Stichting Pensioenfonds Xerox

Transcriptie

1 Stichting Pensioenfonds Xerox Jaarverslag 2013

2 Stichting Pensioenfonds Xerox Maasheseweg 89, 5804 AB Venray bezoekadres Postbus 43, 5800 MA Venray postadres telefoon internet Jaarverslag 2013 Stichting Pensioenfonds Xerox 2

3 Inhoudsopgave Kerncijfers 4 Jaarverslag 6 Karakteristieken van het pensioenfonds 7 Profiel 8 Organisatie 9 Intern toezicht: verslag van de visitatiecommissie 13 Verslag van het verantwoordingsorgaan 15 Verslag van het bestuur 19 Hoofdlijnen 20 Goed pensioenfondsbestuur 22 Financiële paragraaf 29 Beleggingenparagraaf 32 Pensioenparagraaf 41 Actuariële paragraaf 43 Risicoparagraaf 46 Toekomstparagraaf 47 Jaarrekening 50 Balans per 31 december 51 Staat van baten en lasten 53 Bestemming van het saldo van baten en lasten 55 Kasstroomoverzicht 56 Toelichting behorende tot de jaarrekening 58 Overige gegevens 90 Statutaire regeling omtrent de bestemming van het saldo van baten en lasten 91 Gebeurtenissen na balansdatum 92 Actuariële verklaring 93 Controleverklaring van de onafhankelijke accountant 95 Jaarverslag 2013 Stichting Pensioenfonds Xerox 3

4 Kerncijfers Jaarverslag 2013 Stichting Pensioenfonds Xerox 4

5 Kerncijfers Werkgevers en deelnemers Aantal werkgevers Aantal actieve deelnemers Aantal gewezen deelnemers Aantal pensioengerechtigde deelnemers Totaal aantal deelnemers Reglementvariabelen Toeslag actieve deelnemers per 1 januari (%) 0,00 0,00 0,96 2,37 0,00 Toeslag inactieve deelnemers per 1 januari (%) 0,00 0,00 0,18 0,34 0,00 Pensioenuitvoering Feitelijke premie Kostendekkende premie Gedempte kostendekkende premie Pensioenuitvoeringskosten Pensioenuitvoeringskosten per deelnemer Pensioenuitkeringen Vermogenssituatie en solvabiliteit Pensioenvermogen Pensioenverplichtingen eigen beheer Pensioenverplichtingen totaal Aanwezige dekkingsgraad (%) 103,80 98,70 97,30 105,40 106,70 Minimaal vereiste dekkingsgraad (%) 104,10 104,10 104,20 104,20 105,00 Vereiste dekkingsgraad (%) 114,10 113,60 113,30 112,10 111,70 Beleggingsportefeuille Vastgoedbeleggingen Aandelen incl. derivaten Vastrentende waarden Commodities inclusief derivaten Beleggingsperformance Beleggingsrendement (%) -0,03 11,67 6,69 11,92 10,57 Benchmarkrendement (%) 0,13 12,67 7,43 12,25 14,09 Jaarverslag 2013 Stichting Pensioenfonds Xerox 5

