Handleiding zelfverklaring NEN-ISO 26000

Transcriptie

1 NPR 9026+C1 (nl) Handleiding zelfverklaring NEN-ISO Nederlandse praktijkrichtlijn Vervangt NPR 9026:2011 (nl) ICS ; Oktober 2012 eld be iew ev Pr or Vo Dit document mag slechts op een stand-alone PC worden geinstalleerd. Gebruik op een netwerk is alleen. toestaan als een aanvullende licentieovereenkomst voor netwerkgebruik met NEN is afgesloten. This document may only be used on a stand-alone PC. Use in a network is only permitted when a supplementary license agreement for us in a network with NEN has been concluded. NPR Normalisatie: de wereld op één lijn.

2

3 Nederlandse praktijkrichtlijn NPR 9026+C1 (nl) Handleiding zelfverklaring NEN-ISO Guidance on self declaration NEN-ISO Vervangt NPR 9026:2011 (nl) ICS ; oktober 2012

4 Normcommissie "Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen" THIS PUBLICATION IS COPYRIGHT PROTECTED DEZE PUBLICATIE IS AUTEURSRECHTELIJK BESCHERMD Apart from exceptions provided by the law, nothing from this publication may be duplicated and/or published by means of photocopy, microfilm, storage in computer files or otherwise, which also applies to full or partial processing, without the written consent of the Netherlands Standardization Institute. The Netherlands Standardization Institute shall, with the exclusion of any other beneficiary, collect payments owed by third parties for duplication and/or act in and out of law, where this authority is not transferred or falls by right to the Reproduction Rights Foundation. Auteursrecht voorbehouden. Behoudens uitzondering door de wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van het Nederlands Normalisatie-instituut niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van fotokopie, microfilm, opslag in computerbestanden of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op gehele of gedeeltelijke bewerking. Het Nederlands Normalisatie-instituut is met uitsluiting van ieder ander gerechtigd de door derden verschuldigde vergoedingen voor verveelvoudiging te innen en/of daartoe in en buiten rechte op te treden, voor zover deze bevoegdheid niet is overgedragen c.q. rechtens toekomt aan de Stichting Reprorecht. Although the utmost care has been taken with this publication, errors and omissions cannot be entirely excluded. The Netherlands Standardization Institute and/or the members of the committees therefore accept no liability, not even for direct or indirect damage, occurring due to or in relation with the application of publications issued by the Netherlands Standardization Institute. Hoewel bij deze uitgave de uiterste zorg is nagestreefd, kunnen fouten en onvolledigheden niet geheel worden uitgesloten. Het Nederlands Normalisatie-instituut en/of de leden van de commissies aanvaarden derhalve geen enkele aansprakelijkheid, ook niet voor directe of indirecte schade, ontstaan door of verband houdend met toepassing van door het Nederlands Normalisatie-instituut gepubliceerde uitgaven Nederlands Normalisatie-instituut Postbus 5059, 2600 GB Delft Telefoon (015) , Fax (015)

5 Inhoud Voorwoord Onderwerp en toepassingsgebied... 4 Verwijzingen... 4 Termen en definities... 4 Handleiding zelfverklaring... 4 Voorbereiden... 4 Toepassingsgebied van NEN-ISO en de zelfverklaring... 5 Uitvoeren onderzoek... 6 Beoordelen resultaten... 6 Publiceren zelfverklaring... 7 Bepalen noodzaak herbeoordeling... 7 Onderzoeksvragen... 8 Onderzoeksvragen MVO-principes... 9 Het afleggen van rekenschap... 9 Transparantie... 9 Ethisch gedrag Respect voor de belangen van stakeholders Respect voor de rechtsorde Respect voor internationale gedragsnormen Respect voor mensenrechten Onderzoeksvragen over stakeholders Stakeholders identificeren Het betrekken van stakeholders Onderzoeksvragen MVO-kernthema s Bepalen van relevantie Bepalen van de significantie Prioriteren van MVO-onderwerpen Onderzoeksvragen over het integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de organisatie Inleiding Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer Gepaste zorgvuldigheid ( due diligence ) Visie, missie, beleid en strategie Ontwikkelen van draagvlak en competenties Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, systemen en procedures Communicatie en rapportage Inleiding Communicatie over MVO Rapporteren over MVO Conflicten en meningsverschillen met stakeholders Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties Selecteren van MVO-initiatieven en -instrumenten Bijlage A zelfverklaring Bijlage B referentiematrix Bijlage C tabel voor het vaststellen van relevantie, significantie en prioriteit van MVO-onderwerpen Bibliografie

6 Voorwoord NEN-ISO heeft het karakter van een richtlijn en is daarom niet geschikt en uitdrukkelijk ook niet bedoeld voor certificatie. Niettemin is er een toenemende behoefte bij organisaties om kenbaar te maken dat zij NEN-ISO toepassen. Daarom heeft de normcommissie Maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties zich georiënteerd op mogelijkheden om als organisatie te kunnen communiceren dat de principes en richtlijnen in NEN-ISO volledig en serieus worden toegepast. Daarbij is gezocht naar een vorm die aansluit bij het karakter van MVO: een organisatie neemt zelf haar maatschappelijke verantwoordelijkheid, verwerft inzicht in de effecten van haar activiteiten op de maatschappij, stakeholders (belanghebbenden) en duurzame ontwikkeling, treedt in dialoog met haar stakeholders, maakt bewust keuzes en is bereid daarover verantwoording af te leggen. Het resultaat is deze praktijkrichtlijn 1) die is ontwikkeld om organisaties te ondersteunen bij het opstellen van een zogenoemde zelfverklaring dat de principes en richtlijnen in NEN-ISO worden toegepast. Hiermee kan een organisatie op vrijwillige basis verantwoording afleggen over de wijze waarop zij haar maatschappelijke verantwoordelijkheid neemt, hoe daarbij NEN-ISO wordt toegepast en wat daarvan de resultaten zijn. In dit document wordt met zelfverklaring steeds een zelfverklaring bedoeld die tot stand is gekomen op basis van het proces dat beschreven is in deze NPR. Een organisatie kan gebruikmaken van deze praktijkrichtlijn als zij NEN-ISO toepast en daarover een zelfverklaring wil afleggen. De handleiding in deze praktijkrichtlijn heeft betrekking op het proces dat bestaat uit de in figuur 1 weergegeven stappen A tot en met E. De zelfverklaring is gebaseerd op een zogenoemd zelfonderzoek ( self-assessment ) en beoordeling van de resultaten daarvan in het licht van NEN-ISO Op basis daarvan kan de organisatie een zelfverklaring opstellen, ondertekenen en zorgdragen voor de publicatie daarvan met verwijzing naar ondersteunende informatie. Voorafgaand aan dit proces van zelfverklaring zal de organisatie kennis behoort te nemen van NEN-ISO en de daarin gegeven richtlijnen toepassen bij haar MVO-gerelateerde activiteiten. Het kennis nemen van NEN-ISO en het toepassen van de richtlijnen daaruit maken geen onderdeel uit van deze praktijkrichtlijn. A. Voorbereiden B. Uitvoeren onderzoek C. Beoordelen resultaten D. Publiceren zelfverklaring E. Bepalen noodzaak herbeoordeling Figuur 1 Stappen in het proces om te komen tot een zelfverklaring A. Voorbereiden In de voorbereiding stelt de organisatie vast welke competenties nodig zijn om een adequaat zelfonderzoek uit te kunnen voeren en de resultaten daarvan te evalueren en te beoordelen in het licht van NEN- ISO Bovendien stelt de organisatie het toepassingsgebied van de zelfverklaring vast. B. Uitvoeren onderzoek Deze stap omvat het uitvoeren van intern onderzoek aan de hand van de vragenlijst uit hoofdstuk 5 tot en met 8 van deze praktijkrichtlijn. In deze vragenlijst zijn voor elk onderdeel van NEN-ISO (principes, 1) Bij het opstellen van deze praktijkrichtlijn is gebruikgemaakt van de eisen uit NEN-EN-ISO/IEC en NEN-EN-ISO/IEC Hierbij past de kanttekening dat die normen betrekking hebben op zelfverklaring tegen een eisenstellend document, terwijl het bij NEN-ISO om een richtlijn gaat. 2

7 betrekken van stakeholders, MVO-kernthema s en -onderwerpen en integratie in de bedrijfsvoering) toegespitste onderzoeksvragen opgenomen. Bij de beantwoording daarvan zal de organisatie in veel gevallen kunnen verwijzen naar al beschikbare relevante informatie van de organisatie (zoals bestaande rapportages, overzichten, werkwijzen en procedures). Dit gebeurt in de vorm van een zogenoemde referentiematrix. Een voorbeeld hiervan is opgenomen in bijlage B. In bijlagen C is in aanvulling op bijlage B een tabel opgenomen die de organisatie kan gebruiken bij het samenvatten en rapporteren van de gegevens met betrekking tot het bepalen van de relevantie, significantie en prioriteit van MVO-onderwerpen en de acties die vervolgens worden ondernomen. C. Beoordelen resultaten De resultaten van het onderzoek worden intern geëvalueerd en beoordeeld (bij voorkeur door één of meerdere personen die zelf niet bij het onderzoek was betrokken) met NEN-ISO als referentiekader. Op basis van een evaluatie van de resultaten beoordeelt de organisatie of er voldoende grond is voor de zelfverklaring. Bijlage A bevat een standaardformat voor de zelfverklaring. Bij het vaststellen en ondertekenen van de zelfverklaring behoort de organisatie ook de geldigheidsduur te bepalen. D. Publiceren van de zelfverklaring Het publiceren/communiceren van de zelfverklaring, de opgestelde referentiematrix en de verwijzing naar onderbouwende informatie is de laatste stap in het proces om te komen tot een zelfverklaring. Publicatie op de website van de organisatie zelf ligt hierbij het meest voor de hand. E. Bepalen noodzaak herbeoordeling Periodiek behoort de organisatie het in deze praktijkrichtlijn beschreven proces te herhalen om de actualiteit van de zelfverklaring te waarborgen in lijn met de door de organisatie vastgestelde geldigheidsduur. De totstandkoming van deze NPR In de serie Nederlandse praktijkrichtlijnen verschijnen publicaties van informatief karakter, zoals toelichtingenop normen, constructieve mogelijkheden, werkmethoden en fabricagegegevens.aan deze publicaties mag geen normatieve waarde worden toegekend. Deze praktijkrichtlijn is opgesteld door de normcommissie Maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties en in samenwerking met MVO Nederland. Op het ogenblik van publicatie van deze praktijkrichtlijn was de commissie als volgt samengesteld: Ahrend Support B.V. Amsterdam Alliander NV Duiven BECO Groep Rotterdam Berenschot B.V. Utrecht CSR Academy Rotterdam Dunea Voorburg Erasmus Universiteit Rotterdam Essent N.V. Den Bosch FIRA Nijmegen FNV Vakcentrale Amsterdam John Stans Consultancy Olst Learn2Improve your planet IJsselstein Ministerie van EL&I Den Haag MVO Platform Amsterdam GoedeWaar.nl Amsterdam Rasenberg Holding B.V. Breda The Terrace Amsterdam Vereniging VNO-NCW Den Haag VORM Bouw B.V. Papendrecht 3

8 Handleiding zelfverklaring NEN-ISO Onderwerp en toepassingsgebied Deze NPR beschrijft het proces voor het voorbereiden, vaststellen en onderhouden van een zelfverklaring dat de principes en richtlijnen van NEN-ISO worden toegepast. Deze NPR is bedoeld voor alle typen organisaties die gebruikmaken van NEN-ISO en dat intern en extern kenbaar willen maken. De Nederlandse overheid beschouwt de toepassing van NEN-ISO als een goede mogelijkheid om aan de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen te voldoen. Een zelfverklaring volgens deze NPR dat NEN-ISO wordt toegepast kan daarom een hulpmiddel zijn om aan te tonen dat wordt voldaan aan de OESO-richtlijnen. 2 Verwijzingen De volgende documenten waarnaar is verwezen zijn onmisbaar voor de toepassing van dit document. Bij gedateerde verwijzingen is alleen de aangehaalde versie van toepassing. Bij ongedateerde verwijzingen is de laatste versie van het document (met inbegrip van wijzigingsbladen) waarnaar is verwezen van toepassing. NEN-ISO 26000:2010 Richtlijn voor maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties 3 Termen en definities Voor de toepassing van deze NPR gelden de termen en definities van NEN-ISO en onderstaande definitie van MVO. MVO maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties OPMERKING MVO is een gangbare term in Nederland als het gaat om de invulling van maatschappelijke verantwoordelijkheid door vooral ondernemingen en dus het bedrijfsleven. Aangezien NEN-ISO gaat over de maatschappelijke verantwoordelijkheid van alle typen organisaties, is ervoor gekozen om wel de term MVO te blijven hanteren, maar dan in de betekenis van de Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van Organisaties. 4 Handleiding zelfverklaring 4.1 Voorbereiden Op het moment dat een organisatie een zelfverklaring wil publiceren start zij het in deze NPR beschreven proces. Verondersteld wordt dat de organisatie bekend is met de principes en richtlijnen van NEN-ISO en deze ook toepast in de organisatie. In de voorbereiding behoort de organisatie vast te stellen welke competenties en andere middelen nodig zijn om een adequaat zelfonderzoek uit te kunnen voeren en de resultaten daarvan te beoordelen in het licht van NEN-ISO De volgende rollen kunnen worden onderscheiden: de onderzoeker; degene die het zelfonderzoek uitvoert en de resultaten daarvan rapporteert; de beoordelaar; degene die de onderzoeksresultaten evalueert en beoordeelt en concludeert of er voldoende basis is om tot een zelfverklaring te komen; de ondertekenaar; degene die de zelfverklaring namens de organisatie ondertekent. 4

9 De volgende competenties zijn belangrijk voor een goede invulling van de onderscheiden rollen. Onderzoeker: kennis van de organisatie (op basis van voldoende werkervaring in de organisatie); onderzoeksvaardigheden (interviewen van medewerkers, beoordelen documenten en registraties); kennis van NEN-ISO 26000; rapportagevaardigheden (eenduidig interpreteerbare verslaglegging). Beoordelaar: kennis van de organisatie (op basis van voldoende werkervaring in de organisatie); kennis van NEN-ISO 26000; beoordelingsvaardigheden (interpretatie van onderzoeksresultaten, kritische oordeelsvorming) inzicht in het proces van zelfverklaring; inzicht in de betekenis van een zelfverklaring. Ondertekenaar: kennis van de organisatie; op de hoogte van NEN-ISO 26000; inzicht in de betekenis van een zelfverklaring. Het verdient de voorkeur de invulling van deze rollen en vooral die van onderzoeker en de andere twee rollen (beoordelaar en ondertekenaar) functioneel van elkaar te scheiden 2). Aangezien de ondertekenaar namens de hele organisatie ondertekent, verdient het de voorkeur om deze rol neer te leggen bij de directie. Het is in ieder geval belangrijk dat de ondertekenaar de formele bevoegdheid heeft om namens de organisatie een zelfverklaring te ondertekenen. 4.2 Toepassingsgebied van NEN-ISO en de zelfverklaring Voordat het onderzoek aan de hand van de onderzoeksvragen uit hoofdstuk 5 tot en met 8 wordt uitgevoerd is het van belang om het toepassingsgebied van NEN-ISO en daarmee uiteindelijk ook van de zelfverklaring vast te stellen. Hiermee worden de reikwijdte en afbakening van de zelfverklaring bedoeld. Met onderstaande vragen kan het toepassingsgebied van de zelfverklaring worden bepaald. a) Wat is de naam van de organisatie? b) Wat zijn de belangrijkste activiteiten (merken, producten en/of diensten) van de organisatie? c) In welke landen is de organisatie actief? d) Wat is de locatie van het hoofdkantoor van de organisatie? e) Heeft de organisatie andere divisies, werkmaatschappijen, dochterondernemingen enz.? 2) In de praktijk kunnen de rollen van beoordelaar en ondertekenaar vooral bij kleinere organisaties worden gecombineerd en worden uitgevoerd door een zelfde persoon. 5

10 Bestelformulier Stuur naar: NEN Standards Products & Services t.a.v. afdeling Klantenservice Antwoordnummer WB Delft NEN Standards Products & Services Postbus GB Delft Vlinderweg AX Delft Ja, ik bestel ex. nl Handleiding zelfverklaring NEN-ISO T (015) F (015) Wilt u deze norm in PDF-formaat? Deze bestelt u eenvoudig via Gratis nieuwsbrieven Wilt u op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van normen, normalisatie en regelgeving? Neem dan een gratis abonnement op een van onze nieuwsbrieven. Gegevens Bedrijf / Instelling T.a.v. O M O V Klantnummer NEN Uw ordernummer BTW nummer Postbus / Adres Postcode Plaats Telefoon Fax Factuuradres (indien dit afwijkt van bovenstaand adres) Postbus / Adres Postcode Plaats Datum Handtekening Retourneren Fax: klantenservice@nen.nl Post: NEN Standards Products & Services, t.a.v. afdeling Klantenservice Antwoordnummer 10214, 2600 WB Delft (geen postzegel nodig). Voorwaarden De prijzen zijn geldig tot 31 december 2018, tenzij anders aangegeven. Alle prijzen zijn excl. btw, verzend- en handelingskosten en onder voorbehoud bij o.m. ISO- en IEC-normen. Bestelt u via de normshop een pdf, dan betaalt u geen handeling en verzendkosten. Meer informatie: telefoon , dagelijks van 8.30 tot uur. Wijzigingen en typefouten in teksten en prijsinformatie voorbehouden. U kunt onze algemene voorwaarden terugvinden op: LEREN, WERKEN EN GROEIEN MET NEN preview