Versie B07 d.d. oktober CASH Algemeen

Transcriptie

1 CASH Algemeen NIEUW! Op veler verzoek nu óók de Boekhoudkoppeling met ING Naast de Bankenkoppeling met ABN AMRO en Rabobank is deze er nu ook met de ING. Deze handige volautomatische koppeling bespaart u veel tijd en geld en zorgt dat uw administratie altijd up-to-date is. Dagelijks worden uw Mijn ING Zakelijk-bankmutaties namelijk automatisch ingelezen en geboekt in uw CASH-administratie. Dat maakt het wel érg gemakkelijk. Niet meer handmatig mutaties invoeren, geen dubbele handelingen meer en dus een reductie van de foutkans. U bent automatisch 'bij' met alle betalingen, zodat ook consequent aangemaand kan worden. De GRATIS Bankenkoppeling is te gebruiken met ABN AMRO, Rabobank en de ING in combinatie met ALLE CASH-modules, zowel online als offline! NIEUW! Uitleg via films bij een functie in CASH Het is vaak dat als je iets eenmaal gezien hebt alles duidelijk is, dus hebben we besloten om naast de uitleg via de Helptekst of de FAQ bij de functie zelfs een film te tonen over hoe de functie werkt. U klikt eenvoudig op het -icoon rechtsboven in het scherm en de film loodst u stap voor stap door de functie. NIEUW! Instructiefilms in het CASH Theater Van diverse onderwerpen zijn instructiefilms gemaakt: hoe start je met CASH, hoe maak je een mooie lay-out etc. U vindt ze op onze website onder: Home > Support > Instructievideo's. Heeft u suggesties voor meer onderwerpen? Laat het ons weten: info@cash.nl Iconen zijn contextgevoelig Vanaf nu wordt duidelijk getoond welke iconen actief zijn in het betreffende scherm. De iconen zijn actief als ze in kleur worden getoond en zijn niet-actief als ze grijs zijn. Zie hieronder een voorbeeld: Pagina 1 van 13

2 CASH Financieel Fiatteren In CASH Financieel zijn de volgende functies toegevoegd met betrekking tot Fiatteren: Factuur altijd door twee medewerkers fiatteren Er kunnen twee medewerkers worden aangewezen om te fiatteren. Nadat een medewerker heeft gefiatteerd, wordt de factuur automatisch klaar gezet om te fiatteren door de tweede medewerker zoals deze is ingesteld bij de medewerkers voor fiatteren. Tijdens boeking factuur meer personen kiezen voor fiattering Tijdens de boeking van de inkoopfactuur kunnen maximaal drie personen, van de medewerkers die bevoegd zijn tot fiatteren, worden gekozen voor deze factuur. Na fiat van de eerste medewerker staat de factuur klaar bij medewerker 2 enzovoorts. Alleen facturen boven een grensbedrag fiatteren Er kan een grensbedrag worden ingevoerd, zodat uitsluitend facturen met bedragen hoger dan dit bedrag ter fiattering worden aangeboden. Afkeuren van facturen Wanneer een factuur wordt afgekeurd, kan de reden daarvoor worden ingevoerd. Daarna kan de factuur worden doorgestuurd naar een andere medewerker uit de administratie die de reden leest en vervolgactie(s) onderneemt. Controlelijsten van te fiatteren facturen In het menu Financieel > Financiële functies > Fiatteren menu vindt men de controleoverzichten 'Nog te fiatteren' met de facturen per medewerker en 'Historie Fiattering' met selecties per persoon of boekjaar. Ook automatisch te boeken facturen via UBL kunnen worden gefiatteerd! Tijdens het inlezen van UBL-facturen kunt u een medewerker kiezen om te fiatteren. Omzetstatistiek per dag Er is een mooi, nieuw grafisch overzicht dat de omzet per dag toont van zeven kalenderdagen. Handige iconen geven de vergelijking weer van de geselecteerde periode met dezelfde periode vorig jaar en het budget en de saldi per week en maand over een langere termijn. Naar aanleiding van de boekdata kunnen deze saldi worden berekend. De budgetten zijn ingevoerd per boekperiode en voor dit overzicht deelt CASH het periodebudget door het aantal dagen van die maand. Pagina 2 van 13

