Wij hebben een aantal nieuwe vereisten gedefinieerd en onderverdeeld in volgende punten:

Transcriptie

1 Beste Leverancier, Belangrijke informatie voor leveranciers Facturatie entiteiten in Europa 22 oktober 2018 In 2015 heeft het " Shared Services Center Europe" opgericht om een aantal processen, waaronder het boeken en betalen van de facturen, te centraliseren. Ondanks een grondige voorbereiding, ondervonden wij toch een aantal problemen tijdens de overgangsfase en de implementatie van het project, met als gevolg dat we niet de juiste service konden bieden aan onze leveranciers tijdens deze periode. Wij verontschuldigen ons dan ook voor alle nadelige gevolgen dat dit met zich heeft meegebracht voor uw bedrijf. Als wereldwijd marktleider zijn we trots op de standaard die wij voorop stellen en wij streven er dan ook naar om deze situatie zo snel mogelijk te verbeteren. Nu de pijnpunten geïdentificeerd zijn, willen wij uw medewerking vragen bij het opstellen van de facturen, zodat een efficiëntere verwerking en betaling mogelijk is. Wij hebben een aantal nieuwe vereisten gedefinieerd en onderverdeeld in volgende punten: 1. Formaat en vereiste informatie op uw factuur (pagina 2) 2. Datum van uitgifte en datum van indienen van de factuur (pagina 3) 3. Wijzigingen in uw gegevens (pagina 3) 4. Communicatiemethoden (pagina 4) 5. Factuurafwijzing (pagina 4) Deze vereisten, die verder in deze brief worden toegelicht, gelden vanaf 01 januari We begrijpen dat het enige inspanning kan vergen om te voldoen aan de nieuwe vereisten, maar we zijn ervan overtuigd dat deze wijzigingen zullen bijdragen aan een vlottere betaling van de facturen. Wij willen u alvast bedanken voor het in acht nemen van deze belangrijke wijzigingen en we kijken uit naar een verdere succesvolle samenwerking met u als partner. Indien u vragen heeft, aarzel dan niet om ons te contacteren. Met vriendelijke groeten, Bart De Geyndt CFO Region EMEA Markus Mayer Head of Shared Service Center Europe 1

2 1. FORMAAT EN VEREISTE INFORMATIE OP UW FACTUUR Factuurformaat leverancier: Geen papieren facturen meer. Facturen die worden aangeleverd als hard copy, zullen NIET meer verwerkt worden vanaf 01 januari Zorg er voor dat de factuur duidelijk en begrijpelijk is. Facturen moeten een pdf-formaat hebben en als bijlage aan een worden toegevoegd (hyperlinks naar een pdf-bestand worden niet geaccepteerd). Er mag slechts één pdf-bestand per factuur worden verzonden naar de het adres van het land van de respectievelijke juridische entiteit (zie bijlage A) De hoofding van de factuur moet beginnen op de eerste pagina van het pdfbestand. Het maximum aantal pagina's dat wordt geaccepteerd in het pdf-bestand is 20, bijkomende pagina's worden genegeerd. Als u een document wilt bijvoegen dat de factuur ondersteunt, moet het "na" de pdf-factuur in dezelfde worden geplaatst en moet het een "Word"- of "Excel"-formaat hebben. De ondersteunende documenten kunnen niet in pdfformaat worden gemaakt. Als meerdere facturen in één pdf-bestand worden verzonden, wordt alleen de eerste factuur verwerkt. Met wachtwoord beveiligde pdf-bestanden worden NIET verwerkt. Gelieve geen watermerk of gekleurde achtergrond te gebruiken Vereiste informatie op de factuur van de leverancier: De juridische entiteit van waarmee u samenwerkt (in combinatie met het adres). Zorg ervoor dat dit de juiste juridische entiteit is. BC btw-nummer. adres van uw contactpersoon bij die de bestelling geplaatst heeft waarvoor de factuur werd opgemaakt (op de kop van het document). Volledige wettelijke naam van uw bedrijf. Volledig wettelijk adres van uw bedrijf. Uw btw-nummer. Uw IBAN- en/of bankrekeningnummer. Uw contactgegevens voor de ontvangst van de betaling. Bestelnummer (Purchase Order) - verstrekt door de contactpersoon van tijdens de bestelling - in het geval van meerdere bestelnummers, dienen deze te worden geplaatst op afzonderlijke regels zonder lijnen/schuine strepen. 2

