FMVG Nieuws & informatie

Transcriptie

1 FMVG Nieuws & informatie Januari 2009 Het begint met het veranderen van een entree Herinrichting begane grond CiTG Ruimtelijk vertalen van wetenschappelijke wensen Aanbesteding onderhoud gebouwen Activiteitsgerelateerde werkplekken BK city

2 Inhoud Het begint met het veranderen van een entree Al langere tijd leefde bij de faculteit CiTG de wens om de begane grond, aangeduid als de plint, opnieuw in te richten. Toen de contouren van het Mekelpark ontwerp duidelijk werden bleek het ook interessant te zijn om op de begane grond van het CiTG complex campusbrede voorzieningen te vestigen. Ronald Kuil, senior beleidsmedewerker Vastgoedontwikkeling, aan het woord over de herinrichting Plint CiTG. Ruimtelijk vertalen van wetenschappelijke wensen Paul Uiterdijk, Facilitair Manager IO/3mE, verteld over de nauwe samenwerking met gebruikers bij het ontwikkelen van een nieuw onderkomen voor het Robotlab en Precision Microsystems Engineering. Activiteitsgerelateerde werkplekken: andere verdeling van ruimte in BK city Dennis Cruyen, Facilitair Manager Bouwkunde, aan het woord over de activiteitsgerelateerde werkplek die gelijktijdig met de intrek in het voormalig Hoofdgebouw is geïntroduceerd. Digitale aanbesteding onderhoud gebouwen Voor de periode staat FMVG voor een flinke opgave wat betreft het onderhoud aan gebouwen. Nico Prenen, van FMVG Onderhoud en Projecten, en Sander Heerbaart, van Procurement van de directie Finance & Control, spreken over het Europese aanbestedingsproces dat hierbij wordt doorlopen Activiteitsgerelateerde werkplekken BK city De directie Facilitair Management & Vastgoed (FMVG) maakt zich, met bijna 200 medewerkers, dagelijks sterk voor het leveren van hoogwaardige producten en diensten die aansluiten op de vraag vanuit de universitaire gemeenschap. FMVG biedt een breed palet aan producten en diensten. Hierbij kan gedacht worden aan het ontwikkelen en realiseren van nieuwbouwprojecten, renovaties, beheer en onderhoud van gebouwen en terreinen, het leveren van energie en facilitaire producten en diensten. 2 FMVG Special - Januari FMVG Special - Januari 2009

3 Ronald Kuil, projectleider Plint CiTG: Het begint met het veranderen van een entree Al langere tijd leefde bij de faculteit CiTG de wens om de begane grond, aangeduid als de plint, opnieuw in te richten. De grootste wens was een herkenbare, nieuwe entree te creëren in plaats van meerdere, bijna onzichtbare, ingangen. Parallel hieraan liep de ontwikkeling van het Mekelpark. Toen de contouren van dit campusontwerp duidelijk werden bleek het ook interessant te zijn om op de begane grond van het CiTG gebouw winkels, een café en een restaurant te vestigen en zodoende de levendigheid op de campus te vergroten. De aanbesteding voor de verbouwing van de begane grond van de faculteit CiTG heeft een bijzonder uitgangspunt. Er wordt namelijk niet aanbesteed op basis van een volledig uitgewerkt bestek maar aan de hand van een voorlopig ontwerp. Een voorlopig ontwerp biedt bouwpartijen de mogelijkheid in een vroegtijdig stadium van een project mee te denken waardoor oplossingen, die bijvoorbeeld geld besparen of de kwaliteit verhogen, eenvoudig kunnen worden doorgevoerd. Gebruikersparticipatie Het project omvat zowel uitbreiding, bijvoorbeeld het uitbouwen tussen de collegezalen, als herbestemming van ruimte in de plint. Het totaal te realiseren programma bedraagt circa m2 nuttig oppervlak (circa m2 bruto vloeroppervlak) verdeeld over gebruiksfuncties als kantoor, onderwijs, winkels en horeca. Ronald Kuil heeft de herinrichting van de plint van CiTG onder zijn hoede. Met verschillende gebruikers