Aristoteles - Grieks filosoof (384 v.c v.c.) Analysedocument case: MediaGiants 1. Inleiding 1

Transcriptie

1 "Ik noem hem dapperder die zijn begeerten overwint dan hij die over zijn vijanden zegeviert; want de moeilijkste overwinning is de overwinning op zichzelf." Aristoteles - Grieks filosoof (384 v.c v.c.) Analysedocument case: MediaGiants 1. Inleiding 1

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding De Opdrachtgever De opdracht Structuur rapportage Interne analyse van MediaGiants Analyse van processen Analyse orderverwerking Analyse van de afdelingen Productanalyse Analyse van waardeketen Primaire activiteiten Personeelsmanagement Technologie ontwikkeling Organisatiestructuur Informatie voorziening Omgevingsanalyse Algemene organisatie omgeving What business are we in benadering Transactionele en contextuele omgeving Indirecte organisatie omgeving Sociaal-culturele factoren Technologische factoren Economische factoren Politiek-jurische factoren Directe organisatie omgeving Concurenten en potentiele toetreders De probleemanalyse Sterktes Preferred Suppliers Database publishing Support voor multilingual producties Vakmanschap DTP Full service Prepress Analysedocument case: MediaGiants 1. Inleiding 2

3 4.2 Zwaktes Alleen prepress Klantencommunicatie Beperkte werkplekken / software Weinig samenwerken Bedreigingen Invoering van gratis schoolboeken Internet integratie Papier en energie Lagelonenlanden Kansen Digital publishing een stap verder Echte fusie met HeroCommunicators Voortijdig inspelen op strengere milieueisen Het SWOT schema Conclusie Bijlage I: Commerciele informatie in-een-notendop Analysedocument case: MediaGiants 1. Inleiding 3

4 1. Inleiding 1.1 De Opdrachtgever MediaGiants is een Nederlands productie bedrijf dat gesitueerd is in Engelen. Het bedrijf focust zich op de prepress activiteiten binnen de drukkerswereld. Het bedrijf is vooral actief binnen de uitgeverswereld en produceert onder meer catalogi, (educatieve) boeken, tijdschriften, losbladige uitgaven en retailproducties (bijv. reclamefolders). Ook wetboeken is een productcategorie, in opdracht van de Ministeries van Algemene Zaken, Binnenlandse Zaken en Justitie. MediaGiants is onlangs overgenomen door HeroCommunicators. Dit om een compleet productieproces aan de klant te kunnen aanbieden en daarmee tevens een sterke positie in de arbeidsmarkt te kunnen waarborgen. Ook HeroCommunicators opereerde in de markt voor educatieve uitgaven en tijdschriften en is gevestigd in s-hertogenbosch. Deze fusie bracht het werknemers aantal op De opdracht De opdracht voor MediaGiants luid als volgt: Maak een analyse van de problemen die zich afspelen tussen de verschillende belanghebbende partijen binnen MediaGiants. Formuleer daarbij oplossingen die kunnen bijdragen aan het bereiken van de organisatiedoelstelling. In dit advies moet tevens concreet vermeldt worden in hoeverre een portal kan bijdragen aan het bereiken van de doelstelling. Het doel is dan ook het bedenken van oplossingen voor de ontstane problemen binnen MediaGiants. Om dit doel te kunnen bereiken is het nodig om eerst een grondige analyse van MediaGiants te maken. Hiervoor zullen een aantal analyse methodes gebruikt worden. Die zowel intern als extern een beeld geven over hoe MediaGiants in elkaar zit. De interne en externe analyse zal de basis vormen voor de SWOT analyse. Het resultaat uit deze analyse zal besproken worden. Allereerst zullen we de interne analyse omzetten in de SWOT analyse. Daarbij bespreken we eerst de sterktes en zwaktes van de organisatie. Vervolgens volgt het externe deel en bespreken we de kansen en bedreigingen. Waar nodig zal een oplossing voor de zwakke punten in de organisatie worden voorgesteld. Rekeninghoudend met alle factoren die zich afspelen binnen het bedrijf. Tot slot zal er nog een voorstel worden gedaan ten behoeve van het Portal en in welke mate een portal kan bijdrage aan het bereiken van de organisatie doelstelling. 1.3 Structuur rapportage In hoofdstuk twee zal de interne analyse worden behandeld. Hierin bekijken we de informatie stromen binnen MediaGiants. Ook komen de diensten en het diensten pakket aan bod. In hoofdstuk 3 zal de externe analyse worden behandeld. Deze twee hoofdstukken zullen de fundering vormen voor de SWOT analyse welke in hoofdstuk 4 gevormd wordt. Tot slot presenteren wij in hoofdstuk 5 een aantal door ons bedachte oplossingen. Hierin word bekeken in welke hoedanigheid een portal kan bijdragen aan het verbeteren van de informatiestroom tussen de diverse gegadigden binnen en buiten MediaGiants Analysedocument case: MediaGiants 1. Inleiding 4

