Verslaglegging bijeenkomst voor informatie en opinie 24 november 2010 van uur tot uur

Transcriptie

1 Verslaglegging bijeenkomst voor informatie en opinie 24 november 2010 van uur tot uur Aanwezigen: Dhr. A.J. Zwaan, voorzitter Dhr. J.H. Wesselius, CDA Dhr. Th. De Gelder, CDA Dhr. A.C. van t Zelfde, CDA Dhr. H. Boersma, SGP Dhr. A. Boele, SGP Dhr. A.G. Clements, ChristenUnie Dhr. A.J. Zwaan, ChristenUnie Dhr. J.R. Pardo Kruidenier, D66 Dhr. M. vd Plaat, D66 Dhr. M.J. van Lavieren, PvdA Dhr. P.J. Verheij, portefeuillehouder Mw. A.D. Zandvliet, griffier (verslag) Onderwerp: SCD Doel bijeenkomst: Mw. I. Sjerps, directeur van het SCD, houdt een presentatie en gaat met de aanwezigen in gesprek. Stukken: Presentatie bijgevoegd Afspraken en toezeggingen: Geen Dit verslag is op 6 september 2010 vastgesteld.

2 Servicecentrum Drechtsteden Bijeenkomst Informatie & Opinie Alblasserdam 24 november 2010 Ina Sjerps Directeur SCD Sterke service voor de regio!

3 Programma Start SCD Eerste ervaringen en resultaten Feiten en cijfers Meerjarenperspectief Hoe verder

4 Start SCD Plan Berenschot: 20% besparing DIRECT ingeboekt afdelingen zijn met een kwart of een derde ingekrompen ten opzichte van oude situatie Transitiebudget, moet in drie jaar zijn afgebouwd Big bang per (i.t.t. groeimodel) Opbouw kost aantal jaren In bestuursstukken wordt gesproken over drie jaar Desondanks snel hoge verwachtingen

5 Wat levert het SCD Advies, beleid en uitvoering op de terreinen Communicatie Juridisch Personeelszaken Financiën ICT Geo informatie Facilitaire zaken Inkoop en aanbestedingsadvies Post en archief Basispakket, pluspakket en DVO s

6 Feiten en cijfers Werkzaam bij het SCD: 384 fte (500 medewerkers) Per jaar verzendt SCD facturen Per jaar betaalt SCD facturen 80 à 85% binnen 30 dagen 19 gebouwen in beheer 4200 salarisstroken per maand betaald telefoontjes p.j ICT vragen p.j. / 80% binnen 5 dagen bureaucratie onvermijdelijk bij zulke aantallen Totaal aantal zaken ruim per jaar Budget SCD ruim 40 mln Externe inhuur SCD van ruim 8,3 in 2009 naar 4,5 mln in 2011

7 Ervaringen afgelopen jaren Bij big bang niet alles te voorzien Niet vooraf gestandaardiseerd; wel gerekend vanuit gestandaardiseerde situatie; bezuinigingen direct ingeboekt Effect: problemen bij ICT, DCB, DIV Afspraken niet gedetailleerd genoeg Bijna ongelimiteerde vraag naar ICT Afspraken gericht op status quo, ontwikkeling niet voorzien Kleurenprinters, groei mobiele telefonie Verstopte budgetten kwamen niet mee (ICT, ontwikkeling) Naast opbouw SCD ook IPA programma en GRID uitrol Twee forse ambities tegelijkertijd realiseren

8 Ervaringen afgelopen jaren Geen grote dingen misgegaan, wel veel kleine dingen ICT, facturen die niet werden betaald Gemeenten organiseren soms dingen nog of weer zelf Personeel kwam mee, niet altijd juiste man op juiste plaats. Veel verloop en hoog ziekteverzuim Veel externe inhuur Werken voor 1 organisatie is totaal anders dan voor 18 klanten (6 gemeenten, 2 GR en + dochters) Klantgerichtheid niet vanzelfsprekend; extra probleem door onvoldoende heldere afspraken (zie sheet hiervoor)

9 Ingezette acties Standaardisatie Bijvoorbeeld Key2Finance, Beaufort Beheersprocessen procesgericht maken DCB Extra geld naar ICT Van 60 naar 30 naar 39 fte Vervanging externe inhuur door vast personeel Hard sturen op financiële targets Verkleining en deels vervanging management, hier en daar organisatorische aanpassingen MD-traject

10 Enkele resultaten Jaarrekening SCD 2009 positief Systeemverklaring accountant Opbrengst BTW advies regio 1,2 mln in 2 jaar Polisbeheer verzekeringen besparing 1,4 mln in 2 jaar Alblasserdam: op premie voor brandcontract Alblasserdam besparing via inkoopadvies - Aanbesteding brandweerkazerne: raming 1,7 mio, aanbesteding 1,5 mio; - regionale aanbesteding biomassa heeft geleid tot een berekend aanbestedingsresultaat voor Alblasserdam van ca 4100/jaar Facturen Alblasserdam: 2009 gemiddeld 47 dagen na factuur datum betaald Sept 2010 betaling gemiddeld 29 dagen na 1 e ontvangst SCD 72% binnen 30 dagen na 1 e ontvangst SCD betaald

11 Meerjarenperspectief SCD: besparingsvoordeel Gebaseerd op basis en pluspakketten Besparingsvoordeel (x 1000) Besparingsvoordeel (onderkant bandbreedte) Incidentele kosten Transitiekosten* Extra transitiekosten Budgetten ICT tbv opbouw nieuwe werkplekken, afbouw oude contracten Continueren Mozaïek Vertraging IP&A Structurele kosten ICT Structurele besparingen Middels VIP SUBTOTAAL BESPARING

12 Besparingsvoordeel (x 1000) SUBTOTAAL BESPARING Kosten door extra afname klantorganisaties Telefonie, printers * Additionele p-kosten SCD door extra afname werkplekken (700 st) Additionele materiële kosten door extra afname werkplekken en applicaties TOTAAL BESPARING n.b. n.b. n.b. Voor 2009 en 2010 transitiekosten van 1,4 mln p/j opgenomen in begroting. Voor 2010 wordt 400K gebruikt voor transitiekosten; 1 mln wordt gebruikt voor dekking structurele ICT meerkosten. Conform 2 e marap 2010 en begroting SCD 2011

13 Hoe verder prijs en prestatie - PDC verduidelijken en ICT normeren Extra target 1,3 mln (VIP en Brede doorlichting) Realisatie door VIP projecten E-HRM Digitalisering post en archief OCR E-facturering Extra reductie overhead Betere relatie tussen prijs en prestatie in nieuwe verrekensystematiek - bestuursbesluit

14 Hoe verder kwaliteit - Verder standaardiseren 150 maatwerkafspraken DIV Verder met procesgericht werken Procesafspraken maken met partner (bezwaarschriften procedures) Gekwalificeerde SCD adviseurs die klant helpen SCD aan te sturen Financiën, Personeelszaken, ICT, Communicatie Integraal advies aan klant: partnerbrief analoog aan managementletter accountant Alblasserdam wordt nu opgesteld, vervolgens met MT s besproken Prestatie indicatoren DCB 85% op tijd, JKC 65% op tijd, ICT 80% op tijd Benchmarks Klanttevredenheidsonderzoek Sturing op prijs, prestatie en gedrag essentieel Vraagt sterke leidinggevenden MD traject en trainingen

15 Kansen Evaluatie SCD begin 2011 SCD kan partners helpen meer te besparen (inkoop, advocaten in dienst) SCD kan desgewenst nieuwe taken op zich nemen (voorbeeld panden beheer Dordrecht) SCD kan door schaalgrootte inspringen op grote klussen (Omgevingsdienst) NB: enige stabiliteit en realisme nodig bij eigenaren - eindigheid aan besparingsmogelijkheden

16

17 Programma Informatievoorziening, Processen & Automatisering (IP&A) Samenwerking bij ICT in Drechtsteden Rekencentrum Nieuwe regionale infrastructuur (GRID) 2010/2011 Regionale herinrichting processen en informatievoorziening Nationaal Uitvoeringsprogramma (Dienstverlening + E- Overheid) Georganiseerd in IP&A- programma met CIO, Math Muijres CIO staat buiten SCD, aansturing door GRD/DSB SCD ondersteunt CIO en doet beheer