speciale editie JUNI 2015 MAGAZINE SAMEN INVESTEREN IN DE TOEKOMST INSPELEN OP VERANDERENDE BEHOEFTE DOCUMENTOPLOSSINGEN CONNECTED magazine 1

Transcriptie

1 speciale editie JUNI 2015 MAGAZINE SAMEN INVESTEREN IN DE TOEKOMST INSPELEN OP VERANDERENDE BEHOEFTE DOCUMENTOPLOSSINGEN CONNECTED magazine 1

2 colofon Realisatie Mediatic, bureau voor contentmarketing, tekst en publiciteit Redactie Dennis Mensink (coördinatie), Koos Plegt, Astrid van den Brandhof, Aaron Mirck, Jeroen Gunter en Janneke Essen Eindredactie Dennis Mensink, Kelly Oude Veldhuis Fotografie Menno Ringnalda Vormgeving Edward Ouwerkerk Independent Design Professional Druk Lithocolor, Oss Conncected Magazine is een gezamenlijke uitgave van PCI Groep en Dantuma

3 inhoudsopgave Stabiliteit, cultuur en flexibiliteit vormen ideale mix Interview met directeur Bas Kamphuis (PCI Groep) en scheidend Dantumadirecteur Jan Veening. 8 Gesprekken over de toekomst Eerste gezamenlijke klant JAN Accountants focust op totaaloplossingen. 34 Dantuma is betrokken, betrouwbaar en denkt proactief mee Rob de Ruiter (GGZ Noord-Holland-Noord) over de veranderingen in de organisatie en hoe Dantuma daarop anticipeerde PCI is de dynamische partner die bij ons past Alexander de Gee (McGregor Fashion Group) over ontwerpers met oog voor kleurverschillen. en verder... Samen sterk - 4 Voorwoord Bas Kamphuis In historisch perspectief 6 PCI Groep en Dantuma in cijfers 13 Verschillen en overeenkomsten 14 Nieuw fusiebedrijf zet toon in documentoplossingen 18 5 succesvolle fusies en overnames 23 KPMG en NIBC over de overname 22 Medewerkers over de fusie 40 Waar zitten we? 43 CONNECTED magazine 3

