Maatschappelijk jaarverslag 2014

Transcriptie

1 Maatschappelijk jaarverslag 2014 Als Thuis Net iets anders!

2 Inhoudsopgave 1. Uitgangspunten van de verslaggeving Voorwoord van de Raad van Bestuur Profiel van de organisatie Structuur van het concern Juridische structuur Besturingsmodel Toelatingen Kernactiviteiten Samenwerkingsrelaties Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Bestuur en toezicht Bedrijfsvoering Medezeggenschap Cliëntenraad De ondernemingsraad Vertrouwenspersoon Beleid, inspanningen en prestatie Meerjaren beleid Algemeen beleid Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteitsbeleid in hoofdlijnen Kwaliteitscertificaat Kwaliteitsmanagementsysteem Intern auditsysteem Management review Kwaliteitsbeleid ten aanzien cliënten Kwaliteit van zorg en verantwoorde zorg Klachten Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Personeelsbeleid Kwaliteit van het werk Samenleving en belanghebbenden Veiligheid en milieu Financieel beleid Organogram... 36

3 Voorwoord van de Raad van Bestuur Het maatschappelijk jaarverslag 2014 geeft inzicht in belangrijke ontwikkelingen en resultaten binnen de Stichting Ouderenzorg Kanaalzone. De bedoeling van dit jaarverslag is om op een overzichtelijke leesbare manier relevante informatie beschikbaar te stellen aan onze in- en externe klanten. Afgelopen jaar zijn de volgende ontwikkelingen van groot belang geweest voor vele activiteiten binnen onze organisatie. Een korte samenvatting hiervan: - voorbereiding transitie AWBZ - regionale capaciteitsplanning zorgplaatsen o onderzoek vervangende nieuwbouw de Redoute o heroriëntatie bestaande capaciteit de Blide & t Verlaet - consequenties niet meer indiceren van ZZP 1 t/m 3 in beeld brengen - versnelde omvorming van intramurale plaatsen (ZZP 1 t/m 3) naar alternatieven - samenwerking met SVRZ wordt geïntensiveerd aan de hand van een plan van aanpak Iedereen die bij SOKA betrokken is heeft meegewerkt aan het tot stand komen van de resultaten die in 2014 zijn bereikt. Wij willen hiervoor iedereen van harte bedanken. Mocht u bij het lezen van dit maatschappelijk jaarverslag nog vragen hebben, dan kunt u daarvoor terecht bij het directiesecretariaat, Mevr. G. Verheyen (Tel: ) of Mevr. E. Bosman (Tel: ). Raad van Bestuur A.J. Saman O.B.P. Van Gysel 2

4 2.1 Structuur van het concern Juridische structuur SOKA heeft drie locaties waar zij verzorgingshuiszorg en verpleeghuiszorg levert. In de aanleunwoningen en wijken van Zeeuws-Vlaanderen wordt thuiszorg geleverd middels SOKA Plus en PrivaZorg Zeeuws-Vlaanderen B.V Besturingsmodel Zoals in het organogram te zien is (zie pagina 31), wordt binnen de SOKA gewerkt met het Raad van Toezichtmodel. De verdeling van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de leden van de Raad van Toezicht zijn vastgelegd in een reglement Raad van Toezicht. De dagelijkse leiding van de stichting is in handen van de Raad van Bestuur, bestaande uit een voorzitter en een lid. De leden van de Raad van Bestuur vertegenwoordigen de Stichting. De verdeling van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de leden van de Raad van Bestuur is opgenomen in een reglement Raad van Bestuur en vastgesteld door de Raad van Toezicht Toelatingen SOKA beschikt over de volgende toelatingen ultimo 2014: Woonzorgcentrum de Redoute Verzorgingshuisplaatsen 40 Verpleeghuisplaatsen psygogeriatrie 9 Verpleeghuisplaatsen somatiek 9 Woonzorgcentrum de Blide Verzorgingshuisplaatsen 60 Verpleeghuisplaatsen psygogeriatrie 12 Verpleeghuisplaatsen somatiek 12 Woonzorgcentrum t Verlaet Verzorgingshuisplaatsen 38 Verpleeghuisplaatsen psygogeriatrie 6 De verpleeghuiszorg binnen SOKA wordt gegeven in nauwe samenwerking met de Stichting Voor Regionale Zorgverlening (SVRZ), locatie verpleeghuis Ter Schorre. 3

5 2.1.4 Kernactiviteiten SOKA beschikt over drie locaties, waar zowel intramurale als extramurale zorg wordt verleend. In Zuiddorpe heeft SOKA een zorgservicepunt. Van hieruit wordt thuiszorg geleverd, houdt de huisarts spreekuur, is er een fysiotherapeut, worden activiteiten georganiseerd, Daarnaast wordt er in de serviceflat Annelot Ter Walle (Biervliet) dagverzorging aangeboden. De extramuralisering is van grote invloed op de intramurale capaciteit. Hoewel het aantal ouderen groeit neemt het aantal indicaties met verblijf af, waardoor er nauwelijks sprake is van wachtlijsten. De behoefte aan extramurale zorgverlening (via SOKA Plus en PrivaZorg Zeeuws-Vlaanderen BV) groeit nog steeds en SOKA speelt hierop in door de zorg- en dienstverlening in aanleunwoningen en in de wijk te verlenen. De AWBZ functies die worden geleverd door de stichting zijn persoonlijke verzorging, verpleging, individuele begeleiding, begeleiding groepsverband, behandeling en verblijf zonder behandeling. Daarnaast leveren wij vanuit de WMO huishoudelijke hulp. De doelgroep waaraan intramurale zorg wordt verleend betreft cliënten met een somatische, psychogeriatrische aandoening of beperking of psychosociale problemen. Hiervoor beschikt SOKA over de onderstaande functies en capaciteit per einde verslagjaar. 2.2 Samenwerkingsrelaties Samenwerken is een belangrijk en noodzakelijk onderdeel in de bedrijfsvoering. Er zijn verschillende partijen waar SOKA in 2014 zowel intensief als minder intensief mee heeft samengewerkt. Dit op basis van een overeenkomst of andere afspraken. Hieronder volgt een opsomming van de voornaamste samenwerkingspartners voor SOKA in 2014: - Stichting voor Regionale Zorgverlening aangaande de exploitatie en zorg-en dienstverlening verpleegunits intensiveren van de samenwerking - Stichting ZorgSaam aangaande de salarisadministratie - Gemeenten Terneuzen, Sluis en Hulst aangaande de WMO - Oostelbos v.d. Berg (bouwmanagement) aangaande onderzoek vervangende nieuwbouw de Redoute - Woonzorg Nederland aangaande beheer gebouw woonzorgcentrum de Redoute - Stichting de Zoutvliet aangaande huur diverse ruimtes & inzet personele diensten - Woongoed Zeeuws-Vlaanderen ten behoeve van woonzorgcentrum t Verlaet - Zorgkantoor aangaande de productieafspraken - Arbo Unie aangaande gezondheidsmanagement - Scalda Zeeuws-Vlaanderen aangaande scholing - ViaZorg Zeeland aangaande arbeidsmarkt problematiek - FWG CV / FWG Advies BV Aangaande beschrijven functieprofielen, advies en scholing 4

