Inhoud 3. Voorwoord Jaap Haenen 4. Inleiding 6. 1 Streefbeeld van Informatie op Orde naar Informatie van Waarde 8

Transcriptie

1 Inhoud Inhoud 3 Voorwoord Jaap Haenen 4 Inleiding 6 1 Streefbeeld van Informatie op Orde naar Informatie van Waarde 8 Naar informatie van waarde 10 Trends in samenleving en overheid 11 Ondersteuning organisatie en processen van de toekomst 13 Randvoorwaarden voor realisatie 16 Uitgangspunten voor realisatie 18 In plateaus naar realisatie 22 Streefbeeld slaat brug tussen expert en management & bestuur Interview Niels van Heezik 26 2 Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid 28 Gezamelijke afspraken over metadata: pure winst voor Rijksoverheid Interview Jurgen Pauwels 30 Naar een risicogestuurde archiefselectie Bijdrage Charles Jeurgens 32 Toepassingsprofiel in internationaal perspectief Interview Hans Hofman 34 3 Baseline lessons learned 36 4 Modernisering Informatiehuishouding 37 KennisLAB, hét platform voor samenwerking en kennisdeling 37 Doc-Direkt: Informatie toegankelijk maken met het oog op de gebruiker Bijdrage Dirk-Jan de Bruijn 38 Makelaar in goede voorbeelden, gedeelde vraagstukken en expertise Interview Gerben Kleine 40 Colofon 42 Ready for Take Off I 3

2 Voorwoord Jaap Haenen Jaap Haenen is directeur Bedrijfsvoering bij het Ministerie van Financiën en voorzitter van de subcommissie Modernisering Informatiehuishouding. Kennisdelen is belangrijk vindt hij. Door in het verandertraject waarin we nu zitten alle kennis te delen, maken we nu al zichtbaar hoe onze toekomst eruit ziet. De veranderingen binnen het Rijk nemen de laatste jaren toe. Het Rijk gaat zich steeds meer als één concern gedragen. Zo komen medewerkers in algemene dienst van het Rijk, in plaats van bij een departement en komen er meer projectdirecties of andere organisatievormen, die departementoverstijgend werken. De samenwerking tussen departementen leidt onder andere tot de wens om digitaal dossiers met elkaar te kunnen delen. Al deze veranderingen worden versterkt door de financiële druk om efficiënter met mensen en middelen om te gaan. Deze druk zal de komende jaren alleen nog maar toenemen. De Rijksbrede veranderingen leiden ook tot een toenemende druk op een efficiëntere en effectievere bedrijfsvoering binnen het Rijk. Binnen Financiën eist bijvoorbeeld de Rijks Audit Dienst terecht dat haar medewerkers, die op meerdere departementen zijn gehuisvest, eenzelfde dienstverlening op alle departementen krijgen. Daarnaast is een eis dat ze die ook maar één keer hoeven af te spreken, in plaats van met elk departement weer aparte, verschillende afspraken te moeten maken. En medewerkers die moeten vanuit verschillende locaties aan dezelfde rapporten kunnen werken en bij dezelfde informatie kunnen. Om gezamenlijk van Informatie op orde naar Informatie van Waarde te komen, met informatie raadpleegbaar vanaf elke Rijkslocatie (en vanuit huis), is nog een hele reis. Gelukkig zijn we al een aantal jaren onderweg en kunnen we gebruik maken van alle ervaring die we hebben opgedaan. Ik vind het geweldig dat KennisLAB ons daarbij ondersteunt op velerlei manieren. Bijvoorbeeld door kennis ter beschikking te stellen via dit boekje. Als wij toe willen naar een Rijksbrede samenwerking waarin we alle beschikbare kennis met elkaar delen, dan zullen we dat vandaag ook al moeten doen. Door juist in het verandertraject waarin we zitten alle kennis te delen, maken we immers nu al zichtbaar hoe onze toekomst eruit ziet. Ik vind het bijzonder inspirerend om met elkaar onze toekomst vorm te geven. Ik wens u daarom veel leesplezier met dit boekje. 4 I KennisLAB Ready for Take Off I 5

3 Inleiding Dames en heren, Welkom aan boord van onze vlucht, die wordt uitgevoerd door de gezamenlijke departementen in samenwerking met KennisLAB. Onze bestemming is Informatie van Waarde. Vliegen is een passende metafoor voor de informatievoorziening binnen het Rijk. De departementen willen hun informatiehuishouding laten vliegen, om in vrije vlucht te kunnen delen met elkaar, burgers en bedrijven. Informatie wordt nu ook gedeeld, maar zelden vliegensvlug en zelden vrij. Het kabinet heeft in de visie Informatie op Orde de ambitie uitgesproken om te willen vliegen. Doel is om de documenthuishouding via de moderne internetvoorzieningen tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk te kunnen delen met iedereen die informatie nodig heeft. Net als in de pioniersjaren van de luchtvaart staat de informatievoorziening op het punt een grote vlucht te nemen, een nieuwe wereld te ontdekken en die zich eigen te maken. Vluchtplan Het afgelopen jaar heeft het Rijk als concern duidelijke resultaten behaald. Zo is met het Streefbeeld Informatie van Waarde een helder en gedragen vluchtplan opgesteld. Dit vluchtplan helpt het Interdepartementale Commissie Chief Information Officers (ICCIO) en de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR) als luchtverkeersleiders de departementale vliegbewegingen te sturen. Het Streefbeeld bevat daarvoor tien principes op het gebied van organisatie- en informatiemanagement. Deze sluiten goed aan op de Baseline Informatie-huishouding Rijksoverheid, de Modelarchitectuur Rijksdienst (MARIJ) en het Nederland Open In Verbinding (NOIV)-beleid. Daarnaast beschrijft het Streefbeeld de aanvliegroutes via drie plateaus, waarvan de verwachte aankomstdatum voor het laatste plateau 2020 (lokale tijd) is. Het vluchtplan wordt de komende jaren steeds bijgewerkt om nieuwe ontwikkelingen in het luchtruim te verwerken en de koers waar nodig te verleggen. Flying was a very tangible freedom. In those days, it was beauty, adventure, discovery the epitome of breaking into new worlds. Anne Morrow Lindbergh, 1929 Proefvluchten Er zijn al proefvluchten gedaan. De pilots met de Baseline hebben nieuwe inzichten opgeleverd in de aerodynamica van de Baseline, de bijbehorende selfassessmenttool en de kracht van een gezamenlijke inspanning. Deze lessons learned nemen we mee bij de ontwikkelingen van nieuwe modellen en verbetering van de informatiehuishouding. Ten slotte hebben de departementen samen met het Nationaal Archief gewerkt aan de standaardisatie van metadata, in deze metafoor de begrippen waarmee departementale verkeerstorens communiceren. De metagegevens over informatie die wordt uitgewisseld, zijn eenduidig vastgelegd in het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijk. Dit helpt om binnenkomend informatieverkeer te identificeren en de informatie tijdig en veilig te laten landen in de eigen organisatie. Take Off Door al deze acties zijn we nu Ready for Take Off! Elk departement vertrekt vanaf zijn eigen luchthaven in zijn eigen type vliegtuig, maar we reizen allemaal naar dezelfde bestemming. KennisLAB ondersteunt hierbij met raad en daad. Kennismakelaars geven advies en faciliteren het delen van kennis, ervaringen en producten. Deze spotters houden het overzicht over de diverse technische en functionele oplossingen en zijn het centrale aanspreekpunt voor projectleiders, deskundigen en leveranciers voor vragen over bijvoorbeeld de Baseline, opleidingen, de MARIJ of het Toepassingsprofiel. Daarnaast biedt KennisLAB ook inhoudelijke ondersteuning door op deelterreinen expertise vanuit de departementen te bundelen en in te zetten. Denk aan de doorontwikkeling van de Baseline, het uitwerken van diensten uit de catalogus i-diensten en het verankeren van architectuurprincipes voor informatie binnen NORA/MARIJ. Over dit boekje Dit boekje gaat over deze vlucht. Het bevat het Streefbeeld met de gewenste bestemming en de producten die hiervoor het afgelopen jaar zijn ontwikkeld. De producten vindt u ook op de bijgevoegde cd-rom. Deze kunnen u helpen uw eigen bestemming en de benodigde tussenstops in kaart te brengen. We wensen u veel leesplezier en wensen u een prettige vlucht. 6 I KennisLAB Ready for Take Off I 7

4 1 Streefbeeld van Informatie op Orde naar Informatie van Waarde Op weg naar een optimale rijksinformatiehuishouding, met informatie van waarde. Het Streefbeeld schetst de contouren van de eindbestemming en de route ernaar toe. De informatiehuishouding voorziet in de beschikbaarheid van de juiste informatie voor de juiste mensen op de juiste tijd en in de juiste vorm. Zo wordt effectieve besluitvorming mogelijk gemaakt. Een toekomstgerichte informatiehuishouding faciliteert en ondersteunt innovatieve werkwijzen zoals zelfsturing, cocreatie, het delen en exploiteren van relaties, informatie en kennis. En draagt bovendien bij aan de participatie van goed geïnformeerde burgers, transparantie en de verantwoording van rechtmatig handelen. Vanuit dit besef moet het Rijk streven de stap te maken van Informatie op Orde naar Informatie van Waarde. Informatie van Waarde is informatie die de organisatie en de samenleving optimaal ten goede komt. Dat vergt: Informatie die rijksbreed op orde is (dus waarvan de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid geborgd is) Rijksbreed doelmatig en doeltreffend beheer van informatie Rijksbreed optimaal, dus zoveel mogelijk gedeeld, informatiegebruik plateaus verdeelt de grote sprong voorwaarts in behapbare stappen om te komen tot een rijksbreed optimaal informatiegebruik in Deze stappen worden gezet in een bewegend landschap van technische mogelijkheden die zich blijven ontwikkelen en waarin de organisatie en de primaire processen veranderen. Het Streefbeeld kent daarom ijkpunten ; tien principes, die aansluiten bij rijksbrede kaders zoals de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid, de besturingsprincipes Rijksdienst, de Model Architectuur Rijksdienst (MARIJ) en de eisen vanuit het programma Nederland Open in Verbinding. Ze vallen in drie lagen uiteen: algemene principes op het gebied van organisatie en (verander)management, principes ten aanzien van informatiemanagement en technische principes. Het Streefbeeld Informatie van Waarde schetst de contouren van een toekomstgerichte rijksinformatiehuishouding. Het is geformuleerd door informatieprofessionals uit alle ministeries. Het doel is om (inter)departementaal verantwoordelijken te inspireren en richting te geven in de vervolgstap op het programma Informatie op Orde. De ambitie om te komen tot Informatie van Waarde kan niet in één keer rijksbreed worden gerealiseerd. Een planning in zes 8 I KennisLAB Ready for Take Off I 9

5 Naar informatie van waarde De noodzaak om rijksbreed gezamenlijk en doelgericht toe te werken naar een toekomstgerichte informatiehuishouding groeit. Trends in samenleving en overheid Door mee te gaan met de technologische ontwikkelingen kan de overheid met minder mensen beter presteren, goed met de samenleving communiceren en een aantrekkelijke werkgever blijven voor de ne(x)t generation. De burger stelt hoge eisen aan de e-overheid. Steeds meer werkprocessen bij het Rijk grijpen in elkaar over departementen heen. Digitalisering biedt volop kansen voor het delen en verrijken van informatie. De jonge ambtenaar, die het Rijk als werkgever graag binnen wil halen en houden, vraagt een uitdagende en inspirerende werkomgeving waar optimaal gebruik wordt gemaakt van digitale technologie. In het werkverband van KennisLAB wisselen informatieprofessionals uit alle ministeries kennis en ervaringen uit over de informatiehuishouding. Daaruit groeide een gemeenschappelijk Streefbeeld met de contouren van een toekomstgerichte informatiehuishouding voor de kerndepartementen. Het Streefbeeld heeft tot doel om de (inter)departementaal verantwoordelijken te inspireren en richting te geven bij het zetten van vervolgstappen op het programma Informatie op Orde, bij het visietraject One team, one vision van de CIO s en bij het formuleren van de informatievoorzieningsstrategie van NXT. De relatie tussen overheid en burger verandert wezenlijk onder invloed van de evolutie van het internet. Het internet ontwikkelt zich als steeds intelligenter opererend geheel. Hoe meer wij op het internet doen, hoe meer informatie over ons gedrag, onze bezigheden en onze interesses wordt opgeslagen. Met die informatie is het web van de toekomst in staat om ons proactief te bedienen met gegevens en diensten die ons van nut kunnen zijn. Online samenwerking wordt mogelijk, net zoals de opbouw van netwerken van expertise en uitwisseling (social networking) en ondersteuning die op het lijf van de gebruiker geschreven is. We spreken van web 2.0 of het sociale web. De emancipatie van de gebruiker in een web 2.0-omgeving blijft niet zonder gevolgen voor het publieke domein. Burgers worden veel actiever in de dienstverleningsrelatie tussen overheid en burgers, worden steeds meer en vaker partners in het publieke domein. Overheidsorganisaties moeten flexibeler worden en vaker samenwerken met derden op basis van gedeelde belangen en complementaire kennis. Input vanuit the crowd wordt een wezenlijk onderdeel van beleidsvorming; 1 Programma Nederland Open in Verbinding. ambtenaren en bestuur werken in cocreatiemodellen met burgers en bedrijven. Gov biedt mogelijkheden voor revitalisering van de overheid: het weer bij elkaar brengen van besturing en mensen. Deze ingrijpende ontwikkeling heeft gevolgen voor de primaire processen van de overheid. En de informatievoorziening als ondersteunende functie ontwikkelt mee. Hoe die ontwikkeling eruit ziet, is niet te voortspellen. Wel is duidelijk dat we eerst de boel op orde moeten krijgen en optimale uitwisselbaarheid van informatie kunnen garanderen, voordat we een werkbare samenwerkingsrelatie met burgers kunnen aangaan. Ook de verhoudingen binnen het overheidsapparaat veranderen drastisch met de technologische ontwikkelingen. Het nieuwe werken dient zich aan: samenhangende vernieuwing van werkprocessen, fysieke werkplek, organisatiestructuur en -cultuur, managementstijl en mentaliteit van de werknemers en managers. De rijksoverheid ontwikkelt zich tot een concernorganisatie die doeltreffend, doelmatig en transparant is. Het primaire proces wordt leidend, de organisatie raakt 10 I KennisLAB Ready for Take Off I 11

6 op de achtergrond. Ambtenaren gaan tijd-, plaats-, organisatie- en apparaatonafhankelijk werken, meer en beter samenwerken en hun kennis en ervaring doelgerichter inzetten. Hun veranderende behoefte triggert ontwikkelingen in de informatiehuishouding. De uitwisselbaarheid van informatie is essentieel. Ondersteuning organisatie en processen van de toekomst Waar ruimte is om te experimenteren, veranderen de mogelijkheden van ICT het primaire proces wezenlijk. Alles wordt ter discussie gesteld. Bij de overheid is dit nog niet het geval. Onder invloed van de ontwikkeling van de informatiesamenleving verandert het primaire proces in diverse maatschappelijke en economische sectoren. Die maken zich de technische mogelijkheden van ICT, internet en het sociale web zozeer eigen, dat ze er zelf mee spelen, de techniek steeds beter leren temmen en aanwenden voor eigen gebruik naar eigen behoefte. Dat proces gaat gepaard met creatieve destructie : alles komt ter discussie te staan, vanzelfsprekendheden verdwijnen. Waar dat gebeurt, vindt echte innovatie plaats. Bij de overheid is dat nog nauwelijks het geval, constateert Valerie Frissen 2. De invloed van de digitale techniek in de publieke sector blijft vooralsnog beperkt tot infocratisering : een betere beheersing en een bescheiden modernisering van de bureaucratische processen. Heel voorzichtig wordt her en der gemorreld aan de manier waarop we die processen organiseren, maar van nieuwe concepten is nog niet of nauwelijks sprake. Nog steeds overheerst wat Frissen het pijplijndenken noemt. De echte veranderingen moeten nog beginnen. Hamvraag bij het ontwikkelen van dit Streefbeeld van een toekomstgerichte informatiehuishouding was dan ook, of we vanuit deze ondersteunende functie de ontwikkeling van het primaire proces moeten volgen, of daarop vooruit kunnen lopen. Met andere woorden: hoe toekomstgericht kan onze informatiehuishouding zijn, als de organisatie en de processen die we ondersteunen nog niet wezenlijk veranderen? Het antwoord op die vraag is even simpel als uitdagend: een toekomstgerichte informatiehuishouding faciliteert en ondersteunt innovatieve werkwijzen zoals zelfsturing, co-creatie, het delen en exploiteren van relaties, informatie en kennis. Tegelijkertijd blijft de informatiehuishouding ook adequate ondersteuning bieden aan die organisaties die blijven werken volgens het klassieke bureaucratische model. 2 Prof. Dr. Valerie Frissen, ICT en maatschappelijke innovatie: van pijplijn naar open netwerken (mei 2007, uitgave van EZ in de reeks Reflecties op elektronische communicatie, nr. 8). 12 I KennisLAB Ready for Take Off I 13

7 Eenheid in verscheidenheid De informatiehuishouding van morgen heeft structuur nodig om flexibel te kunnen zijn. Het Streefbeeld gaat daarom uit van eenheid in verscheidenheid. Eenheid in doel, richting en belangen is nodig om de informatiehuishouding van het Rijk te doen bijdragen aan het streven naar een slanke, doeltreffende, doelmatige en transparante concernorganisatie. Verscheidenheid in cultuur, organisatie, tempo, prioriteiten en deels in technische keuzes is nodig om recht te doen aan de verschillen die er nu eenmaal bestaan tussen departementen, werkprocessen en manieren waarop mensen werken. De huidige rijksinformatiehuishouding legt de nadruk op verscheidenheid: er zijn talloze afzonderlijke systemen. De manier waarop het informatiebeheer is vormgegeven, verschilt enorm tussen én binnen de departementen: Het informatiebeheer is niet afgestemd Informatie wordt in veelvoud bewaard, wat nodeloos veel geld en energie kost en risico s met zich meebrengt voor betrouwbaarheid en veiligheid Er zijn grote verschillen in de kwaliteit van de informatie en de -huishouding Steeds meer processen worden ketenprocessen. Informatie heeft steeds vaker generieke waarde, gebonden aan en/of wordt gebruikt in verschillende processen en voor verschillende doeleinden. De potentiële waarde van informatie wordt daardoor steeds groter, tegelijk vergt de koppeling tussen proces en informatie meer aandacht en zorg dan voorheen. Het accent in de informatiehuishouding van het Rijk moet daarom verschuiven naar eenheid. In de zin van openheid en samenhang, niet in de zin van eenheidsworst en rigide centrale systemen. De uitwisselbaarheid en doelmatigheid staan voorop. Op de fundamenten van hierna beschreven gemeenschappelijke basisvoorzieningen (rijksbrede informatiearchitectuur, e-depot, thesaurus en metagegevensset) verrijst binnen en ten behoeve van de Rijksoverheid idealiter een samenhangend geheel van mensen, middelen, methoden, afspraken en procedures dat de informatie toegankelijk maakt ter ondersteuning en optimalisatie van alle werkprocessen. Het ontwikkelingsstadium van het Rijk als concern bepaalt, samen met specifieke behoeften vanuit specifieke werkprocessen, of en hoe lang er sprake blijft van verschillende informatiehuishoudingen binnen het Rijk. Op de gemeenschappelijke fundamenten verrijzen misschien in eerste instantie meerdere departementale bouwwerken. Naarmate de ontwikkelingen doorzetten, worden steeds meer bruggen geslagen en deuren geopend. Hoe dan ook moet er voldoende ruimte en flexibiliteit blijven om te voorzien in organisatie-, proces- en gebruikerspecifieke behoeften. De mens centraal In de inrichting van de toekomstgerichte informatiehuishouding staat de mens centraal. Informatie dient immers de mens, en niet andersom. De mens centraal gaat primair over de rijksambtenaar. Zo bedienen we indirect ook de burger. De samenleving en de democratie zijn erbij gebaat dat de werkprocessen van de overheid doelmatig en doeltreffend verlopen, goed worden vastgelegd en adequaat worden verantwoord. De behoefte aan en het gebruik van informatie in het primaire proces is leidend voor de inrichting van de informatiehuishouding. In medewerkers-, procesen organisatiespecifieke behoeften moet kunnen worden voorzien. Als het nieuwe werken echt doorzet en de overheid aan het pijplijndenken ontsnapt, kent de vernieuwde Rijksdienst een hoge mate van flexibiliteit in beleid en uitvoering. In organisatorisch opzicht betekent dat, dat samenwerkingsvormen ontstaan wanneer en waar ze nodig zijn en verdwijnen zodra ze overbodig worden. De jonge ambtenaren van morgen werken ketengericht in interne en externe samenwerkingsverbanden die voortdurend wisselen. De grenzen tussen hun professionele en persoonlijke domeinen vervagen. Kennis, kunde en relaties worden daar ingezet waar ze nodig en relevant zijn. De informatiehuishouding moet hen daarin optimaal ondersteunen. De overheid heeft deze mensen nodig, ook om de relatie met de samenleving op een nieuwe, interactieve en participatieve leest te schoeien. Als de overheid niet mee gaat met het nieuwe werken, mist ze de boot in de door de vergrijzing krapper wordende arbeidsmarkt. Tegelijk is het zo dat de overheid, voor wie verantwoording en compliance extra zwaar wegen, de overheidsinformatie adequaat moet blijven beheersen. Ook de overheid van de toekomst moet in kunnen staan voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van de informatie die ze verwerkt en produceert. 14 I KennisLAB Ready for Take Off I 15

8 Randvoorwaarden voor realisatie Geen vooruitgang zonder bijbehorende voorzieningen en instrumenten. Veel is en wordt op dit gebied ontwikkeld. Een overzicht. Met de visie Informatie op Orde geeft het kabinet blijk van het politiek-bestuurlijk bewustzijn dat de overheidsinformatiehuishouding belangrijk is en nodig verbeterd moet worden. Het programma Modernisering Informatiehuishouding (voorheen Informatie op Orde) zet daarvoor tal van acties in gang. Wanneer de Rijksoverheid voldoet aan de Baseline Informatiehuishouding Rijk, kunnen we zeggen dat de informatie op orde is. De zeven normen van de Baseline zijn daarom randvoorwaardelijk voor de realisatie van een toekomstgerichte informatiehuishouding. Het beleggen van de verantwoordelijkheden voor informatievoorziening op het juiste politieke en ambtelijke niveau is de eerste randvoorwaarde. Met de recente aanstelling van chief information officers bij de departementen en voor het Rijk als geheel, is de verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding helder en op niveau belegd. Maar ook de beleidsverantwoordelijken moeten ervan doordrongen worden dat hun informatiehuishouding vooral hún belang dient en hún zorg is. De inrichting van de Digitale Werkomgeving Rijk (DWR) brengt alle departementen op hetzelfde technische voorzieningenniveau. Ook dat is een randvoorwaarde voor het nieuwe werken en een toekomstgerichte informatiehuishouding. De nieuwe shared serviceorganisatie Doc-Direkt van de Rijksoverheid neemt de departementen het bewerken en overbrengen van papieren archieven uit handen. De ministeries krijgen daardoor de handen vrij om aan de toekomst van de informatiehuishouding te gaan werken. Basisvoorzieningen voor beheersing en duurzame toegankelijkheid zijn nodig om de digitale informatiehuishouding op orde te brengen en te houden: Een rijksbrede informatiearchitectuur die samenhang en overzicht biedt in de veelheid van systemen waaruit de informatiehuishouding bestaat Een gemeenschappelijke thesaurus en metagegevensset die het mogelijk maken om informatie terug te vinden, te duiden en te vertrouwen Voldoende en duurzame bewaarcapaciteit in een veilig e-depot De zeven normen van de Baseline 1 De verantwoordelijkheden die het lijnmanagement namens de minister draagt voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie zijn belegd en beschreven. 2 De inrichting van organisatie, processen, personeel en hulpmiddelen is kwantitatief en kwalitatief toereikend voor de borging van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie. 3 Voor verschillende aspecten van het informatiebeheer zijn binnen het ministerie of bestuursorgaan standaarden gedefinieerd en in gebruik. 4 Er is een - geprioriteerde - classificatie gemaakt van producten, processen, informatie en verantwoordelijkheden, waarbij rekening is gehouden met weten regelgeving. 5 Een - al of niet geautomatiseerd - systeem waarmee overheidsinformatie wordt beheerd, ondersteunt aantoonbaar de eisen van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid, op het niveau van het geldende beheerregime. 6 Bij het creëren en gebruiken van overheidsinformatie worden de kwaliteitseisen voor duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid in acht genomen. 7 De duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie is tot het moment van verwijdering gewaarborgd, en de verwijdering verloopt conform vast-gelegde procedures. 16 I KennisLAB Ready for Take Off I 17

9 5 Uitgangspunten voor realisatie Uitgangspunten voor realisatie Het landschap van technische mogelijkheden verandert en ontwikkelt van dag tot dag. En als de verwachte en gewenste veranderingen in de organisatie en de primaire processen doorzetten, is ook dat iets waar we ons steeds weer toe zullen moeten aanpassen. Elke ambitie die we formuleren en elke route die we uitstippelen, moet dan ook regelmatig worden geijkt en heroverwogen. Onze ijkpunten bestaan uit tien principes die naadloos aansluiten bij rijksbrede kaders; de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid, de besturingsprincipes Rijksdienst, de Model Architectuur Rijksdienst (MARIJ) en de eisen vanuit het programma Nederland Open in Verbinding. We delen deze principes in in drie categorieën: Algemene principes op het gebied van organisatie en (verander)management Principes ten aanzien van informatiemanagement Technische principes Algemene principes organisatie en (verander)management I Het lijnmanagement draagt en faciliteert het veranderproces van informatie op orde naar informatie van waarde. De overheid levert diensten en producten aan burgers en bedrijven. Informatie is daarbij een belangrijk bedrijfsmiddel en het lijnmanagement is daarvoor de verantwoordelijke eigenaar. II Diensten en services in het kader van de informatiehuishouding zijn eenduidig vastgelegd. De omgang van het Rijk met informatie gaat uit van eenmalige opslag, meervoudig gebruik. Dat impliceert samenwerking in de informatiehuishouding. De samenwerking van overheidsorganisaties is georganiseerd op basis van services en serviceafspraken, conform de principes van de e-overheid. In aansluiting op de MARIJ wordt er onderscheid gemaakt tussen informatiediensten en informatieservices. Diensten zijn het opnemen, opvragen en uitleveren van informatie Services omvatten het beheren, converteren en gebruiken van informatie III Het Rijk gedraagt zich als een lerende organisatie: we nemen beproefde technieken en methodieken van elkaar over en maken optimaal gebruik van de aanwezige expertise. Leren en communiceren staan centraal bij de implementatie en veranderaanpak. We maken optimaal gebruik van de leereffecten en ervaringen van vergelijkbare implementaties elders. Dat vergt opleiding, kennisuitwisseling en bovenal een open manier van communiceren, ook (of juist) over mislukkingen en fouten. Principes voor het informatiemanagement IV Berichten en gegevens zijn authentiek, volledig, interpreteerbaar en in hun ontstaanscontext opvraagbaar gedurende de voorgeschreven bewaartermijn. Informatie legt onder andere het verloop van processen vast, zodat daarover verantwoording kan worden afgelegd. Om optimale procesondersteuning te kunnen bieden, moet de relatie tussen informatie en proces altijd gelegd kunnen worden. V Rollen, processen, informatie en de relatie daartussen worden systematisch vastgelegd. Om informatie bruikbaar te maken voor derden (collega-ambtenaren en/of burgers) is het nodig informatie zorgvuldig te beschrijven in de vorm van metagegevens. Metagegevens beschrijven andere gegevens en maken van inhoud (content) betekenisvolle inhoud (informatie). Metagegevens dienen herleidbaar te zijn tot gestandaardiseerde begrippen (thesaurus) en specifieke rollen. VI Informatie wordt aan de bron beheerd en vanuit de bron verstrekt onder verantwoordelijkheid van één informatie-eigenaar en ten behoeve van een duidelijk omschreven doel. Sommige informatie is van vitaal belang om de overheid efficiënt te laten functioneren. De authenticiteit en hoge kwaliteit van deze informatie is daarin van essentieel belang. Daarom wordt deze vastgelegd in zogenaamde basisregistraties, voor de betrouwbaarheid daarvan is één overheidsdienst verantwoordelijk. De Kamer van Koophandel voert bijvoorbeeld de handelsregisters en gemeentes houden de gemeentelijke basisadministratie bij. Mutaties van deze gegevens worden alleen door de eigenaar verricht. Andere overheidsorganen, burgers kunnen onder voorwaarden deze basisadministratie raadplegen of gegevens gebruiken ten behoeve van de eigen taakuitvoering. Dit voorkomt dat zij hiervoor zelf kostbare administraties hoeven op te zetten, waarvan de kwaliteit moeilijk is te borgen. VII Generieke en gemeenschappelijke gegevens worden beheerd in basisadministraties. Basisregistraties vormen het fundament onder een data-architectuur die nader invulling geeft aan een informatiearchitectuur conform de MARIJ. Dat vloeit voort uit het uitgangspunt van enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik. Bovendien is de kwaliteit en betrouwbaarheid van de basisregistraties van een zeer hoog niveau. VIII Informatie-uitwisseling voldoet aan rijksbrede standaarden op organisatieniveau, informatieniveau en technisch niveau. De Baseline Informatiehuishouding Rijk, die de geldende wetgeving samenvat, is dan ook leidend. De Baseline heeft als uitgangspunt dat de Model Architectuur Rijksdienst (MARIJ) wordt toegepast. In deze referentiearchitectuur wordt de kwaliteit van de informatie als centraal aandachtspunt gezien. De vijf principes op het gebied van informatiemanagement geconcretiseerd Vijf al dan niet fictieve voorbeelden tonen het belang aan van de principes op het gebied van informatiemanagement. Op pagina 20 en 21 tonen we aan de hand van al dan niet fictieve voorbeelden het belang aan van de vijf principes op het gebied van informatiemanagement. 18 I KennisLAB Ready for Take Off I 19

10 Berichten en gegevens zijn authentiek, volledig, interpreteerbaar en in hun ontstaanscontext opvraagbaar gedurende de voorgeschreven bewaartermijn. Een notitie van een hoge militair over de verlenging van de deelname van Nederland aan de NAVO-missie in Afghanistan. Conclusie: Dat risico moeten we niet nemen. Een andere hoge functionaris met weinig gevoel voor integriteit, maar met een heilige overtuiging én toegang tot dit document verwijdert het woordje niet. Het is fictie, maar denkbaar. De authenticiteit en volledigheid van dit document zijn aangetast. Die waarden worden beschermd door geautomatiseerd metagegevens toe te kennen die beschrijven dat, wanneer en door wie wijzigingen in het document zijn aangebracht. De manipulatie van het document is zo minstens traceerbaar. Om het gewicht en de lading van dit advies nu en later te kunnen duiden, is het van groot belang om iets te weten over degene die het heeft opgesteld. Metagegevens leggen de identiteit van de steller vast. Die moet te koppelen zijn aan actuele en historische functiegegevens. Zo wordt een document in context interpreteerbaar. Voor de betekenis van dit advies en van de verminking ervan, doet het er toe of wanneer en waarom het is gegeven. Is dat aan het begin van de allereerste missie, als er nog niet zoveel is gebeurd, maar er wel een begrotingskwestie speelt rondom de vervanging van duur militair materieel? Of is dat eind 2009, als er al doden zijn gevallen en als Amerikaanse diplomaten het Binnenhof platlopen om te pleiten voor continuering van de Nederlandse inzet? De data waarop het advies is opgesteld en uitgebracht, de koppeling met het dossier waar het bijhoort (begrotingsdossier 2010 of verlenging missie Uruzgan): dat zijn de gegevens die zorgen voor context en een juiste interpretatie. Rollen, processen, informatie en de relatie daartussen worden systematisch vastgelegd. De aanpak van de Q-koorts is allereerst een zaak van volksgezondheid, met de minister van VWS als eerstverantwoordelijke. Maar ook de minister van LNV speelt daarbij een rol, vanuit een andere verantwoordelijkheid en in het kader van andere processen. Ook de informatie en de kanalen waarlangs dat hen bereikt, zullen voor beide ministers niet helemaal hetzelfde zijn. Het kan gebeuren dat de ene minister cruciale informatie mist en dat een andere minister in het kader van een ander proces daar wel over beschikt. Stel dat over de kwestie waarop de informatie betrekking heeft politieke problemen ontstaan. De Tweede Kamer vraagt zich af of de minister haar wel juist heeft geïnformeerd. Als de relatie tussen rollen, processen en informatie dan niet goed te leggen is, en niet duidelijk wordt wat de minister van LNV wist in het kader waarvan en hoe ver de informatie van de minister van VWS strekte, kunnen ze beiden beticht worden van de politieke doodzonde bij uitstek: het onjuist informeren van de Kamer. Informatie wordt aan de bron beheerd en vanuit de bron verstrekt onder verantwoordelijkheid van één informatie-eigenaar en ten behoeve van een duidelijk omschreven doel. Stel: de GGD, en niet de huisarts, is verantwoordelijk voor de inenting van 60-plussers tegen de gewone en de Mexicaanse griep. Voor het verzenden van de oproep gebruikt de GGD niet de gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie, maar adreslijsten die zij heeft opgevraagd bij huisartsen. De respons op de oproep valt vervolgens tot verbazing van de GGD tegen. Het blijkt dat veel mensen geen oproep hebben ontvangen: ze zijn verhuisd, maar hebben dit nooit doorgegeven aan hun huisarts. Deze hebben daardoor verouderde gegevens doorgegeven. Dit had voorkomen kunnen worden door de GBA - waarin deze mutaties wel goed worden verwerkt - te raadplegen. Generieke en gemeenschappelijke gegevens worden beheerd in basisadministraties. Eenmalige vastlegging, meervoudig gebruik is de leus. Denk aan Gemeentelijke Basis Administratie en Burger Service Nummer. Informatie-uitwisseling voldoet aan rijksbrede standaarden op organisatieniveau, informatieniveau en technisch niveau. Het digitaal klantdossier is een product van de ketenpartners in de sociale zekerheid. Het is een virtueel dossier, waarin de klantgebonden informatie uit de verschillende systemen van de keten-partners en uit basisregistraties zijn verbonden. Zodanig dat op ieder gewenst moment de benodigde en juiste informatie kan worden opgevraagd en verkregen. Om dit tot stand te brengen is het nodig om afspraken te maken over organisatie en werkwijze (zoals het aanleveren van gegevens via webservice), over informatiekundige vraagstukken (zoals semantiek en eenduidige ontsluiting) en over techniek (open source). Het gebruik van standaarden vereenvoudigt het maken van deze afspraken: de wielen hoeven niet opnieuw te worden uitgevonden. Technische principes IX Technische componenten zijn modulair en zo mogelijk generiek, anders gemeenschappelijk en alleen als het nodig is specifiek. De MARIJ gaat uit van een rijksserviceregister, met rijksbrede technische componenten als Rijksweb, DWR en Rijkspas ( rijksbouwstenen ). Opslag in technische zin is te beschouwen een randvoorwaardelijke basisvoorziening die onder alle informatieservices ligt. Zonder opslag kan er niet worden bewaard, uitgewisseld, gearchiveerd etcetera. Het Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) is inmiddels verheven tot ISO-standaard (ISO-14721:2002). Deze standaard biedt een kader voor het inrichten van een informatiesysteem voor langetermijnopslag van digitale data (e-depot). X De performance van de gemeenschappelijke netwerkstructuur als geheel is goed, dat wil zeggen: de voorzieningen zijn gebruikersvriendelijk, betrouwbaar, doelmatig en flexibel en onderling goed afgestemd. Onze gemeenschappelijke netwerkstructuur omvat het internet, het rijksintranet, e-depotvoorzieningen, telefoon en post. In en tussen alle componenten van die structuur moet de vastlegging en het beheer van informatie goed geregeld en afgestemd worden. Mensen moeten de informatie die ze nodig hebben, binnen een aanvaardbare tijdspanne krijgen en die informatie kunnen vertrouwen. 20 I KennisLAB Ready for Take Off I 21

11 In plateaus naar realisatie De ambitie om te komen tot Informatie van Waarde kan niet in één keer rijksbreed worden gerealiseerd. Een indicatieve planning in zes behapbare stappen geeft houvast bij het maken van een grote sprong voorwaarts. Deze plateauplanning is een handreiking en geen keurslijf. De plateaus lijken volgtijdelijk en kunnen dat ook zijn, maar het is ook denkbaar dat de plateaus dakpansgewijs overlappen. Ook kunnen de ontwikkelingen in de samenleving en de technologie nopen tot bijstelling van de plateaus. Bovendien verschillen de uitgangssituaties per departement of departementsonderdeel. Ook die verschillen hebben invloed op de planning van het veranderingsproces. Van 0 tot 5 Plateau 0: De uitgangssituatie en kaders zijn helder Als basis wordt het beheer van en binnen de verschillende systemen gestroomlijnd en beschreven. De eerste stap is genomen met het vaststellen van de Baseline Informatiehuishouding Rijk De volgende stap is het beschrijven van de inhoud en het inhoudelijke beheer van de verschillende systemen volgens de systematiek van de Baseline Een afzonderlijke stap is het beschrijven van de informatiebeheereisen die moeten gelden voor de basisadministraties Plateau 1: Effectieve informatie-uitwisseling is mogelijk We hebben te maken met een veelheid aan informatiesystemen. Eenheid en samenhang wordt dan ook primair op logisch niveau gerealiseerd. Er worden koppelvlakken tussen de verschillende (berichten)systemen en systeemdepots aangebracht, zodat informatie tussen de verschillende organisaties of systemen op gestandaardiseerde wijze kan worden uitgewisseld of opgevraagd. De eerste stap bestaat uit het opstellen van het toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid, gericht op deze koppelvlakken De tweede stap bestaat uit het realiseren van fysieke koppelingen tussen berichtensystemen en tussen de systeemdepots, waar mogelijk direct geautomatiseerd en anders eerst procedureel. Belangrijk hierbij is dat informatie in basisadministraties wordt hergebruikt in documentsystemen De stap naar plateau 1 is relatief klein omdat de infrastructuur hiervoor al aanwezig is. De stap bestaat voornamelijk uit het maken van afspraken over en toepassen van standaardformaten en metadata voor de informatie-uitwisseling. Dit raakt alleen indirect aan de inrichting van de systeemdepots omdat deze depots de gestandaardiseerde berichten en data moeten opnemen respectievelijk leveren. Plateau 2: Systeemdepots werken samen als federatie Het documentbeheer binnen alle departementale beleidskernen is in 2015 digitaal. Dan wordt het tijd om te zorgen dat het geheel meer wordt dan de som der delen. De werking van de verschillende systeemdepots wordt zodanig op elkaar afgestemd dat deze zich als één logisch geheel, als een federatie, gaan gedragen. Informatie wordt bij de bron beheerd en systeemoverstijgend ontsloten. Indien twee depots dezelfde informatie bevatten, wordt deze informatie automatisch gesynchroniseerd. Informatie kan bij één portaal voor beheer worden aangeleverd en via hetzelfde portaal worden gezocht en opgevraagd. Het toegangsbeheer is 22 I KennisLAB Ready for Take Off I 23

12 ingeregeld conform het veiligheidsbeleid. Het realiseren van basisadministraties gebeurt in aparte trajecten waarmee wordt afgestemd. In KennisLAB-verband vindt de afstemming plaats over de rijksbrede voorwaarden. DWR realiseert deze voorwaarden in rijksbrede diensten. Ook andere onderdelen van de rijksdienst kunnen in dit verband nuttige bijdragen leveren. Het Nationaal Archief (NA) is ver gevorderd met de ontwikkeling van een e-depot voor te bewaren en over te brengen onderdelen van de rijksinformatiehuishouding. Daarnaast experimenteert het NA in een pilot bij BZK nu al met het aanbieden van e-depotdiensten voor informatie die formeel nog onder de zorg van de minister van BZK valt. De Centrale Archiefselectiedienst (CAS), de Belastingdienst en Justitie ontwikkelen gezamenlijk een breed servicepakket van bewerking (door de archiefspecialisten van de CAS) scanning (in de scanstraten van de Belastingdienst) en opslag (in het Centraal Digitaal Depot van JustID). Mogelijk resulteren deze initiatieven in rijksbrede shared services voor het beheer van informatie van de rijksoverheid. Een uitdaging bij het federatief samenwerken is het goed regelen van het eigenaarschap en zorgdragerschap van overheidsinformatie. Want wie is verantwoordelijk voor gedeelde informatie? Plateau 3: Het informatiebeheer is rijksbreed doeltreffend stap (departementsbreed). De ordening van de informatie wordt gebaseerd op een rijksbreed afgestemd ordeningsplan en thesaurus (taxonomie). Ook de authenticiteit van informatie wordt geborgd op het niveau dat nodig is. Technieken als versiebeheer, logging en elektronische handtekening worden toegepast en aangevuld met rijksbreed gestandaardiseerde procedures. Over de inhoudelijke aspecten wordt rijksbreed afgestemd binnen KennisLAB. DWR realiseert de ondersteunende diensten. Een shared service organisatie realiseert intussen rijksbreed het wegwerken van archiefachterstanden. Afronding van plateau 3 betekent, dat de informatie op orde is. Plateau 4: Het informatiebeheer is rijksbreed doelmatig De stap naar plateau 4 is gericht op het verhogen van de doelmatigheid van het beheer. Dat wordt gerealiseerd door het beheer te concentreren en het aantal verschillende systemen dat wordt toegepast te beperken. Systeemdepots met gelijksoortige inhoud van verschillende organisaties worden geharmoniseerd en geconsolideerd. Het doel hiervan is efficiëntieverhoging door het gebruik van dezelfde techniek en/ of een gemeenschappelijke beheerorganisatie, alleen voor het systeem of ook voor de content. Over de inhoudelijke aspecten wordt rijksbreed afgestemd binnen KennisLAB. DWR realiseert de ondersteunende diensten. Plateau 5: Het informatiegebruik is rijksbreed optimaal De laatste stap zorgt dat dezelfde informatie waar nodig beschikbaar en toegankelijk In plateau 3 wordt de scope van het inhoudelijk beheer verbreed van lokaal naar rijksbreed, eventueel via een tussenis via verschillende informatiemiddelen en voor verschillende manieren van (samen)werken. Gescheiden depots voor gerubriceerde en ongerubriceerde informatie worden samengevoegd tot een veilig systeem met één uniforme toegang voor informatie op verschillende rubriceringniveaus. Informatie van en voor het Rijk kan optimaal worden gebruikt. Hiermee is de eindambitie Informatie van Waarde bereikt. De voorbereidingen voor het realiseren van dit ambitieniveau vinden plaats in het project Werken in de Toekomst (WiT). Globale planning De plateaus bieden een rode draad voor de realisatie, maar kunnen deels ook parallel worden gerealiseerd. De snelheid en manier van realisatie kan daarbij per departement verschillen. Voor het Rijk als geheel worden de volgende mijlpalen voorzien: 2012: plateau 0 en : plateau 2 en : plateau 4 en 5 24 I KennisLAB Ready for Take Off I 25

13 Interview Niels van Heezik Streefbeeld slaat brug tussen expert en management & bestuur Drs. Niels van Heezik is senior beleidsmedewerker Informatiemanagement bij Buitenlandse Zaken. Hij is trekker van het digitaliseringstraject binnen het ministerie en van het expertteam dat het Streefbeeld heeft opgesteld. Wat is de waarde van het Streefbeeld en welke rol kan het vervullen in het gezamenlijk ontwikkelen van de Rijksinformatiehuishouding? Het Streefbeeld is eind 2009 bestuurlijk vastgesteld, alle departementen hebben groen licht gegeven. De toegevoegde waarde van het Streefbeeld zit vooral in de vertaalslag die gemaakt is, vindt Van Heezik. We zijn erin geslaagd met dit verhaal de techniek- en de expertinsteek los te laten en gekomen tot een visie die beter aansluit bij algemeen management en bestuurders. We zijn niet in de valkuil gestapt de complexiteit die onder het digitaliseringsproces ligt, uit te leggen. Voor de bestuurder is het voldoende om te begrijpen dát het complexe veranderingsprocessen zijn en dat die veranderingen niet van de ene op de andere dag gerealiseerd kunnen worden. Samen en toch apart We hebben de tijd mee, ervaart Van Heezik. Het Rijk wil zich ontwikkelen tot één concern, ook in de informatiehuishouding. Dát het moet gebeuren, daar is weinig discussie meer over. Spannender is de manier waarop we komen tot samenhang. De verschillen in uitgangspositie tussen de departementen zijn groot, zowel in de cultuur, de behoeftes in de keten als in de keuzes die in het verleden zijn gemaakt. Ieder departement moet daarom zijn eigen stappen zetten. Een gezamenlijk richtpunt ontbrak daarvoor, maar dat is nu geschetst in het Streefbeeld. We gaan uit van het principe eenheid in verscheidenheid : we delen de ambitie die is verwoord in het Streefbeeld en we delen het gereedschap, zoals het toepassingsprofiel Metadata Rijksoverheid en de Baseline. We beginnen alleen niet op hetzelfde startpunt, voeren een eigen tempo en implementeren veranderingen op een manier die aansluit op de eigen organisatiecultuur. Wachten of helpen Door die tempoverschillen wordt het wel cruciaal om de gezamenlijke inspanning vol te houden, benadrukt Van Heezik. De voortgang van het Rijk als geheel hangt af van de zwakste schakel én van het geduld en de hulp van de andere departementen. Je zult dus af en toe moeten wachten of ervoor kiezen elkaar te helpen. Dit zijn complexe processen. Een fictief voorbeeld ter illustratie. Buitenlandse Zaken werkt intensief samen met de IND. De IND wil digitaliseren om het eigen proces te verbeteren. Belangrijke koppelingen in de keten zijn de informatie rondom de visumaanvragen van Buitenlandse Zaken en reisdocumenten van Binnenlandse Zaken. De echtheidskenmerken van visa en reisdocumenten zitten nu alleen in papieren documenten. Daardoor stokt de digitalisering van de IND, totdat Binnenlandse Zaken digitale echtheidskenmerken gaat gebruiken en Buitenlandse Zaken de processen rondom de visa digitaliseert. In het proces van digitalisering gaan we stuiten op tal van dit soort complexe problemen. Het is belangrijk hier samen in op te trekken, anders leidt dat onherroepelijk tot suboptimale oplossingen. Van Heezik is positief gestemd: Het bewustzijn van die wederzijdse afhankelijkheid wordt steeds meer gevoeld. Stappen zetten Van Heezik: Met de Baseline en de gezamenlijke afspraken over metadata hebben we belangrijke instrumenten in handen om stappen te kunnen zetten. Het Streefbeeld geeft de instrumenten een context, het wordt duidelijker met welk doel voor ogen je de instrumenten moet inzetten. Het is in die zin een koersdocument, een grote navigatiekaart waarmee ieder departement kan bepalen waar het staat en waar het heen wil. De principes maken het Streefbeeld compleet en praktisch bruikbaar, lijnmanagers en bestuurders kunnen erop sturen. Het is bovendien een gezamenlijk neutraal referentiekader. Departementen kunnen onderling collegiaal toetsen op de toepassing van de principes. Dat wil zeggen: met de principes als uitgangspunt elkaar bevragen op de argumentatie achter de keuze voor de aanpak. Logische ontwikkeling Het Streefbeeld is niet in beton gegoten. Het zal in de loop van de tijd aan de hand van ervaringen en nieuwe inzichten steeds kunnen worden aangepast. Het gaat uit van plateaus in ontwikkeling tot 2020, die een logische ontwikkeling beschrijven. Van Heezik: Eerst moeten we controle krijgen over de informatie die we hebben, pas dan kunnen we erop sturen. Dat vormt weer de basis om informatiehuishouding te flexibiliseren. Afspraken maken is dan een belangrijke deel. Wie houdt welke informatie bij en hoe regelen we vervolgens het delen ervan? En: hoe maak je de basisadministraties toegankelijk? De andere belangrijke uitdaging is de cultuur met betrekking tot informatie. Als je informatie gaat delen vraagt dat van mensen dat ze afstand doen van de eigen kennis, althans, zo zien mensen dat vaak. Kennis is macht en kennis loslaten is ook macht loslaten. 26 I KennisLAB Ready for Take Off I 27

14 2 Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid In het toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid hebben de departementen rijksbrede afspraken gemaakt over welke metagegevens minimaal nodig zijn en over de manier waarop die gegevens binnen de Rijksoverheid worden vastgelegd. Waarom dit toepassingsprofiel en wat is het? De beloftes liegen er niet om. Digitaal werken biedt uitgelezen kansen om informatie moeiteloos en probleemloos tussen overheden uit te wisselen. Het zorgt ervoor dat mensen tijd-, plaats-, organisatieen apparaatonafhankelijk kunnen werken, daardoor meer en beter kunnen samenwerken en hun kennis en ervaring doelgerichter kunnen inzetten. Door gebruik te maken van nieuwe ontwikkelingen op het internet, kan het proces van beleidsvorming en ook de relatie tussen overheid en burger ten goede veranderen. Een beeld van de overheid 2.0 dient zich aan. aan te tonen dat een document bijvoorbeeld een originele status heeft en authentiek is. Rijksbrede afspraken over metagegevens Ieder ministerie maakt al gebruik van metagegevens, maar ieder doet dat nog op zijn eigen manier. Om informatie goed te kunnen uitwisselen, is het nodig dat we bekend zijn met elkaars manier van vast-leggen van metagegevens. Dat doen we door afspraken over welke metagegevens minimaal nodig zijn en over de manier waarop die gegevens binnen de Rijksoverheid worden vastgelegd. De basis leggen Als we later de vruchten willen plukken van de mogelijkheden die digitalisering ons biedt, zullen we nu moeten investeren in de basis. Een belangrijke stap in het leggen van de basis is een kader met gezamenlijke en werkbare afspraken over metagegevens. Dit zijn bijvoorbeeld gegevens over de organisatorische en technische omgeving van een document. Metagegevens zijn nodig om van inhoud (content) betekenisvolle inhoud (informatie) te maken. Ze zorgen ervoor dat overheden hun eigen en elkaars informatie kunnen vinden, interpreteren en vertrouwen. En ze zorgen ervoor dat zorgvuldig wordt omgegaan met gevoelige informatie en dat informatie tijdig vernietigd wordt of juist bewaard blijft. Zonder informatie die vertelt waar de documenten of gegevens vandaan komen, en wanneer, waarom en door wie ze gemaakt zijn (contextuele metagegevens) is het niet mogelijk om te zoeken in digitale informatie. Zonder technische metagegevens weten we niet hoe we bestanden later leesbaar moeten maken. Tot slot zijn metagegevens ook nodig om Deze afspraken staan in het toepassingsprofiel metagegevens Rijksoverheid. Die is gebaseerd op de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie (de Richtlijn ) en door interdepartementaal overleg specifiek toegespitst op de Rijksoverheid. Een deel van die afspraken is verplicht, een ander deel is vrijwillig. Ze bieden samen een goed uitgangspunt voor interdepartementale uitwisseling van informatie. Ze zorgen voor eenheid van definities en overeenstemming over een minimale set van metagegevens die moeten worden vastgelegd. Toepassingsprofiel per ministerie Een eigen toepassingsprofiel per departement is nodig om te kunnen voldoen aan de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid. Ieder ministerie stelt daarom op basis van het toepassingsprofiel Rijk een eigen toepassingsprofiel op, passend bij de informatiebehoefte en risicoafwegingen. De volledige tekst van het vastgestelde toepassingsprofiel, inclusief de set aan metadata kunt vinden op de cd-rom achterin dit boekje. 28 I KennisLAB Ready for Take Off I 29