Notitie. 1 Achtergrond. 2 Aanleiding en doel. Theo Senden FNWI

Transcriptie

1 Notitie Arbo- en Milieudienst Aan Van Theo Senden FNWI Huispost 980 Postbus HB Nijmegen Route 980 Erasmuslaan 17 Datum Ons kenmerk Onderwerp x Taakomschrijving preventiemedewerkers Arbo en Milieu FNWI in relatie tot de functie Arbo- & milieucoördinator FNWI T (024) t.senden@amd.ru.nl 1 Achtergrond In het kader van de integrale managementverantwoordelijkheid omvat de volmacht van decanen, clusterdirecteuren en instituutdirecteuren mede de zorg voor de arbeidsomstandigheden voor het bij hun organisatie-eenheden geplaatste personeel en de zorg voor milieuaspecten (met inachtneming van de namens het college van bestuur door de directeur van de Arbo- en Milieudienst gegeven richtlijnen en aanwijzingen). Ter ondersteuning van leidinggevenden bij het invullen van hun verantwoordelijkheid met betrekking tot de zorg voor arbo- en milieu-aspecten heeft de universiteit al vele jaren een netwerk van aandachtsvelders op het gebied van arbo en milieu (voorheen: Arbo- en Milieucontactpersonen, AMCP). Sinds in 2005 in de Arbowet de verplichting is vastgelegd om voor arbotaken preventiemedewerkers aan te wijzen zijn de AMCP-ers omgedoopt in Preventiemedewerkers Arbo en Milieu (PAM-er). Zij hebben ter ondersteuning van de verantwoordelijke leiding een signalerende, communicatie- en uitvoerende rol op het gebied van arbo- en milieuzaken. Binnen FNWI is de Arbo-& Milieucoördinator het centrale aanspreekpunt voor de AMD medewerkers. Voor deze coördinator is het desbetreffende UFO-profiel met de daarin beschreven kaders van toepassing. Via de Arbo-& Milieucoördinator worden arbo-en milieuzaken verder de faculteit in geleid. De PAM-mers binnen FNWI ondersteunen hun leidinggevende bij de uitvoering van de Arbo-en milieutaken en hebben een signalerende en uitvoerende rol. Tevens communiceren de PAM-mers binnen hun eigen afdeling arbo-en milieuzaken. De Arbo-& Milieucoördinator stuurt de PAM-mers functioneel binnen FNWI aan volgens de richtlijnen van de AMD binnen de wettelijke kaders, naast de hiërarchische aansturing vanuit de direct leidinggevende. De PAM-ers ontvangen voor hun extra taken een jaarlijks vast te stellen vergoeding. 2 Aanleiding en doel In het verleden is voor PAM-ers een taakomschrijving vastgesteld die zich hoofdzakelijk richt op de taken op arbo-gebied (bijlage 1). Sindsdien zijn er voor de organisatie in toenemende mate taken en verplichtingen op milieugebied ontstaan. Met de invoering van het ISO gecertificeerde Milieuzorgsysteem (2010) bij de universiteit vormt dit het kader voor de invulling van de leidinggevende verantwoordelijkheid en daarmee voor de taken van de PAM-er op milieugebied. Het doel van deze notitie is om te komen tot een geactualiseerde en geconcretiseerde taakomschrijving van de PAM-er, met name waar het taken op het gebied van milieu betreft. Binnen FNWI ontvangt iedere nieuwe PAM-mer van de Arbo-& Milieucoördinator een bevestigingsbrief van de benoeming in