6 3.1 Bestuur en Toezicht Binnen SOKA wordt gewerkt en beleid gevoerd conform de richtlijnen omtrent goed bestuur. Hiertoe wordt de zorgbrede Governance Code gehanteerd. Algemeen. De Raad van Toezicht (RvT) heeft tot taak het toezicht houden op de algemene zaken in de organisatie en het besturen van die organisatie door de Raad van Bestuur (RvB). Ook vervult de RvT de functie van klankbord voor de RvB. Het kader voor de werkwijze van de RvT is vastgelegd in de statuten en een reglement. Daarin is gewaarborgd dat de toezichthoudende leden onafhankelijk zijn. De RvT is zo samengesteld dat de leden samen beschikken over de vereiste kennis en netwerken om de doelen van beleid en strategie, de resultaten en kwaliteit van de geboden zorg, de organisatie en de bedrijfsvoering in algemene zin te kunnen beoordelen. Hieronder vallen algemeen bestuurlijke zaken, zorginhoudelijke, financieel-economische, juridische, politieke, sociale en bedrijfskundige achtergronden en een spreiding van maatschappelijke achtergronden, deskundigheden en disciplines. De zittingstermijn bedraagt vier jaar met maximaal eenmaal herbenoeming voor eenzelfde periode. In verband met de voorgenomen fusie met SVRZ is in 2013 besloten om de zittingstermijn van de leden van de RvT eenmalig extra te verlengen met een periode van vier jaar of indien eerder tot aan datum fusie. Reden hiertoe was het statutaire aftreden van een drietal leden van de RvT hetgeen in een periode direct voorafgaande aan een fusie niet wenselijk is. Dit besluit is notarieel vastgelegd. Samenstelling Raad van Toezicht. De RvT van SOKA bestond het gehele jaar 2014 uit vijf leden. Per 31 december 2014 is de heer Rob Marquinie afgetreden als lid van de RvT van Soka. De heer Marquinie heeft een lange en verdienstelijke carrière als toezichthouder binnen SOKA en de verschillende rechtsvoorgangers. We zijn hem hier veel dank voor verschuldigd. Als opvolgster is benoemd mevrouw Jolanda Fieret. Alle leden van de RvT zijn lid van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg (NVTZ). Naast actuele informatie over ontwikkelingen in de zorg op zich en op het gebied van Governance in de zorg, is er de mogelijkheid tot deelname aan studiedagen. Benoemingen en aftreden. Bij benoemingen wordt erop gelet dat de leden volledig onafhankelijk in het belang van SOKA hun werkzaamheden verrichten. De werving verloopt openbaar. SOKA streeft naar een samenstelling van vijf personen voor de RvT, dit conform de Zorgbrede Governance Code. 5

7 Raad van Bestuur De heer A.J. Saman De heer O.B.P. Van Gysel Voorzitter Lid Raad van Toezicht De heer A.E.M. van Leeuwen Voorzitter, Financiën De heer R.F. Marquinie Vice-voorzitter De heer E.J.C. Geerse Juridisch Bestuurlijk, Human Resources, OR Mevrouw J.M.L.T. Meij-Oey (ouderen)zorg De heer E.N. Lauret Bouw / Vastgoed, Cliëntenraad Mevrouw J.C. Fieret Human Resources (aangetreden 19 september 2014) Evaluatiegesprek Raad van Bestuur en Raad van Toezicht. De RvT heeft het functioneren van de RvB, zoals voorgaande jaren, geëvalueerd. De RvT heeft zijn waardering uitgesproken voor de wijze waarop de RvB de strategische koers uitzet en leiding geeft aan de organisatie. Wederzijds wordt goede informatie verstrekt en de samenwerking is prima. Het was een intensief jaar met zeer uiteenlopende bestuurlijke opdrachten op het gebied van transitie in de zorg, verdiepen samenwerking toekomstig fusiepartner SVRZ, bouwzaken, ICT, reorganisatie etc. Kwaliteit van zorg is regelmatig aan de orde geweest. Dit kwam onder andere terug door de uitkomsten van cliëntenraadplegingen en auditrapportages. Ook aan risicomanagement wordt in toenemende mate aandacht besteed. De RvB heeft zowel de interne betrokkenheid (medewerkers) als de externe betrokkenheid (stakeholders) goed op het netvlies staan. Hoewel de zorgsector als zeer dynamisch is te omschrijven, wordt de interne organisatie gekenmerkt door stabiliteit en is zij professioneel, op orde en financieel sterk. Er is sprake van een open dialoog tussen de RvB en de RvT. Daarnaast is er tweemaal per jaar een gezamenlijke themadag waarbij tevens managers uitgenodigd worden om ontwikkelingen op hun vakgebied toe te lichten. Zelfevaluatie Raad van Toezicht. Eind 2014 heeft de RvT een zelfevaluatie gehouden. Hierin kwamen een aantal thema s aan de orde: * Kwaliteit en veiligheid van zorg: De RvT constateert dat ze meer behoefte heeft aan inzicht in de kwaliteit en veiligheid in de praktijk. Met de RvB zijn hierover afspraken gemaakt. Een belangrijke afspraak is dat de leden van de RvT zelf zullen aangeven welke deelterreinen verder zullen worden uitgediept. * Naleving van wet- en regelgeving: Deskundigheidseisen op het gebied van zorg nemen toe. De kennis en ervaring die in de RvT aanwezig is, is toereikend. * Verhouding met belanghebbenden: De RvT heeft behoefte aan meer inzicht in de relaties met stakeholders. Dat maakt het mogelijk deze zo nodig actief te benaderen of adequaat in te spelen op externe ontwikkelingen. 6

