AGENDA: 1. Procedure 2. Inhoudelijk 3. Financieel 4. Registratie 5. Overheidsopdrachten

Transcriptie

1 Saldoseminarie 2013

2 AGENDA: 1. Procedure 2. Inhoudelijk 3. Financieel 4. Registratie 5. Overheidsopdrachten

3 1. Procedure rapportering

4 Vooraf Q-opstap en projectvoorstel Projectbeslissing + opmerkingen Q-opstap toekennen (Voorschot) Projectbeheerder Projectovereenkomst Uitvoering project

5 Rapporteren Wanneer? Status project : in uitvoering (na wederzijdse ondertekening projectovereenkomst) Conform rapportperiodes projectovereenkomst Hoe? Via ESF-Applicatie (knop Aanmaken rapport ) Waarover? Inhoud Inhoudelijke vragen rapportering Evt. prestaties finale doelgroep via CVS Financiën Kosten- en financieringsschema ESF-Applicatie Excel-bijlage

6 Rapporteren Vraagstelling MLP-prestaties Vraagstelling kosten - financiering Exceldetail Facturen niet standaard op te leveren als bijlage

7 Rapporteren -Bewijslast Indiening rapportering midden oktober => opvragen bewijsstukken Indiening rapportering na midden oktober (eind oktober) => opladen bewijsstukken in digitaal systeem => communicatie volgt

8 Rapporten beoordelen Engagementen Projectvoorstel en projectovereenkomst Opmerkingen nav goedkeuring Afspraken met Promotor Rapportering Generieke financiële criteria Specifieke financiële criteria Rapporten en afspraken Q-audit Onderbreken voor 1. Herwerken 2. Pauzeren (1 mail) 90 Projectbeheerder

9 Bezwaar en beroep indienen + 15 Indienen bezwaar (via applicatie) Bezwaar behandelen + 15 Indienen beroep (via applicatie) Aan Programmamanager en behandeld door projectbeheerder Aan Algemeen Directeur en behandeld door Geschillencommissie Beroep via geschillencommissie

10 Controleren ter plaatse EC % ESF IF % % Overleggen bewijsstukken Projectbeheerder + collega Controlerapport opmaken

11 2. Rapportering Inhoudelijk

12 Analyse en formulering Inhoudelijke vragen rapportering Principe : rapporteren = variantieanalyse: Geen wijzigingtov projectvoorstel => geen wijziging Wel wijziging => wijziging, reden en gevolgen beschrijven aanname dat promotor eerlijkis: doel is niet controleren maar voortgang opvolgen en problemen oplossen beoordeling rapport gebeurt op zelfde criteria als beoordeling voorstel: blijft het project daadwerkelijk relevant, haalbaaren goed beheerd? steekproefsgewijze controles ter plaatse als garantie

13 Evaluatie Wanneer? Oproep Mensgericht ondernemen : TR en/of ER volgens projectvoorstel Oproep Innovatie : ER Hoe? Zoals bepaald in het projectvoorstel voor Mensgericht ondernemen Sjabloon evaluatie

14 3. Rapportering Financieel

15 Rapportering -Financieel Volgens generieke financiële criteria + specifieke financiële criteria (zie oproepfiche) Kosten/financiering in daartoe voorziene Excelfile

16 Gemeenschappelijke financiële criteria Algemeen Maximale steun = laatste goedgekeurde bedrag Aanvraagdossier: begroting (raming kosten) Rapportering: effectieve kosten (uitz. indirecte kosten) staving met facturen en rekeninguitreksels(niet standaard op te leveren in bijlage) publiekrechtelijke financiering: attesten of betalingsbewijzen toevoegen

17 Gemeenschappelijke financiële criteria Algemeen Partners: geen interne facturatie Onderaanneming: motiveren, meerwaarde bewijsvoering marktconformiteit overheidsopdrachten Onafhankelijkheid promotor/partner en promotor/onderaannemer

18 Gemeenschappelijke financiële criteria Algemeen BTW terugvorderbare BTW: niet subsidiabel gemengd BTW statuut: niet terugvorderbare BTW is subsidiabel Facturen in ESF-dossier: paraferen toewijzen aan het project vermelden verdeelsleutel naam van de actie datum van de actie begin-en einduur van de actie naam van de lesgever

19 Gemeenschappelijke financiële criteria Personeelskosten (kostenrubriek 1) Intern personeel arbeidsovereenkomst loonkost: standaardschalen A-B-C-D Vermelding aard van de prestaties: vb: onderwijzend; opleidend, begeleidend, directie, boekhoudkundig personeel (functie) + administratieve en coördinerende taken (prestaties) = indirecte kost