is door zijn collega Saskia Rijkenberg een Programma van Eisen opgesteld. Wij hebben met medewerkers en studenten workshops georganiseerd waarin zij hun mening over de plint konden geven en suggesties konden doen voor een nieuwe invulling van de ruimte. In het algemeen zijn de gebruikers tevreden over de voorzieningen op de begane grond. Daarentegen vinden de gebruikers dat de inrichting hiervan te wensen overlaat. Tijdens de workshops kwam naar voren dat de plint niet uitnodigend is. Van buitenaf is niet herkenbaar wat voor gebouw het is en welke activiteiten er binnen plaatsvinden. Een relatie met het Mekelpark ontbreekt. Het blijkt een gemis dat er geen mogelijkheid is om bijvoorbeeld tijdens de lunch buiten te eten. De gebruikerswensen zijn vertaald naar een Programma van Eisen dat de architect als uitgangspunt kan gebruiken. Tijdens de ontwerpfase wordt tevens specifieke aandacht besteed aan de stalling van fietsen bij het CiTG complex in relatie tot de inrichting van het Mekelpark. Binnenkort gaan we samen met de afdeling Procurement starten met de Europese selectieprocedure om zodoende de juiste adviseurs zoals een architect, projectmanager, constructeur en installatieadviseur - voor het project te vinden. Voorlopig ontwerp Opvallend aan dit project is dat de aanbesteding geschiedt op basis van een voorlopig ontwerp en niet zoals gebruikelijk op basis van een precies uitgewerkt bestek. Kuil: Het living building concept van hoogleraar Bouwprocessen prof.dr.ir. Hennes de Ridder, waarbij de realiserende partij een integrale verantwoordelijkheid heeft, vonden wij nog te veel risico s hebben. We hebben gekozen voor een design & build-werkwijze dat gepaard gaat met vele voordelen. Het kan voorkomen dat aannemers een nieuwe, kwalitatief betere en mogelijk goedkopere oplossing kennen voor bepaalde werkzaamheden. Normaal gesproken moet je in dit geval het bestek aanpassen. Bij een voorlopig ontwerp kun je in overleg besluiten een nieuwe werkwijze te kiezen. Deze manier van werken is niet alleen sneller, maar ook goedkoper. Kuil ziet ook graag dat er een overeenkomstige dialoog met de architect ontstaat, die volgens hem evenmin altijd op de hoogte is van de laatste stand der bouwtechniek. Stel dat de architect kiest voor een glazen gevel. Wellicht kan de uitvoering goedkoper als hij bepaalde details verandert. Een aannemer heeft meer kennis van de bouwmarkt en kan daarover adviseren. Door te werken met een voorlopig ontwerp is zo n dialoog mogelijk. Ik verwacht dat de bouwpartijen ook meer betrokken zijn bij de bouw als ze erover mee mogen denken. Het succes van deze aanpak is afhankelijk van de inventiviteit van de aannemers. Het is van belang om bij de selectie van de aannemer daarmee rekening te houden. Bovenstaand beeld is slechts een impressie van mogelijkheden die in de initiatieffase van het project zijn verzameld. 4 FMVG Special - Januari FMVG Special - Januari 2009

4 Ruimtelijk vertalen van wetenschappelijke wensen Wat is de overeenkomst tussen het nieuwe Robotlab en de nieuwe huisvesting van Precision Microsystems Engineering (PME) bij de faculteit 3mE? Bij het ontwikkelen van een nieuw onderkomen heeft Facilitair Manager Paul Uiterdijk nauw samengewerkt met de gebruikers. Martijn Wisse, universitair hoofddocent bij BioMechanical Engineering (BME): Er werd rekening gehouden met mijn ideeën. Tegelijkertijd kreeg ik meer inzicht in de kosten waardoor ik sommige voorzieningen liet vervallen en andere tot mijn verbazing wel financieel te realiseren waren. Paul Uiterdijk is trots op het Robotlab De aanpak voor beide projecten vertoonde veel overeenkomsten. De huisvestingsproblemen die