Administratie/beheer b. c. d. e. f. g.

Transcriptie

1 Administratie/beheer. 1 april In overeenstemming met het besluit genomen in de vergadering van de VVE van bewoners d.d. 1 april 1985 heeft de beleidscommissie het functioneren van de huidige administrateur/beheerder onderzocht en eventuele alternatieven onderzocht. Op basis van de inventarisatieronde zijn wij tot de volgende conclusie gekomen: de huidige administrateur/beheerder functioneert niet altijd even accuraat in overeenstemming met zijn uit te voeren taken. Er is onvoldoende toezicht en controle geweest vanuit de vereniging/bestuur op het functioneren van de administrateur/beheerder. N.B. voor de vergadering is gelegenheid tot inzage van de bescheiden waarop de commissie zich heeft gebaseerd. Om een goed functioneren in de toekomst mogelijk te maken, van de administrateur, moet minimaal aan de volgende punten worden voldaan: a. Het bestuur van de vereniging moet meer bevoegdheden krijgen dan nu middels de verenigingsakten mogelijk is. b. Beslissingsbevoegdheden van de administrateur (volgens de bovengenoemde akten) beleggen bij het bestuur. c. De beheerder wel of niet lid bij de vereniging zal in samenwerking met de bewoners de beheersfunctie uitoefenen. d. Invoeren van klachtenregistratie d.m.v. een standaard formulier. e. Alle vergaderingen aangaande de vereniging dienen genotuleerd te worden. Deze notulen zijn, minimaal voor elke ledenvergadering ter inzage. Tevens dient het bestuur eenmaal per 2 maanden een nieuwsbrief aangaande het reilen en zeilen van de vereniging uit te geven. f. Alle afspraken met bewoners en derden dienen schriftelijk te geschieden. g. De reservering (groot) onderhoud is voldoende onderbouwd t.a.v. de bestemmingen. Hieruit volgt: deskundig advies aanvragen voor de korte en lange termijn (b.v jaar). Voorbeeld 1. Contacten met DHV te Amersfoort hebben uitgewezen dat zij ons met het volgende van dienst kunnen zijn: 1. Indien er onderhoud aan een complex dient te geschieden zal er eerst een analyse over de status van het complex gemaakt moeten worden. Dit resulteert in een; a. korte termijn advies, b. meerjaren planning en begroting. 2. Jaarlijks dient het complex geïnspecteerd te worden en kunnen eventuele correcties op de meerjaren planning en begroting ingebracht worden. 3. Ondersteuning in de technische en commerciële activiteiten, zoals bv. offertes aanvragen, controle c.q. begeleiding op uitgevoerde werkzaamheden, reclames bij niet goed uitgevoerde werkzaamheden, etc. Onzes inziens zou dit goed kunnen functioneren tesamen met iemand die de dagelijkse klachten over het onderhoud registreert en in overleg met het bestuur/dhv tot uitvoering c.q. oplossing van het probleem overgaat. Voordeel hierbij is dat we nooit meer in discussie kunnen geraken over onderhouds- en begrotingstechnische zaken van de Hamershof door de deskundige begeleiding van een expert (DHV). Administratie en klein technische beheer bij Schoeman. Voordeel: bekendheid met het complex Snelle bereikbaarheid

2 Nadeel: in het verleden heeft Schoeman niet altijd even accuraat gefunctioneerd. Administratie en klein technisch beheer bij Administratiekantoor (Kempen & Co, etc.) Voordeel: snelle bereikbaarheid indien in Hamershof gevestigd Onafhankelijkheid (geen gemengde belangen) Nadeel: geen of nauwelijks technische kennis. Administratie bij administratiekantoor en klein technisch beheer binnen de vereniging oplossen met een technisch coördinator in het bestuur, al dan niet te samen met blokhoofden. Voor eerste hulp bij noodgevallen zal het Administratiekantoor kunnen optreden. Voordeel: snelle bereikbaarheid indien in Hamershof gevestigd. onafhankelijkheid (geen gemengde belangen) Nadeel: een/enkele lid/leden zullen bereid moeten worden gevonden om het klein technisch beheer op zich te nemen. N.B. Enkele opmerkingen van DHV duiden op het feit dat er nogal wat constructie/bouwfouten in de Hamershof zaten welke wel eens op de bouwer verhaald zouden kunnen worden. Voorbeelden waren o..a. dakbeschot, voegen, betonranden, muurscheuren, metselwerk, etc. Zij zouden hier in kunnen begeleiden. Voorbeeld 2. De volgens de akten vastgelegde bevoegdheden van het bestuur en de administrateur dienen gewijzigd te worden. Op dit moment heeft het bestuur niet meer bevoegdheden dan het leiden van de ledenvergaderingen. Dagelijkse beslissingsbevoegdheden liggen bij de administrateur (volgens de akten). Onzes inziens dient dit gewijzigd te worden in een door de leden gekozen bestuur (min. 5 personen), waarbinnen de dagelijkse beslissingsbevoegdheden bij een dagelijks bestuur komen te liggen (3 personen). De administratie en beheer worden uitbesteed aan derden (zie verdere voorbeelden). Hun verantwoordelijkheden worden contractueel vastgelegd, zodat eventuele reclame op hun mogelijk zijn. Het bestuur dient te allen tijde opdrachten aan de administrateur/beheerder schriftelijk vast te leggen. Bij bovengenoemde constructie dien het bestuur 10 maal per jaar, zoveel mogelijk 1 maal per maand. N.B. Middels een aantal spelregels dient de vereniging een soepel functioneren van de administrateur/beheerder te regelen. Voorbeeld 3. Handhaven Schoeman B.V. Voordelen: bekendheid met de Hamershof qua voorgeschiedenis en ontwikkeling Snelle bereikbaarheid. Nadelen: er kan sprake zijn van gemengde belangen geen bereidheid om administratie en beheer gescheiden te voeren op de kosten voor beheer en administratie welke volgens zeggen van Schoeman B.V. in de toekomst berekend zullen worden volgens de normen van de makelaars bond krijgen wij geen korting. Voorbeeld 4. Administrateur Accountantskantoor. Beheer AOWér of Vutter (bv. ex-uitvoerder uit de bouw)