20 Standaardsschalen intern personeel Standaardschaal personeelskosten per gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENTop jaarbasis (= 220 totale mandagen inhoudelijke werking door een intern personeelslid) junior A111 (contractueel) met 0 tot 5 jaar anciënniteit senior A111 (contractueel) met 6 tot 10 jaar anciënniteit senior A111 (contractueel) met 11 tot 15 jaar anciënniteit

21 Standaardsschalen intern personeel Standaardschaal personeelskosten per gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENTop jaarbasis (= 220 totale mandagen inhoudelijke werking door een intern personeelslid) junior B111 (contractueel) met 0 tot 5 jaar anciënniteit senior B111 (contractueel) met 6 tot 10 jaar anciënniteit senior B111 (contractueel) met 11 tot 15 jaar anciënniteit

22 Standaardsschalen intern personeel Standaardschaal personeelskosten per gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENTop jaarbasis (= 220 totale mandagen inhoudelijke werking door een intern personeelslid) junior C111 (contractueel) met 0 tot 5 jaar anciënniteit senior C111 (contractueel) met 6 tot 10 jaar anciënniteit senior C111 (contractueel) met 11 tot 15 jaar anciënniteit

23 Standaardsschalen intern personeel Standaardschaal personeelskosten per gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENTop jaarbasis (= 220 totale mandagen inhoudelijke werking door een intern personeelslid) junior D111 (contractueel) met 0 tot 5 jaar anciënniteit senior D111 (contractueel) met 6 tot 10 jaar anciënniteit senior D111 (contractueel) met 11 tot 15 jaar anciënniteit

24 Gemeenschappelijke financiële criteria Personeelskosten Vastbenoemd overheidspersoneel: gedetacheerd naar of ter beschikking gesteld: kost en publieke cofinanciering vervangen door contractuele: inschaling contractuele

25 Gemeenschappelijke financiële criteria Personeelskosten Extern personeel geen arbeidsovereenkomst factuur maximaal 125,00 EUR/uur (alles inclusief)

26 Aanstelling extern personeel Aantonen marktraadpleging minimaal 3 offertes opvragen Indien organisatie onderhevig is aan wetgeving overheidsopdrachten, dan is deze wetgeving van toepassing bij aanstelling van extern personeel.

27 Gemeenschappelijke financiële criteria Personeelskosten Onderbouwing personeelsinzet directe relatie tussen de goedgekeurde planning en de geleverde prestaties moet duidelijk blijken Rapporteringen waar dit niet het geval is, lopen risico op kortingen. Er wordt nagegaan of de vooropgestelde medewerkers de geplande activiteiten realiseerden. Indien niet, kan ook hier een korting doorgevoerd worden. ( tijdsregistratie) Bij rapportering ervaring/profiel van de interne personeelsleden aantonen

28 Gemeenschappelijke financiële criteria Deelnemers, cursisten, cliënten (kostenrubriek 2) Finaaldoelpubliek: workshops volgen, begeleiding krijgen, testgroep, bij promotor of partner

29 Gemeenschappelijke financiële criteria Deelnemers, cursisten, cliënten Loonkost cursisten WN: sector CAO of individuele loonfiche maximaal 50% van totale subsidiabele kost door ESF-Agentschap beheerde middelen financieren geen loon Kosten woon/ werkverkeer: abonnement openbaar vervoer

30 Gemeenschappelijke financiële criteria Deelnemers, cursisten, cliënten Verplaatsingskosten: kost openbaar vervoer kilometervergoeding Andere kosten: maaltijd/koffie: factuur, maximaal 8 EUR pp/pd

31 Gemeenschappelijke financiële criteria Directe kosten (kostenrubriek 3) Directe kosten/werkingskosten 10,37% opgenomen binnen de standaardschalen

32 Gemeenschappelijke financiële criteria Indirecte kosten (kostenrubriek 4) Indirecte kosten forfait ter waarde van 15% van de directe kosten al opgenomen binnen de standaardschalen

33 Gemeenschappelijke financiële criteria Transnationale kosten (kostenrubriek 5) Transnationale kosten zijn niet van toepassing op de oproepen Mensgericht Ondernemen en Innovatie

34 Gemeenschappelijke financiële criteria Financiering Financiering Door ESF-Agentschap beheerde middelen: ESF subsidie Vlaams CofinancieringsFonds (VCF) Publieke cofinanciering Private financiering Ontvangsten

35 Gemeenschappelijke financiële criteria Financiering Publieke cofinanciering uit diverse soorten openbare instanties Privaatrechtelijke financiering inbreng uit eigen of andere middelen

36 Gemeenschappelijke financiële criteria Financiering Persoonsgebonden cofinanciering vb. gelinkt aan de loonkost van een personeelslid Niet-persoonsgebonden cofinanciering vb. cofinanciering aan de totale werking van de uitvoerende instantie of aan project Saldoseminarie februari 2011

37 Specifieke financiële criteria Oproep Financiering Oproep Innovatie 1% private cofinanciering 49,50% ESF 49,50% VCF Sectorfondsen 20% op eigen gemaakte kosten Oproep Mensgericht ondernemen 30% (KMO) of 50% (GO) private cofinanciering 70 % ESF + VCF voor KMO (45% -55%) 50% ESF + VCF voor GO (45% -55%) Sectorfondsen 20% op eigen gemaakte kosten Vaststelling voorschot in rapportbeoordelingsbrief: 70% van de jaarlijks toegewezen middelen uit het Vlaams cofinancieringsfonds

38 Administratie Promotor en partners: bijhouden bewijsstukken (registratie, facturen, sector cao, ) minstens tot 2023 analytisch boekhoudsysteem vordering van steunbedrag

39 Publicitaire verplichtingen Deelnemers, partners op de hoogte brengen ESF-affiche op locaties Alle documenten, website, publicaties, : melding medefinanciering door het ESF (logo + standaardboodschap)

40 Controlemogelijkheden Opvragen schriftelijk bewijsmateriaal voor vaststelling rapportbeoordeling (controle on desk) Controle ter plaatse door ESF-Agentschap (na controle on desk, voor uitbetaling) Na betaling steekproefsgewijze controle Inspectie Werk en Sociale Economie ter plaatse of controle Inspectie van Financiën Steekproefsgewijze controle Europese Commissie en Europese Rekenkamer Melding aan Olaf van onregelmatigheden die de euro ESF overschrijden

41 De Minimis

42 De minimis: wat? Verbod op staatssteun: Staatssteun is steun die mogelijks de vrije markt verstoord, doordat bepaalde bedrijven voordelen kregen ten opzichte van andere Uitzondering: De minimis Steunbedrag is te laag om de markt te verstoren

43 De minimis: wat? De Minimis: Maximum euro in de laatste 3 boekjaren per organisatie

44 Hoe de minimis berekenen? Bedrag is uitbetaalde bedrag per organisatie, tenzij nog geen uitbetaling, dan bedrag van goedkeuring Tijdstip is moment van goedkeuring van de steun

45 4. Registratie

46 A. Registratiewijze Intern en Extern personeel Een sluitende registratie is verplicht. Het ESF-Agentschap Vlaanderen beveelt VIER mogelijkheden aan.

47 A. Mogelijkheid 1 Via VOORAF toewijzing personeelslid op ESFproject in ondertekende arbeidsovereenkomst OF in ondertekend addendum aan de bestaande arbeidsovereenkomst OF in een verklaring op eer door CEO of HR OF in verslag van gemachtigd bestuursorgaan van de organisatie

48 A. Mogelijkheid 1 De toewijzing moet in orde zijn zodra het personeelslid start in het project! Plus STEEDS met vermelding van naam van het project; % toewijzing; functie en opdracht van de persoon in het project én start- en einddatum in het project.

49 A. Mogelijkheid 1 Indien geen toewijzing of geen correcte toewijzing naar datum en vorm, wordt er een beoordeling gemaakt van de behaalde resultaten. Indien resultaten dan niet behaald blijken, (opleidingsuren, begeleidingen of outputs) komen slechts de klassieke registraties met handtekening en tegentekening in aanmerking.

50 A. Mogelijkheid 2 Of via ondertekende en tegengetekende agenda (minimaal per maand ondertekend) met vermelding van de ESF-prestatie, uitgedrukt in uren per dag. TIP: gebruik hierbij de activiteiten zoals benoemd in de planning bij het projectvoorstel

51 A. Mogelijkheid 3 Of via prikklok, enkel indien ESF-project gerelateerde uren een afzonderlijke code hebben

52 A. Mogelijkheid 4 Of via prestatiestaten met vermelding van: naam opleiding, begeleiding, werk- of stuurgroep indien opleiding: opleidingscode (corresponderend met deze in CVS-applicatie) datum naam lesgever, begeleider, organisator start-en einduur per dagdeel met telkens handtekening van betrokken personeelslid/-leden (kruisje of paraaf is onvoldoende) met vermelding logo s EU, Vlaanderen en ESF + tegentekening door lesgever of begeleider voor bevestiging correctheid

53 deze verklaringen corresponderen logischerwijs met de cursistregistraties tegengetekend door de opleider, begeleider of organisator. voorbereidingstijd kan worden geïllustreerd a.d.h.v.. agenda s, verslagen, uitgewerkte cursusteksten, voorleggen van oefeningen en hun uitwerking, registratie de registratie van extra-vorming van een intern personeelslid kan via een prestatiestaat gebeuren indien de extra-vorming in de oproep als directe kost wordt gedefinieerd.

54 B. Registratiewijze Deelnemers Een sluitende registratie is ook hier verplicht. Let op! MLP IS GEEN REGISTRATIESYSTEEM Het is slechts de verwerking van de eigenlijke registratie, van de brondocumenten. Het ESF-Agentschap Vlaanderen beveelt vier mogelijkheden aan.

55 Registratie van afwezigheden van de deelnemer(s) met duidelijke vermelding reden en bewijsstuk indien gewettigd.

56 B. Mogelijkheid 1 ESF-acties met een deelnemersuren-registratie op basis van handtekenlijsten. Voorbeelden: opleidingen, loopbaanbegeleiding of overige begeleidingen en activiteiten met testof werkgroepen.

57 Via handtekenlijsten met vermelding van: naam opleiding, begeleiding, werk- of stuurgroep indien opleiding: opleidingscode (corresponderend met deze in CVS-applicatie) datum naam lesgever, begeleider, organisator start-en einduur per dagdeel met telkens handtekening van betrokken deelnemers (kruisje of paraaf is onvoldoende) met vermelding logo s EU, Vlaanderen en ESF + tegentekening door lesgever of begeleider voor bevestiging correctheid

58 B. Mogelijkheid 2 ESF-acties met een koppenfinanciering die niet gebaseerd zijn op een minimale vereiste op-of begeleidingsduur uitgedrukt in deelnemersuren Voorbeelden: ervaringsbewijzen, trajectbegeleidingen en screenings

59 Via registratie met : odoor cliënt ondertekend contract met vermelding van afspraken en inhoud, o EN fysiek cliëntdossier, oenhandtekeningen van cliënt en betrokken intern of extern personeelslid bij de gedateerde sleutelmomenten. steeds met vermelding logo s EU, Vlaanderen en ESF

60 B. Mogelijkheid 3 ESF-acties met een deelnemersuren-registratie op basis van een prikklok-registratie voor voltijdse prestatie. Voorbeelden: opleidingen voor werkzoekenden en WEP ers Indien geen voltijdse prestatie moet prikklok een afzonderlijke code hebben.

61 Via registratie met : odoor cliënt ondertekend contract met vermelding van afspraken en inhoud, oenregistratie via prikklok (met maandelijkse uitprint die getekend wordt door de betrokken opleider of begeleider). oindien geen prikklokregistratie dient de registratie te gebeuren conform de beschrijving onder mogelijkheid 1. steeds met vermelding logo s EU, Vlaanderen en ESF

62 B. Mogelijkheid 4 ESF-acties via e-learning(gebaseerd op deelnemersuren): Een gecentraliseerde registratie van in-en uitlogtijd gekoppeld aan automatische uitlog wanneer de module 10 minuten niet gebruikt wordt. ENwekelijkse uitprintsvan de overeenkomstige prestatielijsten gehandtekenddoor de betrokken opleider of begeleider.

63 5. Overheidsopdrachten

64 Welke organisaties? 4 Categorieën van organisaties: De overheid Organisaties die aan bepaalde voorwaarden voldoen Privaatrechtelijke universiteiten Privaatrechtelijke ondernemingen die bepaalde werken laten uitvoeren (bouwwerken die niet gesubsidieerd worden door ESF)

65 Categorie 1: De overheid De overheid: Gemeenschappen, gewesten, provincies en gemeenten Organisaties van algemeen nut, publiekrechtelijke verenigingen, OCMW s en verenigingen die opgericht zijn door verschillende aanbestedende overheden onder deze categorie.

66 Categorie 2: organisaties die aan bepaalde voorwaarden voldoen Organisaties met rechtspersoonlijkheid die: Opgericht zijn met specifiek doel te voorzien in behoeften die niet louter van industriële of commerciële aard zijn (een algemeen belang hebben) EN met een overwegende overheidsinvloed

67 Categorie 2: organisaties die aan bepaalde voorwaarden voldoen 1. Doel van algemeen belang: Opgericht of wijzigende doelstelling Staat tegenover een doel van commerciële of industriële aard, komt ten goede aan de gemeenschap Een commercieel/ industrieel doel sluit een algemeen doel niet uit

68 Categorie 2: organisaties die aan bepaalde voorwaarden voldoen 2. Overwegende overheidsinvloed: Organisatie voor meer dan de helft gefinancierd wordt door de overheid Het beheer onderworpen is aan de overheid Directie of de raad van toezicht samengesteld is door de overheid.

69 Indien van toepassing Schriftelijke Overeenkomsten Ten bezwarende titel Met derden

70 Indien van toepassing Wetgeving van toepassing voor aankopen van: diensten (extern personeel) leveringen (directe kosten) werken Procedure volgen, afhankelijk van grootte bedrage en type aankoop

71 Indien van toepassing! INFO hten

72 VRAGEN?