GEBRUIKERSHANDLEIDING OPENSKOS voor documentalisten en beheerders

Transcriptie

1 GEBRUIKERSHANDLEIDING OPENSKOS voor documentalisten en beheerders Inhoud: Blz. Inhoud 1 1. Inloggen 2 2. Uitloggen 2 3. Zoeken, bladeren en bewerken: schermopbouw 2 4. Linkerschermdeel: zoekmogelijkheden 2 4a. Zoekbalk / Truncatie / Concept scheme 4b. Zoekresultaat 4c Labels / Concepten 4d. Documenteigenschappen (of: Notes) / Vrije tekst zoeken 4e. Systematisch zoeken 4f. Filters in: Uitgebreide zoekmogelijkheden 4g. Zoekprofielen / Zoekprofielen documentalist en docu_scopenote 4h. Instellen eigen zoekprofiel 5. Middenschermdeel: detailscherm 7 6. Rechterschermdeel 7 6a. Tabblad Geschiedenis 6b. Tabblad Selectie 7. Bewerken: Aanmaken nieuw (kandidaat-)concept 8 8. Voorstellen tot accordering/wijziging van bestaande concepten 9 9. Functionaliteit t.b.v. beheer 9 9a. Beheerschermen: - Beheer instelling - Beheer collecties - Beheer gebruikers - Beheer taken - Beheer concept scheme 9b. Bewerken van concepten 9c. Wijzigen status van meerdere concepten tegelijk 9d. Leggen van relaties en matches 9e. Sneltoetsen 9f. Rapportage BIJLAGE 1: Assen en hun iconen 12 BIJLAGE 2: Uitleg van de gebruikte termen 13 1

2 1. Inloggen Start de OpenSKOS-webapplicatie nadat je met je Beeld en Geluid-account bent ingelogd in Gmail: Je komt dan in het inlogscherm. Negeer de invulbalken links in het inlogscherm. Kies voor het inloggen met het Google-account: Je logt dan automatisch in met de rechten en rollen die bij je functie horen. Je kunt overigens meerdere browser-tabbladen openen onder hetzelfde account, soms kan dat handig zijn. Na enige tijd geen gebruik te hebben gemaakt van OpenSKOS wordt een gebruiker mogelijk automatisch uitgelogd. Het is dan nodig even opnieuw in te loggen. 2. Uitloggen Sluit de applicatie eenvoudigweg door te klikken op het uitgang -logootje in de rechterbovenhoek. Op de vraag Are you sure you want to logout? klik je op OK. 3. Zoeken, bladeren en bewerken: schermopbouw Na het inloggen in de OpenSKOS Editor komt de gebruiker terecht in het scherm Zoeken, bladeren en bewerken. Daarnaast bevat de applicatie een aantal beheerschermen. Deze schermen zijn voor de documentalist niet van belang en niet toegankelijk, en laten we hier buiten beschouwing. De onderdelen van het scherm Zoeken, bladeren en bewerken zijn, van links naar rechts: 1. het linkerschermdeel bevat: de zoekbalk ernaast een doorklikmogelijkheid naar zoekopties (Toon uitgebreide zoekmogelijkheden) het aanvinkvenstertje met de assen (dit heet: Concept scheme) te openen venstertje Zoekprofiel het schermdeel Zoekresultaat een doorklikmogelijkheid (bij geen resultaat) naar: Voeg deze term toe 2. het middenschermdeel is het schermdeel met details van het actieve concept, waarin onder meer de volgende informatie: de labels de status van het document (o.a. status kandidaat ) de documenteigenschappen de semantische relaties en relaties met concepten uit andere assen de mutatievelden 3. in het rechterschermdeel bevinden zich de tabbladen: Geschiedenis Selectie 4. Linkerschermdeel: zoekmogelijkheden 4a. Zoekbalk / Truncatie / Concept scheme 2

3 Links boven in de editor bevindt zich de zoekbalk, van waaruit een zoekactie gestart kan worden. Wanneer er niets ingetikt wordt in de zoekbalk, verschijnt in schermdeel Zoekresultaat de gehele inhoud van de GTAA, dus van alle assen waartoe de gebruiker geautoriseerd is. Wanneer in schermdeel Concept scheme één of meerdere assen worden aangevinkt, wordt de gehele inhoud van deze as(sen) weergegeven. Bovenaan wordt telkens het aantal gevonden resultaten vermeld. Het zoeken werkt met autocompletion, echter enigszins afwijkend van de eerder gehanteerde werkwijze, nl. met een asterisk (*) achter de zoekterm. Concepten worden gevonden wanneer deze in de zoekbalk volledig en correct