4 Samen sterk 4 CONNECTED magazine

5 VOORWOORD Het zal u niet ontgaan zijn: PCI Groep en Dantuma zijn samengegaan. Twee onafhankelijke leveranciers van kantoor- en documentoplossingen. In deze uitgave van de Connected veel aandacht voor de overname en de beide organisaties, de achtergronden en de medewerkers. Dantuma is een prachtig bedrijf, met een schitterende historie en met Jan Veening gedurende 36 jaar als sterke persoonlijkheid en goede ondernemer aan het roer. Enerzijds lijken de bedrijven op elkaar, qua core business, grootte en hoe we met de klanten omgaan. Anderzijds zijn er verschillen. We zijn complementair, zowel qua regionale aanwezigheid als qua dienstverlening. Daarom passen Dantuma en PCI goed bij elkaar. Als oprichter van PCI Groep heb ik de afgelopen jaren een drietal Canon Business Centers overgenomen en daarnaast nog de resterende Canon-contracten van inkooporganisatie NIC. Ervaring met overnames is dus ruimschoots aanwezig binnen ons bedrijf. Mede daarom hebben we het volste vertrouwen in de gezamenlijke toekomst. De reden van de overname van Dantuma is een strategische geweest. De vraag van onze klanten is veranderd en zal de komende jaren nog verder veranderen. Er is sprake van een enorme transformatie in de printermarkt, die steeds meer evolueert naar documentmanagement en diensten met meer toegevoegde waarde. Wij moeten en willen onze klanten assisteren in de digitalisering van gehele bedrijfsprocessen, die onvermijdelijk is en ook veel kansen biedt. De behoefte verschuift van slechts hardware (printers) naar integrale oplossingen rond digitale documentprocessen binnen bedrijven. De toekomst in onze branche gaat ook in de richting van cloud-oplossingen en het beheer van mobiele werkplekken. Twee mooie, gezonde bedrijven kunnen de veranderende markt samen goed aan. De twee bedrijven hebben gezamenlijk circa 200 medewerkers in dienst en een omzet van meer dan 50 miljoen euro. We hebben het volume om een vuist te kunnen maken, om te kunnen investeren in de eigen dienstverlening. En om de klant waar voor z n geld te geven. Samen kunnen we immers groot inkopen. Daarmee kunnen we de drempel verlagen voor het MKB om moderner te gaan werken. Advies aan het MKB is natuurlijk ook om meer gebruik te maken van de mogelijkheden van de cloud. Betaal voor gebruik in plaats van dat je grote investeringen doet in IT. Daar zien we mogelijkheden. Voor klanten, maar daarom ook voor onszelf. De snel veranderende markt vraagt meer dan ooit om onafhankelijkheid. Dankzij de samenvoeging met Dantuma zijn we de grootste (merk)onafhankelijke leverancier van Nederland. We leveren verschillende printers, scanners en software op het gebied van documentoplossingen. We willen het beste uit de markt kunnen aanbieden. De ene keer is dat het ene merk, de andere keer het andere. Bovendien hebben we met C Fund de beschikking over een eigen financieringsmaatschappij waarmee we contracten kunnen financieren. Daarmee voorkomen we dat u als klant up front een forse investering moet doen. De betaling smeert u met een dergelijke financiering namelijk uit over meerdere jaren. Deze formule is bovendien zeer flexibel, zodat we samen met u snel en soepel kunnen inspelen op veranderende behoeftes in de toekomst. Met meer dan klanten weten we de MKB-markt als geen ander te bedienen. We hebben nu een landelijk werkende organisatie en zijn tegelijkertijd regionaal aanwezig. Natuurlijk zoeken we de synergie op nu we één organisatie zijn. Maar we willen groeien. We gaan met zoveel mogelijk medewerkers door en hebben de vakkennis hard nodig. We zijn namelijk nog niet klaar. We zijn aanwezig in het westen, midden en oosten van het land. Maar in het noorden en zuiden van het land zullen we ook aanwezig zijn. Kortom: u kunt nog wel iets verwachten van ons. Ook alle toekomstige strategische beslissingen zullen we doen om onze klanten in de voor hen veranderende wereld zo goed mogelijk te kunnen bedienen. Bas Kamphuis, directeur PCI Groep CONNECTED magazine 5

6 In historisch perspectief De familie Dantuma begint in Haarlem een winkel in kantoorbenodigdheden. De heer Jan Veening neemt het bedrijf over. Onder zijn leiding ontwikkelt Dantuma zich tot één van Nederlands grootste onafhankelijke dealerorganisaties op het gebied van kopieermachines, printers, faxapparatuur en supplies. Opening showroom Maarssenbroek dantuma PCI GROEP Bas Kamphuis start Canon Business Center Arnhem in Duiven, als agent van Canon Nederland. Verkoopkantoor wordt volwaardig bedrijf, dat ook administratie voert en financiering aanbiedt. Overname Canon Business Center Utrecht Zelfstandige Canon Business Centers nemen service over van Canon en worden full-service organisaties. 6 CONNECTED magazine

7 Opening vestiging Zwolle Dantuma is onderscheiden met het predicaat Bij Koninklijke Beschikking Hofleverancier. Opening vestiging Barendrecht / R dam Overname door branchegenoot PCI Groep Overname Canon Business Center Amsterdam Overname Wink Doetinchem Oprichting eigen investeringsvehikel C-Fund Overname Dantuma Groep Overname NIC Contracten Sinds 1 januari levert PCI Groep ook hardware van andere leveranciers. Ofwel: het bedrijf is een multi vendor geworden. Dat betekent dat de vestigingen niet meer opereren onder de naam Canon Business Center, maar onder de naam PCI Groep. CONNECTED magazine 7