8 Scholing en informatie. Voor de deskundigheidsbevordering maakt de RvT onder andere gebruik van de Toolkit van de Nederlandse Vereniging voor Toezichthouders. Verder worden de leden op de hoogte gesteld van scholings- en opleidingsmogelijkheden voor toezichthouders. Ook ontvangen de leden enkele vakbladen uit de gezondheidszorg en de Nieuwsbrief voor Toezichthouders. Incidenteel wordt er een voor toezichthouders belangrijke bijeenkomst bijgewoond. Onderwerpen van bespreking. De RvT heeft zesmaal regulier overleg gevoerd met de RvB, waaronder twee themavergaderingen. Daarin heeft hij zich laten informeren over het gevoerde beleid en toegezien op het beleid van de RvB. Geconstateerd is dat de RvT meer inzicht wil hebben in zorginhoudelijke zaken. In de themabijeenkomsten heeft de RvT uitvoerig toelichting gekregen op de vorming van het nieuwe elektronisch cliëntdossier, de gevolgen van de transitie in de zorg en voortgang verdieping samenwerking SOKA/SVRZ. Deze toelichtingen worden soms ook door een locatiemanager of beleidsmedewerker verzorgd. Een afvaardiging van de RvT woont jaarlijks twee vergadering van de Ondernemingsraad en een vergadering van de Cliëntenraad bij en doet daarvan verslag in de voltallige RvT. De onderwerpen die in de reguliere vergaderingen zijn besproken, worden hieronder gerangschikt in een aantal categorieën. Externe ontwikkelingen. Bij het toezicht op de gang van zaken houdt de RvT expliciet de externe ontwikkelingen in het oog. In het overleg met de RvB wordt besproken of het beleid daar voldoende actief op inspeelt. Financiën Door de RvT is gesproken over een wijziging van de treasury, wijziging van de solvabiliteitsnorm te verhogen van 15% naar 20%. De transitie in de zorg heeft een daling van de omzet tot gevolg, een voortdurende scherpe sturing en bijstelling van beleid is daarom noodzakelijk. De RvT wordt voldoende vooraf meegenomen in de verschillende ontwikkelingen en verkrijgt ruim inzicht in de bijbehorende periodieke rapportages. SOKA onderhandelt met het zorgkantoor over de jaarlijkse inkomsten. De RvT volgt dit kritisch en kan zich vinden in de gevolgde strategie en de uitkomsten. Planning en control Een kerntaak van de RvT is het borgen, dat de organisatie in control blijft. Naast het genoemde risicomanagement gebeurt dat door het toezien op de jaarlijkse planning- en control cyclus. Deze cyclus start met de kaderbrief van de RvB. Deze wordt uitgewerkt in jaarplannen van de locaties en het stafbureau en samengevat in een geconsolideerde begroting. Verantwoording wordt afgelegd door middel van de jaarrekening, het accountantsverslag, het maatschappelijk verslag en de accountantsverklaring. 7

9 Vastgoed In bijna alle vergaderingen kwam het onderwerp vastgoed aan bod. De invoering van de Normatieve Huisvestingscomponent zorgt ervoor dat de financiering van vastgoed een risicovollere onderneming is geworden voor zorginstellingen. Eind 2014 was de formele afronding van de herontwikkeling van de Blide en t Verlaet een feit. De planontwikkeling ver-/nieuwbouw voor de Redoute is het meest concreet aan de orde geweest. In 2014 is uitvoerig onderzocht hoe invulling te geven aan een toekomstbestendig verpleeghuis. Verschillende opties zijn verkend waarbij uiteindelijk een tweetal verder zullen worden geconcretiseerd tot een concreet en (financieel) onderbouwd besluitdocument. Kwaliteit van zorg Kwaliteit van zorg heeft in 2014 aandacht gekregen binnen de Raad van Toezicht. Verschillende rapporten van o.a. Inspectie voor de Gezondheidszorg en Cliënttevredenheidsmetingen zijn uitvoerig besproken en waar nodig van actiepunten voorzien. Vooral de kwaliteit van zorg heeft extra onze aandacht de komende periode vanwege de aanstaande personele krimp als gevolg van de lagere kostenbezoldiging vanuit de overheid en 2016 zijn te beschrijven als overgangsjaren vanuit zorginstelling naar verpleeghuisinstelling met zeker ook een minder aantal bewoners. HRM De RvT volgt actief de ontwikkelingen rond de personele inzet van medewerkers. Naast de bespreking van de begroting gaat ze hierop in aan de hand van periodieke rapportages over verzuimcijfers. In 2014 is tevens afgesproken in 2015 een dossier strategische personeelsplanning voor de totale organisatie gereed te hebben. Doelstelling hierbij is inzicht te verkrijgen in de kwantitatieve en kwalitatieve samenstelling van alle medewerkers in relatie tot de kwaliteitsontwikkeling binnen de zorg. Daarnaast wordt het gebruikt als sturingsinstrument en is basis voor Werving & Selectie en scholingsbeleid. Formele besluitvorming De RvT heeft op een aantal gebieden formele bevoegdheden toegekend door middel van de statuten of het reglement van de RvT. Deze bevoegdheden zijn in 2014 uitgeoefend door middel van onderstaande besluiten. Besluitenlijst Raad van Toezicht SOKA Goedkeuring definitieve begroting Goedkeuring jaarrekening Goedkeuring maatschappelijk jaarverslag Goedkeuring solvabiliteit te verhogen van 15% naar 20% - Goedkeuring verlenging maximale zittingstermijn leden RvT met een termijn of tot aan de datum voorgenomen fusie - Goedkeuring aanstelling nieuw lid RvT mw. J. Fieret - Goedkeuring intentieverklaring samenwerking/fusie SOKA/SVRZ - Goedkeurig onderzoek ver-/nieuwbouw de Redoute - Goedkeuring aanstelling dhr. E.N. Lauret als vice voorzitter RvT - Goedkeuring aanstelling dhr. E.N. Lauret als lid klankbordgroep fusie SOKA/SVRZ - Goedkeuring vergaderschema Raad van Toezicht SOKA

10 Daarnaast heeft de RvT zich in 2014 laten informeren door de RvB over onderstaande onderwerpen: Onderwerp Rapportage HKZ-audit Accountantsverslag 2013 externe accountant incl. gesprek RvB, lid RvT en accountant Kwartaalcijfers / managementrapportage SOKA + Privazorg Financiële rapportages incl. treasurystatuut Strategie nieuwbouw / renovatieplannen De Redoute Strategische samenwerking SVRZ (voortgangsrapportages) Ontwikkelingen AWBZ/WMO-gevolgen voor SOKA Themadagen RvT-RvB - SOKA - open discussie en stand van zaken - Samenwerken in de zorg/fusie - Scheiden van wonen en zorg - WMO wijzigingen (Wet Maatschappelijke Ondersteuning) - Consequenties overheidsbeleid - Risico- en veiligheidsbeleid SOKA - Naamsbekendheid en ambassadeurschap SOKA Status Informatief Informatief Informatief Informatief Informatief Informatief Informatief Informatief Informatiebronnen RvT. Goed toezicht uitoefenen kan alleen als de RvT goed en tijdig is geïnformeerd. Dit is een primaire verantwoordelijkheid van de RvB, maar de RvT kan ook op eigen initiatief vragen stellen of zich laten informeren. De agenda van de RvT wordt voorbereid door de voorzitters van de RvT en de RvB. Tijdens dit overleg wordt toelichting gevraagd op de algemene gang van zaken binnen SOKA en relevante interne en externe ontwikkelingen. Vanuit de geagendeerde punten worden alle leden van de RvT geïnformeerd over alle relevante onderwerpen die een rol spelen in (de omgeving) van SOKA. De RvT ontvangt de gebruikelijke documenten en rapportages (begroting, jaarrekening, financiële- en overige relevante rapportages, beleidsplannen etc.) en voor elk agendapunt de noodzakelijke achtergrondinformatie, relevante stukken en waar nodig mondeling aanvullende informatie. Ter ondersteuning is er bovendien een (dynamisch) informatieprotocol. Zelfevaluatie RvT. De RvT bespreekt eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van de RvB zijn eigen functioneren. In 2014 is opnieuw een aparte vergadering gewijd aan deze zelfevaluatie waarbij tevens nieuwe aanbevelingen uit de Governancecode werden besproken en waar nodig reglementen getoetst en aangepast. Verslag werkzaamheden De RvB is in 2014 opnieuw doorgegaan met de uitdaging om de maatschappelijke functie van SOKA als (kwalitatieve) zorgonderneming verder uit te bouwen. De hoofddoelstelling is het bieden van cliëntgerichte, veilige en betaalbare zorg. Ontwikkelingen in de zorg gaan bijzonder hard maar zeker op het terrein van beleidsontwikkelingen door de overheid 9