3 Bedrijfsstatus met nieuwe mogelijkheden Er zijn twee nieuwe mogelijkheden toegevoegd om de grafiek van de bedrijfsstatus te bekijken. Per kalenderjaar om de maandsaldi vanaf januari tot en met de huidige maand te bekijken en de mogelijkheid om voor boekjaar te kiezen; dan worden vanuit de huidige maand twaalf maandsaldi in het verleden getoond. De overzichten kunnen op diverse wijzen worden weergegeven, eventueel met gebruikmaking van de door uzelf ingevoerde Winst & Verliescodes. Ook te gebruiken met CASH Consolidatie. Ook nieuw is de mogelijkheid om te kiezen welk diagramtype u wilt laten tonen in het grafische overzicht. Indien er meerder diagrammen beschikbaar zijn, ziet u boven het diagram diagramtype staan. Wanneer u hier op klikt, ziet u de beschikbare diagramtypen. NIEUW! Bekijk bij de historie van de relatie de oorspronkelijke factuur! In het overzicht Historie debiteuren/crediteuren per relatie kan bij het factuurnummer ook de originele factuur als PDF worden bekeken. Uitzoekrekeningen in het rood; lekker duidelijk! In het boekingsscherm worden de door CASH gebruikte uitzoekgrootboekrekeningen voortaan in 't rood getoond, zodat ze beter opvallen. Het gaat om 'Uitzoeken', 'Uitzoeken bankmutaties' en 'Uitzoeken UBL facturen'. Pagina 3 van 13

4 CASH Facturering NIEUW! Periodieke facturen worden automatisch gestuurd! Makkelijk en snel! In het kader van 'zoveel mogelijk automatisch en zo weinig mogelijk handmatig' kunnen vanaf nu de periodieke facturen (gegroepeerd per periodecode) geheel automatisch worden gestuurd. Dit geschiedt dan op de betreffende dag, wanneer de administratie wordt afgesloten. De peildatum kan een aantal dagen verschoven worden, zodat de factuur eerder (of later) wordt verstuurd dan de vervaldatum. De eenmalige instelling van deze automatische verzending vindt plaats met de functie Facturering > Instellingen > Autom. Periodieke facturering. Is bij de relatie geen adres ingevuld, dan wordt de factuur verzonden naar het adres zoals is ingevuld bij de Bedrijfsgegevens. Vanuit de eigen mailbox kan de factuur dan naar een printer worden gestuurd om per post verzonden te worden. NIEUW: foute factuur? Automatisch de creditnota laten maken en verzenden! Wanneer een hele factuur moet worden gecrediteerd, dan kan dat nu heel eenvoudig! In één handeling maakt men een creditnota door simpelweg het originele factuurnummer in te geven. De originele factuur wordt dan tegengesteld gekopieerd in de creditnota en direct verzonden/ afgedrukt. Er wordt direct een memoriaalboeking gemaakt waarmee de originele factuur en de creditnota tegen elkaar worden afgeboekt. U vindt deze handige functie in het submenu F8 > Onderhoud relaties. CASH CRM Cockpit CRM: acties en verkoopkansen samengevoegd In een persoonsgebonden cockpit wordt de op actiedatum gesorteerde actielijst getoond inclusief verkoopkansen. Is van de verkoopkans de actiedatum onbekend, dan wordt als verwachte orderdatum gekozen voor een week na vandaag. Is de actiedatum vervallen, dan wordt de verkoopkans getoond op vandaag. In een persoonsongebonden cockpit worden acties en verkoopkansen in twee aparte schermen getoond. De cockpit wordt gepersonificeerd door in de SETUP het gebruiksprofiel te koppelen aan de medewerkerscode. Pagina 4 van 13

