: Werkgroep legaat Waanders Verfraaiing Worpplantsoen : Martin Jansen : Multi-criteria analyse voor bepalen waardering ingediende ideeën.

Transcriptie

1 MEMO Aan Van Betreft : Werkgroep legaat Waanders Verfraaiing Worpplantsoen : Martin Jansen : Multi-criteria analyse voor bepalen waardering ingediende ideeën. Versie : DEFINITIEF WERKGROEP 2.1 Datum : 20 oktober2014 Multi-criteria-analyse Aanleiding B&W van Deventer hebben een nota vastgesteld met betrekking tot de erfenis van de heer Waanders. Een van de besluiten is het aanvaarden van de erfenis van de heer Waanders te besteden aan de verfraaiing van het Worpplantsoen De gemeente heeft hierin de regie maar zij hebben conform B&W nota met diverse stakeholders een proces gestart om te komen tot verfraaiing van het Worpplantsoen. Een aantal van de stakeholders heeft een monodisciplinair belang en daarom is het van belang om de wensen zorgvuldig en transparant af te wegen. In de genoemde aanpak wordt als werkwijze om te komen tot een gedragen pakket aan maatregelen dit te doen op basis van een multicriteria analyse. Een van de onderdelen die deze werkgroep uitwerkt is deze multicriteria analyse verder vormgeven om de belangen zorgvuldig af te wegen en om recht te doen aan het erflaat van de heer Waanders. Werkwijze In de multi-criteria analyse staat de criteriatabel centraal, welke vorm krijgt door middel van een tabel waarin de verschillende criteria staan opgesomd. De criteria staan onder de tabel gedefinieerd naar meetbare definities. Aan de hand van deze definities wordt een waarde gegeven aan de criteria per ingediende wens of idee. De criteria in de tabel zijn in enige mate afhankelijk van elkaar en hebben een onderlinge samenhang en bepalen het uiteindelijke ontwerp. Een beoordelingschema staat weergegeven onder de tabel. De beoordeling vindt plaats door middel van het geven van scores (1 t/m 10), aan de verschillende te onderscheiden criteria. Vooraf zal per criteria moeten worden bepaald wat de wegingsfactor is. Hoe belangrijk is het voor de verfraaiing van het park zoals Waanders dat gewenst heeft. De ingediende wensen worden beoordeeld vanuit verschillende expertises, afwegingen zoals deze tijdens de komende besprekingen als werkgroep en met de terugkoppeling met gemeente als regisseur worden besproken. Denk bij expertises aan: beleidsmedewerker groen, de parkbeheerder, ecoloog, adviseur monumentenzorg, wellicht een landschapsarchitect, de werkgroep maar ook afvaardiging van de stakeholders (zie lijst bijlage behorende bij het Plan van Aanpak) met daarbij opgemerkt de gebruikers ook meegenomen kunnen worden. Dit moet de komende periode vastgesteld worden. De beoordeling wordt gezamenlijk met experts (zorgvuldig) en op basis van de tabel transparant gedaan. Aan de hand van de tabel valt na de analyse, door optellen van de toegekende scores, af te lezen welke

2 wensen het hoogste scoren. De wensen met de hoogste score zullen nader gefundeerd onderbouwd moeten worden en uitgewerkt worden tot een concreet ontwerp/idee, waarbij een nauwkeurige kostenraming wordt opgesteld en er gekeken wordt naar (co) financiering. Het afwegingskader Als fundament voor de criteria analyse is het volgende afwegingskader gebruikt: Vergunningen: Er dient rekening gehouden te worden met de gemeentelijke monumentale status van het Worpplantsoen. Bij voorkeur passend in de vergunningsmogelijkheden (Natuurbeschermingswet, omgevingsvergunning, Waterwet); Dat de aanwending alleen is ter aanvullende verfraaiing van het Worpplantsoen, als plus op de reguliere werkzaamheden van de gemeente; Er geen ambtelijke apparaatlasten uit worden gedekt; Het gaat om een bedrag van ,0 exclusief BTW en de werkgroep beperkt zich in eerste instantie tot het Waanders bedrag; Uitgesloten worden reguliere beheerszaken en de kosten van het langdurig beheer van de nieuwe initiatieven. Deze komen niet ten laste van het legaat Waanders; Initiatieven worden beoordeeld of er fondsen voor verworven kunnen worden. Dit is in eerste instantie geen taak van de werkgroep. Zoals eerder aangegeven worden de wensen beoordeeld op verschillende criteria. Welke criteria dat zijn en wat ze inhouden staat hieronder gedefinieerd. Het afwegingskader kan gezien worden in aantal onderdelen (in volgorde van belangrijkheid): 1: Algemeen: Bij uitwerking van de wensen zal er met verschillende technische en praktische aspecten rekening gehouden moeten worden. Criteria waar de wensen aan onderworpen worden zijn; Ruimtebeslag, invloed op de rivierbedding, relatie monument maar ook het standaard programma van eisen openbare ruimte van de gemeente Deventer. 2: Park: Park beoordeelt de wensen op verschillende aspecten, waarbij in het ontwerp rekening mee gehouden moet worden. Criteria zijn; duurzaamheid, Cradle to Cradle, Life Cycle Costs, veiligheid, ecologie, vandalismegevoeligheid, sociale veiligheid, bruikbaarheid (periodes of altijd), en toekomstgerichtheid/flexibiliteit : Verfraaing: Past de wens binnen het gedachtengoed van verfraaiing van het park. In dit onderdeel worden de varianten aan de volgende criteria onderworpen;, landschappelijke inpassing (Effecten op (park)natuur, welk ruimtebeslag geeft het), service bezoeker, aansluiten op park en omgeving, de wens moet fraai zijn. Past het in de stijl en vormgeving van het park? Heeft het een permanent verbeterend effect op het park? Zijn er op korte termijn optredende effecten etc. Voegt het iets toe aan het park en aan de reguliere werkzaamheden van gemeente 4: Draagvlak: Bij draagvlak moet gedacht worden aan: Geen monodisciplinair belang oftewel individuele stokpaardjes. Het dient minstens gedragen te worden door meerdere groepen/ personen en bij voorkeur niet alleen ten gunste van de wijk - 2 -