2 Blad 2 de rol van PAM-mer (met cc naar de leidinggevende en P&O) met daarin de arbo-en milieutaken vermeld. In het jaargesprek worden binnen FNWI de PAM-merstaken besproken tussen leidinggevende en medewerker. 3 Wettelijk kader en toepassing hiervan bij de RU De drie wettelijke taken van een preventiemedewerker worden in de Arbowet als volgt aangegeven: Het (mede) opstellen en uitvoeren van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Het adviseren en nauw samenwerken met de ondernemingsraad / personeelsvertegenwoordiging over de te nemen maatregelen voor een goed arbeidsomstandighedenbeleid. Deze maatregelen (mede) uitvoeren. Verder is het van belang dat de preventiemedewerker die wordt aangesteld, over voldoende deskundigheid en ervaring beschikt om de preventietaken goed uit te kunnen voeren. Het bedrijf moet ervoor zorgen dat de preventiemedewerker voldoende tijd krijgt voor de uitvoering van zijn taken. In de RI&E moet worden aangeven hoe werknemers in contact kunnen treden met de preventiemedewerker, dus hoe de toegankelijkheid geregeld is. Deze wetsaanwijzingen worden vormgegeven passend binnen de organisatiestructuur van de RU. Zo heeft het CvB (of diens vertegenwoordiging) op centraal niveau contact met de medezeggenschap en heeft de directeur bedrijfsvoering binnen FNWI contact met de medezeggenschap. De RU biedt een nieuwe PAM-mer de basiscursus voor PAM-mers aan waarmee het certificaat PAMmer behaald kan worden. Vervolgens worden periodiek RU-brede na- en bijscholingen aangeboden om de deskundigheid op peil te houden. FNWI organiseert ook zelf scholingen over specifieke onderwerpen voor de eigen PAM-mers. De scholingen hebben een verplichtend karakter. Binnen FNWI zijn de PAM-mers het eerste aanspreekpunt voor arbo-en milieuzaken binnen de eigen afdeling/vleugel/locatie/eenheid en staan zij met naam vermeld op de ruimte-aanduidingsbordjes in het gebouw. 4 Nieuwe taakomschrijving Uitgangspunt is dat de preventiemedewerker een medewerker is van de eenheid waar hij zijn rol als PAM-er vervult en dat hij zijn preventietaken uitvoert naast de reguliere taken vanuit de eigen functie. De directeur van de AMD zal in overleg met de directeur P&O de vergoedingsdifferentiatie realiseren voor de tijdsinvestering van een kantoor-pam-mer versus de tijdsinvestering en te dragen verantwoordelijkheid van de laboratorium-pam-mer binnen FNWI. Tegen de achtergrond van de wettelijke verplichtingen en de kaders van het gecertificeerde milieuzorgsysteem is in bijlage 2 een actuele taakomschrijving voor de preventiemedewerker geformuleerd. In bijlage 3 zijn de activiteiten uitgewerkt in relatie tot de onderdelen van het milieuzorgsysteem. Binnen FNWI is de Arbo-& Milieucoördinator eerste aanspreekpunt voor de Arbo- & Milieudeskundigen van de AMD en worden via deze functionaris de lijnen in de faculteit uitgezet, zie aangepaste actuele taakomschrijving FNWI. De stralings- en GGO-deskundigen maken rechtstreeks gebruik van het netwerk van de wettelijk verplichte plaatselijk deskundigen binnen de afdelingen in het kader van het stralings- en GGO-zorgsysteem. 2 van 7

