24SEP, provinsje frys1n provincie fryslân. Provinciale Staten van Fryslân. Leeuwarden, 24 september 2014 Verzonden,

Transcriptie

1 provinsje frys1n provincie fryslân rj postbus hm leeuwarden tweebaksmarkt 52 telefoon: (059) telefax: (058) Provinciale Staten van Fryslân provincie@fryslan.nl Leeuwarden, 24 september 2014 Verzonden, 24SEP, 2014 Ons kenmerk : Afdeling : Kennis en Ekonomy Behandeld door : 0. Pattist / q.pattist@fryslan.nl Uw kenmerk Bijlage(n) Onderwerp FUMO Geachte Statenleden, Aan u is toegezegd om inzicht te geven in de afwikkeling van de reorganisatie, de kosten van de FUMO voor de provincie en de dekking. De behandeling van dit onderwerp in PS was gepland in het vierde kwartaal van Echter in uw vergadering van 22 oktober aanstaande zal de ontwerpbegroting van de FUMO voor 2015 behandeld worden. Het leek ons daarom goed om u nu per brief te informeren over bovenstaande onderwerpen, zodat u deze informatie bij uw besluitvorming kunt betrekken. Wij lichten alle de FUMO betreffende onderwerpen per onderdeel toe. U kunt deze brief lezen in samenhang met de aan u aangeboden stukken over de ontwerp begroting van de FUMO voor Algemeen De FUMO is voortgekomen uit de door de VNG, het IPO en het Rijk in 2009 gesloten overeenkomst om de noodzakelijke verbeteringen van de uitvoering, dat wil zeggen vergunningverlening, toezicht en handhaving, van het omgevingsrecht te realiseren. Ons kenmerk:

2 provincie fryslân Kern van die afspraak was dat gemeenten en provincies samen regionale uitvoeringsdiensten oprichten en deze belasten met de uitvoering van een basistakenpakket. Het beoogd resultaat daarbij is een robuuste landsdekkende uitvoeringsstructuur, waarvan te, 1 1 de kwaliteit geborgd is. De bevoegdheid van een groot aantal bedrijven gaat tegelijkertijd over naar de gemeenten. Zoals bekend hebben de provincies de regierol gehad in deze stelselwijziging en het resultaat is geweest dat overal in den lande RUD s (Regionale Uitvoerings Diensten) zijn opgericht. Zo ook in Fryslân, waar in het najaar van 2012 door PS toestemming werd gegeven om deel te nemen aan de Gemeenschappelijke Regeling Fryske Utfieringstjinst en Omjouwing (FUMO) De FUMO werd in december 2013 definitief opgericht. c Aan de FUMO ligt een Bedrijfspian ten grondslag, dat op 12juni 2012 is vastgesteld. Aan de FUMO kunnen meer taken worden opgedragen dan de verplichte basistaken. We spreken dan over plustaken. De provincie heeft een groot aantal plustaken ingebracht, zoals bijvoorbeeld taken op het gebied van ontgrondingen, vuurwerk, zwemwater, luchtvaart en groene wetten. Voor de basistaken geldt een vast tarief, de plustaken worden volgens een vaste formule in rekening gebracht. Alle partners in de FUMO dragen hun taken op door middel van een Dienstverleningsovereenkomst, die per jaar wordt afgesloten. Sinds 1januari 2014 is de FUMO operationeel. Daar zijn een oprichtingsproces en een intern reorganisatietraject aan vooraf gegaan. De provincie is nu bij de FUMO betrokken als opdrachtgever en als eigenaar van/partner in de Gemeenschappelijke Regeling. Daarnaast is de provincie leverancier van een aantal ondersteunende diensten. Met het vertrek van de afdeling Omgevingsvergunningen en Toezicht (OVT) is het aantal medewerkers van de provincie met bijna 10% gedaald. Dit heeft gevolgen voor de directe kosten (personeelskosten) en de indirecte kosten (huisvesting en overige overhead). In de loop van 2014 is meer zicht ontstaan op de kosten van de diverse onderdelen in dit traject. Er is uitgegaan van de situatie na de bevoegdheidsoverdracht van de ongeveer 200 bedrijven van de provincie naar de gemeenten. Deze heeft op 1januari 2014 plaatsgevonden. Wij lichten de diverse onderdelen van dit proces hieronder toe. Ons kenn.rk:

3 2. Sociaal Plan en Sociaal Statuut van de FUMO. t: In het Bijzonder Georganiseerd Overleg FUMO zijn door werkgevers met de bonden afspraken gemaakt over het plaatsingsproces FUMO en over de bij FUMO geldende arbeidsvoorwaarden. Voor de rechtspositie bij de FUMO is gekozen voor de arbeidsvoorwaarden van de gemeente Leeuwarden. In het sociaal statuut FUMO zijn naast de plaatsingsprocedure de volgende aspecten geregeld: - een inkomensgarantie in de vorm van een harmonisatietoelage - een ziektekostenvergoeding als deze nu bij de FUMO niet wordt ontvangen. Deze wordt in vier jaren afgebouwd. - afspraken over mee te nemen verlof - richtinggevende afspraken voor de reiskostenregelingen woon-werk en de dienstreizen. In aanvulling op het sociaal statuut heeft de provincie een sociaal plan afgesloten voor de eigen medewerkers, die zijn overgegaan naar de FUMO. Daarin zijn onder meer voor drie jaren compensatieafspraken gemaakt met betrekking tot de vervallen werkgeversbijdrage arbeidsongeschiktheidsverzekering, lagere verlofafspraken bij piketdiensten, lagere reiskostenvergoeding woon-werk en langere reistijd. De toezegging is gedaan, dat als er vc53r 01/01/2016 bij de FUMO een reorganisatie plaatsvindt, het sociaal statuut van de provincie van overeenkomstige toepassing is, als dat gunstiger is, dan het eigen FUMO sociaal statuut. Met het sociaal statuut en het sociaal plan hebben de provinciale medewerkers een goed pakket aan materiële toezeggingen gekregen. De financiële consequenties zijn meegenomen in de kostenoverzichten hierna. Er zijn als gevolg van de reorganisatie geen medewerkers boventallig geworden. t t 3. Eenmalige implementatie- en transitiekosten Onder deze kosten vallen zowel de implementatiekosten van de FUMO als de transitiekosten van de provincie zelf. De implementatiekosten voor de oprichting van de FUMO bedragen De kapitaallasten zijn opgenomen in de begroting van de FUMO. Het aandeel van de provincie in de kapitaallasten implementatiekosten FUMO bedraagt voor de jaren 2014 tlm per jaar. De provincie zelf heeft enerzijds kosten gemaakt voor de digitalisering van de anderzijds personele kosten ten behoeve van een goede overgang naar de FUMO. De bedragen staan in onderstaand overzicht. dossiers, Alle eenmalige kosten konden worden voldaan uit het daarvoor gereserveerde budget. Er resteert op dit moment nog een bedrag van Het restant bedrag kan ingezet worden voor het tekort in de dekking van de bijdrage aan de FUMO voor çenmerk. 01 1

4 Kosten Implementatiekosten obv begroting 2014 FUMO Gevolgen sociaal plan C Frictiekosten medewerkers Verlofsaldo Afscheid van provinciale Organisatie Digitalisering en automatisering Bijdrage aan IPO VTH voor RUD vorming Begeleiding opstart FUMO rj) 4 Dekking Tijdelijk budget Frictiekosten FUMO Tijdelijk budget Transitiekosten RUD Tijdelik budget Implementatie Wabo De kosten (als gevolg) van de FUMO voor 2014 en volgende jaren Het aandeel van de provincie in de begroting van de FUMO zoals deze op 15 mei 2014 door het Algemeen Bestuur is vastgesteld bedraagt bijna 5,8 miljoen. Het aandeel van de provincie was bij het opstellen van het bedrijfsplan FUMO in 2012 becijferd op Deze verhoging met bijna 1 miljoen ten opzichte van het bedrijfsplan is een gevolg van een autonome stijging van de personeelskosten, de meegenomen aanloopverliezen en wordt veroorzaakt doordat in het bedrijfsplan geen rekening was gehouden met de kosten van de frontoffice. Ook zijn de harmonisatietoeslagen (dit zijn de persoonlijke garanties voor provinciale medewerkers voortkomend uit het sociaal plan) ten bedrage van daarin verdisconteerd. Deze persoonlijke garanties vervallen zodra medewerkers uit dienst treden en lopen dus geleidelijk af. Door de FUMO zijn er nieuwe taken bij de provincie ontstaan, die zijn becijferd op 0,5 fte voor de advisering inzake de eigenaars- en opdrachtgeversrol. De kosten daarvan ten bedrage van zijn extra. De provinciale bijdrage voor de FUMO en de bijkomende kosten komen daarmee voor 2014 samen uit op Op basis van de ontwerpbegroting 2014 en de in het bedrijfsplan afgesproken bezuinigingstaakstelling voor de FUMO voor de jaren erna is het volgende voorlopige meerjarige beeld geschetst. Os kenrk:

5 t 1 Bijdrage FUMO obv begroting 2014 (versie AB) Advisering opdrachtgeversrol en eigenaarrol Totaal Ons De kosten (als gevolg) van de FUMO voor 2014 en volgende jaren 6 jaarlijkse termijnen doorberekend in de kostprijs van de FUMO en zitten dus in de 5 9. knmik: begroting van de FUMO. Voor deze kosten is dekking aanwezig. Tevens was een bedrag gereserveerd voor de implementatiekosten. Deze kosten worden in als dekking voor de bijdrage aan de FUMO worden ingezet. aan de FUMO. Dit budget is nu opgesplitst en een bedrag van kan op jaarbasis OVT was bestemd voor uitgaven, die nu zijn verdisconteerd in de bijdrage van de provincie Het grootste deel van het budget voor goederen en diensten van de voormalige afdeling Op het gebied de goederen en diensten uitvoeringsbeleid zal daarop moeten worden aangepast. Dit heeft dus niet per se een hoger bijvoorbeeld voor de Wet Luchtvaart, de Zwemwaterkwaliteit, de Wet Bodembeheer steeds tekort tot gevolg, wel is het zaak om de ontwikkelingen te volgen en tijdig bij te sturen. vastgesteld. Dergelijke middelen komen ofwel opnieuw beschikbaar ofwel het afhankelijk van landelijke of Europese wetgeving weer voor een nieuwe periode worden Het aflopen van het budget wordt veroorzaakt doordat onderliggende middelen zoals Het in te zetten budget bedraagt in en loopt af tot in ingezet worden ter dekking van de kosten van de FUMO. De personeelskosten van de voormalige afdeling DVT vervallen volledig. Het budget kan nu Op het gebied van personeel FUMO. (huisvesting en overige overhead). provinciale organisatie zelf en voor de directe (personeelskosten) en indirecte kosten Diverse middelen vallen Vrij en worden weer ingezet als dekking voor de bijdrage aan de Het vertrek van bijna 10% van de provinciale medewerkers heeft gevolgen voor de van de FUMO Toezicht en de financiële doorwerking voor de dekking van de kosten 5. Consequenties van het opheffen van de afdeling Omgevingsvergunningen en voor het juiste perspectief. uitgegaan van die hogere bijdrage. Die moet echter wel in het achterhoofd worden gehouden ontwerpbegroting 2015, een ander beeld laat zien, met een aanzienlijk hogere bijdrage voor de provincie. Tegen deze begroting worden nog zienswijzen ingediend. In dit overzicht is niet Daarbij wordt opgemerkt, dat de zojuist door het DB van de FUMO vastgestelde çfj

6 Vervallen exploitatiebudgetten (voert FUMO nu uit) Dekking implementatiekosten bij eenmalige Afname personeelskosten De dekkingsmiddelen vanuit de voormalige afdeling OVT meerjarig in schema. rj Ons kem: Voor het totale servicepakket betaalt de FUMO in mee rwe rk. kan kloppen als er vragen zijn op die gebieden. Daarvoor zijn tariefafspraken gemaakt (extern uurtarief van de schaal van de medewerker die het werk verricht). Daarvoor wordt afzonderlijk gefactureerd en worden aparte opdrachten verstrekt. Dit geldt ook voor standaard dienstverlening zijn opgenomen is afgesproken dat de FUMD bij de provincie aan Voor de onderdelen: juridische dienstverlening, inkoop en onderdelen op lot die niet in de directie in de dienstverleningsovereenkomst opgenomen. Daarnaast zijn voor de FUMO in te kopen goederen en diensten m.b.t. ICT, FZ, P&O en voor de jaren 2014t/m Daartoe is eind december 2013 een dienstverleningsovereenkomst met de FUMO gesloten werkzaamheden. en post, archief en scannen. Het gaat daarbij kortgezegd over de dagelijkse De provincie levert aan de FUMO standaard service op het gebied van financiën, P&O, ICT Dienstverleningsovereenkomst ondersteuning bedrijfsvoering aan FUMO orde van grootte van Dat zijn dus extra kosten voor de provincie. FUMO uiteraard wel huisvestingskosten in rekening brengt. Dat gaat om een bedrag in de Door het vertrek van de afdeling OVT is er in het provinciehuis leegstand ontstaan, terwijl de Op het gebied van huisvesting dienstverlening voor in de plaats gekomen. In hoofdstuk 6 wordt daar nader op in gegaan. echter door het service contract van de provincie met de FUMO is daar een andere vorm van De dienstverlening van de ondersteunende afdelingen aan de afdeling OVT is weggevallen, Op het gebied van overhead T OO 4.89T000 implementatie- en transitiekosten provincie fryslân