8 BAS KAMPHUIS EN JAN VEENING OVER SAMENGAAN Stabiliteit, cultuur en flex 8 CONNECTED magazine

9 PCI GROEP EN DANTUMA ibiliteit vormen ideale mix Een belangrijke mijlpaal in de geschiedenis van de twee bedrijven: de overname van Dantuma door PCI Groep passeerde op 10 maart 2015 bij de notaris. Twee heel verschillende organisaties, maar toch ook weer niet. De een heeft de rijke traditie van een familiebedrijf, de ander bestaat pas sinds Maar dynamiek, saamhorigheid en veranderingsbereidheid is bij beiden aanwezig. We schrijven het jaar 1908 als de familie Dantuma in Haarlem een winkel in kantoorbenodigdheden begint. Het grootste deel van de twintigste eeuw zal het bedrijfspand in de Zijlstraat een vertrouwd gezicht zijn voor Haarlemmers. In de loop der jaren breidt Dantuma steeds verder uit. Pennen en papier, maar ook drukwerk, kantoorapparatuur en meubilair. Maar de grootste veranderingen volgen wanneer Jan Veening de zaak in 1979 overneemt. Onder zijn leiding ontwikkelt Dantuma zich tot één van de grootste onafhankelijke dealerorganisaties in Nederland voor kopieermachines, printers, faxapparatuur en -benodigdheden. Het bedrijf groeit meerdere keren uit zijn jas, waardoor het zich genoodzaakt ziet te verhuizen. Dantuma, inmiddels met het predicaat Hofleverancier, is sinds 2007 te vinden aan de Henk Schijvenaarstraat te Haarlem. De geschiedenis van PCI Groep is aanmerkelijk korter dan die van Dantuma. PCI ontstaat in 2002, door een strategische beslissing van Canon. Salesactiviteiten van de printerfabrikant richting MKB vinden vanaf dat moment niet meer rechtstreeks plaats, maar via het indirecte kanaal. Bas Kamphuis vestigt zich als franchisenemer van het Canon Business Center Arnhem in Duiven. In de regio Arnhem verkoopt hij contracten aan klanten, waarna Canon de facturatie, levering en ondersteuning verzorgt. Omdat Kamphuis meer persoonlijk contact met zijn klanten wil, gaat hij in 2005 zelf de facturen afhandelen. In 2009 gaat PCI ook zelfstandig apparatuur leveren en installeren en wordt een overname gedaan van het Canon Business Center in Utrecht. Nieuwe activiteiten Het jaar 2009 is in meerdere opzichten een belangrijke mijlpaal voor de PCI Groep. Verschillende belangrijke overnames worden gedaan en diverse activiteiten verder uitgebreid. PCI neemt een deel van de technische dienst van Canon Nederland over, zodat klanten in de regio s Utrecht en Arnhem ondersteund kunnen worden. Daar worden eigen logistieke activiteiten aan toegevoegd, waarna overnames van Canon Business Center Amsterdam (2012) en Wink in de Achterhoek (2013) volgen en daarmee het werkgebied Bij ons is een enorm sterke cultuur en een familiebedrijf-achtige sfeer waarbij iedereen elkaar vertrouwt zich steeds verder vergroot. Van franchisenemer voor salesactiviteiten van Canon ontwikkelt PCI zich zo tot een leverancier van een totaaloplossing, die alles in eigen beheer uitvoert. Tot aan de financiering aan toe, door de start van een eigen financieringsmaatschappij voor contractfinanciering in De overname van Dantuma door PCI, in maart 2015, is een logische stap in de ontwikkeling van beide bedrijven. Een nieuw bedrijf ontstaat, dat gezamenlijk >> CONNECTED magazine 9

10 CANON FELICITEERT PCI GROEP & DANTUMA WE WERKEN GRAAG MEE AAN EEN SUCCESVOLLE TOEKOMST

11 215 medewerkers telt en opereert vanuit in totaal zes locaties. Deze overname past in de transformatie van PCI Groep van Canon-verkooppunt naar onafhankelijk adviseur en leverancier, aldus Kamphuis. Het is ook de volgende stap in onze doelstelling om heel Nederland te kunnen bedienen. Voor Veening (65) was zijn gevorderde leeftijd de reden om het bedrijf te verkopen. In april werd hij 65 jaar. Het is voor iedereen even wennen, zeker als je 36 jaar de zaak geleid hebt. Toch denk ik dat het bedrijf een mooie toekomst tegemoet gaat. De kennis is aanwezig om met meerdere merken te gaan werken, wat een heel groot voordeel is ten opzichte van de concurrentie. En dan is er nog de fantastische servicedienst van Dantuma, die altijd binnen de afspraken met klanten blijft. Sterke cultuur Het samengaan van PCI Groep en Dantuma betekent ook het samengaan van twee verschillende bedrijfsculturen. De één: oud, een rijke traditie, een familiale sfeer die voortkomt uit de achtergrond van het bedrijf en veel stabiliteit. De ander: jong, ambitieus, op het fanatieke af, zou Kamphuis bijna willen zeggen. Maar er zijn ook overeenkomsten, zoals de saamhorigheid. Wat enorm bindt is die groeiambitie die we allemaal hebben. Veranderen zit in de genen van onze medewerkers. Het vraagt flexibiliteit en begrip en het is als werkgever ook van belang om het voor onze werknemers leuk te maken. Wij mogen veel van hen verwachten, maar andersom mogen zij dat ook van ons. Bij Dantuma komt de saamhorigheid voort uit >> CONNECTED magazine 11

