Uitleg van het logo op de voorpagina

Transcriptie

1

2 Uitleg van het logo op de voorpagina De Stichting Saxenburgh Groep is ontstaan op 1 september 2004 door een fusie tussen: Stichting Streekziekenhuis Coevorden-Hardenberg (SSCH) en Stichting Zorgcentrum Hardenberg-Gramsbergen (SZHG). Dit betekent dat de instellingen die deel uitmaakten van de SSCH (het Streekziekenhuis Coevorden-Hardenberg locatie Röpcke-Zweers in Hardenberg, het dagziekenhuis Aleida Kramer en verpleeghuis Aleida Kramer in Coevorden) en de SZHG (Verpleeghuis Clara Feyoena Heem in Hardenberg, de verzorgingshuizen Oostloorn in Hardenberg en t Welgelegen in Gramsbergen) per 1 september 2004 tot dezelfde stichting Saxenburgh Groep behoren. De naam is afgeleid van het feit dat ons zorggebied vroeger bewoond werd door de Saksen. Een burg is een veilig plek, waar mensen zich kunnen terug trekken. Het logo bestaat uit twee kleurvlakken, die twee silhouetten voorstellen. Deze gezichten geven het menselijke karakter aan en symboliseren de Divisie Care en de Divisie Cure. De kleurvlakken lopen gedeeltelijk door elkaar waardoor naast de gezichten ook beelden ontstaan die de stroming van de Vecht symboliseren. De stromende rivier staat symbool voor het leven en voor de historische verbondenheid van de mens uit deze regio met het land. De kleur blauw staat voor lucht en water, de roestkleur voor aarde. Huib Minderhout heeft de naam bedacht, in samenspraak met H.J.B. van Wel, destijds directeur Röpcke-Zweers Ziekenhuis. Het logo is ontworpen door Bau Winkel.

3 Voorwoord Het jaar 2009 kleurde zich wel zeer door uitersten. Hoogtepunten maar vooral ook tragische en zeer verdrietige gebeurtenissen kenmerkten het afgelopen jaar. In een zeer korte tijdbestek verloor de Saxenburgh Groep door een ernstige ziekte en door een tragisch ongeluk twee van haar medewerkers. Het betrof de heer W. Huelsebus, werkzaam als intensivist in het Röpcke-Zweers ziekenhuis en mevrouw C.M. Bakker-Schlepers, werkzaam als medewerkster medisch archief eveneens in het Röpcke-Zweers Ziekenhuis. Niet alleen vanuit menselijk perspectief, maar juist ook vanuit het perspectief van onze kleine saamhorige organisatie een enorm verlies. Daarnaast verloren we in dezelfde periode, ook al door een ernstige ziekte, de heer H. ten Brinke, lid van de Cliëntenraad van het Röpcke- Zweers Ziekenhuis. We denken aan hen en hun families. Begin 2009 ontvingen we tijdens een feestelijk samenzijn de bekroning voor een grote inspanning in de context van ons kwaliteitsdenken. Dit was aan de orde voor zowel de divisie Care als de divisie Cure. In mei ontvingen we tijdens een feestelijke bijeenkomst in Gramsbergen, de kwaliteitscertificaten van het NIAZ en de HKZ. Dit als bewijs dat we onze denk en doe systemen in voldoende mate op elkaar hebben afgestemd en dat ook nog eens vanuit het borgingsprincipe beheersbaar en reproduceerbaar in een documentbeheer systeem vastgelegd. Een felicitatie aan onszelf is daarom zeker op zijn plaats. In juni slaagden we erin een nieuw lid Raad van Bestuur aan ons te binden. Vanaf 1 september 2009 versterkte mevrouw Pauline Terwijn de Raad van Bestuur en bestaat deze Raad van Bestuur vanaf dat moment uit twee leden. Het bestuur opereert in hiërarchische zin 100% collegiaal. Mevrouw Terwijn heeft het Röpcke-Zweers Ziekenhuis vooreerst primair als belangrijkste aandachtsgebied. De Saxenburgh Groep heeft in 2009 de interim bestuurder voor de stichting Oldenhaghen in Ommen geleverd. Recent is de bestuurlijke fusie tussen beide stichtingen formeel afgerond. In de loop van dit jaar wordt de realisatie van een verdergaande juridische fusie verwacht, waarna de stichting Oldenhaghen wordt opgeheven en alle zorg vanuit de Stichting Saxenburgh Groep wordt geleverd. Het jaar 2009 kent een concernbreed positief financieel resultaat van ongeveer tweehonderdduizend euro. Naar de maat en omvang van de Saxenburgh Groep een zeer beperkt financieel resultaat. Uit benchmarkonderzoek blijkt dat de Saxenburgh Groep, gespiegeld aan andere zorgaanbieders in de regio en noord Nederland, zeker een goede positie heeft als het gaat om de kosten per verkocht zorgproduct. Onze productiegroei stijgt ver uit boven de productiegroei van de meeste concurrenten, edoch het resultaat per verkochte eenheid product is te beperkt. De komende jaren wordt aan resultaatoptimalisatie veel aandacht besteed. Met name de omloopsnelheid op dagbehandelingbedden moet omhoog en moet in verhouding tot het aantal opnames een hoger opbrengstaandeel gaan genereren. Daarnaast gaan we werken aan een verdere procesoptimalisatie per diagnosegroep in het ziekenhuis. In de Care moet vanuit met name de ontwikkeling van gerichte extramurale producten op termijn eveneens een verbeterd nettoresultaat gerealiseerd worden. Integratie van Cure- en Care-producten in de zin van mens en materiaalinzet wordt een belangrijk punt van organisatie herijking.

4 De klinische adherentie van het ziekenhuis is tot en met 2008 nu vastgesteld (door Prismant) op inwoners. Dit is t.o.v een toename met tienduizend inwoners. Kleine ziekenhuizen worden tot nu toe als zodanig gekwalificeerd als de klinische adherentie inwoners of minder is. Het streven is om een adherentiepercentage te bereiken van rond de 85% op ongeveer inwoners in het Vechtdal totaal (dus een groei die oploopt naar een klinische adherentie van ongeveer inwoners). Doelstelling is deze groei te realiseren in ongeveer zes jaar, gerekend vanaf V.w.b. de ouderenzorg heeft de Saxenburgh Groep in 2008 een bijzondere samenwerkingsovereenkomst met de woningbouwcorporatie Beter Wonen Vechtdal gesloten. Deze samenwerkingsovereenkomst was erop gericht met name de uitrol van projecten kleinschalige woonvormen extra impulsen te geven. Dit verloopt tot op heden met groot succes. Met name de Marsch Kruserbrink is een prachtig voorbeeld van waartoe een dergelijke verbinding in maatschappelijke en praktische zin toe kan leiden. Het streven is erop gericht om ook in Ommen en in de regio Coevorden nadrukkelijker dergelijke samenwerkingsvormen met woningbouwcorporaties te gaan bewerkstelligen. In 2009 is m.b.t. de nieuwbouwplannen van het ziekenhuis de fase Voorlopig Ontwerp afgerond. Indringend wordt gesproken over de financieringsmogelijkheden van het nieuwbouwproject met een aantal banken en private financiers. Onder een slecht economisch gesternte en zeerl veranderde weten regelgeving rondom zorgnieuwbouw (zeer veranderde risico-inbedding exploitatie) een traject waarin en waarbij ons geduld zeer op de proef wordt gesteld. Anderzijds prikkelt het traject alle direct betrokkenen tot een uiterste inspanning en grote inventiviteit om niet te verzaken en uiteindelijk tot een resultaat te komen wat recht doet aan onze ambities en slagvaardigheid om voor het eind van 2013 een nieuw en bestaanswaardig ziekenhuis in Hardenberg te realiseren! Ik dank alle medewerkers van de Saxenburgh Groep voor hun niet aflatende inspanning om ook in 2009 alle patiënten en cliënten de gevraagde of noodzakelijke zorg (direct of indirect) te verlenen en dat in de context van soms beperkte mogelijkheden, maar naar ik zeker weet altijd professioneel en betrokken met en bij patiënt en cliënt. Namens de Raad van Bestuur, H.H. van der Wal

5 Inhoudsopgave Inleiding 1 Uitgangspunten van verslaglegging 1 2 Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Structuur van het concern Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Werkgebieden Werkgebieden divisie Cure Werkgebieden divisie Care Samenwerkingsrelaties Huisartsen Zorgverzekeraars Gemeente Hardenberg Zorgkantoren Relaties met opleidingen Inspectie voor de Gezondheidszorg Samenwerkingsrelaties divisie Care Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering Normen voor goed bestuur Zorgbrede Governance Code Raad van Bestuur Raad van Toezicht Management Team Bedrijfsvoering Planning & Control Risico s Vereniging Medische Staf Taken en werkwijze Samenstelling van het stafbestuur Cliëntenraad Terugblik op Ondernemingsraad Taken en werkwijze Financiering en commissies Overlegfrequentie Instemming gevraagd en ontvangen Advies gevraagd en ontvangen 41

6 4 Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Algemeen beleid verslagjaar Informatie- en Communicatietechnologie (ICT) Algemeen kwaliteitsbeleid Veilige Zorg Algemeen kwaliteitsbeleid divisie Care Kwaliteitsbeleid t.a.v. patiënten en cliënten Patiëntveiligheid Patiëntenlogistiek Kwaliteit van zorg Kwaliteit van zorg Divisie Cure Kwaliteit van zorg Divisie Care Klachten Klachtenbeleid Toegankelijkheid Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Personeel & Organisatie Personeelsbeleid Kwaliteit van werk Samenleving Financieel beleid 72 5 Jaarrekening Jaarrekening Balans per 31 december Resultatenrekening over Kasstroomoverzicht over Grondslagen van waardering en resultaatbepaling Toelichting op de balans per 31 december Mutatieoverzicht materiële vaste activa Specificatie ultimo boekjaar onderhanden projecten en 96 Gereed gekomen projecten Overzicht langlopende leningen Toelichting op de resultatenrekening over Overige gegevens Vaststelling en goedkeuring jaarrekening Statutaire regeling resultaatbestemming Resultaatbestemming Gebeurtenissen na balansdatum Ondertekening door bestuurders en toezichthouders Accountantsverklaring 109 Bijlagen Bijlage 1: Bestuursreglement 111 Bijlage 2: Diverse jaarverslagen 116 A: Jaarverslag Centrale Cliëntenraad 117 B: Jaarverslag Geestelijke verzorging 123 C: Jaarverslag Klachtencommissie 131 D: Jaarverslag Ondernemingsraad 137 E: Jaarverslag Vereniging Medische Staf 156 Bijlage 3: Productie gegevens 163

7 1 Uitgangspunten van de verslaggeving Geachte lezer, Voor u ligt het jaardocument 2009 van de stichting Saxenburgh Groep. De Saxenburgh Groep is een ketenorganisatie waarbinnen de divisies Cure (ziekenhuisfunctie in Hardenberg, Coevorden en Ommen) en Care (verpleeghuis- en verzorgingshuisfunctie in Hardenberg, Coevorden, Gramsbergen, Ommen en Dedemsvaart) acteren. Evenals vorig jaar is de verantwoording volgens het format van het ministerie van VWS vormgegeven. We onderschrijven het belang van vergelijkbaarheid van zorginstellingen op het niveau van verslaglegging, in de context van het transparant maken van de zorgsector als totaal. De stichting Saxenburgh Groep kent geen B.V.-structuur en heeft geen dochtermaatschappijen of gelieerde bedrijven. Wel bestaat naast de stichting een stichting Vrienden van de Saxenburgh Groep, maar deze heeft een eigen bestaansrecht, legt zelfstandig financiële verantwoording af en stelt een eigen jaarrekening op. Het eerste deel van dit jaardocument betreft de maatschappelijke verantwoording in termen van beleid, bestuur, bedrijfsvoering en toezicht. Het tweede deel van dit jaardocument betreft de jaarrekening 2009 waarin de financiële verantwoording met betrekking tot de stichting Saxenburgh Groep wordt afgelegd. Als laatste onderdeel zijn de (openbare) bijlagen opgenomen die ook digitaal bij het ministerie van VWS worden aangeleverd. P.M. Terwijn H.H. van der Wal Raad van Bestuur Jaardocument

8 2. Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens De Saxenburgh Groep bestaat uit de volgende locaties: Röpcke-Zweers Ziekenhuis PAAZ J. Weitkamplaan 4a Röpcke-Zweerslaan SE Hardenberg 7772 RV Hardenberg T (0523) T (0523) F (0523) Dagziekenhuis Aleida Kramer/Zorgcentrum Aleida Kramer M. v.d. Thijnensingel GB Coevorden T (0524) F (0524) Zorgcentrum Clara Feyoena Heem Rheezerweg TD Hardenberg T (0523) F (0523) Zorgcentrum Oostloorn J.C.J. v. Speykstraat ZC Hardenberg T (0523) F (0523) Zorgcentrum t Welgelegen Voorstraat AM Gramsbergen T (0524) F (0524) Polikliniek Ommen Polikliniek Westerhaar Polikliniek Slagharen Van Reeuwijkstraat 50 Hoofdweg 132C Anton Geerdesplein EH Ommen 7676 AJ Westerhaar 7776 BD Slagharen T (0523) T (0523) T (0523) F (0523) F (0523) Verslagleggende rechtspersoon: Stichting Saxenburgh Groep Postadres voor alle instellingen: Postbus 1, 7770 AA Hardenberg Internetpagina: Identificatienummer: NZa: Kamer van Koophandel: Jaardocument

9 Binnen de Saxenburgh Groep zijn de volgende specialisten werkzaam: Anesthesiologie Mw. T.T.M. Immink-Speet Dhr. M.A. Kardzis Mw. F.A.J. Klaassen Dhr. A.M. Labus Dhr. E. Lim Dhr. A. Moesker (per ) Mw. M.O.H. Steen-Vincent Cardiologie Dhr. B.M. van Bemmel (per ) Dhr. dr. H.P. Beyerbacht Dhr. R. Kaplan Dhr. R.J. Lionarons Dhr. A.J. Schaap Chirurgie Dhr. J.H. Gosen Mw. M. Jagers op Akkerhuis Dhr. dr. C.E. Maier Dhr. J.H. Tomee Dhr. A.J. van de Velde Dermatologie Mw. S.G. van der Linden (per ) Dhr. B.J.L. Robijns Geestelijke verzorging Mw. E. Diepeveen Geriatrie Mw. D.F.L. van Weelderen (per ) Dhr. J. Verkuyl Gynaecologie Dhr. P.J.M. Baudoin (tot ) Dhr. M.P.K. Buurman Mw. M. Kaplan Mw. F.F. Snaaijer (per ) Mw. M. Wüst Interne Geneeskunde Dhr. E.T. Abhilakh Missier Mw. J. Bayrak Dhr. R. Blankenburgh Dhr. B.L.S. Borger van der Burg Dhr. F. Gonkel Dhr. dr. E.A. Runhaar Mw. Y.H. Tromp Dhr. W. Huelsebus, medisch specialist voor intensive care (per in dienst, overleden ) Jaardocument

10 Kindergeneeskunde Mw. I.F.M. Fagel Dhr. G.J. van den Hoek Dhr. G. Immink Mw. A.R. Verhage Mw. K.A. Zwager-Ankone KNO Dhr. A.D. van Amstel Dhr. R.C. Maat Klinische Chemie Dhr. dr. ing. R.H.J. Bruijns Dhr. J.G.J. Pouwels Longgeneeskunde Mw. A. Heeringa Mw. M. Mukhopadhyay Dhr. M.J. Politiek Medische microbiologie Mw. dr. M.C.J. Stuart-Persoons Medische Psychologie Mw. L.H. Jousma-Wagenvoord Mw. M. van der Werff-Smallenbroek Dhr. W.D. van der Zwaag Neurochirurgie Dhr. F.C. de Beer Neurologie Mw. H.J.G. Dieks Dhr. J.G.M. Knibbeler Dhr. Ch.T.J.M. Leijzer Mw. J.E. Lütke Farwick Nucleaire Geneeskunde Dhr. dr. J. de Boer Mw. drs. A.H. Engelage Dhr. prof. dr. P.L. Jager Dhr. dr. S. Knollema Dhr. A.H.J. Oostdijk Dhr. dr. H. Stevens Oogheelkunde Dhr. H.A. Hylkema Dhr. J. van der Meer Dhr. F.J. Postema Dhr. J.W.M. Tyl Dhr. W. Vaandrager Jaardocument

11 Orthopedie Dhr. dr. H. van de Belt Dhr. J. van Beveren Dhr. P.B. Farla Dhr. W.S.W. Verboom Ouderengeneeskunde Mw. G. Bakker Mw. L. Kawa Mw. W.M. Middelveld Dhr. J.P. Muilwijk Dhr. M. Repko Mw. A.C.J. Rietman Pathologie Dhr. G.T.N. Burger Psychiatrie/psychologie Dhr. P.H.J. van Doorn, psycholoog Dhr. P. Richter, psychiater Dhr. A.V. Schellinger, psychiater Radiologie Dhr. A. de Groot Dhr. H.G.A. Hoogenstrijd Zwolse radiologen Radiotherapie Dhr. J.J.F.M. Immerzeel Dhr. E.J.A. Vonk Revalidatie Geneeskunde Dhr. R.O. van Vliet (tot ) Mw. E.J.B.L. Kottink Dhr. T.J.W. de Ruiter Reumatologie Mw. dr. C.E.I. Lebrun SEH-geneeskunde Mw. M.S. Dijkhuis-de Vink (per ) Urologie Dhr. R. Hassankhan Dhr. B.C. Knipscheer Dhr. M. Westerhof Ziekenhuisfarmacie Mw. L. van Aart Dhr. A. Bakker Dhr. W.J.V. van der Boon Dhr. W. van der Veen Jaardocument

12 2.2 Structuur van het concern Juridische en organisatorische structuur De stichting Saxenburgh Groep is bestuurlijk en organisatorisch ingericht conform het model Raad van Toezicht/Raad van Bestuur. Dit betekent dat de Saxenburgh Groep wordt bestuurd door een Raad van Bestuur. Deze Raad van Bestuur is verantwoording verschuldigd aan de Raad van Toezicht. De stichting Saxenburgh Groep bestaat uit de divisies Cure en Care. De divisie Cure wordt gevormd door een algemeen ziekenhuis en een PAAZ, de divisie Care omvat meerdere verpleeg- en verzorgingstehuizen op diverse locaties in het Vechtdal. Onder het motto 'Zorg dichterbij Beter', heeft de Saxenburgh Groep zich ten doel gesteld om de bevolking van de regio Vechtdal van wieg tot graf te voorzien van precies die zorg waar door haar patiënten, cliënten en bewoners om wordt gevraagd. Het Röpcke-Zweers Ziekenhuis is een geïntegreerd medisch-specialistisch bedrijf. Op strategisch niveau vindt gestructureerd overleg plaats tussen Raad van Bestuur en het Stafbestuur. Dit houdt in dat op tactisch niveau sprake is van duaal management. De kernstafvertegenwoordiger en de zorgmanager geven samen inhoud aan de leiding van de clusters/afdelingen. Dat de Saxenburgh Groep een geïntegreerd medisch-specialistisch bedrijf is, blijkt ook uit de nauwe samenwerking tussen de Raad van Bestuur en het bestuur van de Vereniging Medische Staf. In de Divisie Care hebben de zorgmanager en de Raad van Bestuur nauw overleg. Organogram Medezeggenschapsstructuur De Saxenburgh Groep kent drie medezeggenschapsorganen: Bestuur Vereniging Medische Staf: vertegenwoordiging van de medische staf Centrale Cliëntenraad: vertegenwoordiging van patiënten/cliënten Ondernemingsraad: vertegenwoordiging van medewerkers Deze organen geven gevraagd en ongevraagd advies aan de Raad van Bestuur over beleid en voorgenomen besluiten. Toelatingen Hoewel de stichting Saxenburgh Groep niet als gehele stichting beschikt over een toelating tot het WTZi, bezitten de volgende onderdelen van de Saxenburgh Groep wèl over een toelating tot het WTZi: Medezeggenschapsstructuur De Saxenburgh Groep kent drie inspraak-/adviesorganen: Jaardocument

13 Centrale Cliëntenraad: vertegenwoordiging van patiënten/cliënten Ondernemingsraad: vertegenwoordiging van medewerkers Bestuur Vereniging Medische Staf: vertegenwoordiging van de medische staf Deze organen geven gevraagd en ongevraagd advies aan de Raad van Bestuur over beleid en voorgenomen besluiten. Toelatingen Hoewel de stichting Saxenburgh Groep niet als gehele stichting beschikt over een toelating tot het WTZi, bezitten de volgende onderdelen van de Saxenburgh Groep wèl over een toelating tot het WTZi: Röpcke-Zweers Ziekenhuis te Hardenberg PAAZ te Hardenberg Zorgcentrum Aleida Kramer te Coevorden Zogcentrum Clara Feyoena Heem te Hardenberg Zorgcentrum Hardenberg-Gramsbergen te Gramsbergen en Hardenberg, ook wel bekend als de locaties Oostloorn en t Welgelegen De stichting Saxenburgh Groep is toegelaten als instelling voor ziekenhuiszorg, psychiatrische zorg, persoonlijke verzorging, verpleging, ondersteunende en activerende begeleiding, behandeling en verblijf. De gezondheidszorg wordt gefinancierd door publieke middelen van o.a. zorgverzekeraars, AWBZ en voor een klein deel met WMO-gelden. De capaciteit van de instelling is voor de volgende onderdelen door het Ministerie van VWS vastgesteld: Het Röpcke-Zweers Ziekenhuis (inclusief de PAAZ) als categorale ziekenhuisinstelling met een capaciteit van 197 bedden. Het Aleida Kramer als verpleeghuis met 92 plaatsen voor behandeling van verzekerden met een somatische en/of psychogeriatrische aandoening. Het leveren van extramurale zorg voor cliënten met een somatische en/of psychogeriatrische aandoening. Het Clara Feyoena Heem als verpleeghuis met 248 plaatsen voor behandeling van verzekerden met een somatische en/of psychogeriatrische aandoening. Het leveren van extramurale zorg voor cliënten met een somatische en/of psychogeriatrische aandoening. Het zorgcentrum Hardenberg-Gramsbergen als verzorgingstehuis met 93 plaatsen voor verblijf zonder behandeling. Het leveren van extramurale zorg voor persoonlijke verzorging, verpleging en ondersteunende begeleiding. Jaardocument

14 2.3 Kerngegevens De Saxenburgh Groep is op 27 augustus 2004 ontstaan uit een fusie van de Stichting Zorgcentrum Hardenberg-Gramsbergen en de Stichting Streekziekenhuis Coevorden- Hardenberg. De stichting Saxenburgh Groep bestaat uit de divisies Cure en Care. De divisie Cure wordt gevormd door een algemeen ziekenhuis en een PAAZ, de divisie Care omvat meerdere verpleeg- en verzorgingstehuizen op diverse locaties in het Vechtdal. Onder het motto 'Zorg dichterbij Beter', heeft de Saxenburgh Groep zich ten doel gesteld om de bevolking van de regio Vechtdal van wieg tot graf te voorzien van precies die zorg waar door haar patiënten, cliënten en bewoners om wordt gevraagd. Het merendeel van de activiteiten wordt gefinancierd uit publieke middelen, zoals de zorgverzekeringswet van de AWBZ. Op dit moment zijn binnen de Saxenburgh Groep 93 specialisten en medewerkers werkzaam (1.019 fte). De divisie Cure kent 26 medische specialismen. Nadere detaillering van de kerngegevens zijn te lezen in de volgende paragraaf en in de bijlage Personalia. Jaardocument

