4 maanden vooraf kleine sponsors zoeken gift natura publiciteit Wie zorgt ervoor? promomateriaal bedenken en ontwerpen + verdeelplan opstellen affiches flyers T-shirts toegangskaarten artikels website (logo van sponsors toevoegen?) Wie zorgt ervoor? offertes drukwerk opvragen drukkers Wie vraagt? vergaderen takenplanning opstellen 3 maanden vooraf promotiemateriaal bij de drukker Wie zorgt ervoor? overzicht materiaal dat je nodig hebt maken en aanvragen bij uitleendienst + externe partners tafels stoelen licht geluid podium Wie vraagt aan? drank bestellen frisdrank bier koffie Wie bestelt? reglementen opvragen bij de stad geluidshinder drankvergunning aanplakken sluitingsuur vergaderen takenplanning Voorbereiding Socioculturele activiteiten 19

21 2 maanden vooraf medewerkers aanspreken mailing brief telefoon mond-tot-mondreclame Wie zoekt deze? promotie maken volgens verdeelplan voorverkoop kaarten verdeling affiches website in vervoer voorzien materiaal perstekst voor maandbladen (uitdatabank) vergaderen takenplanning indien buiten: plan maken waar wat staat voor evenementenloket en materiaalaanvraag 1 maand vooraf promotie maken flyeren aanplakken perstekst weekbladen kaarten verkopen SABAM billijke vergoeding Wie doet het? vergaderen takenplanning 3 weken vooraf promotie maken flyeren aanplakken mailing mond-tot-mondreclame buurtbewoners verwittigen vergaderen takenplanning 1 week vooraf contact opnemen om geboekte leveranciers en materiaal te bevestigen nakijken en telefoneren deelverantwoordelijke taakverdeling medewerkers briefen telefoonlijst aanvullen takenlijst afwerken geld wisselgeld kassa enveloppen facturen betalen tent opzetten/terrein afbakenen plan opmaken als binnen vergaderen draaiboek dag zelf opstellen takenplanning Voorbereiding Socioculturele activiteiten 20

22 Bijlage: de dag zelf voor al het materiaal zorgen overzicht opmaken materiaal ophalen of laten leveren vervoer vastleggen zaal klaarzetten en versieren muziek en belichting testen spots PA takenlijst en telefoonlijst ophangen tap toog kassa opkuis medewerkers alle informatie geven >> OVERZICHT PER UUR EN ACTIVITEIT VAN HEEL DE DAG TELKENS MET DEELVERANTWOORDELIJKE >> lijst met nummer van alle medewerkers/vrijwilligers en leveranciers aanspreekpunt artiesten en vrijwilligers hoofd toogdienst opruimen verkoop tellen kaarten drank toegang materiaal terug brengen licht geluid tafels stoelen nadien tijdens voor Socioculturele activiteiten 21

23 verslag maken facturen betalen drank SABAM groepen eten medewerkers bedanken kaartje sms je mailing evalueren kerngroep medewerkers sponsors publiek vergaderen evaluatie takenplanning enkele dagen na de activiteit Socioculturele activiteiten 22