5 CASH Handel Omcoderen meerdere handelsartikelen in één keer! Naast de mogelijkheid om artikelcodes per stuk om te zetten naar een nieuw nummer, kan dit vanaf nu ook voor een reeks artikelen. Dit kan met behulp van een Excel-bestand met daarin in de eerste kolom het oude nummer en in de tweede kolom het nieuwe nummer. U vindt deze functie onder: Boekhouding > Diversen > Omcoderen stamgegevens > Artikelcode > Via spreadsheet waar u de naam van het bestand invult. Zoeken naar een artikelcode gaat sneller Wanneer gezocht moet worden naar een artikelcode, dan geeft F2 nu direct alle aanwezige codes, zonder dat daar eerst de vragen voor te hoeven worden beantwoord. Als dit er veel zijn, kan men specifieker zoeken door een deel van de code of vrije zoekwaarde in te voeren gevolgd door F2. Kiest u daarna voor ESC, dan kunt u alle bekende selecties weer opgeven. Verkoopkansen direct invullen bij de klant Registratie en voortgangscontrole Verkoopkansen is een onderdeel van de module CRM. Voor een snelle toegang is muteren van een verkoopkans toegevoegd aan het scherm Onderhoud Klanten > F7 CRM > F8 Menu. De artikelen kunnen alvast worden gereserveerd met Vaste voorraadreservering Als een klant artikelen bestelt waarvan een deel nog moet worden ingekocht, kan het voorkomen dat intussen de aanwezige artikelen aan een andere klant worden geleverd. Om dit te voorkomen kunnen artikelen worden gereserveerd via deel 2 van de Verkooporderkop. De bijbehorende helptekst geeft u uitleg. Pagina 5 van 13

6 CASH Productie NIEUW! In slechts een paar handelingen uw eigen mooie formulierindeling! De productieformulieren Materiaalstaat, Werkkaart, Geleidekaart en Klantmemo zijn instelbaar via de 'blokmethode'. Naast de huidige wijze voor het instellen van formulieren is een nieuwe mogelijkheid toegevoegd waarmee u in slechts een paar handelingen een prachtige lay-out maakt. Zoals u dat deed door per regel en kolom (= Regelmethode) instellingen te doen, kan dit volgens de nieuwe methode (= Blokmethode) met hele blokken tegelijk. Hoe werkt het? Adresgegevens van u, van uw klant, factuurregels en slotteksten zijn opgedeeld in blokken en zet u in één keer op de goede plek. U geeft in millimeters aan vanaf boven en links gemeten, waar het blok komt. Per blok kunt u kiezen voor fontgrootte (lettertype), opmaak, vet, cursief en eventueel kleur. Optionele kopvelden en kolommen van de factuur kiest u via een dropdownbox. De lay-outs kunnen automatisch ook in het Engels, Frans, Duits, Italiaans en Spaans worden gemaakt, afhankelijk van de taalcode die u heeft ingevuld bij de relatiegegevens van de ontvanger. De ISO-taalcode moet wel aanwezig zijn bij uw eigen taalcodes: Stamgegevens > Taalcodes. Voor het definiëren van een lege kolom in de body zijn de rubriekcodes VRIJ-1 en VRIJ-2 beschikbaar. Op het formulier kan in de lege kolom later detail-informatie worden genoteerd. Het dossiernummer kan optioneel worden geprint als BARcode: activeer hiervoor de barcode in het blok van de bedrijfsgegevens. De hoogte van een bodyregel is instelbaar. De standaard hoogte is één regel. Optioneel kan deze worden verdubbeld. Na elke regel volgt dan een lege regel. Zie Veld Regelhoogte (alleen in productieformulieren). Ideaal: Uw huisstijl in één keer voor al uw formulieren! Om consequent gebruik van uw huisstijl te waarborgen, kunt u in een apart scherm 'Huisstijl' uw gebruik opgeven van fontkeuze en fontgrootte en plaats van het adresvenster voor gebruik op alle formulieren. Wij adviseren om een kwalitatief goede.jpg te maken van uw briefpapier en deze hier als vaste achtergrond in te stellen. Pagina 6 van 13

