ADVISEUR VLAAMSE TOEZICHTCOMMISSIE (M/V)

Transcriptie

1 De entiteit E-governement en ICT-beheer werft aan in statutair dienstverband: ADVISEUR VLAAMSE TOEZICHTCOMMISSIE (M/V) Afdeling: Vlaamse toezichtcommissie voor het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer (VTC) Beleidsdomein: Bestuurszaken Niveau: A2 Graad: Adviseur Standplaats: Brussel Selectienummer: JPV10007/DBZ DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT Situering van de Vlaamse toezichtcommissie De Vlaamse toezichtcommissie voor het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer is opgericht bij decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer (het zgn. e-gov decreet). Op 17 december 2009 heeft het Vlaams Parlement een wijziging van het voornoemde decreet goedgekeurd. Die wijziging strekt ertoe het Vlaams Parlement te ontlasten van de administratieve ondersteuning van de Vlaamse toezichtcommissie voor het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer en tegelijkertijd de onafhankelijke positie van de toezichtcommissie, zowel ten aanzien van de Vlaamse Regering als ten aanzien van het Vlaams Parlement, te versterken. Zo werd de bepaling dat de toezichtcommissie wordt opgericht bij het Vlaams Parlement opgeheven. Die bepaling vond immers geen steun in de feiten. De leden van de toezichtcommissie worden weliswaar benoemd door het Vlaams Parlement en het Vlaams Parlement bekrachtigt het huishoudelijk reglement van de toezichtcommissie maar elke andere (organisatorische of financiële) band met het Vlaams Parlement ontbreekt. Ook werd de onafhankelijkheid van de toezichtcommissie ten aanzien van de Vlaamse Regering en het Vlaams Parlement nog explicieter dan voorheen in het decreet verankerd. Het gewijzigd decreet bepaalt uitdrukkelijk dat de toezichtcommissie van geen enkele overheid instructies of bevelen kan ontvangen. Bovendien is de toezichtcommissie verplicht om bij het verlenen van adviezen en machtigingen neutraal op te treden; Ingevolge het gewijzigd decreet wordt het personeel van het secretariaat van de toezichtcommissie ter beschikking gesteld door de diensten van de Vlaamse overheid die bevoegd zijn inzake het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer (in casu de entiteit e-government en ICT-Beheer (e-ib) binnen het beleidsdomein Bestuurszaken). De toezichtcommissie functioneert onder de leiding en het gezag van de voorzitter van de toezichtcommissie. Deze bepaling garandeert de onafhankelijkheid van het secretariaatspersoneel ten aanzien van de diensten van de Vlaamse Regering. De leden van de Vlaamse toezichtcommissie zijn op 17 december 2009 aangesteld. Het secretariaat wordt nu opgestart. De Vlaamse toezichtcommissie komt in principe maandelijks (woensdagmiddag) bijeen. 1