Paul Uiterdijk, Facilitair Manager faculteiten IO en 3mE, moest oplossen waren daarentegen heel verschillend. Bij Biomechanical Engineering werd in verspreid liggende kantoorruimten aan de robots gewerkt. De wens was echter om een laboratoriumruimte te hebben waar docenten, promovendi en studenten gezamenlijk hun robots verder konden ontwikkelen. Precision Microsystems Engineering (PME), bestaande uit zes leerstoelen, ervoer het als lastig dat hun kantoorruimte ver van hun laboratorium zat. Tegelijkertijd wilden zij graag binnen hun laboratorium ruimten hebben voor kleinere experimenten. Uiterdijk: Bij beide vragen heb ik nauw samengewerkt met de gebruikers om binnen de financiële en ruimtelijke kaders, gesteld door de faculteit, hun wensen te realiseren. Doorslaggevend was dat de decaan achter deze aanpak stond; die steun is heel belangrijk. Robotlab Wie nu het Robotlab binnenkomst herkent niet dat de ruimte ooit bestemd was voor een fietsenkelder. Weliswaar zijn de ramen klein en is het duidelijk dat het een souterrain is. Dankzij de goede verlichting en lichte uitstraling ademt de ruimte een laboratorium sfeer uit. In het midden staan allerlei robots in verschillende stadia van constructie. De muren verdwijnen deels achter gereedschappen en deels achter werkplekken rond computers. Om de laboratoriumruimte heen bevinden zich kantoorruimten waar studenten, promovendi en onderzoekers terecht kunnen als zij alleen willen werken. Halverwege het laboratorium bevindt zich een koffie- en lunchgedeelte waar iedere vrijdagmiddag een presentatie wordt gegeven over een wetenschappelijk onderwerp. Martijn Wisse is erg blij met zijn laboratorium. Ik heb een bepaalde visie op onderwijs en onderzoek. Teamwerk tussen wetenschappers en studenten vind ik heel belangrijk; iedereen moet daarom gemakkelijk met elkaar in contact kunnen komen. Ik houd daarom niet van een cellenstructuur waarbij iedereen achter deuren met een eigen onderzoek bezig is. Uiterdijk is erin geslaagd mijn onderwijs- en onderzoekswensen ruimtelijk te vertalen. De robots van BME zijn geen speerpunt van de TU Delft, maar zijn op dit moment wel toonaangevend in de wereld op hun wetenschappelijk gebied. Wisse: Om die voorsprong te behouden was het belangrijk dat wetenschappers en studenten samen kunnen werken in een laboratorium. Onderzoek naar de robots was ondergebracht in verschillende ruimten op de begane grond. Wij hadden de onterechte hoop dat de studentenadministratie, die daar ook was gehuisvest, zou verhuizen. Deze medewerkers waren recent verhuisd en hadden vanzelf- 6 FMVG Special - Januari FMVG Special - Januari 2009

5 Martijn Wisse, universitair hoofddocent bij BioMechanical Engineering (BME), legt de constructie van de nieuwste robot aan Paul Uiterdijk uit. sprekend weinig zin in om na een jaar weer de verhuisdozen tevoorschijn te halen. Uiterdijk heeft samen met Wisse verschillende opties bekeken. Uiteindelijk bleek de fietsenkelder die vrijkwam het meest geschikt voor het Robotlab. Voor de wensen van Wisse was het lastig een Programma van Eisen op te stellen, aldus Uiterdijk. Het beste is om met elkaar te praten, het liefst ook met de aannemer erbij, over hoe een wetenschapper wil werken en hoe dat is te realiseren in de beschikbare ruimte en met de beschikbare financiële middelen. Naast de indeling vindt Wisse het erg prettig dat het Robotlab 24 uur per dag te bereiken is. Wij hebben een eigen ingang met toegangspas en hoeven niet door de faculteit. Voor de opening heeft hij een wetenschappelijk onderzoek gedaan naar de contactmomenten tussen de gebruikers. Uit de gevisualiseerde resultaten blijkt dat de ruimte veel wordt