ingetikt worden, of wanneer een asterisk (*) aan de zoekterm wordt toegevoegd. In het laatste geval worden alle concepten gevonden die voldoen aan de evt. aangevinkte as(sen) in Concept scheme, en aan de instellingen van de zoekfilters in het schermpje Uitgebreide zoekmogelijkheden (zie pag. 5). Een overzicht van de assen met de bijbehorende iconen vind je in Bijlage 2. Truncatie van de zoekterm kan worden toegepast met behulp van deze wildcards in de zoekbalk: * (asterisk): te gebruiken voor 0 of meer karakters? (vraagteken): te gebruiken voor 1 karakter Doordat de editor tussentijds resultaten toont, kan er begonnen worden met het intikken van de eerste letters van de zoekterm gevolgd door een asterisk (*), waarna er steeds een letter extra ingetikt kan worden (dus vòòr de asterisk). De zoekresultaten worden dan automatisch ververst. Voorbeeld: mos* (in zoekbalk, zonder assen aangevinkt) geeft een hele lijst met concepten die matchen. Voeg een z toe: mosz* en nu blijft alleen nog de lijst met Moszkowiczen over. 4b. Zoekresultaat In het schermdeel Zoekresultaat zie je de resultaten van je zoekvraag alfabetisch weergeven, afhankelijk van de assen waarin je zoekt en van de overige zoekinstellingen. Deze zoekinstellingen kunnen worden ingesteld in het schermpje Uitgebreide zoekmogelijkheden (zie pag. 5), maar je kunt ook van een voorgedefinieerd zoekprofiel gebruik maken (zie pag. 6.). Aan de iconen herken je de as waarin de concepten voorkomen. Scope notes bij de concepten worden in het Zoekresultaat als popup zichtbaar wanneer erover gescrold wordt. Wanneer er meer concepten gevonden zijn dan in één keer kunnen worden getoond, zie je onderaan de aanklikmogelijkheid Klikken op een zoekresultaat maakt het concept actief : alle details van het concept worden getoond in het middelste schermdeel, het detailscherm. Concepten met de status kandidaat worden weergegeven in blauw, concepten met de status vervallen worden (ten behoeve van beheer) getoond in rood. De knop geeft de mogelijkheid om het concept toe te voegen aan tabblad Selectie. De knop is voor beheerdoeleinden, hiermee worden relaties met andere concepten gelegd. 4c. Labels / Concepten In SKOS is sprake van labels, die je kunt zien als etiketjes die aangeven of het gaat om een concept (dat is een voorkeursvorm, voorheen term genoemd), om een niet-voorkeursvorm of anderszins om een verwijsterm. Het concept is een kernbegrip binnen SKOS, niet langer de term staat centraal, maar het concept. Een concept draagt het label preferred label. Aan concepten kunnen verder hangen: alternatieve zoekingangen, nl. alternative labels en hidden labels (zie pag. 5) diverse documenteigenschappen, ofwel: Notes (zie pag. 4) relaties met andere concepten, van diverse typen, nl.: hiërarchische en associatieve relaties binnen een as, of relaties met concepten uit andere assen (zie pag. 7 en 9) In je zoekresultaat worden telkens alléén de preferred labels (concepten) weergegeven, en niet de alternatieve zoekingangen met alternative label en/of hidden label. Dus getoond worden alle concepten die voldoen aan je zoekvraag. Wanneer je zoekinstellingen ook de niet-voorkeursvormen (alternative en/of hidden label) meenemen, zal in de resultaten altijd de voorkeursvorm getoond worden, het concept. 3