2 Opdrachten van de Vlaamse toezichtcommissie De toezichtcommissie verleent machtigingen voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens binnen zestig dagen na de aanvraag. De toezichtcommissie verleent, op verzoek of op eigen initiatief, advies aan het Vlaams Parlement, de Vlaamse Regering, de instanties en belanghebbenden over de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het kader van het e-gov decreet en de uitvoeringsbepalingen ervan. Vooraleer de Vlaamse Regering een gegevensbron die persoonsgegevens bevat, als een authentieke gegevensbron erkent, geeft de toezichtcommissie advies. Instanties kunnen een veiligheidsconsulent in sommige gevallen pas aanstellen na gunstig advies van de Vlaamse toezichtcommissie. De toezichtcommissie brengt jaarlijks bij het Vlaams Parlement schriftelijk verslag uit over de vervulling van haar opdrachten gedurende het voorbije jaar, met inbegrip van aanbevelingen voor de toepassing van het e-gov decreet. TAKENPAKKET DOEL VAN DE FUNCTIE U verstrekt adviezen m.b.t. alle materies en dossiers die de toezichtcommissie aanbelangen, hetzij aan de leden van de toezichtcommissie, alsook aan de medewerkers van de toezichtcommissie, hetzij extern in bepaalde gevallen. U bent verantwoordelijk voor het voorbereiden van de adviezen en machtigingen die door de toezichtcommissie worden genomen. U volgt bij derden de naleving op van de verleende machtigingen, de verstrekte adviezen, de reglementeringen, de normen, ed of voert interne audits uit m.b.t. het werkdomein van de toezichtcommissie. U rapporteert hierover aan de toezichtcommissie zodat de gepaste acties kunnen worden ondernomen. Resultaatgebieden 1. PLANNING EN VOORBEREIDING U staat in voor het plannen en voorbereiden van de machtigingsdossiers en de door de toezichtcommissie te verlenen adviezen. Zich informeren bij de betrokken entiteit om het dossier (machtigingsaanvraag, adviesverzoek) in de juiste context te kunnen plaatsen Inwinnen, verzamelen, verifiëren en verwerken van ontbrekende gegevens om het dossier volledig te maken Studie van documenten, instructies, reglementeringen, veranderde wetgeving, voorgaande of gelijkaardige controles/audits Opmaken van eigen planning en er voor zorgen dat de machtigingen en adviezen door de toezichtcommissie binnen de reglementair opgelegde termijn (60 dagen) worden verleend 2. UITVOERING U voert controles/audits en analyses uit teneinde de naleving van de geldende normen m.b.t. de privacywetgeving en het egov decreet na te gaan. Auditoraatsfunctie m.b.t. de procedures waarbij de toezichtcommissie is betrokken inzake adviesverlening en machtigingen. 2

3 Deelname aan multidisciplinaire projecten binnen het werkveld van de toezichtcommissie Het opbouwen van het secretariaat van de Vlaamse toezichtcommissie Nakijken of aan de normen is voldaan op basis van documenten én op basis van reële, materiële vaststellingen Opsporen van afwijkingen en onregelmatigheden; deze onderzoeken en interpreteren Nagaan of de bepalingen van een contract worden nageleefd 3. RAPPORTERING U staat in voor het samenvatten en vastleggen van de bevindingen van de toezichtcommissie ivm aanvragen tot machtigingen en adviezen. U informeert en adviseert de toezichtcommissie volgens de geldende richtlijnen om hen in staat te stellen de juiste beslissingen te nemen of zelf de gepaste maatregelen te nemen indien u de bevoegdheid voor heeft. Opmaken van verslagen en rapporten, uitoefening van de secretariaatsfunctie van diverse werkgroepen, comités, overleginstanties m.b.t. de activiteiten van de toezichtcommissie. Opstellen van de ontwerpmachtigingen en ontwerpadviezen die tijdig ter beraadslaging aan de toezichtcommissie worden voorgelegd Medewerken aan het opstellen van het jaarverslag van de toezichtcommissie Objectief en gestructureerd weergeven van vaststellingen gedaan in een verslag Verzamelen van bijkomende informatie nuttig voor de rapportering Uitbrengen van gemotiveerde aanbevelingen 4. OPVOLGING U gaat na of gepast gevolg gegeven werd aan de gegeven adviezen en machtigingen om zo bij te dragen tot de naleving van reglementeringen, normen, Opvolgen en analyseren van de juridische en bestuurlijke materies en de evolutie ter zake m.b.t. de problematiek van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en het e-government, alsook van de bestuurlijke opbouw en evolutie van alle entiteiten van de Vlaamse administratie Opvolgen van dossiers indien een voorlopig machtiging werd verleend zodat voor het verstrijken van de termijn, voorzien in de voorlopige machtiging, de toezichtcommissie opnieuw over het dossier kan oordelen 5. ADMINISTRATIEF BEHEER U zorgt voor het administratief beheer van het eigen dossier volgens de geldende afspraken. U beheert alle relevante gegevens i.v.m. het advies/ machtiging, controle/audit en kan alle informatie hierover snel terug vinden. verlenen van logistieke ondersteuning aan de medewerkers van de de toezichtcommissie. Opmaken van verslagen en rapporten, uitoefening van de secretariaatsfunctie van diverse werkgroepen, comités, overleginstanties m.b.t. de activiteiten van de toezichtcommissie. Medewerken aan het opstellen van het jaarverslag van de toezichtcommissie. Alle documenten van het dossier samenbrengen en klasseren (laten)beheren en actualiseren van het klassement van alle dossiers Aanmaken van documenten om een dossier technisch af te handelen Ontwerpen van formulieren voor doorlichting Aanleggen, invullen en updaten van databanken, met de belangrijkste gegevens van controle of audit Statistieken opmaken 6. COMMUNICATIE EN CONTACTEN U communiceert en informeert over de geldende normen, procedures, methodologie, aanpak. Zo zorgt u er voor dat alle actoren correct geïnformeerd zijn en gestimuleerd worden de normen na te leven. 3