3 Blad 3 Bijlage 1. Bestaande taakomschrijving Preventiemedewerker Arbo- en Milieu (PAM-er) Toelichting In het verleden is onderstaande taakomschrijving vastgesteld en gecommuniceerd. Het valt op dat gesproken wordt over ondersteuning en advisering van de leidinggevende op het gebied van arbeidsomstandigheden en niet van milieuzorg. Wel worden er bij de opsomming van taken ook milieutaken genoemd. De PAM-er ondersteunt en adviseert de leidinggevende op het terrein van arbeids-omstandigheden. De PAM-er heeft een signalerende functie, o.a. bij risicosituaties. De preventiemedewerker moet hiervoor beschikken over voldoende deskundigheid en ervaring. De leidinggevende stelt tijd beschikbaar om de taken te kunnen uitvoeren en bewaakt dat de preventiemedewerker zelfstandig en onafhankelijke ondersteuning kan verlenen. Hij geeft de PAM-er voldoende gelegenheid tot het volgen van scholing, het krijgen van voorlichting en begeleiding. De preventiemedewerker is in staat de volgende taken uit te voeren in en na overleg met de leidinggevende: maakt arbeidsomstandigheden op de afdeling bespreekbaar; verleent medewerking aan de uitvoering van de RI&E en het bijbehorende plan van aanpak; woont voorlichtingsbijeenkomsten voor PAM-ers bij; organiseert, na overleg met de leidinggevende, instructiebijeenkomsten en oefeningen voor de afdeling; tracht onveilige zaken, situaties en handelingen en slechte arbeidsomstandigheden op de afdeling te signaleren en bespreekt deze met het afdelingshoofd; stelt bij ongevallen en/of ernstige incidenten, in overleg met de leidinggevende, hiervoor een verslag op; controleert en beheert persoonlijke beschermingsmiddelen, veiligheidsmiddelen en EHBOmiddelen op de afdeling, of ziet toe op die controle; geeft wijzigingen in de afdeling, voor het aanpassen van het calamiteitenplan, door aan de Staf Calamiteiten na fiattering van de leidinggevende; instrueert nieuwe en tijdelijke medewerkers binnen de afdeling met betrekking tot arbozaken, of organiseert deze instructie; e.e.a. na overleg met de leidinggevende; bevordert en coördineert, in overleg met de leidinggevende, inzameling en afvoer van de diverse afvalstromen binnen de afdeling (chemisch afval, glas, papier etc.), rekening houdend met de bestaande procedures/richtlijnen zoals deze door de Productgroep Logistiek & Services zijn vastgesteld; bevordert in overleg met de leidinggevende de aankoop en hergebruik van milieu-vriendelijke producten, stoffen en materialen; stimuleert de toepassing van milieuvriendelijke werkwijzen en het hergebruik van stoffen en producten die in de afvalfase terecht zijn gekomen; werkt samen met andere aandachtsvelders en/of afdelingsdeskundigen. 3 van 7

4 Blad 4 Bijlage 2. Voorstel taakomschrijving Preventiemedewerker Arbo- en Milieu (PAM-er) Doel Binnen FNWI: de PAM-mers signaleren, ondersteunen en bewaken van arbo-en milieuwerkzaamheden binnen een afdeling/vleugel/locatie/eenheid in opdracht van de arboverantwoordelijke leidinggevende teneinde een veilige en milieuvriendelijke werkomgeving te bevorderen en een bijdrage te leveren aan het vermijden van arbo- en milieurisico s. De Arbo- &Milieucoördinator initieert en coördineert de arbo-en milieutaken binnen de faculteit, eea volgens de richtlijnen van de AMD binnen de wettelijke kaders. Context Rapporteert aan/ontvangt opdrachten van de arbo-verantwoordelijke leidinggevende. Ontvangt functionele aansturing van arbo- en milieukundigen van de Arbo- en Milieudienst en/of de Arbo- en Milieucoördinator van de faculteit (FNWI). Voert de taken uit binnen de formele kaders van de Arbowet, Milieuwetgeving, de Arbocatalogus Nederlandse Universiteiten, de regelgeving op instellingsniveau en het Milieuzorgsysteem van de Universiteit. Binnen FNWI: ontvangt hiërarchische aansturing van de arbo-verantwoordelijke leidinggevende en werkt volgens de richtlijnen van de AMD en wettelijke kaders, ontvangen via de Arbo-& milieucoördinator. Kernactiviteiten (eea in overleg met de Arbo-& Milieucoördinator) 1. Uitvoeren van de risico-inventarisatie en evaluatie Verrichten van werkzaamheden ter uitvoering van de (verdiepte/geactualiseerde) RIE Bijdragen aan de opstelling van het plan van aanpak en deelplannen Toezien op naleving van de plannen Adviseren over oplossingen ter beperking van geconstateerde risico s Controleren en rapporteren of aan de risicobeperkende besluiten wordt voldaan 2. Signaleren en (doen) onderzoeken van risico s, incidenten en ongevallen Aangeven van onderwerpen bij leidinggevenden waar onderzoek naar gedaan moet worden Bijdragen aan de samenstelling van de onderzoeken en plannen en (doen) uitvoeren van onderzoeken, zoals naar (bijna) ongevallen, veiligheidsincidenten, storingen in installaties en ongeregeldheden Controleren en rapporteren of aan de risico beperkende besluiten wordt voldaan Optreden als registratie-/meldpunt voor ongevallen en beroepsziekten 3. Communicatie en voorlichting over arborisico s en milieuaspecten binnen de eenheid Geven van ad hoc A&M-voorlichting aan studenten en medewerkers Communiceren van door de AMD op instellingsniveau opgestelde ontruimingsplannen en IM-noodplannen Geven van voorlichting ten aanzien van de geldende A&M-richtlijnen aan nieuwe medewerkers en externen die binnen de eenheid werkzaam zijn 4 van 7