6 Jaarverslag Jaarverslag 2013 Stichting Pensioenfonds Xerox 6

7 Karakteristieken van het pensioenfonds Jaarverslag 2013 Stichting Pensioenfonds Xerox 7

8 Profiel Stichting Pensioenfonds Xerox, statutair gevestigd te Venray, is opgericht op 28 juli De laatste statutenwijziging was op 1 juli De stichting is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer Het pensioenfonds is een ondernemingspensioenfonds en is aangesloten bij de Pensioenfederatie. Het pensioenfonds heeft als statutair doel uitvoering te geven aan toezeggingen omtrent pensioen die door Xerox (Nederland) B.V., Xerox Manufacturing (Nederland) B.V. en Veenman B.V. zijn of worden gedaan in de gevallen, onder de voorwaarden en van een omvang zoals omschreven in het pensioenreglement. Het pensioenfonds voert de pensioenregeling uit voor de (ex-)medewerkers van Xerox (Nederland) B.V., Xerox Manufacturing (Nederland) B.V. en Veenman B.V. Het beleid wordt bepaald door het bestuur. De uitvoering van de pensioenregeling is uitbesteed aan het Xerox Pensioenbureau met aan het hoofd een directeur. Het vermogensbeheer heeft het bestuur uitbesteed aan externe vermogensbeheerders. Daarnaast maakt het bestuur gebruik van de werkzaamheden van externe actuarissen en accountants. Het organogram op deze pagina toont hoe de organisatie is ingericht. Ultimo 2013 bestond het bestuur uit tien bestuursleden waarvan drie vacatures: een onafhankelijke voorzitter, vier werkgeversbestuursleden en vijf werknemersbestuursleden (waaronder twee pensioengerechtigde deelnemers). De bestuursleden werken onafhankelijk van de benoemende partijen en zijn collectief verantwoordelijk. Er is sprake van een paritaire stemmenverhouding. Het pensioenfonds kent een uit vier leden bestaande beleggingscommissie, die het bestuur adviseert bij het vaststellen van het beleggingsbeleid en toezicht houdt op de uitvoering ervan. Bestuur Verantwoordingsorgaan Visitatiecommissie * Directeur Support Accountant * Certificerend actuaris * Financiële administratie Deelnemersadministratie Beleggingscommissie Uitkeringsadministratie Adviseurs * Xerox Pensioenbureau Organogram Stichting Pensioenfonds Xerox - Herverzekering risicokapitalen - Risicoherverzekering op stoploss basis Vermogensbeheerders * Visitatiecommissie, accountant, certificerend actuaris en adviseurs zijn onafhankelijke externen. Jaarverslag 2013 Stichting Pensioenfonds Xerox 8

9 Organisatie Bestuur De samenstelling van het bestuur is per 31 december 2013 als volgt: Naam Functie Vertegenwoordiging Datum eerste benoeming Datum eventuele herbenoeming W.S. Zeverijn Onafhankelijk voorzitter n.v.t. 5 augustus augustus 2017 M.G.J. Hendriks Vicevoorzitter Werknemers 3 juni juni 2016 R.G.L. Smeets Bestuurslid Werkgevers 1 januari januari 2017 R.K.P. Martens Bestuurslid Werkgevers 1 september september 2014 Vacature Bestuurslid Werkgevers - - Vacature Bestuurslid Werkgevers - - J.F.M.A. van den Muijsenberg Bestuurslid Werknemers 1 september september 2014 J.L.P. van der Geer Bestuurslid Werknemers 1 maart maart 2015 B.N. Spruijt Bestuurslid Werknemers (pensioengerechtigde deelnemers) 2 april april 2017 Vacature Bestuurslid Werknemers (pensioengerechtigde deelnemers) - - De heer M.G.J. Hendriks heeft het bestuur per 1 januari 2014 verlaten. Om die reden is het vicevoorzitterschap per die datum overgegaan naar de heer B.N. Spruijt. Met ingang van het boekjaar 2013 werkt het pensioenfonds met aspirant-bestuursleden. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar de paragraaf Goed pensioenfondsbestuur. Momenteel zijn de aspirant-bestuursleden: Naam Vertegenwoordiging Datum aanvang aspirantbestuurslidmaatschap A.P.M. Jansen Werknemers (pensioengerechtigde deelnemers) 14 november 2013 H.M.J. Verdonschot-Van Dijnen Werkgevers 13 februari 2014 Jaarverslag 2013 Stichting Pensioenfonds Xerox 9