4 Het bekendmaken en promoten van het e-gov decreet en de rechten en verplichtingen daaruit voortvloeiend. Aanleggen en onderhouden van contacten met de leden van de toezichtcommissie, de entiteiten van de Vlaamse administratie en de andere overheidsdiensten die de toezichtcommissie aanschrijven. Aanleggen en onderhouden van contacten met de verantwoordelijken van de gegevensverwerkingen alsook met de individuele personen, titularissen van persoonsgegevens en gebruikers Begeleiden van voordrachten en verzorgen van externe opleidingen Beantwoorden van vragen van ambtenaren m.b.t. de toepassing van het e-gov decreet en de privacywetgeving 7. OVERLEG U werkt samen en overlegt met diverse collega s om een uniforme aanpak van de adviezen, machtigingen, controles en audits m.b.t. de privacyproblematiek te garanderen. Bijstand aan de bevoegde instanties van de CBPL op nationale en internationale bijeenkomsten en werkgroepen, ingesteld binnen het werkveld van de persoonlijke levenssfeer en het e- government, en eventueel vertegenwoordiging van de toezichtcommissie. Deelname aan de zittingen van de toezichtcommissie. Overleggen over een éénvormige dossierafhandeling Afspraken over vorm en inhoud van de verslaggeving maken Streven naar uniformiteit van de aanpak Deelname aan regelmatige interne werkvergaderingen Tijdig doorgeven van relevante informatie aan collega s Intern bespreken van problemen en opportuniteiten (van de te controleren entiteit) om een zo goed mogelijke oplossing te vinden 8. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED U staat in voor het actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. de privacyproblematiek. U optimaliseert zo de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten op individueel en afdelingsniveau. Meewerken aan de uitbouw van het kennis-en documentatiecentrum Lezen van vakliteratuur en deelnemen aan cursussen Activiteiten bijwonen om voeling met de sector te houden zoals bijwonen van studiedagen en deelnemen aan onderzoeksactiviteiten Zich op de hoogte houden en ontwikkelen van expertise op het vlak van wetgeving, op technisch vlak en in de praktijk Studiewerk verrichten om de recentste evoluties op het werkveld en de werkmethoden te kennen 9. ADVIES U adviseert de entiteit waar een controle of audit werd uitgevoerd of waar een machtiging wordt gevraagd of werd verleend, om zo de vastgestelde tekortkomingen te verhelpen. Voorbeelden van activiteiten Coaching en begeleiding van collega s en de ambtenaren van de entiteiten van de Vlaamse administratie en van de lokale overheden. Verstrekken van adviezen aan de medewerkers van de de toezichtcommissie. Identificeren van problemen en opportuniteiten met de klant; knelpunten bespreken en oplossingen aanreiken Beantwoorden van specifieke vragen van de klant om inlichtingen Gevolg geven aan verzoeken om bijstand 4

5 10. BELEIDSADVIES U denkt mee aan langetermijnbeleidsvoorstellen, rekening houdend met trends, teneinde er voor te zorgen dat het beleid voldoende input heeft vanuit de realiteit 11. OPTIMALISATIE VAN DE WERKING U organiseert overleg of doet voorstellen ivm verbetering van het machtigings-, controle-of auditproces, ten einde ervoor te zorgen dat de aanpak steeds zo efficiënt en actueel mogelijk is JE PROFIEL JE DIPLOMA U behaalde een master diploma JE WERKERVARING U bezit minimaal 6 jaar relevante werkervaring. Ervaring in één of meerde van onderstaande domeinen kan als relevant beschouwd worden: - Privacywetgeving - Administratief recht - IT-informatieveiligheid - E-government JE TECHNISCHE COMPETENTIES U beschikt over een goede kennis van de internationale, nationale en regionale wet- en regelgeving m.b.t. de persoonlijke levenssfeer, de informatieveiligheid en e-government. U hebt een goede kennis van de structuur en werking van de entiteiten van de Vlaamse overheid of bent bereid deze op korte termijn te verwerven. U bent vertrouwd met de gangbare bureauticatools (word, Powerpoint, outlook, excell) Bij voorkeur bent u meertalig (Frans en Engels) JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Voortdurend verbeteren = U verbetert voortdurend het eigen functioneren en de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. U ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Klantgerichtheid = U kan met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. U reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten. Samenwerken = 5

6 U kan met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. U stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen = U handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). U komt en u neemt uw verantwoordelijkheid. U brengt sociale en ethische normen in de praktijk. Probleemanalyse (analytisch denken) = U kan een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze gaat u op zoek naar aanvullende, relevante informatie. U legt verbanden en ziet oorzaken. Oordeelsvorming (synthetisch denken) = U uit uw mening en u heeft zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. U formuleert hypothesen, trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid = U hanteert een schrijfstijl die past bij de boodschap en de doelgroep. U structureert uw boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek. Plannen = U brengt structuur aan in tijd en ruimte en stelt prioriteiten bij het aanpakken van taken of problemen. U plant continu activiteiten met veel en complexe variabelen. Flexibel gedrag = U kan uw eigen gedragsstijl veranderen om een gesteld doel te bereiken dit in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen. U blijft soepel en doelgericht functioneren in situaties die bijzonder onderhevig zijn aan veranderingen. ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor ambtelijke innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij je 35 dagen verlof per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (vijf locaties in Vlaanderen) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Je ontvangt maaltijdcheques van 5 euro per gepresteerde dag. 3,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven in de graad van adviseur (rang A2) met de bijhorende salarisschaal: je aanvangssalaris is minimaal 4226,15 euro (brutomaandsalaris met minimum 6 jaar ervaring, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 9 jaar verloond worden. Je eerste 12 maanden (maximum) vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing als je als Vlaams ambtenaar al in de graad van de vacature werkt. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. 6

7 MEER WETEN? - Voor extra informatie over de jobinhoud kun je contact opnemen met: De Jaeger Nathalie, Adviseur Boudewijngebouw 4 toren B Boudewijnlaan Brussel Tel. : nathalie.dejaeger@bz.vlaanderen.be - Voor de arbeidsvoorwaarden kan je onze website consulteren of contact opnemen met de HR-consulent : Staes Stijn, HR-consulent Boudewijngebouw 3 toren A Boudewijnlaan Brussel Tel. : Stijn.staes@bz.vlaanderen.be - Voor extra informatie over selectieprocedure, hoe te solliciteren en de uiterste inschrijvingsdatum kan je het selectiereglement raadplegen dat je kan vinden op Indien je nog bijkomende vragen hebt, kan je contact opnemen met Sofie Lekens, selectieverantwoordelijke Boudewijngebouw 3 toren C Boudewijnlaan Brussel Tel. : sofie.lekens@bz.vlaanderen.be 7