12 een 107-jarige traditie. Bij ons is een enorm sterke cultuur en een familiebedrijf-achtige sfeer waarbij iedereen elkaar vertrouwt. Naast saamhorigheid is er nog een verbindende factor tussen de twee bedrijven die nu samen een nieuwe organisatie vormen. En dat is veranderingsbereidheid. Bij PCI is het de dynamiek van een jong, snel groeiend bedrijf. Bij Dantuma is het een kenmerk van een organisatie die trends altijd op waarde heeft weten te schatten en daar keer op keer in mee kan gaan. Zo besluit Dantuma in 1982 het complete kantoorpakket van meubelen, kantoorartikelen en kopieermachines af te bouwen en helemaal te gaan voor kopieermachines. Dat is een heel belangrijk besluit geweest. Toen de economie begin jaren tachtig verslechterde, had dat meteen effect op kantoormeubelen. Bij kopieermachines maakten we afspraken voor vijf jaar met klanten, waardoor die markt veel minder gevoelig was voor de conjunctuur. Extra draadje Een andere uitdaging is de opkomst van kopieerapparaten die ook kunnen scannen en printen, waarbij Dantuma in de jaren tachtig wederom op het juiste paard wedt. Wij gingen er niet vanuit dat printerfabrikanten dat gingen winnen. Zij werkten met hoge prijzen voor verbruiksmaterialen zoals toners en lage prijzen voor machines, die zij tegen ramsjprijzen op de markt zetten. Kopieerfabrikanten hadden reëlere prijzen, dus zij hebben dat gewonnen. En wij hadden kopieermachines. Het feit dat ICT een steeds belangrijkere rol ging spelen en producten complexer We hebben een vergelijkbare manier van met mensen omgaan en we houden niet van lege praatjes werden, ziet Veening, die verschillende overnames door de jaren heen doet, op dat moment niet als heel relevant. Het product blijft precies hetzelfde, maar er zit een extra draadje aan. Je moet het niet ingewikkelder maken dan nodig is. Het gaat inmiddels al heel lang niet meer om de printer, die een bijproduct is geworden. Het woord blijft wel, maar er wordt minder afgedrukt en er gebeurt meer op de digitale snelweg, ziet Kamphuis de volgende ontwikkeling. Op deze digitale snelweg wil hij de klant faciliteren. Van woorden op papier zetten naar het delen van woorden in netwerken. Zijn droom voor de toekomst is het aanbieden van een cloudoplossing die de klant volledig ontzorgt voor alles op het gebied van werken. Dan moet gedacht worden aan mobiele telefoons, tablets, de printer tot aan de mobiele data en de software met de juiste licenties die nodig zijn om als bedrijf je werk te kunnen doen. Interessant voor de MKB er, die lean and mean, kan inpluggen op onze netwerken, zonder dat hij op voorhand moet investeren. Onafhankelijkheid en stabiliteit Naast onafhankelijkheid van fabrikanten, wordt met Dantuma ook veel stabiliteit toegevoegd aan een organisatie die in de afgelopen jaren onstuimig groeide. Als je snel groeit en klanten voorop stelt, dan wil het wel eens gebeuren dat je heel veel vraagt van medewerkers. Daar ben ik heel eerlijk in, zegt Kamphuis. Dantuma heeft een heel mooie cultuur opgebouwd van rust, van samen delen en samen bouwen. Daardoor is het een heel stabiel bedrijf, met medewerkers die er gemiddeld ook langer dan tien jaar blijven werken. Dat is iets dat ik met PCI Groep ook ambieer. Rust is bij ons een bijzonder relatief begrip, er is altijd beweging. De ICT-wereld verandert voortdurend, maar we willen onze klanten steeds het beste kunnen blijven aanbieden. En dat vergt ook stabiliteit. Na het verkooptraject van Dantuma, dat van KPMG de projectnaam Gullwing kreeg, waren Veening en zijn vrouw de enige medewerkers die niet meegingen naar de nieuwe organisatie. Dit betekent overigens niet dat Veening stil hoeft te zitten. Ik verzamel auto s, en heb direct een prachtige Mercedes Gullwing gekocht. Dat was wel passend vind ik. Maar ik heb ook nog twee bedrijven in kantoormeubelen waar ik nog heel druk mee ben. Ik zie de toekomst van Dantuma heel positief in. Net als in de auto-industrie, is het een groot voordeel als je onafhankelijk bent en kunt adviseren over meerdere merken. Wat ik ook veelzeggend vind, is dat het zo goed klikte tussen Bas en mij tijdens de verkoop. Allebei zijn we graag duidelijk over wat wij willen en hoe we dat willen doen. We hebben een vergelijkbare manier van met mensen omgaan en we houden niet van lege praatjes. Dat wekt bij mij vertrouwen. 12 CONNECTED magazine