10 Verantwoordingsorgaan De samenstelling van het verantwoordingsorgaan is per 31 december 2013 als volgt: Naam Functie Vertegenwoordiging Datum eerste benoeming Datum eventuele herbenoeming R.M. Hoogendam Voorzitter Werkgevers 1 januari januari 2015 G.Th. Stevens Secretaris Actieve deelnemers 1 januari januari 2016 G.P. Derix Lid Pensioengerechtigde deelnemers 1 januari januari 2017 Het verantwoordingsorgaan is bevoegd jaarlijks een algemeen oordeel te geven over: het handelen van het bestuur aan de hand van het jaarverslag, de jaarrekening en andere relevante informatie, waaronder (indien van toepassing) de bevindingen van de visitatiecommissie; het door het bestuur uitgevoerde beleid in het afgelopen kalenderjaar; en beleidskeuzes die betrekking hebben op de toekomst. Het bestuur en het verantwoordingsorgaan komen ten minste één keer per kalenderjaar in overleg bijeen in het kader van de oordeelsvorming door het verantwoordingsorgaan. Intern toezicht Voor de invulling van het intern toezicht is gekozen voor een visitatiecommissie. Deze visitatiecommissie bestaat uit drie onafhankelijke deskundigen, die toezicht houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in het pensioenfonds. De visitatiecommissie is belast met het toezien op adequate risicobeheersing en evenwichtige belangenafweging door het bestuur en legt verantwoording af over de uitvoering van de taken aan het verantwoordingsorgaan en de werkgevers en in het jaarverslag. De visitatiecommissie betrekt de naleving van de Code Pensioenfondsen bij zijn taak. Het bestuur geeft tot 1 juli 2014 minimaal eens in de drie jaar en vanaf 1 juli 2014 jaarlijks de visitatiecommissie de opdracht het functioneren van (het bestuur van) het pensioenfonds kritisch te bezien, waarbij in ieder geval de eerder genoemde zaken aan de orde komen. Beleggingscommissie Na de overdracht van het vermogensbeheer aan diverse externe partijen, heeft het bestuur een beleggingscommissie opgericht met als mandaat het monitoren van de vermogensbeheerders, het voeren van een beleggingsbeleid ten opzichte van de strategische benchmark en het opstellen van het beleggingsplan. De beleggingscommissie is in het boekjaar 2013 samengesteld uit twee bestuursleden, de directeur en een externe deskundige, met een stemverhouding conform het reglement voor de beleggingscommissie. De samenstelling van de beleggingscommissie is per 31 december 2013 als volgt: Jaarverslag 2013 Stichting Pensioenfonds Xerox 10

11 Naam Functie Datum eerste benoeming Datum eventuele herbenoeming N. van Heesen Voorzitter 1 januari 2000 n.v.t. R.G.L. Smeets Lid 23 maart maart 2017 M.G.J. Hendriks Lid 14 oktober oktober 2015 P.C. van Aalst Lid (beleggingsadviseur) 1 april april 2016 De heer M.G.J. Hendriks heeft de beleggingscommissie per 1 januari 2014 verlaten. Om die reden bestaat er inmiddels een vacature in de beleggingscommissie. Met ingang van het boekjaar 2013 werkt het pensioenfonds met aspirant-leden van de beleggingscommissie. Momenteel is aspirant-lid van de beleggingscommissie: Naam Datum aanvang aspirantlidmaatschap beleggingscommissie J.L.P. van der Geer 19 september 2013 Uitvoeringsorganisatie Het bestuur heeft de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden uitbesteed aan het Xerox Pensioenbureau. Deze werkzaamheden betreffen de deelnemersadministratie, de uitkeringsadministratie, de financiële administratie en het support. Het vermogensbeheer is uitbesteed aan diverse vermogensbeheerders. Uitgangspunt is dat het bestuur, conform de eisen van de Pensioenwet, verantwoordelijk blijft voor de juiste uitvoering van de uitbestede taken. Het bestuur is bevoegd bestuurstaken betreffende de uitvoering van de pensioenregeling en de uitvoering van bestuursbesluiten te delegeren aan de directeur. De werkzaamheden van de directeur zijn geregeld in een door het bestuur opgesteld directiestatuut, waarin de directeur van instructie en procuratie wordt voorzien. De samenstelling van het Xerox Pensioenbureau is per 31 december 2013 als volgt: Naam Functie N. van Heesen Directeur M.M.A. van Issum Secretaris H.C. Huijts Senior medewerker pensioenadministratie H.E. Salhi-Chraihi Junior medewerker pensioenadministratie Jaarverslag 2013 Stichting Pensioenfonds Xerox 11

12 Compliance officer Het bestuur heeft met ingang van 1 juli 2012 PFsupport tot compliance officer van het pensioenfonds benoemd. De compliance officer is met terugwerkende kracht tot 1 januari 2010 verantwoordelijk voor: uitoefenen van toezicht op de naleving van de gedragscode door alle verbonden personen; uitvoeren en onderhouden van het compliance program van het pensioenfonds; bevorderen van het bewustwordingsproces voor compliance bij de verbonden personen; controleren van effectentransacties verricht door insiders van het pensioenfonds; controleren van de verklaringen inzake de gedragscode op ondertekening en inzending aan het pensioenfonds. De compliance officer rapporteert: onverwijld bij iedere door hem geconstateerde ernstige overtreding; jaarlijks. Externe ondersteuning Het pensioenfonds wordt bijgestaan door externe deskundigen; voor actuariaat en risicobeheersing op lange termijn, door de externe adviserende actuaris en een beleggingsadviseur. De bestuursleden namens de werknemers en pensioengerechtigde deelnemers worden bijgestaan door een externe adviseur. Jaarverslag 2013 Stichting Pensioenfonds Xerox 12

