Workshop 4: Retourberichten bij facturatie

Transcriptie

1 Workshop 4: Retourberichten bij facturatie Anita Kamies

2 Tekst uitnodiging Inhoud: Toelichting van problematiek die in de praktijk voorkomt bij gedeeltelijke afkeur van facturatieberichten en inventarisatie van mogelijke oplossingen Doelgroep: softwareleveranciers die actief zijn in de iwmo en/of ijw Korte beschrijving: Het verwerken van gedeeltelijke afkeur van factuurberichten (gebruik 304F) verloopt bij sommige gemeenten en aanbieders niet correct. De praktijk waarbij het Toegekend in de boekhouding wordt verwerkt leidt tot problemen. Afkeur in het 304F bericht dient slechts te leiden tot (eventueel na afstemming buiten het berichtenverkeer om) het opstellen van een credit. Zowel gemeenten als aanbieders dienen deze credit vervolgens te verwerken in hun boekhoudingen. In de workshop wordt de problematiek toegelicht en met de deelnemers geïnventariseerd hoe in de praktijk tot de juiste werkwijze kan worden gekomen.

3 Doelen workshop 1. Probleem en reden van ontstaan is duidelijk 2. Juiste werkwijze in iwmo/ijw 2.2 en 2.3 is duidelijk 3. Inventarisatie wensen/eisen voor berichtaanpassingen in de toekomst om de (administratieve en financiële) processen beter te ondersteunen

4 Probleem vanaf iwmo/ijw 2.2 Boekhouding aanbieders klopt niet (meer) Crediten worden dubbel verwerkt/geboekt

5 Probleem vanaf iwmo/ijw : TR320 werd door (sommige) SWL s genegeerd Toegekend op 0 bij toekennen creditprestatie eerder afgewezen debet Totaal Toegekend in Header 304F werd gebruikt door aanbieders Is men gewend vanuit declaraties 2.2: TR320 in XSLT-controle Toegekend moet altijd worden gevuld met de juiste waarde, zodat vierkantscontrole klopt Totaal Toegekend in Header 304F kan niet worden gebruikt

6 Ingediend <-> Toegekend (FOUT!) Product Ingediend D/C Reactie gemeente Toegekend A D Toegekend 300 D B D Afgewezen 0 D Totaal 500 D 300 D D/C Product Ingediend D/C Reactie gemeente Toegekend B C Toegekend 0 C B D Toegekend 150 D C D Toegekend 100 D Totaal 50 D 250 D D/C = 550 totaal ingediend als alles meteen goed gedaan was

7 Ingediend <-> Toegekend (FOUT!) Boekhouding mag niet worden bijgewerkt o.b.v. retourberichten Is alleen trigger om actie te ondernemen Voldoet niet aan TR320 Gemeente moet onderscheid maken tussen creditprestaties op toegekende debetprestaties en creditprestaties op afgewezen debetprestaties

8 Ingediend <-> Toegekend (GOED!) Product Ingediend D/C Reactie gemeente Toegekend A D Toegekend 300 D B D Afgewezen 0 D Totaal 500 D 300 D D/C Product Ingediend D/C Reactie gemeente Toegekend B C Toegekend 200 C B D Toegekend 150 D C D Toegekend 100 D Totaal 50 D 50 D = 550 totaal ingediend als alles meteen goed gedaan was. Dus uitgaan van Ingediend! D/C

9 Juiste werkwijze iwmo/ijw 2.2 en 2.3 Zorgaanbieder Boekhouding bijwerken o.b.v. verstuurde (credit)facturen Niet o.b.v. ontvangen retourberichten Gemeente Boekhouding bijwerken o.b.v. ontvangen (credit)facturen Niet o.b.v. verstuurde retourberichten

10 Juiste werkwijze iwmo/ijw 2.2 en 2.3 Verschillende methoden crediteren afgewezen prestaties Aparte creditfactuur Creditering en nieuwe debet prestatie in aparte factuur Creditering en nieuwe debet prestatie samen met andere prestaties in volgende factuurperiode

11 Check Juiste werkwijze duidelijk? Doet iedereen het nu al op de juiste manier?

12 Hoe verder? Handreiking juiste werkwijze (met voorbeeld) Volledig factuurproces in kaart brengen Keuzes maken voor eenduidigheid Berichtaanpassingen indien nodig

13 Aan de slag! Zijn er aanpassingen in het berichtenverkeer nodig om de processen rondom factureren beter te ondersteunen? Zo, welke aanpassingen zijn dan nodig? Andere zaken nodig t.a.v. ondersteuning factuurprocessen? Zo ja, wat is er nog meer nodig?

14 Concept Case beschrijving Uitgewerkt voorbeeld o.b.v. iwmo/ijw 2.3 berichten Wordt g d Reacties welkom:

15 Vragen?