15 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering Kernactiviteiten divisie Care ZZP-indicatie Omschrijving Aantal cliënten in zorg op 31 december ZZP 1 Beschut wonen met enige begeleiding 0 ZZP 2 Beschut wonen met begeleiding en verzorging 36 ZZP 3 ZZP 4 Beschut wonen met begeleiding en intensieve verzorging Beschut wonen met intensieve begeleiding en uitgebreide verzorging ZZP 5 Beschermd wonen met intensieve dementiezorg 173 ZZP 6 ZZP 7 ZZP 8 Beschermd wonen met intensieve verzorging en verpleging Beschermd wonen met zeer intensieve zorg, nadruk op begeleiding Beschermd wonen met zeer intensieve zorg, nadruk op verzorging en verpleging ZZP 9 Verblijf met herstelgerichte verpleging en verzorging 54 ZZP 10 Verblijf met intensieve palliatief-terminale zorg GGZ C Beschermd wonen met begeleiding 1 1 LG Wonen met enige begeleiding en enige verzorging 2 1ZG-visu Wonen met enige begeleiding en enige verzorging 1 2 LG Wonen met begeleiding en enige verzorging 2 3 LG Wonen met enige begeleiding en verzorging 6 3 ZG -visu Wonen met intensieve begeleiding en verzorging 1 4 LG Wonen met enige begeleiding en verzorging 14 5 LG Wonen met begeleiding en intensieve verzorging 2 6 GGZ B Voortgezet verblijf met intensieve begeleiding en intensieve verpleging en verzorging 6 LG Wonen met intensieve begeleiding en intensieve verzorging 7 LG Wonen met zeer intensieve begeleiding en zeer intensieve verzorging Jaardocument

16 Overzicht geboden zorg extramuraal Functie Omschrijving Aantal cliënten in zorg op 31 december Functie Begeleiding Functie Persoonlijke Verzorging Functie Verpleging Hulp gericht op het bevorderen, behouden of compenseren van de zelfredzaamheid. Kan in de vorm van individuele begeleiding of in groepsverband. Bijvoorbeeld hulp bij plannen activiteiten, hulp bij regelen, afhandelen praktische zaken. Thuishulp bij de dagelijkse verzorging. Bijvoorbeeld douchen, aankleden, scheren, pillen innemen, ogen druppelen of naar de wc gaan. Medische hulp thuis. Bijvoorbeeld wondverzorging en injecties of hulp bij zelf leren injecteren Kernactiviteiten divisie Cure Voor een uitgebreid overzicht van de productiegegevens van de Cure wordt verwezen naar bijlage 3 (bladzijde 154) en naar de volgende pagina waar enkele gegevens vermeld staan. Jaardocument

17 2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Kerngegevens DIVISIE CURE Aantal/bedrag Capaciteit Aantal erkende bedden: PAAZ 16 Röpcke-Zweers Ziekenhuis (inclusief wiegen) 181 Personeel Aantal personeelsleden in loondienst excl. medisch specialisten op 31 december Aantal fte personeelsleden in loondienst excl. medisch specialisten op 31 december 621 Aantal medisch specialisten op Bedrijfsopbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten ,- - waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten ,- - waarvan B-segment ,- - waarvan overige bedrijfsopbrengsten ,- Productiegegevens Aantal geopende DBC s Aantal opnamen excl. overnamen en dagverpleging Aantal eerste polikliniekbezoeken Aantal overige polikliniekbezoeken Aantal dagverplegingdagen Aantal klinische verpleegdagen Meer productiegegevens zijn te vinden in bijlage 3: Productiegegevens Kerngegevens DIVISIE CARE Productie/capaciteit Aleida Kramer Clara Feyoena Oostloorn/ Welgelegen Totaal Divisie Care Aantal erkende intramurale plaatsen per Aantal extramurale cliënten exclusief cliënten dagactiviteiten per Aantal cliënten dagactiviteiten per Aantal intramurale verpleegdagen in verslagjaar Aantal intramurale verzorgingshuisdagen in verslagjaar Aantal dagen dagactiviteiten in verslagjaar Aantal uren extramurale zorg in verslagjaar Aantal uren WMO-zorg in verslagjaar Jaardocument

18 Personeel Aantal personeelsleden in loondienst op Aantal fte personeelsleden in loondienst op Bedrijfsopbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar ,- - waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten ,- - waarvan overige bedrijfsopbrengsten ,- - waarvan niet-gebudgetteerde zorgprestaties Werkgebieden Werkgebieden divisie Cure Het Röpcke-Zweers Ziekenhuis verleent als algemeen ziekenhuis medisch-specialistische zorg (diagnostiek, behandeling en nazorg) inclusief de daaraan gerelateerde verpleging en verzorging. De Saxenburgh Groep is actief binnen de gemeenten Hardenberg, Coevorden, en Ommen en in het tussenliggende buitengebied. Een overzicht van de klinische functies en de ontwikkelingen in 2009: Anesthesiologie Verdere uitbreiding van de pijnpoli/-behandelingen Palliatieve zorg Plannen uitwerken voor nieuwbouw OK Implementeren richtlijnen preoperatief traject Kwaliteitsindicatoren m.b.t. anesthesiologie Apotheek De Ziekenhuisapotheek Emmen-Hardenberg voldoet aan de GMP-z norm (GMP = Goede Manieren van Produceren). Dat betekent dat de geneesmiddelen via een strak protocol worden bereid. Hierdoor kunnen wij garanderen dat het eindproduct steeds volledig voldoet aan onze strenge kwaliteitsnormen. Daarnaast houden wij ons in onze apotheek strikt aan de regels omtrent productbescherming (zoals cleanroom en drukhierarchie) en de bescherming van medewerkers. Zo werken wij bijvoorbeeld met veiligheidswerkbanken. Ook de medische gassen vallen onder deze norm. Ontwikkelen van regiobeleid geneesmiddelenvertrekking Ontwikkelen van een Farmaco Therapeutisch Transmuraal Overleg (FTTO) Het voorkomen medicatiefouten door middel van het inrichten van een ASP (Apotheek Service Punt) per verpleegafdeling Inrichten van een Elektronisch Medicatie Dossier (EMD) Cardiologie Uitbreiding van de buitenpoli s Voorbereiding uitbreiding maatschap Uitbreiding cardiologische diagnostiek door de realisatie van een hartkatheterisatiekamer. Oriëntatie dyspnoepoli in samenwerking met longartsen Optimaliseren preoperatieve doorlooptijd door het combineren van spreekuren met anesthesiologie Jaardocument

19 Chirurgie Uitbreiding van de varicespoli Optimalisatie van de minimaai invasieve chirurgie Uitbreiding van de laparoscopische chirurgie Het maken van duidelijke keuzes over portfolio chirurgie. Differentiatie per chirurg Oriëntatie flebologie: gecombineerde poli met dermatologie. Spreekuur Cardionaal Long/multidisciplenaire behandeling gaat kleinschalig van start. Aandacht voor OK-logistiek planning Dermatologie Uitbreiding maatschap met mevr. S.G. van der Linden Ontwikkeling (tele)dermatologie Aandachtspunt: behandeling huidkanker Oriëntatie flebologie in samenwerking met chirurgie Oriëntatie fotodynamische therapie Geestelijke verzorging Start psychosociaal (en levensbeschouwelijk) overleg Nieuwbouw: oog voor de waarde en betekenis van een stiltecentrum Voortgang: Samenstellen van een boekje voor naasten van patiënten met de werktitel: Tussen hoop en vrees. Dit wordt gerealiseerd in 2010 Geriatrie Ontwikkeling geheugenteam en poli in samenwerking met neurologie Realisatie van een toename van klinische consultatie Realisatie van de dagkliniek geriatrie Aandachtspunt: screening valrisico in samenwerking met fysiotherapie Gynaecologie Realisatie van de poli fertiliteit Verdubbeling pijnbestrijding durante partu Oriëntatie bekkenbodempoli Interne geneeskunde Doorontwikkelen van de IC door het aantrekken van een intensivist ter dekking van de kantooruren. In de avond- en weekenduren wordt de medische verantwoordelijkheid door de maatschap ICL waargenomen. Start diabetespoli in Ommen. Vormgeven van het aandachtsgebied hematologie: Wij beschikken over een eigen hematoloog De beenmergonderzoeken vinden in eigen beheer plaats. Protocollen zijn geïmplementeerd. Start hypertensiepoli met nurse practitioner Vormgeven aandachtsgebied nefrologie. Wij beschikken over een eigen nefroloog De nefrologiepoli is gestart Werkafspraak nefrologie MCH is geïmplementeerd. Het businessplan dialyse is vastgesteld. Vormgeven aandachtsgebied MDL: Aantrekken MDL arts Gewichtsmanagement Jaardocument

20 Intensive Care Verdere professionalisering van de eigen level-1 Intensive Care: start intensivist in september De IC werkt samen in regioverband met IC-level 2 van het Scheper Ziekenhuis Emmen en IC-level 3 van de Isala Klinieken Keel-, neus- en oorheelkunde Verdere ontwikkeling vakgroep KNO dankzij de komst van nieuwe KNO-arts de heer Maat Implementatie van de coblatiemethode als patiëntvriendelijke manier om amandelen te verwijderen, tevens conchareductie en somnoplasty met coblator. Continue realisatie van een kwalitatief hoogwaardige allround KNO-zorg Verbeteren veiligheid door facialis monitor Gebruik van shaver Oriëntatie op de uitbreiding van diagnostiek stembandpathologie met stroboscopie, behandeling van stemklachten, eventueel in samenwerking met logopedist Oriëntatie in samenspraak met longartsen over werkafspraken snurken en OSAS Oriëntatie wat betreft de toekomstige uitbreiding van de diagnostiek van inspanningsgebonden larynxproblematiek Oriëntatie website-deel KNO Kindergeneeskunde Speerpunten: - Algemene kindergeneeskunde - Multidisciplinaire behandeling bij kinderen met: - Diabetes - Astma - Obstipatie-, enuresis- en dysfunctional voiding-klachten - Participatie in bestaande transmurale projecten in de jeugdgezondheidszorg Innovatie: ketenzorg voor kinderen met gedrag-, leer- en/of ontwikkelingsstoornissen Ontwikkeling alcoholpoli Klinisch chemisch laboratorium Ontwikkeling en afstemming protocollen Oprichten Point of Care team Intensivering regionale samenwerking klinisch chemici Intensivering samenwerking huisartsen Continue beoordeling kwaliteitssysteem Scholing/ opleiding t.b.v. beenmergbeoordeling Longgeneeskunde De vakgroep wil brede en degelijke basiszorg verlenen met korte toegangs- en wachttijden; belangrijk is de continuïteit van zorg Ontwikkelen categorale poli in samenwerking met cardiologie: dyspnoe Ontwikkelen van multidisciplinair slaapapnoe traject met korte toegangs- en wachttijden. Ontwikkelen van non-invasieve beademing op long-neuro afdeling Neurochirurgie Basisneurochirurgie wordt door de neurochirurgen van Zwolle in Hardenberg gedaan. Complexe neurochirurgie geschiedt in Zwolle. Jaardocument

21 Neurologie Ontwikkelen en start van een CTS-straat Begeleiding opleiding nurse-practitioner Gestart met nieuwe behandelingen: Tysabri voor MS Duodopa voor Parkinson Nucleaire Geneeskunde In Sazinon-verband wordt de Nucleaire Geneeskunde in volle omvang aangeboden. PET-CT in samenwerking met de Isala-klinieken, Sazinon en Emmen Kostenreductie in regionaal verband: Opstellen DVO's Reorganisatie SAZINON Diagnostische straat met cardiologische SPECT/CT Aanwezigheid klinische patiëntbesprekingen Implementatie van een kwaliteitssysteem volgens de NIAZ-PACE normen Oogheelkunde Voorbereiding voor start met diabetesscreening op drie locaties. Voorbereiding voor start in 2010 met implanteren torische en multifocale lenzen. Cataractoperaties worden volgens de nieuwste technieken uitgevoerd. Concurrerende toegangstijden Orthopedie Ontwikkeling orthopedisch zorgaanbod, mede door de komst van een vierde orthopeed Prothesiologie Sporttraumatologie Oriëntatie op stroomlijning dagbehandelingszorg Onderlinge differentiatie start Physician Assistant sterke participatie in een Sport Medische Instelling kwaliteitsverbetering door: o zorgvuldige beoordeling van complicatieregistratie en de aanpassingen die hier het gevolg van zijn o de medewerking aan het IFMS. o Pilot digitaal werken Psychiatrie Voorbereiden en inrichten van effectmeting. Het vergelijken van behandeleffecten voor verschillende patiënten/diagnoses met een gestandaardiseerd, landelijk gemiddeld behandeleffect, waardoor meer inzicht in de effectiviteit van behandelingen. BOPZ middelen en maatregelen scholing en training medewerkers PAAZ Opstarten van een polikliniek psychiatrie in Coevorden In Coevorden e.o. contacten met huisartsen inhoudelijk meer vorm geven. Ontwikkelen van het programma Onverklaarde Lichamelijke klachten voor patiënten die lijden aan onverklaarde lichamelijke klachten zoals pijn vermoeidheid, duizeligheid en duidelijk minder functioneren op minimaal een levensterrein zoals, gezin,sociaal leven en werk Werkwijze deeltijdbehandeling psychiatrie evalueren en verbeterpunten inbedden in de verschillende programma s Programma kliniek evalueren en verbeterpunten benoemen en aanpassen in het behandelprogramma. Jaardocument

22 Psychologie Visitatie van de vakgroep medische psychologie in 2009 Uitbreiding en vernieuwen van de testotheek Integratie van de medische psychologie in de verschillende zorgpaden: revalidatie dagbehandeling, oncologie geheugentraject Het op peil brengen van de personele formatie Radiologie Interventieradiologie Mammapoli Start nieuwe inrichting van de vakgroep radiologie, met doel vorming maatschap met vier radiologen Digitalisering van de Buckykamers op locatie Hardenberg en Coevorden Vervangen van de 4 slice CT-scanner Nieuwe C-bogen voor OK en pijnbestrijding Reumatologie Realisatie echospreekuur: een snelle en doelmatige diagnostiek gevolgd door een behandeladvies op maat voor patiënten met aandoeningen aan het bewegingsapparaat Uitbreiding van uren voor de reumatoloog. Samenwerking en verwijsafspraken met de huisartsen in 2009 bereikt. Samenwerking met andere zorgverleners: o.a. orthopeden, revalidatieartsen, internisten. Zorg dichtbij met uitbreiding naar 1 dag per week (2 dagdelen spreekuur) in Coevorden, en 1 dagdeel per maand in Ommen. Inzet Nurse Practitioner Ontwikkelen van EPD voor kwaliteit, transparantie en efficiëntie: de pilot is gestart in november 2009 Oriëntatie op samenwerking met reumaconsulent uit de thuiszorg Oriëntatie op ontwikkeling voor hoog kwalitatieve zorg voor Bechterew en opleiden van fysiotherapeut voor dit doel. Oriëntatie op ontwikkeling van patiëntvriendelijke dagbehandeling voor biologicals toediening. Protocollen zichtbaar maken in ziekenhuissysteem. Ontwikkelen van eventuele gezamenlijke spreekuren of zorg. Revalidatiegeneeskunde Realisering poli Ommen om de week Participatie pijnteam en verdere ontwikkeling Uitbreiding groepsrevalidatieprogramma's Deelname MCC ketenzorg CVA Urologie Expertise tot urologische laparoscopische ingrepen Uitbreiding laparoscopische verrichtingen Versterking bovenregionale functie /expertise met betrekking tot prostaatkanker Jaardocument

23 Werkgebieden divisie Care De Saxenburgh Groep divisie Care valt onder het zorg-/werkgebied van het zorgkantoor Drenthe/Zwolle/Flevoland. De locaties van de Saxenburgh Groep divisie Care liggen verspreid in dit werkgebied, te weten: Coevorden : Zorgcentrum Aleida Kramer Hardenberg : Zorgcentrum Clara Feyoena Heem : Zorgcentrum Oostloorn : Marsch-Kruserbrink/Meander Gramsbergen : Zorgcentrum t Welgelegen Ommen : dagvoorziening voor jong dementerenden de Stekkenkamp Slagharen : dagbesteding de Thuishaven de Krim : dagvoorziening de Krim Sibculo : dagvoorziening de Kloostertuin Bergentheim : dagvoorziening Bergentheem In 2010 zullen er enkele kleinschalige locaties gerealiseerd worden in de verschillende plaatsen, te weten : Hardenberg : de Overlaat Ommen : Nijenhaghen 2.4. Samenwerkingsrelaties De Saxenburgh Groep is een maatschappelijke onderneming die wonen, welzijn en gezondheidszorgdiensten levert aan de inwoners van zijn adherentiegebied: Adherentiegebied H H H V & V V & V V & V V & V H H V & V % % % H Jaardocument

24 In voorliggende overzichtskaart is aangegeven hoe het verzorgingsgebied is verdeeld in een kerngebied (groen) en groeigebieden (blauw en geel). Daarnaast is goed te zien hoe groot het gebied is dat door de Saxenburgh Groep wordt bediend en hoe de Saxenburgh Groep ligt ingeklemd tussen een vijftal andere zorgorganisaties. Ten oosten van Hardenberg ligt de grens met Duitsland. Een grensoverschrijdende zorgvraag is niet of nauwelijks aan de orde. De Saxenburgh Groep is met werknemers en 800 vrijwilligers de grootste werkgever van het Vechtdal. De Saxenburgh Groep is zich bewust van deze maatschappelijk- en sociaal belangrijke functie en hecht daarom waarde aan samenwerking en dialoog met partners in en buiten de zorg Huisartsen In 2009 is de samenwerking met de huisartsen verder uitgebouwd. Een belangrijke peiler is het medisch coördinatiecentrum (MCC) Hardenberg. Vanuit dit coördinatiecentrum worden medisch inhoudelijke werkafspraken tussen de eerste en de tweede lijn geïnitieerd. Een belangrijk project dat vanuit MCC Hardenberg gecoördineerd werd, was het Diabeteszorg Beter-project. In Ommen werd, in samenspraak met de huisartsen, de verdere uitbouw van de activiteiten op de poli gerealiseerd. De open dag van de poli Ommen werd in het voorjaar druk bezocht door de bevolking. Inmiddels wordt de polikliniek ervaren als een goede aanvulling op het zorgaanbod in deze gemeente. In Slagharen werd in het najaar 2009 een nieuwe buitenpoli geopend in het gezondheidscentrum van huisartsen. Vanuit meerdere specialismen worden medische behandelingen aangeboden in samenwerking met huisartsen. Ontwikkeling van de zogenaamde keten-dbc s en de komst van nieuwe aanbieders op het gebied van diagnostiek, dwingt het ziekenhuis om na te denken over het serviceniveau richting de huisartsen. Op meerdere locaties zijn bijvoorbeeld de prikposten uitgebreid. Ook is het belangrijk om een goede overlegstructuur te hebben met de huisartsen. De communicatie met de huisartsen is meer geïntensiveerd en gestructureerd in Dit is mede ingevuld door het geven van na en bijscholing voor huisartsen door specialisten Zorgverzekeraars De Saxenburgh Groep heeft contracten met vele verzekeraars, waarvan Achmea en UVIT de grootste zijn. De zorgkantoren waarmee wordt samengewerkt zijn het Zorgkantoor Zwolle en het Zorgkantoor Drenthe. De relatie met de zorgverzekeraars en de Zorgkantoren worden door alle partijen als goed ervaren Gemeente Hardenberg De gemeente Hardenberg is een van de twee regionale groeigemeenten in de provincie Overijssel. De gemeente heeft een ambitieus college van Burgemeester en Wethouders en onderhoudt intensieve contacten met de Saxenburgh Groep. Zowel de gemeente als de Saxenburgh Groep hebben belang bij de continuïteit van de werkgelegenheid in de stad. Samen met de gemeente werkt de Saxenburgh Groep aan het realiseren van een zogenaamd Gezondheidspark op het terrein voor het Röpcke-Zweers Ziekenhuis. Dit initiatief past in de huidige tijd, waarin marktwerking ook in de zorg een zichtbare plaats krijgt. Jaardocument

25 2.4.4 Zorgkantoren De zorgkantoren zijn de belangrijkste samenwerkingspartners en financiers van de Divisie Care. De Saxenburgh Groep heeft in haar werkgebied te maken met twee zorgkantoren. Zorgkantoor Zwolle, waarmee de Saxenburgh Groep overleg voert op het gebied van regionale zorgontwikkeling, ketenzorg en de financiering van de zorg. De relatie met het Zorgkantoor Zwolle kan worden getypeerd als constructief en kritisch. Zorgkantoor Drenthe: met dit zorgkantoor overlegt de Saxenburgh Groep de financiering van de AWBZ-zorg in Coevorden Relaties met opleidingen In 2009 zijn drie leerafdelingen ontwikkeld tussen het Röpcke-Zweers Ziekenhuis en drie opleidingsinstituten: Windesheim Zwolle, Deltion College Zwolle en Alfa College Hardenberg. Vanuit dit samenwerkingsverband tussen praktijk en theorie zijn praktijkleerplaatsen gecreëerd, waar studenten in hoge mate van zelfstandigheid, gecombineerd met intensive begeleiding, zich kunnen bekwamen in het vak van verpleegkundige. Daarnaast is er in 2009 vanuit de Saxenburgh Groep samengewerkt met diverse opleidingsinstituten betreffende opleidingsinspanningen op alle niveaus en in alle geledingen van de organisatie. Deltion College Zwolle Alfa College Hardenberg/ Hoogeveen Wenckebach Instituut (UMCG Groningen) CIVO (Hengelo) ROC van Twente ('t Venderink, Hengelo) MBO-v Doktersassistent MBO-v VIG Stages bedrijfsadministratie en ICT Stages FB-medewerker Specialistisch verpleegkundige vervolgopleidingen (IC/ O&G/ kinderverpl.) Specialistisch verpl. Vervolgopleiding (SEH) Operatie-assistenten Rijksuniversiteit Groningen/ Scheperziekenhuis Emmen Geneeskunde co-schappen Hanzehogeschool Groningen Saxion Hogeschool Enschede Hogeschool van Arnhem en Nijmegen Hogeschool Windesheim Zwolle IMOZ, Apeldoorn Master Advanced Nurse Practitioner MBRT Master Advanced Nurse Practitioner Medisch Analist Fysiotherapie Physician Assistant HBO-v SPH Maatschappelijk Werk Trainingen Belevingsgerichte Zorg Jaardocument