13 Intern toezicht: verslag van de visitatiecommissie Jaarverslag 2013 Stichting Pensioenfonds Xerox 13

14 Inleiding van het bestuur Het pensioenfonds heeft voor de invulling van het intern toezicht gekozen voor een visitatiecommissie die tot 1 juli 2014 minimaal eens in de drie jaar en vanaf 1 juli 2014 jaarlijks het functioneren van het bestuur beziet. Er is een reglement voor de visitatiecommissie vastgesteld, waarin de frequentie van het overleg met het bestuur, de te behandelen onderwerpen met betrekking tot het beleid en de verantwoording van de visitatiecommissie vastgesteld. De visitatiecommissie heeft tijdens de bestuursvergadering van 15 november 2012 voor de tweede maal haar bevindingen gepresenteerd aan het bestuur. Jaarverslag 2013 Stichting Pensioenfonds Xerox 14

15 Verslag van het verantwoordingsorgaan Jaarverslag 2013 Stichting Pensioenfonds Xerox 15

16 Inleiding van het bestuur Het verantwoordingsorgaan is op 1 januari 2008 ingesteld. Er is een reglement voor het verantwoordingsorgaan vastgesteld, waarin de frequentie van het overleg met het bestuur, de te behandelen onderwerpen met betrekking tot het beleid en de verantwoording van het verantwoordingsorgaan zijn vastgesteld. Verslag van het verantwoordingsorgaan Inleiding Het verantwoordingsorgaan is op 1 januari 2008 ingesteld en heeft per die datum een formele statutaire rol binnen het pensioenfonds. In 2013 zijn er diverse bijeenkomsten geweest, zodat het verantwoordingsorgaan in staat is om een verklaring bij het jaarverslag 2013 af te geven. Het verantwoordingsorgaan is bevoegd om jaarlijks een algemeen oordeel te geven over het handelen van het bestuur, het door het bestuur uitgevoerde beleid in het afgelopen jaar en de beleidskeuzes die op de toekomst betrekking hebben. Het verantwoordingsorgaan heeft geen formele auditfunctie en draagt ook geen aansprakelijkheidsrisico ten aanzien van het pensioenfonds. Ook vormt het verantwoordingsorgaan geen oordeel over de inhoud van de pensioenregeling, aangezien deze in het arbeidsvoorwaardenoverleg tot stand komt. Samenstelling R.M. Hoogendam - lid namens de werkgevers G.Th. Stevens - lid namens de actieve deelnemers G.P. Derix - lid namens de pensioengerechtigde deelnemers Werkzaamheden en beschikbare informatie Werkzaamheden: Het verantwoordingsorgaan heeft in 2013 een drietal formele vergaderingen gehouden. Hierbij zijn de dagelijkse gang van zaken en adviesaanvragen besproken. Het jaarverslag over 2012 is door het verantwoordingsorgaan besproken met de directeur. Het verantwoordingsorgaan heeft op 18 april 2013 en op 14 november 2013 formeel overleg gehad met het bestuur over diverse onderwerpen. Ook in 2013 heeft het verantwoordingsorgaan weer deelgenomen aan de pensioenstudiedagen welke werden georganiseerd door het Xerox Pensioenbureau. Het verantwoordingsorgaan heeft een overleg gehad met een externe deskundige, te weten de beleggingsadviseur, op 14 november Informatie: Management letters, notulen en besluitenlijsten van de bestuursvergaderingen in Jaarverslag over het boekjaar In het overleg tussen bestuur en verantwoordingsorgaan, dat over het boekjaar 2013 en de lopende ontwikkelingen is gehouden, zijn de volgende onderwerpen aan de orde geweest: dekkingsgraad; herstelplan en reservepositie; beleggingsbeleid; Jaarverslag 2013 Stichting Pensioenfonds Xerox 16

