Handleiding noviteiten Galvano klantportaal

Transcriptie

1 Handleiding noviteiten Galvano klantportaal After Sales, Klantinformatie, mijn Berichten & mijn Prijsafspraken Auteur: Michiel Roozen Datum: Versie:.0

2 Inleiding Galvano is de laatste maanden druk bezig geweest met het verder uitbouwen en perfectioneren van de website. Dit heeft als resultaat dat wij weer een aantal noviteiten mogen presenteren op het klantportaal. Er zijn een viertal pagina s bijgekomen die u belangrijke informatie bieden. Deze handleiding biedt u de handvatten om snel vertrouwd te raken met deze nieuwe functionaliteiten. De grootste noviteit op het portaal is het menu-item After Sales. Dit item faciliteert een optimale informatievoorziening tussen fabrikanten, Galvano en U als klant aangaande reclamaties. Het After Sales gedeelte biedt u een compleet overzicht van alle reclamaties die u bij Galvano heeft lopen. Zo houdt u het overzicht en weet u altijd wat er speelt. De pagina Klantinformatie biedt u een overzicht van de contactgegevens en afspraken die Galvano van u heeft vastgelegd. Deze pagina is voornamelijk informatief van aard. De pagina Mijn Berichten verschaft u inzicht in alle berichttypen die Galvano u toezendt. Hierbij kunt u dan bijvoorbeeld denken aan orderbevestigingen en serviceverzoeken. U kunt op deze pagina per berichttype aangeven via welk communicatiemiddel u bepaalde berichttypen wenst te ontvangen. De pagina Mijn Prijsafspraken biedt u een totaaloverzicht van alle artikelen waarvoor u NETTO prijsafspraken heeft lopen met Galvano. Ook alle artikelen waarvoor oververpakkingsprijzen gelden, staan overzichtelijk bijeen op deze pagina. Zo heeft u alle artikelen waarvoor aantrekkelijke inkoopcondities gelden overzichtelijk bijeen! M.J.M. Roozen Pagina Printdatum:

3 Inhoudsopgave AFTER SALES WAAR VINDT U HET? INVOEREN NIEUWE RECLAMATIE Reclamatie m.b.t. een levering Reclamatie m.b.t. een factuur OVERZICHT RECLAMATIES Zoeken naar een reclamatienummer Detailpagina Serviceverzoek Detailpagina Retouropdracht....4 INPLANNEN VAN EEN RETOUROPDRACHT... KLANTINFORMATIE...4 HOE WERKT HET? MIJN BERICHTEN...6 HOE WERKT HET? MIJN PRIJSAFSPRAKEN...8 HOE WERKT HET?...8 M.J.M. Roozen Pagina 3 Printdatum:

4 After Sales After Sales is een volledig nieuw menu item op de Galvano website. Deze functionaliteit heeft als doel voor u inzichtelijk te maken wat de status is van diverse typen opdrachten zoals retouren en serviceverzoeken. Zo kunt u alle informatie die u nodig heeft omtrent deze zaken overzichtelijk terugvinden op de Galvano website en voor uzelf de voortgang bewaken.. Waar vindt u het? Het menu item After Sales vindt u in het rode menu links op de website, zoals aangegeven door onderstaande illustratie. Als u met uw muis op After Sales klikt (pijl ), opent u een submenu waar u kunt kiezen voor Invoeren nieuwe reclamatie (pijl ) en Overzicht reclamaties (pijl 3). Als u klikt op Invoeren nieuwe reclamatie start u met het aanmaken van een nieuwe reclamatie. Als u kiest voor Overzicht reclamaties krijgt u een overzicht te zien van de reclamaties en serviceverzoeken die u op dat ogenblik heeft lopen bij Galvano. De volgende paragrafen zullen de functionaliteiten van dit nieuwe menu item voor u uiteenzetten. 3. Invoeren nieuwe reclamatie Het invoeren van een nieuwe reclamatie begint met onderstaand scherm. Hier kunt u aangeven of de reclamatie betrekking heeft op een levering of op een factuur. Als uw reclamatie betrekking heeft op een levering vinkt u deze optie aan (pijl ), als de reclamatie betrekking heeft op een factuur kiest u voor deze optie (pijl ). Paragraaf.. zet uiteen hoe u een reclamatie met betrekking tot een levering aanmaakt. Paragraaf.. behandelt het aanmaken van reclamaties met betrekking tot een factuur. M.J.M. Roozen Pagina 4 Printdatum:

5 .. Reclamatie m.b.t. een levering Als u heeft aangevinkt dat de reclamatie betrekking heeft op een levering, wordt vervolgd met onderstaand scherm. In dit scherm begint u met het aanvinken van uw klantnummer, zoals pijl aangeeft. Vervolgens kunt u op twee manieren naar uw order zoeken: A. U voert handmatig het ordernummer in bij Ordernr. Galvano, en klikt vervolgens op, zoals pijl aangeeft. B. U klikt op de link Klik hier om het ordernummer op te zoeken. U kunt dan in uw orderoverzicht de juiste order selecteren (pijl 3). 3 Nadat u het ordernummer geselecteerd heeft verschijnen automatisch alle regels die bij het betreffende ordernummer horen in het scherm, zoals geïllustreerd door de onderstaande afbeelding. U kunt nu aangeven welke regel de aanleiding is voor uw reclamatie (u kunt uiteraard ook meerdere regels selecteren). Nadat u alle regels geselecteerd heeft, vervolgt u door te klikken op. U opent nu onderstaand scherm. In dit scherm kunt u de informatie opgeven die voor Galvano belangrijk is om de reclamatie goed te kunnen afhandelen. Bovenaan in dit scherm vindt u het ordernummer waar de reclamatie betrekking op heeft, en de referentie die u aan uw order heeft meegegeven (zie groene kader). Achter Artikel (pijl ) staat het artikelnummer van Galvano en de omschrijving van het artikel waarop uw reclamatie betrekking heeft. Bij Aantal (pijl ) kunt u het aantal invoeren van het waarop de reclamatie betrekking heeft. M.J.M. Roozen Pagina 5 Printdatum:

6 Bij Reclamatie reden (pijl 3) kunt u de reden aanvinken waarvoor u de reclamatie indient. U heeft hier keuze uit de volgende opties: Verkeerd artikel besteld; Verkeerd artikel ontvangen; Foutief aantal ontvangen; Artikel beschadigd ontvangen; Artikel niet compleet; Overig. Als u de reden van uw reclamatie bekend heeft gemaakt, dient u daarna een korte doch heldere toelichting in te voeren in het veld bij Toelichting (pijl 4). Zoals u in onderstaand voorbeeld kunt zien geven we in het geval van een beschadiging aan waar de beschadiging zich bevindt. Het is mogelijk uw toelichting te verduidelijken met maximaal drie afbeeldingen. In het veld Bijlage (pijl 5) wordt u de mogelijkheid geboden om afbeeldingen toe te voegen. Deze afbeelding mag niet groter zijn dan 5MB. Bij Herleveren kunt u aangeven of u een herlevering van dit artikel wenst. Als dat zo is kunt u hier een herleverdatum selecteren. Als de artikelen waar deze reclamatie betrekking op heeft zich bevinden bij de consument zet u een vinkje bij de artikelen bevinden zich bij de consument (afwijkend ophaaladres). In het veld Uw contactgegevens (pijl 7) voert u ten slotte de contactgegevens in van de contactpersoon bij uw bedrijf voor deze reclamatie. Als de artikelen zich bij de consument bevinden dient u de contactgegevens van de consument op te geven. U besluit ten slotte met het accorderen van de reclamatievoorwaarden van Galvano als u het met deze eens bent (pijl 8), en door te klikken op M.J.M. Roozen Pagina 6 Printdatum:

7 U ontvangt dan de onderstaande ontvangstbevestiging. Zoals u ziet heeft Galvano de reclamatie nu een reclamatienummer gegeven... Reclamatie m.b.t. een factuur Als de reclamatie betrekking heeft op een factuur dan verschijnt onderstaand scherm direct na het aanklikken van de optie Factuur. In dit scherm start u met het selecteren van het juiste klantnummer, indien u over meerdere klantnummers beschikt (pijl ). In het veld Factuurnummer (pijl ) voert u het factuurnummer in waar de reclamatie betrekking op heeft. Bij het veld Ordernr. Galvano (pijl 3) kunt u (indien van toepassing) het ordernummer invoeren waarop de factuur betrekking heeft. In het veld Artikelnummer (pijl 4) kunt u (indien van toepassing) de artikelen invoeren waar de reclamatie betrekking op heeft. U kunt de reden waarvoor u reclameert aanvinken in het veld Reclamatie reden (pijl 5). Als u de reden van uw reclamatie bekend heeft gemaakt, dient u daarna een korte doch heldere toelichting in te voeren in het veld bij Toelichting (pijl 6). In het veld Uw contactgegevens kunt u de contactpersoon binnen uw organisatie opgeven die Galvano voor deze reclamatie kan benaderen als dit nodig blijkt te zijn. U besluit tenslotte met het accorderen van de reclamatievoorwaarden van Galvano als u het met deze eens bent (pijl 8), en door te klikken op M.J.M. Roozen Pagina 7 Printdatum:

8 Nadat u heeft geklikt op verschijnt onderstaande bevestiging: M.J.M. Roozen Pagina 8 Printdatum:

9 .3 Overzicht Reclamaties.3. Zoeken naar een reclamatienummer Het reclamatie overzicht biedt u een totaaloverzicht van de reclamaties die u bij Galvano heeft lopen. In dit overzicht kunt u naar een specifieke reclamatie zoeken door gebruik te maken van de filtercriteria (groene kader). Zo kunt u zoeken op uw referentie, op het reclamatienummer, op het originele ordernummer, of op het artikelnummer waar de reclamatie betrekking op heeft. Daarnaast kunt u ook filteren op de categorie waaronder een reclamatie valt. Wij onderscheiden hierbij de volgende categorieën: () Openstaand () Afgehandeld en (3) Alle. Als u de reclamatie waarnaar u zocht heeft gevonden kunt u deze openen door te dubbelklikken op het reclamatienummer, zoals pijl aangeeft. U wordt dan doorverwezen naar de detailpagina van de betreffende reclamatie. Wat u op deze detailpagina te zien krijgt is afhankelijk van het type reclamatie (zie rode kader in bovenstaande afbeelding) waarvan u meer informatie wilt bekijken. Er worden drie reclamatietypen onderscheiden: () nader te bepalen, () serviceverzoeken, en (3) retouropdrachten. Een reclamatie van het type Nader te bepalen is een reclamatie die nog door Galvano in behandeling genomen moet worden. Daarom is het nog niet mogelijk meer informatie over de betreffende reclamatie op te vragen. Reclamaties van het type Serviceverzoek en Retouropdracht beschikken wel over een detailpagina. Deze detailpagina s worden in de volgende subparagrafen (.3. &.3.3) uiteengezet. Als de status van een reclamatie rood gekleurd is (zie pijl ), wil dit zeggen dat wij een actie van u verwachten. M.J.M. Roozen Pagina 9 Printdatum:

10 .3. Detailpagina Serviceverzoek Als u in het reclamatieoverzicht op het reclamatienummer van een serviceverzoek klikt, opent u de pagina met detailinformatie. Deze pagina ziet eruit als onderstaand voorbeeld en presenteert alle informatie met betrekking tot het serviceverzoek. Het meest belangrijk zijn de onderste velden (zie groene kader). Deze velden fungeren als een logboek en verschaffen u inzicht in de voortgang die gemaakt wordt met betrekking tot de afhandeling. Zo blijft u op de hoogte van wat er speelt. Als u een vraag wilt stellen aan de Verkoop Binnendienst van Galvano over bijvoorbeeld de opvolging, kunt u dit doen door te klikken op. U opent dan een formulier waarin u een kunt samenstellen. U kunt ook een afdruk maken van onderstaand scherm door te klikken op de knop. M.J.M. Roozen Pagina 0 Printdatum:

11 .3.3 Detailpagina Retouropdracht Wanneer u vanuit het reclamatieoverzicht klikt op het reclamatienummer van een retouropdracht opent u de detailpagina van de retouropdracht. Deze pagina ziet eruit als onderstaand voorbeeld. Het is belangrijk te vermelden dat een retouropdracht twee stadia kent: () in te plannen en () retour te halen. Een opdracht met de status In te plannen is een retouropdracht waarvoor u nog een ophaaldatum dient in te plannen. Hoe u een retouropdracht kunt inplannen wordt besproken in paragraaf.4. Een retouropdracht met de status Retour te halen is een retouropdracht die u reeds heeft ingepland, en waar dus een ophaaldatum van bekend is. De detailpagina van een Retouropdracht die reeds is ingepland verschilt van de pagina van een niet-ingeplande retouropdracht. De detailpagina van een retouropdracht met de status In te plannen ziet eruit als onderstaand. Bovenaan deze pagina vindt u de algemene gegevens van de retouropdracht (pijl ). Het volgende veld bevat de ophaalgegevens (pijl ). Omdat deze retouropdracht nog niet ingepland is staat hier nog niets ingevuld. In plaats van de ophaalgegevens vindt u hier een link (groene kader) naar een formulier waarmee u de opdracht kunt inplannen. Onderaan de pagina staan de artikelen genoteerd die retourgenomen moeten worden (pijl 3). Als u klikt op de knop opent zich een formulier waarin u een kunt samenstellen aan Galvano. De knop verschaft net als de link ook toegang naar het formulier waarmee u de retouropdracht kunt inplannen. 3 M.J.M. Roozen Pagina Printdatum:

12 Onderstaand ziet u de detailpagina van een retouropdracht die de status Retour te halen heeft. U ziet dat deze pagina exact dezelfde gegevens bevat als het vorig scherm, met als enig verschil dat in het veld Ophaalgegevens nu een ophaaldatum en adres staat (zie groene kader)..4 Inplannen van een Retouropdracht Retouropdrachten die nog ingepland moeten worden staan overzichtelijk opgesomd in het veld Taken op de startpagina van de Galvano website. Zo houdt u het overzicht en vergeet u retouropdrachten niet in te plannen. Als u klikt op één van deze taken, zoals geïllustreerd door de pijl in onderstaand scherm, wordt u direct doorverwezen naar het formulier waarmee u de betreffende retouropdracht kunt inplannen. Dit formulier ziet er als volgt uit. In dit formulier start u met aan te geven of de artikelen opgehaald dienen te worden op uw standaard afleveradres of op een afwijkend afleveradres (pijl ). Als u heeft gekozen voor een afwijkend afleveradres kunt u de NAW-gegevens invoeren in de vervolgvelden. U vervolgt met het kiezen van een ophaaldatum, dit doet u door een datum te selecteren op het kalendertje (pijl ). Vervolgens kunt u aangeven of het ophalen alleen mag geschieden op de ophaaldatum, of dat u Galvano een venster van 5 dagen toestaat om de artikelen op te halen (pijl 3). Indien van toepassing kunt u ook de locatie in uw magazijn aangeven waar de artikelen zich bevinden (pijl 4). M.J.M. Roozen Pagina Printdatum:

13 U bevestigt bovenstaande door te klikken op. 3 4 U krijgt nu de onderstaande bevestiging. Als u klikt op het nummer van de retouropdracht (zie pijl) wordt u doorverwezen naar de detailpagina van de retouropdracht (subparagraaf.3.3). Hier kunt achteraf nog wijzigingen aanbrengen in de ophaaldatum of -adres. M.J.M. Roozen Pagina 3 Printdatum:

14 Klantinformatie De pagina Klantinformatie biedt u een compleet overzicht van uw klantgegevens, zoals Galvano deze van u geregistreerd heeft. Op deze pagina vindt u belangrijke informatie met betrekking tot uw contactgegevens, uw Galvano-contactpersonen en afspraken. Daarnaast kunt u hier controleren of zaken correct vastgelegd zijn door Galvano. De pagina klantinformatie is niet voor iedereen toegankelijk; u moet hiervoor bevoegd zijn. Hoe werkt het? Als u deze informatie wilt inzien dient u in het linkermenu van de website te kiezen voor "Mijn Galvano" en daarna voor "Klantinformatie" zoals de pijlen in de onderstaande afbeelding illustreren. U opent nu de onderstaande pagina. Als u meerdere klantnummers heeft kunt u met het keuzemenu het klantnummer opzoeken waarvan u de gegevens wilt inzien, zoals geïllustreerd door pijl. Vervolgens krijgt u de contactgegevens (pijl ), uw contactpersonen bij Galvano (pijl 3) en afspraken (pijl 4) te zien welke Galvano voor dit klantnummer geregistreerd heeft. Onder de kop Algemene contactgegevens vindt u uw contactinformatie terug zoals Galvano die van u geregistreerd heeft. Onder de kop "Afspraken" kunt u afspraken terugvinden met betrekking tot uw betalingstermijn, aanlever- en ophaaldagen, uw handelsomzet, etc. Het is belangrijk om te vermelden dat u deze gegevens niet kunt wijzigen op de website; wijzigingen kunt u doorgeven aan uw Galvano contactpersoon. M.J.M. Roozen Pagina 4 Printdatum:

15 3 4 M.J.M. Roozen Pagina 5 Printdatum:

16 3 Mijn Berichten Op de pagina Mijn Berichten vindt u alle berichttypen die Galvano u toezendt (zoals orderbevestigingen en serviceverzoeken). U kunt op deze pagina aangeven via welk communicatiemiddel u bepaalde berichttypen wenst te ontvangen. Niet iedereen kan wijzigingen aanbrengen in deze instellingen: u kunt alleen wijzigingen aanbrengen in de communicatie-instellingen als u hier bevoegd voor bent. Hoe werkt het? U vindt deze pagina onder het menu-item Mijn Galvano (pijl ) waarna u kiest voor Mijn Berichten (pijl ). U opent dan de onderstaande pagina. Als u meerdere klantnummers heeft bij Galvano kunt u in het keuzemenu bij pijl het gewenste klantnummer selecteren. U krijgt dan de communicatie-instellingen te zien die onder dit nummer hangen (zie groene kader). In de kolom Berichttype vindt u een overzicht van de berichttypen die u met enige regelmaat ontvangt van Galvano. In de kolom Verzendwijze wordt per berichttype het communicatiemiddel vermeld dat gebruikt wordt om u de berichten te doen toekomen. We onderscheiden hierbij drie communicatiemiddelen: () , () Fax en (3) Post. Als er in deze kolom Geen staat, wil dit zeggen dat u het berichttype niet ontvangt. De kolom Naar geeft aan naar welk adres, postadres of faxnummer het bericht gestuurd wordt. Tenslotte staat er in de kolom Ter attentie van: de naam van de persoon binnen uw organisatie aan wie het betreffende berichttype verzonden wordt. Als een bepaald berichttype dik gedrukt is wil dit zeggen dat u voor dit berichttype de communicatie-instellingen kunt wijzigen. U kunt de communicatie-instellingen wijzigen door te klikken op het berichttype (zie pijl ). M.J.M. Roozen Pagina 6 Printdatum:

17 U opent dan onderstaand scherm. In dit scherm kunt u uw communicatie-instellingen wijzigen. U doet dit door in het keuzemenu bij "Verzendwijze" één van de communicatiemiddelen te selecteren (zie pijl ). Zoals eerder aangegeven heeft u de keuze uit Fax, of Post. Als u geen communicatie wenst te ontvangen selecteert u "Geen". Let wel: Niet altijd zijn alle communicatietypen mogelijk, sommige documenten kunnen bijvoorbeeld alleen per fax of per verzonden worden. In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat u selecteert. Er verschijnen in dit geval vier velden. Drie van deze velden zijn voor het invoeren van de adressen waar de berichten van dit type naartoe gestuurd dienen te worden. Alleen het veld adres " is verplicht, de overig zijn optioneel. In het veld "Ter attentie van:" kunt u de naam invoeren van de persoon binnen uw organisatie die de berichten dient te ontvangen. U slaat deze nieuwe instellingen op door te klikken op. M.J.M. Roozen Pagina 7 Printdatum:

18 4 Mijn Prijsafspraken Op de pagina Mijn Prijsafspraken vindt u alle artikelen waarvoor u Netto prijsafspraken heeft lopen bij Galvano en waarvoor oververpakkingsprijzen (hoeveelheidskortingen) gelden. Zo heeft u snel toegang tot alle artikelen waar aantrekkelijke inkoopcondities voor u aan vasthangen. Deze pagina is alleen toegankelijk als u het recht heeft om netto prijzen in te zien. Hoe werkt het? U kunt uw prijsafspraken bekijken door in het linker menu te klikken op Mijn Galvano (pijl )en vervolgens te klikken op Mijn prijsafspraken (pijl ). U opent dan de onderstaande pagina. Op deze pagina kunt u alle artikelen terugvinden waarover u Netto prijsafspraken heeft gemaakt met Galvano, of waarvoor een oververpakkingsprijs geldt. Met behulp van de filtercriteria bovenin (zie groene kader) kunt u snel naar specifieke artikelen zoeken. Als u meerdere klantnummers heeft, kunt u in het veld Toon prijsafspraken van het gewenste klantnummer selecteren. In het veld Toon de volgende prijsafspraken kunt u aangeven welke prijsafspraken u wilt zien. U heeft hier de volgende keuzes: () Netto Prijsafspraken, () Oververpakking en (3) Alle. Als alle filtercriteria naar wens staan kan met de selectie toepassen door te klikken op. U kunt ook artikelen toevoegen aan een nieuwe of bestaande bestelling door dit aan te geven in het keuzemenu bij pijl. Vervolgens geeft u achter het gewenste artikel het benodigde aantal in, (pijl ) en klikt u op bestelling toegevoegd.. Het artikel wordt nu aan een M.J.M. Roozen Pagina 8 Printdatum: