NIEUWSBRIEF. De wijzigingen in de werkkostenregeling per 1 januari 2015

Transcriptie

1 Accountants Belastingadviseurs NIEUWSBRIEF De wijzigingen in de werkkostenregeling per 1 januari 2015 s-hertogenbosch, oktober 2014 Geachte relatie, Medio juli zonden wij u een met informatie over de aangekondigde wijzigingen per 1 januari 2015 in de werkkostenregeling. Deze wijzigingen zijn bedoeld om de uitvoerbaarheid (en de aantrekkelijkheid) van de werkkostenregeling te verbeteren. In het onlangs gepresenteerde Belastingplan 2015 hebben de aangekondigde wijzigingen een definitieve vorm gekregen. Zoals aangekondigd, vervalt het overgangsregime op grond waarvan werkgevers konden kiezen voor toepassing van de oude regels voor vergoedingen en verstrekkingen of de werkkostenregeling. Met ingang van 1 januari 2015 moeten alle werkgevers de werkkostenregeling toepassen. Wijzigingen per 1 januari 2015 De werkkostenregeling in de huidige vorm kent een nihilwaardering voor (het verstrekken 1, niet vergoeden van) een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen: a. voorzieningen waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te gebruiken of verbruiken; b. voorzieningen die rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid dat de inhoudingsplichtige voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet; 1 een voorziening ter beschikking stellen is ook een verstrekking. Postbus AC Vught Vughterweg 47 m 5211 CK s-hertogenbosch tel info@inventivecontrol.com internet

2 c. ter beschikking gestelde kleding die: uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens de vervulling van de dienstbetrekking te worden gedragen; per kledingstuk is voorzien van een of meer duidelijk zichtbare, aan de inhoudingsplichtige gebonden beeldmerken met een oppervlakte van tezamen ten minste 70cm², of achterblijft op de werkplek; d. consumpties die geen deel uitmaken van een maaltijd; e. ter beschikking gestelde hulpmiddelen, waaronder computers en dergelijke apparatuur, gereedschappen en toebehoren, die ook elders gebruikt kunnen worden en die geheel of nagenoeg geheel (dit is 90% of meer) zakelijk gebruikt worden; f. ter beschikking gestelde mobiele communicatiemiddelen niet zijnde computers en dergelijke apparatuur waarvan het zakelijke gebruik van meer dan bijkomstig belang (10% of meer) is; g. huisvesting en inwoning, met inbegrip van indien mede verstrekt het genot van energie, water en bewassing, ter vervulling van de dienstbetrekking, indien de werknemer niet op de werkplek woont en zich redelijkerwijs niet aan deze voorziening kan onttrekken. Met ingang van 1 januari 2015 wordt de nihilwaardering voor de onder e. en f. genoemde voorzieningen gewijzigd. Voor de vergoeding en verstrekking van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur komt onder voorwaarden een gerichte vrijstelling (zie punt 1 hieronder). Voor een aantal andere werkplekgerelateerde voorzieningen zal het onderscheid tussen de vergoeding van de voorziening en de verstrekking van de voorziening vervallen (zie punt 2 hieronder). In de huidige werkkostenregeling moeten personeelskortingen in de vrije ruimte worden opgenomen wil de werkgever een belastingheffing bij zijn werknemers voorkomen. Vanaf 2015 geldt een vrijstelling (zie punt 3 hieronder). Naast bovengenoemde wijzigingen ten aanzien van vergoedingen en verstrekkingen, wordt vanaf 1 januari 2015 ook een nieuwe afrekensystematiek in de werkkostenregeling opgenomen (zie punt 4 hieronder). Tevens wordt een concernregeling voor de werkkostenregeling ingevoerd die het mogelijk maakt één collectieve vrije ruimte te creëren voor alle werkgevers die tot het concern behoren (zie punt 5 hieronder). Het gevolg van bovengenoemde wijzigingen is dat de vrije ruimte (thans 1,5% van de loonsom) per 1 januari 2015 daalt naar 1,2%. 2

3 Vanzelfsprekend kunnen wij u behulpzaam zijn bij het inventariseren van uw vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen en het gereedmaken van uw administratie voor de werkkostenregeling. In punt 6 hieronder leest u wat wij voor u kunnen betekenen. 1. Een gerichte vrijstelling voor de vergoeding en verstrekking van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Met ingang van 1 januari 2015 geldt een gerichte vrijstelling niet alleen voor het verstrekken, maar ook voor het vergoeden van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Als voorbeelden noemt de wetgever: de hamer of de duimstok van een timmerman, het fototoestel van een fotograaf, een muziekinstrument van een muzikant, de kwast van een schilder en de naaimachine van een kledingmaker. Werkkleding of kantoormeubilair is geen gereedschap. desktops, laptops, tablets en mobiele telefoons (waaronder smartphones). Tot de gerichte vrijstelling behoren ook vergoedingen en verstrekkingen die met genoemde voorzieningen direct verband houden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een vergoeding voor onderhoud van de instrumenten van orkestleden en de dongel, het abonnement voor datatransport en de voor het gebruik in het kader van de dienstbetrekking benodigde programmatuur op een laptop. Noodzakelijkheidscriterium De overgang van nihilwaardering naar gerichte vrijstelling betekent niet dat het zakelijk gebruik niet langer relevant is. Aan de vrijstelling per 1 januari 2015 is namelijk de voorwaarde verbonden dat de voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk moet zijn voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking en dus is gericht op een optimale bedrijfsvoering. Uit de toelichting op het Belastingplan komen de volgende voorbeelden: 1. Een dagbladjournalist met een potlood en kladblok op pad sturen is misschien wel mogelijk, maar is voor een uitgever vanuit zijn bedrijfsbelang weinig efficiënt (en zal niet leiden tot een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking). Bij een dergelijk beroep zijn bepaalde digitale hulpmiddelen nodig om optimaal te kunnen werken. 2. Een redelijk handelend werkgever zal in het algemeen geen tablet geven aan de schoonmaker, maar wel aan de vertegenwoordiger. 3. Het verstrekken van één mobiele telefoon aan een buitendienstmedewerker zal doorgaans geen discussie opleveren; het verstrekken van twee mobiele telefoons aan één buitendienstmedewerker wel. 3

4 De wetgever kiest bewust niet voor lijsten met voorzieningen die en de voorwaarden waaronder deze als noodzakelijk kunnen worden aangemerkt. Wel zijn in het Belastingplan twee indicatoren (en niet meer dan dat) genoemd: de omvang en intensiteit van het gebruik bij de uitoefening van de dienstbetrekking, en het feit dat de werkgever bepaalt welk gereedschap of ICT-middel wordt aangeschaft, dan wel aan welke randvoorwaarden het gereedschap of middel moet voldoen. Dat sprake is van een noodzakelijk te achten voorziening, moet in ieder geval blijken uit de voorwaarde dat de werknemer verplicht is tot teruggaaf van het gereedschap of het ICT-middel (bij verstrekking) of tot vergoeding van de restwaarde (bij vergoeding of verstrekking), op het moment dat deze voorziening naar het redelijke oordeel van de inhoudingsplichtige niet langer noodzakelijk is voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Wordt voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium voor de gerichte vrijstelling, dan hoeft de werkgever geen rekening te houden met een (mogelijk) privévoordeel dat de werknemer geniet. Bewijslast Mocht de belastingdienst twijfelen over de bedrijfsmatige afwegingen bij een vergoeding of verstrekking, dan ligt het op de weg van de inspecteur om aannemelijk te maken dat de voorziening met een oogmerk van bevoordeling/beloning van de werknemer is gegeven. Antimisbruikbepaling Het aanwijzen als een gerichte vrijstelling van de vergoeding of verstrekking van gereedschappen en ICT-middelen is in beginsel niet mogelijk bij gereedschappen en ICT-middelen die worden vergoed of verstrekt aan een werknemer die tevens bestuurder of commissaris is van het lichaam waarvoor hij werkzaamheden verricht. In dat geval kunnen de hoedanigheid van werkgever en werknemer namelijk nogal in elkaar overlopen. Dat zou dan afbreuk kunnen doen aan de zakelijkheid van de afwegingen van de werkgever. In een dergelijk geval is enkel sprake van een gerichte vrijstelling indien de werkgever desgevraagd aannemelijk maakt dat het gaat om een voor de behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking gebruikelijke voorziening. Cafetariaregelingen Voorzieningen die worden vergoed of verstrekt via een cafetariaregeling zijn uitgesloten van de vrijstelling. Bij cafetariaregelingen mag de werknemer immers in het algemeen zelf bepalen of hij een voorziening krijgt. Deze vrijblijvendheid strookt niet met het uitgangspunt dat de dienstbetrekking zonder de noodzakelijke voorziening niet goed kan worden uitgeoefend. 4

5 Toekomst? De wetgever heeft de gerichte vrijstelling van door de werkgever noodzakelijk geachte voorzieningen bewust beperkt tot gereedschappen en ICT-middelen. Dit omdat sprake is van een overzichtelijk terrein waarmee in de praktijk ervaring kan worden opgedaan. Wellicht wordt het aantal voorzieningen waarop het noodzakelijkheidscriterium kan worden toegepast, in de toekomst uitgebreid. 2. Gelijktrekken van vergoedingen en verstrekkingen ter zake van op de werkplek gebruikte voorzieningen. In de huidige werkkostenregeling geldt een nihilwaardering voor een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen die door de werkgever worden verstrekt (onder verstrekken valt ook ter beschikking stellen). Sommige werkgevers geven echter de voorkeur aan het vergoeden van voorzieningen in plaats van verstrekken. Het komt ook voor dat de CAO een vergoeding voor dergelijke voorzieningen voorschrijft en de werkgever dus niet de keuze heeft tussen verstrekken of vergoeden. Per 1 januari aanstaande wordt een nieuwe gerichte vrijstelling gecreëerd voor een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen waarvoor nu een nihilwaardering geldt. Daaronder vallen dan de ter beschikking gestelde, de anderszins verstrekte en de vergoede voorzieningen. De wetgever heeft echter nog niet aangegeven welke werkplekgerelateerde voorzieningen hij op het oog heeft voor deze gerichte vrijstelling. In de fiscale literatuur worden arbo-voorzieningen zoals een veiligheidsbril en schoenen genoemd. Vanzelfsprekend houden wij u op de hoogte. 3. Personeelskortingen. De regeling voor personeelskortingen die een onderdeel vormt van het oude regime van vrije vergoedingen en verstrekkingen wordt met ingang van 1 januari 2015 nagenoeg geheel in de vorm van een gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling gecontinueerd. Aan deze vrijstelling voor vergoedingen en verstrekkingen ter zake van brancheeigen producten van het bedrijf van de werkgever of van het bedrijf van een met de werkgever verbonden vennootschap wordt de voorwaarde gesteld dat het voordeel niet meer mag bedragen dan 20% van de waarde in het economische verkeer van deze producten en niet meer dan 500 per werknemer per jaar. In afwijking van de oude regeling is het overigens niet mogelijk om het niet-gebruikte deel van de personeelskorting door te schuiven naar volgende kalenderjaren. 5

6 4. Nieuwe afrekensystematiek. De huidige afrekensystematiek schrijft voor dat een werkgever per aangiftetijdvak (doorgaans een maand) toetst of de vrije ruimte wordt overschreden. Een dergelijke toetsing vindt meestal plaats op basis van een schatting van de loonsom. Vanaf 1 januari 2015 heeft een werkgever de mogelijkheid om na afloop van het kalenderjaar met betrekking tot alle vergoedingen en verstrekkingen uit dat kalenderjaar in één keer te toetsen of de vrije ruimte wordt overschreden 2. Als het kalenderjaar is afgelopen kan de werkgever berekenen wat de totale loonsom is van het verstreken kalenderjaar en daaruit afleiden wat zijn vrije ruimte is en of die is overschreden. De eventueel verschuldigde belasting dient de werkgever dan aan te geven en af te dragen tegelijk met de belasting die over het eerste tijdvak van het nieuwe kalenderjaar is verschuldigd of ingehouden. Bij een aangiftetijdvak van een maand betekent dat tegelijk met de aangifte over januari die in februari wordt gedaan. Het staat een werkgever overigens vrij om al eerder zijn in het kader van de werkkostenregeling verschuldigde belasting aan te geven en af te dragen. 5. De concernregeling. Uitgangspunt van de werkkostenregeling is dat werkgevers vergoedingen en verstrekkingen niet meer per werknemer afzonderlijk hoeven te administreren. Echter, bij gezamenlijke personeelsactiviteiten binnen concern is nog steeds een splitsing per (groep van) werknemer(s) noodzakelijk. Denk in dit verband aan de directeur-enig aandeelhouder die op de loonlijst staat van zijn holding en meegaat met het personeelsuitje dat wordt georganiseerd voor het personeel van zijn werkmaatschappij. Dan moeten de facturen van het personeelsuitje nog steeds worden gesplitst om de kosten die zijn toe te rekenen aan de directeur in de werkkostenregeling van de holding te kunnen opnemen. In de huidige regeling kan het voorkomen dat in het ene concernonderdeel de vrije ruimte wordt overschreden met 80% eindheffing tot gevolg, terwijl het andere concernonderdeel nog vrije ruimte over heeft. Eén vrije ruimte Per 1 januari 2015 wordt in de werkkostenregeling een concernregeling geïntroduceerd. 2 voor de werkkostenregeling moet u de waarde van vergoedingen en verstrekkingen inclusief BTW hanteren. 6

7 Met de concernregeling wordt één collectieve vrije ruimte gecreëerd waaruit alle aangewezen vergoedingen en verstrekkingen door de verschillende werkgevers binnen het concern belastingvrij kunnen plaatsvinden. Een concern moet uiterlijk bij de aangifte over het eerste tijdvak van het volgende kalenderjaar een keuze voor de concernregeling maken. Als de concernregeling wordt toegepast, moet het concernonderdeel met de grootste loonsom de eventueel verschuldigde belasting aangegeven en afgedragen. Concern In het kader van de werkkostenregeling is sprake van een concern als de moedermaatschappij het vrijwel volledige eigendom (95%) van de (klein)dochtermaatschappij(en) heeft. De moedermaatschappij moet dit eigendom ook hebben gedurende het gehele kalenderjaar. Werkgevers die in het kalenderjaar toe- of uittreden mogen niet tot het concern worden gerekend. Deze werkgevers moeten de bij overschrijding van hun vrije ruimte verschuldigde belasting zelfstandig aangeven en afdragen. Let op: bij de keuze voor de concernregeling moeten alle werkgevers binnen het concern die voldoen aan het eigendomscriterium meedoen. Hoofdelijke aansprakelijkheid Bij de toepassing van de concernregeling zijn alle betrokken werkgevers hoofdelijk aansprakelijk voor de gehele door het concern verschuldigde belasting. 6. Een inventarisatie van uw vergoedingen en verstrekkingen. De accountants en belastingadviseurs van Inventive Control zijn volledig op de hoogte van de ins- en outs van de werkkostenregeling. Vanzelfsprekend zijn wij in staat om uw vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in kaart te brengen, deze te oormerken en u de financiële gevolgen te presenteren. Desgewenst kunnen wij al dan niet in overleg met een (uw) arbeidsrechtjurist ook alternatieve scenario s voor u uitwerken. Inrichting financiële administratie Voor een juiste en efficiënte toepassing van de werkkostenregeling is een goede inrichting van uw financiële administratie nodig. Denk alleen al aan het feit dat de waarde van vergoedingen en verstrekkingen inclusief BTW in de werkkostenregeling moet worden verantwoord. Een goede rubricering van alle vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel vergemakkelijkt de verwerking daarvan in de salarisadministratie. 7

8 Daarnaast biedt een goede administratie u inzicht in de benutting van de vrije ruimte. Desgewenst kunnen de accountants van Inventive Control uw administratie optimaal inrichten voor toepassing van de werkkostenregeling. Indien u een inventarisatie wilt laten opstellen, of als u uw financiële administratie werkkostenregeling-proof wilt laten maken, dan kunt u contact opnemen met ons. Wij zijn u graag van dienst. Tot slot Deze nieuwsbrief hoewel omvangrijk verwoordt de opgesomde wijzigingen niet uitputtend. Enkel de belangrijkste en/of de meest in het oog springende voorwaarden zijn in deze nieuwsbrief opgenomen. Indien u een meer gedetailleerde toelichting van de werkkostenregeling wenst, kunt u contact met ons opnemen. Bedenkt u tevens dat sprake is van een wetsvoorstel. Hoewel wij dat niet verwachten, kunnen de plannen gedurende het thans lopende wetgevingstraject nog wijzigingen ondergaan. Met vriendelijke groet, Inventive Control Accountants & Belastingadviseurs voor fiscale vragen kunt u contact opnemen met Alexander Mus mus@inventivecontrol.com voor administratieve vragen kunt u contact opnemen met Carola Liebens - van Alebeek liebens@inventivecontrol.com De informatie opgenomen in deze nieuwsbrief is van algemene aard en heeft enkel een informatief karakter. Deze nieuwsbrief is samengesteld op basis van de brief van de Staatssecretaris van Financiën d.d. 3 juli 2014 (kenmerk DB2014/272), het Voorstel van wet, de Memorie van toelichting en het Advies Afdeling advisering Raad van State en Nader rapport. 8