Raads Inforrnatiebrief

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven Raadsnummer O8. R OOI Inboeknummer o8bstoo4r8 Dossiernummer 8rz.4or zz april zoo8 Raads Inforrnatiebrief Betreft Onderzoeksrapportage collegeonderzoek (zxza van de Gemeentewet) met betrekking tot de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling. Inleiding Op basis van artikel 213a van de Gemeentewet heeft in opdracht van het ons college in de tweede helft van 2007 een periodiek doelmatigheidsonderzoek plaatsgevonden bij de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling (dienst MO). De onderzoeksopdracht voorziet in de volgende vragen: 1 Wat is de fitheid van de organisatie in relatie tot de gestelde ambities en doelen? 2 Wat is het ontwikkelniveau van de dienst MO, gezien vanuit een gekozen ontwikkelmodel? 3 Wat is de kwaliteit van de risicobeheersing? 4 Wat is de mate van doelmatigheid in vergelijking met andere gemeenten? Het onderzoek is uitgevoerd door het onderzoeksbureau ACS (Auditing en Consulting Services), aan wie de opdracht na een traject van meervoudige openbare aanbesteding is gegund. Eind januari 2008 is het onderzoeksrapport verschenen, waarbij dit na "wederhoor" van de dienst is aangeboden aan ons college. Besluit van college van burgemeester en wethouders Wij hebben besloten: 1 kennis te nemen van het onderzoeksrapport van ACS van 24 januari 2008 met betrekking tot de dienst MO en daarbij de conclusies te onderschrijven; 2 akkoord te gaan met de aanbevelingen in het onderzoeksrapport en met de reactie hierop vanuit de dienst MO: a dat de voorgestelde verbeteringen reeds aangepakt worden binnen het ontwikkelproces van de dienst dat vanaf de reorganisatie in september 2007 loopt;

2 Raadsnummer O8.Rogge.ooX b dat het onderzoek van ACS als een 0-meting van het lopende ontwikkelproces wordt gezien; 3 akkoord te gaan om begin 2009 opnieuw een 213a Gemeentewet quick sean uit te voeren naar de verbeterpunten en ontwikkelstappen bij de dienst MO; 4 akkoord te gaan met het medio 2008 separaat toezenden van het benchmarkonderzoeksdeel. Argumenten 1.1 Conclusies onderzoek Blijkens het onderzoeksrapport van ACS is sprake van een gemiddeld voldoende ontwikkelniveau voor de dienst, waaronder risicobeheersing. Deze constatering is positief, vooral gezien de nog recent aanwezige noodzaak van organisatieaanpassing. Een aanpassing die eind 2007 in gang is gezet aan de hand van de nota "Samen verder", met als speerpunten: verbetering bedrijfsvoering; versterking strategische slagkracht; ontkokering. Als sterke punten van de dienst zijn in het onderzoek naar voren gekomen: de opzet van de P&C-cyclus; de samenwerking met externe partners, met daarbij als kanttekening dat de dienst MO er voor moet waken dat de betrokkenheid met externe partners niet zodanig groot wordt, dat daarmee het aanbod de vraag gaat sturen, in plaats van andersom; de vormgeving van het subsidieproces; de beschrijving van de diverse processen. Als verbeterpunten van de dienst zijn in het onderzoek naar voren gekomen: voor bepaalde programmaonderdelen geldt dat de doorvertaling hiervan naar doelen en indicatoren in termen van output en outcome nog onvoldoende is, zoals ook de doorvertaling naar individuele taakstellingen; de kwaliteit van de tussentijdse bewaking op basis van bepaalde rapportages, zoals MARAP s (managementrapportages), vraagt om verbetering; de evaluatie van de doelrealisatie vindt nog onvoldoende gericht en systematisch plaats; de interne samenwerking tussen de sectoren en die met andere diensten kan nog verder worden verbeterd, om daarmee de beoogde integrale beleidsaanpak te realiseren; de gewenste cultuur, met als kernwaarden resultaatgerichtheid en interne samenwerking, is nog onvoldoende aanwezig; de hulpstructuren die worden ingezet om de verkokering tegen te gaan en integraal beleid moeten waarborgen, zoals programmamanagement en gebiedsgericht werken, werken nog niet. (Voor de implementatie hiervan, waar-

3 Raadsnummer O8.Rogge.oOX onder programmamanagement, kan de dienst niet verantwoordelijk worden gesteld, aangezien dit een gemeentebreed onderwerp betreft); overig: verdere optimalisatie is gevraagd van het gestructureerd en systematisch toepassen van diverse bedrijfsvoeringinstrumenten, zoals met name het communicatiebeleid, de PRO-jaarcyclus en de controles op het subsidieproces. Een belangrijke constatering is verder dat er duidelijke verschillen zijn tussen de sectoren. Gewezen wordt op de mogelijke voorbeeldwerking van de sector Sport en Recreatie, wetende dat deze sector in haar aard en opzet duidelijk anders is dan de andere sectoren. 2.1 Aanbevelingen onderzoek Aanbevolen is de verbeterpunten mee te nemen bij het proces van doorontwikkeling van de dienst MO, dat sinds september 2007 aan de orde is. Het management van de dienst MO heeft aangegeven dat voornoemde conclusies zeer herkenbaar zijn voor de dienst. Hiermee wordt volgens hen ook de juistheid van het besluit van doorontwikkeling van de dienst bevestigd. Gegeven het feit dat het onderzoek plaatsvond in de periode dat de dienst MO aan de vooravond stond van de implementatie van het doorontwikkeltraject "Samen verder" is het onderzoek tevens als een 0-meting hiervan te beschouwen. Meer specifiek heeft de dienst aangegeven: meer aandacht te besteden aan een adequate vertaling van visie/raadsprogramma s in output en outcome. Ook bij de collegeproducten zal een verbeterslag gemaakt gaan worden ten aanzien van de 3 W s: wat willen we bereiken, wat gaan we daarvoor doen en wat mag dat kosten; beleidsevaluaties meer structureel ÃćâĆňâĂİ ingebed in de reguliere werkzaamheden van de medewerkers ÃćâĆňâĂİ te laten plaatsvinden, daarmee dit meer en beter aandacht krijgt, in plaats van alleen onder (bestuurlijke/begrotings) druk. Hiermee moet meer inzicht ontstaan in: wat heeft het opgeleverd en wat heeft het gekost. Dit geldt vooral voor beleid dat financieel structureel is afgedekt. Op deze wijze moet ook ruimte ontstaan voor noodzakelijk nieuw (structureel ) beleid; met de individuele medewerkers betere afspraken maken, daarmee voor eenieder duidelijker wordt welke taak hij/zij in het geheel heeft. Dit moet gebeuren via gesprekken met de sectorhoofden en middels de Persoonlijke Prestatie Plannen; het reeds enige jaren geleden ingevoerde BCF-model (Beleidsgestuurde Contract Financiering), verder bij instellingen, waarbij dit nog niet is gebeurd, toe te gaan passen. Dit betekent dat met partners het gehele beleidsproces doorlopen wordt om samen uitwerking te geven aan de lijn visie, programma en

4 Raadsnummer O8.Rogge.ooX projecten. Dit gebeurt onder meer door activiteiten als: onderzoek, analyse, productdefiniering, contractering, effectrapportage en evaluatie; middels interne trainingen en MD-trajecten de benodigde vaardigheden verder bij de leidinggevenden van de dienst MO op maat aan te scherpen. Op deze wijze, selectie vooraf en training op maat nadien, worden de voorwaarden gecreeerd om over adequaat management te beschikken dat de gewenste cultuur in de organisatie verder moet gaan vormgeven. Bij de doorontwikkeling in september 2007 is bij de keuze van het management reeds nadrukkelijk rekening gehouden met de volgende criteria: het sturend vermogen zowel intern als extern; integrale visie en aanpak; attitude: resultaatgericht samenwerken; desgewenst directief kunnen optreden; financieel bewustzijn. Deze maatregel geldt aanvullend op de maatregel van structuurwijziging middels voornoemde doorontwikkeling. De nieuwe structuur moet de tekortkomingen van de vorige structuur, zoals gebrekkige integrale samenwerking en onvoldoende herkenbaarheid met betrekking wie, waarvoor verantwoordelijk is, opvangen; nader onderzoek doen naar de toepassingsmogelijkheden van de aansturingsen beheersingsystematiek binnen de sector Sport en Recreatie bij de andere sectoren. Deze systematiek berust op twee sterke pijlers, te weten de systematiek van contractmanagement per gebied en een krachtig resultaat- en ondernemingsgerichte cultuur. Bij de toepassing van contractmanagement per gebied speelt het feit dat de sportsector gebiedsgericht georganiseerd is. Volgens het management van de dienst MO blijkt uit onderzoek dat gebiedsgericht werken niet alleen ten principale een goede werkwijze is maar tevens ook een efficiente werkwijze. Voor wat betreft de sterke resultaat- en ondernemingsgerichte cultuur binnen de sector Sport en Recreatie geldt dat deze gebaseerd is op de principes van elkaar aanspreken en van gemaakte afspraken nakomen; de implementatie van de sector Gebiedsgericht Werken binnen de dienst MO verder vormgeven middels: o het regelen van de formele overdracht van de budgetten en formatie van de staddeelteams van de dienst Algemene en Publiekszaken; o het opstellen van een visie gebiedsgericht werken. Een visie die gemeentebreed gedragen moet worden; o invulling geven aan de inmiddels tot stand gekomen gebiedsprogramma s en werkprogramma s vanuit de sector Gebiedsgericht Werken. Deze programma s zijn in nauw overleg met de andere sectoren binnen de dienst en met andere diensten tot stand gekomen. Hiermee moet de samenwerking en afstemming met andere disciplines beter vorm krijgen. In het licht van

5 Raadsnummer O8.Rogge.oOX een stedelijke herinrichting zal over de positionering van deze sector aan het eind van het jaar meer duidelijkheid zijn; per sector worden communicatiespeerpunten uitgewerkt, waarbij vervolgens bezien zal worden of de toegekende communicatieformatie nog toereikend is; met ingang van 1 januari 2008 is met alle leidinggevenden binnen de dienst MO afgesproken om, omwille van de uitvoering van het PRO-beleid, tenminste drie gesprekken per jaar met de medewerkers te hebben (januari, juni en november); de aanbeveling aangaande het programmamanagement zal aandacht krijgen binnen het nieuwe gemeentebrede organisatiemodel, dat dit jaar vorm moet krijgen. Hierbij is onder meer de positionering en sturing van programma s aan de orde. 3.1 Quick sean Met het reeds genoemde feit dat dit onderzoek te zien is als een 0-meting voor het ontwikkeltraject "Samen verder", is het wenselijk om te zijner tijd opnieuw, in de vorm van een quick sean, onderzoek te doen naar de ontwikkelresultaten met betrekking tot vastgestelde verbeterpunten. Begin 2009 is hierbij een redelijke termijn. 4.1 Benchmark Volgens de onderzoekopdracht moet er ook een benchmark plaatsvinden. Hiervoor zijn in dit kader de gemeenten Utrecht, Arnhem, Nijmegen en Den Bosch benaderd. De resultaten hiervan waren echter onvoldoende betrouwbaar om mee te kunnen nemen in het onderzoeksrapport. Besloten is tot aanvullend verdiepend onderzoek. De betreffende gemeenten ÃćâĆňâĂİ uitgezonderd Nijmegen - hebben hieraan reeds hun verdere medewerking toegezegd. Medio 2008 wordt hierover separaat bericht. Ter inzage gelegde stukken Onderzoeksrapportage doelmatigheidsonderzoek dienst MO. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, A. Brunninkhuis, secretaris

6 EE Raadsnummer O8.Rogge.OOX