5 2. Interne analyse van MediaGiants 2.1 Analyse van processen MediaGiants is een bedrijf wat haar diensten baseert op prepress diensten. Dit is het proces dat vooraf gaat aan het drukwerk. De dienstenportefeuille van MediaGiants bestaat uit de volgende onderdelen: projectleiding, auteurbegeleiding, content analyse, redactionele diensten, beeldverwerving en ontwerp. Naast de traditionele diensten heeft MediaGiants ook nog een horizon verbredende dienst: Database Publishing. Dit is een dienst waarbij de klant bestaande informatie uit bijv. een ERP pakket direct in een web-based sjabloon kan laden om vervolgens door te sturen naar de drukker. Dit is aantrekkelijk voor de klant omdat het tijd en geld bespaart Analyse orderverwerking Hieronder een flowchart van de orderverwerking: Waar de order binnenkomt is afhankelijk van het feit of de order reeds eerder is geplaatst bij MediaGiants. In dit geval zal de order direct naar orderbegeleiding worden geplaatst. Zo niet, zal de order eerst bij de directie terecht komen om vervolgens alsnog naar orderbegeleiding gestuurd te worden. Nadat de order door orderbegeleiding is verwerkt en in gang wordt gezet, wordt de order naar de afdelingen beeld en tekst gestuurd. De afdeling tekst houdt zich voornamelijk bezig met de conversie van bestaande teksten in de voorgeschreven xml/sgml standaarden. Dit is over t algemeen een geautomatiseerd proces. Op het moment dat er een beeldgedreven order in productie is wordt het lastiger om standaard teksten te converteren. Dit omdat de beelden vaak op variabelen plekken moeten worden geplaatst. Dit leent zich dan ook minder snel voor een geautomatiseerd proces. Er wordt echter vaak wel gekeken (in samenwerking met systeem beheer) hoe ook dit proces geautomatiseerd kan worden. Daarnaast houdt de afdeling beeld zich bezig met het optimaliseren van de afbeeldingen gebruikt in de order. Vervolgens gaat de order naar DTP, die zich richten op de layout. Vervolgens vindt de correctieronde plaats waarbij voorafgaand overleg is gepleegd met de opdrachtgever. Vervolgens het document als certified-pdf, een door systeembeheer bewaakte standaard, door te sturen naar een drukker Analyse van de afdelingen Binnen MediaGiants zijn er een aantal primaire bedrijfsprocessen. Deze onderdelen zijn: 1. Bureauredactie 2. Beeldredactie en verwerving 3. Contentanalyse, DTD s, conversie en standaardisering 4. Pre-publishing activiteiten 5. Database publishing 6. Workflow-oplossingen voor coproducties of multi-lingual producties Analysedocument case: MediaGiants 2. Interne analyse van MediaGiants 5

6 De afdeling bureauredactie is verantwoordelijk elijk voor het tekstuele gedeelte van de order. Waarbij in het bijzonder aandacht besteed wordt aan consequent taal- en woordgebruik, gebruik van juiste spelling en eventuele correcties die toegepast moeten worden op de teksten. Beeldredactie draagt zorg voor het beeldmateriaal dat in de orders wordt gebruikt. Ook wordt beeldmateriaal vaak toegepast in digitale leeromgevingen bij bijvoorbeeld schoolboeken. De content analyse is een belangrijke schakel binnen het geheel. Dit proces zorgt ervoor dat de informatie volgens een (door de afdeling zelf) DTD word opgemaakt en verrijkt. Het proces pre-publishing publishing heeft 2 kern processen. Vormgeving en opmaak alsmede lithografie en proeven; waarbij de benodigde afbeeldingen en overige beelddata worden bewerkt tot het gewenste niveau, ingesloten worden in een beeldbank en vervolgens beschikbaar wordt gesteld voor de klant. Database publishing is een specialisme. Het verreist een veel inzicht in hoe men haar content vervaardigd en opmaakt. Daarnaast is een veel informatica kennis verreist. Database publishing is naast het traditionele pre-press press proces één van de twee kernactiviteiten van MediaGiants. Naast de eerder genoemde processen heeft MediaGiants heeft methode bedacht om coproducties en meertalige project beter te kunnen managen. Hier wordt gebruik gemaakt van het softwarepakket Progresso 2.2 Productanalyse In dit onderdeel zal het totale producten (diensten) pakket geanalyseerd worden. Dit gebeurt door middel van de BCD (Boston Consultancy Group) Matrix. In de BCG-matrix worden producten of (functionele) bedrijfseenheden beoordeeld op een tweetal kenmerken: het relatieve marktaandeel dat het bepaalde product of haar bedrijfseenheid heeft verworven ten opzichte van de grootste speler in de markt het groeipotentieel van de markt voor dat product of haar bedrijfseenheid. De productportefeuille van Mediagiants van MediaGiants bestaat uit 5 hoofd categorieën. Dit zijn; Educatieve boeken, losbladige (pamfletten/flyers), wetboeken, tijdschriften en database publishing. In deze matrix wordt groei potentieel op de verticale as weergeven en het relatiefmarktaandeel op de horizontale as. De grote van de productcirkel geeft de relatieve omvang van het product aan. Product legenda Database publ. Educatieve boeken Ster Vraagteken Losbladige Tijdschriften Wetboeken Melkkoe Gebeten Hond *Bovenstaande gegevens op basis van informatie uit bijlage één. BCG matrix opgesteld aan de hand van resultaten in Analysedocument case: MediaGiants 2. Interne analyse van MediaGiants 6

7 Wat als eerste opvalt is dat één vak van de matrix leeg is. Dat is de Gebeten Hond. De Gebeten Hond heeft een klein marktaandeel in een volwassen markt. Dit is, met uitzondering van bepaalde strategische belangen, een prima vooruitzicht. Normaal gesproken zal een Gebeten Hond worden afgestoten omdat het een laag aandeel heeft in een niet groeiende markt. Indien het bedrijf geen strategisch belang bij dit product heeft, dient zij het product af te stoten. Bovenstaande matrix laat zien dat in de wetboeken in het kwadrant Melkkoe staan. Producten die in het kwadrant melkkoe staan, illustreren de lage groei potentie van de markt. Tegelijkertijd geeft het ook aan dat het marktaandeel wel groot is. Het kwadrant Melkkoe geeft dus aan dat er flink geld wordt verdiend in een stabiele ontwikkelde markt. Daarnaast is te zien dat het groei potentieel van de overige markten waar MediaGiants zich in bevindt hoog is. Zo is te zien dat het grootste product binnen MediaGiants, de educatieve boeken, een Ster is. Een Ster heeft een hoog marktaandeel in een groeimarkt. Een Ster dient men te behouden en in te investeren. Om zo voorsprong op de concurrent te houden en zich te ontwikkelen tot een Melkkoe. De tijdschriften, database publishing en losbladige zijn Vraagtekens. Vraagtekens hebben een klein marktaandeel in een groeimarkt. Het is nog onzeker of dit een Star of een Gebeten hond zal worden. Afhankelijk van de ontwikkelingen van het product en de markt, zal deze dus een Gebeten Hond of een Ster worden. 2.3 Analyse van waardeketen Voorafgaand aan het analyseren van de waardeketen eerst een kort overzicht van de productieketen van het bedrijf. Let er wel op dat de productieketen geen vaste volgorde is waarin activiteiten zich plaatsvinden, het is mogelijk om op elk gewenste plek in te stappen of uit te stappen als klant. Daarnaast hoeft de volgorde niet altijd hetzelfde te zijn. De dynamische development methode. Verkoop (opdracht binnenhalen) - Ordervoorbereiding - Bureauredactie Beeldredactie Contentanalyse Vormgeving en opmaak Facturatie Om de waardeketen goed te kunnen beoordelen splitsen wij de analyse op in de verschillende aspecten die invloed hebben op de waarde van de producten Primaire activiteiten De primaire activiteiten bij het bedrijf zijn niet lineair omdat er voornamelijk diensten worden verkocht en geen producten. Deze diensten worden gecombineerd in een volgorde die past bij de opdracht. Wel is er een vaste volgorde van primaire activiteiten te onderscheiden. Klantenwerving > Ordervoorbereiding > Prototype / Ontwerpen > Redactionele controle > Definitief ontwerp De klantenwerving Over de klantenwerving is niet heel veel bekend. Omdat deze markt werkt met preferred suppliers is het erg moeilijk nieuwe klanten te werven en zal het grootste gedeelte van de klanten van het Bedrijf ook bestaan uit vaste klanten. Bij klantenwerving wordt de waarde bepaald door de manier van werven te analyseren. Welke methoden leveren, welke klanten op? Mond tot mond reclame wordt zover bekend niet gemeten, dus hierover kan ik geen uitspraken maken Ordervoorbereiding Bij diensten is het zeer belangrijk de klant tevreden te houden omdat hier niet met een kant en klaar product gewerkt wordt. Wat bij diensten en in het geval van het bedrijf ook veel fouten oplevert is de communicatie. In het geval van de ordervoorbereiding is het zo dat de wensen van de klant worden vertaald tot een opdracht die naar de onderliggende (productie) afdelingen wordt gecommuniceerd. Analysedocument case: MediaGiants 2. Interne analyse van MediaGiants 7