4 Voorbeeld: je zoekt vuil* in de as Onderwerpen. Als zoekresultaat zie je onder meer de concepten afval en afvalverbranding. Deze hebben nl. als alternative label vuilnis en vuilverbranding, deze worden echter niet getoond in de zoekresultaten. Wanneer je truncatie gebruikt in de labels (dus het concept met bijbehorend alternative en/of hidden label), dan geldt de truncatie voor het volledige label, inclusief leestekens en spaties waarin de wildcard voorkomt. Voorbeeld: boer* (in zoekbalk, zonder assen aangevinkt), geeft enkele honderden zoekresultaten, waaronder Afrikaners (met altlabel: Boeren), Boer zoekt vrouw, Boer, Albert de. Bij het zoeken op labels is het niet mogelijk om booleaans te zoeken, dat wil zeggen met gebruikmaking van de operatoren AND, OR en NOT. Dat kan alleen in de documenteigenschappen (zie hieronder: Vrije tekst zoeken). 4d. Documenteigenschappen (of: Notes) / Vrije tekst zoeken Een concept kan voorzien zijn van diverse documenteigenschappen, genaamd notes. Dit zijn: scope note (korte toelichting bij het concept) note (een toelichting van algemene aard; bevat de inhoud van veldje Toelichting uit de VDAmodule example (voorbeeld) definition (niet in gebruik) change note (opmerking m.b.t. wijzigingen van een concept, van administratieve of beheersmatige aard) editorial note (opmerking m.b.t. tot het concept van administratieve aard) history note (opmerking over de geschiedenis van een concept) Bij het aanmaken van een kandidaatconcept kun je overigens maar drie van de documenteigenschappen meegeven: de scope note, note en example. Wanneer je truncatie gebruikt in de documenteigenschappen, geldt deze alleen voor het woord waarin de wildcard voorkomt. Voorbeeld: boer* (gezocht in zoekprofiel mèt zoeken op documenteigenschappen), geeft nog tientallen extra zoekresultaten ten opzichte van het zoeken op labels, zoals Erfgooiers {vereniging van boeren in het Gooi} en Frau Antje {Duits reclamefiguur van een Nederlandse boerenvrouw in klederdracht} Wanneer je zoekinstelling zodanig is dat je ook op documenteigenschappen zoekt, dan kun je niet alleen met truncatie zoeken, maar ook met booleaanse operatoren AND, OR en NOT (met hoofdletter!). Dit maakt onder meer het vrije tekst zoeken in de Scope note mogelijk. Gebruik dan het zoekprofiel docu_scopenote (zie ). AND: Gebruik de AND-operator om in velden te zoeken waar alle zoektermen in voorkomen. Voorbeeld: voorzitter AND vpro OR: Gebruik de OR-operator om in velden te zoeken waar tenminste één van de zoektermen in voorkomen. Voorbeeld: trainer OR bondscoach NOT: Gebruik de NOT-operator om zoektermen uit te sluiten bij een zoekvraag. Voorbeeld: dichter NOT schrijver 4e. Systematisch zoeken Om systematisch te zoeken in de onderwerpsassen, kies je het zoekprofiel Classificatie. Zorg dat de zoekbalk leeg is en in Concept scheme de as Classificatie is aangevinkt. In Zoekresultaat verschijnen dan de hoofdrubrieken van de Classificatie. Wanneer je het plusje links van het concept aanklikt, verschijnen de subrubrieken die eronder hangen (dit geldt niet voor 00X algemeen). Wanneer je vervolgens het plusje naast de gewenste subrubriek aanklikt, verschijnen daaronder de topconcepten (de concepten die geen broader relatie hebben) uit de onderwerpsassen. Naar gelang deze topconcepten narrower relaties hebben, kun je ook deze openen met het plusje links van het concept. In het voorbeeld: delfstoffen. Niet alle topconcepten hebben narrower relaties, wanneer je hierbij het 4

5 plusje aanklikt verandert dit in een leeg vakje. Een lager niveau is telkens in een andere kleur weergegeven. De scheidslijn tussen het linker- en het middenschermdeel is schaalbaar, de kolom met zoekresultaten is dus breder te maken. De aanwezigheid van dubbele onderwerpsconcepten (bijv. bij afvalverwerking en booreilanden) is eenvoudig te verklaren: het gaat dan om het concept uit de as Onderwerpen èn het concept uit de as Onderwerpen beeld-geluid. In de toekomst worden beide, omdat het tenslotte om hetzelfde concept gaat, waar mogelijk samengevoegd. 4f. Filters in: Uitgebreide zoekmogelijkheden De toegang tot het schermpje met uitgebreide zoekmogelijkheden bevindt zich rechts naast de zoekbalk: De volgende filters kunnen gebruikt worden bij het zoeken: Taal: de GTAA bevat uitsluitend Nederlandstalige labels, maar de applicatie biedt de mogelijkheid om andere talen toe te voegen. Lexical label: in SKOS is sprake van labels, die aangeven of een term/concept een voorkeursvorm, een niet-voorkeursvorm of anderszins een verwijsterm betreft. Deze labels zijn: preferred label: hier gaat het om de voorkeursvorm bij een concept alternative label: dit betreft een niet-voorkeursvorm, die verwijst naar het concept met preferred label (voorheen: de USE/UF-relatie) hidden label: dit is een niet-voorkeursterm van een andere aard, bijv. als zoekingang voor: weergave van persoonsnamen zonder inversie, bijv.: hidden label = Jeen van den Berg (preflabel = Berg, Jeen van den) weergave van overige eigennamen waarbij mogelijk op een ander naamsdeel wordt gezocht, bijv.: hidden label = Gaudeamus (preflabel = Stichting Gaudeamus) alternatieve schrijfwijzen bij lastig te spellen termen, bijv.: hidden label = Tjaikovski, Pjotr Iljits (preflabel = Tsjaikovski, Pjotr Iljits) Ook de hidden labels hangen aan een preferred label. Status: hierbij kunnen worden aangevinkt: 5

6 goedgekeurd: in OpenSKOS betreft dit een expliciete waarde (in tegenstelling tot de VDA-module) kandidaat: dit filter maakt het mogelijk alleen op kandidaatconcepten te zoeken vervallen: deze status wordt gebruikt voor termen/concepten die niet langer in gebruik zijn, alsmede voor termen die in de vervallen assen voorkomen Te controleren: dit betreft een zoekoptie ten behoeve van beheer, deze zoektoptie is voor documentalisten niet relevant. Documenteigenschappen: lijstje zie pag. 4. Alleen topconcepten: deze zoekoptie is slechts zinvol bij onderwerpen en rubrieken; bij een vinkje op deze plek worden alleen concepten weergegeven die geen broader relatie hebben; bij het zoekprofiel Classificatie is deze optie standaard aangevinkt. Alleen verweesde termen: deze zoektoptie is voor documentalisten niet relevant. Search in notation: dit is de zoekmogelijkheid op identifier, voor de documentalist minder relevant. Search in uri: dit is een alternatieve zoekmogelijkheid op identifier, voor de documentalist eveneens minder relevant. Aangemaakt, aangepast of goedgekeurd Dit zijn zoekopties met name voor thesaurusbeheerders, doorgaans in combinatie met de zoekopties eronder: rollen (gast / user / editor / beheerder / root) gebruikers vanaf / to (voor het zoeken op datum of periode) Wanneer je bijv. je eigen termen van de afgelopen maand wil nakijken, kun je aangemaakt aanvinken, met daarbij je naam in gebruikers, in combinatie met een datumbereik. Tenants: bij tenants, organisaties, dient altijd de optie Beeld & Geluid actief te zijn. 4g. Zoekprofielen / Zoekprofielen documentalist en docu_scopenote Het is handig om bij het zoeken gebruik te maken van één van de voorgedefinieerde zoekprofielen in het drop down-lijstje Zoekprofiel. Default staat dit ingesteld op zoekprofiel documentalist. Gebruik van de voorgedefinieerde zoekprofielen is niet verplicht, de zoekfilters zijn naar persoonlijke voorkeur in te stellen. Wees er echter op verdacht: wanneer je zoekresultaat afwijkt van wat je verwachtte, zijn de zoekmogelijkheden wellicht niet ingesteld zoals gewenst. De zoekfilters kun je evt. aanpassen aan persoonlijke wensen in het schermpje Uitgebreide zoekmogelijkheden (zie pag. 5). De toegang tot dit schermpje bevindt zich rechts naast de zoekbalk: Bij het zoekprofiel documentalist zijn standaard de volgende filters ingesteld: Taal: Nederlands (Dutch) Lexical labels: preferred alternative hidden Status: goedgekeurd kandidaat De documenteigenschappen worden niet meegenomen wanneer je dit zoekprofiel gebruikt. Mocht je eens op een specifieke Scope note willen zoeken, gebruik dan het zoekprofiel docu_scopenote. Als zoekresultaat krijg je dan niet alleen de concepten waaraan de zoekvraag voldoet (inclusief de altlabels en hiddenlabels), maar ook die concepten waarbij de Scope note antwoord geeft op de zoekvraag. 4h. Instellen eigen zoekprofiel Wanneer je permanent of tijdelijk een eigen zoekprofiel wil gebruiken, kies je de gewenste filters in het schermpje Uitgebreide zoekmogelijkheden, knopje rechts naast de zoekbalk. Wanneer je de filters hebt ingesteld, bewaar je het profiel met gebruikmaking van de knop. 6