gebruikt, dat de gebruikers continu met Ik heb een bepaalde visie op onderwijs en onderzoek elkaar in contact komen en het geaggregeerde centrum van de activiteit in de buurt van de koffiehoek is. Uiterdijk kijkt met veel plezier naar deze visualisatie van het Robotlab-gebruik. Het is toch geweldig dat het gelukt is dat in deze voormalige fietsenkelder nu met zoveel plezier aan bijzonder onderzoek wordt gewerkt. Herhuisvesting PME Ondanks dat de huisvestingsproblematiek bij PME heel anders was heeft Uiterdijk voor dezelfde benadering gekozen. Samen met afdelingssecretaris Jordi Kerkum (en zijn voorganger) was er voortdurend nauw overleg hoe de wetenschappers dichter bij het laboratorium gehuisvest konden worden en hoe de inrichting van het laboratorium eruit moest komen te zien. Uiterdijk: Bijkomende eis was dat wij de ruimte efficiënter gingen gebruiken. Het is te duur als iemand hier maar één dag werkt en de rest van de week een kamer leeg staat. De faculteit wil daarom naar meer flexibele werkplekken waarbij werkplekken worden gedeeld. In het laboratorium staan twee portocabins op elkaar gestapeld waardoor de ruimte ingenieus wordt gebruikt. Kerkum: In de portocabins kun je achter de computer werken en ook kleinschaliger experimenten uitvoeren. Bij het laatste is stof een probleem. Een ander voordeel van de portocabins is dat ruimten daarin makkelijk zijn af te sluiten. De trap in het laboratorium voert nu naar het kantoordeel. Eerst zaten de 120 medewerkers (85 fte) verspreid op drie verdiepingen. Nu is er een soort plein met middenin een aantal kantoorruimten, een kantinedeel en in een ring eromheen nog meer kantoorruimten. Het koffiemeubel is uitgevoerd in het cijfer en de letters 3mE. Kerkum: In eerste instantie hadden we de letters PME in gedachte. De decaan vond dit te specifiek en te weinig gezamenlijkheid uitstralen. Wel heeft de afdeling bij de opening van ons nieuwe onderkomen een bank in de letters PME gekregen. Tijdens de officiële opening op 7 januari kreeg de decaan, Prof.drs. M. Waas, en afdelingsvoorzitter, Prof.dr.ir. A. van Keulen, een bankje aangeboden met de afdelingsnaam erop. De hoogleraren zitten bijeen in een bocht van de buitenkant. Kerkum: Zij konden kiezen tussen een kleine kamer voor zich alleen of een grotere met daarin een tweede werkplek. Diverse hoogleraren hebben een parttime aanstelling en het is eigenlijk te duur om hun een eigen kamer te geven. Langs de kantoren lopend zie je dat op de muren en ramen wiskundige uitwerkingen staan. Dat is mogelijk doordat Uiterdijk de muren in een soort whiteboardmateriaal heeft laten uitvoeren. Wetenschappers willen graag af een toe wat uitleggen Paul Uiterdijk en Jordi Kerkum in de koffieruimte van PME. en die mogelijkheid wilden wij hun bieden. Grappig is dat zij daar nu ook de ramen voor gebruiken. Met goede whiteboardmarkers is dat geen probleem. De felle, warme kleuren van de gang en de opvallende lampen zijn de bijdrage van een architect, aldus Uiterdijk: Op een gegeven moment hadden wij de indeling van de ruimten gemaakt, maar vonden we dat er nog wat smoel nodig was. Daarvoor hebben we een architect in de arm genomen. Hij heeft gezorgd voor een goede afwerking van ons concept. Kerkum is erg tevreden met de nieuwe huisvesting. Natuurlijk moesten medewerkers eerst even wennen. Sommigen hadden ineens de beschikking over minder ruimte. De compensatie is het toegenomen onderlinge contact - je hoeft niet allerlei trappen af om elkaar te ontmoeten - en dat je zo het laboratorium in loopt. Die synergie komt het wetenschappelijk onderzoek ten goede. Kosteninzicht Zowel Kerkum als Wisse is erg tevreden over de samenwerking