11 waardoor inkomsten voor zorgondernemingen verder onder druk komen staan. Als RvT en RvB hebben we op meerdere momenten stilgestaan bij onze toekomst op langere termijn. Dit heeft geresulteerd in het feit dat we op zoek zijn gegaan naar de passende samenwerkingspartner waarmee we gezamenlijk optrekken om op verschillende deelgebieden kennis te delen en daardoor (financiële) voordelen te kunnen behalen. De eerste positief verkennende gesprekken met SVRZ zijn in 2013 gehouden en in 2014 is het bestaande samenwerkingsverband met SVRZ verder uitgediept inclusief het voornemen om uiterlijk per te gaan fuseren. Op verschillende deelgebieden is er sprake van intensivering of nieuwe samenwerkingsverbanden. De klankbordgroep, vertegenwoordiging van beide RvT s (SOKA/SVRZ), hebben periodiek overleg om de voortgang van de afspraken te toetsen of zaken van een nader advies te voorzien. We gaan daar gezamenlijk in 2015 verder vervolg aan geven. Afspraak is om in het 1 e kwartaal 2015 te komen tot het ondertekenen van een gezamenlijke intentieverklaring, enerzijds als bezegeling van het traject tot nu toe gelopen en anderzijds als tijdspad en procesafspraken met betrekking tot de voorgenomen fusie. De RvB heeft, naast het uitoefenen van haar primaire taken, hier op professionele wijze invulling aangegeven vooral in het belang van kwalitatieve ouderenzorg in de Kanaalzone te borgen voor nu en de toekomst. Wegens ziekte van de voorzitter RVB is vanaf september de verantwoordelijkheid voor de gehele organisatie overgenomen door het lid Raad van Bestuur. De continuïteit en kwaliteit is hierdoor behouden. De RvB is verantwoordelijk voor de kwaliteit, de juistheid en de volledigheid van de jaarstukken. De RvT ziet er op toe dat de RvB deze verantwoordelijkheid vervult. Voordat de RvT de jaarrekening en de begroting goedkeurt, ontvangt zij daarover advies van HEAD en de externe accountant. Toezicht op functioneren van de Raad van Bestuur. De RvT voert jaarlijks een functioneringsgesprek met elk van de leden van de RvB. De uitkomsten van deze gesprekken zijn vastgelegd in een persoonlijk document. Tot slot. Er wordt hard gewerkt aan de dagelijkse verzorging en behandeling van onze bewoners, de klanten van SOKA. Dit gebeurt met grote inzet door al onze SOKA medewerkers. Wij zijn hun allen zeer dankbaar voor hun gezamenlijke inspanningen. Juist daardoor slaagt SOKA er in om als zorgondernemer steeds opnieuw in te spelen op veranderingen die plaatsvinden in onze samenleving. In 2015 zal dit voluit worden voortgezet vanuit dezelfde optiek. Namens leden Raad van Toezicht SOKA, Albert van Leeuwen, voorzitter. 10

12 3.2 Bedrijfsvoering Er is veel gewijzigd in de financiering van de zorg binnen de zorgsector in de laatste jaren. Zorginstellingen hebben meer te maken gekregen met ondernemingsrisico s. Hieronder zijn er een aantal genoemd: prijsrisico s: bekostiging van thuis en ouderenzorg: zorgzwaartepakketten (ZZP) en verandering van financiering van de kapitaallasten van vastgoed. capaciteitsrisico s bij het niet kunnen realiseren van begrote productie; omzetrisico s: productie is ondermeer afhankelijk van de keuze van de cliënt; liquiditeitsrisico s: meerdere financieringsvormen waarbij diverse verschillende partijen bij betrokken zijn (Zorgverzekeraars, gemeenten, zorgkantoor, particulieren); waardering vastgoed in relatie met bovenstaande risico s. Het risicoprofiel van AWBZ-instellingen is sterk veranderd. Gezien de snelle opeenvolgende veranderingen in de zorg wordt sturen op prestaties en risicobeheersing voor zorginstellingen dan steeds belangrijker. Een belangrijk onderdeel van governance in de zorg is het risicomanagement van de organisatie. Door een systeem van risicomanagement kunnen desbetreffende risico s worden beheerst. Het kunnen omgaan met deze risico s vereist in eerste instantie een adequate financiële functie. De financiële functie is in die zin dan ook een belangrijke spil in de organisatie. De focus van de EAD ligt dan ook op het tijdig en juist verstrekken van informatie ten behoeve van het financieel beheersen van de zorginstelling, zodat er tijdig bijgestuurd kan worden. De EAD maakt jaarlijks een jaarplan waarin wordt beschreven: sturing en prioriteitstelling aan het bereiken van de wenselijke situatie en middels dit plan informeren/motiveren we medewerkers, management, raad van toezicht en de cliëntenraad over hoe de financiële afdeling het komende jaar verder ontwikkelt. In 2014 is het risicomanagement geïmplementeerd als vast onderdeel in de periodieke tussentijdse verslaglegging. Verder was er aandacht voor: planning & control cyclus, bedrijfseconomische vraagstukken en administratieve organisatie en interne beheersing en meerjarenprognoses in samenhang met het bestaande vastgoed. Naast het jaarlijks updaten van het meerjaren businessplan is er een managementtool financiën en HRM geïmplementeerd. Voor de voeding zijn er kostprijsmodellen ontwikkeld ter ondersteuning van de bedrijfsvoering facilitair. Planning & Control-cyclus De besturing van de bedrijfsvoering vindt plaats door middel van de planning & controlcyclus. Het geheel aan planning en controle-instrumenten omvat reeds enkele jaren het strategisch beleidsplan, begroting, afzonderlijke jaarplannen van het managementteam, de lange termijn financieringsbehoefte en vermogenspositie, maand- en kwartaalrapportages. In 2014 is er regelmatig stil gestaan bij de kwaliteit van de management informatievoorziening in relatie tot externe en interne bedrijfsvoering. 11