3 (budget wijkaanpak). Is het gericht op alle bezoekers van het park, steunt het andere (eventueel bestaande) initiatieven en heeft het daarmee breed nut? Maar ook op gebied van bruikbaarheid van het park voor bewoners Worp, stad, gemeente, bezoekers, jong en oud, mannen en vrouwen, autochtoon en allochtoon, hoeveel directe en latente gebruikers. De omvang van de inbrengende delegatie is belangrijk. Dus is een initiatief van 100 mensen meer waard dan het idee van 1. Kosten: In dit punt worden de varianten op verschillende aspecten beoordeeld die gerelateerd zijn aan kosten. Criteria hierin zijn, budget, investeringskosten, exploitatiekosten (beheer en onderhoud). Het beheer en onderhoud voor bepaalde termijn wordt meegewogen (maximaal 15 jaar) In het in te dienen voorstel moet het volgende duidelijk worden: 1. eventueel andere vorm van structureel ondersteuning in onderhoud. Dat kan zijn een gemeente-toezegging dan wel inzet vrijwilligers 2. De vrijwilligersbijdrage tijdens de realisatie. Live cycle cost (kosten en verwijdering na te bepalen termijn). Of er wel of geen vervanging vanwege achterstallig onderhoud (denk aan oude bomen), materiaal gebruik noodzakelijk is 4. Of het eenmalig en korte duur (kunst) is of eenmalig en lange duur (bankjes etc) Besluitvorming over de uitgave wordt uiteindelijk door het college bepaald. Dit middels een onderbouwd verzoek bij het college. De volgende kosten worden onderscheiden: 1. Investeringskosten: De wensen worden beoordeeld op de investeringskosten die zij met zich mee brengen. Per wens zullen de kosten van de werken zoals grondwerk, verhardingen, materiaal etc. variëren. De wensen worden beoordeeld hoe zij staan in verhouding tot het beschikbare budget. 2. Exploitatiekosten De varianten worden beoordeeld op de mate van exploitatiemogelijkheden en toekomstige beheer- en onderhoudskosten. Naast kosten voor beheer en onderhoud dient er namelijk ook rekening te worden gehouden, vooral als het gaat om fysieke aspecten/kapitaal goederen, met een afschrijving op het goed. Dan wel te accepteren dat er sprake is van een technische levensduur, waarna eventueel sloop/verwijdering aan de orde is waar ook kosten voor moeten worden gemaakt. Uitgangspunt dat in principe de structurele beheer- en onderhoudslasten, alsmede kapitaallasten, van de gemeente niet mogen toenemen. Overige kosten Is deze vrij van ambtelijke apparaatskosten, wat is het gewenste onderhoudsniveau, wat zijn de kosten voor het verwijderen na een bepaalde overeengekomen termijn. - -