7 provincie fryslân Het bedrag van voor de standaard serviceverlening wordt jaarlijks geïndexeerd. Deze indexering hangt samen met indexering die wij toepassen op de kosten en is daarmee budgettair neutraal. çr1 7. Totaaloverzicht eenmalige en structurele kosten en dekking 2014 e.v totaal Eenmalig Kosten Implementatie en transitiekosten Dekking tijdelijke budgetten Saldo Structureel Kosten Structurele kosten FUMO Dekking Gevolgen opheffen OVT Implementatiekosten bij eenmalige implementatie- en transitiekosten Dekkingstekort provinciale bijdrage FUMD Dit is overzicht is gebaseerd op de kale begrotingscijfers en vraagt dus nadere toelichting: - Een deel van het tekort wordt beïnvloed doordat onderliggende middelen niet structureel doorlopen, maar dat hoeft in de praktijk niet tot een tekort te leiden. Zie ook onder 5. - Er is wel vanuit gegaan dat de FUMO conform het bedrijfsplan met ingang van 2015 een efficiencytaakstelling invult. Die is in de ontwerpbegroting van de FUMO van nog niet ingevuld. - Er is geen rekening gehouden met de cijfers van de ontwerpbegroting 2015 zoals die nu door het DB van de FUMD is aangeboden en voor een zienswijze van PS voorligt. - De VTH taken zijn sowieso geen statisch gebeuren, maar afhankelijk van veranderende wetgeving. Er zijn meerdere factoren, die verklaren waardoor de FUMO tot hogere kosten leidt ten opzichte van de uitvoering van deze taken voorheen bij de provincie. Een substantieel verschil wordt veroorzaakt door de huisvesting in Grou. Dit levert een extra kostenpost op voor de provincie van Ditzelfde geldt voor kosten van de overhead. Ons kenmerk

8 Ook de begrotingsposten van de FUMO van onvoorzien en de incidentele kosten 8. Dekkingstekort op de bijdrage van de provincie aan de FUMO. Ten slotte is er 0,5 fte bij de provincie nodig voor de extra taken. De overhead bij de FUMO zelf is ruimer dan bij voormalige afdeling OVT. In het personeelsbudget zijn de harmonisatietoeslagen verwerkt. van , waarvan de helft voor rekening van de provincie komt zijn extra. _ 8 9- Ons kenmerk: 01 if44 in een goede verhouding staan tot dat wat de FUMO dient te bieden. bedrijf is, dat zich op zijn uitvoerende taken kan richten, en dat de maatschappelijke kosten Vanuit het belang van de burgers is het belangrijk dat de FUMO een financieel gezond verhoging van het volume. verlaging van de kosten te komen. Dit kan onder andere gerealiseerd worden door een Tevens hebben wij besloten om met de FUMO en de partners in overleg te treden om tot een en zullen in het DB van de FUMO een extern financieel onderzoek bepleiten. Wij vinden het noodzakelijk om meer zicht te krijgen op de oorzaken van deze kostenstijging Tevens zal deze trend van almaar stijgende kosten moeten worden omgebogen in een dalende lijn, zoals in het bedrijfsplan afgesproken. begroting voor 2015 niet acceptabel vinden. De conclusie dat de provinciale bijdrage bij een gelijkblijvende inzet in 2015 met ruim bezit. Wij Verwijzen naar de inhoud van deze stukken. De stukken met betrekking tot deze begroting zijn tegelijk met deze toelichtende brief in uw 9. De ontwerpbegroting van de FUMO voor Vrij te geven zou stijgen ten opzichte van de bijdrage in 2014 leidt ertoe dat wij de concept Voor het restant tekort voor 2014 zullen wij bij de tweede Berap een verzoek doen dekking van de provinciale bijdrage aan de FUMO.. Wij zullen daarom ook onderzoeken of er intern nog andere mogelijkheden zijn voor de van de eenmalig middelen zal nog een aanvullend budget nodig zijn. Voor het jaar 2014 is nu een tekort geraamd van Met de inzet van het restant rj)

9 meerjarenbegroting zo spoedig mogelijk wordt opgesteld. de ontwikkelingen. Een PS voorstel is pas aan de orde als de begroting voor 2015 is schetsen. Wij stellen daarom voor om u de komende tijd steeds per brief te informeren over Gezien alle onzekere factoren is er nog geen basis om al een bestendig toekomstbeeld te meerjarig zicht is op de kosten. Wij zullen er eveneens bij de FUMO op aandringen dat de vastgesteld en er een goedgekeurde meerjarenbegroting voor handen is, zodat er werkelijk 10. Het vervolg 1 1 den Berg, secretaris Staten van Fryslân, -9 9 Ons ke1nerk: