Zakelijkcorespondereninhet Engels

Transcriptie

1

2 1. Zakelijkcorespondereninhet Engels

3 Beginning and ending a letter Opening a letter To a: British English American English company Dear Sirs Gentlemen man (name unknown) Dear Sir Dear Sir woman (name unknown) Dear Madam Dear Madam To a: British English American English person (name and sex unknown) Dear Sir/Madam Dear Sir/Madam man Dear Mr Bennett Dear Mr. Bennett woman (married or widowed) Dear Mrs Bennett Dear Mrs. Bennett woman (unmarried) Dear Miss Bennett Dear Miss Bennett Dear Ms Bennett Dear Ms. Bennett woman (marital status unknown) Dear Ms Bennett Dear Ms. Bennett married couple Dear Mr and Mrs Bennett Dear Mr. and Mrs.... unmarried couple Dear Mr Bennett and Mrs Black Dear Mr.... and Mrs.... friend or acquaintance Dear Peter Dear Peter Closing a letter How you close the letter depends on how you start. If you start: then close: British English American English Dear Sirs/Sir/Madam Yours faithfully Gentlemen Sincerely yours (Very) Truly yours Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Bennett (Br. E.) Yours sincerely Dear Mr./Mrs./Miss/Ms./ Bennett (Am. E.) Yours sincerely Sincerely yours (Very) Truly yours Yours (very) truly Dear Peter (With) Best wishes (With) Best wishes (Best) Regards (Best) Regards It is not correct to start a letter with Dear Mr. Peter or Dear Mr. Peter Bennett.

4 In British letters the closing is fixed by the opening; in American English the closing depends on the degree of formality. 1. Formal tone: Yours truly, Yours very truly, Very truly yours 2. More formal tone: Respectfully yours, Yours respectfully, Very respectfully yours, Yours very respectfully 3. More personal tone: Sincerely, Cordially, Sincerely yours, Cordially yours, Yours sincerely Starting the letter * Thank you for your letter of... (date) asking if/about... (not d.d....!) * I have received your letter of... (date) concerning... enclosing... in which you asked... Explaining the purpose of the letter * We are writing to enquire about/whether... * We are writing to ask about/if... * I am writing in connection with... * I am writing in response to... * We are interested in... and would like to know... * With reference to... * Further to... * With regard to... * In reply to... Finishing the letter * I look forward to meeting/hearing from you. * Looking forward to meeting/hearing from you. (sometimes frowned upon) * We look forward to receiving the proposal/your order/your reply. * Please do not hesitate to contact me... * Please feel free to contact... Requesting * We would be (very) grateful if you could... * I would be (much) obliged if you could... * We would appreciate if you could... * Please could you... (informal)

5 Giving information or replying to a request for information Positive Negative * Please find enclosed... * We regret to inform you... * We are happy to enclose... * We are sorry to tell you... * We wish to inform you... * We are pleased to inform/tell you... Thanking * I am much obliged to you for sending me... * I am grateful to you for... * We are much obliged to you for... * Thank you for... (informal) Apologizing * We were (very/extremely/most) sorry to hear about the problem. * We regret that this has happened / that this problem has risen. * We apologize for... * We are sorry to have caused you this trouble.

6 2. Zakelijkcorespondereninhet Frans

7 Aanspreking/korte zinnen Nederlands algemeen directeur manager Ter attentie van Ter kennisgeving Ter informatie Ter goedkeuring Volgens afspraak Op uw verzoek Op verzoek van Met dank retour Ter ondertekening Ter goedkeuring Vertrouwelijk Persoonlijk Ter verdere afhandeling Met verzoek om commentaar Met verzoek om terugzending Volgens telefonische afspraak Frans président directeur général chef d'entreprise  l'attention de À titre d'information Pour votre information Soumis à votre approbation Comme convenu À votre demande À la demande de En vous remerciant Soumis à votre signature Soumis à votre approbation Confidentiel Personnel En vue d'un traitement ultérieur Prière de commenter Prière de renvoyer Comme convenu au téléphone Inleidende zinnen De reden dat wij ons tot u richten is de volgende... La raison pour laquelle nous nous adressons á vous est la suivante... Graag attenderen wij u op het volgende... Nous tenons à vous signaler que... Tot onze spijt hebben wij vernomen dat... À notre grand regret, nous avons appris que... Helaas moeten wij u berichten dat... Hartelijk bedankt voor uw belangstelling in samenwerking. Hartelijk dank voor uw schrijven. Het doet ons genoegen u op de hoogte te stellen van... Malheureusement, nous devons vous informer que... Nous vous remercions de votre l'intérêt à travailler. Avec tous nos remerciements pour votre lettre. Nous sommes heureux de vous faire savoir que... Ik schrijf u met betrekking tot... Je vous écris au sujet de... Ik verzoek u mij... toe te sturen/te doen toekomen. Naar aanleiding van uw verzoek om informatie... Je vous prie de bien vouloir m'envoyer/ me faire parvenir/me fournir... Nous nous référons à votre demande de renseignements de...

8 Uw brief van... Votre lettre du... Vriendelijk bedankt voor uw telefonische aanvraag. Un grand merci pour votre demande téléphonique. Wij willen u informeren over... Nous tenons à vous informer que... Zoals overeengekomen tijdens... Comme convenu lors de... Zoals vandaag telefonisch besproken... Comme nous l'avions convenu au téléphone aujourd'hui... Bijlagen Bijlage: Als bijlage sturen wij u onze nieuwste catalogus mee. Een routebeschrijving is bijgevoegd. Annexe: Veuillez trouver ci-joint notre dernier catalogue. Ci-joint un plan avec itinéraire. Bijgaand zenden wij u... Par la présente, nous vous envoyons... In de bijlage vindt u de noodzakelijke technische specificaties. Een kopie van [document] treft u in de bijlage aan. Onze prijzen treft u in bijgaande prijslijst aan. Vous trouverez en annexe toutes les spécifications techniques nécessaires. Une copie de [document] est jointe en annexe. Pour nos tarifs, veuillez consulter notre liste de prix courants ci-jointe. Tot ons genoegen kunnen we... bijsluiten Nous avons le plaisir de vous envoyer ci-joint... U treft details aan over... Vous trouverez les détails de... Voor de algemene voorwaarden verwijzen wij u naar de bijlage. Voor meer informatiemateriaal verwijzen wij u naar de bijlage. Pour les clauses générales nous demandons de bien vouloir consulter les pièces jointes. Pour toute information complémentaire, nous vous prions de vous référer aux pièces jointes. Informatie Voor informatie kunt u contact opnemen met... Nadere informatie is ook te vinden op: Uitgebreide informatie vindt u ook op het internetadres Pour de plus amples informations, veuillez contacter... Pour de plus amples informations, voir Vous pouvez trouver des renseignements détaillés sur Internet à l'adresse

9 Vragen Hartelijk dank voor het in ons gestelde vertrouwen. In afwachting van uw antwoord, Indien u nog meer vragen heeft, staan wij graag tot uw beschikking. Indien u nog vragen heeft, kunt u terecht bij... Wanneer u nog vragen heeft, wendt u zich dan tot... Zonder uw tegenbericht, Nous vous remercions de la confiance que vous nous témoignez. Dans l'attente de votre réponse Nous restons à votre disposition pour d'éventuelles autres questions. S'il vous restait des questions,... se ferait un plaisir d'y répondre. Pour d'éventuelles questions supplémentaires, renseignez-vous auprès de... Sauf avis contraire, Afsluiting... neemt binnenkort contact met u op om de details toe te lichten. Bij voorbaat dank. Bij voorbaat hartelijk dank voor uw medewerking. Bij voorbaat dank voor de moeite. Hartelijk bedankt voor uw interesse in onze organisatie. Ik hoop u met deze informatie van dienst te zijn. Wij zien uw reactie met belangstelling tegemoet. Wij hopen dat u begrip heeft voor onze positie. Mag ik u hierover op een later moment nog contact met u opnemen? Ik hoop op een positieve reactie van u. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben...., se mettra en rapport avec vous prochainement, afin de vous informer sur les détails. En vous remerciant à l'avance. Merci d'avance pour votre participation. Merci d'avance pour votre coopération. Je vous remercie grandement pour l'intérêt que vous avez porté à propos notre organisation. J'espère vous avoir ainsi apporté des informations utiles. Nous attendons votre réaction avec grand intérêt. Nous espérons que vous comprenez notre position. J'espère que je pourrais vous contacter plus tard sur ce sujet. J'espère une réaction positive de votre part. En espérant avoir pu vous être utiles par ces renseignements.

10 3. Zakelijkcorespondereninhet Duits

11 Anrede Sehr geehrte Frau...,/ Sehr geehrter Herr..., Guten Tag, sehr geehrter Herr..., Guten Tag, Frau..., Sehr geehrte Damen und Herren, Anfang Vielen Dank für Ihr Schreiben/ Ihre Information/ Ihre schnelle Antwort. Vielen Dank für Ihre Hilfe/ Unterstützung/ Mitarbeit. Herzlichen Dank für Ihre Stellungnahme. Ihre Information war für uns sehr hilfreich. Vielen Dank! Ihre Unterlagen waren für uns von großem Nutzen. Vielen Dank für Ihre Unterstützung. Über Ihre positive Antwort haben wir uns sehr gefreut. Bezugnahme und strukturierende Formulierungen Wie (telefonisch) besprochen/ vereinbart... Bezug nehmend auf... In Bezug auf... Bezüglich... Hinsichtlich... Was... betrifft, möchte ich Ihnen mitteilen, dass... Hiermit... Des Weiteren... Darüber hinaus... Außerdem... Hinweis auf eine Anlage Anbei sende/ schicke ich Ihnen... In der Anlage finden Sie... Beiliegend senden wir Ihnen...

12 Entschuldigung für Fehler Bitte entschuldigen Sie unseren/ diesen Fehler. Selbstverständlich ersetzen wir Ihnen... Bitte entschuldigen Sie die verspätete Zusendung der Unterlagen. Es ist gut, dass Sie uns auf diesen Fehler aufmerksam gemacht haben. Wir haben leider vergessen, Ihnen... zu... Bitte entschuldigen Sie vielmals. Vorschläge Wir freuen uns, dass Ihnen unsere Idee gefällt. Schön, dass Sie mit unserem Vorschlag einverstanden sind. Ihre Vorbehalte sind verständlich. Wir haben unser Konzept überdacht. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass... Preise Ihre Ankündigung, die Preise für... erhöhen zu müssen, erstaunt uns sehr. Sie haben zu Beginn des Jahres/ letztes Jahr/ letzten Juni die Preise für... um... Prozent erhöht. Trotz des allgemeinen Verständnisses für Preiserhöhungen werden wir erhebliche Schwierigkeiten haben, die Artikel zu verkaufen. Vertrauliches Wir verlassen uns darauf, dass Sie diese Informationen vertraulich behandeln werden. Bitte behandeln Sie diese Unterlagen vertraulich. Bitte geben Sie diese Informationen nicht ohne unser Einverständnis weiter. Terminvereinbarung Wir würden uns freuen, wenn Sie Zeit für ein ausführliches Gespräch hätten. Wir würden uns gerne mit Ihnen treffen. Was halten Sie vom...? Wir freuen uns darauf, Sie in Kürze wiederzusehen und erwarten Ihren Terminvorschlag. Wir könnten in der kommenden Woche einen Termin freihalten. Bitte geben Sie uns Bescheid, welcher Tag Ihnen recht ist. Unser Terminvorschlag wäre der... um... Uhr. Wir richten uns aber gerne auch nach Ihnen. Bitte sagen Sie uns Bescheid, wann es Ihnen am besten passen würde. Den vereinbarten Termin haben wir für den... um... Uhr vorgemerkt. Auf Ihren angekündigten Besuch freuen wir uns sehr. Unser Gespräch wird sicherlich interessant werden. Wir freuen uns darauf.

13 Schluss Es würde uns freuen, wenn Sie mit Hilfe dieser Angaben den Sachverhalt klären könnten. Wir haben ein großes Interesse an einer Zusammenarbeit mit Ihnen an diesem Projekt und hoffen sehr, dass wir zu einer Übereinkunft kommen. So weit unsere Vorschläge wie sind Ihre Überlegungen dazu? So weit die Planungen nach dem augenblicklichen/ momentanen Stand sind Sie damit einverstanden? Können Sie sich unseren Vorschlägen anschließen? Um die Angelegenheit zu beschleunigen, müsste Ihre Entscheidung bald vorliegen. Bitte informieren Sie uns so bald wie möglich. Wir greifen gerne jede Anregung von Ihrer Seite/ von Ihnen auf. Bitte geben Sie uns so bald wie möglich Bescheid. Bitte lassen Sie uns möglichst bald wissen,... Wir hoffen, bald von Ihnen zu hören. Für eine baldige Information wäre ich Ihnen sehr dankbar. Wir freuen uns auf Ihre baldige Antwort. In einem Telefongespräch können wir die noch offenen Fragen/ Punkte klären. Haben Sie noch Fragen? Dann rufen Sie uns bitte an. Sollten/ Wenn/ Falls Sie noch Fragen haben, können Sie uns jederzeit gerne anrufen. Bei Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an... Herzlichen Dank für Ihre Unterstützung/ Ihr Verständnis/ Ihre Bemühungen. Wir freuen uns auf eine weitere gute Zusammenarbeit mit Ihnen. Ich freue mich auf unser nächstes Treffen in... Ich wünsche Ihnen ein schönes Wochenende/ einen schönen Urlaub/ erholsame Urlaubstage. Viel Erfolg für... Gruß Mit freundlichen Grüßen und bestem Dank im Voraus Mit freundlichen Grüßen Mit freundlichem Gruß Freundliche Grüße nach... Viele Grüße aus den Niederlanden Mit sonnigen Grüßen aus...

14 4. Zakelijkcorespondereninhet Nederlands

15 Elementen van een brief Briefhoofd Ieder bedrijf heeft een eigen briefhoofd, waarin de gegevens staan die voor dat bedrijf van belang zijn. In de praktijk zullen deze gegevens zijn voorgedrukt op het briefpapier. De gegevens bevatten altijd: naam, adres, woonplaats van de afzender. Vaak is er ook een logo van het bedrijf toegevoegd. Adressering De volgorde bij de adressering is altijd van algemeen naar specifiek: dus eerst de bedrijfsnaam, dan afdeling en dan persoon. In plaats van het huisadres kan ook postbus en nummer vermeld worden. Het aantal adresregels mag niet groter zijn dan 7. Plaats de gegevens onder het briefhoofd aan de linkerkant van de pagina. Op briefpapier worden vaak merktekens geplaatst om het adres op de juiste plaats te zetten in verband met het gebruik van vensterenveloppen. T.a.v. betekent: ter attentie van. Je gebruikt deze afkorting als je de naam weet van de persoon voor wie de brief bestemd is. Dit mag overigens ook worden weggelaten, omdat de naam al duidelijk aangeeft wie de geadresseerde is. Op de envelop moeten dezelfde gegevens staan als in de adressering op de brief. Als je geen verdere informatie hebt volsta dan met het noemen van het bedrijf. Uit de informatie die je invult bij onderwerp of betreft kan men waarschijnlijk opmaken voor wie de brief bestemd is. Plaats, datering Zowel voor plaats als datering geldt: altijd volledig. Dag in cijfers; maand in letters, geen hoofdletter; jaartal voluit in cijfers. Onderwerp In het zakelijk briefverkeer is het gebruikelijk je brief van een onderwerp te voorzien. Je omschrijft beknopt waar de brief over gaat. Dit vergemakkelijkt de oriëntatie van de lezer op het onderwerp van de brief. Je zet geen punt aan het einde van de zin/woorden die het onderwerp aanduiden.

16 Kenmerk Op voorgedrukt briefpapier staat vaak uw kenmerk of ons kenmerk. Hierachter kun je een letter en/of cijfercombinatie plaatsen. De letters duiden meestal de persoon aan die de brief heeft opgesteld. Aanhef Hiermee richt u zich direct en persoonlijk tot de ontvanger. Als u een met naam bekende persoon aanspreekt gebruikt u: Geachte heer Van Dam, of Geachte mevrouw Spijker, In de aanhef worden geen voorletters gebruikt, ook geen titels en afkortingen. Als u geen naam weet dan gebruikt u: Geachte heer, of Geachte mevrouw, of Geachte heer, mevrouw, Tekst De eigenlijke boodschap die u wilt overbrengen. Meestal valt de tekst uiteen in Begin/inleiding Middenstuk Afsluiting Slotformule Het eind van een brief bevat vaak een min of meer vaste slotformule. In het algemeen is het verstandig een korte variant te nemen. De meeste gebruikte zijn: Met vriendelijke groet, Hoogachtend, Bij de keus van de slotformule moet je rekening houden met de aanhef en de stijl van de brief als geheel.

17 Ondertekening Onder de slotformule komt jouw handtekening. Daaronder maak je precies duidelijk wie precies de afzender is. Je noteert hier: Je naam (eventueel met titel, beroep of functie); Je adres (tenzij u voorgedrukt briefpapier gebruikt); Andere informatie die van belang kan zijn zoals telefoonnummer, adres, polisnummer enzovoort. Bijlagen Een bijlage is een stuk dat bij een brief gevoegd is. Het is een aanvulling of een toelichting op de brief. Onderaan je brief of op voorgedrukt briefpapier op de daarvoor bestemde plaats moet je het aantal bijlagen aangeven of de namen van de bijlagen noemen. Je geeft zo aan wat er naast de brief nog meer in de envelop zit. De ontvanger kan dan controleren of hij alles heeft gekregen. Begin en slot Hoe begin en eindig je je brief? Dikwijls wordt gekozen voor standaard openings- en slotzinnen. Hierdoor wordt je brief vaak erg onpersoonlijk en clichématig. Hoe kun je dit veranderen? Clichés in de opening ontstaan doordat je in één zin twee feiten aan elkaar wilt verbinden, namelijk de aanleiding voor de brief en de brief zelf. Die koppeling maakt het gebruik van constructies als naar aanleiding van, in aansluiting op of met referte aan vrijwel onvermijdelijk. De oplossing is: maak twee lossen zinnen van je opening. Schets in de eerste zin niet meer dan de situatie die aan de brief is voorafgegaan en laat daarbij allerlei nietszeggende uitdrukkingen zoals jongstleden weg. Beschrijf vervolgens in de tweede zin het feit dat je reageert. Wat je overhoudt is een heldere, zakelijke opening. Openingszinnen Clichéformules als Naar aanleiding van, Met referte aan en In antwoord op kun je als volgt variëren: Op uw verzoek sturen wij (...) Op (...) spraken wij met u over (...) In uw brief van (...) vraagt u (...)

18 fout / af te raden correct / aanbevolen Bijgaand stuur ik u... Bij deze brief sturen wij u... Ingesloten treft u aan... Hierbij treft u... aan Bij deze ontvangt u... Op uw verzoek ontvangt u... Bijgaand vindt u U vindt bij deze brief... Ingesloten vindt u... Als bijlage treft u... aan Bij deze vindt u... Hierbij ontvangt u... Hierbij gaat een formulier. U treft hierbij een formulier aan. Naar aanleiding van uw schrijven d.d... Op... schreef u ons over... Refererend aan uw schrijven d.d.... In uw brief van... maakt u kenbaar In antwoord op uw schrijven van... In uw brief van... schreef u ons... Met uw brief berichtte u ons... Uit uw brief van... blijkt dat berichten wij u het volgende. Wij gaan graag in op uw opmerking.... delen wij u het volgende mede. Wij beantwoorden graag uw vraag. Wij hebben uw brief ontvangen. weglaten Naar aanleiding van ons telefonisch onderhoud Op... hebben wij telefonisch contact... gehad met u over... Slotzinnen Slotzinnen kunnen een traditioneel karakter vertonen; vaak hebben ze een vaste vorm. Ze moeten echter wel bij de stijl van de brief passen en dienen tevens een logische afsluiting van de brief te zijn. Schrijf geen beleefdheidsformules die niets met de inhoud van de brief te maken hebben. Eindig je brief niet met een deelwoord als vertrouwende en hopende. Schrijf liever: Wij vertrouwen erop (...) Wij rekenen erop (...) Wij zien met belangstelling uit naar (...) Schrijf niet Wij hopen u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben... Het lijkt of je niet erg zeker bent van je zaak. Je weet toch of de informatie voldoende is? Gebruik in plaats van het nietszeggende hiermee een omschrijving die aangeeft waarmee precies. Bijvoorbeeld: met deze toelichting met dit antwoord met deze informatie

19 fout / af te raden correct / aanbevolen Inmiddels verblijven wij Weglaten U bij voorbaat dankend Alvast vriendelijk dank voor uw medewerking. Hopende u hiermee Wij vertrouwen erop u met deze informatie van dienst te zijn geweest Uw antwoord met belangstelling tegemoetziend Wij zien uw antwoord met belangstelling tegemoet Met de meeste hoogachting Hoogachtend 10 tips voor een positieve reactie op een klachtenbrief 1. Gebruik zoveel mogelijk positieve woorden; 2. Begin bij slecht nieuws eerst met een vriendelijke of neutrale mededeling; 3. Vermijd beschuldigingen en een geïrriteerde toon; 4. Koppel in de eerste alinea terug naar de klant. Herhaal zijn klacht. 5. Toon begrip voor de boosheid van de klant; 6. Besteed aandacht aan de emoties van de klant; 7. Bedank de klant dat hij de moeite heeft genomen om te klagen; 8. Zet uw kernboodschap in de eerste zin van de tweede alinea; 9. Bied bij een negatief bericht toch een alternatief; 10. Zet aan het eind van de brief de naam en het telefoonnummer van degene bij wie de klant terecht kan voor vragen.

20 OverNIOW DeNIOW Groepgeeftalmeerdan40jaartrainingenincommunicatie.UkuntbijDeTaal-enTekstexpertsterechtvoortaal-enschrijftrainingen.Adviesovertaal,taalbeleidentekstinorganisatiescompleterenhetaanbod.Trainingenophetgebiedvanpersoonlijkeeffectiviteit,mondelingecommunicatieenverkoopvaardigheden vindtubijmijntraining.nl Onzeaanpakisaltijdgebaseerdopdeovertuigingdatlerenen doenhandinhandmoetengaan.dedagelijksewerkpraktijkvormt hetuitgangspuntvanonzeprogramma s.verfrissendeinzichten, oefeningindepraktijkenconcretefeedbackvormeneenkrachtige combinatieom teleren.deskundigetrainersbegeleidenhetleerprocesdatkanbestaanuittraining,coachingenondersteuningop dewerkplek.