7 Welke methode gebruikt u om uw formulieren samen te stellen? Met de methode waarmee een lay-out werd gemaakt, kan deze worden bewerkt. Uw aanwezige layouts zijn dus te wijzigen met de Regelmethode. Een overzicht van uw lay-outs ziet u in een nieuw scherm als u kiest voor Instellingen > Formulieren. Voor een nieuwe lay-out kiest u uw methode: wij adviseren de blokmethode, tenzij u met zeer specifieke velden wilt werken. U geeft aan waarvoor u het formulier gaat gebruiken, waarna een prima basislay-out wordt aangeboden om aan uw eigen wensen aan te passen. Geleidekaart Het nieuwe formulier geleidekaart is toegevoegd aan vrij indeelbare productieformulieren. Dit zijn de geplande bewerkingen van een productiedossier. De indeling is samen te stellen via de blok- en regelmethode. CASH Service & Onderhoud Servicefactuur in buitenlandse taal Een servicefactuur voor een buitenlandse klant kan in de bijbehorende taal worden gemaakt. Bij de artikelstamgegevens geeft u per taalcode de buitenlandse omschrijving op. Vindt CASH bij de stamgegevens van de klant een taalcode, dan kiest CASH automatisch de bijbehorende buitenlandse omschrijving op de factuur. Pagina 7 van 13

8 CASH Lonen Periodedetails Bij toevoegen van een algemene periode met een gewijzigde tabeldatum, wordt de gewijzigde tabeldatum nu ook doorgevoerd in de periodedetails. Pensioen De tekst "Cordares" is gewijzigd in "APG" op alle dialogen en bij de administratiegegevens is voor de pensioenaangifte APG Schoonmaak op het tabblad BTER een leverancierscode toegevoegd. De pensioenaangiften voor APG Schoonmaak gaan in het vervolg via Loonsom Connect verstuurd worden. Dit gebeurt automatisch. Dagcomponenten Bij de dagcomponenten is een extra checkbox toegevoegd om aan te geven of het ziektedagen voor het tweede ziektejaar betreft. Betalingen Bij de betalingen is de menukeuze voor ClieOp03 is verwijderd. Salarisspecificaties/Jaaropgaven De salarisspecificaties en de jaaropgaven voor de werknemer kunnen nu ook rechtstreeks g d worden naar de werknemer. Proforma berekeningen Proforma berekeningen kunnen nu ook gemaakt worden via Opties > Profroma berekeningen. Overzichten: Werknemergegevens De volgende overzichten en modellen zijn toegevoegd aan de werknemergegevens: De Werknemerslijst Het Identificatieoverzicht Het overzicht Huwelijksjaren Het overzicht Dienstjaren Het overzicht Verjaardagen Het overzicht Auto van de zaak Het model opgaaf loonheffingen Pagina 8 van 13

9 Overzichten: Periodieke gegevens De volgende overzichten zijn toegevoegd aan de periodieke gegevens: De loonlijst per periode Het overzicht Afdrachtverminderingen Het overzicht Cumulatieve loongegevens Het overzicht Standenregister Het overzicht Vakantiereserves Overzichten: Jaarlijkse gegevens Aan de overzichten jaarlijkse gegevens is de cumulatieve loonlijst toegevoegd. Controlelijsten: Administratie De overzichten van dagcomponenten, looncomponenten, afdelingen en werknemers zijn verwijderd en zijn vervangen door de controlelijsten. Deze kunt u vinden onder Overzichten > Stamgegevens > Controlelijsten > Administratie. De volgende controlelijsten zijn toegevoegd: Controlelijst dagcomponenten Controlelijst looncomponenten Controlelijst afdelingen Controlelijst werknemers Controlelijst periodieke invoer Controlelijsten: Programmavariabelen De controlelijsten van programmavariabelen zijn toegevoegd. Deze kunt u vinden onder Overzichten > Stamgegevens > Controlelijsten > Programmavariabelen. De volgende controlelijsten van programmavariabelen zijn toegevoegd: De controlelijst ziekengeldregelingen De controlelijst vakantiegeldregelingen De controlelijst pensioenen Pagina 9 van 13