13 Een financiële planning en control cyclus op alle niveaus binnen de organisatie krijgt nadrukkelijker aandacht om op de juiste wijze (bij)sturing te kunnen geven aan de financiële processen binnen SOKA. Vertrekpunt voor de financiële planning en control cyclus en de afspraken met het Zorgkantoor (inkoopdocument) zijn de beleidsvoornemens zoals vastgelegd in het strategisch- en beleidsplan. De vertaalslag hiervan in een gerichte planning van activiteiten, resulteert in een (financiële) begroting, welke als leidraad dient voor een beheersbare uitvoering van activiteiten (procesgang). Het bewaken van de uitvoering van activiteiten middels voortgangsrapportages (kwartaalrapportages) zorgt ervoor dat de bedrijfsvoering in control (beheersbaar) blijft; dit kan leiden tot bijstelling van activiteiten en / of processen dan wel het heroverwegen en zo nodig aanpassen (MT overleg), van voorgenomen beleid. De Planning & Controlcyclus vertaalt zich in: Planning: formuleren van strategisch beleid meerjarenbeleidsplan meerjarenbegroting jaarplan/begroting Beheersing: Budget versus realisatie en de acties die daarop volgen (bijsturen, budgetaanpassingen) Verantwoording: tussentijdse kwartaalrapportages, jaarrekening/jaardocument Toezicht: toezicht op de uitvoering gericht op de missie van de organisatie Bedrijfseconomische vraagstukken Businessplan vergoeding kapitaalslasten De financiering van de kapitaallasten van vastgoed is gewijzigd door de invoering van de normhuisvestingscomponent. De visie op de huisvesting is verder uitgewerkt in een businessplan vergoeding kapitaalslasten. Deze wordt jaarlijks geupdated. Verder zijn er voor het vastgoed bedrijfswaardeberekeningen gemaakt op basis van de huidige verwachtingen in de huisvesting. 12

14 Administratieve organisatie en interne controle (AO / IC) De door de externe accountant uitgevoerde controle in het kader van de jaarrekening heeft aangetoond dat het systeem van de administratieve organisatie en interne beheersing gedurende 2014 van voldoende niveau is. In het verslagjaar 2014 zijn 4 interne controles op de zorgdossiers uitgevoerd. Risicomanagement Onderstaand wordt schematisch een overzicht gepresenteerd van de risico s en de besturings- en beheersmaatregelen, dit gezien vanuit het financiële kader. Risico s Risico: Veranderingen in bekostiging (zzp en bekostiging rente- en kapitaalslasten) Risico: Doelmatigheid en prijs Risico: Investeringen vastgoed Besturings-en beheersmaatregelen - Budgetbewaking op bedrijfsonderdelen - Businesscases - ZZP s- kostprijsbepaling - Kostprijsmodellen - Doelmatigheid primaire proces - Kostprijsbepaling - Productie-/Zorgadministratie - Businesscase SOKA Risico: Afstemming inrichting interne organisatie op veranderingen in wet- en regelgeving Risico: Continuïteit gegevensverwerking Risico: Voldoende liquiditeit - Beschrijving en implementatie administratieve organisatie - Budgetcultuur en begrotingscyclus - IT- Beleid, onderzoek naar NEN AO/IC-beleid -Liquiditeitsprognoses 3.3 Medezeggenschap Binnen SOKA gaan we ervan uit dat zowel cliënten als medewerkers een belangrijke stem hebben in het initiëren en het uitvoeren van het beleid. Uitgaande van het belang van de organisatie, de medewerkers maar vooral het belang van de (potentiële) cliënten, streeft de Raad van Bestuur naar voldoende draagvlak. Elke locatie van SOKA beschikt over een eigen cliëntenraad. Sinds 1 januari 2014 is de cliëntenraad van de Redoute & t Verlaet gefuseerd tot 1 cliëntenraad. Daarnaast is er een locatieoverstijgende ondernemingsraad actief. 13

15 3.3.1 Cliëntenraad Iedere locatie heeft zijn eigen vertegenwoordigers. Zij behartigen de belangen van cliënten die gebruik maken van onze zorg- en dienstverlening van de betreffende locaties. De samenstelling van de cliëntenraad in locatie de Blide in 2014 Mevr. J. Schuren Mevr. M. de Zeeuw Mevr. J. Gelens Dhr. P. Everaert Dhr. J. Luijcks Mevr. B. Audenaert Dhr. J. Mannaart Mevr. M. Wolters - Ruckert Secretaris Notuliste, vice-voorzitter Penningmeester Lid Lid Lid Lid Lid De samenstelling van de cliëntenraad in locatie de Redoute & t Verlaet in 2014 Dhr. F. Dierickx Mevr. P.J. Lauret Begijn Mevr. M. Hemelsoet-de Jaeger Mevr. M. van Dorst - Kesbeke Mevr. H. Meeuse Mevr. M. Mahu Heijne Mevr. H. de Waegenaere Mevr. S. Riddering - Willems Dhr. W.A. Vervaet Dhr. H. Allonsius Voorzitter Vice-Voorzitter Secretaris Waarnemend Secretaris Lid Lid Lid Lid Lid Lid Adviezen cliëntenraden Aan de cliëntenraden van de Woonzorgcentra de Redoute & t Verlaet en de Blide zijn in 2014 diverse stukken / beleidsonderwerpen ter advisering, instemming en informatief voorgelegd. Het betreft de volgende onderwerpen: - Informatiefolder SOKA-plus in de wijk - Informatiefolder serviceappartementen - Informatiefolder cliënten SOKA - Begroting Plan van aanpak HKZ - Plan van aanpak normen verantwoorde zorg - Verbeterplan n.a.v. cliënttevredenheidsonderzoek - Strategisch beleidsdocument Jaarplan SOKA Jaarverslag SOKA 2014 MIP / MIC commissie - Definitief maatschappelijk jaarverslag Notitie herontwikkeling de Redoute 14

16 - Eindrapportage FACIT (cliënttevredenheidsonderzoek) - Notitie bewegingsgerichte zorg - Notitie splitsing team Zoutvliet - Renovatie keuken de Redoute - Plan van aanpak dagactiviteiten - Plan van aanpak informatieverzoek NZA - Communiqué samenwerking SOKA / SVRZ - Wijziging samenstelling Raad van Toezicht SOKA - SOKA in beweging - Verhoging waskosten - Prijslijst Nota mondzorg - Informatie aangaande de voor bezuinigingen De ondernemingsraad Medewerkers zijn binnen onze stichting de belangrijkste peiler om goede zorg en dienstverlening aan onze cliënten te leveren. Medewerkers zijn diegenen die rechtstreeks door doen en laten (bejegening) en hun competenties, de kwaliteit in belangrijke mate bepalen. De medezeggenschap van de medewerkers is formeel geregeld via de bestaande overlegstructuur en via de ondernemingsraad, welke binnen de stichting functioneert op basis van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). SOKA faciliteert het functioneren van de ondernemingsraad. Vergaderingen Aan de ondernemingsraad zijn ter advisering / instemming / ter informatie verschillende stukken voorgelegd. - Diensten VPU - Reglement Interne Bezwarencommissie FWG - Zelfroosteren - Taakomschrijving Hygiëne Specialist - Voorstel verzuimbonus Strategisch beleidsdocument Scholingsplan Afbouw Zorgkantoor - Begroting Communiqué samenwerking / fusie SOKA/SVRZ - Jaarplan Jaarverslag MIC/MIP commissie SOKA - Managementrapportage t/m maart Ziekteverzuim per 20 juni Ziekteverzuim per 7 augustus Splitsing van het team de Zoutvliet - Communiqué nr. 2 samenwerking / fusie SOKA/SVRZ - Ziekteverzuim per 11 november Managementrapportage halfjaarcijfers SOKA in beweging - Werkkostenregeling 15