8 Een goed omschreven opdracht is daarom de belangrijkste factor in het verhogen van de waarde. Wanneer de opdracht goed is omschreven zonder onduidelijkheden en het de daadwerkelijke mensen zijn van de klant zal dit tijd schelen in de opvolgende fasen Prototypen en Ontwerpen Het prototype is de eerste uitwerking van de opdracht. Dit is in veel gevallen een samenwerking van verschillende afdelingen. Hierbij zijn, afhankelijk van de opdracht afdelingen als DTP, beeldbewerking, conversie, bureauredactie, opmaak en naleestafel betrokken. Bij al deze afdelingen is één factor te noemen als waardeverhogend die voor allen geldt namelijk professionaliteit. Het zijn allen diensten die erg op de professionaliteit, vaardigheden en creativiteit van de medewerkers rusten. Uniformen (de formats, niet kleding) dragen bij aan de waarde van diensten omdat goed werkende uniformen een garantie is dat alle producten hetzelfde zullen zijn. Innovatie kan in deze markt erg veel betekenen voor de waarde van de producten. Het toepassen van verbeterende, efficiëntere technieken maar ook rages. De innovatie loopt momenteel te veel achter, ondanks de implementatie van digitaal publiceren weten de verantwoordelijke personen (orderbegeleiders) niet genoeg van de verschuivingen in de markt af Redactionele controle De controle is eigenlijk de belangrijkste stap in de waarde van het product in het gehele proces. Wanneer een product (bijvoorbeeld een boek) naar de klant gaat met fouten erin zowel op gebied van tekst of vormgeving dan kan dit leiden tot het verliezen van de klant en zelfs gezichtsverlies voor het bedrijf. De waarde van het product kan op geen andere plek zo hoog verhoogd worden dan bij de redactionele controle. Door de standaarddocumenten en reglementen (stijlboeken) up-to-date te houden en de wensen van de klanten goed te begrijpen (orderbegeleiding) kan er een zeer efficiënte controle worden uitgevoerd. Hoe efficiënter / preciezer de controle, de hoger de waarde gain op het product Definitief ontwerp Bij het definitief ontwerp gelden voor een groot gedeelte dezelfde waarde factoren als voor De producten zullen in de meeste gevallen het bedrijf verlaten om afgerond te worden in een drukkerij of repro. Dit betekend dat dit de laatste mogelijkheid is om de waarde van het product te verhogen. Dit kan bij het definitief door voor goede afstemming te zorgen met de vervolgpartij. Het op orde hebben van de laatste versies van alle benodigde software en PDF profielen te verzamelen van alle printers, kopiers en drukkerijen Conclusie over primaire activiteiten Voor verbetering van diensten is voornamelijk professionele kennis en goede communicatie doorslaggevend voor de grootst mogelijke verschuivingen in de waardeketen van een product. Deze factoren kan beide aan gewerkt worden door verbetering van de communicatie. Hierover zal meer duidelijk worden bij Personeelsmanagement. Door automatisering heeft het productieproces al een verbetering doorgemaakt. Het toepassen van standaarden, stijldocumenten en digitale publicaties draagt hier zeker aan bij. Hierover meer bij Technologische ontwikkeling Personeelsmanagement Personeelsmanagement is een ondersteunende activiteit die direct invloed heeft op de primaire activiteiten. In het bedrijf draait de personeelsmanagement (HRM) om resources, er is in totaal 36 FTE beschikbaar op productieniveau. Het bedrijf maakt gebruik van een F - indeling waarbij het Analysedocument case: MediaGiants 2. Interne analyse van MediaGiants 8