13 PCI Groep en Dantuma in cijfers 6 vestigingen medewerkers klanten machines in het veld 35 miljoen euro aan oplossingen gefinancierd met eigen C- Fund financiering 55 miljoen euro omzet ruim 1 miljard pagina s onder contract CONNECTED magazine 13

14 Hoeveel verschillen PCI Groep en Dantuma van elkaar? Gerard Roos (44) Werkt bij PCI Groep sinds 2013 FUNCTIE: SALES MANAGER SOLUTIONS. Ik kijk samen met de afdeling marketing hoe we het beste onze producten en diensten kunnen positioneren. Verder bezoek ik klanten en geef ik leiding aan het salesteam, dat uit vijf medewerkers bestaat, inclusief mijzelf. 14 CONNECTED magazine

15 TWEE FUNCTIEGENOTEN OVER DE FUSIE Dantuma bestaat meer dan honderd jaar, PCI Groep twaalf jaar. En terwijl PCI Groep exclusief het merk Canon aanbiedt, werkt Dantuma met een breed merkenportfolio. Zo zijn er nog vele verschillen te noemen tussen beide bedrijven. Maar uiteraard ook overeenkomsten. We leggen Marcel de Graaf (Dantuma) en Gerard Roos (PCI Groep) beide manager van een sales solutions team vijf vragen voor. Wat is de belangrijkste trend in documentoplossingen op dit moment? De Graaf: Het digitaliseren is in een tweede fase terechtgekomen. Eerst digitaliseerden bedrijven documenten door documenten te scannen en in mapjes op te slaan, de bekende Windows-folders. Nu is het zover dat we deze folderstructuren vervangen voor slimme zoekarchieven. Wij zijn de itunes voor documenten. Je kunt documenten daardoor in de cloud opslaan en overal terugvinden door te zoeken op bijvoorbeeld het projectonderwerp, het team, de klant, het jaar en andere eigenschappen van het document. In plaats van waar staat het document?, moet je weten wat is het?. Uit onderzoek blijkt dat medewerkers 16 procent van hun tijd bezig zijn met het zoeken naar documenten. Wij brengen dat terug naar 2 tot 3 procent van de tijd. Roos: De trend is om zoveel mogelijk samen te werken in dezelfde documenten, onafhankelijk van tijd en plaats. Door de informatiedeling beter te laten verlopen kan er efficiënter gewerkt worden. Dankzij het nieuwe werken hebben bedrijven behoefte aan oplossingen om ook buiten het kantoorpand in te loggen in de digitale werkomgeving. En doordat organisaties steeds meer met externen werken, is een online platform waar iedereen in dezelfde documenten kan werken, een uitkomst. Waar ben je het meest trots op, waar jij betrokken bij was in het bedrijf? Roos: We hebben de afdeling sales solutions opgezet, als apart onderdeel van sales. Op die manier creëerden we meer focus voor de vestigingen, die zich helemaal op de sales konden richten. Met sales solutions treden we op als specialist, delen we informatie over de propositie en beantwoorden we vragen. De Graaf: Dat we de afdeling documentsolutions hebben opgezet, waar technisch consultants en sales consultants nauw met elkaar samenwerken. Bij veel bedrijven werken deze twee groepen apart van elkaar. We hebben hiervoor gekozen om de kwaliteit van onze producten en service te verhogen. Wij zullen nooit iets verkopen wat we niet waar kunnen maken. De technisch consultant kan de salesconsultant goed aanvullen met zijn kennis over het product. Zo weet de klant duidelijk wat hij kan verwachten. Waar staat het bedrijf over vijf jaar? De Graaf: Dan zijn wij Nederlands grootste documentmanagementleverancier. Ik verwacht dat we net zo veel software en diensten verkopen als hardware. En werken in de cloud zal gemeengoed zijn. Ook zal een groot deel van onze dienstverlening bestaan uit het adviseren van bedrijven over hoe ze met de programma s moeten werken. Roos: Ik denk dat het bedrijf zich volledig richt op ict-dienstverlening voor documentoplossingen. Clouddiensten zullen de boventoon voeren. Ik verwacht dat we nog wel printers verkopen, maar dan als onderdeel van een totaalpakket waarin software de grootste rol speelt. We zullen klanten verschillende abonnementen aanbieden, waarvoor ze maandelijks gebruik kunnen maken van softwareprogramma s, printers en advies. Het type abonnement hangt af van de grootte van het bedrijf en welke software nodig is in het bedrijf. Welke voordelen brengt de fusie met zich mee? Roos: Een voordeel is dat Dantuma verder is met het implementeren en installeren van software dan wij. Wij leveren dezelfde software, maar doen vooral aan sales. We kunnen van onze Dantuma-collega s veel leren van de dienstverlening die op de sales volgt. Zoals >> CONNECTED magazine 15

