Voorwoord 5. Exploitatierekening in één oogopslag 8. Bestuursverslag 10

Transcriptie

1 Jaarverslag 2014

2 Voorwoord 5 Exploitatierekening in één oogopslag 8 Bestuursverslag 10 1 Bedrijfsvoering Integratie met de Koninklijke Bibliotheek Cultural governance Herinrichting van de organisatie Indirecte baten Indirecte kosten Communicatie 19 2 Verantwoording naar rol De rol van landelijk regisseur Beleidsverantwoordelijke informatie Beleidsverantwoordelijke informatie, onderdeel lezen, leren en informeren Beleidsverantwoordelijke informatie, onderdeel beleid, kennis en innovatie De rol van facilitator Beleidsverantwoordelijke informatie Beleidsverantwoordelijke informatie, onderdeel lezen, leren en informeren Beleidsverantwoordelijke informatie, onderdeel lezen, leren en informeren Aangepast Lezen De rol van adviseur Beleidsverantwoordelijke informatie Beleidsverantwoordelijke informatie, onderdeel beleid, kennis en innovatie De rol van expert Beleidsverantwoordelijke informatie Beleidsverantwoordelijke informatie, onderdeel beleid, kennis en innovatie De rol van kennisdeler Beleidsverantwoordelijke informatie Beleidsverantwoordelijke informatie, onderdeel beleid, kennis en innovatie De rol van kwaliteitsbewaker Beleidsverantwoordelijke informatie Beleidsverantwoordelijke informatie, onderdeel lezen, leren en informeren 64 3 Vaststelling 67 foto voorzijde: Jørgen Koopmanschap

3 Jaarrekening 68 4 Balans De balans per 31 december 2014, na resultaatverwerking Grondslagen Algemene grondslagen Grondslagen voor waardering van activa en passiva Toelichting op de balans Vaste activa Vlottende activa Eigen vermogen Voorzieningen Langlopende schulden Kortlopende schulden Niet uit de balans blijkende verplichtingen 78 5 Exploitatierekening De (categoriale) exploitatierekening Grondslagen voor de resultaatbepaling Toelichting op de exploitatierekening 83 Bijlage 1 Controleverklaring 90 Bijlage 2a Prestatieverantwoording 2014 (Model III) 94 Bijlage 2b Toelichting prestatieverantwoording Bijlage 3 Overzicht van (inter-)nationale activiteiten en publicaties 98 Bijlage 4 Lijst van namen, begrippen en afkortingen 104

4

5 Voorwoord Een nieuw hoofdstuk Vorig jaar schreef ik op deze plaats over onze stippen op de horizon en de reis daar naar toe. Sinds de oprichting van het SIOB in 2010 maken we deze reis zelfstandig, maar altijd in verbinding met organisaties die dezelfde doelen nastreven. Met onze reisgids visie en missie in de hand hebben we op deze manier de afgelopen jaren heel veel stippen op de horizon bereikt. Daarvan hebben we steeds een reisverslag gemaakt in de vorm van een jaarverslag. Voor u ligt het reisverslag over Opnieuw hebben we heel veel stappen gezet die ons dichter bij onze doelen brengen. Ik denk aan de gepubliceerde toekomstvisie voor bibliotheken en de activiteiten die daaruit zijn voortgekomen. Het SIOB heeft zitting in het bestuur van de stichting Certificering Openbare Bibliotheken en heeft samen met partnerorganisaties een nieuw kwaliteitskader vastgesteld voor openbare bibliotheken voor de jaren Op het Nationale Bibliotheekcongres is in aanwezigheid van prinses Laurentien en de minister van OCW belangrijke kennis gedeeld. Het SIOB faciliteert en stimuleert online kennisuitwisseling via Biebtobieb. Innovatie krijgt steeds meer vorm in de sector dankzij de Innovatieraad die het SIOB heeft ingesteld. Diverse programma s en samenwerkingsverbanden zet het SIOB in om lezen en leesplezier te bevorderen. Ook worden mensen met laaggeletterdheid of een leesbeperking maximaal ondersteund. In dit jaarverslag leest u over nog veel meer behaalde resultaten. Als Raad van Toezicht zijn we trots op wat het SIOB heeft bereikt. Op deze plaats willen wij onze medewerkers dan ook complimenteren voor hun inzet, loyaliteit en resultaatgerichtheid. Vanaf 2015 krijgt onze reis een nieuwe dimensie. Het landschap waarin we werkzaam zijn verandert dusdanig, dat we het hoofdstuk van onze zelfstandige reis sluiten. We slaan een nieuw hoofdstuk op, waarbij we versterking zoeken om onze reisdoelen te kunnen blijven behalen in het veranderende landschap. Voortaan zullen we samen met de Koninklijke Bibliotheek verder reizen. Een hoofdstuk is onderdeel van een serie gebeurtenissen die de schrijver aan ons voorbij laat trekken. Als SIOB sluiten we dan wel een hoofdstuk, maar in het nieuwe hoofdstuk geven we gewoon weer acte de présence. We zetten onze reis onverminderd voort, maar in een nieuwe setting: onder de vlag van de Koninklijke Bibliotheek. Ieder nieuw hoofdstuk is spannend. De schrijver wisselt van hoofdpersoon, invalshoek en locatie. Wat gaat er gebeuren? Welke gebeurtenissen krijg je als lezer voorgeschoteld? Ook in onze 5

6 situatie doet zich dat voor. De hoofdpersoon voor stelseltaken binnen de sector openbare bibliotheken is voortaan de Koninklijke Bibliotheek. Het SIOB houdt op te bestaan. De invalshoek is een vernieuwde nationale bibliotheek die meer synergie en samenhang aanbrengt binnen de sector. En locatie van handelen is vanaf 1 januari 2015 het gebouw aan de Prins Willem-Alexanderhof 5 in Den Haag. Aan het begin van dit nieuwe hoofdstuk krijgt de lezer niet gelijk plotwendingen voorgeschoteld. Onze medewerkers gaan over naar de Koninklijke Bibliotheek en zetten daar hun werkzaamheden voort. Op termijn zullen er echter ongetwijfeld veranderingen gaan plaatsvinden om nieuwe stippen op de horizon te kunnen bereiken. Met deze cliffhanger gaan we het nieuwe jaar in. Mr. Frank de Grave Voorzitter Raad van Toezicht 6

7 7

8 Exploitatierekening in één oogopslag 8

9 Exploitatie (bedragen x 1.000) Initiële begroting 2014 Realisatie 2014 Realisatie 2013 algemeen digitale innovatie totaal algemeen digitale innovatie totaal Beheerlasten personeel Lonen Sociale lasten Pensioenpremie Inhuur derden Opleidingen / bijscholing Reis- en verblijfkosten Overig Frictiekosten Beheerlasten materieel Kantoorkosten Huisvestingskosten Afschrijvingen Overig Frictiekosten Activiteitenlasten materieel Bedrijfsvoering Corporate communicatie Lezen, Leren en Informeren Aangepast Lezen Lezen, Leren en Informeren Beleid, Kennis en Innovatie Materiaal internationale promotie Materieel educatie, informatie en reflectie Totale lasten Directe opbrengsten Inkomsten uit detachering Mediawijsheid Bieb to bieb Onderwijsdiensten Content en context in beeld Uwv premie Overig Structurele subsidies Reguliere subsidie BIS Aangepast Lezen Niet-structurele subsidies / bijdragen Subsidie uitvoering digitale innovatie (incl. verrekening 2013) Subsidie frictiekosten Projectsubsidie laaggeletterdheid Investeringsruimte Totale baten Saldo uit bedrijfsvoering Saldo rentebaten/-lasten Exploitatieresultaat

10 Bestuursverslag 10

11 Bedrijfsvoering Integratie met de Koninklijke Bibliotheek Op 31 december 2014 is het Sectorinstituut Openbare Bibliotheken (SIOB) geïntegreerd in de Koninklijke Bibliotheek (KB). De akte voor overdracht van activa en passiva passeerde bij de notaris op de laatste dag van het jaar. Daarmee werd het SIOB ontbonden (in liquidatie) en de KB als vereffenaar aangewezen. Naast de activa en passiva zijn ook het personeel en de middelen van SIOB meegegaan naar de KB. Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) heeft een aantal richtinggevende voorwaarden benoemd voor de integratie van de taken van het SIOB in de KB. OCW is de opdrachtgever van de integratie. De KB en het SIOB formeren een stuurgroep, voorgezeten door een onafhankelijke procesbegeleider. De Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB) wordt als vertegenwoordiger van de openbare bibliotheeksector zorg vuldig betrokken bij het transitieproces. Continuïteit van de stelseltaken van het SIOB is essentieel. In verband hiermee zijn de financiën van het SIOB voor de periode geborgd. De kennis en de expertise van het SIOB op het gebied van openbare bibliotheken dienen behouden te blijven in de nieuwe KB. Voor het openbaar bibliotheekveld dienen de SIOB-activiteiten herkenbaar en zichtbaar gepositioneerd te worden binnen de KB. In het kader van de integratie vindt bij beide organisaties een due diligence-onderzoek plaats. Aan al deze voorwaarden hebben we voldaan. De VOB is zorgvuldig betrokken bij het transitieproces, de continuïteit van de stelseltaken van SIOB is gewaarborgd (taken, middelen en personeel zijn meegegaan), de kennis en de expertise van het SIOB zijn behouden. Een staf team bibliotheekstelsel borgt de herkenbaarheid en zichtbaarheid van de SIOB-taken. En er heeft een due diligence-onderzoek plaatsgevonden. Om dit voor elkaar te krijgen hebben de verschillende betrokken partijen grote inspanningen gepleegd. Alle contracten van het SIOB zijn beoordeeld (overnemen door de KB of opzeggen), de ICT is vlekkeloos geïntegreerd in de automatiseringsomgeving van de KB, er is een oplossing gevonden voor de verschillen in arbeidsvoorwaarden van het SIOB- en KB-personeel, de nodige juridische stukken zijn voorbereid en de activiteiten van SIOB hebben plaats gekregen in het nieuwe beleidsplan van de KB ( ). Diverse werkgroepen hebben zich met deze onder werpen beziggehouden. Dankzij hun inzet, kon het werk van het SIOB tijdens het integratieproces gewoon door blijven gaan. 11

12 1.2 Cultural governance Het Sectorinstituut Openbare Bibliotheken past de principes en best practice-bepalingen van de code Cultural Governance toe. Deze zijn statutair vastgelegd. Het is gebruikelijk om afwijkingen in onze bedrijfsvoering ten opzichte van deze code toe te lichten. OCW heeft echter gevraagd om in onze jaarstukken expliciet de volledige code toe te lichten. Het bestuur is verantwoordelijk voor het in acht nemen van de Governance Code Cultuur. In het SIOB activiteitenplan wordt expliciet benoemd (pagina 33) dat SIOB de Code Cultural Governance volgt. Ook in het jaarverslag 2013 wordt dit expliciet aangegeven (pagina 12). Zowel de Raad van Toezicht als de directeur-bestuurder zijn op de hoogte van de principes en best practice-bepalingen uit deze code. Het bestuur kiest het besturingsmodel van de organisatie bewust. SIOB is in 2010 opgericht volgens het Raad-van-Toezichtmodel. In dat kader zijn verantwoordelijkheden beschreven en statutair vastgelegd. Het ministerie van OCW is hierbij betrokken en derhalve volledig op de hoogte. De voorzitter van de Raad van Toezicht wordt benoemd met instemming van de minister van OCW. Het bestuur is verantwoordelijk voor de organisatie. Het bestuur is in- en extern duidelijk over de taken, bevoegdheden en werkwijze. De taken, bevoegdheden en werkwijze zijn deels statutair vastgelegd en deels vastgelegd in het activiteitenplan Bevoegdheden zijn verder vastgelegd bij de Kamer van Koophandel, in overeenstemming met de richtlijnen. Deze documenten zijn openbaar. De Raad van Toezicht stelt rechtspositie en bezoldiging van het bestuur zorgvuldig vast en is hierover zo open mogelijk. De rechtspositie en bezoldiging van het bestuur zijn door de Raad van Toezicht vastgesteld. Op grond van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) wordt hierover, eveneens als vorig jaar, verslag gedaan. De Raad van Toezicht legt zijn taken, verantwoordelijkheden en werkwijze vast en handelt daarnaar. De taken, verantwoordelijkheden en werkwijze van de Raad van Toezicht zijn statutair vastgelegd. In de laatste vergadering van de Raad van Toezicht (2014) is besloten om geen zelfevaluatie te houden. Het doel van een zelfevaluatie is verbeteringen te ontdekken voor de toekomst. Aangezien het SIOB als rechtspersoon per ophoudt te bestaan, is hiervan bewust afgeweken. De Raad van Toezicht is verantwoordelijk voor zijn samenstelling: hij waarborgt deskundigheid, diversiteit en onafhankelijkheid. De samenstelling van de Raad van Toezicht is statutair vastgelegd. De voorzitter is onafhankelijk en wordt benoemd met instemming van de minister van OCW. De overige leden worden benoemd door de Raad van Toezicht en zijn werkzaam in de openbare bibliotheeksector of brengen een specifieke expertise van buiten de sector in. De Raad van Toezicht geeft van tevoren aan welke inzet van de leden wordt verwacht en welke eventuele vergoeding daar tegenover staat. Statutair zijn de taken van de Raad van Toezicht vastgelegd. Ook is vastgelegd dat de leden voor uitoefening van hun functie niet-bovenmatig vacatiegeld ontvangen. 12

13 Toezichthouders en bestuurders vermijden elke vorm van belangenverstrengeling. De Raad van Toezicht ziet hier op toe. Statutair is vastgelegd dat leden van de Raad van Toezicht geen zitting hebben in een toezichthoudend orgaan van een instelling die eenzelfde of gelijksoortig doel heeft als het SIOB. Ook mogen zij geen lid, directielid of bestuurslid zijn van zo n instelling. Het bestuur is verantwoordelijk voor financieel beleid en risicobeheer door sluitende interne procedures en externe controle. De directie is verantwoordelijk voor het besturen van de stichting. Zij is dan ook statutair verantwoordelijk voor het opstellen en herzien van (meerjaren)beleidsplannen en andere plannen waar de Raad van Toezicht om vraagt, begrotingen, risicobeheersing- en controlesystemen. De externe controle wordt gedaan door een accountant. Eind 2013 is er een fraude-analyse uitgevoerd door Baker Tilly Berk. Er blijken geen fraudesignalen te zijn ontdekt. De aanbevelingen uit de rapportage zijn opgevolgd. De directie van het SIOB bestaat in 2014 uit de volgende personen: Directie Aantreden Aftreden Mevrouw prof. Dr. V.A.J. Frissen De directie opereert vanuit de missie van het SIOB: Het SIOB voert de landelijke regie op het bibliotheekbestel, bevordert de samenhang, verbinding en efficiëntie binnen het openbare bibliotheekstelsel als geheel en ontwikkelt en initieert beleid en innovatie binnen de sector. Deze missie ligt ten grondslag aan de rollen en hun doelstellingen, die in hoofdstuk twee worden verantwoord. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de directie zijn opgenomen in de Akte van Oprichting (2009), onder de artikelen zeven, acht en negen. Mevrouw V.A.J. Frissen is een interim-topfunctionaris. De WNT is van toepassing op het SIOB. De betaalde vergoedingen liggen binnen de richtlijnen en rijksbegrotingsvoorschriften die zijn opgesteld in overeenstemming met de Wet Normering Topinkomens. Per 31 december 2014 is Frissen afgetreden. De Raad van Toezicht bestaat in 2014 uit de volgende personen: Raad van Toezicht Aantreden Aftreden De heer mr. F.H.G. de Grave, voorzitter Mevrouw drs. J.S. Calff, lid De heer J.H.M. van Velzen, lid De Raad van Toezicht (RvT) vergadert vier maal per jaar, onder meer om het jaarplan met bijbehorende begroting goed te keuren en het jaarverslag en de jaarrekening vast te stellen. Ook worden diverse beleidsdocumenten behandeld, zoals de bestuursrapportages waarin de directie verantwoording aflegt over de voortgang van (voorgenomen) activiteiten. De taakverdeling, de werkwijze en de omgang van de RvT met de directie zijn opgenomen in de Akte van Oprichting (2009), onder de artikelen tien, elf, twaalf en dertien. De vacatievergoeding voor de leden van de RvT past bij het karakter van het SIOB en bedraagt op jaarbasis De vergoeding is niet afhankelijk van de resultaten van het SIOB. Ook de vacatievergoeding voor de voorzitter van de RvT past bij het karakter van het SIOB en bedraagt op jaarbasis

14 Na de vaststelling van het bestuursverslag 2014 en de jaarrekening 2014 zal de Raad van Toezicht voltallig aftreden. De statuten van stichting SIOB zijn zodanig aangepast, dat na het aftreden geen nieuwe leden hoeven te worden aangesteld. De KB wordt als vereffenaar de bestuurder van de stichting SIOB totdat alle verplichtingen zijn afgewikkeld. 1.3 Herinrichting van de organisatie Op advies van de Raad voor Cultuur kort OCW het SIOB-budget met vijftig procent, met ingang van Door deze bezuinigingsmaatregel is herinrichting van de organisatie noodzakelijk. Het SIOB verkleint zijn personeelsbestand en betrekt goedkopere huisvesting. Voor de bekostiging van deze reorganisatie gebruikt het SIOB een frictiekostenregeling die door OCW beschikbaar is gesteld. De beoogde besparingen op de organisatiekosten zijn gehaald door een reductie van de formatie en het betrekken van kleinere en goedkopere huisvesting. 1.4 Indirecte baten Exploitatie (bedragen x 1.000) Begroting 2014 incl. wijzigingen Jaarrekening 2014 Saldo 2014 Voordeel (V) Nadeel (N) Lasten Frictie- en transitiekosten basisinfrastructuur * N Baten Verkoop overigen V Subsidie vanuit de culturele basisinfrastructuur V Subsidie OCW uitvoering opdrachttaak N digitale innovatie Subsidie frictie- en transitiekosten culturele V basisinfrastructuur ** Projectsubsidie laaggeletterdheid, N via steunpunt Taal & Rekenen VE Bijdragen uit detachering N Rentebaten bank/giro N Subtotaal V Totaal bedrijfsvoering M.u.v. indirecte kosten (paragraaf 1.5) V * De in 2013 getroffen voorziening is in 2014 door de Belastingdienst niet-ontvankelijk verklaard. De voorziening is vrijgevallen ten gunste van het resultaat. ** In lijn met de richtlijnen van OCW is de subsidie frictie- en transitiekosten culturele basisinfrastructuur niet ingezet voor financiële dekking van frictiekosten, maar vrijgevallen ten gunste van het resultaat. Verkoop overigen De post verkoop overigen is opgbouwd uit de volgende onderdelen: Verkoop afgeschreven computerapparatuur aan personeel 1.250; 14

15 Vergoeding van Kennisnet voor deelname aan hun projecten 6.000; Bijdrage Stichting Aangepast Lezen voor informatievaardigheden ; Bijdrages congresdeelname Content en context in beeld ; Bijdrage stichting SPN voor Bieb to bieb ; UWV-uitkeringen voor zwangerschapsverlof Subsidie vanuit de culturele basisinfrastructuur Dit is de reguliere subsidie waarmee taken van het SIOB worden bekostigd. Met ingang van 2013 is de subsidie voor Aangepast Lezen en Varenden inbegrepen in deze basisinfrastructuursubsidie. Subsidie OCW uitvoering opdrachttaak digitale innovatie Het SIOB ontvangt subsidie om de opdrachttaak digitale innovatie uit te voeren. In dit kader is de directeur SIOB gemandateerd om namens de minister van OCW subsidie te verstrekken. In 2014 is vanuit de opdrachttaak digitale innovatie alleen subsidie verstrekt aan B.nl. Subsidieregeling frictie- en transitiekosten culturele basisinfrastructuur Het betreft hier het deel van de subsidie frictie- en transitiekosten wat daadwerkelijk aangewend is. Het SIOB heeft een voorschot ontvangen van Projectsubsidie laaggeletterdheid, via steunpunt Taal en Rekenen VE Het SIOB participeert met professionals uit Provinciale Service Organisaties (PSO s) en specialisten van ProBiblio en Cubiss in een project om laaggeletterdheid in Nederland aan te pakken. Bijdrage uit detachering Het betreft hier de doorbelasting van loonkosten voor het programma Kunst van Lezen. Rentebaten De rentebaten zijn lager uitgevallen, doordat (alle) banken in 2014 hun rentevergoedingen neerwaarts hebben bijgesteld. De rentebaten zijn afkomstig van de renterekening bij de Deutsche Bank. De percentages zijn in 2014 erg laag, maar overeenkomstig de rentemarkt. 1.5 Indirecte kosten De indirecte kosten bestaan uit huisvestingskosten, afschrijvingskosten, kantoorkosten, salariskosten, kosten voor inhuur van derden en overige personeelskosten. Alle indirecte kosten worden verdeeld over de stelseltaken. Op deze wijze wordt de verantwoording naar OCW in beheerslasten en activiteitenlasten vormgegeven. 15

16 Exploitatie (bedragen x 1.000) Begroting 2014 incl. wijzigingen Jaarrekening 2014 Saldo 2014 Voordeel (V) Nadeel (N) Huisvestingskosten Datalijnen V Huurlasten V Reparatie en onderhoud V Schoonmaakkosten en beveiligingskosten V Overige huisvestingskosten V Subtotaal V Afschrijvingskosten Afschrijving meubilair Afschrijving pc s N Afschrijving centrale computerapparatuur Investeringsruimte V Subtotaal V Kantoorkosten Kantoorartikelen V Huur/leasekosten Kleine software V Arbo aanpassingen V Reparatie en onderhoud pc s / meubilair N Bedrijfsverzekeringen V Telefoonkosten N Abonnementen, contributies en lidmaatschappen V Bankkosten, incassokosten Subtotaal V Salariskosten Salariskosten N Werkgeverslasten N Subtotaal N Inhuur en advies Uitzendkrachten, inhuur personeel V Extern advies V Accountantskosten V Kosten Raad van Toezicht V Kosten integratie KB N Reiskosten V Subtotaal V Overige personeelskosten Opleidingskosten V Verwerkingskosten salarissen V Overige personeelskosten V Arboadvies V Representatiekosten V Subtotaal V Frictiekosten Personeel N Huisvesting N Overig N Subtotaal V Totaal indirecte kosten V 16

17 Datalijnen Het SIOB maakt gebruik van een private cloud oplossing voor zijn ICT. Alle serverapparatuur wordt gehuurd en staat in een datacenter in Amsterdam, met een backup-opstelling ergens anders in Nederland. De telefonie is geregeld via een Voice over IP (VOIP)-oplossing. Om op deze manier te kunnen werken maakt het SIOB gebruik van een glasvezelverbinding, een snelle internetlijn, een DSL-lijn voor VOIP en een ADSL-lijn voor back-ups. De kosten vallen in 2014 iets lager uit dan begroot op deze post, omdat de kosten van de glasvezelaansluiting zijn opgenomen in het totaalcontract met Lancom. In totaal worden deze kosten verantwoord onder Reparatie en onderhoud pc s / meubilair. Huurlasten Het SIOB huurt in 2014 kantoorruimte op de Koninginnegracht 14 in Den Haag en opslagruimte voor beursmaterialen. Bij oplevering van de ruimten is overeengekomen dat de verhuurder geen afrekening stuurt voor de servicekosten (op basis van nacalculatie). Hierdoor hoeft er geen reservering te worden gemaakt. Reparatie en onderhoud De kosten voor reparatie en onderhoud bestaan in 2014 uit kosten voor huurmeubilair en de reparatie van een deurslot. Andere uitgevoerde reparaties in 2014 vielen onder de garantie of waren op kosten van de verhuurder. Schoonmaakkosten en beveiligingskosten De schoonmaakkosten omvatten het dagelijks schoonmaken van de kantoorruimtes en de bewassing van de binnenbeglazing. Er zijn in 2014 geen extra schoonmaakactiviteiten nodig geweest, waardoor de kosten wat lager zijn uitgevallen. Overige huisvestingskosten De overige huisvestingskosten bestaan uit de koffievoorziening, de interieurbeplanting en kleine kosten voor bijvoorbeeld extra sleutels, deurdrangers en dergelijke. Er is in 2014 een aanpassing geweest van de data-aansluiting en er is een extra deurbordje geplaatst. Afschrijvingskosten Vooruitlopend op de opheffing van het SIOB per 31 december 2014 zijn de afschrijvingstermijnen in 2013 aangepast. Daardoor zijn alle investeringen per eind 2014 afgeschreven. De investeringsruimte is ongemoeid gelaten. Kantoorartikelen De aanschaf van de benodigde kantoorartikelen en computersupplies is lager uitgevallen. Kleine software De kosten voor licenties van software zijn in 2014 lager uitgevallen als gevolg van de integratie met de KB. Zo zijn bijvoorbeeld de investeringen in pakketten als sharepoint en principal toolbox stilgezet. De werkgroep ICT heeft voorbereidingen getroffen voor een vlekkeloze overgang naar de KB-kantoorautomatiseringsomgeving. Arbo-aanpassingen Het betreft hier voorzieningen die vanuit het oogpunt van arbeidsomstandigheden worden aangeschaft of vergoed. In 2014 zijn geen voorzieningen verstrekt. Wel is er een AED gehuurd. 17

18 Reparatie en onderhoud pc s/meubilair Het SIOB heeft een flexibel contract voor zijn ICT en betaalt per werkplek per maand een vast bedrag. De kosten zijn afhankelijk van het aantal gebruikers. Dit aantal varieert naar gelang het aantal mensen dat werkzaam is bij het SIOB of meedraait in een van de projecten. Bedrijfsverzekeringen Het betreft hier de schade- en brandverzekering, de reisverzekering en de bestuursaansprakelijkheidsverzekering. Telefoonkosten De vaste telefoonkosten hebben betrekking op het aantal medewerkers dat is aangesloten op de VOIP-oplossing. De mobiele telefoonkosten bestaan uit de afgesloten abonnementen bij Vodafone. De kosten hebben zich volgens verwachting ontwikkeld. Abonnementen, contributies en lidmaatschappen Het betreft hier voornamelijk kosten voor vakliteratuur en losse aanschaf van publicaties. Abonnementen zijn in 2014 zoveel mogelijk opgezegd vanwege de integratie met de KB. Bankkosten, incassokosten De bankkosten zijn in 2014 hoger uitgevallen als gevolg van het afsluiten van een bankgarantie voor de nieuwe huurovereenkomst. Salariskosten Doordat het SIOB een sociaal plan voor zijn personeel heeft in het kader van de integratie met de KB, zijn de salariskosten in 2014 hoger uitgevallen. Zo blijkt de KB een andere cao te hanteren dan het SIOB, waardoor verschillen optreden in arbeidsvoorwaarden. Eén verschil betreft de arbeidsduur. Op grond van het sociaal plan is dit deels afgekocht. Daarnaast is er een reservering genomen voor het ontslag van één medewerker onder invloed van de integratie. Uitzendkrachten, inhuurpersoneel Het SIOB heeft in 2014 gebruikgemaakt van uitzendkrachten en inhuurpersoneel voor de functies van administrateur, medewerker planning & control, P&O-adviseur en directeur. De kosten zijn lager dan begroot, omdat er minder advies nodig was voor subsidieregeling digitale innovatie. Extern advies In 2014 zijn kosten gemaakt voor juridisch advies, begeleiding OR, ondersteuning communicatiefunctie t.b.v. de integratie en BTW-advies t.b.v. de integratie. Ook valt deelname aan het traineeprogramma van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) onder deze post. Dit traineeprogramma is succesvol afgerond en afgesloten. Accountantskosten De accountantskosten hebben betrekking op de controle van de jaarrekening en de interim controle. Ook de kosten voor het opmaken van de jaarrekening en het redigeren van de tekst zijn opgenomen in deze post. Kosten RvT De kosten van de RvT bestaan voornamelijk uit vacatiegelden en ondersteuning. Dit is binnen budget gebleven. 18

19 Reiskosten De reiskosten bestaan uit kosten voor dienstreizen en woon-werkverkeer. De uitgaven zijn binnen de begroting gebleven. Opleidingskosten Het betreft hier opleidingen voor medewerkers. De kosten zijn binnen budget gebleven. Verwerkingskosten salarissen Het SIOB maakt gebruik van een externe salarisverwerker. De kosten zijn binnen budget gebleven. Arboadvies Het SIOB heeft een contract met Achmea-vitale voor arbo-dienstverlening. In 2014 is een RI&E-rapportage uitgevoerd. Hieraan zijn extra kosten verbonden. De totale kosten zijn binnen budget gebleven. Representatiekosten Het betreft hier gewoonlijk kleine kosten, zoals het weggeven van een bloemetje bij een opening of een fles wijn bij een receptie. 1.6 Communicatie De beleidsverantwoordelijke informatie is verdeeld naar de onderdelen: basisgegevens, wat willen we bereiken, wat hebben we bereikt, wat heeft het ons gekost. basisgegevens Projecten/activiteiten Onder Communicatie vallen de volgende projecten en activiteiten: corporate communicatie-activiteiten (onder meer: website, digitale nieuwsbrief, social media), communicatie-activiteiten voor verschillende projecten (onder meer: Bibliotheek van de Toekomst, Mediawijsheid, Bibliotheek, hart van de samenleving, Meten Maatschappelijke Opbrengsten (MMO), Innovatieraad en Kennisdeling), communicatie-activiteiten voor de Leescoalitie, communicatie-activiteiten voor het integratietraject met de KB, persactiviteiten, organiseren van eigen evenementen en aanhaken bij relevante evenementen van anderen (denk aan VNG-congres, landelijke dag laaggeletterdheid, de Nationale Onderwijs Tentoonstelling (NOT) en dergelijke). Hoofddoel Communicatie wordt gestructureerd en gecoördineerd ingezet om de strategie en activiteiten van het SIOB te ondersteunen. Het bevordert tevens de kennisdeling met stakeholders en samenwerkingspartners. 19

20 Primaire doelgroepen Het SIOB kent de volgende primaire doelgroepen: management van openbare bibliotheken, bestuurlijke stakeholders (OCW, VNG, Interprovinciaal Overleg (IPO), Raad van Cultuur (RvC), stakeholders in de sector (VOB, Digitale Bibliotheek voor de Nederlandse Letteren (DBNL), KB, Samenwerkende Provinciale serviceorganisaties Nederland (SPN), PSO s, Vereniging van Leesgehandicapten (NLBB), Visio, opdrachtnemers (Stichting Aangepast Lezen (SAL), Dedicon, B.nl), Lezersraad, partners in programma s en landelijke politiek. Secundaire doelgroepen Het SIOB kent de volgende secundaire doelgroepen: universiteitsbibliotheken, landelijke politiek, erfgoedinstellingen en internationale partners. Kengetal(len) Er zijn geen kengetallen bekend. wat willen we bereiken Algemene doelstelling(en) De volgende algemene doelstellingen zijn voor Communicatie benoemd: het SIOB is bekend onder zijn (primaire) doelgroepen en zij weten waarvoor ze bij het SIOB terecht kunnen, het SIOB heeft een consistente identiteit en imago die past bij zijn missie en doelen, het SIOB is aanwezig in voor hem relevante media en platforms/netwerken, Het SIOB is een communicatieve organisatie. wat hebben we bereikt Gerealiseerd Het afgelopen jaar is op het gebied van Communicatie het volgende bereikt: geslaagd perstraject en media-aandacht voor de publicatie Bibliotheek van de toekomst ; informatieve en spraakmakende nieuwjaarsbijeenkomst met bovenstaande publicatie; het verzorgen van een workshop over laaggeletterdheid en een stand op de informatiemarkt tijdens het VNG-congres; verschillende activiteiten voor de campagne Vaders voor Lezen van de Leescoalitie, waar het SIOB deel van uitmaakt; een succesvol Bibliotheekcongres (waarvan het cluster BKI Kennisdeling de trekker en primaire organisator was, ondersteund door communicatie SIOB); succesvolle communicatietrajecten rondom verschillende projecten, zoals Geheim Agent Aap, Bibliotheek hart van de samenleving en het congres Collectie Nederland in Context. 20