3 De beheerder kan functioneren met eventueel de zogenaamde blokhoofden en een nieuw te introduceren klachtenbus. De beheerder staat in regelmatig contact met een van de bestuursleden b.v. de voorzitter. Voordelen: duidelijke verantwoordelijkheden gestroomlijnd functioneren beëdigde accountant i.v.m. mogelijke gemende belangen en continuïteit. Nadelen: groot aantal vrijwilligers noodzakelijk Continuïteitbeheerder. Met de bovengenoemde accountant kan kempen & Co bedoeld worden. Bijkomend voordeel is dan voor de vestiging centraal geleden en bekendheid met het complex. Met bovengenoemde accountant kan ook Administratiekantoor Fa. Gerritsen bedoeld worden. Extra voordelen zijn dan goedkoper Extra nadelen zijn dan Niet nabij gehuisvest Geen beëdigde accountant Continuïteit Voorstel 1. Aantrekken nieuwe administrateur/beheerder Fa. Gerritsen administratie te Woudenberg Voordelen: Jong bedrijf met ervaring op dit terrein Bereidheid alleen administratie te voeren Wil beroep doen op deskundigen om de post groot onderhoud en collectieve verzekeringen door te lichten. Beheers en administratiekosten voor de normaal uit te voeren werkzaamheden worden verhoogd indien het loon-indexcijfer stijgt. Het beheer wordt onder verantwoordelijkheid van Fa. Gerritsen door een aannemer uitgevoerd. In het tarief voor het beheer zijn al de kosten voor kleine reparaties verwerkt. Nadelen: Heeft bezwaar om alleen de beheersfunctie op zich te nemen Klein/jong bedrijf. Dit zou bezwaren kunnen geven i.v.m. de continuïteit. Niet in de Hamershof gevestigd. Voorstel 2. Administratie en beheer door verenigingslid/leden. De beheerder zal door zogenaamde blokhoofden bijgestaan worden (4 pers. Een per hilt) Voordelen: Contact tussen bewoners en blokhoofd verloopt soepel. Blokhoofden en beheerder hebben periodiek voortgangsoverleg Controle op uitvoering van werkzaamheden door blokhoofd en eventuele bewoners. Nadelen: Groot aantal (7 pers.) vrijwilligers zijn noodzakelijk. Medewerking van alle bewoners noodzakelijk voor eventuele vervanging van deze personen. De vraag is of een administrateur uit eigen gelederen in staat is alle administratieve handelingen op de juiste manier te verrichten. De continuïteit zal problemen opleveren. 12 september De volgende voorstellen worden in stemming gebracht. A. Het bestuur van de VVE (3 tot 5) leden zal benoemd worden als administrateur en zal derden aanstellen voor de technische en administratieve uitvoering hiervan. B. Een extern bedrijf wordt aangesteld als administrateur. Besloten wordt met meerderheid van stemmen kiezen voor voorstel A.

4 De volgende voorstellen worden in stemming gebracht. A. Het technische beheer en het complete administratieve beheer zullen door het bestuur (3 tot 5 leden) zelf worden uitgevoerd. B. Het technisch en administratief beheer uitbesteden aan derden (Gerritsen) C. Het administratief beheer uitbesteden (Gerritsen) en het technisch beheer Door het bestuur zelf of met behulp van een particulier uit te voeren D. Het technisch en administratief beheer uit te laten voeren door Schoeman Vastgoedbeheer B.V. Voorstel B wordt met 40 stemmen voor (16 stemmen voor C en 2 stemmen voor D aangenomen. Voorstel B en C worden opnieuw in stemming gebracht waarbij met de stemmen voor voorstel B wordt gestemd en 8 stemmen voor voorstel C. 7 januari Met administratiekantoor Gerritsen is via tussenkomst van Mr. F. Marree een contract opgesteld voor het penningmeesterschap en ter inzage aan de leden verzonden. De administrateur zal bestaan uit 3 personen, leden van de VVE van bewoners. Het bestuur wordt aangevuld met 3 leden, nl. de voorzitter, de vice-voorzitter en de secretaresse. Voor het opstellen van een onderhoudsplanning zijn 2 offertes aangevraagd en ligt het in de bedoeling begin 1986 te starten met een korte termijn advies. Praktisch zal de Fa. Gerritsen het administrateurschap op zich nemen. 22 juni Professionalisering beheer. Het bestuur stelt voor om het beheer van het complex te wijzigen. De voorzitter geeft aan dat het complex met alle duidelijke onderhoudsproblemen zou moeten worden bestuurd door een professionele organisatie, in principe gaan we dan over op het systeem zoals dit algemeen gebruikelijk is. De professionele bestuurder bestuurt/beheert het complex in nauw overleg met een of meer vertegenwoordigers van de bewoners (voorzitter en evt. vice-voorzitter). Voorgesteld wordt om met ingang van 1 januari 1996 het beheer op deze wijze te laten uitvoeren door Midland Vastgoedbeheer. Midland werkt in dit geval nauw samen met ATO Bouwmanagement door wie de technische zaken en grotere (en gezamenlijke) onderhoudsprojecten zullen worden behartigd. Doordat nu het contract met Schoeman kan worden beëindigd (inzake de coördinatieovereenkomst) zijn de meerkosten gering. Als voordelen van een dergelijke bestuursvorm met de voorgestelde partijen worden genoemd: goed technisch toezicht door bouwkundigen namens de VVE Bewoners, een betere wijze van onderhandelen en offertebehandeling namens onze vereniging, er ontstaan kortere beslislijnen. Belangrijk is dat er geen gemengde belangen meer aan de orde zijn maar dat Midland/ATO voor de VVE Bewoners optreden zonder verdere tegenstrijdige belangen, zoals nu aan de orde was met Schoeman. De Heer van Cooten van ATO geeft een korte toelichting op de voorgestelde situatie waarbij zonodig in de toekomst deskundig commentaar kan worden geleverd op het DHV rapport. In de nieuwe situatie is sprake van een nauw contact tussen Midland/ATO en de voorzitter van de vereniging, bij belangrijke zaken zal de voorzitter altijd vooraf worden geraadpleegd en 2 e maal per jaar zal er met de leden worden vergaderd. Er wordt geïnformeerd wie aansprakelijk is voor de uitgevoerde werkzaamheden door ATO. In eerste instantie is Midland hiervoor het aanspreekpunt waarbij uiteraard in gevallen van onvrede de voorzitter van de vereniging zal worden ingeschakeld. Indien hiertoe de wens zou bestaan, kan het contract met Midland met onmiddellijke ingang worden beëindigd. Op de vraag van een der leden wordt bevestigd dat beide ondernemingen een aansprakelijkheidsverzekering hebben afgesloten.

