Notulen KRUL overleg 11 april 2003 te Leiden. Notulen vergadering te Utrecht

Transcriptie

1 Notulen KRUL overleg 11 april 2003 te Leiden Opening Aanwezig: Peter Bloemendaal (PB) (voorzitter), Ernst Schoonderwaldt (EMS) (notulen), Esther Beekhuizen (EB), Pieter de Vries Robbé (PVR), Roel Sijstermans (RS), Martien Quaak (MQ), Margret Alers (MA), Victor Langeveld (VL). Afwezig: Lambert Poels (LP), Josette Donnison (JD) Sylvia Eggermont (SE), Niels Veltman (NV). Agenda 1. Notulen vergadering Knelpunten en hernieuwde afspraken 3. Financiën Excel sheet 4. Afstemming onderwerpen Fase 5 5. Bespreking concept voortgangsrapportage 6. Stand van zaken DPS 7. Aanpassingen DPS + interface 8. Rondvraag Notulen vergadering te Utrecht De actiepunten worden doorgenomen: _1: JD is afwezig. RS zal bij JD navragen of dit actiepunt al is uitgevoerd komt hier uitsluitsel over _2: Het is niet gelukt om dit per mail te regelen. Item staat voor vandaag als punt op de agenda _3: Komt te vervallen _4: Is gebeurd. Actiepunt vervalt _5: Is gebeurd. Actiepunt vervalt _6: Financiële gegevens voor de 1 e rapportage zijn nog niet binnen. Staat als punt op de agenda voor vandaag _7: Is gebeurd. Actiepunt vervalt _8: Is gebeurd. Actiepunt vervalt. Knelpunten en hernieuwde afspraken PB maakt zich zorgen over de voortgang van het project. Gemaakte afspraken worden door de deelprojectleiders niet naar behoren nagekomen en documenten worden niet op tijd aangeleverd: De financiële rapportages (Excel sheets) over het eerste kwartaal (1 e voortgangsrapportage) zijn nog steeds niet correct/volledig bij hem ingeleverd. De laatste lijst met onderwerpen voor KRUL casus is pas eind vorige week ingeleverd. Bij de vorige vergadering was afgesproken om dit z.s.m. te doen. Als deliverables van 1 instelling niet tijdig binnen zijn bij de projectleider kunnen ze niet in de voortgangsrapportage worden opgenomen. Dit betekent dat niet voldaan wordt aan de afspraken van het controlling document en dat SURF kan besluiten om geen subsidie uit te keren. GEEN van de betreffende instellingen krijgt dan geld, ook als de andere instellingen wel op tijd hun deliverables hebben ingeleverd!!! 1

2 De volgende harde afspraken worden door de vergadering genomen: -De Excel sheets moeten door de deelprojectleiders bij worden ingevuld en bij PB worden ingeleverd en niet door de financieel beheerders van de instelling(en). -Er wordt geen scheiding gemaakt tussen inhoudelijke en financiële rapportages aan SURF. Dit is onmogelijk. SURF komt alleen met subsidiegelden over de brug als inhoudelijk wordt aangeleverd wat in het controlling document is afgesproken. -Per instelling moet een goede interne taakverdeling worden gemaakt over wie waar verantwoordelijk voor is. De (deel)projectleider kan zo taken delegeren naar medewerkers, maar de (deel)projectleider blijft wel eindverantwoordelijk voor het tijdig inleveren van documenten bij de projectleider. -Deliverables moeten vgls afspraak worden opgeleverd, omdat dit anders consequenties voor de subsidie van alle instellingen. -Als een instelling niet tijdig een correcte financiële rapportage (Excel sheet) bij de projectleider indient wordt er voor die instelling overal 0 euro ingevuld en krijgt die instelling over die rapportageperiode dus geen geld. -Als een (deel)projectleider bij herhaling in gebreke blijft t.a.v. zijn taken, kan de vergadering in het uiterste geval beslissen dat er een andere (deel)projectleider moet komen. Nieuwe data/deadlines voor de volgende rapprtageperiode: De volgende rapportage beslaat de maanden april tm juni De rapportage moet voor bij SURF binnen zijn -De financiële rapportage (ingevulde Excel sheets) moet op bij PB binnen zijn. -De deliverables moeten voor bij PB binnen zijn. -PB zal 2 weken voor een deadline een reminder sturen naar alle projectmedewerkers. -PB zal alle deliverables naar MA doorsturen. MA heeft de eindredactie voor de betreffende voortgangsrapportage en zal alle deliverables samenvoegen en voor een leesbaar document zorgen. -PB zal hiertoe een sjabloon voor de voortgangsrapportage opsturen naar MA. Financiën Excel sheet Over de periode januari tm maart is er door Amsterdam nog helemaal geen financiële rapportage ingediend. De ingeleverde kosten van Utrecht en Nijmegen zijn onvolledig of niet correct. PB bespreekt ter verduidelijking de door hem ontwikkelde Excel sheet voor de financiële rapportages aan SURF. Samenvattend: -Het invullen geschiedt per maand. -Alleen gele velden moeten worden ingevuld. De overige velden vullen zich automatisch. -Salaris/maand wil zeggen werkgeverskosten/maand en niet bruto of netto salaris -Het is essentieel dat kosten worden geboekt op de correcte fases. -Het aantal uren van EB moet worden gecorrigeerd naar (Actie PB) -Afgesproken wordt om Fase 3+4 wordt als volgt te verdelen: LUMC 50% (vanwege groter aandeel DPS cursus + helpdesk), Amsterdam 25%, Nijmegen 25%. -Fase 1+2 dient in de eerste 6 maanden volledig besteed te worden. -Fase 8 loopt vanaf maar is in de Excel sheet samengevoegd met een fase diversen waarop ook al voor kan worden gedeclareerd. -PB behoudt zich het recht voor om de kostenverdeling over de fases i.o.m. de deelprojectleiders te kunnen aanpassen. PVR wil graag een elektronische versie van de Excel sheet. PB zal hiervoor zorgen. Er wordt afgesproken dat de deelprojectleiders een nieuwe versie van de financiële rapportage over januari tm maart uiterlijk naar PB opsturen. Afstemming onderwerpen Fase 5 De lijsten met casusonderwerpen worden besproken. Nijmegen en Amsterdam hebben 1 identiek onderwerp (endometriumcarcinoom). MA en RS zullen een en ander nader onderling 2

3 afstemmen en een eventuele onderwerpwijziging uiterlijk begin volgende week aan PB doorgeven. Bespreking concept voortgangsrapportage Er is een concept van de voortgangsrapportage naar de deelprojectleiders gestuurd. De definitieve versie moet voor bij SURF binnen zijn. De deliverables moeten van SURF als bijlage in het rapport. In het standlijnenoverzicht wordt het gereed zijnde deel gearceerd. Vanaf de volgende rapportage zal ook een hoofdstuk Projecthistorie worden opgenomen. De vergadering verzoekt om het concept naar alle projectmedewerkers te sturen en niet alleen naar de deelprojectleiders. PB zal hiervoor zorgen. PVR stelt voor om de bijlagen te nummeren. De vergadering is akkoord. Commentaren op het concept dienen per instelling door de deelprojectleider verzameld te worden en naar PB te worden opgestuurd. EB zal de commentaren verwerken. Stand van zaken DPS Naar aanleiding van de discussie in de vorige vergadering zijn er weer een aantal functionaliteiten aan DPS toegevoegd. EMS geeft een korte demo hiervan. De interface van DPS wordt middels de commandlineparameter p1 automatisch aangepast voor KRUL. Er volgt een discussie over aanpassingen hierop. Zie volgend agendapunt. Afgesproken wordt dat iedereen uitgebreid met de nieuwst DPS.exe KRUL casus gaat testen met verschillende k parameters om eventuele fouten in DPS op te sporen. Aanpassingen DPS + interface Er wordt door de vergadering een groot aantal suggesties gedaan voor aanpassingen/wijzigingen, met name in de schermen Selecteer activerende gegevens en Interpreteer gegevens. Zie actiepunten 13 tm 22 bij deze notulen. Aan de output kant van de DPS interface is er een button KPA bijgekomen. Op dit moment er bij indrukken van die button de probleemboom zoals die door de student is gemaakt. De vergadering is van mening dat deze pagina er anders uit moet gaan zien. PVR noemt als voorbeeld de grafische weergave van probleemkoppelingen in het Nijmeegse KPA programma Clipper. Nijmegen zal de ideeën hiervoor verder uitwerken en MA zal (samen met PVR) een template maken van een html pagina om dit vorm te geven. PVR meldt dat er in Nijmegen een lijst bestaat met categorieën van fouten die studenten maken in het proces van klinisch redeneren. Hij zal de vergadering deze lijst rondsturen zodat die in de volgende vergadering van besproken kan worden. PVR bezit papieren casus met zeer gecompliceerde probleembomen. Hij zal de vergadering te illustratie zo n casus + boom opsturen. Rondvraag PB: meldt dat er een offerte voor de aanschaf van een WBT server is aangevraagd. Er moet nader worden bekeken of de server wordt uitgerust met Citrix of eventueel met Windows 2003 Advanced Server. Deze laatste komt in april op de markt en heeft o.a. als voordeel boven Citrix dat er minder beperkingen met het aantal concurrend users. Citrix ondersteund echter weer meer platformen dan W2003 Advanced server. Er wordt vervolgens gediscussieerd of een WBT server wel echt nodig is binnen het project. Nijmegen heeft mogelijk voor het aanbieden van de KRUL casus voldoende aan de huidige eigen infrastructuur. Er wordt nog geen beslissing genomen over het wel of niet aanpassen van deze fase in het project, maar alle instellingen gaan voor de voor en nadelen van een centrale KRUL WBT server inventariseren. 3

4 RS: meldt dat het AMC binnenkort wireless gaat voor studenten en vraagt of KRUL casus dan ook wireless bereikbaar zullen zijn. PB antwoord dat dit technisch geen probleem moet zijn maar dat het AMC dit zelf moet regelen. MQ: Stelt voor om de layout van de huidige DPS interface een te laten beoordelen door een deskundige om te zien of er verbeteringen mogelijk zijn. PB staat open voor suggesties maar functionaliteit en het intuitief en snel toegankelijk zijn van de interface moeten prevaleren boven schoonheid. PVR adviseert contact op te nemen met Tom Dousma van SURF of de Human Interfaces Afdeling van TNO voor advies. MQ zal dit op zich nemen. MQ: Vraagt of het mogelijk is om bij de tekstherkenning in DPS onderscheid aan te brengen tussen symptomen behorende bij anamnese, symptomen behorende bij lich. onderzoek en symptomen behorende bij aanvullend onderzoek. PB zal dit onderzoeken. Volgende vergadering (stond reeds gepland) Datum: 05 juni 2003 Locatie: AMC Aanvang: uur + lunch Actiepunten _1RS _1 RS zal bij JD navraag doen over stand van zaken vergadering 05 juni a.s. + uitnodiging Grundmeijer _2JD/LP/MQ/PB Financiële rapportage april tm juni voor naar PB _3Allen Deliverables april tm juni voor naar PB _4PB Reminder sturen 2 weken voorafgaand aan deadline _5PB Alle documenten voor de rapportage april tm juni doorsturen naar MA voor samenstellen reportage _6PB Sjabloon voortgangsrapportage opsturen naar MA _7JD/LP/MQ Herziene versie financiële rapportage jauari tm maart voor naar PB _8MA/RS Afstemmen casusonderwerp endometriumcarcinoom + wijziging doorgeven aan PB _9PB Concept 1 e voortgangrapportage naar allen opsturen _10Allen Commentaren concept rapportage via eigen deelprojectleider naar PB _11PB Aantal uren van EB in Excelsheet aanpassen _12EB Commentaren op concept 1 e voortgangsrapportage verwerken + bijlagen nummeren _13PB In activerende gegevens: Uitslag van symptoom bij foutieve keuze laten zien in de alertbox onderop _14PB Bij foutieve koppeling aan een probleem in commentaarvak in het interpreteer gegevens scherm, vermelden dat de koppeling niet is uitgevoerd _15PB Bij de tekst selecteer activerende gegevens moet de s eraf _16PB In caption van selectfrm de tekst Select PVR veranderen in Selecteer probleem _17PB De tekst Selecteer een probleem waarbij het activerende gegeven xxx past, xxx wijzigen in discrete waarde ipv xxx van het symptoom _18PB De tekst xxx is volgend, veranderen in volgens _19PB De tekst het is ook geen mogelijk veranderen in mogelijke _20PB Waarden k parameter documenteren _21PB Toelichting in frmselect vanuit interpreteer gegevens veranderen. Nu staat er Selecteer een activerend gegeven, 4

5 _22PB _23MA _24PVR _25PVR _26Allen _27MQ _28PB moet worden Selecteer één of meerdere activerende gegevens. Na sluiten van interpreteer gegevens, verdwijnt de commentaartekst voorgoed. Veranderen. Template maken voor een html pagina voor weergave KPA in DPS Rondsturen van lijst met categorieën van fouten die studenten maken tijdens het klinisch redeneren Papieren casus met gecompliceerde probleemboom rondsturen aan allen Inventariseren pro s en contra s centrale WBT server voor KRUL Deskundig advies inwinnen voor evt. aanpassen DPS interface Bekijken of er in de tekstherkenning van DPS onderscheid gemaakt kan worden tussen anamnese, LO en aanvullend onderzoek 5