17 Met de ondernemingsraad is overleg gevoerd, van gedachten gewisseld aangaande onderstaande onderwerpen: - 9-uurs dienst Zoutvliet - Samenwerking SVRZ / intentieverklaring - Nul uren contract - Verkiezingen ondernemingsraad - Jaaruren systematiek - Verlening van contracten - Doorlopend sociaal plan - FWG - Vacature beweegagoog - Team Maria van Artois - Herontwikkeling de Redoute - Wijzigingen RVT SOKA - Ondersteuning P&O - Bezuinigingen De ondernemingsraad besloot in haar beraad positief advies en / of instemming af te geven voor het volgende: - Diensten VPU - Reglement bezwarencommissie FWG - Zelfroosteren - Taakomschrijving Hygiëne Specialist - Voorstel verzuimbonus Strategisch beleidsdocument periode SOKA Samenstelling ondernemingsraad SOKA in 2013 Mevr. B. Menu Mevr. I. Jacobs Mevr. D. van der Spoel Mevr. L. van der Pijl Mevr. L.A. Neyt Mevr. N. de Jong Mevr. A. Goethals Mevr. E. Marijnissen Mevr. L. Ferket Mevr. V. Neve Voorzitter Vice-voorzitter Penningmeester Secretaris Lid Lid Lid Lid Lid Ambtelijk secretaris Leden van de OR zijn ook vertegenwoordigd in onderstaande werkgroepen en commissies: - Sollicitatie commissies - Arbocommissie - Contacten met de cliëntenraden van de Blide, t Verlaet en de Redoute. 16

18 3.4 Vertrouwenspersonen De organisatie heeft een vertrouwenspersoon voor de cliënten, dhr. Van Houte. De betreffende functionaris heeft ervaring binnen de sector. De Stichting Ouderenzorg Kanaalzone heeft tevens twee vertrouwenspersonen voor de medewerkers, Mevr. A. Bendijk & Dhr. A. v.d. Abeele. Deze vertrouwenspersonen hebben verder geen verbondenheid met de organisatie. Dit om de onafhankelijkheid te waarborgen. De vertrouwenspersonen voor het personeel van SOKA is in maal geraadpleegd. De besproken onderwerpen hadden betrekking op: Samenwerking met de leidinggevende: 4x Samenwerking met directe collega s: 4x Arbeidsrechtelijke zaken: 1x Juridische zaken: 0x 17

19 4.1 Meerjaren beleid De koers waarop SOKA zich richt is uiteengezet in het strategisch meerjarenbeleidsplan Het afgelopen jaar is verder gewerkt aan het ontwikkelen van nieuwe strategie in relatie tot gevolgen transitie AWBZ. De gevolgen zijn vergaand en hebben duidelijk gevolgen voor: - aantal en soort cliënten - de inkomsten / dalende productie afspraken - aantallen medewerkers - interne bedrijfsvoering en diensten We realiseren de transitie vanuit onze visie en missie die nog steeds actueel is.. Visie Stichting Ouderenzorg Kanaalzone wil op een professionele en integrale wijze goed zorgen voor de klanten. Daarbij is het leveren van maatwerk en het hanteren van marktwerking essentieel. De medewerkers vormen hierbij het belangrijkste kapitaal van de organisatie. Missie Als thuis Net iets anders! Vanuit deze visie en missie zijn onderstaande waarden geformuleerd die zowel voor de cliënt als de medewerker centraal staan: - Jezelf kunnen zijn binnen een professionele context - Verantwoordelijk zijn en verantwoordelijk voelen - Recht en respect voor zelfbeschikking - Veiligheid en waardering - Luisteren naar meningen - Gelijkwaardigheid, openheid, toegankelijkheid, als persoon, cliënt of professional - Ruimte voor initiatieven en ontplooiing - Gezamenlijkheid en samen zijn - Aandacht en vertrouwen Kortom: Je goed mogen voelen als mens, als cliënt, als collega Omdat je goed doet voor een ander Persoonlijke competenties Binnen de bedrijfsvoering worden om dit alles te bereiken een aantal persoonlijke competenties centraal gesteld. 18

20 Deze zijn: - Professioneel, aangenaam - Klantgericht - Slagvaardig, resultaatgericht - Flexibel - Doortastend - Doelgericht - Zelfreflecterend - Vernieuwend - Ontwikkelen - Integraal - Het denken in mogelijkheden - Het werken aan een ja-cultuur Strategisch kernprofiel SOKA wil zich onderscheiden met het volgende strategische profiel: SOKA biedt de consumenten in het adherentiegebied op een laagdrempelige wijze en met een uitstekende prijs / kwaliteitsverhouding, toegang tot een compleet pakket aan zorg en dienstverlening en borgt een stipte levering van de afgesproken zorg en dienstverlening naar inhoud en tijdstip. Daartoe organiseert SOKA intern of in samenwerking met partners of onder regie van SOKA hoogwaardige zorgverleningprocessen en ondersteunende dienstverlening (back office). SOKA biedt geen zeer gecompliceerde zorg en is ook geen prijsvechter op een beperkt onderdeel van de zorg en diensten. Het uitbreiden van het pakket aan zorg- en dienstverlening gebeurt vanuit het implementeren van voor de organisatie nieuwe zorg- en dienstverlening. De organisatie stelt zichzelf dan ook niet als doel om nieuwe zorg- en dienstverlening te ontwikkelen. Hieronder staan op het niveau van SOKA de strategische doelen opgesomd op de diverse aspecten van de besturing en de bedrijfsvoering. Thema: bedrijfseconomische doelen 1. In termen van groei- en ontwikkelingsrichting is SOKA het afgelopen jaar geconfronteerd met een afname van de exploitatieomvang. Dit is een direct gevolg van de intramurale afbouw, scheiden wonen en zorg. 2. SOKA organiseert een innovatieve en op een bedrijfsmatige leest geschoeide exploitatie, met voldoende reserves voor het opvangen van tegenslagen en het doen van investeringen in vernieuwing van de zorg- en dienstverlening en optimaliseren van de processen. In dat kader worden de volgende normen nagestreefd: - Het solvabiliteit bedraagt minimaal 20% (eigen vermogen ten opzichte van het totaal vermogen) (2014: 27,4%) - Het weerstandsvermogen bedraagt, conform uitgangspunten van het waarborgfonds van de zorgsector (WfZ), minimaal 15%. (2014: 37,6%) 3. De opbrengstgenererende productgroepen/ opbrengstcentra dienen in de normale exploitatiefase afzonderlijk en op een duurzame wijze bij te dragen aan een positief exploitatie saldo (bijdragen aan de winst ). 4. De inbedding van de zorgzwaartebekostiging met de zorgzwaartepakketten (extramuraal AWBZ producten gaan versneld ook over in zorgzwaartepakketten) dient zodanig te verlopen, dat voor elk zorgzwaartepakket afzonderlijk een kostendekkende exploitatie 19

21 geborgd is. De ontwikkeling van basis arrangementen met bijbehorende kostprijzen moet daarin voorzien. 5. De norm voor de arbeidsproductiviteit van het directe personeel in de zorggerelateerde processen, als hoeksteen van een doelmatige exploitatie, wordt gesteld op gemiddeld op 75%. Dit percentage kan per productgroep/ opbrengstcentrum variëren op basis van de markt-, product- en proceskenmerken. Thema: productaanbod en marktaandeel 6. Vanuit de eigen zorgvisie wil de organisatie de regie voeren over het aanbod in de genoemde regio (woonservice zones) en nadrukkelijker bijdragen aan de ontwikkeling van de ouderenzorg in de Kanaalzone c.q. Zeeuws Vlaanderen. Dit vanuit herkenbare locaties, als spil in een woonzorg zone, dicht bij de consument in de buurt en inspelend op de behoeften in deze omgeving. 7. Doel is het in samenwerking aanbieden van de volledige keten op het gebied van wonen, zorg en welzijn. Hiertoe wordt het huidige aanbod, daar waar nodig, verbreed. Met andere woorden: het aanbod dient alles te omvatten dat buiten de klinische zorg valt. Dit aanbod wordt zoveel mogelijk door de organisatie zelf aangeboden, daar waar nodig zal aanvullend aanbod worden ingehuurd en samenwerking worden aangegaan met partners buiten de zorg. 8. De portfolio aan diensten en producten in het perspectief van de bekostiging zal bestaan uit: - Verblijfsfunctie verpleging & verzorging vanuit de AWBZ, - Vanuit de zorgverzekeraars gefinancierde extramurale zorg, - WMO gefinancierde zorg incl. dag verzorging en begeleiding. - Inkomsten vanuit nevenactiviteiten (bijvoorbeeld maaltijddiensten vanuit onze keukens), business to business activiteiten - Comfort en gemaksdiensten vanuit private bijdrage / private zorgarrangementen vakantiezorg. 9. SOKA vangt de teruggang van de intramurale capaciteit op langs een combinatie van meerdere sporen, te weten: verschuiving van intramuraal naar extramuraal, en via de bestaande capaciteit van onze verpleeghuisbedden op onze verpleegunits.. Verder zal de omvang en samenstelling van de kostenstructuur zo nodig in lijn worden gebracht met de wijziging van de productmix. 10. SOKA streeft naar onderscheidend vermogen als dienstverlener met vraagsturing en vraaggericht werken als uitgangspunt. Dit krijgt onder meer vorm en inhoud met productontwerp waarin een SOKA specifieke vertaalslag plaatsvindt van een zorgzwaartepakket / indicatie / beschikking naar de inhoudelijke zorglevering. Dit geeft SOKA regie over de zorglevering en sturend vermogen op het resultaat van de levering. De normen voor Verantwoorde Zorg krijgen een plek in deze vertaalslag. 11. Om reden van zowel zorginhoudelijke alsook bedrijfseconomische overwegingen zal SOKA, in het verlengde van de visie en missie, een sterke impuls geven aan de actieve betrokkenheid van niet betaalde inzet door familie, mantelzorgers, vrijwilligers en maatschappelijke instanties. 12. SOKA stelt zich tot doel een gemiddelde score voor de cliënttevredenheid te realiseren op of boven het landelijk gemiddelde CQ-index. Ter ondersteuning van het beleid voor markt en product heeft SOKA in 2014 de PR en Marketing activiteiten verder ingericht en uitgebouwd. 20

22 Thema: bedrijfsvoering en processen 13. SOKA brengt het vermogen tot innoveren binnen de organisatie tot verdere ontwikkeling als randvoorwaardelijke bijdrage aan het vormgeven van vernieuwende concepten locaties, zorglevering en zorglogistiek. Dit met het creëren van (projectmatige en functionele) structuren waarbinnen creativiteit en het out of the box denken ruim baan krijgen en het aanbrengen van de juiste competenties bij medewerkers. 14. Een permanente inspanning voor het opvoeren van de arbeidsproductiviteit en een alerte houding naar nieuwe kansen voor stroomlijning en productiviteitsverbetering wordt ingebed in de bedrijfsvoering. In dit bestek passen activiteiten als de oriëntatie op mogelijkheden van domotica (verminderen van de arbeidsintensiteit) en slimmere logistiek en personele planning 15. De HKZ systematiek is leidend voor de beheersing van de kwaliteit van processen en procescycli. 16. De inspanningen op het vlak van registratie en verantwoording van prestaties en middelen aanwending is tot een uiterst minimum beperkt en wordt maximaal ondersteund met geautomatiseerde, onderling verbonden systemen. Thema: personeel 17. SOKA biedt de medewerkers een op ontplooiing en prestaties gerichte arbeidsomgeving waarin ruimte is voor initiatief en betrokkenheid en waarbij voor de inzet van de medewerker de principes van zelfsturing en keuze mogelijkheden in de vormgeving van de arbeidsrelatie (o.a. soort contract en het kunnen combineren van arbeid en privé) leidend zijn. 18. De trends in de zorgmarkt rond de (individuele) zorgverlening, de financiering en de relatief kleinere schaalomvang van SOKA, noopt tot een ondernemende en creatieve organisatie voor het bedenken en introduceren van slimme en aansprekende concepten voor de dienstverlening en bedrijfsvoering. SOKA stelt zich tot doelen effectieve structuren op te zetten waarbinnen het ontwikkelvermogen tot bloei komt. 19. De kwalificaties en competenties van personeel zijn verder afgestemd op de strategie van de organisatie. SOKA zal aan de hand van de diverse vormen van zorg en dienstverlening afleiden welke personele capaciteit, naar omvang en samenstelling, nodig is om de geambieerde groei te verwezenlijken. Dit betekent enerzijds competenties in relatie tot zelfsturing. Daarnaast competenties gericht op omgaan met complexere zorgvragen. 20. Waar mogelijk is er ruimte voor de levensfase waarin personeelsleden zich bevinden en de prioriteiten dat dit met zich meebrengt. Dit is een centraal thema tijdens de jaarlijkse levensfasegesprekken en onderdeel van het leeftijdsbewuste personeelsbeleid. 21. SOKA organiseert periodiek een medewerkerstevredenheidsonderzoek (eind 2015 gepland) naar de beleving onder medewerkers over aspecten van de arbeidsrelatie. SOKA is transparant in het communiceren van resultaten en de opvolging aan het verbeteren van (aspecten van) de arbeidssituatie / het wegnemen van gesignaleerde problemen. 21

23 Thema: sturingsfilosofie en sturingswijze 22. De sturingsfilosofie van SOKA staat in het teken van het intensiveren van de samenwerking met SVRZ vanuit eigen zelfstandigheid en met zorg voor continuïteit als zorgaanbieder met een onderscheidende visie en signatuur en ondernemend in het belang van haar stake holders. 23. SOKA hanteert het sturingsprincipe van integraal management / coachend leiderschap. De managers van productgroepen/ opbrengstcentra zijn integraal verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en de realisatie van de gestelde doelen. 24. De sturingswijze wordt verder verlegd naar meer zelfsturing en resultaat management Algemeen beleid In 2014 is intensief gewerkt aan de thema s zoals opgenomen in het strategisch beleidsplan en de daaruit voortvloeiende jaarplannen. De ICT visie en het projectplan is in overleg met SVRZ en onder leiding van Inspearit in 2013 vastgesteld. In 2014 is een start gemaakt om uitvoering te geven aan het projectplan. Dit wordt uitgevoerd door de Informatie en Automatiserings (I&A) afdeling van SVRZ, op basis van een samenwerkingsovereenkomst. Eind 2014 is SOKA volledig over gegaan op het ICT platform van SVRZ. De voortgang van het nieuwe zorgconcept, waarbij de kernambitie is: kwalitatief goede zorg leveren middels het realiseren van zelfsturende teams en kleinschalig wonen. Dit met name voor onze cliënten binnen de langdurige chronische zorg. Op alle SOKA locaties wordt dit proces verder uitgerold. In dit zorgconcept is de afgelopen jaren nadrukkelijk geïnvesteerd in de invoering van een nieuw zorgconcept. Centrale thema s in dit zorgconcept zijn enerzijds zorg- en dienstverlening met als uitgangspunt zelfstandigheid van de cliënt, gericht op het behoud van de eigen regie en anderzijds gerichte aandacht voor samenwerking, communicatie en zelfsturing. Het werken volgens het zorgconcept is een veranderingstraject waarbij de ontwikkelingen constant sturing geven aan het vervolg. SOKA volgt in deze de maatschappelijke trends, maar het veranderingstraject wordt vooral gestuurd en ontwikkeld van binnen uit. Deze visie heeft de aandacht van de medewerkers en uit zich o.a. in de vele inspanningen voor het versterken van de samenwerking, het verbeteren van de communicatie en de bewustwording dat het werkgebied vooral de woon- en leefomgeving van de cliënt is, met het uiteindelijke doel om de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening te verbeteren. Cliënten worden geconfronteerd met een nieuwe leefomgeving. De uitdaging is dus ook er voor te zorgen dat de cliënt zich zoveel mogelijk thuis voelt: Als thuis net iets anders. In 2015 ligt de focus vooral op de eigen regie. Eigen regie bij de cliënt betekent ook dan het bewust zijn dat de zorg gegeven wordt in de leefomgeving van de cliënt. Eigen regie bij de medewerker betekent het verder ontwikkelen van zelfsturing, het versterken van zelfstandigheid en samenwerking, ook afdelings overschrijdend om dit mogelijk te maken. Het veranderingsproces bevindt zich in een fase dat het mogelijk maakt verdere ontwikkeling vooral in de teams cq de lijn plaats te laten vinden ondersteund door projectgroepen per locatie die het proces volgen en op basis daarvan kunnen afstemmen en uitwisselen. 22

24 De HKZ audit 2014 is goed afgerond. De ontwikkelingen binnen de thuiszorg naar aanleiding van de veranderende wet- en regelgeving heeft onze specifieke aandacht. Professionele zorg wordt ingezet daar waar dit niet door informele zorg kan worden gerealiseerd. Wijkteams krijgen vastere vorm en meer bekendheid met als middelpunt de wijkverpleegkundige (2015) die een signalerende rol krijgt en voor verbinding dient te zorgen tussen de verschillen partijen/organisaties in de wijk. Dit zal uiteindelijk leiden tot het actueel kunnen blijven inspelen op behoeftes bij cliënten in hun eigen directe omgeving. Afgelopen jaar zijn de samenwerkingsmogelijkheden met SVRZ verder uitgewerkt. De intentie is om in het voorjaar van 2015 een intentieverklaring tot samenwerking mogelijk leidend tot een fusie, te ondertekenen. 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteitsbeleid in hoofdlijnen Binnen SOKA staat kwaliteit hoog in het vaandel. Daarvoor is het noodzakelijk dat alle onderdelen binnen de organisatie goed samenwerken. Hoe beter deze relaties op elkaar zijn afgestemd, hoe meer tevreden de medewerker zal zijn, hoe hoger de kwaliteit van zijn/haar werk zal zijn. SOKA heeft ook in 2014 gestreefd naar continue kwaliteitsverbetering. Ten aanzien van het kwaliteitsbeleid is een werkgroep kwaliteit actief. De werkgroep bestaat uit locatiemanagers en de beleidsadviseurs. De werkgroep kwaliteit is verantwoordelijk voor het uitzetten van het kwaliteitsbeleid, maken van documenten, het opzetten van een documentenbeheersysteem en het implementeren van vernieuwingen Kwaliteitscertificaat Eind 2012 is SOKA gehercertificeerd. Dit volgens de nieuwe HKZ norm Dit certificaat is wederom 3 jaar geldig. Jaarlijks wordt een vervolgaudit gehouden. Deze vervolgaudit heeft eind 2014 plaatsgevonden en is goed verlopen. 23

25 4.3.3 Kwaliteitsmanagement systeem Binnen SOKA wordt Plancare Kwaliteit (IKS) gebruikt als documentbeheerssysteem. Dit om onze kwaliteit van zorg te borgen. - Een geautomatiseerd systeem waarin op een snelle wijze alle richtlijnen, instructies, protocollen die zijn vastgesteld kunnen worden geraadpleegd. - Waarin elk document actueel wordt gehouden. - Waar van beleid tot uitvoeringsniveau inzicht gegeven wordt in vele aspecten van de zorg-, dienstverlening en bedrijfsvoering Intern auditsysteem Het interne auditsysteem van SOKA beoogt de kwaliteit van processen te verhogen. Dit door middel van onderzoek naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het kwaliteitsmanagementsysteem. In 2014 zijn tien interne audits gehouden op verschillende processen. De onderwerpen die geaudit zijn: - MDO - Hygiëne en HACCP in Annelot ter Walle - Risicovolle medicatie - Computer gebruik - Hulpmiddelen - Dienstkleding - Primair proces Annelot Ter Walle - Hitteprotocol - Zorgdossier - Gedragscode In de meeste audits is geconcludeerd dat vastgesteld beleid bekend is en goed wordt uitgevoerd. Een aantal feiten zijn ter plaatste opgelost, voor een aantal is een verbeterplan opgesteld. Kledingbeleid ontbrak en is nu opgesteld en vastgesteld in het MT. Begin 2014 zijn er nieuwe auditors opgeleid ook de bestaande auditors hebben deel de training gevolgd Management review Binnen de organisatie zijn vele processen aanwezig. Om er voor te zorgen dat de zorg- en dienstverlening aan de gestelde eisen voldoet, moeten al deze belangrijke processen in de organisatie worden bewaakt, gemeten, geanalyseerd en indien nodig verbeterd. De resultaten van deze processen worden bijgehouden en vastgelegd. Door middel van de management reviews, worden deze resultaten gebundeld en geanalyseerd. De gegevens voor het opstellen van de management review worden gegenereerd vanuit de kwaliteitsregistraties. De management reviews worden op de volgende aggregatieniveaus uitgevoerd: - Operationeel (intramuraal, verpleegunit, extramuraal, facilitair) - Tactisch (geclusterd) - Strategisch (totaal) 24