Nieuwe generatie facility management-software tijd om strategisch te worden

Transcriptie

1 Nieuwe generatie facility management-software tijd om strategisch te worden Zes manieren waarop u uw FMIS kunt inzetten om uw toekomstplannen vorm te geven planonsoftware.com Nieuwe generatie facility management-software 1

2 Nieuwe generatie FM-software tijd om strategisch te worden Klaar voor vandaag, voorbereid op morgen 3 1. Laat uw vastgoed beter en slimmer renderen 4 2. Creëer een mobiele cultuur 5 3. Omarm de alternatieve werkplek 6 4. Garandeer dat technologie uw medewerkers ondersteunt 7 5. Zorg dat het licht blijft branden 8 6. Bescherm uw medewerkers 9 Nu is het 10 2 Nieuwe generatie facility management-software planonsoftware.com

3 The future always arrives too fast and in the wrong order Alvin Toffler, schrijver en futuroloog Klaar voor vandaag, voorbereid op morgen Overal ter wereld maken vooruitstrevende Facility Management-professionals gebruik van Facility Management-software om hun faciliteiten en vastgoedportefeuilles efficiënt te beheren. Deze software helpt bedrijfsprocessen te stroomlijnen, facilitaire kosten te verlagen en ruimtebeheer en onderhoudsmanagement te vereenvoudigen. Eenvoudig gesteld heeft FM-software een revolutie teweeggebracht in werkplekkenbeheer en organisaties geholpen hun duurzaamheidsdoelstellingen te realiseren. Maar veel Facility Management-professionals realiseren zich niet dat de nieuwste generatie Facility Management-software ook kan worden gebruikt om de strategische toekomstplannen van de organisatie verder vorm te geven. Verander uw manier van denken, verander de toekomst Om de toekomst werkelijk te beïnvloeden, is het noodzakelijk verder te kijken dan het inzetten van FM-software enkel en alleen om uw bestaande fysieke infrastructuur te onderhouden en kosten te beheersen. Hoe kunt u uw softwareoplossing zo inzetten dat deze de kernactiviteiten zo optimaal mogelijk ondersteunt en de financiële resultaten van de organisatie positief beïnvloedt? Voorbeelden hiervan zijn: Het ontwikkelen van een gebouwinfrastructuur die de uitvoering van bedrijfsprocessen faciliteert en de samenwerking tussen mensen optimaliseert. Het verbeteren van het leefklimaat in een gebouw. Het verhogen van de veiligheid zowel fysiek als virtueel van een gebouw. Een uitdaging? Niet als u weet waar u naar op zoek bent. Kijk vooruit, vandaag al In dit white paper bespreken we hoe de volgende generatie Facility Managementsoftware organisaties kan helpen de manier waarop ze werken te veranderen, op zes belangrijke gebieden. Deze zes onderwerpen zijn: Laat uw vastgoed beter en slimmer renderen. Creëer een mobiele cultuur. Omarm de alternatieve werkplek. Garandeer dat technologie uw medewerkers ondersteunt (en niet andersom). Zorg dat het licht blijft branden. Bescherm uw medewerkers. planonsoftware.com Nieuwe generatie facility management-software 3