met Uiterdijk en het team van FMVG 3mE/IO. Wisse: In de eerste plaats omdat wij de ruimte hebben waarin wij kunnen werken zoals wij dat graag willen. Wat ik ook interessant vond bij de samenwerking is dat je meer inzicht kreeg in wat wensen kosten. Wij wilden graag stopcontacten in een paar pilaren. Tot mijn verrassing was dat ontzettend duur om aan te leggen. Daarentegen bleek een bepaalde vorm van zonwering, waarvan ik dacht dat het te duur was, juist heel betaalbaar te zijn. Kerkum heeft een overeenkomstige ervaring. Ik ben later bij het proces betrokken geraakt; veel is gerealiseerd met mijn voorganger. Het prettige van deze samenwerking is dat FMVG Natuurlijk moesten medewerkers eerst even wennen kaders aangeeft van de financiën en beschikbare ruimte. Vervolgens proberen zij in nauw overleg met de gebruikers toch zoveel mogelijk wensen te realiseren. Uiterdijk vindt het natuurlijk prettig dat PME en het Robotlab tevreden zijn over hun nieuwe huisvesting. Daar doe je het tenslotte voor. Voor mij is het prettige van zo n samenwerking dat je bepaalde wensen kunt realiseren waarvan zij dachten dat die niet haalbaar waren. Zo wordt een deel van de voormalige fietsenkelder gebruikt door een andere groep voor experimenten. Zij wilden afgescheiden van de rest zitten, maar toch maximaal profiteren van het beschikbare daglicht. Wij hebben voorgesteld plakplastic op de glazen afscheiding aan te brengen waardoor aan beide wensen tegemoet kon worden gekomen. 8 FMVG Special - Januari FMVG Special - Januari 2009

6 Activiteitsgerelateerde werkplekken: andere verdeling van ruimte in BK city De faculteit Bouwkunde heeft een nieuw thuis gevonden in het oude Hoofdgebouw van de TU Delft. Hier heeft de faculteit de beschikking over m2, tegen m2 in het oude gebouw. De vaste werkplek is losgelaten en er is overgestapt op de activiteitsgerelateerde werkplek. Een medewerker zoekt afhankelijk van de werkzaamheden de bijbehorende werkplek. Dennis Cruyen, Facilitair Manager Bouwkunde: Je wint geen vierkante meters, maar je richt de beschikbare ruimte veel effectiever in en voorkomt leegstand. Het voormalige Hoofdgebouw aan de Julianalaan, nu BK City, bruist midden december van allerlei activiteiten. Te midden van de medewerkers en studenten die er aan het werk zijn vinden nog allerlei bouwactiviteiten plaats. Facilitair Manager Dennis Cruyen: Nog niet alles is klaar, maar langer in de tijdelijke tenten blijven was geen optie. Lopend door het gebouw valt het moderne meubilair op. Designleverancier Vitra wilde iets voor Bouwkunde doen en bood ons een heel interessante deal aan. Het voordeel voor hen is dat Bouwkundestudenten nu kennismaken met hun design. Nieuwsgierig De activiteitsgerelateerde werkplek, waarbij de vaste werkplek komt te vervallen, is tegelijkertijd met de intrek in het voormalige Hoofdgebouw geïntroduceerd. Enerzijds uit noodzaak omdat er nu minder vierkante meters zijn dan in de oude faculteit. Anderzijds leefden er al langer plannen om op een andere manier met de beschikbare ruimte om te gaan. Architect Diederik Fokkema, verantwoordelijk voor de inrichting van het voormalige Hoofdgebouw, presenteerde begin 2008 al het concept voor een proefproject met activiteitsgerelateerde werkplekken. De faculteit wilde dat medewerkers minder opgesloten zouden blijven in hun celstructuur en dat er meer onderlinge interactie, uitwisseling van kennis en wederzijdse inspiratie zou ontstaan. Daarnaast wilde de faculteit het atelieronderwijs nieuw leven inblazen waardoor wetenschappers en studenten regelmatig op een spontane manier met elkaar in contact kunnen komen. De ideeën in de voorstudie zijn leidraad