17 begroting; mogelijke keuze tussen nominaal en reëel kader; continuïteit bestuur; Wet versterking bestuur pensioenfondsen. Advies Het verantwoordingsorgaan heeft in 2013 op verzoek van het bestuur advies uitgebracht over het bestuursmodel, de uitbreiding van het verantwoordingsorgaan en de vergoeding aan de onafhankelijke voorzitter van het bestuur. Externe deskundigen Het verantwoordingsorgaan heeft in 2013 gebruik gemaakt van haar recht om externe deskundigen te raadplegen. Op 14 november 2013 heeft de beleggingsadviseur het verantwoordingsorgaan de nodige inzichten verschaft over de positie waarin het pensioenfonds zich bevindt. Tijdens het overleg kwamen onder andere de vermogensbeheerders, de renteafdekking en de samenwerking tussen bestuur en beleggingscommissie in de ruimste zin aan de orde. Het verantwoordingsorgaan heeft deze bijeenkomst als nuttig ervaren voor het beoordelen van de wijze van beleggen door het pensioenfonds. Voor 2014 is inmiddels een afspraak gemaakt met de adviserend actuaris. Beoordeling door het verantwoordingsorgaan Op grond van het hierboven vermelde heeft het verantwoordingsorgaan zich een algemeen oordeel gevormd over het handelen van het bestuur, het door het bestuur gevoerde beleid in 2013 en de beleidskeuzes die op de toekomst betrekking hebben. Het verantwoordingsorgaan wil hier het volgende aan toevoegen. De ontwikkelingen ten aanzien van het verder professionaliseren en de discussie in Nederland over het besturen van pensioenfondsen in het algemeen, met daarnaast de toenemende eisen van De Nederlandsche Bank, vereisen dat het bestuur hier de nodige aandacht voor heeft. In 2012 heeft het verantwoordingsorgaan hier al eens aandacht voor gevraagd. In 2013 is gekozen voor een paritair bestuursmodel. Ook heeft het bestuur in 2013 met de werkgevers de professionalisering en de tijdsbesteding van de bestuursleden besproken. Conclusie Het verantwoordingsorgaan heeft kennis genomen van het jaarverslag en de jaarrekening van het pensioenfonds over 2013 en de overige door het bestuur verstrekte informatie, evenals van de door het bestuur verstrekte toelichtingen daarbij. Op basis hiervan komt het verantwoordingsorgaan tot het oordeel dat niet is gebleken dat het bestuur met inachtneming van een voldoende mate van zorgvuldigheid en evenwichtige afweging van de belangen van de bij het pensioenfonds betrokken deelnemers, gewezen deelnemers, pensioengerechtigde deelnemers en werkgevers, niet tot verantwoorde besluitvorming en beleidskeuzes is gekomen. Venray, 15 april 2014 Stichting Pensioenfonds Xerox Het verantwoordingsorgaan Jaarverslag 2013 Stichting Pensioenfonds Xerox 17

18 Reactie van het bestuur Het bestuur heeft kennisgenomen van het verslag van de werkwijze en de bevindingen van het verantwoordingsorgaan. Het bestuur bedankt het verantwoordingsorgaan voor het constructieve overleg en voor de samenwerking. Jaarverslag 2013 Stichting Pensioenfonds Xerox 18

19 Verslag van het bestuur Jaarverslag 2013 Stichting Pensioenfonds Xerox 19

20 Hoofdlijnen Bestuursvergaderingen In 2013 heeft een achttal formele vergaderingen van het bestuur plaatsgevonden: 28 februari april mei juni september oktober november december 2013 In het kader van de beleidscyclus heeft het bestuur onder meer vergaderd over: beleggingsbeleid; beleggingsresultaten; communicatiebeleid; compliance; continuïteit bestuur en bestuursmodel; financiering van de pensioenregeling; fondsdocumenten; geschiktheidsbevordering; herstelplan (monitoren en evalueren); herziening Financieel Toetsingskader; inhoud van de pensioenregeling; jaarverslag en jaarrekening; premiebeleid; risicomanagement en risicobudgettering; toeslagverlening. Herstelplan Het pensioenfonds heeft op 27 maart 2009 een kortetermijnherstelplan en langetermijnherstelplan ingediend bij De Nederlandsche Bank. Het herstelplan is door De Nederlandsche Bank goedgekeurd op 30 juni Het kortetermijnherstelplan is geëindigd per 31 december Dekkingsgraad Ultimo 2013 was de dekkingsgraad 103,8%. De dekkingsgraad heeft zich in 2013 als volgt ontwikkeld: Jaarverslag 2013 Stichting Pensioenfonds Xerox 20

21 145% 140% 135% 130% 125% 120% 115% 110% 105% 100% 95% dec-12 jan-13 feb-13 mrt-13 apr-13 mei-13 jun-13 jul-13 aug-13 sep-13 okt-13 nov-13 dec-13 In bovenstaande grafiek van het verloop van de dekkingsgraad is de kortingsmaatregel van 2,6% per 31 december 2013 meegenomen. Wijzigingen fondsdocumenten In het boekjaar 2013 zijn de volgende wijzigingen in de fondsdocumenten aangebracht: Jaarplan: In de bestuursvergadering van 28 februari 2013 heeft het bestuur het jaarplan voor 2013 vastgesteld. Het herziene jaarplan is op 1 januari 2013 in werking getreden. Beleggingsplan: In de bestuursvergadering van 28 februari 2013 heeft het bestuur het beleggingsplan voor 2013 vastgesteld. Het herziene beleggingsplan is op 1 januari 2013 in werking getreden. Statuten: In de bestuursvergadering van 13 juni 2013 heeft het bestuur een aantal wijzigingen in de statuten goedgekeurd. Deze wijzigingen hebben betrekking op het creëren van de mogelijkheid een externe onafhankelijke voorzitter te benoemen en op de omvang van het bestuur. De gewijzigde statuten zijn op 1 juli 2013 in werking getreden. Begripsomschrijvingen Voor een toelichting op de in dit jaarverslag gehanteerde begrippen verwijst het bestuur naar de website van het pensioenfonds: Jaarverslag 2013 Stichting Pensioenfonds Xerox 21

22 Goed pensioenfondsbestuur Integere bedrijfsvoering Het beleid van een pensioenfonds is gericht op een integere bedrijfsvoering. Deze verantwoordelijkheid is vastgelegd in artikel 143 van de Pensioenwet. Beheerste en integere bedrijfsvoering bestaat volgens De Nederlandsche Bank uit * : Beheersen van de fondsprocessen en -risico's waarbij sprake is van: adequate administratieve organisatie en interne controle (AO/IC); adequate controlemechanismen (onder meer asset liability management, continuïteitsanalyse, service level agreements, etcetera); beleid voor beheersing van risico's (onder meer actuariële en bedrijfstechnische nota, risicoanalyses, financieel crisisplan, etcetera). Waarborgen voor de integriteit: systematische analyse van integriteitrisico's; beleid voor beheersing van deze risico's (onder meer statuten, reglementen en richtlijnen); uitvoering van dat beleid (onder meer compliance officer, gedragscode, monitoring). Procedures en maatregelen ter voorkoming van belangenverstrengeling. Beleid voor het beheersen van (financiële) risico's die de soliditeit van het pensioenfonds kunnen aantasten. Intern toezicht en verantwoordingsorgaan Het bestuur besteedt conform de Pensioenwet veel aandacht aan de opzet en inrichting van de organisatie, inclusief de interne beheersing. Reglementair is bepaald hoe het bestuur omgaat met de rol als bestuur en invulling geeft aan begrippen als goed pensioenfondsbestuur, verantwoording en intern toezicht. Sinds 1 januari 2008 is het verantwoordingsorgaan actief. Het verantwoordingsorgaan bestaat uit vertegenwoordigers van werkgevers, actieve deelnemers en pensioengerechtigde deelnemers. Met ingang van 1 juli 2014 kan in het verantwoordingsorgaan tevens een vertegenwoordiger van gewezen deelnemers worden opgenomen. De verantwoording die het bestuur aflegt, is onderdeel van de jaarverslagcyclus. Het pensioenfonds heeft voor de invulling van het intern toezicht gekozen voor een visitatiecommissie die tot 1 juli 2014 minimaal eens in de drie jaar en vanaf 1 juli 2014 jaarlijks het functioneren van (het bestuur van) het pensioenfonds kritisch beziet. De visitatiecommissie heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in het pensioenfonds en betrekt de naleving van de Code Pensioenfondsen bij deze taak. Code Pensioenfondsen Wettelijk is geregeld dat een pensioenfonds maatregelen dient te treffen die goed pensioenfondsbestuur waarborgen. Met de invoering van de Pensioenwet per 1 januari 2007 zijn de Principes voor goed pensioenfondsbestuur van de Stichting van de Arbeid verankerd in het wettelijk kader. Per 1 januari 2014 is de Code Pensioenfondsen, die is opgesteld door de Pensioenfederatie en de Stichting van de Arbeid, in de plaats gekomen van de Principes voor goed pensioenfondsbestuur. * DNB-bijeenkomst voor vermogensbeheerders en adviseurs op 28 september Jaarverslag 2013 Stichting Pensioenfonds Xerox 22

23 De Code Pensioenfondsen staat niet op zichzelf, maar maakt deel uit van het volledige stelsel van bestaande wet- en regelgeving. In de Code Pensioenfondsen wordt ingegaan op de rol van het bestuur, het verantwoordingsorgaan en het intern toezicht. De Code Pensioenfondsen bevat ook thema's als integraal risicomanagement, beloningen, diversiteit en verantwoord beleggen. De normen in de Code Pensioenfondsen zijn weliswaar leidend, maar er is ruimte voor de eigen verantwoordelijkheid van het bestuur in de (beleids)keuzes die worden gemaakt. Naleving mag daarom plaatsvinden volgens het 'pas-toe-of-leg-uit'-beginsel. Dit betekent dat het pensioenfonds de normen toepast of in het jaarverslag motiveert waarom een norm niet (volledig) wordt toegepast. Afwijken van een norm is dus mogelijk als daar een goede reden voor is. In het jaarverslag over 2014 zal het bestuur toelichten in hoeverre de normen uit de Code Pensioenfondsen (volledig) worden toegepast. Geschiktheidsbevordering Geschiktheidseisen Het bestuur draagt er zorg voor dat wordt voldaan aan alle geschiktheidseisen die op basis van wet- en regelgeving worden gesteld. Het bestuur stelt hiertoe een geschiktheidsplan vast. (Dit document wordt tot 1 juli 2014 deskundigheidsplan genoemd.) Hiermee draagt het bestuur zorg voor een doorlopend programma om de geschiktheid van het bestuur op peil te houden en waar nodig te verbreden of te ontwikkelen (permanente educatie). In het geschiktheidsplan wordt uiteengezet welke deskundigheden, competenties en professioneel gedrag van het bestuur worden verwacht en welke mogelijkheden daartoe worden aangereikt. Onderdeel daarvan is het te volgen opleidingstraject. In het geschiktheidsplan wordt verder aangegeven op welke wijze het pensioenfonds het functioneren van het bestuur (het collectief) en van de individuele bestuursleden (inclusief de deskundigheid) toetst. Tevens is het geschiktheidsplan een referentiepunt voor de geschiktheidstoets die de toezichthouder uitvoert. Voor de geschiktheidsbevordering gaat het bestuur onder meer uit van de eisen die zijn vastgelegd in de Beleidsregel geschiktheid 2012 van De Nederlandsche Bank en de Autoriteit Financiële Markten, de Handreiking geschikt pensioenfondsbestuur van de Pensioenfederatie en de Wet versterking bestuur pensioenfondsen. De deskundigheid van de individuele bestuursleden wordt periodiek op de volgende gebieden getoetst: het besturen van een organisatie; relevante wet- en regelgeving; pensioenregelingen en pensioensoorten; financieel-technische en actuariële aspecten, waaronder financiering, beleggingen, actuariële principes en herverzekering; administratieve organisatie en interne controle (AO/IC); communicatie; uitbesteding. De uitkomsten van de toetsing dienen als input voor de evaluatie van het functioneren van het bestuur. Een onafhankelijke partij toetst de geschiktheid. Het bestuur als geheel is, zoals laatstelijk getoetst door Aon Hewitt in 2012, voldoende deskundig. Jaarverslag 2013 Stichting Pensioenfonds Xerox 23

24 Evaluatie bestuur en beleggingscommissie Het bestuur evalueert periodiek zijn functioneren, zowel als collectief als per individueel bestuurslid, met als doel de successen te benoemen en de zwakke plekken te identificeren en die te verbeteren door passende maatregelen. De evaluatie van het bestuur als collectief vindt jaarlijks plaats, waarna schriftelijk wordt vastgelegd wat is besproken en tot welke afspraken of acties dat heeft geleid. De algemene conclusie van deze evaluatie in 2013 was dat het bestuur goed functioneert. Ook de evaluatie van de individuele bestuursleden vindt jaarlijks plaats. Het functioneren van de beleggingscommissie als collectief wordt tevens jaarlijks geëvalueerd. De algemene conclusie van deze evaluatie in 2013 was dat de beleggingscommissie goed functioneert. Opleidingen In 2013 zijn de volgende cursussen gevolgd dan wel workshops of congressen bijgewoond door bestuursleden: Naam Bijeenkomst Organisator Datum B.N. Spruijt J.F.M.A. van den Muijsenberg J.L.P. van der Geer M.G.J. Hendriks R.G.L. Smeets J.L.P. van der Geer M.G.J. Hendriks Nominaal of reëel kader Towers Watson 7 maart 2013 Seminar voor bestuurders van middelgrote en kleine pensioenfondsen Seminar voor bestuurders van middelgrote en kleine pensioenfondsen De Nederlandsche Bank 28 mei 2013 De Nederlandsche Bank 30 mei 2013 W.S. Zeverijn Themamiddag FTK Pensioenfederatie 21 augustus 2013 W.S. Zeverijn Themamiddag FTK Pensioenfederatie 3 september 2013 M.G.J. Hendriks R.G.L. Smeets W.S. Zeverijn J.F.M.A. van den Muijsenberg Pensioenseminar 2013 De Nederlandsche Bank 11 september 2013 Afdekken renterisico en gebruik van derivaten W.S. Zeverijn Jaarcongres 2013 W.S. Zeverijn Najaarscongres 2013 BlackRock 12 september 2013 Vereniging Intern Toezichthouders Pensioensector Kring van Pensioenspecialisten 16 september september 2013 W.S. Zeverijn B.N. Spruijt J.L.P. van der Geer W.S. Zeverijn B.N. Spruijt W.S. Zeverijn Themamiddag Vermogensbeheer European Pension Fund Investment Forum 8 oktober 2013 Themadag Actualiteiten Pensioenfederatie 15 oktober 2013 Jaarcongres 2013 Pensioenfederatie 7 november 2013 W.S. Zeverijn Rondetafelbijeenkomst Beleggingen De Nederlandsche Bank 19 december 2013 Jaarverslag 2013 Stichting Pensioenfonds Xerox 24

25 Zittende bestuursleden nemen deel aan de pensioenstudiedagen. Deze pensioenstudiedagen hebben in het boekjaar op 16 en 17 januari 2013 plaatsgevonden. De besproken onderwerpen waren onder meer: hervorming Nederlands pensioenstelsel; contouren nieuwe pensioenregeling per 1 januari 2014; premiebeleid; kortingsmaatregel en communicatie daaromtrent; evaluatie bestuur (onder leiding van een externe coach); geschiktheidstoets bestuur; competenties bestuur; jaarplan 2013; deelnemersvergadering; risicomanagement; en rentebeleid. Het Xerox Pensioenbureau verzamelt maandelijks artikelen over actuele ontwikkelingen op pensioengebied en distribueert deze informatie onder de bestuursleden, de leden van het verantwoordingsorgaan en de medewerkers van het Xerox Pensioenbureau. Naleving wet- en regelgeving Door het bestuur zijn geen overtredingen van wet- en regelgeving geconstateerd. In het boekjaar is een herstelplan van toepassing vanwege een reservetekort en een dekkingstekort. Een toelichting op het herstelplan is opgenomen in de Financiële paragraaf. Door het bestuur zijn geen onvolkomenheden in de fondsdocumenten geconstateerd. Verslag van de compliance officer 2013 De compliance officer heeft over boekjaar 2013 verslag uitgebracht aan de onafhankelijke voorzitter. De rapportage bevat de volgende elementen: beoordeling van inrichting en werking van compliance binnen het pensioenfonds; ontwikkeling op het gebied van wet- en regelgeving; rapportage incidenten; nevenfuncties van de bestuursleden van het pensioenfonds en medewerkers van het Xerox Pensioenbureau en de naleving van de gedragscode; rapportage omtrent relatiegeschenken; werking van de insiderregeling van het pensioenfonds; compliance regels van derden, aanbieders van vermogensbeheer. Op 1 januari 2013 is het investeringsverbod in clustermunitie in werking getreden. Het verbod is een uitwerking van het Verdrag inzake Clustermunitie. Dit heeft geleid tot de vraag aan de vermogensbeheerders of zij hun beleid hier op hebben aangepast. Zij hebben hier allen positief op geantwoord. Er zijn bij de compliance officer geen incidenten gemeld. Jaarverslag 2013 Stichting Pensioenfonds Xerox 25