5 Het contract met Schoeman zal per 1 januari 1996 worden opgezegd, eventueel zal ATO worden ingeschakeld bij het vervangen van de daken van de bergingen. In de toekomst zullen met betrekking tot het gemeenschappelijk onderhoud door beide partijen offertes worden opgevraagd. Ingeval van een in overleg niet op te lossen meningsverschil zal Mr. Marree van de Hoofdvereniging moeten bemiddelen. Vervolgens gaan de leden unaniem akkoord met het voorstel van het bestuur om het beheer per 1 januari 1996 te laten uitvoeren door Midland/ATO. Midland zal de kosten van het technische beheer gespecificeerd in rekening brengen. 29 mei Het bestuur van de VVE van Bewoners wordt al enige jaren gevormd door Midland. Dit bestuur voert regelmatig overleg met de bewonerscommissie. Deze structuur, waarbij de heer Bergevoet van Midland optreedt als voorzitter van het bestuur en de heer Brienesse als gemachtigde dient echter nog te worden geformaliseerd. De leden gaan unaniem akkoord met bovenstaande benoemingen. 14 juni Iedere VVE dient ingevolge de wet te zijn voorzien van een bestuurder (vroeger aangeduid als administrateur) en een voorzitter van de VVE. Zowel de bestuurder van de VVE als de voorzitter van de VVE worden benoemd door de leden. De VVE van Bewoners dienen de besluiten tot benoeming van de Heer J.H.W. Bergevoet tot voorzitter van de VVE en Midland Vastgoed Beheer B.V. als bestuurder goed te keuren. Namens deze bestuurder treedt de heer A.H. Brienesse op als gemachtigde. De bestuurder laat zich ondersteunen door en bewonerscommissie. 22 juni De heer Bergevoet geeft aan dat Midland Vastgoed Beheer B.V. een samenwerking aangaat met Verhage Vastgoed Beheer B.V. te Ede. Door deze samenwerking wordt de kennis en ervaring van beide organisaties samengevoegd, wat ten goede komt aan de kwaliteit van het beheer. De nieuwe organisatie zal door het leven gaan als Verhage-Midland Vastgoed Beheer B.V. Deze samenwerking heeft geen verdere gevolgen voor de Verenigingen. 8 april JVM wordt met ingang van 1 januari 2004 benoemd tot bestuurder van VVE (Hoofdvereniging). Als in de toekomst een arbiter nodig is dan kan de vergadering een beroep doen op Mr. F. Marree. Volgens de splitsingsakten dienen besluiten unaniem te worden genomen, zo niet dan beslist de bestuurder. Dit zou in de toekomst problemen kunnen opleveren,. De splitsingsakte zou, omdat deze toch wordt gewijzigd, op dit punt kunnen worden aangepast. De vergadering besluit dat het bepaalde in de splitsingsakte blijft gehandhaafd en dat bij het eventueel staken der stemmen niet de bestuurder zal beslissen, doch een onpartijdige derde. 13 oktober 2004 De vergadering bevestigt de benoeming van Mevrouw van Baarle en de Heer Bakker als bestuursleden.

6 Brievenbussen. 16 januari Namens de PTT zijn twee heren op de vergadering aanwezig om uitleg te geven over de plaatsing van de brievenbussen in de Hamershof. In het beginstadium is al overleg geweest met de PTT en de gemeente over plaatsing van de postbozen. Zelfs tijdens de gevorderde bouw is nog, in aanwezigheid van alle betrokken partijen, overleg gepleegd. Aangezien er sprake is van wettelijke bepalingen (Zie hierna), zal aan de huidige situering, althans wat het niveau betreft, niet veranderd kunnen worden. Wel zou na overleg met de gemeente de plaats waar de postboxen hangen, eventueel nog gewijzigd kunnen worden. In dit kader zal het bestuur tijdens een algemene vergadering verzoeken iedereen die klachten heeft over de postboxen, deze kenbaar te maken, waarna deze zullen worden voorgelegd aan de gemeente. Wettelijke bepalingen: De wettelijke bepalingen zijn vastgelegd in de postwet van 1954, met de daarop volgende aanvullingen in de loop der jaren. Dit zal verklaren waarom er op de Kervershilt, Wevershilt en Schepershilt en Kervershilt even nummers, niet de post aan huis wordt bezorgd, maar er buitenbrievenbussen zijn geplaatst. De postwet houdt onder meer in dat: - de postbesteller geen trappen hoeft te lopen - de postbesteller geen hellingen hoeft te nemen, welke meer dan 2,5 meter bedragen - daar waar een lift aanwezig is de post aan huis wordt bezorgd. Bevoorrading bedrijven. 22 november Eventuele klachten hieromtrent moeten met de VVE van winkeliers worden besproken. 18 december De voorzitter heeft een gesprek gehad met de bedrijfsleider van de Boni, betreffende de geluidsoverlast die in de vroege ochtenduren wordt veroorzaakt door de lossende vrachtauto s. De bedrijfsleider heeft aangegeven dat hij de bewoners ter wille is en vraagt de omwonende de bedrijfsnaam, datum en tijdsstip te noteren zodat hij gericht acties kan ondernemen. Iemand geeft aan dat dit al meerdere malen is gebeurd, echter zonder het gewenst resultaat. Zij geeft nogmaals aan dat het wettelijk verboden is na en voor uur te lossen, waarbij overlast wordt veroorzaakt door zgn. pieklawaai. Dit blijkt uit een artikel in de Staatscourant van 17 november 1997? Besloten wordt dat Midland het gesprek en de gemaakte afspraken met Boni schriftelijk zal bevestigen en een kopie van het artikel zal bijvoegen. Een afschrift wordt aan het bestuur van de VVE Bedrijfsruimten gezonden. Bruggen. 25 november In het kader van de revitalisering van de Hamershof, komen er twee metalen bruggen en verdwijnen de vier huidige bruggen. De bruggen zijn gegalvaniseerd, die kunnen blijven liggen en evt. verhoogd worden i.v.m. de eisen van de brandweer. De vluchtweg is voor de bewoners te gering zonder bruggen, bij een evt. brand. De gemeente heeft op andere plaatsen ook last van weinig ruimte en heeft dus al relatief kleine bluswagens. Als de bruggen weg zijn, is dat maar voor enkele eigenaren een probleem m.b.t. de bergingen. De doodlopende stukken hoeven bij brand geen bezwaar op te leveren want men zou via het balkon gered kunnen worden. De bewoners vinden dit niet voldoende. Voor de betreffende bewoners is de brug een goede vluchtweg bij brand. De keuze is:

7 a. alle bruggen weg b. 2 bruggen handhaven en verhogen Tevens de 2 bruggen verplaatsen naar de buitenzijde. Opties: 1. alle vier bruggen weg 2 liften 2. twee bruggen in het centrum houden - 1 nieuwe lift 3. twee bruggen aan de buitenzijde houden 1 nieuwe lift 4. vier nieuwe bruggen 1 nieuwe lift. Stemming liften 29 stemmen tegen 7 machtigingen tegen 9 stemmen voor 1 machtiging voor Bij de volgende stemming zijn liften buiten beschouwing gelaten. Stemming optie 1: 44 stemmen tegen weghalen bruggen 2 machtigingen voor weghalen Stemming optie 2: 32 stemmen tegen 4 machtigingen tegen 4 stemmen voor 1 machtiging voor Stemming optie 3: 27 stemmen voor 4 machtigingen voor 8 stemmen tegen 2 machtigingen tegen 3 onthoudingen 2 onthoudingen (machtiging) Stemming optie 4: 15 stemmen tegen 6 machtigingen tegen 17 stemmen voor 3 machtigingen voor 5 onthoudingen Men is duidelijk voor een tweetal hoge bruggen aan het begin en einde Hamershof Het gevoel van veiligheid b.v. een goede vluchtweg bij calamiteiten is voor de bewoners van groot belang. Er wordt goedkeuring verleend door de bewoners om obstakels e.d. te verwijderen. Hierin komt men de winkeliers tegemoet. 13 oktober Het onderhoud aan de bruggen wordt gecoördineerd door de Heer Spronk van GMS. Bergingen. 14 juni De VVE Bewoners is van mening dat de uitpandige bergingen als gemeenschappelijk zijn aan te merken, omdat de wanden van de bergingen dragend zijn. De VVE van Bedrijfsruimten stelt zich op het standpunt dat de bergingen niet gemeenschappelijk zijn, en dat daarom de kosten voor het vervangen van het houtrot en de schilderkosten volledig voor rekening komen van de VVE Bewoners. 29 november De voorzitter geeft aan dat er een standpunt ingenomen dient te worden inzake al dan niet gezamenlijk zijn van de onderhoudskosten van de bergingen. De bewoners stemmen unaniem dat de bergingen onder het gezamenlijk onderhoud vallen.

8 Midland zal het besluit van de VVE kenbaar maken aan de VVE van Bedrijfsruimten en de Hoofdvereniging. 8 juli Hoofdvereniging: Ramen en kozijnen van de bergingen zijn aan te merken als privé gedeelten voor de VVE Bewoners. Houten gevels van de bergingen zijn aan te merken als privé voor de VVE Bewoners. Betonkolommen. 14 juni Er is een verschil van mening ontstaan tussen de VVE Bewoners en de VVE Bedrijfsruimten over het al dan niet schilderen van de betonkolommen. De VVE van Bedrijfsruimten is van mening dat het onderhoudstechnisch noodzakelijk is de betonkolommen te schilderen (Coaten). De VVE van Bewoners is van mening dat hier geen sprake is van onderhoud, maar van verfraaiing. Omdat er andere onderhoudszaken zijn die dringender zijn (zoals het vervangen van dakramen) en omdat de reservering groot onderhoud nagenoeg nihil is, lijkt het de VVE van Bewoners niet zinvol om geld te investeren in verfraaiing. 29 november De kwestie van het coaten van de betonkolommen dient beoordeeld te worden door een onafhankelijke derde. Midland zal het besluit van de VVE kenbaar maken aan de VVE van Bedrijfsruimten en de Hoofdvereniging. 8 juli Hoofdvereniging: DHV heeft advies uitgebracht met betrekking tot de betonkolommen. DHV stelt, dat het niet technisch noodzakelijk is de betonkolommen te schilderen, het zou enkel van cosmetische aard zijn. Wanneer er onderhoud nodig is komt dit voor rekening van beide Verenigingen. Voor het schilderwerk dient er toestemming te zijn van beide Verenigingen. Ter vergadering wordt geconstateerd, dat de betonkolommen inmiddels worden geschilderd op verzoek en op rekening van de Vereniging van Bedrijfsruimten. De Vereniging van Bewoners gaat hiermee akkoord, dit besluit wordt ter vergadering bekrachtigd. Betonkolommen zijn gemeenschappelijk. Het schilderen van deze kolommen is een cosmetische zaak, daarom niet voor gezamenlijke rekening. Indien (voegwerk-)reparatie aan de kolommen noodzakelijk is, dan komen de kosten voor gezamenlijke rekening. Brandverzekering. 10 februari Om misverstanden te voorkomen nog weer eens het volgende. Onze woningen zijn collectief verzekerd op een opstal/glaspolis; de premie daarvoor is inbegrepen in de servicekosten. Echter: als U aard - en nagelvaste voorzieningen aanbrengt (parketvloer, inbouwkeuken, nieuwe badkamer, etc.) dient U zelf te zorgen voor een aanvullende opstalverzekering. Op de collectieve polis zijn de woningen alleen en standaarduitvoering verzekerd. 29 november Het bestuur heeft informatie verkregen betreffende de brandpreventie in de woningen. Hierbij is naar voren gekomen dat de isolering van de meterkast zeer belangrijk is. Dit is nl. een trekgat waardoor vuur makkelijk een weg naar boven vindt. De bewoners worden daarom geadviseerd de situatie in hun woning te controleren en zonodig maatregelen te treffen.