3 Informatie (op de kop van het document) of het een factuur, credit nota of pro forma betreft. Factuur referentienummer, factuur lijn details: bv.: goederen/service beschrijving, materiaalnummer,... Eenheidsprijs, meeteenheid (kg, stuk,...), totale hoeveelheid en totaalprijs - indien van toepassing- per facturatieregel. Totaal btw-bedrag en totaal brutobedrag. Credit nota moet verwijzen naar het originele factuurnummer. Datum van het document. 2. DATUM VAN OPSTELLEN EN DATUM VAN INDIENEN VAN DE FACTUUR Datum van opstellen van de factuur: Volg alstublieft de onderstaande regels wat de datum van opstellen van de factuur betreft: 1. Voor goederen - de datum van opstellen moet overeenkomen met de datum van verzending. 2. Voor diensten - de datum van opstellen moet in overeenstemming zijn met het contract. Datum van ontvangst van de factuur: De factuur moet uiterlijk 3 dagen na de opstellingsdatum per worden verzonden. 3. VERANDERINGEN IN UW GEGEVENS Het is uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat actuele informatie ontvangt over de gegevens die nodig zijn voor het verwerking van uw facturen, bijvoorbeeld: Bankrekeningnummer - belangrijk: wanneer bankgegevens wijzigen, moet u een goedgekeurd bankdocument indienen: een bankafschrift of brief van de bank. Btw-identificatienummer. Uw contactgegevens: adres. Uw contactpersoon voor het ontvangen van vorderingen en adressen, etc. Eventuele wijzigingen moeten onmiddellijk worden gemeld aan de vertegenwoordiger van Barry Callebaut. 3

4 4. COMMUNICATIEMETHODEN adres voor het verzenden van facturen: Om effectiever om te gaan met het aantal facturen, zijn specifieke accounts beschikbaar voor elk land. Facturen moeten worden verzonden naar het adres van de relevante juridische entiteit van (zie BIJLAGE A). Voorbeeld: Facturen die zijn opgesteld voor Belgium, moeten worden verzonden naar: adres voor vragen: Als u ons een vraag wilt stellen of als u zich nog steeds zorgen maakt over uw factuur, neem dan contact met ons op door een te sturen naar de juiste rechtspersoon van (zie BIJLAGE A). Voorbeeld: Vragen over zaken met betrekking tot Belgium moeten naar het volgende adres worden gestuurd: AP_queries_belgium@barry-callebaut.com Direct contact: In zeer dringende situaties kunt u ons ook bellen op FACTUURAFWIJZING We willen u nogmaals vriendelijk verzoeken om onze vereisten te respecteren. Vanaf 1 januari 2019 zullen wij helaas geen facturen meer aanvaarden die niet aan onze standaard voldoen. Deze facturen worden naar u teruggestuurd om te worden aangepast. Opmerking: Voor niet-ssc-entiteiten blijft het proces hetzelfde als hiervoor. 4

5 BIJLAGE A Juridische entiteiten van in de EMEA-regio Raadpleeg de volgende tabel met de juridische entiteiten van, beheerd door Shared Services Center Europe. Naam van de gefactureerde entiteit Barry Callebaut Adres AP adressen Btw-nummer Belgium N.V Aalstersestraat Lebbeke- Wieze België AP_invoices_belgium@barry-callebaut.com AP_queries_belgium@barry-callebaut.com België BE Nederland NL B01 Groot-Brittannië GB Duitsland DE Frankrijk FR Italië IT Zweden SE Denemarken DK Polen PL Ierland IE V Spanje ESN G Services N.V. Aalstersestraat Lebbeke- Wieze België AP_invoices_belgium@barry-callebaut.com AP_queries_belgium@barry-callebaut.com BE Manufacturing Halle BVBA Brusselsesteenweg Halle België AP_invoices_belgium@barry-callebaut.com AP_queries_belgium@barry-callebaut.com BE Deutschland GmbH Im Mediapark 8a Köln Duitsland AP_invoices_germany@barry-callebaut.com AP_queries_germany@barry-callebaut.com DE C.J. van Houten& Zoon Holding GmbH Am Stammgleis Norderstedt Duitsland AP_invoices_germany@barry-callebaut.com AP_queries_germany@barry-callebaut.com DE Manufacturing Norderstedt GmbH & Co GK Am Stammgleis Norderstedt Duitsland AP_invoices_germany@barry-callebaut.com AP_queries_germany@barry-callebaut.com DE

