Documenten Delen Online Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 Documenten Delen Online Gebruikershandleiding

2 I nhoudsopgave 1 Inleiding Gebruik van de Selfcare Omgeving Beheerder Inloggen Overzichtsscherm beheerder Wachtwoord wijzigen Uw Sharepoint optie instellen Nieuwe gebruiker aanmaken Overzicht gebruikers Gebruiker aanpassen Gebruikers verwijderen Gebruikers aanmaken met behulp van een bestand Gebruikers exporteren Gebruikers verwijderen met behulp van een bestand Nieuwe Subsite aanmaken Overzicht subsites en verwijderen van subsites Gebruik van Documenten Delen Online Inloggen Functies webgebaseerde gebruikersinterface Verschillen gebruikersinterface beheerder en overige gebruikers Documenten beheren in een persoonlijke of gedeelde werkmap Opslaan, verwijderen en aanpassen van documenten Prullenbak Zoeken Aankondigingen maken en beheren Het verwijderen van Aankondigingen Waarschuwingen/ meldingen Technische Gegevens Ondersteuning Opslag Toegestane bestandstypen op Documenten Delen Online Niet toegestane tekens in bestandsnamen FAQ Verantwoording...41

3 1 Inleiding Hartelijk dank voor uw keuze Documenten Delen Online van KPN. Met Documenten Delen Online kunt u direct uw data veilig opslaan in het Cybercenter van KPN. U kunt documenten opslaan voor uzelf of documenten delen met de door u zelf geautoriseerde gebruikers. Documenten delen in vogelvlucht: Documenten opslaan in uw persoonlijke schijfruimte Documenten opslaan in de gedeelde schijfruimte Documenten openen, wijzigen, opslaan en verwijderen Webgebaseerde gebruikersinterface o Persoonlijke schrijfruimte en gedeelte schijfruimte o Krachtige zoekfunctie o Prullenbak o Aankondigingen lezen en maken Windows Verkenner als gebruikersinterface met een webfolder Beveiligde omgeving waar documenten worden opgeslagen Persoonlijke Selfcare voor Beheerder en Gebruiker In een paar eenvoudige stappen kunt u Documenten Delen Online gebruiken. Het gebruik van de Selfcare wordt toegelicht in hoofdstuk 2. Het gebruik van de Webgebaseerde gebruikersinterface wordt toegelicht in hoofdstuk 3. De technische gegevens van Documenten Delen Online staan in hoofdstuk 4. Wij raden u aan deze handleiding vooraf aandachtig door te lezen. Heeft u alsnog vragen dan kunt u hoofdstuk 5 raadplegen of ga naar Vraag en Antwoord op trefwoord Documenten Delen Online. Wijzigingen KPN streeft er naar up-to-date documentatie aan te bieden. Als er nieuwere versies van dit document zijn verschenen, dan worden deze door KPN gepubliceerd. Wij raden u dan ook aan eerst onze rubriek Vraag en Antwoord (FAQ s) te raadplegen voordat u onze Business Servicedesk contacteert. Versie 1.2 Pagina 3 van 42

4 2 Gebruik van de Selfcare Omgeving De beheerder heeft met de Selfcare Omgeving de mogelijkheid om via Internet de groepsinstellingen en gebruikersinstellingen te wijzigen. De Selfcare Omgeving wordt benaderd via Internet met de volgende URL: Hier kunt u als beheerder inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord die u van KPN heeft ontvangen per mail. Vervolgens kunt u zelf accounts van medewerkers of beheerders toevoegen of verwijderen en functies per account wijzigen. 2.1 Beheerder Voor een beheerder zijn de volgende schermen beschikbaar: Inlogscherm Overzichtsscherm beheerder Overzicht gebruikers o gebruiker aanpassen o gebruiker verwijderen o nieuwe gebruiker aanmaken Gebruikers aanmaken met behulp van een bestand Gebruikers verwijderen met behulp van een bestand Versie 1.2 Pagina 4 van 42

5 2.2 Inloggen Voer hier uw gebruikersnaam en wachtwoord in zoals u die heeft ontvangen per van KPN en klik op Login. Als u uw wachtwoord al heeft gewijzigd, gebruikt u vanzelfsprekend dit wachtwoord. In dit voorbeeld is als gebruiker admin@zorgeloosonline.nl aangevuld, maar u voert uw eigen gebruikersnaam in. Bent u uw eigen wachtwoord als beheerder vergeten, dan kunt u contact opnemen met KPN. Bent u als gebruiker uw wachtwoord vergeten, dan kunt u uw beheerder contacteren. Hij/zij kan uw wachtwoord resetten. Klikt u op de link Wachtwoord vergeten? dan ziet u de melding: Uw beheerder kan het wachtwoord voor u wijzigen. Bent u een beheerder neem dan voor een wijziging van uw wachtwoord contact op met de Business Servicedesk van KPN. Versie 1.2 Pagina 5 van 42

6 2.2.1 Overzichtsscherm beheerder In het overzichtsscherm kunt u kiezen om de eigen persoonlijke instellingen te beheren ( Mijn gegevens ) of gebruikers te beheren ( Beheren gebruikers ). Daarnaast kunt u de subsites van uw Sharepoint omgeving beheren ( Beheren Sharepoint ). Opmerking: Met Sharepoint omgeving wordt uw Documentendelen Online omgeving bedoeld. Sharepoint wordt in deze handleiding gebruikt als alias voor Documentendelen Online. Versie 1.2 Pagina 6 van 42

7 2.2.2 Wachtwoord wijzigen. U kunt uw wachtwoord wijzigen door te klikken op Wachtwoord aanpassen onder Mijn gegevens en vervolgens uw nieuw wachtwoord tweemaal in te geven. Door op de knop Aanpassen te klikken word uw wachtwoord daadwerkelijk gewijzigd. Versie 1.2 Pagina 7 van 42

8 2.2.3 Uw Sharepoint optie instellen U kunt automatisch inloggen op uw sharepoint door de optie Automatisch inloggen op sharepoint aan te vinken. Deze optie kunt u vinden door onder Mijn gegevens te klikken op Sharepoint opties. Belangrijke opmerking: als u Automatisch inloggen op sharepoint heeft aangevinkt wordt u automatisch ingelogd als u intypt in uw Internet Browser. Dit wordt veroorzaakt door een cookie. Als een andere gebruiker wil aanloggen via via uw pc, dan wordt deze gebruiker automatisch aangelogd met uw account op uw Sharepoint omgeving! Er verschijnt geen aanlogscherm voor account en password. Als meerdere gebruikers gebruik maken van dezelfde PC op verschillende tijdstippen, kan het voorkomen dat gebruikers die niet automatische willen inloggen, toch automatisch doorloggen vanwege het feit dat een voorgaande gebruiker wel de optie van automatisch aanloggen heeft aangevinkt. U dient in dat geval de cookies te verwijderen om het automatisch doorloggen te voorkomen zodat een gebruiker met zijn/haar eigen account kan aanloggen. Het verwijderen van de Cookies in MS Internet Explorer gaat als volgt: ga naar Extra, Internet-opties en klik op de button Cookies verwijderen. LET OP! Alle cookies worden verwijderd, dit houdt in dat bijvoorbeeld alle gebruikersnamen en wachtwoorden van verschillende sites verwijderd worden, waarbij u gebruikersnaam en wachtwoord bewaren kunt aanvinken. Deze moeten dan opnieuw eenmalig ingevoerd worden. Versie 1.2 Pagina 8 van 42

9 2.2.4 Nieuwe gebruiker aanmaken Door te klikken op Nieuwe gebruiker onder Beheren gebruikers kunt u een nieuwe gebruiker aanmaken onder uw domeinnaam. Gebruiker Gebruikersnaam: kies een naam, dit is het gedeelte voor en bestaat uit maximaal 45 tekens. Wachtwoord: kies een wachtwoord voor de nieuwe gebruiker. Het wachtwoord bestaat uit minimaal 8 en maximaal 16 tekens. In het wachtwoord kunnen de volgende tekens worden gebruikt: o hoofdletters en kleine letters [A-Z, a-z] o cijfers [0-9] o underscore [_], punt [.] en min-teken [-] Andere leestekens zijn niet toegestaan! Beheerder: hiermee kan per account beheerder rechten worden toegekend voor de Selfcare omgeving. De nieuwe gebruiker kan dan ook nieuwe gebruikers aanmaken, wachtwoorden wijzigen en opslagruimte vergroten. Versie 1.2 Pagina 9 van 42

10 instellingen Deze optie heeft u alleen als u naast Document Delen Online ook Exchange Online heeft aangevraagd op dezelfde domeinnaam. hiermee kunt u aangeven of de nieuwe gebruiker ook van gebruik kan maken Variant: u kunt aangeven of u de gebruiker wil voorzien van een Exchange Online Standard of Lite mailbox. U geeft dit alleen aan bij het aanmaken van de mailbox. Wilt u de medewerker tijdens het gebruik laten wisselen van een Lite box naar een Standard mailbox (vice versa), dan dient u de bestaande mailbox te verwijderen en een nieuwe mailbox aan te maken. Indien nodig kunt u voordat u dit uitvoert de bestaande mail exporteren en na het aanmaken van de nieuwe mailbox weer importeren. Ook dient u de Outlook instellingen aan te passen naar het gebruik van het juiste type mailbox. Extra opslagruimte: u kunt hier aangeven of deze mailbox voorzien moet worden van extra opslag bovenop de opslag van de gekozen variant. U heeft de keuze uit een additionele opslag van 100MB, 250MB, 500MB en 1000MB. Aan extra opslag zijn kosten verbonden. Spamfilter: u heeft de keuze de spamfilter aan of uit te zetten voor deze mailbox. De keuze is definitief en later niet meer aan te passen. Virusfilter: u heeft de keuze het virusfilter aan of uit te zetten voor deze mailbox. De keuze is definitief en later niet meer aan te passen. Versie 1.2 Pagina 10 van 42

11 Standard mailbox: het is mogelijk via RPC over HTTP uw Outlook te gebruiken alsof u een eigen Exchange server heeft. Lite mailbox: u maakt gebruik van POP3 en SMTP om uw mail op te halen en versturen. Meer informatie in de handleiding van Exchange Online die u kunt downloaden via Support in uw Selfcare omgeving. Sharepoint instellingen Sharepoint diensten: u dient deze optie aan te vinken als u de gebruiker wilt laten aanloggen op uw Sharepoint omgeving. Type gebruiker: hier kunt u aangeven of u de gebruiker beheerrechten of gebruiksrechten geeft in Documenten Delen Online. Sharepoint subsite voor gebruiker: door deze optie aan te vinken krijgt de gebruiker een eigen subsite. Deze subsite kan alleen door de gebruiker zelf en de beheerder (admin@) worden bekeken. BELANGRIJK: Wanneer Sharepoint subsite voor gebruiker niet is aangevinkt kan dit na het aanmaken van de gebruiker NIET meer worden gewijzigd. Wanneer later toch subsites voor de gebruiker beschikbaar moeten worden gemaakt, moet de gebruiker verwijderd en opnieuw aangemaakt worden. Automatisch inloggen op sharepoint: hier kunt u aangeven of u de gebruiker automatisch wilt laten inloggen op sharepoint. Dit werkt alleen wanneer in de Internet Browser van de gebruiker is aangegeven dat deze cookies accepteert. Als meerdere gebruikers gebruik maken van dezelfde PC op verschillende tijdstippen, kan het voorkomen dat gebruikers die niet automatische willen inloggen, toch automatisch doorloggen vanwege het feit dat een voorgaande gebruiker wel de optie van automatisch aanloggen heeft aangevinkt. In dat geval dienen de cookies verwijderd te worden om het automatisch doorloggen te voorkomen zodat een gebruiker met zijn/haar eigen account kan aanloggen. Het verwijderen van de Cookies in MS Internet Explorer gaat als volgt: ga naar Extra, Internet-opties en klik op de button Cookies verwijderen. 1. LET OP! Alle Cookies worden verwijderd, dit houdt in dat bijvoorbeeld alle gebruikersnamen en wachtwoorden van verschillende sites verwijderd worden, waarbij u gebruikersnaam en wachtwoord bewaren kunt aanvinken. Deze moeten dan opnieuw eenmalig ingevoerd worden. Versie 1.2 Pagina 11 van 42

12 2.2.5 Overzicht gebruikers Het gebruikersoverzicht is alleen toegankelijk voor beheerders en geeft een overzicht van alle gebruikers en beheerders, met uitzondering van de eigen gebruikersnaam. Vanuit dit scherm kunt u gebruikers toevoegen en verwijderen en de instellingen van elke individuele gebruikers aanpassen. Het is mogelijk om een lijst met gebruikers te exporteren door op de knop Gebruikersoverzicht exporteren te klikken. Opmerking: zodra u een medewerker aanmaakt of verwijderd wordt de facturatie van het account gestart of beëindigd per eerstvolgende factuurdatum. Versie 1.2 Pagina 12 van 42

13 2.2.6 Gebruiker aanpassen U kunt een gebruiker aanpassen door te klikken op aanpassen in het scherm van Overzicht gebruikers. De volgende items kunt u aanpassen: Gebruiker Nieuw wachtwoord: hiermee kunt u het wachtwoord resetten van een gebruiker, door dit nieuw in te voeren. Het wachtwoord bestaat uit minimaal 8 en maximaal 16 tekens. In het wachtwoord kunnen de volgende tekens worden gebruikt: o Hoofdletters en kleine letters [A-Z, a-z] o Cijfers [0-9] o Underscore [_], punt [.] en min-teken [-] Andere leestekens zijn niet toegestaan! Beheerder: hiermee kan per account beheerder rechten worden toegekend voor de Selfcare omgeving. Versie 1.2 Pagina 13 van 42

14 instellingen Deze optie heeft u alleen als u naast Document Delen Online ook Exchange Online heeft aangevraagd op dezelfde domeinnaam. Extra opslagruimte: u kunt hier aangeven of de mailbox voorzien moet worden van extra opslag. U heeft de keuze uit een additionele opslag van 100MB, 250MB, 500MB en 1000MB. Aan extra opslag zijn kosten verbonden. Een wijziging wordt binnen 2 uur automatisch verwerkt. Opvragen actueel gebruik opslagruimte: u kunt het actuele verbruik opvragen van de getoonde gebruiker. Het verbruik wordt getoond van de geactiveerde opslag. alias: u kunt 5 aliassen per box activeren. Gebruik de knop Regel toevoegen om meer dan één alias toe te voegen. Mail doorsturen: inkomende berichten van de gebruiker kunnen automatisch worden doorgestuurd naar één ander adres. Dit adres dient u op te geven. Let op!: indien het adres problemen heeft (mailbox vol of onbekend), wordt in de regel automatisch een teruggestuurd naar uw mailbox. Deze wordt weer doorgestuurd naar het ingestelde adres en er volgt weer een automatisch antwoord. Dit ping-pong effect kan uw mailbox helemaal laten vollopen! Kopie bewaren in eigen mailbox: hierbij wordt een kopie in uw mailbox bewaard van ieder inkomend bericht. Sharepoint instellingen Sharepoint diensten: u kunt de gebruiker hiermee rechten geven om aan te loggen op uw Sharepoint omgeving. Type gebruiker: Hier kunt u aangeven of u de gebruiker beheerrechten of gebruiksrechten geeft in Documenten Delen Online. Subsite: alleen als deze nog niet is aangevinkt kunt u deze optie aanzetten. Eenmaal aangevinkt kan deze niet meer worden uitgevinkt. Automatisch inloggen op Sharepoint: hier kunt u aangeven of u de gebruiker automatisch wilt laten inloggen op Sharepoint. Dit werkt als in de Internet Browser is aangegeven, dat er cookies geaccepteerd wordt. Versie 1.2 Pagina 14 van 42

15 2.2.7 Gebruikers verwijderen Door te klikken op Overzicht gebruikers onder Beheren gebruikers kunt u een bestaande gebruiker verwijderen. Selecteer de Gebruikersnaam die u wilt verwijderen en klik op verwijderen. Indien u meerdere mailboxen wilt verwijderen, dan kan het handig zijn gebruik te maken van een inleesbestand. Versie 1.2 Pagina 15 van 42

16 Klik op de knop Verwijderen en bevestig de actie: Let op!: als u een gebruiker verwijdert, wordt het account inclusief mailbox verwijderd. De inhoud van deze mailbox wordt hiermee verwijderd. Het is niet mogelijk dit achteraf te herstellen! Indien u de mail toch wilt bewaren dient u van te voren een backup te maken: Outlook heeft hiervoor de Export functie. Bovenstaande geldt indien u ook Exchange Online in combinatie met Documenten Delen Online heeft aangevraagd op dezelfde domeinnaam. Versie 1.2 Pagina 16 van 42

17 2.2.8 Gebruikers aanmaken met behulp van een bestand Door te klikken op Importeer gebruikers onder Beheren gebruikers kunt u een grote hoeveelheden gebruikers per batch aanmaken. Het aanmaken van gebruikers per batch geschied via een CSV-bestand. Enige ervaring met CSV-bestanden is noodzakelijk. U kunt het CSV bestand creëren door een werkmap in Excel te maken en deze op te slaan als CSV bestand. U dient dan in Excel bij Opslaan Als de keuze te maken voor csv bestand. De kolommen opmaak moet voldoen aan onderstaand formaat, anders krijgt u een foutmelding! Zie het voorbeeld op de volgende pagina. Kolom A gebruiker: Kolom B wachtwoord gebruikersnaam (echter en domeinnaam), maximaal 45 tekens. wachtwoord dat u gaat doorgeven aan de eindgebruiker. Let op!: wachtwoord bestaat uit minimaal 8 en maximaal 16 karakters. In het wachtwoord kunnen de volgende tekens worden gebruikt: Hoofdletters en kleine letters [A-Z, a-z] Cijfers [0-9] Underscore [_], punt [.] en min-teken [-]. Andere tekens zijn niet toegestaan! Kolom C beheerder Kolom D Kolom E type Kolom F extra opslagruimte Kolom G spamfilter Kolom H virusfilter Kolom I sharepoint Kolom J sharepoint role Kolom K subsite Kolom L Sharepoint-logon keuze true/false, met true krijgt de gebruiker beheerdersrechten in de Selfcare omgeving. keuze true/false, met true krijgt de gebruiker rechten. Kies hier false als u alleen Documenten Delen Online wilt gebruiken en geen Exchange Online van KPN. keuze lite/standard, kies hier het soort mailbox variant Lite of Standard. Kies hier voor lite als u alleen Documenten Delen Online gebruikt. none, 100, 250, 500, 1000, Hier kunt u de gebruikers extra mailopslag geven. Let op!: hier zijn extra kosten aan verbonden. Kies hier voor none als u alleen u Documenten Delen Online gebruikt. keuze true/false, kies hier true als u deze mailbox wilt voorzien van een spamfilter. Kies hier default voor de optie false als u alleen Documenten Delen Online gebruikt. keuze true/false, kies hier true als u deze mailbox wilt voorzien van een virusfilter Kies hier default voor de optie false als u alleen Documenten Delen Online gebruikt. keuze true/false, kies hier true voor de dienst Documenten Delen Online Kies false als de gebruiker niet mag aanloggen op uw SharePoint omgeving. keuze none/beheren/gebruiken. Kies Beheren voor admin-rechten in Documenten Delen Online of Gebruiken voor alleen gebruikersrechten. Let op! Gebruik Hoofdletter voor Beheren of Gebruiken. keuze true/false, kies true als u voor de gebruiker een subsite wilt creëren. Kies false als de gebruiker geen subsite krijgt. keuze true/false. Kies true om de gebruiker automatisch te laten doorloggen naar uw SharePoint omgeving. Kies false als de gebruiker niet automatisch mag doorloggen naar uw SharePoint omgeving. Versie 1.2 Pagina 17 van 42

18 Nadat u de gegevens hebt ingevoerd in Excel, moet u de werkmap opslaan als csv-bestand. Als u dit csv-bestand wilt controleren, kunt u het bijvoorbeeld in Kladblok openen of in een andere tekstverwerker. U ziet dan: Voorbeeld als u alleen Documenten Delen Online gebruikt: voornaam.achternaam1;password;false;false;lite;none;false;false;true;gebruiken;true;true voornaam.achternaam2;password;false;false;lite;none;false;false;true;gebruiken;true;true Voorbeeld als u Exchange Online en Documenten Delen Online gebruikt voornaam.achternaam1;password;false;true;standard;250;true;true;true;gebruiken;true;true voornaam.achternaam2;password;false;true;standard;none;false;false;true;gebruiken;true;false De verschillende waarden zijn gescheiden door een punt-komma (;) behalve de laatste waarde. Versie 1.2 Pagina 18 van 42

19 Klik op Bladeren om het aangemaakte CSV-bestand te selecteren. Klik op Bestand inlezen om de gebruikers aan te maken. Onderstaand scherm verschijnt als alles goed is verlopen. De beheerder admin krijgt een bevestiging per (mits u ook een mailbox van Exchange Online heeft in uw SharePoint omgeving). U kunt ook Overzicht gebruikers raadplegen of de accounts aangemaakt zijn!. Versie 1.2 Pagina 19 van 42

20 2.2.9 Gebruikers exporteren Door te klikken op Overzicht gebruikers onder Beheren gebruikers kunt u een overzicht exporteren als CSV-bestand. U kunt het export bestand bijvoorbeeld muteren en vervolgens gebruiken als bestand om gebruikers te verwijderen. Het exportbestand bevat alle instellingen per gebruiker met uitzondering van het wachtwoord (uit beveiligingsoverweging) en aliassen. Versie 1.2 Pagina 20 van 42

21 Gebruikers verwijderen met behulp van een bestand Door te klikken op Verwijder gebruikers onder Beheren gebruikers kunt u een CSV-bestand inlezen om gebruikers per batch te verwijderen. In een werkmap van Excel kunt u de gebruikers en beheerders opnemen die u wilt verwijderen. De werkmap moet voldoen aan onderstaand formaat: Kolom A: gebruikersnaam en domeinnaam). Sla de werkmap op als een CSV-bestand. Als u het CSV-bestand opent in bijvoorbeeld Kladblok, dan ziet u onderstaande opmaak: gebruiker1 gebruiker2 gebruiker3 (M.a.w. elke gebruiker staat op een nieuwe regel). Versie 1.2 Pagina 21 van 42

22 Gebruik de knop Bladeren om het gewenste CSV-bestand te selecteren. Klik op Bestand inlezen om de gebruikers ook daadwerkelijk te verwijderen. Als het verwerken klaar is, wordt een gestuurd naar de beheerder admin (mits u ook een mailbox heeft in uw SharePoint omgeving) met daarin het resultaat van alle accounts die verwerkt moesten worden. Heeft u geen mailbox in uw SharePoint omgeving dan verschijnt er wel de melding dat er een mail wordt verstuurd naar de beheerder maar deze mail komt dan niet aan. Controleer dan in Overzicht gebruikers of de juiste gebruikers verwijderd zijn. Opmerking: Als u gebruikers verwijdert, wordt alleen de gebruikersautorisatie verwijderd. De gebruiker heeft dan geen toegang meer tot Documenten Delen Online. De data van de gebruikers blijft nog steeds beschikbaar voor de gebruiker met beheerrechten. Deze kan de persoonlijke data van de verwijderde gebruiker raadplegen en verwijderen. Versie 1.2 Pagina 22 van 42

23 Nieuwe Subsite aanmaken Door te klikken op Nieuwe Subsite onder Beheren Sharepoint is het mogelijk voor één gebruiker of alle gebruikers een subsite te creëren. Titel subsite: geef hier de titel in van de subsite Naam subsite: geef hier de naam in van de subsite. Deze is dan met deze naam terug te vinden in uw SharePoint omgeving. Type subsite: hier kunt u éénmalig de keuze maken of deze subsite toegankelijk is voor alle gebruikers of slechts voor één gebruiker. De beheerder(s) van SharePoint hebben altijd toegang tot iedere subsite. Klik op Aanpassen om de nieuwe subsite te creëren. Versie 1.2 Pagina 23 van 42

24 Overzicht subsites en verwijderen van subsites Door te klikken op Overzicht Subsites onder Beheren Sharepoint krijgt u een overzicht van de subsites die zijn aangemaakt onder uw domeinnaam. U kunt in dit overzicht de gewenste subsite verwijderen door te klikken op de link verwijderen. Opmerking: alle data wordt verwijderd van de subsite. Versie 1.2 Pagina 24 van 42

25 3 Gebruik van Documenten Delen Online 3.1 Inloggen Alle gebruikers hebben de mogelijkheid tot een webgebaseerde documentruimte van Documenten Delen Online. De documentruimte wordt benaderd via internet via de volgende URL: Vul de gebruikersnaam en het wachtwoord in. Versie 1.2 Pagina 25 van 42

26 3.2 Functies webgebaseerde gebruikersinterface Documenten Delen Online heeft een webinterface met alle functies bereikbaar in een oogopslag. Zo kunnen snel documenten wordt gedeeld met de door uzelf aangemaakte leden van Documenten Delen Online. Documenten - Gedeelde documenten Alle documenten, mappen en submappen die opgeslagen zijn in de gedeelde documenten zijn inzichtelijk voor alle leden. Achter elk document wordt bijgehouden wie de laatste wijziging heeft doorgevoerd en wanneer dat heeft plaatsgevonden. U kunt ook de Windows Live offline/online status zien van de leden. Lijsten - Aankondigingen Leden brengen elkaar op de hoogte van nieuws of belangrijke wijzigingen. Sites - Persoonlijke werkmappen In de persoonlijke werkmap (Onder Sites ) worden documenten van geautoriseerde gebruikers opgeslagen. Alleen de beheerder heeft toegang tot deze mappen van gebruikers. Gebruikers onderling kunnen de persoonlijke map niet zien. Zoeken De krachtige zoekfunctie zoekt naar de documenten in uw persoonlijke en gedeelde werkmappen. Zo vindt u bij grote hoeveelheden documenten snel het gezochte document. Versie 1.2 Pagina 26 van 42

27 3.2.1 Verschillen gebruikersinterface beheerder en overige gebruikers De gebruikers interface van beheerders en overige gebruikers komt grotendeels overeen. Het belangrijkste verschil is dat een beheerder een lijst ziet van alle leden die een eigen subsite hebben. De reden hiervoor is dat een beheerder naast de gebruiker zelf als enige de mogelijkheid heeft om de documenten in deze subsites te bekijken en te bewerken. 3.3 Documenten beheren in een persoonlijke of gedeelde werkmap Opslaan, verwijderen en aanpassen van documenten Het werken met documenten in persoonlijke en gedeelde mappen is identiek. Het enige verschil is dat persoonlijke mappen niet door anderen dan de gebruiker zelf en de beheerder kunnen worden bekeken en gemuteerd. NB. Afhankelijk van de grootte van het bestand en de snelheid van uw internetverbinding kan het up- en downloaden van documenten enige tijd duren. Mogelijkheid 1: Klik in het startscherm op Nieuw document toevoegen Waarna u het volgende scherm te zien krijgt Wanneer u op bladeren klikt kunt u met de bekende Windows Verkenner het gewenste document selecteren. Vervolgens klikt u op OK om het bestand naar uw documentendelen-online site te kopiëren (uploaden). Mogelijkheid 2: Klik op Gedeelde documenten of op uw gebruikersnaam onder Sites wanneer u documenten wilt beheren in uw eigen subsite. In dit voorbeeld gaan we verder uit van het bewerken van Gedeelde documenten Versie 1.2 Pagina 27 van 42

28 Één document toevoegen Klik op Uploaden en vervolgens op Document uploaden. Wanneer u op bladeren klikt kunt u met de bekende Windows Verkenner het gewenste document selecteren. Vervolgens klikt u op OK om het bestand naar uw documentendelen-online site te kopiëren (uploaden). Afhankelijk van de grootte van het bestand en de snelheid van uw internetverbinding kan het uploaden enige tijd duren. Tip: u kunt bestanden ook slepen vanuit een ander Verkenner-venster (bijvoorbeeld Windows Verkenner of Mijn documenten) naar de documentendelen-site die in Windows Verkenner wordt weergegeven. Klik hiervoor op Acties en klik vervolgens op Openen met Windows Verkenner. Meerdere documenten toevoegen Klik in het scherm Gedeelde documenten op Meerdere documenten uploaden. Versie 1.2 Pagina 28 van 42

29 Er wordt nu een scherm getoond met aan de linkerkant de mappen op uw computer. U kunt een map selecteren door er met de muis op te klikken. Aan de rechterkant van het scherm ziet u de inhoud van de map die u geselecteerd heeft met voor iedere bestandsnaam een zwart selectie vierkantje. Wanneer dit vierkantje leeg is betekent dit niet geselecteerd. U selecteert de te uploaden documenten door met de muis één of meerdere documenten aan te klikken. Door op OK te klikken kunt u na een waarschuwing dat u meerdere bestanden wilt uploaden de geselecteerde documenten uploaden. U ziet het volgende scherm waarin u de status van het uploaden kunt zien. Tip: ook wanneer u slechts één document wilt toevoegen via de functionaliteit Meerdere documenten uploaden houdt u tijdens het upload proces zicht op de voortgang. Verwijderen van documenten Het verwijderen van documenten gaat in de webbrowser als volgt. U selecteert in het startscherm van uw documentendelen-online site Documenten Gedeelde Documenten. Versie 1.2 Pagina 29 van 42

30 Aan de rechterzijde van het document ziet u een pijltje naar een pulldown menu. Wanneer u hierop klikt heeft u de mogelijkheid het item te bekijken of te bewerken. Tevens heeft u de mogelijkheid het document te verwijderen. U klikt hiertoe op verwijderen. Het document wordt nu in de Prullenbak geplaatst Prullenbak De Prullenbak is een dynamische opslag. Wanneer documenten worden verwijderd, worden deze eerste verplaatst naar de Prullenbak. Verwijderde documenten worden hier 30 dagen in bewaard. Vanuit de Pullenbak kunt u eventueel documenten herroepen. Wanneer documenten naar de Prullenbak zijn verplaatst, dan kunnen deze terug worden geplaatst naar de bronbestemming. U selecteert het terug te plaatsen document en selecteert Selectie herstellen. NB. Een item, dus ook een Document, is pas helemaal van uw systeem verwijderd. Wanneer het dus ook uit de prullenbak is verwijderd Zoeken Documenten Delen kent een krachtige zoekfunctie waarmee u kunt zoeken naar documenten en aankondigingen op uw documentendelen-online site. De zoekfunctie ziet u in de rechterbovenhoek van het scherm. De zoekfunctie werkt in MS Office en PDF documenten. Versie 1.2 Pagina 30 van 42

31 Afhankelijk van uw positie op uw documentendelen-online site kunt u ervoor kiezen of u wilt zoeken op de hele site of alleen in de huidige lijst. In dit voorbeeld hebben we gekozen te zoeken op de term Welkom In het volgende scherm ziet u een overzicht van de items waarin deze term is gevonden. U kunt nu op het item klikken om het (in dit geval een aankondiging) te openen. 3.4 Aankondigingen maken en beheren Wanneer u wilt dat alle leden van uw documentendelen-online site in het hoofdscherm een bericht krijgen over bijvoorbeeld de manier waarop u documentendelen-online heeft ingedeeld of gewoon om de nieuwe leden welkom te heten en wegwijs te maken op uw documenten delen online site. Door in het beginscherm op Aankondigingen te klikken kunt u door op Nieuw te klikken een Aankondiging maken. Dit ziet u in de volgende schermafbeelding. Versie 1.2 Pagina 31 van 42

32 3.4.1 Het verwijderen van Aankondigingen Het verwijderen van aankondigingen gaat in de webbrowser op de zelfde wijze als het verwijderen van documenten. U selecteert in het startscherm van uw documentendelen-online site de Lijst Aankondigingen. In het scherm Aankondigingen selecteert u de betreffende aankondiging. Aan de rechterzijde van de aankondiging ziet u een pijltje naar een pulldown menu. Wanneer u hierop klikt heeft u de mogelijkheid het item te bekijken of te bewerken tevens de mogelijkheid de aankondiging te verwijderen. U klikt hiertoe op Item verwijderen NB. Een item, dus ook een Aankondiging is pas helemaal van uw systeem verwijderd wanneer het uit de prullenbak is verwijderd. Versie 1.2 Pagina 32 van 42

33 3.5 Waarschuwingen/ meldingen Let op! Deze functie werkt alleen als u naast Documenten Delen Online ook Exchange Online op dezelfde domeinnaam heeft aangevraagd. Voor het gebruik van zowel Documenten als Aankondigingen is een zeer krachtige functie beschikbaar die u als gebruiker in staat stelt inzicht te krijgen in welke documenten door wie worden toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. In dit voorbeeld gaan we uit van het onderdeel Aankondigingen U kiest voor de lijst Aankondigingen in het hoofd menu. In het menu kiest u onder Acties voor Waarschuw mij In het volgende scherm (zie onder) kunt u aangeven hoe u Waarschuwingen voor Aankondigingen wilt behandelen.. Versie 1.2 Pagina 33 van 42