4 1. Laat uw vastgoed beter en slimmer renderen De economische crisis heeft ervoor gezorgd dat veel FM-professionals het onderhoud van gebouwen hebben uitgesteld. De aanhoudende wereldwijde afname van de waarde van vastgoed veroorzaakt door een overschot op de markt dwingt organisaties balans te brengen in de hoeveelheid eigen versus aangehuurd vastgoed. Het overschrijden van de oorspronkelijke levensverwachting van vastgoed In plaats van hun vastgoedportfolio s uit te breiden, zijn de meeste organisaties gefocust op het maximaliseren van hun financiële resultaten. FM-professionals wordt steeds vaker de vraag gesteld wat de beste strategie is: onderhouden, renoveren, versoberen of slopen van bestaande gebouwen en de bijbehorende infrastructuur? Om dit in perspectief te zetten: de verwachting is dat in de toekomst ongeveer 85% van de budgetten wordt besteed aan mensen en slechts 15% wordt aan faciliteiten (1). Organisaties blijven langer gebruik maken van hun bestaande voorzieningen. De verwachting voor het komende decennium is dat meer en meer westerse organisaties de oorspronkelijke geprognosticeerde levensverwachting van hun vastgoed steeds verder overschrijden. De toekomst is flexibel Om optimaal te profiteren van deze omstandigheden (en alle ontwikkelingen die nog komen gaan) is het noodzakelijk om flexibel te zijn en snel mee te kunnen bewegen met de veranderende behoeften van uw organisatie. U heeft een strategie nodig. Voor het opstellen van toekomstige scenario s tot het in kaart brengen van beschikbare ruimte, om zo huidige bedrijfsmiddelen en faciliteiten af te kunnen stemmen op toekomstige behoeften. Met de nieuwe generatie Facility Management-software beschikt u bovendien over: Eén centrale, betrouwbare bron van kwalitatief hoogwaardige data die de kosten van uw vastgoed inzichtelijk maakt en de financiële, technische en functionele prestaties van uw portfolio maximaliseert. Zo garandeert u compliance en afstemming van uw vastgoedportfolio op de toekomstige strategie van uw organisatie. Een oplossing waarmee u uw strategie ten aanzien van het plannen en optimaliseren van het aantal, de grootte en de waarde van uw gebouwen kunt bepalen. Bovendien kunt u hun functie en conditie monitoren. Alle gegevens over uw vastgoed vastgelegd in één centrale database. Zo maakt u een einde aan informatie die is verspreid over losse spreadsheets en verschillende IT-systemen. Een tool om bezetting en leegstand te monitoren, en tevens de toekomstige vraag naar vastgoed, faciliteiten en diensten kunt inschatten. Consistente gegevens en compliant databeheer die integrale ondersteuning van al uw vastgoedprocessen garanderen en leiden tot betrouwbare managementinformatie. Proactieve monitoring van de dienstverlening en inzicht in de kosten, kwaliteit, Service Level Agreements (SLA s) en prestaties van leveranciers. Dit helpt de kans op fouten, doorlooptijden en kosten te reduceren. Integratie van FM-software met Building Information Modeling (BIM) dicht de informatiekloof tussen architectuur, engineering en constructie (AEC) enerzijds, en de beheer- en onderhoudsfase van een gebouw anderzijds. Dit betekent dat er al gedurende de ontwerpfase van een gebouw rekening kan worden gehouden met de impact die bepaalde beslissingen hebben op Facility Management. Hiermee zorgt u ervoor dat de prestaties van een gebouw verbeteren en de beheersactiviteiten tijdens de volledige levenscyclus van het gebouw efficiënter kunnen worden uitgevoerd. 4 Nieuwe generatie facility management-software planonsoftware.com

5 Volgende generatie FM-software stelt u in staat om uw FM- en vastgoedprocessen aan te sluiten op andere softwareoplossingen zoals ERP-, Finance-, HR-, Building Management- en Geografische Informatiesystemen. Dit stelt u in staat het aantal point solutions dat uw organisatie gebruikt te verminderen en zo kosten te verlagen. Eén integrale, configureerbare oplossing garandeert afstemming met autorisatiebeleid, veranderende bedrijfsprocessen of wijzigende behoeften. Uiteindelijk stelt moderne FM-software u in staat om uw vastgoedportfolio af te stemmen op de veranderende wensen en eisen van organisatie, zelfs als uitbreiding of nieuwbouw geen optie is. En mocht dit wel tot de mogelijkheden behoren, dan beschikt u over alle instrumenten die u nodig heeft om uw strategie ten aanzien van vastgoed en faciliteiten af te stemmen op te toekomstige organisatiestrategie. 2. Creëer een mobiele cultuur De workforce van vandaag de dag verschilt sterk met die van tien jaar geleden. Deze snel veranderende dynamiek stelt facility managers voor de uitdaging om flexibele en innovatieve manieren te vinden om aan hun behoeften te voldoen. De grootste uitdaging ligt in de sterke opkomst van mobiliteit. Medewerkers die om negen uur op kantoor komen en om vijf uur weer vertrekken zijn niet langer de standaard. De bezettingsgraad van een gemiddelde werkplek is inmiddels gedaald tot beneden de 50%. Een groot deel van de medewerkers heeft bovendien verplichtingen in de vorm van zorg voor kinderen of ouders. Daardoor neemt de behoefte aan flexibiliteit in termen van tijd op kantoor verder toe. Op dit moment werkt ongeveer 20% van de medewerkers al flexibel en dit aantal zal naar verwachting verdubbelen de komende drie jaar. De volgende stap in mobiliteit Organisaties die de behoefte aan flexibiliteit en mobiliteit erkennen zijn beter in staat om talent aan te trekken en een omgeving te creëren waar mensen productief kunnen werken. In 2014 overtrof het aantal mobiele devices met toegang tot internet voor het eerst het totaal aantal desktops en laptops met internettoegang (2). De volgende generatie FM-software stelt u in staat om flexibele, mobiele manieren van werken te ondersteunen door: Best practices voor zowel vaste als flexibele werkplekken te ondersteunen, waardoor organisaties hun werkplekstrategieën kunnen herzien. Medewerkers toegang te geven tot alle dienstverlening die ze nodig hebben, waar en wanneer ze die nodig hebben. Allemaal via hun mobiele devices. Sensortechnologie te ondersteunen waardoor medewerkers ruimten en bedrijfsmiddelen kunnen vinden en reserveren die passen bij hun werkzaamheden. Door sensoren met elkaar te verbinden kunt u een smart building of informatienetwerk creëren, binnen één gebouw of over geografisch verspreide faciliteiten. De Big Data afkomstig uit deze sensortechnologie te gebruiken om inzicht te krijgen in gebruikspatronen van werkplekken. Dit geeft u de mogelijkheid om strategieën te bedenken die passen bij de eisen van de steeds mobieler wordende medeweker. Dit soort data heeft Microsoft in staat gesteld om haar energiekosten met $ 1,5 miljoen terug te brengen, terwijl nog niet eens alle gebouwen zijn uitgerust met dit soort sensortechnologie (3). Uitgebreide KPI s te leveren over actueel ruimtegebruik, zodat u uw medewerkers passend kunt huisvesten en verdere verbeterpunten kunt identificeren. Met nieuwe generatie Facility Managementsoftware kunt u uw medewerkers het werkklimaat, de dienstverlening en de flexibiliteit bieden die ze nu nodig hebben en kunt u tegelijkertijd een strategie voorbereiden die past bij de behoeften van morgen. planonsoftware.com Nieuwe generatie facility management-software 5

6 3. Omarm de alternatieve werkplek Onderzoek van Gartner laat zien dat de focus van werk verandert van hoe het wordt uitgevoerd naar door wie het wordt uitgevoerd. En belangrijker voor FMprofessionals: de plek waar het wordt uitgevoerd. Organisaties implementeren nieuwe werkplekconcepten om samenwerking, kennisdeling, flexibiliteit, snelheid, innovatie en productiviteit te bevorderen. Het resultaat: de alternatieve werkplek. Werken outside-the-box De alternatieve werkplek is een combinatie van niet-traditionele plekken en locaties die een aanvulling of vervanging vormen op het traditionele kantoor. De alternatieve werkplek heeft zich ontwikkeld onder druk van de wereldwijde economische crisis, technologische ontwikkelingen en duurzaamheidsdoelstellingen. Organisaties gingen op zoek naar nieuwe manieren van werken: om kosten te verlagen, de inzet van bedrijfsmiddelen te optimaliseren en de flexibiliteit rondom de werkplek te vergroten. Niet geheel verrassend heeft Forbes onthuld dat 82 van de top 100 Best companies to work for medewerkers toestaat 20% van de tijd buiten kantoor te werken. Verhogen van productiviteit Om het volledige potentieel te ondersteunen dat technologie biedt om de alternatieve werkplek te realiseren, moeten organisaties in staat zijn om het gebruik van zowel traditionele als alternatieve werkplekken vast te leggen én te begrijpen. Moderne FM-software is een belangrijk stukje van de puzzel omdat het ondersteunt bij: Het implementeren van efficiënt ruimtebeheer. En tegelijkertijd het ontwikkelen van innovatieve werkplekstrategieën die passen bij de veranderende behoeften van uw organisatie. Het registreren van alle relevante gegevens (zoals ruimten, werkplekken, vloeroppervlakte, CAD-tekeningen, afdelingen en mensen) in één centrale database. De eerste stap naar professioneel ruimtebeheer en werkplekinnovatie. Het toewijzen van ruimten en werkplekken. Van vaste en gedeelde werkplekken richting alternatieve werkplekken en dynamisch ruimtegebruik. Het voortdurend monitoren van gebruik, zodat u ruimtegebruik verder kunt optimaliseren. Nieuwe generatie Facility Managementsoftware biedt u alle informatie die u nodig heeft om een werkplekstrategie te formuleren waarmee u uw medewerkers laat kiezen voor die werkplek die past bij hun activiteiten van dat moment. Hierdoor reduceert u niet alleen kosten, maar verhoogt u tevens de productiviteit van uw organisatie. 6 Nieuwe generatie facility management-software planonsoftware.com

7 4. Garandeer dat technologie uw medewerkers ondersteunt (en niet andersom) De noodzaak tot samenwerken en het aanwakkeren van creativiteit zorgt ervoor dat organisaties gaan nadenken over waar en hoe mensen samenkomen om nieuwe kennis en ideeën te genereren. Co-creatie stelt organisaties in staat om complexe problemen op te lossen en te innoveren. Vooruitstrevende organisaties zijn bezig met het creëren van in-house, co-creatie-omgevingen. Een omgeving die ruimte biedt om te leren en te connecten en zo bijdraagt aan productiviteit en medewerkerstevredenheid. Technologie speelt een belangrijke rol bij het realiseren van deze plannen. De slimme manier van werken Slimme technologie geleverd vanuit de Cloud is een enabler van samenwerking. Overal en op elk moment. Het is niet verrassend dat dit soort technologie hét trending topic is voor FM-professionals die op zoek zijn naar efficiency en strategische verandering. Moderne FM-software stelt u in staat de kracht van de Cloud benutten en de samenwerking te faciliteren waar organisaties naar op zoek zijn: Biedt altijd en overal toegang tot diensten en kennis. Integreer dienstverlening en verhoog de productiviteit. In lijn met de doelstellingen van uw organisatie. Monitor voortdurend de prestaties van leveranciers en zorg zo voor efficiency in aanbesteding en uitvoering van dienstverlening. Realiseer kostefficiency door standaardisatie van bedrijfsprocessen door gebruik te maken van één centrale applicatie. Of het nu gaat om lokale of wereldwijde processen. Profiteer van gestroomlijnde en geïntegreerde processen, wat resulteert in een betere, snellere verwerking. Kortom, geef uw medewerkers de vrijheid om te werken waar en wanneer ze dat willen, terwijl u tegelijkertijd de controle behoudt die u nodig heeft om strategische toekomstplannen te maken. planonsoftware.com Nieuwe generatie facility management-software 7

8 5. Zorg dat het licht blijft branden Organisaties staan aan de vooravond van een grote transformatie. De komende tien jaar zullen nieuwe slimme bedrijfsmiddelen en faciliteiten in ongekend grote aantallen onze kantoren, fabrieken en huizen binnenkomen. We zien bovendien een snelle convergentie van nano-technologie, biotechnologie en informatie- en communicatietechnologie. Daarnaast zien we een versnelling van technologische ontwikkelingen en een toenemende uitwisseling van informatie tussen ontwikkelde en ontwikkelingslanden. En er is meer. Nieuwe materialen, nieuwe technologieën, het toegenomen gebruik van autonome robotica, het internet of things waarin objecten en mensen met elkaar in verbinding staan en virtueel communiceren. Het zijn allemaal veroorzakers van snelle en een onomkeerbare verandering. Omdat deze slimme bedrijfsmiddelen en faciliteiten in een aantal gevallen een verlengstuk of vervanging van mensen vormen, is hun grootste impact minder zichtbaar. Namelijk: wat gebeurt er als de machines falen? Garandeer business as usual Naarmate organisaties steeds afhankelijker worden van deze opkomende (en in toenemende mate essentiële) technische vooruitgang, wordt het waarborgen van de continuïteit steeds meer een bedrijfskritische verantwoordelijkheid. Eentje die op de schouders van de FM-professional terecht komt. Next generation FM-software zorgt ervoor dat u een veilige, stabiele, always-on werkomgeving kunt leveren. Nu én in de toekomst. Automatische signaleringen zorgen ervoor dat uw medewerkers snel op de hoogte zijn van een mogelijk probleem. Geïntegreerde analysetools helpen potentiële zwakke punten te identificeren, zodat u deze kunt aanpakken. Nog voordat ze een probleem veroorzaken. Onderhoudsregimes garanderen justin-time en fit-for-purpose onderhoud voor elk type werkplek, bedrijfsmiddel of installatie. En omdat moderne FM-software kan worden geïntegreerd met uw gebouwbeheer-, veiligheids- of toegangsbeheersysteem heeft u volledige controle over de belangrijkste factoren die een negatieve invloed kunnen hebben op de bedrijfscontinuïteit. Samengevat; met de volgende generatie FMsoftware bent u voorbereid op of voorkomt u vrijwel elk risico lang voordat het een bedreiging vormt voor de continuïteit van uw organisatie. 8 Nieuwe generatie facility management-software planonsoftware.com

9 6. Bescherm uw medewerkers We worden geconfronteerd met een war for talent. Op dit moment is de babyboomgeneratie breed vertegenwoordigd in het gemiddelde personeelsbestand en deze generatie gaat binnenkort massaal met pensioen. Schattingen voorspellen dat tot 2030 ongeveer mensen per dag de leeftijd van 65 jaar zullen bereiken (4). Met dit soort cijfers is het eenvoudig te zien waarom er sneller gaten zullen ontstaan dan we kunnen vullen met de huidige workforce. De verwachting is daarom dat de war for talent de komende tien jaar alleen maar verder zal toenemen. Om de meest getalenteerde en slimste medewerkers aan te trekken, moeten organisaties erop zijn voorbereid dat ze tegen het licht worden gehouden. Potentiële medewerkers onderzoeken of het imago van de werkgever en de waarden van de organisatie passen bij die van henzelf. En gegeven de toenemende aandacht voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen zal ook het duurzaamheidsbeleid van organisaties een belangrijke rol spelen in de werving van nieuwe medewerkers. Vooruitstrevende organisaties realiseren zich dit al. Nadenken over morgen, vandaag al resultaten zien Google opent wekelijks vierkante meter nieuwe kantoorruimte. Hierbij wordt het gebruik van materialen op de zogenaamde red list vermeden (5). Natuurlijk is Google niet de enige organisatie die het onderwerp duurzaamheid hoog op de corporate agenda heeft staan. De verwachting is dat duurzaamheid in verschillende landen en industrieën het komende decennium een belangrijk thema blijft. Gelukkig kunt u gebruik maken van moderne FM-software om vandaag al: Inzicht te krijgen in een breed scala aan duurzaamheidskengetallen en de onderlinge relatie tussen consumptie, emissie en kosten inzichtelijk te maken. Aan de hand van deze kengetallen directe verbetermogelijkheden te identificeren. Te profiteren van de analyse-instrumenten die de software biedt, gebaseerd op wet- en regelgeving en best practice standaarden (zoals BREEAM en LEED). Eenvoudig vooruitgang te blijven monitoren nadat de eerste verbetermogelijkheden zijn geïmplementeerd. Nieuwe generatie Facility Managementsoftware biedt u alle instrumenten die u nodig heeft de duurzaamheidsambities van uw organisatie te realiseren. De resultaten hiervan zullen uw organisatie (en de wereld) vooruit helpen. planonsoftware.com Nieuwe generatie facility management-software 9

10 Nu is het tijd om strategisch te worden De komende tien jaar worden het bedrijfsleven, de industrie en de samenleving geconfronteerd met een breed scala aan nieuwe uitdagingen en kansen. We zien nu al snelle veranderingen als gevolg van de steeds snellere technologische ontwikkelingen, de creatie van nieuwe, voorheen onbekende technologieën en alle diensten die we met deze technologie kunnen creëren. Dit creëert nieuwe behoeften die op hun beurt weer leiden tot nieuwe serviceconcepten en geheel nieuwe manieren van zakendoen. Het is aan u als vooruitstrevende Facility Managementprofessional om voorop te blijven lopen en meer te doen dan enkel het in stand houden en onderhouden van de bestaande fysieke infrastructuur en het beheersen van de kosten. Volgende generatie Facility Managementsoftware geeft u de instrumenten die u nodig heeft. Gebruik ze om strategische initiatieven te bedenken en te ontplooien. Zodat u niet enkel in staat bent de realiteit van vandaag te beheren en te verbeteren, maar ook bent voorbereid op morgen. De toekomst begint vandaag. Met meer dan dertig jaar ervaring in het FMIS-domein is Planon een internationale, marktleidende softwareleverancier die organisaties ondersteunt bij het stroomlijnen van hun vastgoed-, facilitaire- en service management-processen. Planon s geïntegreerde, toekomstbestendige oplossingen leveren betrouwbare managementinformatie. Meer dan klanten profiteren van Planon s innovatieve oplossingen, ondersteund door een wereldwijd netwerk van eigen kantoren. Planon wordt al jaren achtereen door Gartner een toonaangevend, onafhankelijk technologie onderzoeksbureau gepositioneerd in het Leader-kwadrant van haar Magic Quadrant voor IWMS (Integrated Workplace Management System). Meer leren over Planon s FMIS-oplossing? Bezoek dan planonsoftware.com of volg ons op Twitter Referenties: (1) ISS 2020 Vision Scenarios for the Global Facility Management Industry (2) smartinsights.com: Mobile Marketing Statistics 2015 (3) facilitiesnet.com: Microsoft uses big data to manage buildings (4) safebuilt.com: Training for the silver tsunami (5) fairsnape.com: Architects and Green Deal 10 Nieuwe generatie facility management-software planonsoftware.com