6 Naam van de gefactureerde entiteit Barry Callebaut Adres AP adressen Btw-nummer Nederland B.V. De Ambachten XZ Zundert Nederland AP_invoices_netherlands@barry-callebaut.com AP_queries_netherlands@barry-callebaut.com NL B01 Polska Sp. z.o.o Nowy Józefów Łódź Polen AP_invoices_poland@barry-callebaut.com AP_queries_poland@barry-callebaut.com PL Manufacturing Polska Sp. z.o.o. Nowy Józefów Łódź Polen AP_invoices_poland@barry-callebaut.com AP_queries_poland@barry-callebaut.com PL SSC Europe Sp. z.o.o. ul. Wólczańska Łódź Polen AP_invoices_poland@barry-callebaut.com AP_queries_poland@barry-callebaut.com PL Ibérica SL Rambla Catalunya, 6 1º.planta Barcelona Spanje AP_invoices_spain@barry-callebaut.com AP_queries_ spain@barry-callebaut.com ESB Manufacturing Ibérica, S.A.U. Ctra Nacional 152 a. Km 71, Gurb (Barcelona) Spanje AP_invoices_spain@barry-callebaut.com AP_queries_spain@barry-callebaut.com ESA Manufacturing (UK) Ltd. Wildmere Road Industrial Estate Oxfordshire OX16 3UU Banbury Groot-Brittanië AP_invoices_UK@barry-callebaut.com AP_queries_UK@barry-callebaut.com GB Limited (UK) Wildmere Road Industrial Estate Oxfordshire OX16 3UU Banbury Groot-Brittanië AP_invoices_UK@barry-callebaut.com AP_queries_UK@barry-callebaut.com GB

7 Naam van de gefactureerde entiteit Barry Callebaut Adres AP adressen Btw-nummer Manufacturing France SAS 5, boulevard Michelet BP 8 Hardricourt Meulan Frankrijk AP_invoices_france@barry-callebaut.com AP_queries_france@barry-callebaut.com FR France SAS Z.I. d'incarville Rue de la Mécanique Louviers Cedex Frankrijk of 5, boulevard Michelet BP08 HARDRICOURT MEULAN Frankrijk AP_invoices_france@barry-callebaut.com AP_queries_france@barry-callebaut.com FR Manufacturing Italia S.p.A. Via FeliceCavallotti Verbania VB Italië AP_invoices_italy@barry-callebaut.com AP_queries_italy@barry-callebaut.com IT Italia SPA Via Morimondo, Milano MI Italië AP_invoices_italy@barry-callebaut.com AP_queries_italy@barry-callebaut.com IT Dolphin S.R.L. Via Francesco Sforza Milano MI Italië AP_invoices_italy@barry-callebaut.com AP_queries_italy@barry-callebaut.com IT AG AP_queries_switzerland@barry-callebaut.com CHE Management Services AG AP_queries_switzerland@barry-callebaut.com CHE

8 Naam van de gefactureerde entiteit Barry Callebaut Adres AP adressen Btw-nummer Schweiz AG CHE Duitsland DE Sourcing AG Facturen voor de levering van "cacao-vrije producten"en Facturen voor de levering van "cacaoproducten" en CHE Duitsland DE Groot-Brittannië GB Frankrijk FR Nederland NL B01 België BE Facturen voor de boon en Transportfacturen voor cacaopoeder : melanie_engrand@barry-callebaut.com Alle andere facturen: Alle andere vragen: AP_queries_ switzerland@barry-callebaut.com Cocoa AG Facturen voor de vracht: bcc_freight@barry-callebaut.com Alle andere facturen: CHE Frankrijk FR Polen PL Duitsland DE Groot-Brittannië GB Nederland NL B01 Alle andere vragen: AP_queries_ switzerland@barry-callebaut.com 8