5 Blad 5 4. Bespreken met leidinggevenden, medewerkers en andere betrokkenen binnen de eenheid inzake praktische en technische vragen op A&M-terrein bespreken van praktische of technische voorstellen met management, medewerkers en andere betrokkenen ten aanzien van A&M-vraagstukken Participeren in (facultaire) A&M-werkgroepen op verzoek van de AC FNWI Bijlage 3. Uitwerking taken preventiemedewerker in het kader van het milieuzorgsysteem Onderdeel MZS Activiteit preventiemedewerker Kader ISO Interne audits Bij een interne audit treedt de PAM-er namens de direct leidinggevende op als geauditeerde namens faculteit, instituut, cluster of sector. De PAM-er ondersteunt de verantwoordelijke leiding bij het uitvoeren van eventuele verbetermaatregelen. Procedure interne milieuaudits Werkwijze interne milieuaudits Externe audits Interne beoordeling naleving wet- en regelgeving De PAM-er treedt namens de leidingevende op als geauditeerde bij een externe milieuaudit van de eigen eenheid. De Arbo-&Milieucoördinator is eerste en de PAMmer is tweede contactpersoon voor de AMD bij een interne beoordeling van de naleving van wet- en regelgeving. Werkwijze externe audits (Nog) niet beschreven Overheidsinspecties De Arbo-&Milieucoördinator is eerste en de PAMer is tweede contactpersoon voor de AMD bij een milieu-inspectie van provincie Gelderland of gemeente Nijmegen. Procedure afwijkingen, corrigerende en preventieve maatregelen. beschreven Implementatie wet- en regelgeving, milieuvoorschriften en regelingen. De PAM-er geeft binnen de eigen eenheid informatie en voorlichting aan medewerkers en studenten van de eenheid. beschreven Continue verbetering van de milieuzorg. Wanneer tekortkomingen of verbeteringen gesignaleerd worden, signaleert de PAM-er dit naar leidinggevende en zonodig met de Arbo- &Milieucoördinator en coördinator van het milieuzorgsysteem Monitoring en meting PAM-ers ondersteunen de directeur of leidinggevende bij het monitoren van milieudoelstellingen. Sommige PAM-ers hebben de taak om specifieke monitoringgegevens te generen en hierover te communiceren met AMD. Procedure monitoring en rapportage beschreven van 7

6 Blad 6 Milieuactielijst PAM-ers ondersteunen de directeur of leidinggevende bij het opvolgen van de geplande maatregelen en het uitvoeren van verbeterprojecten. Format milieuactielijst Milieuaspectenregister Wanneer nieuwe milieuaspecten in de eigen faculteit, instituut, cluster of sector gesignaleerd worden, communiceren PAM-ers hierover met de coördinator van het milieuzorgsysteem en Arbo- &Milieucoördinator. Procedure centraal milieuregister beschreven Milieubeleidsplan Namens faculteit, instituut, cluster of sector leveren PAM-ers input voor een nieuw milieubeleidsplan en werken zij mee aan de evaluatie van een oud milieubeleidsplan. Binnen FNWI loopt dit via de Arbo-&Milieucoördinator. Werkwijze milieubeleidsplan Milieujaarprogramma PAM-ers leveren input voor ieder nieuw milieujaarprogramma en werken mee aan de evaluatie van een oud milieujaarprogramma.binnen FNWI loopt dit via de Arbo-&Milieucoördinator. Werkwijze milieujaarprogramma beschreven Deskundigheidsbevordering milieu. De PAM-ers houden hun kennis op peil, o.a. door het bijwonen van periodieke PAM bijeenkomsten. Procedure milieucommunicatie van 7

7 Blad 7 Aanvullingen FNWI, 7 november van 7