geweest bij de inrichting van het huidige onderkomen. Medewerkers stonden in het begin gereserveerd tegenover de nieuwe inrichting van de werkplekken. Fokkema: De term flexwerken, die associaties oproept met kantoortuinen, is deels verantwoordelijk geweest voor de tijdelijke onrust. Ik spreek altijd over activiteitsgerelateerde werkplek. Werk bestaat uit twee hoofdcomponenten: communicatie en concentratie. De grote verandering is dat je nu niet langer op een vaste werkplek deze werkzaamheden uitvoert. Binnen Bouwkunde hebben wij ruimten ingericht die toegespitst zijn op verschillende activiteiten: overlegruimten, algemene werkplekken, huiskamers en plaatsen waar je kunt telefoneren, vergader- en stilteruimtes voor concentratie. Het is niet zo dat de medewerkers willekeurig verspreid zitten in het gebouw. Fokkema: Iedere afdeling of leerstoel heeft een deel in het gebouw toegewezen gekregen om zelf in te richten voor verschillende activiteiten. Alleen secretariaten en serviceafdelingen hebben een vaste plek. Vierkante meters Een groot misverstand is dat de activiteitsgerelateerde werkplek vierkante meters bespaart, aldus Cruyen. De medewerkers van Bouwkunde hebben per persoon nu nog evenveel vierkante meters ter beschikking als voorheen. Het grote verschil is dat je de ruimte anders verdeelt. Wij hebben circa duizend medewerkers die slechts vierhonderd voltijdsfuncties vertegenwoordigen. Als het budget wordt besteed aan cellenkantoren is er weinig tot geen ruimte en geld voor gemeenschappelijke ruimten. De individuele werkplekken worden maar voor de helft van de kantoortijd gebruikt. Bovendien is men een deel van de werktijd niet op de werkplek aanwezig vanwege vergaderingen, informele 10 FMVG Special - Januari FMVG Special - Januari 2009

7 overleggen of het lesgeven. Door het toepassen van een geheel ander werkplekconcept kunnen we een gedeelte van het budget gebruiken om de gespecialiseerde, gemeenschappelijke ruimten met een veel hogere kwaliteit in te richten. Mijn ervaring is tot nu toe dat medewerkers die hoge kwaliteit van de verschillende plekken waarderen. Als gevolg van het intensieve gebruik van de werkplekken is één of twee keer schoonmaken per week onvoldoende. Cruyen: Er wordt dagelijks schoongemaakt. Dit is een vereiste om het flexconcept te laten slagen. Archiefruimte In logistiek opzicht vergt het nieuwe werkplekconcept een iets andere organisatie. Om de bereikbaarheid te garanderen heeft iedereen na de brand een nieuwe mobiele telefoon en laptop gekregen. Cruyen: Naast een volledig bedraad netwerk hebben we, met oog op een optimale flexibiliteit, een draadloos netwerk aangelegd. Ook zijn overal voorzieningen om de laptops, bij korte afwezigheid, vast te leggen met een staaldraad (veiligheidskabel met slot). Om de persoonlijke spullen op te bergen komen er verdeeld over het gebouw lockers. De kastruimte per medewerker leverde wel wat discussie op. Cruyen: We hadden 1,2 meter per voltijdsmedewerker in gedachte, maar dat stuitte op veel weerstand. Daarom hebben we ervoor gekozen iedere medewerker die kastruimte toe te kennen. Ook heeft iedere afdeling extra kastruimte voor algemeen gebruik. In de kelder is nog voldoende ruimte beschikbaar voor het archief. Boeken en tijdschriften kan men onderbrengen bij de faculteitsbibliotheek. In de huiskamers bevinden zich een aantal boekenkasten en planken zodat ook anderen kunnen kennisnemen van de boeken en tijdschriften. Cruyen: Dit is voor medewerkers wellicht ook weer aanleiding om met elkaar in gesprek te raken. Horizontaal In februari evalueert een onafhankelijk bureau het nieuwe ruimtegebruik door middel van een onderzoek onder alle medewerkers. Toch kan Cruyen al een enkele gedragsverandering constateren. Er ontstaat al meer interactie en samenwerking tussen de verschillende afdelingen. Opvallend is ook de spontane digitalisering die lijkt op te treden. Cruyen: Er worden meer scans gemaakt. Medewerkers gaan steeds meer hun materiaal digitaal opslaan. Wij hebben daar niet specifiek op aangedrongen, maar zijn wel groot voorstander van deze ontwikkeling. Het digitaliseren is een traject op zich en Bouwkunde hoopt hier snel mee aan de slag te kunnen. Architect Fokkema constateert dat het onderlinge contact tussen afdelingen en medewerkers groter is dan hij had verwacht. Het afgebrande faculteitsgebouw was gestapeld. Je kon het contact op een verdieping wel stimuleren, maar tussen verdiepingen is lastiger. Dit voormalige Hoofdgebouw is horizontaal opgezet en heeft maar drie verdiepingen. Willen medewerkers naar een andere afdeling of leerstoel, dan nemen ze niet de lift maar lopen ze van de ene naar de andere kant van het gebouw. Daarbij komen ze langs allerlei activiteiten van studenten en medewerkers. Dankzij de open ruimten ontstaan er allerlei onverwachte onderlinge contacten. 12 FMVG Special - Januari FMVG Special - Januari 2009

8 Sander Heerbaart, afdeling Procurement van de directie Finance & Control, en Nico Prenen, FMVG Onderhoud en Projecten. Digitale aanbesteding onderhoud gebouwen FMVG is bij het aanbesteden van nieuwbouw en onderhoud gebonden aan de Europese regelgeving. Dergelijke aanbestedingen vereisen een nauwkeurig proces. De software van Negometrix helpt het aanbestedingsproces zuiver uit te voeren. Het is een gesloten proces zodat iedereen gelijke informatie krijgt, aldus Nico Prenen van FMVG Onderhoud en Projecten. Voor de periode staat FMVG voor een flinke opgave wat betreft het onderhoud aan gebouwen. Dit onderhoud is opgedeeld in homogene percelen. Deze overstijgen naar verwachting stuk voor stuk het bedrag van euro met als gevolg dat een Europese aanbesteding verplicht is. Doel van het (Europees) aanbesteden is een goede prijsvorming en eerlijke concurrentie. Dit wordt bereikt door heldere bestekken voor de onderhoudswerkzaamheden en vooral door een volstrekt transparant proces bij de selectie. De Europese aanbestedingsregels vereisen een zeer nauwkeurig proces: elke oneigenlijke beïnvloeding of fout moet worden vermeden om te voorkomen dat de hele procedure opnieuw moet worden doorlopen. Daarom werkt Nico Prenen nauw samen met Sander Heerbaart van Procurement van de directie Finance & Control. Procurement zorgt ervoor dat de TU Delft zich houdt aan de voor haar geldende wet- en regelgeving en is gespecialiseerd in Europese aanbestedingen. Negometrix Het onderhoud bestaat uit veel verschillende werkzaamheden. Deze werkzaamheden zijn beschreven in bestekken die zijn gegroepeerd in 31 percelen. De bestekken worden aangeboden aan de Tenders Electronic Daily (TED) in Luxemburg. Vanuit Luxemburg worden de bestekken vertaald in de 25 voertalen van de EU en vervolgens gepubliceerd in een database. Sander Heerbaart: Niet dat wij buitenlandse aanbieders voor het onderhoud krijgen, maar het kan wel. Gelukkig mag de opdrachtgever de taal van de aanbiedingen bepalen en bij ons is dat Nederlands. Om de transparantie van het proces te bevorderen en fouten te voorkomen heeft FMVG, op aanraden van Heerbaart, gekozen voor het e-procurementplatform Negometrix. Prenen: Zodra een verliezende inschrijver suggereert dat hij bepaalde informatie niet heeft ontvangen is het aan ons, als opdrachtgever, om aan te tonen dat hij die wel toegestuurd heeft gekregen. Dat heeft tot gevolg dat FMVG Procurement voor een gemiddelde