9 personeel is ingedeeld op functie en samen aan dezelfde producten / diensten werken. Het bedrijf geeft aan iedere werknemer als een gelijke te zien. Het is echter zo dat er duidelijke verschillen en niveaus zijn aan te brengen. De orderbegeleiders hebben direct toezicht op de onderliggende afdelingen. Tevens staan de orderbegeleiders en alle facilitaire afdelingen onder direct toezicht van de directie. Dit alles geeft een duidelijke managementstructuur aan die nader wordt toegelicht bij Organisatiestructuur Ziekte en uitval Ziekte en uitval is momenteel een punt wat veel invloed heeft op het productieproces, specifiek de waarde van de producten. Volgens de protocollen zijn er duidelijke omschrijvingen van opdrachten, standaarden en stijl boeken beschikbaar zodat wanneer er werkt van iemand moet worden overgenomen dit probleemloos zou moeten kunnen. Dit blijkt echter niet het geval te zijn. Dit komt doordat wijzigingen in processen vaak niet direct worden doorgevoerd in de standaarden. Ook worden correcties en opmerkingen van klanten vaak niet duidelijk geformuleerd of genoteerd. Een voorbeeld hiervan zijn correcties op een aantekening in een willekeurige lade van een orderbegeleider. Wanneer er ergens een oplossing voor moet worden gevonden wordt dit vaak niet gecommuniceerd met de orderbegeleider. Er is veel onderlinge afstemming op de werkvloer, dit is echter geen georganiseerde onderlinge afstemming. Deze bestaat voornamelijk uit informele overleggen en contacten Standaarden van werkprocessen Door de invoering van XML en digitale publicatie zijn er opties geopend voor standaarden van werkprocessen. Omdat er veel gewerkt wordt met maatwerk voor klanten kan dit niet volledig maar het is wel zichtbaar dat er meer met dit coördinatiemechanisme wordt gewerkt. Er is wel een duidelijke reden te formuleren dat dit nog niet genoeg gebeurd, of goed genoeg. Het is namelijk moeilijk om aan handleidingen te komen van deze processen. Ook als de standaarden (sjablonen) waar deze processen op berusten niet goed up-to-date zijn zorgt dit voor problemen of meerwerk op een moment waar dit niet gepland is. Standaarden van werkprocessen kan heel goed bijdragen aan de waarde van het product, maar bovenstaande factoren moeten dan wel goed geregeld worden anders zal het de waarde van het product negatief kunnen beïnvloeden Technologie ontwikkeling Het digitaal publiceren is natuurlijk het belangrijkste in de digitale ontwikkeling voor het bedrijf. Doormiddel van digitaal publiceren is werken met sjablonen, standaarden (XML opmaak). Dit betekend dat er sneller gewerkt kan worden, een hoge vaste kwaliteit, kortere doorlooptijd en het maakt personalisatie mogelijk voor klanten. Dit zijn allemaal items die de waarde van het product verhogen. Sneller en efficiënter is kostenbesparend en de kwaliteit leid er niet onder. De markt waarin MediaGiants zich bevindt is erg gevoelig voor technologische ontwikkelingen, het is namelijk voor een groot gedeelte (en dit gedeelte zal alleen maat groter worden) onderdeel van de IT-sector. Dit betekend dat de ontwikkelingen op gebied van digitale publicatie en mogelijkheden (Software, cpdf) goed bijgehouden moeten worden. Als bedrijf zijnde wordt er van je verwacht dat je met de laatste methodes, technieken en applicaties kan werken. Momenteel is het zo dat de laatste software versies beschikbaar zijn, weliswaar niet genoeg installaties maar de klant zal wel voorzien kunnen worden van zijn wensen op gebied van IT benodigdheden. Analysedocument case: MediaGiants 2. Interne analyse van MediaGiants 9

10 Informatietechnologie Hier gaan wij kijken naar de toepassing van informatietechnologie binnen het bedrijf. Er zijn een aantal verschillende software pakketten die afhankelijk van de afdeling beschikbaar zijn. Deze software pakketten gaan wij niet behandelen maar er is wel een punt van kritiek te vinden hierbij. Van een aantal software pakketten (voornamelijk de DTP pakketten) zijn er verschillende software versies in omloop, dit zorgt voor versieconflicten en vertraging in werkzaamheden. Dit omdat er meerdere werknemers op een bepaald systeem met een bepaalde versie willen werken en er dus wachtrijen ontstaan. Er zijn duidelijke verschillen tussen MediaGiants en HeroCommunicators, zo is de HRM van MediaGiants niet zoveer geautomatiseerd als HeroCommunicators. Voor zover gevonden levert dit op een aantal bedrijfsprocessen problemen op. Als eerste is er de ziekmelding en betermelding. Omdat dit niet strikt digitaal wordt geregistreerd en er geen duidelijke protocollen voor zijn gaat dit vaak onduidelijk of soms fout. Daarnaast wordt de dagelijkse planning door de orderbegeleiders nog steeds niet digitaal gemaakt. Dit zorgt ook voor onduidelijkheid bij het personeel. Onduidelijkheid bij personeel om deze dingen heeft misschien niet direct invloed op de waarde van het product maar is wel zeker een serieus probleem. Een medewerker die weet waar hij aan toe is, is efficiënter. Facturatie gaat momenteel nog niet digitaal. Daarnaast is er maar 1 (part time) werknemer beschikbaar voor het uitgeven van factuurnummers en moeten alle facturen worden gecontroleerd door de directie. Dit is erg onhandig, zeker aangezien het niet digitaal verloopt. Een resultaat van deze methode is dat facturen vaak te laat worden verstuurd.er zijn een hoop handleidingen en informatie over applicaties en procedures binnen het Bedrijf. Helaas is het voor veel medewerkers niet bekend dat deze bestaan of waar ze te vinden zijn. Het is momenteel ook niet bekend of deze informatie is gedigitaliseerd of niet. Er is een database beschikbaar met freelancers. Deze database is gedigitaliseerd maar niet beschikbaar voor MediaGiants. Alleen voor HeroCommunicators Conclusie over technologieontwikkeling Er is een afdeling binnen het bedrijf met de verantwoordelijkheid R&D, tevens zijn de orderbegeleiders verantwoordelijk om de laatste ontwikkelingen van de markt te volgen. Dit gebeurd niet, is gebleken uit het interview met een medewerker. De processen die direct gekoppeld zijn aan de productie zijn voor een groot deel geautomatiseerd en zeer goed zelfs. Er zijn nog steeds mogelijkheden tot uitbreiding natuurlijk, de IT markt staat nooit stil en gaat heel snel. Wat betreft de bedrijfsprocessen zelf is de automatisering zeer slecht en loopt ver achter wat zorgt voor inefficiënte bedrijfsvoering op aspecten zoals administratie, personeel en verkoop Organisatiestructuur Aller eerst een organigram van MediaGiants. Analysedocument case: MediaGiants 2. Interne analyse van MediaGiants 10

11 Het organigram hebben wij aangepast met een aantal kleurvlakken. Deze kleurvlakken geven een duidelijke driedeling aan binnen het bedrijf op gebied van type werkzaamheden. Wij maken onderscheid in facilitair, hier zitten de afdelingen verkoop, accountbegeleiding, systeembeheer en administratie in. Links onderin zitten de grafische afdelingen inclusief de bijbehorende orderbegeleiding. Rechts onderin zitten de tekstuele afdelingen met hun orderbegeleider. Tussen deze twee afdelingen zit een communicatieschakel op een horizontaal niveau, namelijk de orderbegeleiders Duidelijke verticale communicatie Er is duidelijk een verticale communicatienetwerk aanwezig binnen het bedrijf. Er wordt voornamelijk top down gecommuniceerd waarbij de enige 2 horizontale netwerk links die is tussen de directie en op lager niveau zit een link tussen de orderbegeleiders van grafisch en tekstueel. Deze manier van hiërarchie is overzichtelijk maar heeft als nadeel dat de mensen op de werkvloer (de onderste laag van het organogram) zo goed als geen zeggenschap of gehoord worden. In de markt waar het bedrijf zich in bevindt weten de mensen op de werkvloer vaak het eerst van de ontwikkelingen af, deze kunnen zij nu niet communiceren naar boven. Dit is negatief. Er is een duidelijke functie per afdeling en werknemer. Dit zorgt ervoor dat iedereen goed weet wat zijn werkzaamheden zijn en wat er van hem/haar verwacht wordt. Nadeel hiervan is wel dat het personeel nogal vast zit in zijn functie en er niet of nauwelijks uit kan springen of kan bijdragen in andere aspecten van het bedrijf. Er is personeel wat zichzelf waardevoller inschat dan momenteel gebruikt wordt. Een voordeel van functionele indeling is wel dat er een hoge specialisme is onder de werknemers op gebied van hun eigen functie en werkzaamheden Informatie voorziening Er zijn voor bestaande klanten stijlboeken beschikbaar, er worden regels gesteld vanuit de bureauredactie en er zijn ingewikkelde software applicaties beschikbaar met ieder haar eigen handleiding. Dit zorgt voor een grote verzameling aan documenten. In het geval van de stijlboeken Analysedocument case: MediaGiants 2. Interne analyse van MediaGiants 11

12 voor bestaande klanten is het zo dat deze regelmatig worden gewijzigd. Momenteel wordt de bijbehorende informatievoorziening op afdelingsniveau geregeld en is het bestaan van sommige van deze informatie niet bekend, weet men dat het er is dan is het nog de vraag of de gewenste informatie beschikbaar is. Op de afdelingen zelf zijn zogenaamde werkinstructies en stramienboeken beschikbaar Top down De directie communiceert met de afdelingen. Echter gaat het hierbij alleen over mededelingen en is er geen echte mogelijkheid om te reageren vanuit de medewerkers. Beslissingen staan al vast. Wanneer er dan een mogelijkheid is om een mening te geven dan wordt deze snel genegeerd of verkondigd als dwars liggen. Dit is negatief voor de motivatie op de werkvloer. Willen werknemers op de werkvloer contact met een klant dan is het niet toegestaan dit direct te doen. Alle vragen en contacten met de klant moeten verplicht lopen via de orderbegeleider. Analysedocument case: MediaGiants 2. Interne analyse van MediaGiants 12

13 3. Omgevingsanalyse 3.1 Algemene organisatie omgeving De omgeving van MediaGiants kennen is cruciaal voor het bepalen van de kansen en bedreigingen van de organisatie. De verkenning vindt plaats door middel van de what-business-are-we-in benadering. Daarnaast gaan we kijken naar de transactionele en contextuele omgeving. Op die manier kunnen we eenvouding bepalen wat de kansen en bedreigingen zijn van MediaGiants. Dit is een essentieel onderdeel voor het uitvoeren van de SWOT analyse in hoofdstuk What business are we in benadering Een belangrijk onderdeel van het opzetten van een omgevingsanalyse is om de vraag te stellen what business are we in?. Bij beantwoording van deze vraag kan men drie wegen bewandelen; de definitie van bedrijfsactiviteiten via de beschouwing van het product, markt of gebruikte technologieën/processen. MediaGiants houdt zich bezig met het voorbereiden van documenten van klanten zodat ze op correcte wijze bij drukkers aangeleverd kunnen worden. De klant staat helemaal vrij om te vragen wat ze willen. Dus kan zijn van afbeeldingen tot aan lettertype. De klant bepaalt zelf hoe het uiteindelijk naar de drukker gaat. De vraag what business are we in? zou beantwoordt kunnen worden met: we leveren al het werk voorafgaand aan het drukproces. Dit is dus een beschouwing vanuit het product en daardoor kan geconcludeerd worden dat MediaGiants haar bedrijfsactiviteiten uitoefend vanuit een productgestuurde markt Transactionele en contextuele omgeving MediaGiants is afhankelijk van een aantal factoren in hun omgeving. Deze factoren zijn partijen en contexten. De partijen vormen de contextuele omgeving van de organisatie. De situaties die in de buurt van Mediagiants spelen vormen de transactionele omgeving. De contextuele omgeving waar MediaGiants mee te maken heeft bestaat voornamelijk uit afnemers, concurrenten, vakbonden, arbeidsmarkt, leveranciers en, indien de educatieve (school) boeken binnenkort gratis worden, de overheid. MediaGiants word door al deze partijen beïnvloed maar kan op haar beurt ook weer invloed uitoefenen op de partijen. In paragraaf 3.3 zullen we de transactionele omgeving verder analyseren. De contextuele omgeving van MediaGiants wordt gevormd door ontwikkelingen op gebied van economie, politiek, technologie en de arbeidsmarkt en sociaal maatschappelijk. Daarnaast is het ook mogelijk dat wanneer de politiek zich bezig houd met het gratis maken van studie boeken dat er ook de factor politiek aan toegevoegd kan worden. In deze paragraaf word slechts interessante informatie opgesomd ten behoeve van de volgende paragraven. Deze informatie zal in paragraag 3.2 verder worden uitgewerkt in een STEP analyse. 3.2 Indirecte organisatie omgeving Een step-analyse is een intressante stap tot het in kaart brengen van de omgeving. Een STEP-analyse is gericht op de sociale, technologische, economische en politieke factoren die invloed hebben op een organisatie of bedrijf. Bij een step analyse wordt gekeken één van deze ontwikkelingen kansen of bedreigingen vormen voor MediaGiants Sociaal-culturele factoren Tijdens de STEP analyse zijn we een aantal belangrijke sociaal-culturele factoren tegen gekomen. Heden ten dagen is niets zo gevoelig als trends. Trends; niet alleen binnen kleiding en lifestyle maar ook binnen de grafische wereld. Het gebruik van bepaalde aantrekkelijke kleuren. Manieren van Analysedocument case: MediaGiants 3. Omgevingsanalyse 13