26 Naast de reguliere opleidingstrajecten en stageverlening, zijn in 2009 vele activiteiten verricht om de vakdeskundigheid te bevorderen. Deze activiteiten werden zowel in eigen beheer uitgevoerd als uitbesteed aan opleidingsinstituten. Bovenstaande lijst van opleidingsinstellingen bevat de instellingen waar meerdere opleidingen zijn ondergebracht of waarvan stagiaires zijn geplaatst. Naast genoemde opleidingsinstituten zijn er diverse andere instellingen waarmee samengewerkt werd voor het opleiden of bijscholen van één of enkele medewerkers Inspectie voor de Gezondheidszorg De Saxenburgh Groep onderhoudt, met respect voor wet- en regelgeving, een open relatie met het Staatstoezicht op de Volksgezondheid, zijnde de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ). De Saxenburgh Groep kent een meldingsprocedure calamiteiten waarin melding aan de IGZ in formele zin is belegd. Jaarlijks vindt een evaluatie van de wederzijdse relatie in termen van ingrijpen, aandacht en verbetering met de inspecteur plaats. Het gaat steeds om de volgende hoofdonderwerpen: 1. Thematische onderwerpen 2. Veiligheid in de zorg 3. Prestatie-indicatoren 4. Casuïstiek: een aantal praktijksituaties van het afgelopen jaar worden geanalyseerd en doorgesproken. Van de gesprekken met de IGZ worden schriftelijke verslagen gemaakt en relevante medewerkers worden bij het gesprek betrokken. Ad.1 Thematische onderwerpen: Minimale invasieve chirurgie: Er wordt een ziekenhuisbreed beleid ontwikkeld op het gebied van de laparoscopische chirurgie. Kwaliteit peroperatief proces: Voorbereiding plan van aanpak, start implementatie alle eisen en aanbevelingen vanuit de NIAZ- accreditatie en het IGZ-rapport Standaardisatie onmisbaar voor risicovermindering in operatief proces Kwaliteit spoedeisende hulp: Streven is om te voldoen aan alle eisen level 3 SEH-functie. Voorbereiding en implementatie van de aanbevelingen vanuit de NIAZ-accreditatie en de ROAZ-audit 2008 (ondermeer versterking medische en verpleegkundige bezetting, portiersfunctie). Actieve regionale samenwerking Hoofdbehandelaarschap: Er is een nieuw reglement opgesteld door het medisch stafbestuur. Taakherschikking: Er zijn nurse practitioners en physician assistents in opleiding en er zijn gespecialiseerde verpleegkundigen. Zij worden onder meer ingezet bij de osteoporosescreening, prothesenpolikliniek en op de hartfalenpolikliniek. Ontwikkelingen in relatie tot de kwaliteit van zorg Jaardocument

27 Het Röpcke-Zweers Ziekenhuis heeft de ambitie een ziekenhuis te zijn waar vanuit een brede basis goede medische zorg wordt geboden. Het Röpcke-Zweers Ziekenhuis legt daarbij het accent op investeren in de relatie met patiënten, de eerste lijns zorgprofessionals en zijn medewerkers. In 2009 zijn 9 nieuwe specialisten toegelaten tot het ziekenhuis. De verpleegkundige bezetting is goed en er is weinig verloop. Woningbouwcorperaties De stichting Saxenburgh Groep werkt intensief samen met diverse woningbouwcorporaties. Op termijn zullen verschillende locaties van de Saxenburgh Groep worden geëxploiteerd in een gebouw dat eigendom is van een woningbouwcorporatie. Er worden samen met de woningbouwcoöperaties kleinschalige woonvoorzieningen op diverse locaties ontwikkeld Samenwerkingsrelaties divisie Care Naast de interne afstemming van de zorg- en dienstverlening met de cliënt, vindt er afstemming plaats met andere zorgverleners buiten de instelling die betrokken zijn bij de zorgverlening. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om de thuiszorg (Icare/Carinova), specialisten uit het ziekenhuis, GGZ-teams (GGZ-drenthe), paramedische behandelaars (fysiotherapie, ergotherapie) en huisartsen in de regio. De samenwerking tussen de divisie Care en de thuiszorgorganisaties richten zich bijvoorbeeld op het vroegtijdige signalering en inzetten van de benodigde zorg voor cliënten met een dementie in een vroeg stadium. Bij problemen en complexe situaties kan teruggevallen worden op de deskundigheid van het zorgcentrum voor diagnostiek en advies. Voor de schakelafdelingen (revalidatieafdelingen) geldt dat zij zorg leveren in het kader van de ketenzorg. Dit gebeurt op het gebied van CVA-zorg, collumcare en knie-heup. Om deze ketenzorg te leveren zijn er afspraken gemaakt met het Röpcke-Zweers Ziekenhuis Hardenberg en wordt er nauw samengewerkt t.b.v. de zorgverlening aan de cliënt. In 2009 is de woningcorporatie Beter Wonen een belangrijke samenwerkingspartner van de Saxenburgh Groep geworden. Om in de toekomst dicht bij de cliënt zorg te kunnen leveren en daarbij te kunnen voldoen aan de zorgbehoefte in de regio wordt de huisvesting door de corporatie gebouwd en heeft de Saxenburgh Groep divisie Care de garantie op zich genomen om in die huisvesting de zorg te bieden. Een en ander zal in 2010 verder worden uitgewerkt. Jaardocument

28 3. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Bestuur en toezicht Zorgbrede Governance Code De Saxenburgh Groep hanteert de Zorgbrede Governancecode van de branchevereniging Zorg. Voor zowel het ziekenhuis als de V&V-sector worden de normen van de code doorgevoerd. In navolging van de wet Toelating Zorginstellingen (WTZi) is in 2006 besloten om het enquêterecht toe te wijzen aan de Cliëntenraad en dit in de statuten op te nemen. De Raad van Toezicht heeft een remuneratiecommissie en een auditcommissie benoemd. In 2008 is een reglement Raad van Toezicht opgesteld, bediscussieerd en vastgesteld. In 2009 is door de Raad van Toezicht gewerkt volgens de statuten Raad van Bestuur De stichting Saxenburgh Groep wordt bestuurd door een tweehoofdige collegiale Raad van Bestuur en een Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht heeft zeven leden. De Raad van Bestuur heeft de taak de stichting Saxenburgh Groep te besturen met inachtneming van het bestuursreglement en de statuten van de Saxenburgh Groep. In het bestuursreglement wordt ingegaan op de taken, de verantwoordelijkheden, de bevoegdheden en de wijze van besluitvorming van en door de Raad van Bestuur. Daarnaast zijn transparantie en het tegengaan van belangenverstrengeling permanente aandachtsgebieden. In de statuten en het bestuursreglement zijn de aanbevelingen van de Commissie Health Care Governance verwerkt. De Saxenburgh Groep leeft de aanbevelingen van de Zorgbrede Governance Code naar inhoud en strekking na. Samenstelling Raad van Bestuur in 2009 Van - tot Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties 1-1 / 1-2 Dhr. dr. G.S.J. Lid Raad van Bestuur - Geen Bunnik (non-actief) 1-1 / Dhr. H.H. van der Wal Lid Raad van Bestuur - Lid Raad van Toezicht Laboratorium voor Infectieziekten - Lid Bestuur Stichting Hospice Hardenberg - Lid Bestuur Stichting Sazinon - Penningmeester Bestuur Stichting SIGRCH - Voorzitter Bestuur Stichting Medifast 1-9 / Mw. P.M. Terwijn Hardenberg Lid Raad van Bestuur - Lid bestuurs- en adviescommissie NVZ - Voorzitter schoolbestuur Katholieke Montessori School Jaardocument

29 Nevenfuncties De nevenfuncties van de Raad van Bestuur zijn geaccordeerd door de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht is van mening dat er geen sprake is van belangenverstrengeling. De Saxenburgh Groep kent een algemene regel ter voorkoming van belangenverstrengeling. Door de Raad van Bestuur besproken in 2009 Onderwerpen in 2009 waren onder meer nieuwbouwprojecten in Divisie Cure en Divisie Care, de poliklinieken in Ommen en Westerhaar/Vriezenveen, het aan te passen strategisch beleidsplan , de maaltijdvoorziening, samenwerking met de huisartsen in de regio, herinrichting van medisch specialistische maatschappen, leeftijdbewust personeelsbeleid, competentiemanagement, algemeen beleid ten aanzien van sociale zaken, ontwikkelingen in de verschillende divisies, toelating van nieuwe specialisten, ICT-ontwikkelingen, omvangrijke investeringen en financiële herstructurering gericht op 2010 en later. Daarnaast ging de aandacht uit naar de samenwerking met zorginstellingen in de regio, zoals Baalderborg Groep en Oldenhagen. Daarnaast overleg met Sazinon en de Drentse directies. Tenslotte hebben verschillende overleggen met de koepelorganisaties NVZ, NVZD en Actiz plaatsgevonden. Reglement Raad van Bestuur De vergaderingen van de Raad van Bestuur zijn gebaseerd op een vastgesteld reglement. In bijlage 1 vindt u een verkorte versie van het reglement. Het bestuursreglement regelt de volgende wezenlijke bestuurszaken: bestuurstaak, verantwoording en verantwoordelijkheid besluitvorming vergaderstructuur openbaarheid en belangenverstrengeling, medezeggenschap Bezoldiging Raad van Bestuur Het beleid ten aanzien van de bezoldiging van de Raad van Bestuur is gebaseerd op de arbeidsovereenkomst die met de Raad van Bestuur is gesloten op basis van de NVZDregeling. Deze overeenkomst kwam tot stand voor de invoering van de Wet Openbaarheid uit Publieke middelen gefinancierde Topinkomens (WOPT). Mede met inachtneming van het gestelde in die wet, maar ook op basis van de arbeidsovereenkomst worden geen bonussen of tantièmes uitgekeerd. De beloning van de leden van de Raad van Bestuur is gebaseerd op de NVZD-regeling. Jaardocument

30 De Raad van Bestuur vergadert wekelijks. De Raad van Bestuur en het managementteam vergaderen tweewekelijks, waarbij in de vierde week de voorzitter en de vice-voorzitter van het bestuur van de Vereniging Medische Staf aanwezig zijn. Eens in de acht weken vergaderen Raad van Bestuur en bestuur Vereniging Medische Staf gezamenlijk. Het bestuur van de Vereniging Medische Staf vergadert tweewekelijks formeel en tweewekelijks informeel met de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur neemt formeel middels afvaardiging deel aan de maandelijkse bijeenkomst met de Kernstaf van de Vereniging Medische Staf. Eens per jaar vindt overleg plaats tussen de Raad van Toezicht en het bestuur Vereniging Medische Staf in aanwezigheid van de Raad van Bestuur. De Vereniging Medische Staf belegt twee keer per jaar een Algemene ledenvergadering waar de Raad van Bestuur aan deelneemt. De Raad van Bestuur en de Ondernemingsraad vergaderen maandelijks. Eens per jaar wordt door de Raad van Toezicht aan de Overlegvergadering deelgenomen. De Raad van Bestuur vergadert vier keer per jaar met de Centrale Cliëntenraad. Voor alle vergaderingen wordt vooraf een agenda opgesteld en wordt na afloop een verslag gemaakt. Jaardocument

31 3.1.3 Raad van Toezicht Samenstelling Raad van Toezicht per Naam Dhr. Th.J.A. Schellekens Dhr. mr. R.R. Schuldink Mw. drs. E.P.L. Albersnagel-Thijssen Dhr. drs. H. Arends Dhr. F. Schepers Mw. J. Schipper Mw. mr. drs. M. Ch. A. Smilde functie/bijzonderheden voorzitter vice-voorzitter lid lid, tevens lid auditcommissie lid, tevens lid auditcommissie lid, benoemd op voordracht van de Centrale Cliëntenraad. lid Dhr. drs. H. Arends is per afgetreden als lid van de Raad van Toezicht. Dhr. Th.J.A. Schellekens is per afgetreden als voorzitter en treedt per af als lid. Dhr. mr. R.R. Schuldink is per gekozen en benoemd tot voorzitter van de Raad van Toezicht. Hoofdbetrekkingen en nevenfuncties Raad van Toezicht Hoofdbetrekkingen Nevenfuncties Dhr. Th. J.A. Schellekens (voorzitter tot ) - Commissaris Sonepar Nederland BV te Amstelveen Commissaris Lenferink Beheer B.V. te Lemelerveld Commissaris Ferm B.V. te Zwolle Voorzitter Leerstoel Electronic Marketing /Distance Selling Lid Raad van Toezicht Sazinon Dhr. mr. R.R. Schuldink (vice-voorzitter tot , daarna voorzitter) advocaat en directeurgrootaandeelhouder Schuldink Voorzitter van de SUVRN (Stichting Uitwisseling Bestuur voetbalvereniging HHC-Hardenberg advocaten B.V. Vakkennis Nederland-Roemenië) Adviseur van het VTCV (Voetbal Talenten Centrum Vechtdal) Adviseur van ACNS Projecthulp (Adoption Centre Netherlands Sri Lanka Projecthulp). Mw. drs. E.P.L. Albersnagel-Thijssen - Voorzitter landelijk opleidingsoverleg MANP van de HBO-raad Vice-voorzitter Registratiecommissie Specialismen Verpleegkunde Dhr. drs. H. Arends - Geen Jaardocument

32 Dhr. F. Schepers Mevr. J. Schipper Mw. mr. drs. M.Ch.A. Smilde Lid van de Tweede Kamer voor het CDA Lid van de Raad van Advies van Verhoek International B.V. te Genemuiden Voorzitter Verantwoordingsorgaan Pensioenfonds Owase Lid van de Raad van Toezicht van de Stenden Hogeschool te Leeuwarden/Emmen Lid van de Raad van Commissarissen van Avebe Bestuurslid van stichting De Zwieseborg te Hardenberg Lid Raad van Toezicht Vechtdal College Voorzitter Raad van Toezicht van STAMM, CMO (centrum maatschappelijke ontwikkeling) Drenthe Lid Raad van Toezicht Stenden Hogeschool/University te Leeuwarden Voorzitter Stichting Vrienden van de Dorpskerk Eelde Lid Raad van Toezicht Drents Plateau Rooster van aftreden Raad van Toezicht Jaartal naam Schellekens, dhr. Th.J.A. S A Schuldink, dhr. mr. R.R. S A Albersnagel-Thijssen, mw. drs. E.P.L. S A Arends, dhr. drs. H. S A Schepers, dhr. F. S A Schipper, mw. J. S A Smilde, mw. mr. drs. M.Ch.A. S A S = start A = aftredend per 1 januari De Stichting Saxenburgh Groep is ontstaan vanuit een fusie tussen de Stichting Streekziekenhuis Coevorden-Hardenberg en de Stichting Zorgcentrum Hardenberg- Gramsbergen op 21 september De heren Schellekens, Arends en mevrouw Schipper hadden voor 21 september 2004 zitting in de Raad van Toezicht van de Stichting Streekziekenhuis Coevorden-Hardenberg en dhr. Schuldink had voor 21 september 2004 zitting in de Raad van Toezicht van de Stichting Zorgcentrum Hardenberg-Gramsbergen. Allen werden in 2004 opnieuw benoemd. Vergaderingen Raad van Toezicht Jaardocument

33 Er vond acht keer vooroverleg plaats. Dit betreft een intern overleg van de Raad van Toezicht, voorafgaand aan een vergadering van de Raad van Toezicht met de Raad van Bestuur. De Raad van Toezicht heeft in het verslagjaar acht keer vergaderd met de Raad van Bestuur. Daarnaast heeft de Raad van Toezicht één keer vergaderd zonder de Raad van Bestuur. Verder heeft een delegatie van de Raad van Toezicht één keer het reguliere overleg gevoerd met een delegatie van het bestuur van de Vereniging Medische Staf, één keer met een delegatie van de Centrale Cliëntenraad en twee keer met de Ondernemingsraad. Tot slot kwam de auditcommissie twee keer bijeen voor een overleg met de accountant. Dit in verband met de vaststelling van de jaarrekening 2008 en de begroting Presentielijst vergaderingen Raad van Toezicht 2009 maand naam Schellekens, dhr. Th.J.A. Schuldink, dhr. mr. R.R. Albersnagel-Thijssen, mw. drs. E.P.L. Arends, dhr. drs. H. Schepers, dhr. F. Schipper, mw. J. Smilde, mw. mr. drs. M.Ch.A. jan mrt mei juni juli aug okt nov dec aanwezig J J J J J J J J J 9x J J J J J N J N J 7x J J J J J J J J J 9x J J N J J N J J J 7x N J J J J J J J J 8x J J J J J J J J J 9x J J J J J N J J N 7x Besproken onderwerpen/ontwikkelingen in 2009: Besproken: Juridische herinrichting Saxenburgh Groep ( ) ( ) Reglement Raad van Bestuur ( ) Nieuwbouw ziekenhuis ( ) ( ) Voortgang sollicitatieprocedure lid Raad van Toezicht ( ) Wijziging statuten Saxenburgh Groep ( ) Stand van zaken bidboek nieuwbouw ziekenhuis ( ) Kennismaking mw. P.M. Terwijn, kandidaat lid Raad van Bestuur ( ) Voortgang financiering nieuwbouw ziekenhuis ( ) Mexicaanse griep ( ) Plan van aanpak strategisch onderzoek Saxenburgh Groep door Raad van Toezicht/Raad van Bestuur/Vereniging Medische Staf ( ) Samenwerking Emmen-Hoogeveen (periodiek) Samenwerking Verzorgingscentrum Oldenhaghen (periodiek) Financiële maandrapportages (periodiek) Kennismaking met diverse nieuwe medisch specialisten (periodiek) Jaardocument

34 Genomen besluiten: Uitstel herbevestiging c.q. heroverweging accountantskeuze ( ) Wijziging salariëring Raad van Bestuur ( ) Voorbereiding statutenwijziging ( ) Vaststelling reglement Raad van Bestuur ( ) Benoeming mw. P.M. Terwijn tot lid Raad van Bestuur (voorgenomen besluit) ) Benoeming mw. drs. E.P.L. Albersnagel-Thijssen tot lid Raad van Toezicht ( ) Benoeming H.H. van der Wal tot interim-bestuur Verzorgingscentrum Oldenhaghen te Ommen ( ) Vaststelling jaardocument en jaarrekening 2008 ( ) Opdrachtverstrekking aan architect voor opstellen voorlopig ontwerp nieuwbouw ziekenhuis (accordering voorgenomen besluit Raad van Bestuur) ( ) Instellen nader onderzoek naar samenwerking met Emmen-Hoogeveen ( ) Wijziging honorering Raad van Toezicht ( ) Benoeming dhr. R.R. Schuldink tot voorzitter Raad van Toezicht per ( ) Werving twee nieuwe leden Raad van Toezicht ( ) Afzien van instellen renumeratie-commissie ( ) Strategiebepaling samenwerking Emmen-Hoogeveen ( ) Neerleggen verantwoordelijkheid Grip op Governance in de Zorg, risicopunten, handvatten voor prestatiesturing en risicobeheersing bij de Raad van Bestuur ( ) Goedkeuring begroting 2010 ( ) Akkoord met voorgenomen besluit tot bestuurlijke fusie met Stichting Oldenhaghen De Raad van Toezicht houdt integraal toezicht op het beleid van de Raad van Bestuur en de algemene gang van zaken binnen de Saxenburgh Groep. De Raad van Toezicht is ingericht op richtlijnen van Good Governance in de zorgsector. De aanbevelingen van de Zorgbrede Governancecode worden door de Raad van Toezicht naar geest en strekking nageleefd. De taken en bevoegdheden van de Raad van Toezicht zijn vastgelegd in de statuten van de stichting Saxenburgh Groep en uitgewerkt in het reglement van de Raad van Toezicht. Het reglement regelt de volgende zaken: taken en bevoegdheden, werkwijze, informatievoorziening, vergoeding, samenstelling en verantwoording aan de Raad van Toezicht, de rol van de voorzitter, onverenigbare functies, benoeming van nieuwe leden en einde van het lidmaatschap. De leden van de Raad van Toezicht zijn onafhankelijk en zijn niet verbonden aan de stichting Saxenburgh Groep. Zij ontvangen geen zorg van de Saxenburgh Groep, zijn geen werknemer, leverancier of opdrachtnemer van de Saxenburgh Groep. Regionale samenwerking De Saxenburgh Groep geeft, op basis van haar strategische doelstellingen in het strategisch beleidsplan , uitvoering aan dat beleid. Zij wenst daarbij de belangrijkste zorgaanbieder in haar zorggebied te zijn en te blijven. Het laten groeien van haar cliëntenen patiëntenpopulatie, door middel van het tot stand brengen van samenwerking(en) met andere zorgaanbieders in de regio, is daarbij een voornaam middel. Dit heeft in 2008 geleid tot een door de Raad van Toezicht goed bevonden notitie van de Raad van Bestuur waarin de Raad van Bestuur dit belang van samenwerken nog eens onderbouwt en er een duidelijk routeplan voor aanreikt (voor zowel de Divisie Cure als de Divisie Care). Daartoe is de Saxenburgh Groep een intentieverklaring tot samenwerking met de stichting Oldenhaghen in Ommen overeengekomen. Jaardocument

35 Ook is gestart met onderhandelingen met de woningbouwcoöperatie Beter Wonen Vechtdal over een samenwerkingsovereenkomst zorgvoorzieningen en zorgaanbieding. Ook zijn met betrekking tot samenwerkingsmogelijkheden verkennende gesprekken met omliggende ziekenhuizen gestart. Aan deze initiatieven gaf de Raad van Toezicht haar akkoord. Kwaliteit De kwalitatieve prestaties van het Röpcke-Zweers Ziekenhuis en de verpleeg- en verzorgingshuizen zijn regelmatig besproken. Met betrekking tot de instellingsbrede accrediterings- en certificeringtrajecten vanuit de kwaliteitsinstituten NIAZ en het HKZ is in 2009 een positief resultaat aan de orde. Organisatie De met het oog op de toekomst opgestelde bestuurlijke inrichtingscenario s leidden, na zorgvuldige afweging, in december 2008 tot het besluit om de procedure werving nieuw lid Raad van Bestuur, met als voornaamste aandachtsgebied de Divisie Cure, in 2009 te starten. Strategie Met name de bestuursproblematiek gaf aanleiding om als Raad van Toezicht nog eens nadrukkelijk stil te staan bij de strategie rondom regionale samenwerkingsvormen en de daartoe door de Raad van Bestuur verder uit te werken invulling en plan van aanpak. De in 2009 door de Raad van Bestuur bereikte resultaten stemmen de Raad van Toezicht tevreden. OR Twee vertegenwoordigers van de Raad van Toezicht hebben twee maal een overlegvergadering van de OR bijgewoond en één vergadering met de Centrale Cliëntenraad. Bestuur Vereniging Medische Staf Tevens heeft de Raad van Toezicht middels vertegenwoordiging vier keer vergaderd met het bestuur van de Vereniging Medische Staf. Daarbij is met name gesproken over de gevolgen van het vertrek van de voorzitter van de Raad van Bestuur voor de Saxenburgh Groep, de specifieke inrichting van het besturingsmodel van de Saxenburgh Groep en de opzet en invulling van de wervingsprocedure nieuw lid van de Raad van Bestuur. Auditcommissie Binnen de Raad van Toezicht functioneert een auditcommissie. De auditcommissie heeft als taak zich intensief te oriënteren op de financiën van het Röpcke-Zweers Ziekenhuis en hierover advies uit te brengen aan de Raad van Toezicht. De voorzitter en een lid van de auditcommissie beschikken over specifieke financiële expertise. De commissie heeft in het verslagjaar twee keer vergaderd. De volgende zaken zijn onder meer besproken: - Jaarrekening 2008 en accountantsrapport 2008 (in aanwezigheid van de externe accountant) - Kaderbrief en begroting Managementletter 2009 en follow up - Maatstafconcurrentie - Nieuwbouw - Samenwerking - Risicomanagement - Uitkomsten interne controle t.a.v. kaderregeling AO/IC Jaardocument

36 Benoemingscommissie De benoemingscommissie bestaat uit twee leden en heeft in het najaar van 2009 mevrouw P.M. Terwijn benoemt als nieuw lid Raad van Bestuur. Evaluatie eigen functioneren en het functioneren van de Raad van Bestuur In 2008 werd in het licht van de toepassing van de Zorgbrede Governancecode het eigen functioneren als Raad van Toezicht geëvalueerd. Bezoldiging toezichthouders en gewezen toezichthouders Naam Functie Bezoldiging Bezoldiging Th. J. A. Schellekens voorzitter , ,- Mr. R.R. Schuldink vice-voorzitter , ,- Mevr. E.P.L. Albersnagel Lid 5.700, ,- Drs. H. Arends Lid 3.400, ,- Mevr. J. Schipper Lid 5.700, ,- F. Schepers Lid 5.700, ,- Mevr. Ch.M. Smilde Lid 3.400, ,- Totaal , ,- Zie bezoldiging bestuurders en toezichthouders (24). Ten slotte De Raad van Toezicht concludeert dat in 2009 in zowel de Divisie Cure als in de Divisie Care door vele medewerkers grote inspanningen zijn verricht met betrekking tot het realiseren van de vooraf beoogde productiegroei en de daartoe benodigde inzet op kwaliteit en veiligheid voor patiënten en cliënten en uiteraard personeel. Over de behaalde resultaten spreekt de Raad van Toezicht haar grote waardering en tevredenheid uit. De Raad van Toezicht constateert dat het bestuur van de Saxenburgh Groep met voortvarendheid een strategische gerichtheid aan de dag legt om de doelstellingen die besloten liggen in de Strategienota daadwerkelijk te realiseren. In die zin spreekt de Raad van Toezicht haar vertrouwen uit in bestuur management en medische staf van de Saxenburgh Groep waar het deze trend van samenwerking naar de toekomst betreft. R.R. Schuldink, Voorzitter Raad van Toezicht Jaardocument

37 3.1.4 Managementteam Samenstelling Naam Functie De heer H.H. van der Wal Lid Raad van Bestuur Mw. P.M. Terwijn Lid Raad van Bestuur Mw. drs. A.C.H.M. Aghina Waarnemend Hoofd Concernstaf tot De heer M.C. van Baardwijk Hoofd Facilitair Bedrijf De heer M.B. Brands Manager Klinische Zorg tot De heer H. Hilbrands Hoofd Personeel & Organisatie De heer A.F. ter Horst Manager psychiatrische zorg De heer H.J. Potze Regiomanager Divisie Care Mw. I. Wagner Hoofd Informatie & Financiën 3.2 Bedrijfsvoering De Stichting Saxenburgh Groep heeft de interne bedrijfsvoering op basis van de jaarlijkse beleidscyclus georganiseerd. Deze cyclus bestaat uit een aantal sturingselementen die gericht zijn op de interne risicobeheersing. Deze instrumenten zijn: Het (strategische) beleidsplan De kaderbrief De afdelingsplannen De exploitatiebegroting De rapportages gedurende het jaar (per twee weken, per maand en per kwartaal) Het strategische beleidsplan Door de Raad van Bestuur is in overleg met de Medische Staf, het Management Team, de afdelingshoofden en overige betrokkenen een meerjarenbeleidsplan opgesteld tot en met In dit beleidsplan zijn de posities van het Röpcke-Zweers Ziekenhuis en de Divisie Care-locaties in Hardenberg en Gramsbergen beschreven en zijn duidelijke en meetbare doelstellingen voor de komende jaren vastgelegd. In hoofdstuk 4.1 treft u verduidelijking aangaande missie, motto en visie Planning & Control Financiële middelen De processen worden bestuurd met behulp van een Planning & Control-cyclus. Zo komt een verdelingsmodel tot stand voor de financiële, personele en materiële middelen, faciliteiten en diensten. Jaardocument

38 Afbeelding PDCA-cyclus Saxenburgh Groep: INK - PDCA PDCA-Cyclus Groepsplan voor bijv Kaderbrief NIAZ/HKZ P Etc. Plan Afdeling A. (concept) Plan Afdeling B. (concept) D Deelnemers: * Zorgmanager * Vakgroepspec. * Hoofd polikl. * LG klinische afdelingen Bewakende rol: * Accountman. I&F * Kwaliteitscoörd. Meer Jaren BeleidPlan 3 5 jaar Overzicht in de tijd Kaderbrief April/Mei Vakgroep plannen Juni Juli Aug Budgetbespreking Sept Afdelings plannen Okt Nov Dec SWOT A Plan Afdeling C. (concept) C Afronding: juni/juli/aug. Inkomsten De Saxenburgh Groep genereert haar inkomsten uit de productie die wordt gerealiseerd op basis van productieafspraken met zorgverzekeraars (Divisie Cure) en het Zorgkantoor (Divisie Care). Productieafspraken worden gemaakt conform de wet- en regelgeving (FBsystematiek) en in lijn met de geïntroduceerde marktwerking in de zorg. Dit geldt voor zowel Divisie Cure als Divisie Care. Productieafspraken worden jaarlijks gemaakt. Het betreft: Productie in het A-segment Productie in het B-segment Productie m.b.t. intramurale zorgproducten Productie m.b.t. extramurale zorgproducten Behalve uit productieafspraken, ontvangt de Saxenburgh Groep binnen wet- en regelgeving bepaalde of bepaalbare vaste inkomsten op basis van de beschikbaarheid van functies, adherentie en normatieve kapitaalslasten. Jaardocument

39 Productieafspraken in A- en B-segment Met betrekking tot de productieafspraken in het A-segment worden op jaarbasis overeenkomsten aangegaan met de in omzet grootste zorginkopers (marktaandeel grootste zorgverzekeraars, ingeval van de Saxenburgh Groep Achmea en UVIT). Met betrekking tot de productieafspraken in het B-segment worden met alle zorgverzekeraars afzonderlijk prijsafspraken gemaakt; de afnamevolumes zijn vrij. Productieafspraken in Divisie Care De productieafspraken in Divisie Care worden op basis van een strak gereguleerde werkwijze gemaakt, die wordt bepaald door het regionale Zorgkantoor (aanbestedingstrajecten). De intramurale afspraak is gebaseerd op macro-economische uitgangspunten en wordt vooral beïnvloed door historische productievolumes en meerjarige bezuinigingsafspraken tussen de Minister van VWS en de brancheorganisatie. De extramurale productieafspraak wordt gemaakt op basis van een offertetraject, waarbij de gunningcriteria en het tijdstraject vooraf door het regionale Zorgkantoor bekend worden gemaakt. Interne procedure productieafspraken Röpcke-Zweers Ziekenhuis Om goede en afgestemde productieafspraken in zowel het A- als het B-segment te kunnen maken, is binnen de P&C-cyclus sinds augustus een uitvoerige productieplanningcyclus aan de orde. Daarin worden vakgroepanalyses (marktaandeel, productiecapaciteit, doelstellingen op het terrein van kwaliteit, benchmark en economische doelstellingen) op de ziekenhuisstrategie en de daarvan af te leiden productiemogelijkheden afgestemd. De uitkomsten van de daaropvolgende vakgroepgesprekken leiden tot een jaarplan per vakgroep en tot een daarvan af te leiden productiedoelstelling. Zowel het jaarplan als de productiedoelstelling worden opgenomen in het productiestrategieplan, dat als totaal en verbijzonderd per vakgroep de inzet is bij de onderhandelingen met de zorgverzekeraars. Daarnaast ligt de opbrengstberekening die uit de productiedoelstelling voortkomt ten grondslag aan de begroting. Toewijzing van middelen De toewijzing van middelen vindt plaats door middel van de vaststelling van interne begrotingen en daarvan af te leiden budgetten per onderliggende afdeling. Over het gehele exploitatiejaar vindt uiteraard ook verantwoording plaats. Deze verantwoording vindt haar beslag in de bevindingen als weergegeven in de jaarrekening (jaardocument) over dat exploitatiejaar. De P&C-cyclus begint in de Saxenburgh Groep daarom medio mei/juni met de vaststelling (na evaluatie van doelstelling vs. realisatie) van de kaderbrief door de Raad van Bestuur. Het concept daarvan wordt uitvoerig besproken in het Managementteam, waarna het wordt aangeboden aan de Medische Staf. Na uitgebreide bespreking en optimalisatie door Managementteam en Medische Staf stelt de Raad van Bestuur de kaderbrief in juli vast. Kaderbrief Op basis van het beleidsplan en de actuele gegevens is in 2008 een kaderbrief voor 2009 opgesteld. In 2009 is een zelfde kaderbrief voor 2010 opgesteld. De kaderbrief fungeert als basis voor de jaarplannen van de afdelingen en de maatschappen. De kaderbrief is een jaarplan waarin organisatiebrede doelstellingen zijn opgenomen en waarin wordt aangegeven wie verantwoordelijk is voor de realisatie van deze doelstellingen. In 2010 is een meerjarenkaderbrief opgesteld om de doelstellingen voor de komende jaren in een duidelijk kader uit één te zetten. Jaardocument

40 Afdelingsplannen In 2009 is de voortgang van de doelstellingen uit de afdelingsplannen besproken tussen de afdelingshoofden en de managers, waarna de voortgang is afgestemd tussen de managers en de Raad van Bestuur. Deze gesprekken hebben per afdelingshoofd twee tot drie maal in 2009 plaatsgevonden. De afdelingshoofden hebben in de afdelingsplannen voor 2009 de doelstellingen van hun afdeling opgenomen. In de begroting wordt rekening gehouden met de benodigde formatie en de financiële middelen om deze plannen te kunnen uitvoeren en de doelstellingen te kunnen realiseren. Begrotingscyclus De begrotingscyclus begint met de vaststelling door de Raad van Bestuur van de productiedoelstellingen, waarna de daarvan af te leiden kostenbegroting wordt opgesteld. De begrotingscyclus wordt medio november afgerond. Aansluitend wordt de conceptbegroting ter goedkeuring aangeboden aan de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht stelt de begroting in december vast. Investeringen algemeen De Saxenburgh Groep hanteert een geformaliseerde investeringsprocedure. In deze procedure wordt primair geregeld dat er sprake is van een eerlijke manier van verdeling van schaarste (beschikbare financiële middelen). Daarnaast is de wijze vastgelegd waarop de jaarlijks vastgestelde investeringsmiddelen worden geformaliseerd in aankopen. De uitkomsten zijn of worden belegd in de meerjarige liquiditeitsbegroting en worden vanuit dat oogpunt bewaakt door de afdeling treasury. Bewaking vanuit de investeringsbegroting vindt plaats door de afdeling Inkoop binnen het Facilitair Bedrijf. Bewaking van de uitgaven Zowel voor Divisie Cure als Divisie Care hanteert de Saxenburgh Groep een zeer uitputtend en strak gereguleerd systeem van rapportages en toelichtingen op basis van begroting en productieplan. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de digitaal opgezette managementtool Cognos. In Cognos zijn alle rapportages met betrekking tot voornoemde aandachtsgebieden in 14-daagse en maandelijkse cycli (vooraf jaarlijks vastgesteld) voor benoemde budgethouders beschikbaar. Per gedefinieerd aandachtsgebied is binnen de afdeling Planning & Control een accountmanager aangesteld. De accountmanager onderhoudt (gepland) de contacten met de belangrijkste budgethouders in de organisatie. De PDCA(Plan Do- Check en Act)-cyclus wordt hier direct toegepast. Communicatie en rapportage met betrekking tot de bedrijfsvoering Het hoofd van de afdeling Financiën rapporteert maandelijks (12 e werkdag van de maand) aan de Raad van Bestuur en de zorg-& stafmanagers over het geconsolideerde resultaat van de Saxenburgh Groep. De rapportage geeft inzicht in de kosten en opbrengsten, de productie, de personeelsformatie en het ziekteverzuim en een resultaatprognose voor het gehele jaar. De Raad van Bestuur biedt conform een afgesproken planning de geconsolideerde resultaten en prognoses (inclusief analyses en voorstellen m.b.t. bijstellingen) aan de Raad van Toezicht aan. Kostenbewakingcyclus De kostenbewakingcyclus start feitelijk op het laagst denkbare operationele niveau, omdat in de begrotingscyclus de budgetten tot op dat niveau worden vastgesteld en toegewezen. De beïnvloedbaarheid van kosten is in principe ook alleen op dat niveau mogelijk. Per dienst zijn daartoe procedures vastgelegd en afspraken gemaakt. Jaardocument

41 Beleidsmatige uitgangspunten Medisch specialisten, managers en medewerkers geven in de periode van september tot en met november van elk jaar vorm aan het begrotingsproces. Min of meer gelijktijdig wordt het beleidsplan voor de middellange termijn voor de gehele Saxenburgh Groep opgesteld. Daarin worden direct concrete doelen geformuleerd ten aanzien van bijvoorbeeld de gewenste positie in de regio en de te voeren producten. Doel is om in de kaderbrief de beleidsmatige uitgangspunten te beschrijven die in de visie van de Raad van Bestuur en het management, inclusief stafbestuur, voor de organisatie van belang zijn voor het eerstvolgende begrotingsjaar. Het is de bedoeling dat de divisies en de afdelingen deze uitgangspunten als richtlijn hanteren bij het opstellen van hun eigen jaarplannen. Kern- en startpunt hierbij is de zorg, in Divisie Cure en Divisie Care, die de Saxenburgh Groep wil leveren. De najaarsgesprekken die met vakgroepen en afdelingen worden gevoerd, moeten richting geven aan beleid en operationeel beheer. De medisch specialisten zijn daarbij als eerste aan zet: immers, de patiënten komen met een zorgvraag naar hen toe. Marktwerking Marktwerking vraagt om een ondernemende geest en slagvaardigheid van de organisatie en haar onderdelen en taakvolwassenheid van alle medewerkers. Bovendien heeft marktwerking invloed op de relatie van medisch specialisten onderling en met de organisatie. Steeds duidelijker wordt voelbaar dat de continuïteit van de organisatie wordt bepaald door de som van de prestaties van de samenstellende delen: iedere bedrijfseenheid draagt bij aan het gezamenlijke resultaat. Verzaken van onderdelen heeft directe gevolgen voor de rest; het achterblijven op gemaakte productieafspraken bijvoorbeeld leidt tot het niet realiseren van de begrotingsdoelen en dat heeft directe gevolgen voor mensen, middelen en infrastructuur. Dat is zeker het geval zodra het aandeel DBC s in de Divisie Cure en de ZZP s in de Divisie Care bepalende rekeneenheden worden. Zorginstellingen dienen niet meer uitsluitend in termen van patiënten, bewoners en cliënten te denken en te rekenen, maar ook nadrukkelijk in termen van product-marktcombinaties. Marketing van zorgproducten wordt een normale zaak. Concurrentiekracht De kaderbrief moet die speerpunten aangeven die in het eerstvolgende tijdsvak van wezenlijk belang zijn. Daarbij gaat het om de kwaliteit van zorg, efficiency, logistiek, veiligheid en service aan cliënten en patiënten, maar ook om de relatie met de verwijzers in met name de eerste lijn. Daarnaast gaat bijzondere aandacht uit naar het ondernemerschap dat op afdelingsniveau gestalte moet krijgen. Kostenbewustzijn is daarbij van groot belang, zeker nu de kapitaalslastendiscussie aangeeft dat deze kosten integraal deel gaan uitmaken van de kostprijs die de instelling hanteert. Concurrentie is dus een echt gegeven en concurrentiekracht zal zich meer en meer gaan ontwikkelen. Om in de komende jaren slagvaardig te kunnen blijven, is het beschikken over adequate faciliteiten (gebouwen en woonvormen) van wezenlijk belang Risico s In 2009 is er aandacht geweest voor het risicomanagement binnen de Saxenburgh Groep. Getracht is de beheersing van de risico s in de planning & controlcyclus op te nemen.. In deze paragraaf wordt ingegaan op de voornaamste risico s en onzekerheden waarmee de Saxenburgh Groep wordt geconfronteerd. Jaardocument

42 Behoud en verruiming van het marktaandeel voor zowel de Divisie Care als de Divisie Cure De Saxenburgh Groep heeft een sterke positie opgebouwd in de regio op basis van verbetering van de relatie en de samenwerking met huisartsen en door het gestaag verbeteren van interne processen. We staan bij patiënten bekend als een goed geoutilleerd en kwalitatief goed werkende zorgorganisatie. Voor een aantal ziekenhuisingrepen ontstaat nu werkelijk vrije marktwerking met alle daarbij behorende dynamiek. Dat betekent marktconform werken en vraagt om innovatie en procesverbetering. Wijzigingen in de financiering In 2007 heeft de Nederlandse Zorgautoriteit het Kabinet geadviseerd om over te stappen op uitbreiding van het B-segment binnen de DBC-registratie van 10% naar 20%. In 2009 is dit uitgebreid naar 34%. Dit biedt enerzijds kansen, anderzijds dient met de verschillende zorgverzekeraars te worden onderhandeld over de prijzen. Zij geven daarbij de voorkeur aan het werken met prijs- en productieplafonds. Bovendien gebruikt de overheid plafonds ter sturing van de totale zorgconsumptie. Van een vrije markt is dus nog geen sprake! Overheid en generieke kortingen Evenals voorgaande jaren is in 2009 een generieke korting aan de ziekenhuizen opgelegd. De kortingen worden door de overheid opgelegd omdat de totale kosten van de gezondheidszorg de geraamde bedragen ruim overschrijden. Gezien het feit dat de vraag naar gezondheidszorg alleen maar groter wordt, is de verwachting van de Saxenburgh Groep dat ook voor de komende jaren rekening moet worden gehouden met een aanzienlijke kortingen. Invoering zorgzwaartebekostiging AWBZ In 2009 is de nieuwe zorgzwaartebekostiging langdurige klinische (>1 jaar) zorg AWBZ ingevoerd. Voor de Verzorgings- en Verpleeghuizen zijn 10 Zorgzwaartepakketten (ZZP s) gedefinieerd. Een zorgzwaartepakket behelst het gehele pallet aan zorg dat een cliënt- /bewoner binnen de verpleging en verzorging kan krijgen. Niveau 1 is de lichtste categorie met de laagste prijs en niveau 10 de zwaarste categorie met de hoogste prijs. Met de functiegerichte financiering zullen de huisvestingskosten van de intramurale locaties uit de exploitatie (=productie) gefinancierd moeten worden. Investeringen Om aantrekkelijk te blijven als zorgorganisatie moeten gebouwen en apparatuur voldoen aan de hedendaagse wensen en eisen. Voor het Röpcke-Zweers Ziekenhuis betekent dit dat nieuwbouw binnen enkele jaren aan de orde dient te zijn. Hiervoor is veel geld nodig! Dit geldt helemaal als we kijken naar de benodigde apparatuur. Hiervoor dient het Röpcke- Zweers Ziekenhuis over een gezonde bedrijfsvoering te beschikken. Het verkrijgen van voldoende geldstromen in een tijd van recessie is niet eenvoudig, maar de verwachting is dat voldoende partijen geïnteresseerd zijn om binnen twee jaren met de bouw van een nieuw ziekenhuis te kunnen starten. Voor de Divisie Care betekent dit dat van grote gezamenlijke woonvorming wordt overgegaan op kleinschaliger wonen en kleinere (een)persoonskamers. Door alle opgelegde generieke kortingen wordt het echter steeds lastiger om voldoende geld voor investeringen vrij te maken en een positief bedrijfsresultaat te generen voor het Röpcke-Zweers Ziekenhuis. In het B-segment heeft de Saxenburgh Groep nog goede prijsafspraken kunnen maken voor 2008, maar de algemene trend is dat deze een negatieve ontwikkeling laten zien. Door stelselwijzingen ten aanzien van de bekostiging van de kapitaalslasten is het onzeker of de kosten op termijn in de prijzen verrekend kunnen worden. De nieuwbouw zal echter essentieel zijn omdat de ziekenhuizen in Hoogeveen en Emmen relatief nieuw zijn en het ziekenhuis is Zwolle binnen vijf jaren over nieuwbouw zal beschikken. Jaardocument

43 Automatisering Een zorginstelling wordt meer en meer een informatiefabriek. Berichten orders, uitslagen; er wordt veel vastgelegd en gedocumenteerd. Automatisering is hierbij om meer redenen absoluut noodzakelijk. Processen moeten efficiënter en veiliger plaatsvinden en informatie moet eenvoudiger beschikbaar komen (EPD s-ecd s etc.). De administratieve lastendruk neemt steeds grotere vormen aan. Dit vraagt veel van de beschikbare financiële middelen, maar ook van de formatie binnen de zorginstellingen. Beschikbaarheid goed middenkader De Saxenburgh Groep meent dat dit een bepalende succesfactor is voor de organisatie. Werving, selectie, begeleiding en ontwikkeling van deze groep is cruciaal voor het goed functioneren van de organisatie. We merken dat de eisen die aan deze groep worden gesteld toenemen, evenals de omvang van hun takenpakket. Veiligheid, kwaliteit en imago Er wordt in toenemende mate om transparantie gevraagd op het gebied van veiligheid en kwaliteit. In 2008 is voor het Röpcke-Zweers Ziekenhuis gewerkt aan het verkrijgen van de NIAZ-accreditatie en in de Divisie Care aan het verkrijgen van het HKZ-label. Beide certificaten zijn begin 2009 behaald. Daarmee is de Saxenburgh Groep een van de eerste zorginstellingen die voor zowel de Divisie Care als de Divisie Cure een kwaliteitslabel heeft weten binnen te halen. Hiermee is het proces echter niet beëindigd. Dit is slechts het begin van een continue kwaliteitsborging en verbetering. 3.3 Vereniging Medische Staf De medisch specialisten van het Röpcke-Zweers Ziekenhuis hebben zich in 2002 verenigd in de Vereniging Medische Staf van de Saxenburgh Groep. Vanaf 2009 zijn ook de specialisten ouderengeneeskunde (care) als leden toegetreden tot de vereniging. Hiertoe zijn de statuten van de vereniging daarvoor gewijzigd. De vereniging telde op 31 december 2009 drieënnegentig leden. De leden hebben een dienstverband met het ziekenhuis of zijn in vrije vestiging Taken en werkwijze Doel van de vereniging is het bevorderen van de kwaliteit van de zorgverlening, goede interne en externe samenwerking en het behartigen van de belangen van de medische staf. Het bestuur van de Vereniging Medische Staf wordt gevormd door het stafbestuur De samenstelling van het stafbestuur in 2009 Voorzitter: Vice-voorzitter: Secretaris Penningmeester Lid Dhr. R.J. Lionarons, cardioloog Dhr. J.H. Gosen, chirurg Dhr. R. Blankenburgh, internist Dhr. A.D. van Amstel, KNO-arts mevr. F.A.J. Klaassen, anesthesioloog Het stafbestuur vergadert wekelijks. Tweewekelijks was er formeel overleg tussen het stafbestuur en de Raad van Bestuur. In de weken dat er geen formeel overleg was, was er een informeel overleg tussen de voorzitter en de vicevoorzitter van het stafbestuur en de Raad van Bestuur. Tijdens deze overlegsituaties werden organisatorische en strategische onderwerpen besproken. Daarnaast was er veelvuldig afstemming tussen beide besturen. Jaardocument

44 In 2009 vonden er vier algemene ledenvergaderingen plaats. Per maand was er een vergadering van de kernstaf. De kernstaf wordt gevormd door vertegenwoordigers van de vakgroepen. Het stafbestuur houdt jaarlijks overleg met de cliëntenraad en met de Ondernemingsraad. Normaal gesproken is er jaarlijks één keer overleg met de Raad van Toezicht. In 2009 is er verschillende malen overleg met de Raad van Toezicht geweest, waarbij gesproken werd over de vorming van de Raad van Bestuur en de eventuele strategische alliantie met Emmen en Hoogeveen. In 2009 heeft het stafbestuur zes keer overleg gevoerd met de zorgmanagers Cure en hoofd concernstaf. In dit overleg werden de belangrijke ontwikkelingen ten aanzien van de patiëntenzorg en patiëntenlogistiek besproken. Twee leden van het stafbestuur, drs. Blankenburgh en drs. Gosen, participeren in de stuurgroep nieuwbouw. In 2009 is het beleidsplan Cure opgesteld en door de plenaire staf vastgesteld. Onderwerpen De stafbestuur heeft actief geparticipeerd in het ontwikkelen van medisch inhoudelijk en bestuurlijke beleidsvraagstukken. In 2009 spraken Raad van Bestuur en stafbestuur over de volgende zaken Opnamestops Low-care unit Kwaliteit en NIAZ Herinrichting zorgmanagement Inrichting Raad van Bestuur Samenwerking op regionaal en lokaal niveau op verschillende gebieden. Topzorg Inkoopbeleid Nieuwbouw Productieafspraken Investeringen Begroting Hartkatheterisatiekamer Zorgverzekeraars Communicatie Inrichting Intensive care Klinisch Chemisch Laboratorium Apotheek Kindergeneeskunde Gynaecologie Neurologie Oriëntatie op ZBC s Ziekenhuisbeleid Onderzoek strategische alliantie Emmen- Hoogeveen Dialyse Vaatchirurgie Jaardocument

45 Documentmanagementsysteem Kwaliteitsontwikkeling Saxenburgh Groep Oriëntatie op samenwerking Individueel Functioneren Medisch Specialisten Beleidsplan 3.4 Cliëntenraad Volgens de Wet medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen dienen zorginstellingen voor elke instelling een cliëntenraad in het leven te roepen. Een cliëntenraad is een onafhankelijk, zelfstandig en adviserend orgaan met een aantal wettelijk geregelde taken. Een cliëntenraad heeft de taak om de gemeenschappelijke belangen van de cliënten te behartigen. De cliëntenraden hebben zorgcentra voor ogen waar het goed wonen is, en waarin het welzijn, de eigen identiteit en de individuele vrijheid van de cliënten centraal staan. De Saxenburgh bestaat uit een divisie Care en een divisie Cure. De divisie Care heeft vier lokale cliëntenraden : Cliëntenraad Zorgcentrum Aleida Kramer Cliëntenraad Zorgcentrum Clara Feyoena Heem Cliëntenraad Zorgcentrum Oostloorn Cliëntenraad Zorgcentrum t Welgelegen Personen die zitting kunnen nemen in een lokale cliëntenraad zijn: cliënten, vertegenwoordigers van cliënten en familie van cliënten, van de betreffende locatie. De locale cliëntenraden bespreekt de dagelijkse gang van zaken betreffende locatie. Tevens is er een overkoepelend centrale cliëntenraad. Deze cliëntenraad is samengesteld uit vertegenwoordigers van de bovengenoemde cliëntenraden. De centrale cliëntenraad bespreekt met name beleidszaken die de gehele Saxenburgh Groep betreffen. De locale cliëntenraden vergaderen met de manager van het betreffende zorgcentrum. De centrale cliëntenraad vergadert met de Raad van Bestuur van de Saxenburgh Groep. De cliëntenraad geeft, waar nodig, gevraagd en ongevraagd (schriftelijk) advies aan de Saxenburgh Groep. Alle cliëntenraden hebben een reglement waarin de taak en de bevoegdheden, de samenstelling etc. omschreven zijn. De locale cliëntenraden en de centrale cliëntenraad hebben zowel adviesrecht alsook instemmingsrecht Terugblik op 2009 De centrale cliëntenraad heeft een positieve reactie gegeven op het functieprofiel Raad van Bestuur. In september 2009 is mw. P.M. Terwijn aangesteld als lid van de Raad van Bestuur. Er is in overleg met de Raad van Bestuur een onkostenregeling cliëntenraden vastgesteld. De cliëntenraden kregen ingaande 2009 een eigen begroting. Het hoofd I&F van de Saxenburgh Groep beheert de onkostendeclaraties voor de cliëntenraad en zal jaarlijks overzichten (laten) produceren. Er is/wordt druk gewerkt aan de website van de Saxenburgh Groep. De zorgverklaring is besproken. Jaardocument

46 De Saxenburgh Groep heeft zowel de kwaliteitskeurmerken Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector (HKZ) alsook het Nederlands Instituut voor accreditatie van ziekenhuizen (NIAZ) behaald. Een aantal cliëntenraadsleden hebben de voorstelling van zusters on tour in de Anerhof bijgewoond. Zij vonden het een leerzame voorstelling. Er wordt uitvoerig gesproken over de zorgzwaartepakketten (ZZP). Er wordt nagedacht over de toekomstige inrichting van de cliëntenraadstructuur. In verband met het groeiende aantal kleinschalige woonvormen dient de inrichting zo te zijn dat deze werkbaar en bestuurlijk goed georganiseerd is, waarbij voldoende informatie van de cliënten verkregen wordt. Op 11 mei 2009 heeft een afvaardiging van de centrale cliëntenraad het voorjaarsoverleg met het zorgkantoor bijgewoond. De centrale cliëntenraad heeft een positief advies uitgebracht over het prijsbeleid wasverzorging cliënten Saxenburgh Groep. De centrale cliëntenraad heeft een positief advies uitgebracht over het agressieprotocol. Hierover wordt uitvoerig gesproken. De begroting 2009 van de Saxenburgh Groep wordt uitgebreid geëvalueerd. De huidige kwaliteit van de maaltijden wordt besproken. Samenvattend: klachten worden opgepakt en er is een verbetering in de kwaliteit van de maaltijden. Jaarlijks vinden er brandweeroefeningen op de Saxenburgh Groep locaties plaats. De begroting 2010 van de Saxenburgh Groep wordt besproken. De centrale cliëntenraad wordt geïnformeerd over de eventuele samenwerking met Stichting Oldenhaghen in Ommen. Besloten wordt de verslagen van de lokale cliëntenraden alleen te verspreiden aan de eigen lokale cliëntenraad. Het verslag van de centrale cliëntenraad zal alleen aan de centrale cliëntenraadsleden verspreid worden. De jaarlijkse bijeenkomst van de cliëntenraden wordt als positief geëvalueerd. 3.5 Ondernemingsraad De medewerkers van de Saxenburgh Groep worden conform de Wet op de Ondernemingsraad (WOR) vertegenwoordigd. Vanuit het recht op medezeggenschap voor werknemers zoals wettelijk geregeld in de WOR, kent de Saxenburgh Groep een Ondernemingsraad. De OR staat voor medezeggenschap voor alle vestigingen en de daarbinnen werkzame medewerkers Taken en werkwijze De OR brengt conform haar wettelijke taak, gevraagd en ongevraagd advies uit aan de Raad van Bestuur. De OR houdt zich bezig met onderwerpen die de medewerkers van de organisatie aangaan. De taakverdeling en werkwijze van de OR zijn vastgelegd in een reglement. Jaardocument

47 3.5.2 Financiering en commissies De OR beschikt conform de WOR over een eigen budget dat door de Saxenburgh Groep beschikbaar wordt gesteld. Om goed te kunnen functioneren, kent de OR vier vaste commissies: commissie personeel commissie financiën arbo-commissie commissie markt, product & productontwikkeling. Deze commissies kunnen desgewenst overleggen met functionarissen uit de organisatie Overlegfrequentie De reguliere vergaderingen worden eenmaal per twee weken gehouden op dinsdag. In het verslagjaar waren er elf overlegvergaderingen tussen de OR en de Raad van Bestuur, meestal in aanwezigheid van het hoofd van de dienst P&O. Minimaal eenmaal per jaar heeft de OR overleg met de Centrale Cliëntenraad. Er heeft in het verslagjaar geen overleg plaatsgevonden met een vertegenwoordiging van het bestuur van de Vereniging Medische Staf. Ook voert de OR in voorkomende gevallen overleg met de auteurs van notities die ter advisering aan de OR worden voorgelegd. Daarnaast overlegt de OR met individuele leden van de achterban Instemming gevraagd en ontvangen In 2009 heeft de OR gereageerd op onderstaande aanvragen: o Invoering zaterdagdienst trombosedienst KCL o Flexibilisering werktijden (instemming voor onbepaalde tijd) o Aangepast protocol Agressie en Onveiligheid o Eigenrisicodragerschap WGA premie Advies gevraagd en ontvangen In 2009 heeft de OR gereageerd op onderstaande aanvragen: o Wijziging parkeerbeleid o Activiteitenbegeleiding Clara Feyoena Heem o Herijking organisatie Facilitair Bedrijf o Invoering functie medewerker wonen Clara Feyoena Heem o Benoeming lid Raad van Bestuur RZZ o Strategische bewegingen en inrichting ziekenhuis Jaardocument

48 4 Beleid, inspanningen en prestaties 4.1 Meerjarenbeleid Het is een voornemen van de Raad van Bestuur om in de loop van 2010 een nieuw meerjarenbeleidsplan te schrijven en wel voor de termijn Op hoofdlijnen worden in het huidige meerjarenbeleid met name de economische doelstelling zeer aangescherpt, Vanuit het veel specifieker definiëren van het begrip klantwaarde en urgentie waar het de invulling van de bestaanswaarde van de Saxenburgh groep betreft vindt de onderbouwing van die economische doelstelling meer gedetailleerd plaats dan in het huidige meerjarenbeleidplan. Missie Als onderdeel van de zorgketen leveren wij op doelmatige wijze een kwalitatief hoogwaardig pakket van producten en diensten, gericht op welzijn, wonen en zorg. Onze producten en diensten zijn afgestemd op de behoeften van de inwoners van ons verzorgingsgebied. Hierbij nemen basisziekenhuiszorg en ouderenzorg de belangrijkste plaats in. Motto Visie Om deze missie te verwezenlijken, wil de Saxenburgh Groep de belangrijkste zorgaanbieder zijn in de gemeenten Coevorden, Ommen en Hardenberg door: Op een klantgerichte wijze te werken. Hierbij wordt rekening gehouden met de individualiteit, zelfstandigheid en levensovertuiging van patiënten/cliënten, waarbij aandacht, respect en betrouwbaarheid een belangrijke rol spelen; Kwalitatief hoogwaardige zorg te leveren met goed opgeleide en gemotiveerde medewerkers en vrijwilligers; Een gezonde financiële bedrijfsvoering te realiseren waarbij rekening wordt gehouden en ingespeeld wordt op een steeds veranderende omgeving, zodat continuïteit op lange termijn kan worden gewaarborgd; Zelf te innoveren, innovaties te ondersteunen en samenwerkingsverbanden aan te gaan die de zorgketen versterken; Het bieden van huisvesting die voldoet aan de verwachtingen van klanten en het hoge ambitieniveau van de organisatie. Jaardocument

49 4.2 Algemeen beleid verslagjaar Net als de voorgaande jaren is ook in 2009 een flinke groei gerealiseerd. Dit geldt vanuit financieel oogpunt voor zowel de Divisie Care als de Divisie Cure. De productiegroei van de Cure bedroeg 8%, de Care groeide bijna 2%. We hebben veel tijd besteed aan het verbeteren van onze interne processen vanuit de NIAZ-certificering, waardoor we goede resultaten hebben geboekt. De belangrijkste zijn dat de toegangstijd en doorlooptijd van diverse zorgtrajecten aanzienlijk korter zijn geworden en dat de Saxenburgh Groep voor de totale organisatie begin 2009 de NIAZ-accreditatie heeft behaald. De Divisie Care heeft haar interne processen geoptimaliseerd doordat gestreefd is naar het behouden van het HKZ-certificaat. Met het behalen van kwaliteitscertificaten voor zowel de Divisie Care als de Divisie Cure is de Saxenburgh Groep een van de eerste zorgorganisaties die voor haar totale zorgactiviteiten gecertificeerd is. Voor het Röpcke-Zweers Ziekenhuis is een goede relatie met de 1 e lijns zorgverleners van groot belang. Op basis van een aantal ontwikkelingen is die relatie verder verstevigd. We hebben met de huisartsencoöperaties afspraken gemaakt over de laboratoriumdiensten en het röntgenonderzoek. De verbetering van de samenwerkende apotheek heeft in 2009 zijn verdere beslag gekregen en ook op het gebied van gegevensuitwisseling tussen de eerste en tweede lijn is in de loop van het jaar vooruitgang geboekt. De samenwerking met de HAP is verder geïntensiveerd; we triëren de zelfverwijzers onder gezamenlijke verantwoordelijkheid en we werken samen aan de ontwikkeling van het NTS (een triagesysteem voor geïntegreerde spoedeisende zorg). Het Röpcke-Zweers Ziekenhuis is ook in 2009 door patiënten en andere belanghebbenden erkend als een goed en degelijk werkend ziekenhuis. In de ranglijsten (die natuurlijk niet alles zeggen, maar toch invloed hebben), scoren we overwegend gemiddeld tot goed. Ook de tevredenheid van patiënten, die uit de patiëntenenquêtes blijkt, is toegenomen ten opzichte van voorgaande jaren. Een keurmerk voor de vaatchirurgie, de 3 e smiley s voor de kinderafdeling, een keurmerk voor voedselveiligheid, een positief oordeel van het NIAZ over de kwaliteit en veiligheid van de medische apparatuur; het zijn allemaal zaken die onderstrepen dat we onze ambities weten om te zetten in concrete uitkomsten. We zijn in 2009 gestart met het beschrijven van een duidelijk beleid voor uitkomsten van kwaliteitsprocessen en parameers. AZR-inrichting Vanuit het Ministerie van VWS is een eis geformuleerd tot het opstarten van elektronisch berichtenverkeer voor cliënten van de Divisie Care. Deze elektronische registratie heeft voor de Divisie Care tot doel: Uniformiteit en efficiëntie in de Saxenburgh Groep (Divisie Care) en duidelijkheid verschaffen aan de werkeenheden op de verschillende locaties van de Saxenburgh Groep Efficiëntie van gegevensverzameling Geen onnodig tijdsverlies in indicatieprocedure Gegevens vastleggen bij de bron Vooruitblik 2010 Meer marktwerking, meer vrij onderhandelbare DBC s, keten DBC s, eigen vrijheid (en dus risico) ten aanzien van de kapitaallasten: Het klinkt kansrijk allemaal, maar tot op heden hebben deze ambities ons alleen maar meer administratie en bijbehorende kosten gebracht. Jaardocument

50 Ook voor de medisch specialisten levert de discussie over meer marktwerking (meer kansen, maar ook meer bedreigingen), een lager uurtarief (zonder daarvan de feitelijke betekenis goed te kunnen inschatten) en de verwachte afschaffing van de lumpsum, grote onzekerheden op. Zo lijken de lasten en onzekerheden gekoppeld aan invoering van de marktwerking vooralsnog groter dan de mogelijkheden en winsten. Met name de stelselwijziging ten aanzien van de kapitaallasten blijkt grote onzekerheden en bedreigingen met zich mee te brengen. De overheid onderschat de consequenties hiervan. Onze verwachting is dat er te weinig geld beschikbaar zal zijn om het huidige kwaliteitsniveau van de infrastructuur (gebouwen, ICT) te handhaven. Een commissie van wijzen moet uitkomst bieden. Maar de mogelijkheden om financiële hulp te bieden aan een sector die aan toenemende marktwerking onderhevig is, is waarschijnlijk beperkt. Andere partijen zullen die hulp al snel als concurrentievervalsing zien en daartegen (juridisch) verweer voeren. Voor 2010 hebben we een begroting opgeleverd met een positief resultaat van ,-. Hiervoor is echter een behoorlijk aantal maatregelen noodzakelijk geweest. Te denken valt aan een forse productieverhoging, het beperken van de materiële kosten en minimale formatie-uitbreiding. We hebben met verzekeraars productieafspraken gemaakt die een financiële groei mogelijk maken van minimaal 4%. In het B-segment verwachten we te kunnen groeien omdat we onze interne processen voldoende op orde hebben. Meer bezuinigingen en efficiencyverbeteringen zullen echter noodzakelijk zijn, aangezien VWS opnieuw budgetkortingen heeft opgelegd en daadwerkelijk zal doorvoeren. Ondanks de druk op de financiële kaders vanuit de overheid kiest de Divisie Care voor kwalitatieve verbetering van haar zorg- en dienstverlening. De doelstellingen en inspanningen dragen dan ook wezenlijk bij aan het realiseren van de Saxenburgh Groepmissie Zorg dichterbij Beter. Een van de speerpunten is het scheiden van wonen en zorg en deconcentratie van woonvormen naar kleinschaligheid. Daarbij staat de eigen regie van de cliënt voorop. Regiostructuur Door de grote veranderingen in de ouderenzorg, vergrijzing en complexere zorgvraag, verandert de omgeving van de verpleeghuiszorg voortdurend. Het streven is om de zorgvragers zo lang mogelijk in hun eigen woonomgeving te laten. Door de strategische keuze dat zorg dichtbij moet zijn is het centraal wonen en zorgen in een zorgcentrum achterhaald. Het decentraliseren en kleinschalig wonen is een ontwikkeling waar Clara Feyoena Heem middenin zit. De bouw op de Marsch Kruserbrink zit in de eindfase. Eind 2009 is deze daadwerkelijk in gebruik genomen. Naast de huiselijke woonomgeving betekent dit voor de medewerkers samenwerken met andere zorgaanbieders in het gebouw. Bouwactiviteiten in Dedemsvaart verlopen voorspoedig,ondanks vertraging in de bouw. Voor de Praam in Slagharen zijn de bouwplannen rond en in Ommen zijn ontwikkelingen in volle gang. Een bestuurlijke fusie met het zorgcentrum Oldenhaghen te Ommen heeft maart 2010 plaatsgevonden. De juridische fusie staat gepland voor augustus/september Normverantwoorde zorg Er wordt op alle locaties vraaggericht gewerkt volgens de richtlijnen verantwoorde zorg en beleving van de cliënt. Uitgangspunt is dat de cliënt vriendelijk en correct wordt bejegend. Uiteraard hebben alle locaties hun eigen specifieke kenmerken en deskundigheden. Er wordt ingespeeld op de zorg- en revalidatiebehoeften van de cliënt. Jaardocument

51 Dit wordt opgenomen in het zorgplan. Deze wordt besproken en overlegd met de cliënt. Een ontwikkeling van deze tijd is het omzetten van een zorgplan in een zorgleefplan. De verandering van zorgplan naar zorgleefplan staat nog in de kinderschoenen en moet in 2009 ingevoerd worden. Het aspect wonen en welzijn is een zwaarwegend item in deze vorm van zorg. De vier domeinen worden in elke zorgovereenkomst meegenomen. Voor de schakelafdeling en deeltijdzorg vindt nog een oriëntatie plaats op hoe met deze verandering in de zorg moet worden omgegaan. Een goede afstemming en coördinatie moeten leiden tot een effectieve multidisciplinaire benadering. Er wordt steeds meer ingespeeld op het aspect wonen. Koken op de afdeling is daar een onderdeel van. De normen komen in de kwaliteitstoetsing terug. In het zorgleefplan moeten onderstaande vier domeinen zijn verwerkt: Veilige woonomgeving Lichamelijke zorg Mentaal welbevinden Sociale participatie Informatie- en Communicatietechnologie (ICT) Beleid en structuur De afdeling ICT is onderdeel van de dienst Informatie & Automatisering. De dagelijkse aansturing van de afdeling vindt plaats door het Hoofd ICT. De afdeling ICT is vormgegeven rond een viertal beheerdomeinen: Helpdesk, verantwoordelijk voor de eerstelijns help functie; Netwerk- en systeembeheer, verantwoordelijk de technische inrichting van het netwerk en servers; Technisch applicatie en database beheer, verantwoordelijk voor de technische inrichting van de applicaties, databases, en koppelingen; Informatiecoördinatie, verantwoordelijk voor de afdelingsoverstijgende functionele inrichting van het Elektronisch Patiëntendossier en het beheer daarvan. Operationele afstemming van activiteiten en planning van activiteiten vindt plaats binnen de afdeling ICT. Gedurende het gehele jaar 2009 werd daartoe, georganiseerd, wekelijks het een en ander doorgesproken. De formatie op het onderdeel informatiecoördinatie is in 2009 uitgebreid met 1 fte. De ontwikkelingen, en de wijze waarop de Saxenburgh Groep hiermee om zou moeten gaan, worden in de stuurgroep Informatisering EPD besproken en getoetst. De stuurgroep bestond eind 2009 uit vertegenwoordigers van de medische staf, directie, zorgmanagers (kliniek en hoofd poli), hoofd ICT, P&O functionaris en de programmamanager EPD. In 2008 kwam de stuurgroep eens per 8 weken bijeen. De stuurgroep heeft een adviserende rol voor de directie. Het vervolg van het bijgestelde EPD programmaplan wordt gevolgd, bestuurd en geëvalueerd. In deze fase is gestart met de zorgprofessional die ook zelf digitaal moet gaan invoeren. In 2009 is ook een specificatieteam artsen in het leven geroepen die maandelijks bijeenkomt om inhoudelijke EPD thema s nader uit te werken. In 2009 is het Informatiebeleidsplan EPD en ECD geactualiseerd, gebaseerd op het strategisch beleidsplan van de Saxenburgh Groep. Daarin wordt het Informatiebeleid voor de komende jaren tot het moment van realisatie van de nieuwbouw (2013) beschreven. Kernpunten in dat informatiebeleid worden: Procesverbeteringen, gericht op met name zorgprocessen: kwaliteit en zorglogistiek. Elektronische dossiervorming (EPD en ECD). Dit beleid wordt vertaald naar jaarplannen. Jaardocument

52 Gerealiseerd in 2009 Hierna volgt een overzicht van projecten waarin de afdeling ICT in 2009 uitvoering heeft gegeven: Elektronisch Patiënten Dossier Fase 2 Na afronding van de eerste fase van het EPD-project eind 2008 is in 2009 een aanvang gemaakt met de tweede fase van het EPD-project waarbij de zorgprofessional zelf in CS EZIS aan de bron vastlegging gaat doen. Terwijl in de eerste fase het centrale thema het realiseren van digitale inzage was. In de tweede fase van het EPD-project zijn in 2009 onder meer de volgende punten gerealiseerd: Verdere uitfaseren van papier, als vervolg op de eerste fase van het EPD project. ECG s technisch digitaal beschikbaar gemaakt binnen EZIS testomgeving. Dit wordt in 2010 nader uitgewerkt. Nieuwe versie EZIS versie 5.0 is geïmplementeerd. Digitale statusvoering op de SEH. Een van de redenen om juist dit dossier in deze fase van het EPD-project te digitaliseren is het feit dat op de SEH veel verschillende artsen/disciplines werken die op deze wijze ervaring kunnen opdoen met het werken met een digitaal dossier. Invoer van Chipsoft EZIS modules CS Metingen en CS Allergie. Beide modules vormen een integraal onderdeel bij de bouw van dossiers binnen CS EZIS. Aanpassing werkplekken (PC s en terminals) Voorbereiding digitaal werken op reumatologie en orthopedie. Nucleaire geneeskunde. De verslagen gemaakt door de nucleair geneeskundigen zijn beschikbaar gekomen de EPD omgeving. In 2010 zullen ook de bijbehorende nuclearie beelden worden toegevoegd. De inrichting van de nieuwe hartcatheterisatie-kamer levert beelden op die binnen het EPD beschikbaar zijn gekomen. Tevens kunnen Zwolse cardiologen de beelden vanuit Zwolle bekijken. Oogheelkunde Voor Eyecap is een programma gemaakt, om de verslagen van foto's gemaakt in EyeCap om te zetten naar een EDI bericht dat naar de huisartsen verzonden kan worden. De introductie van het BurgerServiceNummer binnen de Saxenburgh Groep: Vanaf medio 2009 is de Saxenburgh Groep verplicht om met het BSN te gaan werken. Zowel in de care als cure applicaties is dit geregeld. Tevens is er een self-service punt gekomen in het ziekenhuis waar de patiënt zelf een patiëntenkaart kan laten maken. Zijn gegevens worden dan gecontroleerd op BSN, verzekeringsgerechtigheid, en geldigheid van de identiteitspapieren. Jaardocument

53 Videoconferencing Oncologiebesprekingen worden vanaf mei 2009 ondersteund door videoconferencing. De patholoog uit Hoogeveen, consulenten vanuit Groningen IKNO/UMCG en radiotherapeuten van het RISO vanuit Deventer kunnen m.b.v. videoconferencing op afstand deelnemen aan de besprekingen. Hierdoor kunnen patiënten vaker besproken worden, en kan er effectiever gebruik worden gemaakt van de tijd door specialisten. Elektronisch Cliënten Dossier Binnen de care wordt gewerkt met het zorgdossier van Cura. De omslag van aanbod-naar vraaggestuurde zorg, heeft consequenties gehad voor de inrichting van informatiesysteem Cura. Meer in het bijzonder op het gebied van ECD, AZR (AWBZ-brede Zorgregistratie) en ZZP (Zorg Zwaarte Pakketten). Dit heeft geleid tot de inrichting van een ECD Zorgleefplan waarbij de overstap is gemaakt van een papieren naar een elektronisch dossier. Dat is een geïntegreerd digitaal dossier geworden dat logisch is opgebouwd, gebruikersvriendelijk is, en dat aansluit bij alle gestelde eisen en waar alle medewerkers die actief bij de woon/zorgverlening betrokken zijn, deskundig en professioneel mee om kunnen gaan. Als zorgmethodiek voor de inrichting van dit dossier is gekozen voor het Zorgleefplan van Actiz. In 2009 is gestart met een pilot in het verpleeghuis Aleida Kramer. Uitbreiding van locaties (Meander en Slagharen) binnen care en cure. ICT infrastructuur, verbindingen en EPD/ECD diensten zijn beschikbaar gekomen op de genoemde locaties. Kwaliteitszorg In navolging van de care is in 2009 binnen de cure het gebruik van de set van software oplossingen van Infoland uitgebreid met de Process Manager en het Infoland Portal. Dit alles om de borging en beheersing van documenten, taken en processen beter te kunnen ondersteunen. Vooruitblik projecten in 2010 De volgende projecten staan onder andere voor 2009 op de planning: Elektronisch Patiënten Dossier Fase 2 uitrol In de tweede fase van het EPD-project, staat de realisatie van het basismedisch dossier centraal. Reumatologie en Orthopedie staan voor kwartaal één op de planning. De registratie en raadpleging van patiënt- en behandelgegevens worden voor deze specialismen dan volledig in het EPD gerealiseerd. In de planning staan Kindergeneeskunde, Oncologie, KNO, en Neurologie. Vervolgens komen de andere specialismen aan bod. Tevens wordt elektronische ordercommunicatie gerealiseerd voor de laboratoriumorders. Dit moet medio 2010 afgerond worden. En in de tweede helft van 2010 is de realisatie van het verpleegkundig dossier binnen de gehele Saxenburgh aan de orde. Daarvoor is vanaf eind 2009 voorwerk verricht. De vervanging van het Radiologie informatie systeem EasyRIS staat op de planning in Jaardocument

54 Prestatie indicatoren worden in 2010 verder geïntegreerd in CS EZIS. In de planning staan: pijnregistratie voor kinderen (bij opname met OK), screening op ondervoeding bij kinderen, cva (door to needle time), pijnbehandeling tijdens bevalling, coloncarcinoom, decubitus screeninglijst en varices (registratie CEAP classificatie). In het kader van NEN7510 worden een nieuw informatiebeveiligingsbeleid opgesteld en worden onder andere de gedragsregels herzien. Diagnostische beelden vanuit de nucleaire geneeskunde worden in de loop van 2010 toegankelijk vanuit CS EZIS. En ook planningen vanuit het nucleaire planning systeem worden inzichtelijk in het centrale planningssysteem. Binnen de care zal het elektronisch cliënten dossier verder worden uitgebouwd. Nadat het Aleida Kramer in 2009 op het werken met een digitaal dossier is overgegaan zullen ook de andere care onderdelen daarmee gaan werken. Op de planning staan de locaties Oostloorn en t Welgelegen voor medio 2010, waarna ook Clara eind 2010 nog volgt. Daarmee is dan de gehele werkwijze binnen de care voorzien van digitale ondersteuning via een elektronisch cliënten dossier. 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid De Saxenburgh Groep hecht er groot belang aan dat patiënten en cliënten de geleverde zorg ervaren als veilig, betrouwbaar, deskundig en vriendelijk. Dit uit zich in het streven om de kwaliteit van de zorg continu te verbeteren op basis van een integraal kwaliteitssysteem (VMS). De Saxenburgh Groep voldoet aan de eisen en regels die voor zorgaanbieders en zorgverlenende instanties gelden. Toetsing, ook door derden, vormt een belangrijk onderdeel. Deze toetsing geeft de patiënten en cliënten de mogelijkheid om de kwaliteit van de geboden zorg te vergelijken met die van andere zorginstellingen en vindt op diverse manieren plaats: Organisatiebrede accreditatie en certificering (NIAZ en HKZ) Deelname aan de landelijke prestatie-indicatoren Deelname aan landelijke enquêtes De Saxenburgh Groep ziet voor zichzelf een duidelijke rol in de regio Hardenberg, Coevorden, Ommen en de omliggende gemeentes als zorgverlener voor zowel de Divisie Cure als Divisie Care. Jaardocument

55 4.3.1 Veilige Zorg Veilige zorg wordt bevorderd door: Een op kwaliteit gerichte cultuur te stimuleren, waarbij onder meer het melden van fouten door medewerkers wordt gestimuleerd; Deel te nemen aan de (verplichte) visitaties en het introduceren van appraisal & assessment ; Een veiligheidsmanagementsysteem te introduceren, waarbij medicatieveiligheid en complicatieregistratie en -evaluatie belangrijke speerpunten zijn; Te werken volgens (medische) protocollen en het kwaliteitsreglement van de medische staf (gouden beroepsstandaard); Zorg te dragen voor een veilig opleidingsklimaat voor de (para-)medische en verpleegkundige beroepen Algemeen kwaliteitsbeleid divisie Care Visie op hoofdlijnen van het kwaliteitsbeleid Onder kwaliteit wordt verstaan de mate waarin de zorg cliëntgericht, doelmatigheid en doeltreffend wordt verleend. Het gaat hier dus niet om de kwaliteit van de bedrijfsvoering als zodanig, maar alleen om de mate waarin deze heeft bijgedragen aan een betere zorg. Zorg moet aantoonbaar bijdragen aan de gezondheid en de kwaliteit van het leven van de cliënt en moet tegemoetkomen aan diens zorgvragen en behoeften. Het organiseren van structureel werken aan kwaliteit binnen de Saxenburgh Groep heeft geleid tot de volgende doelen: 1. De verschillende, bij kwaliteit, betrokken disciplines streven naar een goede samenwerking en communicatie 2. Alle medewerkers zijn gewend aan de nieuwe manier van denken (plan, do, check, act). Om gestructureerd aan kwaliteit te kunnen werken in de hele Saxenburgh Groep heeft de Raad van Bestuur besloten een kwaliteitsmanagementsysteem te hanteren in de gehele organisatie. Het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) is een systeem dat voor de organisatie is ontwikkeld om op een systematische wijze steeds te voldoen aan de eis en verwachting van de cliënt, tevens is het een systeem waarin de werkzaamheden op een systematische wijze worden uitgevoerd en het juiste eindresultaat wordt geleverd. In het systeem wordt regelmatig de wens en eis van de klant geëvalueerd om zodoende de klanttevredenheid te toetsten. Om dit te realiseren worden werkwijzen en verantwoordelijkheden in het KMS beschreven. Om systematisch kwaliteit te kunnen leveren, heeft Saxenburgh Groep een kwaliteitsagenda ontworpen waarin is uitgezet hoe die kwaliteit bereikt kan worden. Om invulling te geven aan het KMS wordt gebruik gemaakt van de Deming-cirkel. Kwaliteitszorg staat niet op zichzelf. Het is onlosmakelijk verbonden met de organisatie en de dienstverlening die daarin plaatsvindt. Wanneer op alle onderdelen in de organisatie de zorg voor kwaliteit optimaal is, kan de organisatie een kwalitatief goede dienst leveren. Jaardocument

56 In 2005 is de keuze gemaakt om het MIK-V in te ruilen voor het HKZ als kwaliteitsmanagementsysteem. De Stichting Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling Zorgsector (HKZ) heeft een model ontwikkeld dat toepasbaar is op organisaties in zorg en welzijn, het zogenaamde Harmonisatiemodel. Centraal in dit model staat het primaire proces. De processen in de tweede ring zijn ondersteunend en moeten goed geregeld zijn om het primaire proces naar behoren te laten verlopen. Het HKZ-harmonisatiemodel vormt de basis van alle sectorspecifieke HKZ-certificatieschema s. In het Harmonisatiemodel worden negen normrubrieken onderscheiden. De rubrieken 1-3 hebben betrekking op het primaire proces en zijn nadrukkelijk vanuit het cliëntperspectief geformuleerd. Deze normen gaan over de informatie aan cliënten voor en tijdens de zorgverlening, de evaluaties tijden en na de zorgverlening, de bewaking van het professioneel handelen, de (bewaking van de) uitvoering van de zorg, de communicatie met verwijzers en andere disciplines en de registratie van activiteiten en processen. De rubrieken 4-9 gaan over de bedrijfsvoering : de ondersteunende of voorwaardenscheppende processen. De normen in deze rubrieken zijn gericht op de randvoorwaarden voor een goede uitvoering van het primaire proces. Het HKZ is gericht op het toetsen van een kwaliteitmanagementsysteem in organisaties in de vorm van certificering. Een certificaat maakt zichtbaar dat een kwaliteitmanagementsysteem getoetst is aan de normen die worden gehanteerd voor de betreffende sector. Vanaf 2006 is er gewerkt volgens de normen van het HKZ op de verschillende locaties. In 2007 behaalde de Saxenburgh Groep divisie Care het opstap-certificaat en in 2008 het volledige HKZ-certificaat. In 2009 werd er een vervolgaudit uitgevoerd om te beoordelen of de Saxenburgh Groep divisie Care nog steeds voldeed aan de gestelde normen en eisen. Kritische verbeterpunten Eind 2009 zijn de volgende verbeterpunten vastgesteld: o het voeren van exitgesprekken op de deeltijdzorg o het uitvoeren van brandoefeningen met cliënten (deeltijdzorg) o het bewaken van de temperatuur van de koelkasten op de locaties o het beheren van EHBO- koffers op de locaties. Er is een plan van aanpak aangeleverd om deze kritische punten binnen drie maanden te kunnen oplossen. In maart 2010 zullen de gegevens aangeleverd moeten zijn en zal beoordeeld worden of de Saxenburgh Groep divisie Care nog steeds voldoet aan de gestelde normen. Naast het HKZ-keurmerk is voor de gehele Saxenburgh Groep de NIAZ-accreditatie aangevraagd. In 2009 mochten zowel de divisie Cure als de divisie Care de NIAZaccreditatie ontvangen. In februari 2010 zal een vervolgbezoek worden gebracht aan de organisatie om te beoordelen of de organisatie nog steeds voldoet aan de gestelde eisen vanuit het NIAZ. Voorbeeldfunctie: Om hoogwaardige kwaliteit te kunnen realiseren, zijn de rol en de voorbeeldfunctie van de medische staf, het Managementteam en de leidinggevenden essentieel. Jaardocument

57 4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten/cliënten Patiëntveiligheid Vanuit verschillende perspectieven wordt binnen het concern gewerkt aan veiligheid. Door de introductie van het VMS, met al haar onderdelen, wordt zeer breed naar patiëntenveiligheid gekeken en naar het verbeteren van een veilige cultuur. Zo is door het VMS het incidentmelden, wat we kennen als MIP, uitgebreid met een laagdrempelig incidentenmeldingsysteem op de afdeling het VIM. De Commissie Melding Incidenten Patiëntenzorg (MIP) onderzoekt en analyseert incidenten teneinde de kwaliteit van zorg te bewaken en te bevorderen. De werkzaamheden richten zich op het in de toekomst voorkomen van dergelijke incidenten. Dit alles ligt vast in het reglement van de commissie Melden Incidenten Patiëntenzorg (MIP). Op basis van MIPmeldingen worden verbeteringen aangebracht. In 2009 zijn ontwikkelingen in gang gezet om verbeteringen in het monitoren van deze verbeteringen aan te brengen. In 2009 is de invoering van VIM (Veilig Incidenten Melden) verder doorgevoerd in onze organisatie. Dit houdt in dat nagenoeg alle afdelingen overgegaan zijn op het vimmen. Alle VIM-meldingen worden op afdelingsniveau beoordeeld door de VIM-commissie, waarna geanalyseerd wordt in welke categorie de VIM-melding behoort. De voltooiing van het integratieproces met een gedigitaliseerd systeem moet nog plaatsvinden. Uit onderstaande tabel blijkt de toename van meldingsbereidheid onder onze medewerkers door de introductie van de VIM. MIP 2009 VIM 2009 Categorie Mankement apparatuur / hulpmiddel Communicatie mond./adm Medicatieproces Fout bij test / onderzoek Verrichtingenproces Fout in organisatie afdeling Anders Totaal MIP+VIM meldingen Valincident Totaal Jaardocument

58 Naast het doorlopend verbeteren van de zorgprocessen door het melden en analyseren van incidenten is een calamiteitenprocedure opgesteld. Calamiteiten worden onder de leiding van de Raad van Bestuur direct besproken en maatregelen worden getroffen De integratie van de MIP- en de VIM-procedure is doorgevoerd en moet met een geautomatiseerd incidentenmeldingsysteem worden voltooid. De MIP-commissie houdt totaal overzicht over alle meldingen uit het Röpcke-Zweers Ziekenhuis. De leidinggevenden en medewerkers van alle afdelingen zijn nu bezig met het veilig incidenten melden door op de afdelingen de incidenten te bespreken zodat er direct van geleerd kan worden. Daarnaast is met het uitbreiden van het EZIS en het EPD de noodzaak van informatiebeveiliging groter gegroeid. Veel aandacht is besteed aan de herinrichting van de autorisatiestructuur en het ontwikkelen van een informatiebeleid. Tevens is het scholingsbeleid rondom het gebruik van medische apparatuur opnieuw bekeken. Het veilig kunnen werken met medisch apparatuur is van groot belang. Er is een registratiesysteem ontwikkeld voor het bekwaam maken en houden van de medewerkers en de medisch specialisten. Veilig Incident Melden Eén van de punten op de kwaliteitsagenda 2009 was de invoering van het Veiligheidsmanagementsysteem ten behoeve van het systematisch verbeteren van de patiëntveiligheid als geïntegreerd onderdeel van de bedrijfsvoering. Eén van de pijlers van een veiligheidsmanagementsysteem bestaat uit Veilig Incident Melden. (VIM) Ziekenhuisrampenopvang Het huidige ZiROP (Ziekenhuis Rampen Opvang Plan) dateert van december De inhoud van het rampenplan is door de commissie ZiROP met hulp van het traumacentrum van de Isala Klinieken te Zwolle en het format ZiROP geactualiseerd. De commissie ZiROP heeft tot taak het ZIROP actueel houden en de controle op het behalen van de in het ZiROP geformuleerde doelen. Het ZiROP is voor alle betrokken afdelingen beschikbaar via een map en elektronisch via DKS Patiëntenlogistiek Processen Bij het ontwerpen van processen ligt het accent op de samenhang en de doelgerichtheid van het geheel aan activiteiten. De activiteiten zijn het domein van de professional. Het management faciliteert de professionals door afspraken te maken rondom een bepaald proces. Hierbij wordt gezocht naar een optimalisatie van kwaliteit en doelmatigheid binnen randvoorwaarden zoals patiëntveiligheid en landelijke normen. Er worden verschillende processen onderscheiden die op verschillende wijze worden ontworpen en beheerst: Relatief eenvoudige processen die veel voorkomen en op hoofdlijnen dezelfde kenmerken hebben, maar op detail kunnen afwijken. Een voorbeeld hiervan is het afspreken van het diagnostische traject door de poli. Dergelijke processen tussen afdelingen worden gekenmerkt door middel van werkafspraken en standaardisatie. Processen die complex zijn door de hoeveelheid interne stakeholders of die een onvoorspelbaar verloop kennen, vaak in combinatie met schaarse capaciteiten. Een voorbeeld hiervan is het organiseren van een complexe ingreep met nabehandeling op de IC. De procedurele afspraken hierover zijn vastgelegd. Jaardocument

59 Een voorbeeld is het preoperatieve traject in combinatie met een multidisciplinair overleg als laatste check. Doorgaans vullen de professionals het proces in en bewaakt en coördineert de organisatie de samenhang. Processen met een hoog risico. Hierbij kan worden gedacht aan de processen op de acute opname, de Spoedeisende Hulp, de OK en de IC. Hier wordt gezocht naar maatwerk, waarbij een aantal zaken terugkomt: Coördinatie door scholing : de betrokken medewerkers hebben dezelfde opleiding gevolgd en daardoor spreken ze dezelfde taal en hebben ze dezelfde bekwaamheden. Iedereen kent zijn taak en men weet wat men aan elkaar heeft. Van groot belang is een adequaat en gelijkwaardig scholingsniveau binnen deze afdelingen, omdat dit een voorwaarde is om gezamenlijk binnen een afdeling activiteiten met een hoog risico uit te voeren. Processen met een hoog risico vinden op gespecialiseerde afdelingen plaats. De inhoudelijke, kwalitatieve en organisatorische inrichting wordt beoordeeld in een eigen multidisciplinaire commissie. Zo zijn er een IC-commissie, een OK-commissie en een SEH-commissie. Protocollering is een must en verlangt op onderdelen nog verbetering (actie 2008). Casusbesprekingen en externe audits helpen bij bewaking en verbetering van het niveau. Regionale afstemming over het niveau van zorg per locatie en de regionale samenwerking is noodzakelijk (denk aan Level-indeling SEH en IC en overige afspraken met het traumacentrum en de ambulancedienst). Processen die extra aandacht vragen. Er kunnen vele redenen zijn om extra aandacht aan bepaalde (deel)processen te besteden. Soms heeft dat te maken met externe kwaliteitsafspraken, soms met een extra capaciteitsbeslag in een korte tijd. Vaak gaat het om bepaalde patiëntengroepen die voor een goed verloop van het traject extra inhoudelijke of logistieke aandacht verlangen. In dit verband kan worden gedacht aan het traject rondom het bevolkingsonderzoek naar borstkanker, maar ook aan de verwijsafspraken met de huisarts. De sturing van deze processen vindt plaats door middel van afdelingsoverstijgende werkafspraken en regelmatige evaluaties. Soms worden er ook transmurale partners bij betrokken. Het accent van de activiteit ligt echter in het ziekenhuis. Transmurale trajecten. Indien er sprake is van een transmuraal traject, worden met transmurale partners afspraken gemaakt over doel, procesinrichting, personele invulling en financiering. De transmuraal werkende professional is proceseigenaar en rapporteert aan de transmurale stuurgroep. Een voorbeeld hiervan zijn de afspraken rondom de CVA-patiënt. Niet alle activiteiten zijn complex of afdelingsoverstijgend. Aansturing en bewaking van de samenhang krijgen meer aandacht naarmate activiteiten complexer en risicovoller zijn en naarmate het belang van samenhang van de activiteiten in de vorm van een goedlopend proces groter wordt. De besturing van de processen is vooral een samenwerkingstraject tussen leiding en professionals. De professionals richten zich in eerste instantie op het eigen vakgebied; de leidinggevende brengt de professionals bij elkaar, stelt randvoorwaarden, faciliteert de inrichting van een goedlopend proces en draagt zorg voor het bewaken van de samenhang. Jaardocument

60 4.4.3 Kwaliteit van zorg Sinds enige jaren werken de verschillende sectoren in de zorg aan het inzichtelijk maken van de kwaliteit van de geleverde zorg. Cliënten, toezichthouders, zorgaanbieders, beroepsbeoefenaren en verzekeraars ontwikkelen gezamenlijk kwaliteitsindicatoren. Het streven is om voor alle sectoren te beschikken over valide, betrouwbare, vergelijkbare en openbaar te publiceren informatie over de kwaliteit van zorg. Daarbij hanteert elke sector op grond van zijn specifieke kenmerken andere indicatoren, maar in de systematiek zijn er grote overeenkomsten. Zo wordt kwaliteit gemeten door een combinatie van indicatoren gebaseerd op klantenervaringen en een meting van zorginhoudelijke indicatoren. De klantenervaringen zijn geënt op de systematiek van de Consumer Quality index, een goed gevalideerde methode voor het meten van klantervaringen. De zorginhoudelijke indicatoren omvatten bij voorkeur uitkomstindicatoren. Hiermee worden o.a. de veiligheid, de effectiviteit, de tijdigheid van de zorg en de kwaliteit van leven inzichtelijk worden gemaakt. Het jaardocument 2009 gaat uit van het principe: verantwoording over kwaliteit van zorg wordt zoveel mogelijk afgelegd via bovenstaande systematiek. Het gaat daarbij om de meting van de kwaliteit met indicatoren zoals partijen deze in stuurgroepen per sector hebben vastgesteld met ondersteuning van het programma Zichtbare Zorg). U heeft hier de mogelijkheid om uw scores op de indicatoren Zichtbare Zorg toe te lichten en wat uw ambities zijn om deze te verbeteren. ( Kwaliteit van zorg - Divisie Cure Zoals voor ieder jaar, is ook voor het kalenderjaar 2009 een kwaliteitsagenda vastgesteld waarmee de Stuurgroep Kwaliteit van de Saxenburgh Groep aan de slag is gegaan. In de Stuurgroep Kwaliteit zijn de volgende functies vertegenwoordigd: Medische staf (3 personen waarvan één de voorzitter van de stuurgroep is), verpleeghuisarts, zorgmanagers Divisie Cure en Divisie Care, verpleging Divisie Cure, kwaliteitsfunctionaris Divisie Care en Divisie Cure en het hoofd concernstaf. In 2009 stonden de volgende onderwerpen op de kwaliteitsagenda: Continu werken aan een kwaliteitscultuur Onderhouden van de Kwaliteitskeurmerken Medische kwaliteit Prestatiemeting Documentbeheer DKS Cliënt/Patiënttevredenheidsonderzoek Kwaliteitsregistraties/Veiligheidsmanagementsysteem VMS In 2009 zijn de volgende acties ondernomen c.q. zijn de volgende resultaten behaald per onderwerp: Ad 1. Continu werken aan een kwaliteitscultuur In september heeft er een instellingsbrede APK-training plaatsgevonden voor het totale middenkader met veiligheid als onderwerp. In de Divisie Care zijn trainingen gegeven met het onderwerp BOPZ (Bijzondere Opneming Psychiatrische Ziekenhuizen). Jaardocument

61 Ad 2. Verwerven van een Kwaliteitskeurmerk De Saxenburgh Groep heeft zich ten doel gesteld in 2008 twee keurmerken te verwerven: voor de Divisie Care het HKZ en voor de totale instelling het NIAZ. Onderdeel van beide normen is het implementeren van een intern auditsysteem. Omdat beide systemen niet gelijk zijn, is in april de Procedure Interne Auditsysteem aangepast. Deze procedure voor Divisie Cure en Divisie Care wordt gescheiden en beide exemplaren worden ter goedkeuring aan de Raad van Bestuur aangeboden. HKZ (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector) In week 44 werd de laatste fase van het HKZ-certificaat getoetst. Aan het eind van de week was de uitkomst dat enkele verbeterpunten binnen drie maanden gerealiseerd/opgelost moesten zijn. Dan zou het certificaat vervolgens binnen handbereik liggen. Inmiddels hebben zowel het HKZ als het NIAZ besloten om de Saxenburgh Groep het certificaat respectievelijk de accreditatie te verlenen. Ad 3. Medische kwaliteit Een aantal beleidsonderwerpen die (mede) zijn ontwikkeld door de medische staf of implementaties die direct een bijdrage leveren aan de kwaliteit van zorg zijn: Kwaliteitsreglement medisch staf Beleidsstuk hoofdbehandelaarschap Oprichting commissie IFMS (Individueel Functioneren Medisch Specialist) Reanimatiebeleid opnieuw geformuleerd en vastgesteld Bijdrage aan het uitfaseren van papieren uitslagen en brieven, als onderdeel van de implementatie van het EPD Opnieuw inrichten van het preoperatieve traject. Dit naar aanleiding van het IGZrapport en als ontwikkeling binnen het EPD Ad 4. Prestatiemeting In maart is in de Divisie Cure besloten deel te nemen aan de inloopperiode van het project Zichtbare Zorg. Het vergaren van de gevraagde informatie is een zeer bewerkelijke operatie en heeft tot veel discussie geleid met het landelijke projectteam. Hieruit bleek dat het participeren aan zo n inloopperiode waardevol is. Na de constatering dat we een aantal prestatie-indicatoren niet of niet op tijd aan de IGZ aangeleverd hebben, is de urgentie duidelijk geworden voor het beter registreren van prestatie-indicatoren in de Divisie Cure. De uitkomst van de AD-enquête bevestigde dit beeld. In de Divisie Care voeren we de meetinstrumenten van verantwoorde zorg uit en participeren we in de benchmark. Hier komen goede resultaten uit naar voren. Ad 5. Documentbeheer DKS Al enige jaren wordt binnen de Saxenburgh Groep met DKS van Infoland gewerkt. Om de huidige functionaliteit te verbeteren en uit te breiden, is DKS Enterprise, Zorgportaal, Procesmanager aangeschaft. Onderdelen worden binnen de Divisie Care getest en in gebruik genomen. Jaardocument

62 Ad 6. Cliënt/Patiënttevredendheidsonderzoek In de Divisie Care is dit jaar geen cliënttevredenheidsonderzoek gedaan. In de Divisie Cure is een onderzoek gehouden: Prismant heeft een tevredenheidsonderzoek gehouden bij de vakgroepen Cardiologie, Urologie, Psychiatrie en Gynaecologie. Zowel gynaecologie als urologie hebben een best practise in de polikliniek. Ad 7. Kwaliteitsregistraties/Veiligheidsmanagementsysteem VMS In mei is naar aanleiding van het implementeren van het VMS in de Divisie Cure een instellingsbrede commissie Veiligheid opgericht. Deze commissie gaat zich bezig houden met Veiligheid in de breedste zin van het woord binnen de Saxenburgh Groep. De aandacht lag dit jaar op het ondersteunen van het implementeren van het VMS binnen de Divisie Cure. Wat betreft de implementatie van het VMS binnen de Divisie Cure: In april is het plan van aanpak door de Inspectie van Volksgezondheid met een tien beoordeeld. Vervolgens gaat de kwaliteitsfunctionaris aan het werk. Tevens deelt zij ervaringen uit in een regionaal netwerk. Dit netwerk bestaat uit vijftien ziekenhuizen in de noordelijke regio. Vanuit de NVZ is verplicht gesteld dat per ziekenhuis 1 fte voor VMS wordt ingezet. Door met deze ziekenhuizen te gaan samenwerken kan als netwerk 1 fte worden geleverd. Hierbij wordt verplicht gesteld dat op strategisch niveau personen worden aangemeld vanuit Raad van Bestuur, VAR/Manager klinische zorg, Medische Staf. In juni werd gestart met het VIM (Veilig Incidenten Melden) met de afdelingen neurologie en de kinderafdeling. In september volgden de afdelingen chirurgie, revalidatie, poliklinieken en Klinisch Chemisch Lab. Tijdens de Nationale Week van de Patiëntveiligheid werd een eerste Veiligheidsronde uitgevoerd door twee leden van de veiligheidscommissie op de afdeling Kraam/Gynaecologie. Tevens werden de patiëntenkaarten durf te vragen in het Röpcke- Zweers Ziekenhuis aan de patiënten uitgedeeld. Door de jury van het nationale kwaliteitsforum werd de aanpak en implementatie van het VMS door het Röpcke-Zweers Ziekenhuis als best practise uitgekozen. Dit resulteerde in een mooie presentatie van de kwaliteitsfunctionaris Divisie Cure tijdens het kwaliteitsforum in Nieuwegein op 4 december Kwaliteit van zorg - divisie Care De Zorginhoudelijke indicatoren zijn in september 2009 aangeleverd aan de landelijke database. Een aantal indicatoren hebben een rol gespeeld in de verschillende activiteiten die zijn weggezet op de verschillende locaties. Zo is er aandacht besteed aan de diagnosestelling t.a.v. incontinentie. Met name voor de verzorgingshuizen was dit moeilijk te achterhalen, aangezien de diagnosestelling plaatsvindt door de huisarts en archivering van de medische gegevens bij de huisarts op locatie plaatsvindt. De huisartsen kunnen al wel rapporteren in het ECD zoals die gebruikt wordt op de verschillende locaties. Ook heeft er veel discussie plaatsgevonden over de bruikbaarheid van een aantal indicatoren en de relatie tot het ingezette beleid. Dit gold met name voor de indicatoren die betrekking hadden op de griepvaccinatie, gebruik van psychofarmaca etc. Naast het aanleveren van de jaarlijkse gegevens, gebruikt de divisie Care de registraties voor interne verbeteringen. Jaardocument

63 Maandelijks worden de gegevens op de locaties/afdelingen bijgehouden en per kwartaal worden de gegevens verwerkt in een kwartaalrapportage, samen met andere kwaliteitsindicatoren. Zo vormen de MIC gegevens/meldingen ook een belangrijke input voor in te zetten activiteiten. Vooral het aantal agressiemeldingen en medicatie-incidenten heeft in verschillende overlegvormen de medewerkers bezig gehouden. Op dit gebied zijn er tal van acties uitgezet die ook in 2010 een belangrijk aandachtspunt zijn. In juli 2009 is het cliënttevredenheidsonderzoek uitgevoerd op basis van de CQ index. In oktober 2009 zijn de resultaten gepresenteerd. De algemene scores liggen tussen de 7,7 en 8,5. ZT PG Somatiek Zorgcentrum Aleida Kramer 7,7 Zorgcentrum Clara Feyoena Heem 7,7 7,8 Zorgcentrum t Welgelegen 8,5 8,4 Zorgcentrum Oostloorn 8,5 8,5 De volgende onderdelen scoren goed informatievoorziening veiligheid en woonomgeving Rechten en vrijheidsbeperking privacy zogplan en evaluatie De verbeterpunten liggen op het gebied van de volgende onderwerpen maaltijden beschikbaarheid dagbesteding en participatie inspraak en overleg lichamelijke verzorging In november en december 2009 zijn de cliëntenraden geïnformeerd over de uitkomsten en heeft men meegedacht in de op te zetten verbeterplannen. Voor 2010 zal het verbeterplan verder uitgewerkt worden en in overleg met de cliëntenraden in uitvoering worden gebracht. Voor 2010 staat het herziene kader van Verantwoorde Zorg op de agenda, evenals het aanbrengen van samenhang tussen de verschillende kwaliteitsindicatoren die de Saxenburgh groep zowel intern als extern gebruikt. Op basis van deze samenhangende gegevens zal het beleid voor verder gestalte krijgen. Jaardocument

64 4.4.4 Klachten Divisie Cure Patiëntenenquête Divisie Cure Om inzicht te krijgen in de waardering van de patiënt, is besloten om regelmatig een patiënttevredenheidsonderzoek te houden. Hierbij is ervoor gekozen om de medisch specialismen die aan het onderzoek deelnemen, te laten rouleren Klachtenbeleid Het uitgangspunt van de Saxenburgh Groep is dat klagers hun klachten als eerste bespreken en zo mogelijk oplossen met diegene die in hun ogen verantwoordelijk is voor hun klacht. Wanneer klagers niet tevreden zijn of geen mogelijkheid zien het gesprek zelfstandig aan te gaan, kunnen zij verder in gesprek gaan met verantwoordelijken in de lijn/het management of verdere stappen ondernemen. Verdere stappen betekent klachtenbemiddeling. Hiervoor is in de Divisie Cure de klachtenfunctionaris, en in de Divisie Care de vertrouwenspersoon aanwezig. Doelstellingen van klachtenbemiddeling via de klachtenfunctionaris of vertrouwenspersoon zijn: genoegdoening voor de individuele patiënt herstel van de relatie tussen klager en aangeklaagde bijdragen aan de kwaliteit van zorg Het overgrote deel van de klachten wordt in de Divisie Care opgelost met degene die de klacht veroorzaakt heeft of binnen de lijn. In de Divisie Cure wordt het overgrote deel in de bemiddelingsfase opgelost, naar tevredenheid van de patiënt/cliënt. Wanneer iemand niet tevreden is over het resultaat van de bemiddeling door de klachtenfunctionaris/vertrouwenspersoon of één van beide partijen geen bemiddeling wenst, of wanneer de klager alleen een oordeel wil, kan een patiënt zijn klacht schriftelijk indienen bij de Klachtencommissie, ook zonder tussenkomst van de klachtenfunctionaris/vertrouwenspersoon. De commissie in het Röpcke-Zweers Ziekenhuis bestaat uit vijf leden: drie personen van buiten het ziekenhuis (twee leden via Zorgbelang Zwolle en een onafhankelijke voorzitter) en twee medewerkers van het Röpcke-Zweers Ziekenhuis. De Divisie Care maakt gebruik van een externe commissie: de klachtencommissie Zuid- Oost-Drenthe in Emmen. Zij bestaat uit vijf personen die op persoonlijke titel zijn benoemd: 1 persoon op voordracht van cliënten, 1 persoon op voordracht van medewerkers en drie personen op voordracht van de organisaties die gebruik maken van de klachtenregeling. De commissie beoordeelt de klacht (bemiddelt niet) en hoort desgewenst de partijen in een daarvoor georganiseerde zitting. Een klacht is gegrond of ongegrond. De commissie brengt eventueel advies uit aan de Raad van Bestuur, die vervolgens wel of niet maatregelen treft. Zowel de klachtenfunctionaris en vertrouwenspersoon als de klachtencommissies geven hun eigen jaarverslag uit. Jaardocument

65 In navolgende tabellen wordt een overzicht gegeven van aantallen klachten. Van de Divisie Care wordt alleen het aantal klachten via de vertrouwenspersonen genoemd. Tabel aantal klachten via klachtenbemiddeling in de divisies Cure en Care Aantal klachten Divisie Cure Divisie Care 1 2 Tabel aantal klachten via klachtenbehandeling in de divisies Cure en Care Aantal klachten Divisie Cure Divisie Care Toegankelijkheid De toegangstijd tot de poliklinieken en functieonderzoek en de wachttijden voor dagverpleging en klinische opname, worden maandelijks op onze website gepubliceerd. Daarnaast krijgen de huisartsen elke maand met de nieuwsbrief een overzicht van deze toegangs- en wachttijden toegestuurd. In dit overzicht staan ook de toegangstijden voor de verwijsafspraken vermeld. Verwijsafspraken zijn verwijzingen waarover tussen het Röpcke- Zweers Ziekenhuis en de huisartsen logistieke afspraken zijn gemaakt. Divisie Care Naast de cliëntenraden beschikt de Saxenburgh Groep divisie Care over twee (klachten)vertrouwenspersonen. De vertrouwenspersoon en/of klachtenfunctionaris heeft als taken: Opvangen van een klacht; Luisteren naar de klacht van de cliënt; vaststellen wat de inhoud is van de klacht en wat de cliënt ermee wenst te bereiken; Geven van informatie over de klachtenprocedure en mogelijkheden om een klacht in dienen; Bieden van ondersteuning bij het zoeken naar een oplossing van de klacht; het ondersteunen bij het formuleren en indienen van de klacht. Indien de cliënt dit wenst, wordt geprobeerd door bemiddeling tot een oplossing van de klacht te komen. De werkzaamheden worden geregistreerd, uitgesplitst naar opvang en bemiddeling en met vermelding van de resultaten en bevindingen. Ten minste één keer per jaar wordt een geanonimiseerd verslag uitgebracht aan de zorgaanbieder, de klachtencommissie, de bewonerscommissie/ cliëntenraad en de ondernemingsraad over deze werkzaamheden. Hierdoor worden trends in de klachten en eventuele structurele tekortkomingen in de zorg- en dienstverlening snel gesignaleerd. Jaardocument

66 Bevoegdheden van de vertrouwenspersoon en/of klachtenfunctionaris: De vertrouwenspersoon en/of klachtenfunctionaris heeft, voor zover noodzakelijk voor de vervulling van zijn/haar taken, de volgende bevoegdheden: vrije toegang in het verpleeg-/verzorgingshuis, daarbij rekening houdend met de privacy en werkzaamheden van anderen: het inwinnen van die informatie bij de organisatie, bij medewerkers van de organisatie en/of bij derden welke noodzakelijk is voor een goede opvang en bemiddeling; hierbij worden als voorwaarden gesteld dat het inwinnen van informatie alleen geschiedt na overleg met de cliënt en met de betrokken medewerker(s) en dat ieders privacy in acht wordt genomen; het desgewenst voeren van overleg met betrokkenen. inzage in de cliëntgegevens, na toestemming van cliënt en na overleg met de zorgaanbieder; het arrangeren van gesprekken ter bemiddeling en het daarbij desgewenst optreden als gespreksleider. Werkwijze van de vertrouwenspersoon en/of klachtenfunctionaris: De vertrouwenspersoon en/of klachtenfunctionaris draagt er zorg voor regelmatig beschikbaar en goed bereikbaar te zijn voor cliënten; hij/zij maakt hiervan zowel mondeling als schriftelijk melding aan de cliënten; de vertrouwenspersoon en/of klachtenfunctionaris draagt er zorg voor dat er voldoende mogelijkheid is voor de cliënten om vertrouwelijk met hem/haar te spreken; in geval van bemiddeling beoordeelt de vertrouwenspersoon en/of klachtenfunctionaris naar eigen inzicht op welke wijze deze zal plaatsvinden. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten: zowel cliënt als betrokken medewerker stemmen in met de bemiddeling; de bemiddeling is erop gericht de klacht op te lossen en de relatie tussen cliënt en medewerker te herstellen; zowel cliënt als medewerker worden in de gelegenheid gesteld hun zienswijze naar voren te brengen. Gebeurt dit niet in elkaars aanwezigheid, dan stelt de vertrouwenspersoon en/of klachtenfunctionaris iedere partij op de hoogte van de zienswijze van de andere partij; de privacy van betrokken personen wordt gewaarborgd. beide partijen kunnen zich desgewenst laten bijstaan door een door hen zelf aan te wijzen persoon. de opvang en bemiddeling worden binnen een redelijke termijn afgehandeld, doch uiterlijk binnen 7 weken. Jaardocument

67 De vertrouwenspersoon en/of klachtenfunctionaris verwijst een klacht door naar de klachtencommissie indien: de cliënt geen bemiddeling wenst of de bemiddeling naar het oordeel van de cliënt onvoldoende resultaat heeft opgeleverd; de cliënt een uitspraak over de gegrondheid van de klacht wenst. desgewenst ondersteunt de vertrouwenspersoon en/of klachtenfunctionaris de cliënt bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie. In 2009 zijn er via de regionale klachtencommissie 3 klachten afgehandeld. Deze klachten hadden geen betrekking op een van de locaties van de Saxenburgh Groep. Voor 2010 zal er gericht gewerkt gaan worden van het onderbrengen van de registraties van de klachten in een digitaal systeem, aansluitend bij het systeem zoals dat gehanteerd wordt in de SXB Groep Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Personeel & Organisatie De Saxenburgh groep wil zich profileren als een werkgever die zijn medewerkers een goed en professioneel werkklimaat biedt waarin begrippen als taakvolwassenheid, zelfstandigheid en zelfontplooiing centraal staan. Het jaar 2009 stond voor een belangrijk deel in het teken van veranderingen. Deze veranderingen hebben zowel voor de divisie Cure als de divisie Care betrekking op het herinrichten van de zorgorganisatie. Voor het ziekenhuis heeft de herinrichting met name tot doel de kwaliteit van de zorgprocessen te verbeteren en slagvaardiger te opereren op de externe zorgmarkt. Voor de divisie Care vormen de invoering van kleinschalige woonvormen en de nieuwe ZZP financiering de directe aanleiding tot een herpositionering van de zorgorganisatie. Deze veranderingen hebben enerzijds te maken met het aanpassen van de organisatiestructuur, maar ook in belangrijke mate met het verder ontwikkelen en verbeteren van de kwaliteit van zorg. In 2009 zijn hiervoor de uitgangspunten en doelstellingen geformuleerd en zijn de eerste stappen gezet in het veranderingsproces. In 2010 zullen de organisatiewijzigingen verder worden geconcretiseerd. Voor de medewerkers van de Saxenburgh Groep zullen deze veranderingen direct of indirect gevolgen. Het zorgvuldig begeleiden van de medewerkers in dit proces heeft voor ons de hoogste prioriteit. Het figerende Raam Sociaal Plan zal hierin leidend zijn. Beleidsplan In het Strategisch Beleidsplan zijn de organisatiedoelstellingen van de Saxenburgh Groep voor de komende jaren vastgelegd. In samenhang hiermee zijn tevens de beleidsdoelstellingen voor het te voeren strategisch personeel & organisatiebeleid benoemd. Op basis van het strategisch beleidsplan worden de jaarlijkse prioriteiten ten aanzien van het personeelsbeleid vastgelegd in de kaderbrief. Jaardocument

68 De hoofdthema s voor de komende jaren zijn: Herinrichting zorgorganisatie Cure Opleiding,Vorming,Training Management Development Loopbaanbegeleiding Flexibilisering Leeftijdsgericht personeelsbeleid Arbeidsomstandigheden Divisie Care Binnen de divisie Care worden continu scholingen, cursus en trainingen aangeboden om de expertise en de deskundigheid van het personeel op peil te houden. In het kader van de belevingsgerichte zorg worden er bijvoorbeeld trainingen georganiseerd voor medewerkers om die zorg te kunnen leveren afgestemd op de wensen en behoeften van de cliënt. In 2009 zijn er twee medewerkers opgeleid voor de cursus interne trainer, zodat intern scholing gegeven kan worden aan medewerkers. Eind 2009 zijn de eerste interne trainingen in de praktijk uitgevoerd en wordt er in 2010 een vervolg gegeven aan de training. Om professionele zorg te kunnen leveren worden medewerkers ook geprikkeld om hun deskundigheid en vaardigheden op peil te houden. Dit gebeurt in de zogenaamde BIGscholingen. Medewerkers kunnen zich inschrijven om zich bevoegd en bekwaam te houden en deelnemen aan de trainingen op het gebied van de voorbehouden handelingen. Er wordt veel geïnvesteerd in medewerkers in de vorm van scholing. Alle teamcoördinatoren zijn opgeleid tot niveau 4 en beschikken over een relevante managementopleiding. Behandelaars worden getraind en geschoold op hun eigen vakgebied. De divisie Care beschikt over een opleidingsjaarplan. Om in te kunnen spelen op de veranderende financiering in de V&V is er veel aandacht besteed aan de Zorg Zwaarte Pakketten. Middels verschillende informatierondes en trainingen zijn medewerkers op de hoogte gebracht van de invoering van de ZZP, wat de effecten zijn en wat hun rol is in het geheel. In 2010 zal het werken met ZZP praktisch gestalte gaan krijgen. Verantwoordelijkheidstoedeling Alle medewerkers beschikken over een taak- en functieomschrijving waarin de taken en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd. Functies zijn benoemd, evenals de verantwoordelijkheden. In 2009 zijn de ontwikkelgesprekken ingevoerd op de verschillende locaties waarbij de taak- en functieomschrijving voor medewerkers een belangrijke input vormde. De ontwikkelgesprekken worden gevoerd door leidinggevenden en de afspraken worden vastgelegd in een digitaal rapportageformulier. Deze rapportages worden beheerd door afdeling P&O die een belangrijke rol heeft bij het signaleren van het daadwerkelijk voeren van de ontwikkelgesprekken. Jaardocument

69 4.5.2 Personeelsbeleid Divisie Cure De personeelsformatie van de Saxenburgh Groep steeg in 2009 van 981 naar 1019 fte s. De toename van arbeidsplaatsen vond met name plaats in het ziekenhuis en is het gevolg van een toename van de productie in Ook in 2009 zijn we erin geslaagd diverse medisch specialistische vacatures in te vullen met jonge kandidaten. Hierbij blijkt de overzichtelijke schaalgrootte van onze organisatie met korte lijnen in combinatie met de informele bedrijfscultuur een grote aantrekkingskracht op de potentiële kandidaten te hebben. Wel moeten we constateren dat met name de verpleegkundige specialistische functies ( OK, IC e.d.) moeilijk te vervullen zijn. Gericht landelijk beleid zal nodig zijn om voor de nabije toekomst in deze functies te voorzien. Inmiddels heeft de Saxenburgh Groep in regionaal verband een convenant gesloten met collega instellingen om gezamenlijk extra opleidingsplaatsen te creëren voor OK- en IC functies. Ook het verminderde aanbod van ervaren verpleegkundige- en verzorgende functie begint tastbaar te worden. Daarnaast moeten we vaststellen dat het vervullen van de functies leerling verpleegkundige (BBL) in toenemende mate meer problemen gaat opleveren. Enerzijds is dit het gevolg van een verminderende belangstelling van jongeren voor de zorg maar anderzijds constateren we ook dat het kwalitatieve niveau van potentiële instroomkandidaten afneemt. In nauw overleg met de opleidingsinstituten zullen aanvullende maatregelen genomen worden om deze ontwikkeling het hoofd te bieden. Deze samenwerking heeft er reeds toe geleid dat de afgelopen jaren binnen de Saxenburgh Groep diverse succesvolle trajecten zijn gestart in de vorm van eerder genoemde leerafdelingen. Divisie Care Gezien de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt (schaarste met name op leidinggevende en specialistische zorgfuncties en het aanbod van zorgfuncties in de ouderen zorg) die zich nu al aftekenen, is duidelijk dat het noodzakelijk zal zijn om onze oudere medewerkers binnenboord te houden en te voorkomen dat deze vroegtijdig moeten afhaken. De Saxenburgh Groep zal hun ervaring en expertise hard nodig hebben om alle nieuwe ontwikkelingen het hoofd te bieden. Mede door alle ontwikkelen heeft de Saxenburgh Groep een notitie geschreven t.a.v. het leeftijdsbewust personeelsbeleid. 1) De uitgangspunten voor leeftijdsbewust personeelsbeleid binnen de Saxenburgh Groep zouden als volgt geformuleerd kunnen worden: Het creëren van condities waardoor de employability¹ van medewerkers gedurende de diverse levensfases wordt ontwikkeld en in stand wordt gehouden en waarmee de flexibiliteit en kwaliteit van de organisatie wordt bevorderd. Het bieden van faciliteiten waarbij medewerkers verantwoordelijkheid kunnen nemen voor de ontwikkeling van hun eigen loopbaan. Het behouden van kennis en ervaring van oudere werknemers voor de organisatie. 1 Leeftijdsbewust personeelsbeleid Saxenburgh Groep Jaardocument

70 Het mogelijk maken dat medewerkers tot op latere leeftijd op een goede (productieve), gezonde en prettige wijze in de eigen organisatie door kunnen werken. Het bieden van actieve ondersteuning, als ontwikkeling in het kader van het bovenstaande binnen de eigen organisatie niet mogelijk is. De coachende rol van de leidinggevende is van essentieel belang om richting te geven aan eventuele actiepunten op niveau van individu en/of organisatie. Hierbij wordt ondersteuning geboden door personeelsadviseur, bedrijfsarts, arbocoördinator en opleidingsfunctionaris. Bewustwording van de aard van de eventuele problematiek en de oplossingrichtingen is vervolgens een eerste stap. 3.Leeftijdsbewust personeelsbeleid binnen de Saxenburgh Groep is een geïntegreerd aspect van het totale personeelsbeleid en bestaat niet uit één bepaald instrument of een aantal afzonderlijke instrumenten. In het bestaande personeelsbeleid wordt derhalve als doelstelling toegevoegd dat werknemers binnen alle leeftijdsfases en tot op latere leeftijd op een goede, gezonde en prettige wijze binnen de Saxenburgh Groep actief kunnen blijven. De Saxenburgh Groep wil zich profileren als een aantrekkelijke werkgever die zijn medewerkers een goed en professioneel werkklimaat biedt waarin begrippen als taakvolwassenheid, zelfstandigheid en zelfontplooiing, maar ook werksfeer en arbeidsomstandigheden centraal staan. Voor wat betreft leeftijdsbewust personeelsbeleid zal bij bestaande personeelsinstrumenten, zoals werving- en selectie, de functioneringsgesprekken¹, een eventueel persoonlijk ontwikkelplan, verzuimgesprekken en ook bij de advisering door de personeelsadviseurs, bedrijfsarts en arbocoördinator nadrukkelijk(er) aandacht besteed worden aan factoren die door leeftijd, gezondheid en/of levensfase beïnvloed zouden kunnen worden. Vanuit algemeen (preventief) beleid zou de komende jaren extra aandacht besteed moeten worden voor met name de huidige en toekomstige medewerkers van 45 jaar en ouder, zonder deze doelgroep op voorhand te stigmatiseren. Essentieel is een goede probleemanalyse, die bijvoorbeeld op afdelingsniveau zou kunnen uitwijzen of sprake is van (toekomstige) problematiek waarvoor een concreet plan van aanpak uitgewerkt zou moeten worden: Welke leeftijden hebben we in huis? Wat is de ambitie van medewerkers? Welke kwaliteiten hebben medewerkers? Hoe is de belastbaarheid van medewerkers? Hoe is de belasting van functies? Waar willen/kunnen we met de organisatie/afdeling naar toe? Welke eisen stelt dit aan de kwaliteit, inzetbaarheid en kwantiteit in de personele bezetting? Jaardocument

71 Binnen de Saxenburgh groep wordt al veel aandacht besteed aan personeelsbeleid, arbobeleid en verzuimbeleid in het algemeen. In het kader van leeftijdsbewust personeelsbeleid zal echter gekeken moeten worden of leidinggevenden bij de persoonlijke coaching van hun medewerkers meer faciliteiten nodig hebben om te kunnen komen tot goede analyse en bewustwording van specifieke problematiek en vervolgens tot een concreet plan van aanpak. Naast het gericht aan de slag gaan met het leeftijdsbewuste personeelsbeleid is er in 2009 ingezet op het voeren van ontwikkelgesprekken met medewerkers. Voorheen werden er functioneringsgesprekken gehouden met medewerkers, maar in 2009 zijn deze gesprekken omgevormd tot ontwikkelgesprekken. Door maatschappelijke ontwikkelingen, zoals veranderingen in het zorgstelsel, de toename van concurrentie, beperkingen in WW, WAO/WIA, VUT en AOW en toename van druk op arbeidsparticipatie van (gedeeltelijk) arbeidsongeschikten en ouderen, is gerichte aandacht voor employability van groot belang. Vanuit werkgeversbelang gaat het daarbij om duurzame inzetbaarheid van medewerkers op de juiste plaats, op het juiste moment, in de juiste hoeveelheid en met de juiste kwaliteiten. Voor medewerkers gaat het om de eigen duurzame inzetbaarheid voor aantrekkelijk werk. Het zorgdragen van de eigen employability, het verkrijgen en behouden van aantrekkelijk werk en het actief bijdragen aan de eigen duurzame inzetbaarheid, is een uitdaging waarvoor de Saxenburgh groep haar medewerkers faciliteiten wil bieden. Organisaties ontwikkelen en veranderen voortdurend en medewerkers op hun beurt ook. Door een goede afstemming tussen werkgever en werknemer van de wederzijdse (on)mogelijkheden houden medewerkers werk dat zoveel mogelijk past bij de eigen ambities, levensfase, privé situatie en loopbaanwensen. In loopbaantermen wordt carrière vaak ten onrechte aangeduid als de weg omhoog. Ontwikkeling kan echter ook gezien worden als behoud van wat er is, maar ook ontwikkeling in de breedte, verdiepend of afbouwend is mogelijk. Het gaat dan ook om het bieden van ruimte aan leeftijdsfase gericht en gezondheidsgericht personeelsbeleid. Personeelsverloop 2009 Care Cure Totaal Saxenburgh Groep In dienst Onbepaalde tijd fulltime parttime Bepaalde tijd fulltime parttime Totaal in dienst Uit dienst Regulier OBU WAO Ouderdomspensioen Overgang CAO Totaal uit dienst Aantal personeelsleden ultimo Jaardocument

72 Formatie in aantallen fte s en in personen Personeelsformatie, aantal f.t.e.'s Care Cure Saxenburgh Groep 1019 Aantal 2005 Aantal 2006 Aantal 2007 Aantal 2008 Aantal Personeelsformatie, aantal personeelsleden Care Cure Saxenburgh Groep Aantal 2005 Aantal 2006 Aantal 2007 Aantal 2008 Aantal 2009 Verzuimbeleid Het gerichte verzuim- en Arbobeleid van de Saxenburgh Groep heeft ertoe geleid dat het verzuim over de afgelopen jaren voor de Saxenburgh Groep een stabiel beeld te zien geeft. Het verzuimpercentage bedroeg in 2009 voor de divisie Care 5.9%, voor de divisie Cure 4.2% en voor de totale Saxenburgh Groep ,3 % Ziekteverzuim 8% 7% 6% 5% 4% 3% 2% 1% 7,2% 6,1% 5,9% 5,8% 5,6% 4,3% 4,2% 4,1% 4,1% 4,0% 5,6% 5,3% 5,2% 5,1% 4,7% % Care Cure Saxenburgh Groep Jaardocument

73 In 2009 is aandacht gegeven aan de volgende onderwerpen Ontwikkelgesprekken De Saxenburgh groep wil de competenties en talenten van de medewerkers continue ontwikkelen waarbij een sterkere verankering moet worden aangebracht met de strategische doelen van de organisatie. Om die reden heeft een herijking van de bestaande functioneringsgesprekken plaatsgevonden en is in 2009 het nieuwe beleid van ontwikkelgesprekken geïntroduceerd en geïmplementeerd. De beoogde doelstelling om met alle medewerkers in 2009 een ontwikkelgesprek te voeren kon nog niet worden gerealiseerd. Een belangrijke reden van deze stagnatie is het gestarte veranderingsproces binnen de organisatie in combinatie met vacante leidinggevende functies. Hierdoor werd de implementatie van de ontwikkelgesprekken vertraagd. Leeftijdsgericht personeelsbeleid Een belangrijk speerpunt voor de Saxenburgh Groep vormt het leeftijdsgericht personeelsbeleid. In de notitie leeftijdsgericht personeelsbeleid Saxenburgh Groep wordt onze aanpak beschreven die uitgaat van een integrale benadering ten behoeve van alle leeftijdscategorieën en niet slechts alleen gericht op de oudere medewerker. Er wordt met name een relatie gelegd tussen de persoonlijke effectiviteit /belastbaarheid en de functie-inhoud. Als instrumenten zijn de vitaliteitscan en de functiegerichte risicoinventarisatie geïntroduceerd. Model leeftijdsgericht personeelsbeleid SXB In 2009 heeft een pilot binnen een aantal afdelingen van de Klinische zorg van het ziekenhuis plaatsgevonden, waarin de nieuwe instrumenten zijn getoetst op effectiviteit en praktische uitvoering. Op basis van de resultaten van de pilot is besloten dat de functiegerichte risico-inventarisatie fasegewijs binnen de gehele Saxenburgh Groep zal worden geïmplementeerd. Daarnaast is er voor gekozen om in samenwerking met de zorgverzekeraar Menzis de pilot Life-time employability te starten in de verzorgingshuizen Oostloorn en t Welgelegen. Het betreft een integrale benadering op het gebied van gezondheidsmanagement. (zie hoofdstuk Arbeidsomstandigheden) huidige functie (takenpakket) inventarisatie diagnose/ doelstelling actiepunten/ instrumenten huidige/aangepaste nieuwe functie (takenpakket) POP functie afdelingsplan vaststellen sterkte/zwakte Opleidingen, Vorming & Training functie medewerker ontwikkelgesprek vitaliteitscan functiegerichte RIE vaststellen ontwikkelpunten Arbeidsomstandigheden taakstructurering interne/externe oriëntatie medewerker Jaardocument

74 Ontwikkeling Arbeidsvoorwaarden In het kader van de CAO VVT is per 1 januari 2009 de nieuwe verlofregeling, het zg verlofmandje ingevoerd. Daarnaast is ingaande 1 augustus 2009 in overleg met de Ondernemingsraad de Ondernemingsovereenkomst vastgesteld. Deze overeenkomst biedt de mogelijkheid nadere afspraken op instellingsniveau te maken over secundaire arbeidsvoorwaarden zoals kostenvergoedingen, toeslagen, werkoverleg etc. Het streven is zoveel mogelijk aan te sluiten bij de CAO ziekenhuizen om zo te komen tot een SXB- breed arbeidsvoorwaardenpakket. Voor de CAO ziekenhuizen werd een nieuwe CAO afgesloten met een looptijd van 1 maart 2009 tot 1 maart De salarissen werden per 1 juli 2009 verhoogd met 1% en de medewerkers ontvingen een eenmalige uitkering van 0.3% per 1 september Tevens werd de eindejaarsuitkering in 2009 verhoogd naar 6%. Deze zal de komende jaren gefaseerd worden opgehoogd tot 7.33% in De CAO afspraken voor de ziekenhuizen werden doorvertaald naar de Arbeidsvoorwaarden Medisch specialisten (AMS). Ook in 2009 kreeg het Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden de nodige aandacht door toevoeging van een aantal personeelsvoorzieningen aan het arbeidsvoorwaardenpakket. Bedrijfsvoering In 2009 heeft de afronding plaatsgevonden van de implementatie van het geautomatiseerde dienstroosterpakket Harmony. Alle afdelingen van de Saxenburgh Groep werken inmiddels met het nieuwe roosterpakket. Gelijktijdig worden voor alle roosteraars periodieke trainingen verzorgd. Ook in 2009 hield de Saxenburgh Groep in samenwerking met het PGGM voor alle medewerkers periodieke pensioenvoorlichtingsbijeenkomsten. Daarnaast werden de medewerkers een individueel pensioengesprek aangeboden. In 2009 heeft de Saxenburgh Groep besloten eigenrisicodrager te worden inzake de WGA verzekering (Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsongeschikten) Hiertoe werd met een externe verzekeraar een verzekering afgesloten. De reden voor dit besluit werd in belangrijke mate bepaald door de politieke besluitvorming aangaande het risicodragerschap WGA en de verwachte premieverhoging gedurende de komende jaren. Het Raam Sociaal Plan van de Saxenburgh Groep werd in overleg met de vakbonden voor de duur van 2 jaar verlengd, te weten tot 1 november Flexibilisering Het inspelen op de marktontwikkelingen vraagt om een flexibeler inzet van medewerkers. Daarom is een notitie verschenen die erin voorziet de procedure inzake het (tijdelijk) wijzigen of verschuiven van de arbeidstijden van medewerkers te vereenvoudigen. In 2009 is een pilot gestart, welke in overleg met de Ondernemingsraad is geëvalueerd en geaccordeerd. Jaardocument

75 Organisatieontwikkeling Divisie Care Op alle locaties binnen de divisie Care is in 2009 veel aandacht besteed aan het uniformeren van de bedrijfsvoering, zodat ingespeeld kan worden op de capaciteitsplanning in het kader van de invoering van de Zorg Zwaartepakketten (ZZP) in Hiervoor werd een projectorganisatie ZZP opgezet die de randvoorwaarden en beslispunten voor de ZZP implementatie in kaart heeft gebracht. Als gevolg van de inrichting van de nieuwe organisatiestructuur van de divisie Care is in 2009 de aanstelling van het leidinggevend kader afgerond middels de benoeming van de locatiemanagers Oostloorn/Welgelegen en Aleida Kramer en de Manager Extramurale zorg. In het licht van het integreren van zorg- en facilitaire functies, werd in het voorjaar van 2009 in het verpleeghuis Clara Feyoena Heem gestart met de pilot medewerker wonen. Op basis van een evaluatie in overleg met de Ondernemingsraad en de Cliëntenraad werd eind 2009 de functie definitief vastgesteld en ingevoerd. In juni 2009 vond de decentralisatie van de activiteitendienst plaats en werden de medewerkers van de dienst formatief en hiërarchisch ondergebracht bij de diverse afdelingen. Divisie Cure In 2009 is gestart met de herpositionering van de zorgdiensten in het ziekenhuis. De huidige structuur van de zorgdiensten, bestaande uit de Klinische- en Ambulante sector, dateert uit Gelet op ontwikkelingen als marktwerking, managementparticipatie medisch specialisten en kwaliteitswetgeving, is ervoor gekozen de huidige zorgdiensten te integreren en op te delen in zorgondernemingen. De leiding van een zorgonderneming berust bij een zorgduo, bestaande uit een zorgondernemer en een medisch manager. In 2009 zijn alle geledingen van het ziekenhuis uitgebreid voorgelicht over de nieuwe organisatiestructuur en zijn de voorbereidingen gestart voor de werving van de nieuwe leidingstructuur. Facilitair bedrijf Binnen de divisie Care zal in toenemende mate het kleinschalig wonen zijn intrede doen. Dit zal tot gevolg hebben dat facilitaire functies, zoals schoonmaak, voeding in de huidige vorm zullen vervallen en geïntegreerd zullen worden in nieuwe ondersteunende zorgfuncties binnen het kleinschalig woonconcept. Gezien bovengenoemde ontwikkelingen is in 2009 de notitie Herijking Facilitair bedrijf verschenen en vastgesteld na advies van de Ondernemingsraad. De nieuwe organisatiestructuur van het facilitair bedrijf zal de komende jaren fasegewijs worden ingevoerd. Het project Roomservice werd in 2009 gecontinueerd en zal naar verwachting in 2010 leiden tot een gerichte pilot. Jaardocument

76 Opleiding, vorming en training In 2009 zijn vele activiteiten verricht op het gebied van opleiding, vorming en training. Het opleidingsbeleid, voortvloeiend uit het gevoerde personeelsbeleid, richtte zich op een aantal speerpunten. De beroepskwalificerende opleidingen, zoals de opleidingen tot Verpleegkundige, Eerst Verantwoordelijk Verzorgende en OK- assistent en Anesthesiemedewerker leverden een belangrijk aandeel in de eigen behoefte aan personele instroom. In de klinische zorg werden de leerafdelingen gecontinueerd die zich kenmerken door vanuit een samenwerkingsverband van de Saxenburgh Groep met zowel het Deltion College, Hogeschool Windesheim, Gereformeerde Hogeschool (Zwolle) als het Alfa College (Hardenberg/ Hoogeveen), de stagiaires voor een lange periode ervaring op te laten doen in de praktijksituatie. In 2009 werd daar de samenwerking met de Saxion Hogeschool in Enschede aan toegevoegd. De stagiaires leren er om te gaan met verantwoordelijkheid, continuïteit, werkdruk en samenwerken. Om aan de gestelde eisen in het kader van de gebruiksvergunningen voor de gebouwen te voldoen, zijn in de Saxenburgh Groep op iedere locatie trainingen in Bedrijfshulpverlening gedaan. Hierdoor is vrijwel iedere medewerker in met name de zorgverlening getraind in evacuatie en het hanteren van kleine blusmiddelen. In de divisie Care is het traject Belevingsgerichte Zorg voortgezet. Met name in Clara Feyoena Heem zijn de medewerkers van de psychogeriatrische zorgafdeling getraind in deze vorm van zorgverlening. In het verpleeghuis Aleida Kramer namen medewerkers deel aan vervolgtrainingen in Belevingsgerichte zorg. Ten behoeve van de continuïteit in de zorgverlening in het verpleeghuis Aleida Kramer heeft het project huiskamerassistenten in opleiding een structurele plaats gekregen binnen de organisatie. Deze stagiaires worden met name tijdens de avonduren ingezet. De stagiaires krijgen een beroepskwalificerende opleiding in samenwerking met Zorgplein Noord. Op basis van RI&E zijn in Clara Feyoena Heem 36 verzorgenden getraind in Agressiereductie &Veiligheid. Deze trainingen zullen in 2010 voortgezet worden. Daarnaast werden binnen onze organisatie de trainingen in Basic Life Support, Advanced Life support (reanimatie) en Voorbehouden Handelingen op brede schaal verzorgd. Naast de reguliere stageverlening en de opleidingstrajecten zijn in 2009 vele activiteiten verricht om de vakdeskundigheid te bevorderen. Deze activiteiten werden zowel in eigen beheer uitgevoerd als uitbesteed aan opleidingsinstituten (zie hoofdstuk 2.4.5) Kwaliteit van het werk Leeftijdsbewust personeelsbeleid (LBP) Het LBP binnen de Saxenburgh Groep is een geïntegreerd onderdeel van het totale personeelsbeleid. De doelstelling is dat werknemers binnen alle leeftijdsfases en tot op latere leeftijd op een goede, gezonde en prettige wijze binnen de Saxenburgh Groep actief kunnen blijven. Hiervoor wordt de komende jaren een aantal projecten uitgevoerd. In 2009 zijn in dat kader de volgende projecten uitgevoerd: Jaardocument

77 Functiegerichte RI&E en gezondheidsbevordering (life-time employability) Binnen de verzorgingshuizen Oostloorn en t Welgelegen zijn in 2009 voorbereidingen getroffen om in samenwerking met Menzis een pilot te starten met als doel te werken aan een integraal gezondheidsbeleid, met als doelstelling: het verhogen van de vitaliteit van alle medewerkers. Menzis heeft hiervoor een instrument ontwikkeld om leefstijl en gezondheidsbevordering duurzaam te verankeren. Hierbij staat de eigen verantwoordelijkheid voor hun gezondheid en groei centraal. De pilot zal in april 2010 starten. De functiegerichte Risico Inventarisatie & Evaluatie Door P&O (arbo) is in een functiegerichte Risico Inventarisatie ontwikkeld. Deze methode geeft inzicht in (mogelijke) gezondheidsgevaren binnen een functie. De inventarisatie wordt uitgevoerd onder begeleiding van de arboadviseur en bedrijfsarts i.s.m. medewerkers uit een functiegroep. De betrokkenheid bij de eigen veiligheid is hierdoor groot. De uitkomsten vormen een betere relatie met het personeelsbeleid, daar waar het gaat om belasting van medewerkers en gezondheid risico s binnen een functie. Na evaluatie in 2008 is besloten de Functiegerichte RI&E over een aantal jaren verder uit te rollen over de gehele Saxenburgh groep. Hiervoor is een planning ontwikkeld. Tussen september en december 2009 zijn de volgende functies binnen het Facilitair Bedrijf geïnventariseerd: Medewerker Logstiek (Cure & Care) Medewerker Restaurant (Cure &Care) Medewerker communicatie Cure Technicus De adviezen over de verbeterpunten worden vanaf december 2009 verwerkt in de plannen van aanpak. De formele toetsing vindt plaats in maart De toetsing wordt uitgevoerd door een (externe) deskundige van de arbodienst Maetis. Fysieke belasting Care en Cure De aandacht voor Fysieke Belasting heeft een belangrijke plek binnen de instellingen. Door toename van het gebruik en eisen aan de inrichting/-gebruik van werkplekken, materialen/- hulpmiddelen, verplaatsing van patiënten en goederen, is inzicht in ergonomie een toenemend aandachtspunt. In 2009 zijn door de ergotherapeuten van de afdeling Revalidatie binnen de locaties van de Saxenburgh Groep wederom ergonomische werkplekonderzoeken verricht. In het kader van dreigende ziekte uitval en/of arbeidsre-integratie worden medewerkers die ten gevolge van fysieke klachten dreigen uit te vallen, intern begeleid. De stichting Medifast verzorgt ook voor interne medewerkers diverse re-integratietrainingen en andere belastbaarheids trainingen. In 2009 is uitvoering gegeven aan de scholing fysieke belasting en ergonomie in de verzorgingshuizen Oostloorn en t Welgelegen. In 2010 zal de scholing (cyclisch) worden voortgezet binnen alle locaties van de Care. In 2008 heeft het laatste medewerkerstevredenheidsonderzoek plaatsgevonden. De score vanuit dit onderzoek was een 6,7 waarbij de Saxenburgh Groep divisie Care volgens de uitkomsten van het landelijk gemiddelde scoort. (Landelijke score 6,7). De volgende scores vormden input voor in te zetten verbeterpunten in Jaardocument

78 Met name is er gewerkt aan het aanbrengen van structuren op de verschillende locaties. Het voorzien van de juiste managers op de juiste plaatsen, zorgdragen voor een communicatiestructuur, zorgdragen voor voldoende en gekwalificeerd personeel vormden belangrijke speerpunten in het personeelsbeleid in Samenleving Wonen en welzijn De aspecten wonen en welzijn zijn voor de Saxenburgh Groep evenzo belangrijk als het aspect zorg. Vanuit Saxenburgh Groep wordt daarom ingestoken op het zo lang mogelijk functioneren van de cliënt in de eigen omgeving. Waar nodig kan, indien de zorgbehoefte van de cliënt dusdanig toeneemt, vanuit het segment zorg thuis binnen Saxenburgh Groep, zorgverlening plaatsvinden. Daardoor kunnen cliënten zo lang mogelijk in de gewenste woonomgeving, met het daarbij behorende sociale netwerk, blijven. In 2009 is verder vorm gegeven aan een helder beleid inzake het aspect welzijn, zowel gericht op de intramurale zorgverlening, maar ook gericht op de samenleving van het Vechtdal, buiten de Saxenburgh Groep.. Vrijwilligers De goede bekendheid van Saxenburgh Groep in de samenleving vertaalt zich in de enorme omvang en de grote betrokkenheid van vrijwilligers. De omvang van het vrijwilligersbestand is ongeveer 800 personen! Zonder vrijwilligers zou continuering van het zorg- en dienstverleningsproces binnen de Saxenburgh Groep in gevaar kunnen komen. Reden te meer tot zorgvuldigheid in bejegening van vrijwilligers en zorgvuldigheid in organisatie en coördinatie rondom de activiteiten. De Saxenburgh Groep koestert de vrijwilligers, vanwege de plezierige samenwerking, maar ook vanwege alle inspanningen van vrijwilligers in relatie tot het enorme belang voor de nabije toekomst inzake de continuering van het zorg- en dienstverleningsproces. 4.7 Financieel beleid De Saxenburgh Groep werk aan een financieel gezonde balans, die de zorgorganisatie in staat stelt de risico s die de marktwerking in de zorg met zich meebrengen beheersbaar te houden en de financiering van de nieuwbouw van het ziekenhuis mogelijk maken. Criteria voor een juiste financiële gezondheid zijn: een groeiende solvabiliteit in een meerjarig perspectief een positieve financiële marge waarbij opbrengsten en kosten in een balans zijn een goede liquiditeit waarbij het werkkapitaal is geminimaliseerd en de in- & uitgaande geldstromen worden beheerst. Solvabiliteit Jaardocument