aanbesteding zo n berichten moet archiveren. Het systeem van Negometrix zorgt ervoor dat iedereen gegarandeerd steeds over dezelfde informatie beschikt. Het voordeel van Negometrix is volgens Heerbaart dat het de opdrachtgever strikt scheidt van de aanbieder. Het zorgt ervoor dat alle inschrijvers over precies dezelfde informatie beschikken en dat er geen tussentijdse beïnvloeding van de beslissers plaatsvindt. Veel bedrijven moeten nog wennen aan deze digitale aanpak van aanbestedingen en de strikte scheiding van opdrachtgever en aanbieder. Heerbaart: Uiteraard zijn er altijd snelle sales-jongens en -meiden die denken dat ze wel even de telefoon kunnen pakken om wat te vragen. Dat is echter uit den boze. We zijn nu nog coulant, maar dergelijke pogingen om het proces te verstoren of te beïnvloeden kunnen leiden tot uitsluiting van de procedure. Prenen is erg tevreden over de steun vanuit Procurement. Inhoudelijk houden wij de touwtjes in handen. Wij stellen het bestek op en Procurement geeft ons alle steun om het proces voor de Europese aanbesteding goed te laten verlopen. Prenen is gecharmeerd van de digitale aanpak bij het aanbestedingsproces. De transparantie en de neutrale prijsvorming zijn goed voor de TU Delft omdat je op een objectievere manier een keuze kunt maken en fouten worden vermeden. Regionaal FMVG heeft de percelen zo gekozen dat de lokale en regionale leveranciers ook een goede kans hebben om mee te bieden. Prenen: Bij omvangrijke percelen moet je als aanbestedende organisatie eisen stellen aan bijvoorbeeld de omvang van het bedrijf. Een vuistregel daarbij is dat onze opdracht niet veel meer mag zijn dan 20 procent van de omzet van een bedrijf. Door het totale pakket op te splitsen in 31 percelen kunnen ook de kleinere, lokale bedrijven meedoen. Naast de reeds vastgestelde bestekken wordt er ook op raamcontracten ingeschreven. Prenen: Dat geldt bijvoorbeeld voor schilderwerk. Wij sluiten, via de Europese aanbesteding, een raamovereenkomst met vier schildersbedrijven. Als het moment van schilderen is vastgesteld wordt het werk via een minicompetitie aan een van deze vier bedrijven gegund. Negometrix veilt ook elektriciteitsbehoefte TU Delft Het bedrijf dat het programma Negometrix heeft ontwikkeld en op hun internet servers laat draaien verzorgt tientallen inkooptrajecten per week in vele branches. Nico Prenen: Bij de aanbestedingen van bijvoorbeeld onderhoud is de kwaliteit van de aanbieder even belangrijk als de prijs. Je zoekt niet per se naar het goedkoopste bedrijf, maar naar dat met de beste prijs-kwaliteitverhouding. Negometrix kent ook een veilingfaciliteit. Deze coördineert in zeven talen veilingen realtime, onafhankelijk van de internetbandbreedte waar ook ter wereld. Project Manager Sander Heerbaart: Wij maken daar gebruik van voor bijvoorbeeld het Europees inkopen van elektriciteit. Hierbij is de kwaliteit van het product al geregeld via regelgeving: 230 volt is 230 volt en er wordt toegezien op het netwerk dat zorgt voor de beschikbaarheid. Voor elektriciteit is het dus eigenlijk alleen een kwestie van prijs. Daarom kiezen wij voor het veilen van onze elektriciteitsbehoefte via Negometrix. Het bedrijf wat dat daar voor de laagste prijs in voorziet levert de komende jaren de elektriciteit aan de TU. 14 FMVG Special - Januari FMVG Special - Januari 2009

9 Colofon TU Delft Facilitair Management & Vastgoed Kluyverweg 6, 2629 HT Delft Postbus AA Delft T : +31 (0) F : +31 (0) E : S.vanderKlugt@tudelft.nl W: Redactie: Angele Steentjes, Cetera Eindredactie: Serena van der Klugt, FMVG Vormgeving: MultiMedia Services, FMVG Druk: MultiMedia Services, FMVG Januari 2009