14 uitlijnen, gebruiken van afzettingslijnen, maar bijvoorbeeld ook het gebruik van milieuvriendelijke papiersoorten welke een lichte kleurafwijking hebben. Hierdoor moet MediaGiants een kleurcorrectie toepassen op haar werk. Daarnaast is de ontwikkeling van internet een belangrijk onderdeel van de sociaal culturele factoren. Men zal steeds vaker internet gebruiken als bron van informatie. Dit ten kosten van de oude media. Dit kan een bedreiging vormen voor MediaGiants aangezien zij minder werk hebben aan het traditionele drukwerk. Daarentegen zal MediaGiants zal dit op kunnen vangen door mee te gaan met de opkomst van E-Books. Welke uiteraard ook de nodige opmaak nodig hebben. De afgelopen jaren ontstaat echter een een trend van vergrijzing. De kans is groot dat daardoor de afzet van boeken toereikend blijft Technologische factoren De ontwikkeling op het gebied van nieuwe technologieën kan voor MediaGiants een grote bedreiging vormen. In het bijzonder wanneer concurrent wel voldoende blijven doen aan kennismanagement op het gebied van nieuwe technieken. Wanneer MediaGiants zich mee bezighoudt met kennismanagement zal dat ten goede komen aan de positie op de markt. Een nieuwe technologische ontwikkeling op het gebied van pre-press activiteiten is certified PDF. Certified PDF is ontwikkeld door Enfocus. Op basis van informatie die Enfocus kreeg van experts op het gebied van PDF-workflow is Certified PDF ontwikkeld. Het doel van Certified PDF is het verhogen van de efficiëntie van PDF-workflows door de preflight eerder in het productieproces te laten plaatsvinden. Door deze technologie te implementeren zal de work-flow van het productie proces sneller kunnen werken. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om standaard meerdere layouts te implementeren en met een klik-van-een-knop de layout te wisselen. Dit voorkomt het toepassen van veel verschillende documenten.technologische ontwikkelingen als deze stellen MediaGiants in staat om een kans te creëren. Indien ze dit soort technologische ontwikkelingen niet toepassen zou het een bedreiging kunnen vormen Economische factoren De invloed van de financiële crisis en daarmee samenhangende economische ontwikkelingen zijn voelbaar in de markt. Grafische bedrijven voelen als een van de eersten de signalen van een teruglopende economie. Dit vertaalt zich door orderportefeuilles die niet gelijk zijn aan wat normaal is in die periode. Wat ook parten speelt is de ontwikkeling rondom het gratis maken van educatieve boeken. Op dit moment heerst er nog onzekerheid over de uitkomst van dit plan. Maar voor deze situatie schets gaan we uit van dat het voorstel wordt doorgevoerd. Doordat de educatieve boeken gratis worden; zullen studenten haar boeken niet meer verkopen. De 2ehands boeken markt zal ook volledig instorten. Het verkopen van boeken word vaak gedaan om de nieuwe set met boeken voor het volgende jaar te kunnen financieren. Door het gratis beschikbaar stellen van de boeken zal MediaGiants meer werk hebben omdat boeken nu nog uitsluitend nieuwe verkregen kunnen worden. Dit vormt een kans voor een bedrijf als MediaGiants. Daarnaast bezit MediaGiants een semimonopoliepositie op het gebied van wetboeken. Wetboeken zijn niet gevoelig voor een recessie. Dus de constante vraag om wetboeken zal voor MediaGiants een constante omzet generen. Belangrijk is wel te vermelden dat men hun monopoliepositie moet bewaren om een constante omzet te behouden. Analysedocument case: MediaGiants 3. Omgevingsanalyse 14

15 3.2.4 Politiek-jurische factoren Zoals eerder al vermeldt speelt in de uitgevers omgeving het gratis maken van de educatieve boeken een grote rol. De mogelijkheid voor subsidies is denkbaar maar niet zeker. 3.3 Directe organisatie omgeving h4x Concurenten en potentiele toetreders h4x0rs for pwn0rs Analysedocument case: MediaGiants 3. Omgevingsanalyse 15

16 4 De probleemanalyse In dit hoofdstuk gaan wij een diagnose opstellen van het bedrijf. Hierbij gaan wij in 4 stappen naar het bedrijf kijken. Wij beginnen met een analyse van de sterke punten. Vervolgens gaan wij de zwakke punten analyseren, de externe bedreigingen en de kansen die de omgeving biedt. Uiteindelijk in 4.5 zullen wij hiervan een SWOT analyse opstellen en behandelen. 4.1 Sterktes Preferred Suppliers MediaGiants heeft een aantal preferred suppliers, deze klanten zien MediaGiants als hun vaste leverancier voor prepress producten. De volgende preferred suppliers van het bedrijf zijn momenteel bekend: - Ministerie van Algemene Zaken - Ministerie van Buitenlandse Zaken - Ministerie van Justitie - Wolters-Noordhoff Bij de preferred suppliers is er een vrij grote zekerheid dat deze zullen terugkeren bij MediaGiants. Het is wel zaak om de preferred suppliers tevreden te houden. Tevens zijn dit bedrijven met grote projecten en passen deze goed in de wereld van digitaal publiceren Database publishing Database publishing geeft de mogelijkheid om erg efficiënt te werken met herhalende producten of pagina s die nagenoeg dezelfde vormgeving hebben. Dit is niet alleen efficiënt binnen het bedrijf en kostendrukkend maar zorgt ook voor snellere producties wat aantrekkelijk is voor klanten. Database publishing is tevens een erg innovatieve techniek die momenteel veel in de spotlight staat. Dus naast de functionele waarde van database publishing zijn er ook marketing technisch genoeg mogelijkheden. Kortom Database publishing is een techniek van vandaag de dag die niet alleen aantrekkelijk is voor bestaande klanten maar ook zeker om nieuwe klanten aan te trekken Support voor multilingual producties MediaGiants is niet alleen beperkt tot Nederlandstalige producties. Het bedrijf heeft hiervoor een eigen applicatie Progresso. Deze applicatie is in beheer van MediaGiants en het geeft klanten de mogelijkheid om meertalige producties aan te gaan bij het bedrijf. Omdat deze applicatie geïntegreerd kan werken in combinatie met database publishing is het een zeer sterke tool. Omdat de support staat is het ook mogelijk om buiten de grenzen van Nederland te werken en de diensten aan te bieden op een grotere schaal Vakmanschap DTP Er is vakmanschap te vinden op voornamelijk de werkvloer. Er werken over het algemeen oudere werknemers op deze afdelingen maar dit hoeft niet af te doen aan de kwaliteit. Deze mensen hebben jarenlange ervaring met hun vak en kunnen de ontwikkelingen van vandaag de dag goed bijhouden. Dit betekend dat de medewerkers op de afdelingen tekst en beeld zeer ervaren zijn met het traditionele prepress vak maar ook het digitale tijdperk aan kunnen. De professionaliteit van uw werknemers is misschien wel de grootste kracht bij MediaGiants. Analysedocument case: MediaGiants 4 De probleemanalyse 16

17 4.1.5 Full service Prepress MediaGiants levert een full service prepress traject waarbij alle denkbare diensten op gebied van prepress terug te vinden zijn. Zo zijn er twee ervaren afdelingen, beeld en tekst waarbij zowel traditionele als hedendaagse innovatieve methode bekend zijn en worden ondersteund. Op gebied van innovatieve prepress kan gewerkt worden met cpdf, digitaal publiceren en co-producties en multilingual producties. De afdeling beeldverwerving heeft niet alleen toegang tot een eigen beeldbank met materiaal maar kan ook externe bronnen raadplegen of opdrachten versturen om beeld, audio en zelfs film materiaal in te winnen voor projecten. De afdelingen Lithografie kan zorgen voor hoogwaardige scans van ruwe materialen en is een belangrijke kwaliteit check op gebied van kleur. Bij MediaGiants kunnen zowel eenmalige projecten als terugkomende projecten worden ondersteund. Het daadwerkelijke drukwerk of reprowerk wordt niet verzorgd door MediaGiants, dit is overigens ook geen prepress meer. 4.2 Zwaktes Alleen prepress MediaGiants is beperkt tot Prepress werkzaamheden. Dit betekend dat de laatste stappen in het proces van een drukwerkproductie niet worden aangeboden. Hieronder kan worden verstaan de druk, reprowerk en distributie van de producten. Wanneer wij kijken naar het totale proces van realisatie van drukwerk producten zoals bijvoorbeeld een magazine, boek of folder. Er wordt begonnen bij de opdracht, er wordt content en een vormgeving geproduceerd, deze worden samengevoegd tot een ontwerp die na één of meer rondes van controle een definitieve versie zal worden. De definitieve versie zal een PDF bestand zijn die naar de drukker of repro gaat. Momenteel moet dit extern gebeuren, dit betekend dat de klant met meerdere contacten / bedrijven zal moeten communiceren. Voor een klant is het fijner wanneer deze alles bij één bedrijf kan onderbrengen, totaalservice. Hoe minder organiseerzorgen voor de klant, hoe beter Klantencommunicatie Het gehele communicatietraject verloopt slecht. Hieronder wordt verstaan de communicatie tussen de klant naar de werkvloer. Wensen, correcties en opdrachten. Binnen MediaGiants is er altijd een tussenpersoon die de communicatie regelt met de klant. Dit is de orderbegeleiding. Deze heeft de verantwoordelijkheid duidelijkheid te scheppen in twee richtingen, zowel van de klant naar de werkvloer als van de werkvloer naar de klant. Momenteel gaat er veel fout in deze communicatie, dit ligt zeker niet alleen aan de tussenpersoon maar ook aan de werkvloer en de klanten. Dit proces zorgt voor problemen intern (tussen de afdelingen) op gebied van spanning en motivatie maar ook vanuit MediaGiants naar de klanten toe. Klantencommunicatie die fout loopt kan resulteren in een boze klant en zelfs in het verliezen van de klant. Aspecten waar het bij de communicatie vaak op fout loopt zijn: Requirements, correcties, afspraken, tijdsduur van werkzaamheden en standaarden Beperkte werkplekken / software Er zijn weliswaar genoeg werkplekken voor de werknemers. Echter is de verspreiding van software een probleem. Software is niet beschikbaar voor iedereen, terwijl er wel wordt gewerkt met een workflow die doet vermoeden naar een geïntegreerde samenwerking tussen alle onderdelen (werkzaamheden, mensen en afdelingen) in het proces. Nu is het zo dat alle werknemers een Analysedocument case: MediaGiants 4 De probleemanalyse 17

18 duidelijke taakverdeling hebben waarbij de software die nodig is om het werk uit te voeren wel beschikbaar is. Naast software is er nog versiebeheer. Bij MediaGiants zijn de goede versies van de software aanwezig om aan de markt te kunnen voldoen. Momenteel is het echter zo dat niet alle systemen geconfigureerd zijn met dezelfde software versies. Omdat werknemers met specifieke versies van de software moeten werken zijn er wachttijden voor sommige systemen waar de gewilde versies van de software op staat. Dit zorgt ervoor dat er werknemers zijn die het werk niet kunnen uitvoeren op het gewenste moment en dat zal invloed hebben op de duur van werkzaamheden en uiteindelijk de haalbaarheid van de deadline van een project. Niet te vergeten de invloed op het moraal van de werknemers, wanneer een werknemer steeds teleurgesteld is omdat hij niet bij het systeem kan om zijn werk goed uit te voeren. Wanneer werknemers bepaalde informatie zoeken op servers, over mensen of klanten dan zijn de systemen die dit beheren ook moeilijk raad te plegen of niet beschikbaar. Er zullen dus tussenpersonen aan te pas moeten komen om deze werknemer van de gevraagde informatie te voorzien, mits dit al is toegestaan Weinig samenwerking Er is weinig samenwerking tussen de verschillende afdelingen, met namen onder de orderbegeleiders. De orderbegeleiders hebben ieder een eigen portefeuille met klanten / projecten. De orderbegeleiders zijn verantwoordelijk voor hun eigen deel en worden dus ook beoordeeld op hun eigen deel van de werkzaamheden. Dit zorgt ervoor dat de orderbegeleiders gericht zijn op hun eigen klanten en projecten. Het resultaat ervan is dat de orderbegeleiders geen motivatie hebben om samen te werken aan andere projecten of problemen die zich kunnen voordoen op andere plekken in het bedrijf. Wanneer er dan samengewerkt wordt kan dus ook niet verwacht worden dat dit met 100% motivatie en precisie gaat, zonde van een project dus. 4.3 Bedreigingen Invoering van gratis schoolboeken De invoering van schoolboeken zou betekenen dat deze tak van het bedrijf een serieuze klap zal krijgen aangezien dit een groot deel is van de werkzaamheden van het bedrijf. De overheid is van plan de schoolboeken gratis te maken, de invloeden hiervan zijn momenteel niet in cijfers uit te drukken. Het kan zijn dat de bedrijven die schoolboeken moeten produceren gewoon opdrachten blijven krijgen zoals dit nu is, het kan ook zijn dat er hierdoor op financieel gebied een hoop veranderd Internet integratie Informatie wordt platform onafhankelijk. Dit heeft mede te maken met de term web 3.0 (Volgens Google). Onafhankelijkheid van platform betekend dat de content geen vaste vorm meer heeft, dit wordt momenteel al gedaan via bijvoorbeeld XML toepassingen. Bedrijven zoals uitgevers, denkend aan kranten / nieuws / magazines zijn al erg actief op internet en in de toekomst zal door de integratie van internet nog meer platformen hieraan gekoppeld worden. Mobiele telefoon media, portable media zoals ipod, PSP en PDA en digitale televisie zijn hier voorbeelden van. Dit betekend dat er meer behoefte zal zijn aan management van de content gegevens via databases, digitaal publiceren en geautomatiseerde workflow. Analysedocument case: MediaGiants 4 De probleemanalyse 18

19 Niet alleen op gebied van informatie management maar ook de vraag naar all-round vormgeving zal hierbij een rol spelen. Niet alleen magazines maar ook websites en vormen voor alle nieuwe media zullen hierbij van toepassing zijn. MediaGiants heeft momenteel niet de resources om mee te gaan met deze verschuiving in de markt Papier en energie De kosten van papier en energie zullen ook blijven stijgen. Papier heeft daarnaast nog te maken met het klimaat. Klimaat is momenteel al een gevoelig onderwerp en dit zal in de toekomst alleen maar een grotere issue worden. De productie van bomen en dus papier zal meer bewustzijn voor zijn en ook zwaardere controles, dit zal resulteren in stijgende prijzen in productiekosten van papier. Naast papier is er nog de stijgende kosten van energie Lagelonenlanden Zoals in veel markten is ook in de markt waarin MediaGiants zich bevindt de verschuiving te zien naar lagelonenlanden. Deze bedrijven zullen concurrerend zijn tegen MediaGiants op gebied van prijs en massaproductie. Op het gebied van maatwerk producties zal dit minder het geval zijn voor MediaGiants. Lagelonenlanden hebben vaak een minder hoog niveau van expertise en specialisme, wat een van de sterkere kanten is van MediaGiants, Echter is het wel een zeer serieuze dreiging voor MediaGiants. 4.4 Kansen Digital publishing een stap verder Digitaal publishing kan verder getrokken worden dan alleen bij drukwerk. Het kan gekoppeld worden aan vrijwel alle vormen van media en reclame. Denk hierbij aan bijvoorbeeld mobiele media, websites en marketing. Dit is een vrij grote stap en zal betekenen dat er nieuwe kennis in huis gehaald moet worden. Echter is er een hoop kennis wel aanwezig binnen MediaGiants. De werknemers hebben laten zien de innovatie te volgen op gebied van dtp. Een hoop dtp disciplines uit de dtp wereld gelden hetzelfde voor de internet en mediawereld. Een overstap maken naar deze wereld zal niet makkelijk zijn voor de oudere werknemers maar zeker mogelijk. Ook is er een IT afdelingen binnen MediaGiants die als een van taken heeft R&D en innovatie. Deze afdelingen zou zich bezig kunnen houden met de technische aspecten van nieuwe media en internet. Wat betreft content is er al een XML omgeving aanwezig binnen MediaGiants. Dit betekend dat er al een methode aanwezig is om content platform onafhankelijk te beheren. De stap naar nieuw media is hierdoor een stuk beter realiseerbaar Echte fusie met HeroCommunicators Momenteel vormen beide bedrijven nog een geschieden eenheid. Door elkaars resources, HRM, software en krachten daadwerkelijk met elkaar te integreren kan een beter bedrijf gerealiseerd worden. HeroCommunicators en MediaGiants werken momenteel met geschieden workflow en software. Denk bijvoorbeeld aan urenregistratie, ziekmeldingsprocedures maar ook programma s zijn niet beschikbaar voor elkaar. De database met freelancers is momenteel alleen beschikbaar voor HeroCommunicators. Door de software, workflow en protocollen voor de dagelijkse bedrijfsactiviteiten te integreren met elkaar tot één kan een beter werkende eenheid worden gecreëerd. Analysedocument case: MediaGiants 4 De probleemanalyse 19

20 Naast de bedrijfsprocessen is er nog de visie en missie van het bedrijf. Na de fusie tussen beide bedrijven is er geen duidelijke nieuwe visie en missie opgesteld van het bedrijf. Door het strategische management volledig te herzien en herontwerpen zal de bedrijfsvoering van MediaGiants duidelijker kunnen worden. Belangrijk hierbij is om het personeel hiervan goed te informeren en eventueel erbij te betrekken Voortijdig inspelen op strengere milieueisen De regelgeving op gebied van milieueisen, mileau vriendelijke producties, arbo wetgeving etc. wordt alsmaar strenger. Door tijdig over te stappen op groenere producties kan ook de dreiging op gebied van papier en energie tegen gegaan worden. Marktleider op gebied van milieuvriendelijke prepress producties. Is een term die hierbij aan bod kan komen. Het milieu staat alsmaar vaker en vaker in de spotlight. Analysedocument case: MediaGiants 20