9 30 oktober Een kopie van de afgesloten polis van de brandverzekering is ontvangen. Tevens heeft de Vereniging Bedrijfsruimten aan Troostwijk de taxatieopdracht verstrekt.: 10 eurocent per 1000 met een minimum van 345,-- Euro.

10 Contactpersonen. Vereniging van Eigenaars van Bewoners in het hoofdcentrum Leusden. Voorzitter: Mevr. G. van Doorn De Wevershilt NN Leusden Penningmeester : Bestuurslid: Bestuurslid: Dhr. H. Steenbergen De Schepershilt NR Leusden Dhr. R. van den Berg, De Kervershilt 11, 3831 NK Leusden Tel.nr.: remkovdb@gmail.com Dhr. J. Bootsma De Kervershilt 9, 3831 NK Leusden janbootsma@hotmail.com te Administrateur: WPMMetea B.V., Richterslaan 52-54, Postbus 51, 3430 AB Nieuwegein Tel.: Contactpers.: Mevr. F. Lens en Dhr. R. Vermeulen teamb@wpmmetea.nl Rekeningnr t.n.v. VVE Bewoners in het Hoofdcentrum Leusden Vereniging van eigenaren van Bedrijfsruimten. Voorzitter: Dhr. P. Berghuizen Vereniging van Winkeliers: Voorzitter: Dhr. M. Veeneman (De Buurman) Hoofdvereniging. Administrateur: JVM Contactpersoon: Dhr. T. Jorissen tjorissen@jvm-vve.nl Onderhoud namens de hoofdvereniging: Kees van der Wardt Bouwadviseur B.V., Zomertaling 6, 3755 GP Eemnes Tel. Nrs: of Gegevens kopiëren en plakken in website.(google)

11 Voor bewoners Voor kleine klachten: WPMMetea B.V. Voor geluidsoverlast: J. in t Veld, gemeentehuis Voor Glasschade: Centrale meldkamer van DBV Verzekeringen/service Glasherstel middels het gratis tel.nr , 24 uur per dag, 7 dagen in de week dus ook in de weekenden. Voor achtergebleven grof vuil, zwerfvuil, verstoppingen van het riool, (begane grond), openbare verlichting, ongediertebestrijding, etc. meldlijn Wijkbeheer

12 Dakbedekking Dakbedekking van woningen en schuren (met name bitumineuze dakbedekking) worden op rekening van de vereniging onderhouden, tenzij er schade is door schuld, in welk geval de schade verhaald zal worden. Dakbedekking grote terrassen 30 oktober Beide verenigingen zijn het erover eens, dat de dakbedekking gemeenschappelijk is. Alles wat op het dak gezet wordt, is eigendom van de bewoners. Er zijn indertijd ook bloembakken op het dak gemetseld om inkijk te voorkomen. Deze bakken moeten nu van het dak af. Beide verenigingen gaan akkoord, dat het verwijderen van deze bloembakken voor rekening van de Hoofdvereniging komt en doorberekend wordt aan beide subverenigingen. De sleutel is daken. Dakgoot. 14 november Indien een overlopende dakgoot voor lekkage zorgt, zullen de kosten voor reparatie voor de desbetreffende bewoner zijn. Laat zo nu en dan Uw dakgoot eens schoonmaken. 17 november Om verstoppingen te voorkomen, is het nodig dat de dakgoten regelmatig door Uzelf worden schoongemaakt. 18 december Om verstopping te voorkomen is het nodig dat de dakgoten regelmatig door Uzelf worden schoongemaakt. 29 mei Ter voorkoming van lekkages wijst de voorzitter iedereen erop dat de bewoners zelf hun dakgoten schoon dienen te houden. Hij verzoekt met klem om dit minimaal eens per jaar te doen De lage goten boven de huizen worden schoongemaakt. Echter, de hoge goten boven de winkels aan de Komenij zijn nu nog niet gereinigd. Dakpannen. 8 mei Na een storm zijn veel dakpannen kapot. Gaarne beschikbaar stellen van dakpannen. Dit even melden bij het bestuur indien men dakpannen overheeft. Dakramen. 11 september Bij ons administratiekantoor zijn gedurende het afgelopen jaar een groot aantal lekkagemeldingen binnengekomen. Helaas wordt ook in deze gevallen een snelle en afdoende oplossing belemmerd door de financiële situatie waarin onze vereniging verkeert. Er kan geen opdracht tot reparatie worden gegeven indien de middelen niet toereikend zijn. Getracht wordt voorlopig met tijdelijke oplossingen de problemen te beperken. Momenteel worden de kosten in kaart gebracht voor het vervangen van de dakramen. Ook hier zal een collectieve aanpak goedkoper zijn van incidentele reparaties en vervangingen. Men dient zich echter te realiseren dat de noodzakelijke collectieve aanpak behoorlijke

13 financiële consequentie zal hebben., Op de jaarvergadering zal het bestuur dit probleem aan de orde stellen en zonodig met suggesties komen ter financiering van de oplossing. 14 juni De voorzitter geeft aan dat de VVE van Bewoners een standpunt dient in te nemen inzake het al dan niet gezamenlijk zijn van de onderhoudskosten van de dakramen. Dit standpunt wordt aan de VVE van Bedrijfsruimten en aan de Hoofdvereniging kenbaar gemaakt. Er zijn echter onvoldoende stemmen aanwezig om hierover een besluit te nemen. 29 november De bewoners stemmen unaniem in met het standpunt van de VVE van Bewoners dat de dakramen onder het gezamenlijk onderhoud vallen. 30 oktober Na overleg wordt besloten dat: dakramen zijn aan te merken als privé gedeelten voor de VVE Bewoners. 13 oktober 2004 Iemand vraagt aan de ledenvergadering toestemming tot het plaatsen van een doucheraam in het dakvlak. De vergadering verleent haar deze toestemming indien het raam conform de overige reeds geplaatste ramen is.

14 Enquête namens gemeente 6 november De enquête waarvoor Uw medewerking gevraagd wordt is in samenwerking met het bestuur aan U verstuurd. De bedoeling mag duidelijk zijn, de gemeente en wij vragen U alle mogelijke knelpunten en problemen die er in de Hamershof liggen, op te sommen. Deze zullen op korte termijn geïnventariseerd worden en ingebracht worden bij de discussies die bij de opknapbeurt van de Hamershof gevoerd gaan worden. Wij vragen daarom ook alle knelpunten en irritaties die U hebt daarop te vermelden, omdat dit onze laatste kans is een duidelijke inbreng van de bewoners te verwoorden. Daarnaast maken wij van deze gelegenheid gebruik om de gemeente de ogen te openen voor de werkelijke problemen rondom de Hamershof. Tevens verdient het aanbeveling om kritisch te kijken naar de aanbevelingen die gedaan worden om bestaande onderdelen van de Hamershof die gewijzigd dreigen te worden en het is uiterst zinvol om de mening van de bewoners hierin te kennen. Zie bijlage. Extra bijdrage reserve groot onderhoud. 22 januari Zoals uit de planning van het groot onderhoud blijkt zijn de financiële middelen van de VVE van Bewoners niet toereikend. In de voorjaarsvergadering is gesproken over een extra bijdrage inzake het groot onderhoud. Het bestuur stelt voor de komende 5 jaar 500,00 gulden per jaar als extra bijdrage groot onderhoud te betalen en wel als volgt: 1 januari 2001 (plus of min) f 500,00 uiterste betaaldatum 30 juni januari 2002 f 500,00 30 juni januari 2003 f 500,00 30 juni januari 2004 f 500,00 30 juni januari 2005 f 500,00 30 juni januari Een der leden merkt op dat de 5 jaarlijkse bijdragen ad f500,-- per jaar niet hadden moeten worden gestopt. Uitgelegd wordt dat er toen uitgegaan werd van een bijwerkbeurt. Een bijwerkbeurt bleek uiteindelijk niet voldoende te zijn, een complete beurt is noodzakelijk. 7 mei Een extra bijdrage over de jaren 2003 t/m Per huis gemiddeld 250,00 euro. Er is vanaf het begin van de vereniging voor gekozen om de servicekosten zo laag mogelijk te houden, dit en enkele tegenvallers in de constructie hebben ervoor gezorgd, dat de financiële positie van de vereniging niet rooskleurig is. Dit is 6 a 7 jaar geleden al erkend en heeft toen geleid tot een substantiële verhogen van de servicekosten. Twee jaar geleden werd geschat, dat ondanks deze verhoging, de onderhoudskosten voor de komende jaren niet door de huidige inkomsten gedekt kunnen worden. Deze hoge onderhoudskosten worden vooral veroorzaakt door vervanging van het loopdek, de vervanging moet een in de twintig jaar gebeuren. Destijds werd voorgesteld om voor vijf jaar van de bewoners een extra financiële bijdrage te vragen. De extra bijdrage leidde tot veel discussie, ook omdat vooral onduidelijk was hoe hoog de kosten van het loopdek zullen zijn. Daarom is de extra bijdrage tijdelijk stopgezet. Dit jaar wordt de vloer onder het loopdek vervangen, dit is een kostbare zaak. Deze kosten betekenen natuurlijk een behoorlijke aanslag op de begroting van de vereniging. Hierdoor komt het noodzakelijk reguliere onderhoud, schilderwerk en vervanging van het houtrot, van de woningen onder druk te staan. Daarnaast zijn er nog de kosten voor de vervanging van de

15 dakramen, de opstalverzekering en toekomstig onderhoud aan de trappenhuizen, voegwerk en de hellingbanen. Voor dit alle is te weinig financiële ruimte. Om ervoor te zorgen dat er genoeg financiële middelen beschikbaar blijven, stelt het bestuur voor om van alle bewoners voor de periode van 5 jaar een extra bijdrage te vragen van gemiddeld 250 euro. Het bestuur heeft ervoor gekozen om geen eenmalige bijdrage te vragen, in het geval van een eenmalige bijdrage zou dit een gemiddelde bijdrage van 1250 euro betekenen. In de begroting is uitgegaan van de uitgaven die noodzakelijk zijn voor het onderhoud van de Hoofdvereniging (o.a. loopdekken en trappenhuizen) zoals opgegeven door de Heer Spronk. De kosten voor de bewoners voor het schilderwerk zijn gebaseerd op een offerte van schildersbedrijf Greuters. En de kosten voor de vervanging van de dakvensters en gevels en buitenwanden die nu bekend zijn. De kosten voor het schilderwerk zijn in vergelijking tot eerdere begrotingen omhoog bijgesteld, omdat het in de oorspronkelijke begroting opgenomen bedrag van euro bij vergelijking van de ingediende offertes veel te laag bleek te zijn. Op basis van deze informatie is de begroting aangepast. Met deze begroting en de extra bijdrage hopen wij een stap te hebben gezet in een meer stabielere financiële basis. Voor toestemming van deze extra bijdrage zal 7 mei een algemene bewonersvergadering worden gehouden.

16 Funderingen. 22 april Door derden veroorzaakte schade aan de funderingen en/of dragende gedeelten van de Hamershof waarvan de kosten niet te verhalen zijn bij een verzekeringsmaatschappij zullen ten laste komen van deze post.

17 Gladheidbestrijding. 22 april Hellingbanen en trappen en bruggen worden door de gemeente gestrooid. Klachten individueel doorgeven aan opzichter reiniging en wegen (telefonisch) 7 januari Er wordt melding gemaakt van de gladheid van de bruggen. 17 november Hellingbanen, trappen en bruggen worden door de gemeente gestrooid. Eventuele klachten hieromtrent kan U telefonisch opgeven aan de gemeente. 18 december Op hellingbanen, trappen en bruggen wordt door de gemeente gestrooid. Eventuele klachten hierover dient U individueel telefonisch door te geven aan de gemeente. Geluidsoverlast. 14 oktober Voor de vereniging geldt als regel dat er tussen en uur geen geluidsoverlast mag zijn. Hoe dit is geregeld in de afgegeven Hinderwetvergunning door de gemeente is niet duidelijk. Er zijn twee mogelijkheden: U dient persoonlijk een klacht in bij de gemeente Bij meerdere klachten wil het bestuur er wel achteraan gaan. 18 december Wettelijk is het verboden tussen en uur te laden en/of te lossen waarbij overlast wordt veroorzaakt. Dit zou blijken uit een artikel in de Staatscourant van 17 november januari De Goudreinet maakt lawaai vanaf uur omdat zij dan worden bevoorraad. Inmiddels is de aanleverroute gewijzigd. Gevels, dakramen en kozijnen. 30 oktober 2003 Hoofdvereniging: Besloten wordt dat volledigheidshalve in de notulen vastgelegd wordt hetgeen in een bindend advies c.q. door de arbiter is vastgesteld inzake gevels, dakramen, ramen en kozijnen van de bergingen en het schilderen van de betonkolommen. Een en ander houdt in dat: -dakramen zijn aan te merken als privé gedeelten voor de VVE Bewoners -ramen en kozijnen van de bergingen zijn aan te merken als privé gedeelten voor de VVE Bewoners -houten gevels van de bergingen zijn aan te merken als privé voor de VVE Bewoners -betonkolommen zijn gemeenschappelijk. Het schilderen van deze kolommen is een cosmetische zaak, derhalve niet voor gezamenlijke rekening -indien (voegwerk)-reparatie aan de kolommen noodzakelijk is dan komen de kosten voor gezamenlijke rekening Glasschade. Zie contactpersonen. Groot Onderhoud. 22 januari 1989.

18 De afgelopen maanden heeft U kunnen zien dat de fa. Heijligers met groot onderhoud is begonnen. Al het voegwerk en de betonnen randen aan de Eysinkplaats zijn/worden vervangen. De lichtkoepel boven de Brouwerij is op een nieuwe fundering gezet en de muren onder de lichtkoepel worden opnieuw gevoegd, dan wel op een andere wijze beschermd. 31 januari Met betrekking tot de meerjarenraming voor groot onderhoud over de periode dient te worden opgemerkt dat geen voorziening is getroffen voor de vervanging van de dakramen. Wellicht zal een behoorlijk aantal dakramen binnen enkele jaren dienen te worden vervangen. Voorts is nog steeds aangenomen dat het schilderwerk kan worden uitgesteld tot Dit is uitermate twijfelachtig, beter zou zijn op kortere termijn hiermee aan te vangen. Aangezien de noodzakelijke reserves hiervoor ontbreken, zal eerst bij de begroting over 1997 worden bezien of het schilderwerk een jaar eerder dan oorspronkelijk gepland kan worden uitgevoerd. Basis voor de meerjarenraming groot onderhoud is overigens nog steeds het DHVonderhoudsrapport, aangevuld met enkele extra posten. Bezien moet worden in hoeverre dit dient te worden aangevuld met een aantal door ATO aangegeven punten. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de huidige begroting 1996 bestaan dan ook uit een hogere post voor houtrotsanering en meer kosten/reserveringen voor schilderwerk. Overwogen kan worden om het DHV rapport door ATO te laten herzien, waarbij dan de wijzigingen in bijvoorbeeld de komende vijf jaren concreet in beeld moeten worden gebracht (uiteraard voor zover mogelijk, het blijft een raming). Voorts zou dan een betere afstemming kunnen plaatsvinden tussen de onderhoudsplanningen van de beide verenigingen op de Hamershof. 17 juni Er is bij een vijftal bedrijven offerte aangevraagd voor de uitvoering van het groot onderhoud. Uiteindelijk is gekozen voor een combinatie van drie van deze bedrijven. In week 24 is een vergadering gepland met de betrokken partijen om de planning te maken. Naar alle verwachting wordt in de eerste week van juli gestart met de vervanging van het houtrot. 14 december Er wordt aangegeven dat de werkzaamheden betreffende het vervangen van het houtrot en het schilderen van de gevels en bergingen nagenoeg zijn stilgelegd. Dit met uitzondering van de werkzaamheden uitgevoerd door de Fa. Span. De gebreken in de uitvoering van de werkzaamheden dienen middels het meldingsformulier Doorgegeven te worden. De voorzitter meldt dat indien er nog leden zijn die houtrot geconstateerd hebben en over het verhelpen hiervan, nog geen afspraak met de fa. Span gemaakt hebben, dit dienen te melden aan Midland. Een der leden vraagt hoe het is gesteld met de reservering groot onderhoud. De Heer Bergevoet geeft aan dat de reserve nagenoeg nihil is na de uitvoering van de werkzaamheden. De bewoner geeft aan dat dit een verontrustende zaak is. De heer Bergevoet beaamt dit. Vervolgens meldt hij dat er vrijwel geen financiële middelen meer beschikbaar zijn om het gehele achterstallige onderhoud te verhelpen. Indien het noodzakelijk geacht wordt om reparaties en/of onderhoud uit te voeren terwijl hier geen financiële middelen aanwezig zijn zullen de leden individueel gedwongen worden hieraan een extra bijdrage te leveren. Dit is de keuze die de leden destijds hebben gemaakt. 29 november 1999.

19 De voorzitter geeft aan dat, conform het meerjaren onderhoudsplan, bedragen zijn opgenomen voor de gevels en daken. Dit betreft vervangen van dakramen (indien echt noodzakelijk) en vervangen van houtrot. Daarnaast stelt de voorzitter voor om trappenhuizen te laten schilderen. Midland zal offertes aanvragen en deze in de voorjaarsvergadering presenteren. In de meerjaren onderhoudsraming is tevens vervanging van het loopdek opgenomen. Op basis van de staat van onderhoud en de stand van de reserves stelt het bestuur voor deze werkzaamheden uit te stellen. 8 juni Voor het jaar 2000 staat onderhoud aan de trappenhuizen, het aanbrengen van gevelafdekbanden op een drietal plaatsen en het aanbrengen van zinken bekleding in een aantal bloembakken. Dit laatste punt betreft een aantal lekkende bloembakken aan de Kooikersgracht en de Smidse. Daarnaast staan een aantal dakramen op de planning om vervangen te worden. Tevens zal in 2000 daar waar nodig houtrot vervangen worden en bijgeschilderd. De voorzitter maakt kenbaar dat in 2001 het vervangen van het loopdek op de planning staat. Dit betreft een kostenpost van ruim ,-- gulden. Er dient daarom fors te worden gereserveerd voor groot onderhoud. Daarnaast komt op steeds meer plaatsen voor dat kozijnen vervangen dienen te worden. Uit de huidige reserves groot onderhoud en de te verwachten onderhoudskosten kan worden opgemaakt dat de reservering onvoldoende is. Daarom zal in de najaarsvergadering een bijgestelde planning groot onderhoud worden opgemaakt en een voorstel tot verhoging van de servicekosten en/of een extra bijdrage voor uitvoering van groot onderhoud worden gedaan door het bestuur. 30 januari De onderhoudskosten die horen in de Hoofdvereniging, zijnde de daken en goten, en de reserve groot onderhoud rep ,-- gulden en ,-- gulden, totaal ,-- gulden Worden samengevoegd tot een dotatie (toevoeging) aan de reserve groot onderhoud Hoofdvereniging. De onderhoudskosten die horen in de ondervereniging, zijnde onderhoud gevels en buitenwanden, groot ,-- gulden worden gebruikt als een dotatie aan de reserve onderhoud woningen. De meerjarenplanning ondervereniging bewoners voorziet in de volgende onderhoudswerkzaamheden voor het jaar schilderwerken ,-- (zuidkant) gulden - dakvensters 2.800,-- - vervanging schade 4.000,-- - gevels en buitenwanden ,-- Voor de dakvensters, vervanging bij schade en gevels en buitenwanden geldt, alleen indien noodzakelijk. De meerjarenplanning via de Hoofdvereniging voorziet in de navolgende werkzaamheden, - trappen, hellingen en galerijen ,-- gulden - daken en goten ,-- gulden - div. klein onderhoud 3.000,-- gulden Voor de daken, goten en divers klein onderhoud geldt weer, alleen indien noodzakelijk. De financiering voor beide meerjarenplanningen is kostendekkend op dit moment, een extra eenmalige bijdrage zal daarom niet noodzakelijk zijn. In het complex bevindt zich veel houtrot, alvorens er geschilderd wordt zal er een inventarisatie plaatsvinden van het houtrot. Dit dient eerst hersteld te worden. Met betrekking tot het herstel van de bedekking van de loopdekken wordt de technische noodzakelijkheid en de hoogte van de kosten in twijfel getrokken. Op dit moment zijn er geen lekkages en/of andere problemen. De genoemde prijs van f ,-- wordt aan de lage kant geacht, indien herstel dient plaats te vinden.

20 30 oktober Op basis van het meerjarenplan heeft de Vereniging van Bewoners aangegeven, dat er te weinig reserveringen zijn gemaakt om het groot onderhoud te plegen. De VVE van Bewoners hebben een financiële tegenvaller ad ,-- euro gehad in verband met een verschil van inzicht m.b.t. de interpretatie van het budget tussen Dhr. Spronk en Rebo Midland VVE Management. Daarom doet de schilder zijn werk nu verspreid over twee jaar. De Heer Spronk bevestigt, dat op dit moment de gevelstenen een probleem geven, omdat sommige gevelstenen naar beneden vallen. De VVE van Bedrijfsruimten stelt zich op het standpunt, dat zij hier niet aansprakelijk voor zijn. Beide Verenigingen gaan akkoord, dat het primaire onderhoud van het gebouw in het kader van het voorkomen van letsel zo spoedig mogelijk wordt verricht. De prioriteit wordt in beide Verenigingen in goed overleg bepaald. Beide verenigingen zullen binnen vier weken aangeven wat er afgesproken is m.b.t. het onderhoudsrapport april Omdat de VVE van Bewoners voor het jaar 2004 nog onvoldoende in kas zal hebben wordt, op voorstel van de VVE besloten de begroting goed te keuren met uitzondering van de diverse posten reservering groot onderhoud. Het betreft de posten: Reservering groot onderhoud gevels/daken/overig Reservering groot onderhoud borstweringen Reservering groot onderhoud loopdek, galerijen, balkons, etc. Reservering groot onderhoud riolering. Voorts wordt besloten om dit jaar al per kwartaal te factureren. Met betrekking tot de uit te voeren werkzaamheden in 2004 wordt afgesproken dat deze tot een maximaal bedrag van ,-- euro incl. BTW zal kunnen worden opgedragen en dat voor opdracht. -de desbetreffende offertes ter goedkeuring aan de beide voorzitters zullen worden gezonden -deze tekenen voor akkoord -JVM de beide verenigingen een factuur zal zenden, conform de voor akkoord getekende offerte -de verenigingen deze factuur direct dienen te betalen -zodra het geld is ontvangen op rekening van de Hoofdvereniging de opdracht tot uitvoering van de werkzaamheden zal worden gegeven. 13 oktober Reservering voor 2004 had moeten zijn ,-- en voor ,-- Euro. Echter voor 2004 is nog Euro in kas. Gevelplaten. 4 juni Zie onder onderhoudsplan. 30 oktober Houten gevels van de bergingen zijn aan te merken als privé voor de VVE van Bewoners.