10 Programmavariabelen De programmavariabelen kunt u vinden onder het kopje Instellingen. Ziekengeldregelingen kunt u zelf toevoegen, onderhouden en bekijken, deze regelingen gelden dan voor al uw administraties. Vakantiegeldregelingen kunt u zelf toevoegen, onderhouden en bekijken. Deze regelingen gelden dan voor al uw administraties. Pensioenen kunt u zelf toevoegen, onderhouden en bekijken. Deze regelingen gelden dan voor al uw administraties. Pagina 10 van 13

11 Op verzoek is verder nog verbeterd/aangepast: CASH Financieel Versie B07 d.d. oktober 2014 De stamgegevens van CASH Projecten kunnen ook worden omgecodeerd: projectcodes, projectgroepen, werksoorten en medewerkers. Wanneer het gewenst is om het aantal boekperiodes te converteren, dan kan dat uitsluitend als er GEEN transitorische posten in de administratie zijn. Een gebroken boekjaar kan wel worden omgezet. Aan de wens om bij de OB-aangifte als betalingskenmerk het rekeningnummer van de Belastingdienst automatisch te laten invullen, is gehoor gegeven. Dit is handig als de boekhouder de aangifte klaar zet voor de cliënt. Op de systeemrekeningen 'Resultaat dit jaar', 'Resultaat vorig jaar', 'Transitoria debet' en 'Transitoria credit' uit de Administratieparameters wordt uitsluitend door CASH geboekt. Zelf kan men niet meer op deze rekeningen boeken. Mocht dit in het verleden gebeurd zijn, dan zal bij het opvragen van de Balans en Specificatie een foutmelding worden getoond. Er wordt getest of een spatie in de BIC code is gebruikt. Als er bij een mandaat een afwijkende IBAN wordt ingevoerd wordt de vraag gesteld of deze bij de relatie ook gewijzigd moet worden. Bij het verwijderen van stamgegevens wordt rekening gehouden met de mandaatgegevens. Het instellen van de kopvelden in de blokmethode is vernieuwd. De kopvelden links en rechts op het formulier zijn apart instelbaar geworden en de veldnaam en veldinhoud kunnen apart gepositioneerd worden. Wanneer er gewerkt wordt met een gebroken boekjaar (eigenschap 'V' Administratieparameters) en de OB-aangifte wordt teruggedraaid, zal ook de bijbehorende journaalpost worden verwijderd en kan een nieuwe aangifte worden gemaakt. Bij een gebroken boekjaar wordt de boekperiode/jaar berekend aan de hand van de boekdatum. Hierop is de controle van de stuknummers in het OBBOEK aangepast. Als in de OB-aangifte de afronding meer dan 25 euro bedraagt, kan de boeking worden teruggedraaid en de aangifte verzonden. Dit kan niet als de afronding meer dan 100 euro bedraagt; dan moeten eerst de foutieve boekingen worden hersteld. Als er in de Bedrijfsgegevens geen banknummers worden ingevuld, volgt éénmaal tijdens het aanmaken van de nieuwe administratie de waarschuwing dat er dan ook geen bankboeken worden gemaakt. Pagina 11 van 13

12 CASH Facturering De perioderegel op een periodieke factuur wordt éénmaal afgedrukt, ook als er meerdere factuurregels over dezelfde periodeaanduiding en vervaldatum beschikken. Voor facturen gemaakt met de blokmethode kan ook gebruik worden gemaakt van een extra regel voor de kredietbeperking als dat is ingesteld bij de klant. Bij facturen in vreemde valuta wordt het btw-bedrag op de btw-regel in EUR vermeld om een makkelijke aansluiting met de OB-aangifte te krijgen. CASH Leden Bij het verzenden van een E-bericht kan een van - t/m leeftijd worden ingesteld en worden automatisch de juiste relaties geselecteerd voor dit bericht. CASH Handel Een aantal speciale instelfuncties is omwille van de duidelijkheid in een submenu geplaatst: Orderanalyse, Bestandsindeling, Functie eigenschappen, Automatische opdrachten en Afdrukken parameters. Een aantal nieuwe rubrieken in de body is toegevoegd voor het instellen van formulieren via de blokmethode: kortingspercentage voor de inkooporderregel en voor de verkoopfactuur: ordernummer, pakbonnummer en referentie uit de orderkop. Voor de blokmethode is een aantal mogelijkheden voor de slotteksten toegevoegd. Er kan met een code en een masker gewerkt worden, zoals in TAANT en V2409, dat resulteert in: Totaal aantal:;taant 9999,9999; stuks Totaal gewicht:;v ,999; kilo Om te voorkomen dat voorraadmutaties vanuit de inkoop- en verkooporder kunnen worden gemaakt in andere dan gewenste periodes, kan de boekperiode worden beperkt via Instelfunctie > Boekhouding Afsluiten > Beperken boekperiodes. Er is een systeemswitch toegevoegd voor het gebruik van een eenmalig artikel in de inkooporder: 'eenmalige artikelen = A (voorraad afhankelijk)'. De notatie van Postcode-Plaats voor relaties is gestandaardiseerd op 9999 ZZ PLAATS. Pagina 12 van 13

13 Om in het overzicht productontwerp calculatie de prijsafspraak materiaal te kunnen bijlezen, is deze onafhankelijk van de systeemswitch 'Inkoopprijs=kostprijs' gemaakt. In de kop van de 'Onderhoudsfunctie materiaalverbruik' wordt ook de beschikbaarheid van materialen in de submagazijnen getoond. Bij onvoldoende voorraad wordt een melding gegeven. Wanneer de servicebon wordt aangemaakt en de volgende onderhoudsdatum in de berekening leeg is, wordt de huidige contractwaarde gebruikt. Een contractnummer op de servicebon bestaande uit uitsluitend cijfers wordt aangevuld met voorloopnullen. Webshopkoppeling Data-import verkooporder zonder klantnummer voor koppeling met Webshop Ten behoeve van de webshopkoppeling zijn de importmogelijkheden van een verkooporder uitgebreid. De klassieke methode heeft als nadeel dat het adres en de order aparte datasets zijn en het unieke relatienummer in CASH bekend moet zijn in de webshop. Nieuw is de mogelijkheid de verkooporder digitaal aan te leveren zonder klantnummer, maar via het adres. Een bekend adres wordt dan automatische verwerkt op het bestaande relatienummer. Een onbekend adres wordt aangemaakt op een nieuw relatienummer. Dezelfde werkwijze is mogelijk voor het afleveradres. De straatnaam wordt gezocht in de lijst van bestaande afleveradressen per klant, of nieuw toegevoegd. In de kop van de verkooporder wordt ter informatie de betaalwijze getoond. Data-export artikelen vereenvoudigd per artikelgroep Synchroniseren artikelen met een webshop is mogelijk gemaakt per artikelgroep, via de code: Synchroniseren web, met een keuze uit: 0= Alle artikelen van de artikelgroep niet synchroniseren. 1= Alle artikelen van de artikelgroep wel synchroniseren. 2= Artikelen wel synchroniseren, maar met verborgen zichtbaarheid. Pagina 13 van 13