16 Waar kan ik het Miljoenen Waard contract vinden? 5 minuten later... Heb jij een overzichtje van de lopende projecten voor me? 3 minuten daarna... Is er nog nieuws mbt het nieuwe budget? Kijk even in de Verkoop folder Moet ik ergens hebben ja... Zucht Stuur als-je-blieft even een mailtje naar Marketing! Gaat Hans niet mee lunchen? Ziet het er naar uit? ER ZIJN TWEE MANIEREN OM INFORMATIE TE VINDEN. MOEILIJK.... OF M-FILES. Vind informatie op basis van wat het is. Niet waar het is opgeslagen. M-Files verbetert de manier waarop organisaties informatie opslaan, delen en veiligstellen. Met honderden tevreden klanten in Nederland en duizenden klanten wereldwijd is M-Files een toonaangevende leverancier van informatie management oplossingen. M-Files zorgt er voor dat ondernemingen hun productiviteit verhogen en kunnen voldoen aan wet- en regelgevingen. PCI Groep - Dantuma is al jaren M-Files Gold Partner in Nederland en vertelt u graag hoe u met M-Files uw documenten en informatie effectiever kunt managen. 16 CONNECTED magazine

17 Het eerstvolgende bedrijfsuitje mag van mij naar Las Vegas gaan Marcel de Graaf (31) Werkt bij Dantuma sinds 2009 FUNCTIE: TEAMLEIDER DOCUMENT SOLUTIONS. Ik geef leiding aan een team van vijf; drie salesconsultants en twee technisch consultants. Zij ondersteunen de accountmanagers bij het verkopen van documentoplossingen en voeren de implementaties uit. advies en projectmanagement voor het implementeren van nieuwe softwareprogramma s. De Graaf: Schaalvergroting. Het klantenbestand is verdubbeld, we zijn nu de grootste van Nederland. Een groot deel van onze klanten maakt nog geen gebruik van software voor zijn documentmanagement, dus die kunnen we benaderen om er kennis mee te maken. Wat was het laatste personeelsuitje in jouw bedrijf, en waar moet het eerstvolgende gezamenlijke bedrijfsuitje naartoe? De Graaf: Ik herinner me nog goed het weekend naar Winterberg met alle salesmedewerkers, en het uitje naar Valkenburg met het hele bedrijf. Daar hadden we een feestavond in de steenkolenmijnen. Het eerstvolgende bedrijfsuitje mag van mij naar Las Vegas gaan. Roos: We hadden een erg leuk uitje met de salesorganisatie in Amsterdam. Omdat PCI waarde hecht aan het thuisfront van de medewerkers, is er jaarlijks een uitje met alle medewerkers, waarbij de familie ook welkom is. Het is een soort familiedag. Het eerstvolgende personeelsuitje met de medewerkers van Dantuma en PCI Groep moet natuurlijk activiteiten bevatten die de teambuilding stimuleren. Sport helpt daar altijd bij. Bijvoorbeeld raften; met een beetje spanning leer je je nieuwe collega s snel kennen. We zijn nu nog twee bedrijven met twee culturen; we moeten zoveel mogelijk synergie creëren. CONNECTED magazine 17

18 Nieuw fusiebedrijf zet toon in documentoplossingen ALTIJD EN OVERAL JE DOCUMENTEN IN NO-TIME BESCHIKBAAR Organisaties veranderen. Meer dan ooit werken we buiten het kantoor en buiten kantoortijden. Het liefst kan iedereen soms zelfs tegelijkertijd in dezelfde documenten werken. Hoe gaat het nieuwe fusiebedrijf zijn klanten helpen bij de uitdagingen van deze tijd? Eric Anderson, general manager sales en marketing bij Dantuma, en Bart Bijman, commercieel directeur bij PCI Groep, vertellen hoe zij de toekomst zien. Het managen van het enorme aantal digitale documenten dat in omloop is, vormt een steeds grotere uitdaging voor bedrijven. Medewerkers slaan documenten over het algemeen ongestructureerd op in persoonlijke mappen lokaal of op servers. Maar dat voldoet niet meer in een tijd waarin organisaties steeds flexibeler worden en de documentenstroom alsmaar groter wordt. Anderson en Bijman merken dat bedrijven steeds meer het nieuwe werken omarmen, en een flexibele schil van medewerkers creëren. Anderson: Mensen willen thuis en op flexibele werkplekken in bijvoorbeeld de stad, toegang hebben tot hun documenten om te werken. Ze willen snel en makkelijk communiceren met hun collega s, projectteams en ingehuurde professionals. Niet gek dus dat documentmanagement de laatste jaren een bekend begrip is geworden. Volgende stap in documentmanagement Om de steeds complexere documentenstroom in goede banen te leiden, heb je slimme software nodig. Bijman: Zoals we via Google en itunes zoeken op trefwoorden om de juiste informatie of muziek te vinden, zo moet je ook via verschillende zoektermen bij de juiste documenten terecht kunnen komen. Dus niet alleen via de projectnaam, maar ook via de betrokken klanten, collega s, leveranciers, enzovoort. Door meer intuïtief te zoeken kun je veel sneller het gewenste document vinden. Volgens Bijman is technisch alles mogelijk, maar remmen mensen de ontwikkelingen nog af omdat het implementeren en in gebruik nemen van de nieuwe systemen ingewikkeld kan zijn. Daarom draait alles om gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit. Als nieuwe systemen daaraan voldoen, dan wil iedereen het, zegt Bijman. Zowel Bijman als Anderson noemt gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit de kernwaarden van het bedrijf. Documenten in de cloud Om alle informatie en documenten overal en altijd beschikbaar te stellen, wordt het werken in de cloud binnen een paar jaar de standaard, verwachten beide 18 CONNECTED magazine

19 Bart Bijman (47) Werkt bij PCI Groep sinds 2013 FUNCTIE: COMMERCIEEL DIRECTEUR managers. Nederland loopt voorop met cloudcomputing. Het nieuwe PCI levert dan ook allerlei soorten cloudoplossingen, waarbij printers, software en servers met elkaar samenwerken. Anderson: Zodat je overal waar internet is, bij je documenten kan. En medewerkers vanaf elk device kunnen printen bij een bepaalde printer. Werken in de cloud voorkomt dat kennis verloren gaat als werknemers het bedrijf verlaten of met pensioen gaan. Bovendien is het mogelijk om naast standaard tekstdocumenten, zeer complexe documenten te managen die gegenereerd zijn door ontwerpers en engineers. Denk aan technische tekeningen, stuklijsten, product omschrijvingen en gerelateerde afbeeldingen en spreadsheets, zegt Bijman. Met workflow management is het mogelijk om binnen een gesloten cyclus van workflows verschillende documenttypen te benaderen. Social collaboration Hoe ziet documentmanagement er over vijf jaar uit? Bijman en Anderson verwachten dat social collaboration een vlucht zal nemen. Bijman: Het nieuwe werken vraagt ook om een andere manier van samenwerken. Hoe deel je informatie met elkaar? Net als in de persoonlijke communicatie, zal de zakelijke communicatie verschuiven van mail naar chat. En kunnen medewerkers per onderwerp in de cloud samenwerkingsverbanden en communicatieplatformen creëren. Het is voor bedrijven essentieel om kennis te delen. Zowel intern als met externen. Sociale platformen helpen medewerkers om gerichter informatie te delen. Volgens Anderson worden bedrijven ook een >> CONNECTED magazine 19

20

21 Eric Anderson (39) Werkt bij Dantuma sinds 1999, begonnen als stagiair op de marketingafdeling, vanaf 2010 in huidige functie. FUNCTIE: GENERAL MANAGER SALES EN MARKETING soort kennisbanken. De mate van efficiëntie van de archiefopslag en de communicatie bepaalt de efficiëntie van het bedrijf. Meer waarde voor klanten PCI Groep en Dantuma willen gezamenlijk nóg meer waarde leveren aan klanten. Dat gebeurt aankomend jaar al door het product- en dienstenpakket te optimaliseren. Hardware en software zullen als totaalpakket aangeboden worden voor klanten. Bijman: Een klant kan in de toekomst volgens het cafetariamodel op- en afschalen met licenties, zodat hij betaalt voor het gebruik en niet voor het bezit. Een klant leaset dan printers en software als één pakket, dat wordt afgestemd op het aantal medewerkers van het bedrijf. Doordat het nieuwe PCI de kennis en het hard- en softwareportfolio van beide bedrijven bundelt, kan het de klant van nog betere oplossingen en adviezen voorzien. Anderson: Als grootste onafhankelijke leverancier van documentoplossingen hebben we de investeringskracht om klanten flink te helpen met het maken van efficiencyslagen. Grootste documentmanagementleverancier van Nederland Hoewel Dantuma en PCI Groep nog een weg te gaan hebben voordat zij daadwerkelijk als één bedrijf opereren, zien Anderson en Bijman veel voordelen van de fusie. Vanuit Dantuma is het interessant dat we met Canon een mooi merk erbij krijgen. Voor PCI Groep betekent het dat ze in plaats van de exclusieve leverancier van Canon een onafhankelijke, multi-brand leverancier worden, vertelt Anderson. We worden in een keer twee keer zo groot. Deze schaalvergroting zorgt voor meer slagkracht. Bijman gelooft ook in een succesvolle fusie. Het nieuwe PCI zal als marktleider in Nederland de toon zetten met toekomstige oplossingen voor documentmanagement. CONNECTED magazine 21

22 AccuRead Automate Met de toepassing AccuRead Automate van Lexmark kan een Smart MFP van Lexmark een document vastleggen, automatisch classificeren en routeren, waarbij informatie wordt geëxtraheerd voor de naamgeving en de indexering van het document. Documentclassificatie Identificeer en sorteer documenten zonder tussenkomst van de gebruiker door ze in de automatische documentinvoer (ADF) van het multifunctionele product (MFP) te plaatsen. Routering van documenten Verstuur afbeeldingen van documenten rechtstreeks naar gedeelde mappen in het netwerk, die speciaal zijn gemaakt voor elk automatisch geclassificeerd documenttype. Berichten Geef de taakstatus, de vereiste acties of belangrijke berichten door aan gebruikers bij de MFP of op hun werkplek. Gegevensextractie Lokaliseer en extraheer maximaal vier afzonderlijke velden met gegevens op een pagina en neem de gegevens op in een indexbestand en/of de naam van het afbeeldingsbestand. Handmatige controle Verifieer geëxtraheerde gegevens op de MFP voordat u de gegevens naar de bestemming routeert. Namen van slimme bestanden Gebruik gegevens die uit een document met een tijdstempel zijn geëxtraheerd om dynamische bestandsnamen te maken en metagegevens voor de gescande afbeelding te indexeren.