7 Kies een logische naam, bijv.: profielanna (wanneer je Anna heet). Vervolgens moet je nogmaals Save profile as aanklikken. Tenslotte sla je het profiel op met. Je kunt dit profiel altijd ongedaan maken door aan te klikken. Wanneer je je pr.. Wanneer je je profiel wil aanpassen, selecteer je de gewenste zoekfilters en klik je op Ga hier terughoudend mee om, stel nooit meer dan één eigen profiel in. Wanneer je slechts kort van een aangepast zoekprofiel gebruik wil maken, kun je in zoekprofiel documentalist de gewenste zoekoptie aanbrengen en afsluiten met. Het zoekprofiel luidt dan aangepast, maar wordt niet als zodanig opgeslagen. Wanneer je deze zoektoptie wil beëindigen, klik dan herstel naar standaard of documentalist aan in het venstertje Zoekprofiel. 5. Middenschermdeel: detailscherm Het middelste schermdeel is het detailscherm waar de details van het actieve concept worden getoond. Een concept wordt geactiveerd door het aan te klikken vanuit het schermdeel Zoekresultaat, maar dit kan ook vanuit het tabblad Geschiedenis of het tabblad Selectie. Je treft hierin aan: bovenaan: het concept (preferred label) status te controleren (dit is met name beheerinformatie) midden links, van boven naar beneden: balk voor de talen labels (preferred, alternative en hidden label) documenteigenschappen (Scope note, Note, Example, etc.) midden rechts: balk voor de assen semantische relaties (broader, narrower en related); de gerelateerde concepten werken als hyperlinks, aanklikken activeert deze concepten mapping eigenschappen, ook wel: matches (broader, narrower of related match), dit betreffen relaties tussen concepten uit verschillende assen; ook matches werken als hyperlinks, aanklikken activeert deze concepten vakje met URI, Notation en vermelding Top concept onderaan: mutatievelden (van links naar rechts: Aangemaakt datum/naam, Gewijzigd datum/naam, Goedgekeurd datum/naam 6. Rechterschermdeel: tabbladen Tabblad Geschiedenis Wanneer je een concept in het scherm Zoekresultaat aanklikt, komt dit concept (behalve in het detailscherm) automatisch ook in het tabblad Geschiedenis. Hierdoor kun je tijdens het werken eenvoudig terugkeren naar een eerder geactiveerd concept. Concepten met de status kandidaat worden weergegeven in blauw. Vanuit tabblad Geschiedenis (en tevens vanuit schermdeel Zoekresultaten) is het mogelijk om concepten toe te voegen aan het tabblad Selectie. Gebruik hiervoor de knop. Met de knop wis je de hele inhoud van het tabblad. Tabblad Selectie Vanuit het scherm Zoekresultaat en ook vanuit het tabblad Geschiedenis, is het mogelijk om concepten toe te voegen aan de gekozen selectie in het tabblad Selectie. Dit kan soms handig zijn wanneer je bijvoorbeeld bepaalde concepten met elkaar wil vergelijken, of eenvoudig heen en weer wil springen binnen een specifieke set concepten. Concepten met de status kandidaat worden weergegeven in blauw. 7

8 Met de knop kun je een enkel concept verwijderen uit de Selectie, de knop zorgt ervoor dat de hele inhoud van dit tabblad wordt gewist. In beide tabbladen is de knop Exporteer aanwezig, waarmee een export of rapportage gemaakt kan worden van de concepten in het betreffende tabblad. Deze mogelijkheid zal door documentalisten niet of nauwelijks worden gebruikt. 7. Bewerken: Aanmaken nieuw (kandidaat-)concept In de rol van documentalist, is alleen de mogelijkheid ingesteld tot het aanmaken van een nieuw concept met de status kandidaat, zoals eerder al het geval was. 1. Wanneer je een nieuw concept wil aanmaken (bijv. pizza s ), is het zaak eerst goed na te gaan of het nog niet bestaat. Check of je zoekprofiel correct is, dus of het op standaardprofiel documentalist staat, en zoek evt. ook met toevoeging van * in de zoekbalk. 2. Wanneer je telkens Geen resultaat gevonden voor pizza s als Zoekresultaat krijgt, klik je hieronder op Voeg deze term toe 3. In het detailscherm verschijnt dan Nieuw Concept pizza s Hierbij is de status kandidaat automatisch al geactiveerd. 4. Je gaat dan als volgt te werk: a. Controleer of het Preferred label correct gespeld is, dus of er bijv. geen * achter het concept is meegenomen. b. Klik het logo voor de assen aan: Hiermee geef je aan in welke as je het concept wenst. Bij vergissing is het mogelijk om de as te corrigeren, echter moet dit gebeuren voor je het concept opslaat. Het is mogelijk om een concept te voorzien van meerdere assen, bijv. om iemand zowel in Maker als in Persoonsnamen in te voeren. Gebruikt wordt dan het logo NB: In de praktijk zullen we dit echter vooralsnog niet doen. Wanneer je een as weer wil verwijderen, gebruik je: c. Onder de labels, links in het detailscherm, kun je documenteigenschappen toevoegen: Scope note: voor een korte toelichting bij het concept. Note: wanneer je om een andere reden een toelichting wil geven, bijv. een advies over andere labels of relaties die het concept zou moeten krijgen. Example: wanneer je een voorbeeld of TaakId wil toevoegen. Wanneer je een eigenschap hebt aangeklikt en ingevuld, wordt deze pas meegenomen bij het concept dat opgeslagen moet worden, wanneer je nogmaals klikt op: 5. Wanneer je alles ingevuld en gecontroleerd hebt, klik je op of je gebruikt de sneltoets Ctrl-s om op te slaan. 8

9 8. Voorstellen tot accordering/wijziging van bestaande concepten Wanneer je een wijziging in een bestaand concept wil doorgeven, bijvoorbeeld de toevoeging van een Scope note, stuur dan s.v.p. een mail naar de postbus van de afdeling Metadatabeheer: Wanneer je een correctie wil doorgeven in een bestaand concept waarbij ook het preferred label wijzigt (bijvoorbeeld een persoonsnaam met initiaal dient vervangen te worden door de naam met voornaam voluit), stuur ook dan een mail naar de postbus van Metadatabeheer. Het concept wijzigt in dat geval nl. niet (terwijl voorheen wèl een nieuwe term ingevoerd werd). Metadatabeheer zorgt vervolgens voor de correctie van het concept. 9. Functionaliteit t.b.v. beheer Deze functionaliteit is niet toegankelijk voor documentalisten. 9a. Beheerschermen Ten behoeve van beheer kent OpenSKOS de volgende schermen: - Beheer instelling - Beheer collecties - Beheer gebruikers - Beheer taken - Beheer concept scheme (incl. iconen) Dit zijn schermen die gebruikt worden voor algemeen thesaurusbeheer en applicatiebeheer, doorgaans niet voor beheer van specifieke concepten. 9b. Bewerken van concepten activeer het te bewerken concept in het detailscherm klik op de knop je kunt nu: de status wijzigen te controleren aan- of uitvinken de as wijzigen labels wijzigen of aanvullen documenteigenschappen wijzigen of toevoegen Scope note: gebruik als bekend Note: voor een meer algemene toelichting bij een concept, zoals ook de documentalisten dit attribuut zullen gebruiken Example: voorbeeld, bijv. een TaakId Definition: dit is een attribuut dat (nog) niet gebruikt wordt Change note: voor vermelding van een wijziging van het concept Editorial note: voor beheersmatige informatie History note: dit is een attribuut dat voor conversie van toepassing is een concept verwijderen belangrijk: daadwerkelijk verwijderen doen we alléén wanneer een concept bij vergissing of per abuis is aangemaakt door een documentalist of beheerder wanneer een concept wèl als zodanig in gebruik is geweest, wijzig dan de status in vervallen, en vermeld de reden van de statuswijziging in de Editorial note dit geldt ook wanneer een voorgesteld concept wordt afgekeurd in het CoCa-proces, ook hier de reden van afkeuring vermelden in de Editorial note klik op om op te slaan, je komt dan vanzelf terug in de bekijk modus 9c. Wijzigen status van meerdere concepten tegelijk 9

10 In het tabblad Selectie bestaat de mogelijkheid om van meerdere geselecteerde concepten tegelijk de status te wijzigen, bijvoorbeeld in goedgekeurd. Gebruik hiervoor de knop. Dit werkt uiteraard alleen bij een selectie die alle dezelfde te wijzigen status hebben. In het geval van kandidaatconcepten die je goedkeurt, zie je de weergave van de concepten wijzigen van blauw naar zwart. 9d. Leggen van relaties en matches Het leggen van relaties gaat in grote lijnen als volgt: zorg dat je één van beide te relateren concepten beschikbaar hebt in het Zoekresultaat, het andere concept in tabblad Selectie activeer één van beide concepten door middel van aanklikken, waardoor het getoond wordt in het detailscherm klik vervolgens in het detailscherm op de knop klik op de knop rechts naast het àndere concept hiermee open je het schermpje: klik het type relatie aan dat je tussen beide concepten wil leggen; dit zal doorgaans een semantische relatie zijn, bijv. een related relatie (de mapping eigenschappen eronder, de matches, worden momenteel alleen gebruikt voor relaties tussen concepten uit de assen Classificatie (dus subrubrieken) en uit de onderwerpsassen) in het detailscherm verschijnt de aangemaakte relatie; vergewis je er hier van dat je het correcte relatietype gekozen hebt, vooral bij de hiërarchische relaties broader en narrower is het erg opletten NB: een sterretje in het detailscherm bij een gerelateerd concept betekent dat de relatie vanuit een ander concept dan het huidige concept is aangemaakt klik op om op te slaan 9e. Sneltoetsen Voor het wijzigen van de status van concepten, voor het leggen van relaties en om op te slaan, zijn de volgende sneltoetsen beschikbaar: 10

11 Ctrl-u Unset to be checked status and set status of editable concept to approved. Ctrl-1 Create a broader term relation for the currently selected concepts with the current concept being edited. Ctrl-2 Create a narrower term relation for the currently selected concepts with the current concept being edited. Ctrl-3 Create a related term relation for the currently selected concepts with the current concept being edited. Ctrl-4 Create a exact match relation for the currently selected concepts with the current concept being edited. Ctrl-5 Create a close match relation for the currently selected concepts with the current concept being edited. Ctrl-6 Create a broader match relation for the currently selected concepts with the current concept being edited. Ctrl-7 Create a narrower match relation for the currently selected concepts with the current concept being edited. Ctrl-8 Create a related match relation for the currently selected concepts with the current concept being edited Ctrl-s Save currently edited record 9f. Rapportage Voor het maken van rapportages en exporten van (een set van) concepten, bijvoorbeeld concepten met de status kandidaat of concepten in een bepaalde as, bestaat de knop. Deze kan worden geactiveerd vanuit het Zoekresultaat, vanuit het detailscherm en vanuit de tabbladen Geschiedenis en Selectie. vanuit het Zoekresultaat: hiermee maak je een export van de gehele inhoud van deze kolom vanuit het detailscherm: hiermee exporteer je alleen het actieve concept vanuit het tabblad Geschiedenis of het tabblad Selectie: hiermee exporteer je de gehele inhoud van dit tabblad Na activering, opent het schermpje: De formaten waarnaar geëxporteerd kan worden, zijn: Xml (een standaard voor uitwisseling van bestanden): te gebruiken doorgaans voor hele assen Csv (kommagescheiden bestand): dit is een formaat dan kan worden omgezet naar Excel; bij deze optie dienen alle afzonderlijke velden die in de export moeten komen, te worden aangeklikt Rtf (Rich Text Format): dit formaat genereert een Word-bestand; deze optie is zeer geschikt voor export van (delen van) de onderwerpsassen en de classificatie, omdat hierin het aantal niveaus van weergave kan worden opgenomen 11

12 BIJLAGE 1.: Assen en hun iconen, in alfabetische volgorde Classificatie (GTAA) de rubrieksindeling bij de assen Onderwerpen en Onderwerpen beeld-geluid Doelgroep (non-gtaa) lijst van doelgroepen waarop producties zich richten Genre (GTAA) as met thesaurusstructuur voor de typering van een audiovisuele productie als geheel Geografische namen (GTAA) lijst met namen van geografische eenheden; hierbij zal nog een thesaurusstructuur worden ingevoerd Maker (GTAA) lijst met namen van degenen die meewerkten aan de totstandkoming van producties Namen (GTAA) lijst met eigennamen van organisaties, bouwwerken, prijzen, programma s, boeken, oorlogen enz. Onderwerpen (GTAA) kernas van de thesaurus, met een uitvoerige structuur van relaties; de termen zijn systematisch toegankelijk met behulp van de as Classificatie Onderwerpen beeld-geluid (GTAA) de as voor onderwerpstermen voor specifieke shots en geluiden; de termen zijn systematisch toegankelijk met behulp van de as Classificatie Persoonsnamen (GTAA) lijst van namen van personen die een inhoudelijk element in producties vormen Productie (non-gtaa) lijst met namen van producenten, opdrachtgevers, subsidiegevers en sponsors Taal (non-gtaa) lijst met talen die in producties worden gesproken Zender (non-gtaa) lijst met netten en zenders, zonder onderlinge relaties Zendgemachtigde (non-gtaa) lijst met zendgemachtigden 12

13 BIJLAGE 2: Uitleg van de gebruikte termen alternative label: autocompletion: booleaans zoeken: concept : concept scheme: hidden label: label: matches: OpenSKOS: preferred label: SKOS: etiketje dat een niet-voorkeursvorm aangeeft, waarvoor voorheen de USE/UF-relatie werd gebruikt; het alternative label hangt altijd aan een concept met preferred label automatische weergave van alle zoektermen die aan de onvolledig geformuleerde zoekvraag voldoen; bij de labels dient daarbij altijd een asterisk (*) te worden ingetikt in de zoekbalk zoeken in vrije tekst met de operatoren AND, OR en NOT begrip of eigennaam met een preferred label, dat daarnaast alternatieve zoekingangen kan hebben, alsmede diverse eigenschappen en relaties; het concept was voorheen bekend als term of voorkeursterm as; concept schemes zijn de assen waarin de concepten gegroepeerd zijn etiketje dat een niet-voorkeursvorm aangeeft, waarvoor voorheen geen zoekingang beschikbaar was; het hidden label hangt altijd aan een concept met preferred label en wordt bijv. gebruikt voor persoonsnamen zonder inversie (omkering van de volgorde) etiketje dat aangeeft of de betreffende term een voorkeursvorm betreft, een niet-voorkeursvorm of een verwijsterm van een andere aard (zie bij: preferred label, alternative label en hidden label) relaties tussen concepten uit verschillende assen; deze kunnen evenals de gewone semantische relaties broader, narrower of related zijn een publicatie- en ontsluitingsplatform voor kennissystemen en vocabulaires in SKOS (zie aldaar); het is een open source project, dat onder meer gefinancierd is door NWO en OCW en in opdracht van CATCHPlus ontwikkeld is door het softwarebedrijf Picturae etiketje dat een voorkeursvorm aangeeft, resulterend in een concept ; het preferred label kan voorzien zijn van één of meerdere alternative of hidden labels Simple Knowledge Organisation System, standaard voor het vastleggen van de basisstructuur en inhoud van kennissystemen, zoals thesauri, classificaties, trefwoordenlijsten en taxonomieën 13