4 4. Cofinanciering Zijn er fondsen te werven? Welke mogelijkheden zijn er om bijdragen vanuit andere stichtingen of overheid te ontvangen. Stappen beoordeling Omdat het wenselijk is zoveel mogelijk ideeën mee te kunnen laten wegen worden de volgende stappen genomen: - Stap 1: het toetsen van het idee aan verfraaiing, park en draagvlak - Stap 2: het toetsen van het ingebrachte idee aan algemene randvoorwaarden en kosten Hiermee wordt voorkomen dat de ingebrachte ideeën sneuvelen doordat indieners ook kostenramingen moeten opnemen en zij ook niet de toetsing van het bestemmingsplan cq. vergunningen moeten verrichten. Deze worden in de volgende beoordelingsronde gewogen. Waarderingspercentage en cijfers Omdat de ene wens belangrijker wordt ervaren dan een andere wens binnen het zelfde afwegingskader krijgt elke wens een waarderingspercentage. is hiervoor 100% te verdelen. Het beoordelingscijfer van een wens is altijd een getal tussen de 1 en 10. Door vermenigvuldigen van het beoordelingscijfer van een wens met het waarderingspercentage van deze wens krijgt het beste verzoek of idee het hoogste totaalcijfer per wens. Het voordeel hiervan is dat dit cijfer duidelijk aantoont hoe de betreffende wens op een onderdeel heeft gescoord. Opgemerkt wordt dat het aantal criteria bewust beperkt worden gehouden om een goede afweging te kunnen maken in die onderwerpen die er echt toe doen. Een te lange lijst zal tot gevolg hebben dat scores worden gemiddeld en er een minder goede, daardoor minder transparantere afweging is. Voor de genoemde onderdelen uit het afwegingskader wordt ook maar 1 totaalcijfer gegeven. De beoordelingscijfers hebben de volgende betekenis: 10 = uitmuntend; voegt zeer veel extra waarde toe aan park 9 = zeer goed; volledig 8 = goed 7 = ruim voldoende 6 = voldoende 5 = net niet voldoende 4 = onvoldoende schiet te kort = ruim onvoldoende; 2 = absoluut onvoldoende, inhoudelijk niet onderbouwd en voldoet niet aan de randvoorwaarden 1 = zeer slecht Nadere toelichting, afweging Hoe komen we tot een eerlijke afweging? Voorstel: het gemiddelde van de cijfers werkgroep aangevuld met expertise wordt afgerond op 1 cijfer achter de komma. De werkgroep en deelnemers vanuit expertise worden geacht objectief te beoordelen. Door het toepassen van een gemiddelde wordt subjectiviteit weggenomen

5 Welke criteria zijn het belangrijkst en tellen het zwaarst? De werkgroep heeft het wegingscijfer of percentage bepaald en laat voorafgaande aan het indienen van de voorstellen deze weging vaststellen door gemeente (als bijlage van het Plan van Aanpak). Dit middels het percentage. Bij gelijke scores, punten aantal moet duidelijk zijn welk initiatief het verdient om verder uitgezocht dan wel uitgevoerd te worden. De werkgroep is van mening dat: Door 2 cijfers achter de komma is dit onwaarschijnlijk, alternatief is stemmen door bewoners om het objectief te maken (anderzijds is dat criteria draagvlak al meegenomen). Echter de ideeën zullen nog een tweede ronde beoordeling ondergaan (vergunningen en kosten), dat daarmee gelijke scores ontstaan is niet te verwachten. en De wensen die worden ingebracht worden vertaald in een tabel, waarvan het voorbeeld hieronder is opgenomen. TABEL STAP 1 ALLE IDEEËN criteria Weeg factor 1 2 Park 20% Cijfer Cijfer Cijfer Cijfer etc etc Veiligheid Toelichting door invuller te geven waarom het cijfer is bepaald Duurzaamheid Ecologie Life cycle costs Gebruikers bruikbaarheid Toekomstgerichtheid/Flexibiliteit Verfraaiing 50% Cijfer Cijfer Cijfer Cijfer etc Landschappelijke inpassing Toelichting door invuller te geven waarom het cijfer is bepaald Service bezoeker Permanent of tijdelijk effect Stijl en vormgeving Draagvlak 0% Cijfer Cijfer Cijfer Cijfer etc Draagvlak meerdere groepen / personen of doelgroepen Steunt het andere initiatieven Gericht op meerdere doelgroepen Toelichting door invuller te geven waarom het cijfer is bepaald Nadat alle ideeën zijn gewogen zal de werkgroep samen met afvaardiging van expertises van gemeente Stap 2 uitvoeren en zo bepalen wat de haalbaarheid is van het idee. Dit gezien de te maken kosten of dat wensen niet mogelijk zijn vanuit vergunningen

6 TABEL STAP 2 KOSTEN EN VERGUNNINGEN criteria Weeg factor 1 2 Algemeen NVT Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee etc Monumentale status Dit betreft in basis een Knock Out criterium. Ruimtebeslag Toelichting door invuller te geven waarom niet mogelijk. Invloed op de rivier etc Vervolgens door werkgroep en/of invuller aan te geven of met aanpassingen of afstemming bevoegd gezag er mogelijkheden zijn waardoor het wel mogelijk is. Programma van eisen NVT Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee etc Toets door beheergroep gemeente Deventer nl/pveopenbareruimte Dit betreft in basis een Knock Out criterium. Toelichting door beheergroep te geven waarom niet mogelijk. Vervolgens door werkgroep en/of invuller aan te geven of met aanpassingen of afstemming er mogelijkheden zijn waardoor het wel mogelijk is. Kosten aanleg en direct onderhoud 60% Cijfer Cijfer Cijfer Cijfer etc Investeringskosten Toelichting door invuller te geven waarom het cijfer is bepaald Exploitatiemogelijkheden Terreinbeheer en onderhoud Beheerkosten Overige kosten 40% Cijfer Cijfer Cijfer Cijfer etc Onderhoud periode maximaal 15 jaar Vrijwilligersbijdrage Life cycle costs Cofinanciering mogelijk? Toelichting door invuller te geven waarom het cijfer is bepaald - 6 -