Voorstel voor gemeentebesturen inzake nieuwe convenant periode ( ) VVV Zuid-Limburg

Transcriptie

1 Voorstel voor gemeentebesturen inzake nieuwe convenant periode ( ) VVV Zuid-Limburg Inhoud Pagina: 1. Achtergrond 2 2. Evaluatie werkzaamheden Algemeen Beeld 2 De verrichte werkzaamheden Toekomstverkenning: de periode Spanningsveld uitvoeren publieke taak versus genereren private middelen 4 Bestemming Zuid-Limburg en de rol van VVV Zuid-Limburg daarbinnen 5 Aansluiting Limburg Marketing (Limburg, Liefde voor het Leven) 8 Te leveren prestaties VVV Zuid-Limburg Prestatie indicatoren Het financieringsmodel 10 Hoogte toekomstige financiering VVV 10 Continuering bestaand model 10 Regionaal denken Aansturing VVV organisatie Voorstel aan de Gemeentebesturen 11 Begeleidingsgroep: Jos Vollebregt, Parkstad Limburg Sjef Schellings, Westelijke Mijnstreek Paul Elshout, Kamer van Koophandel Jan Miltenburg, Sittard-Geleen Bart Mennens, Valkenburg a/d Geul Anne ten Horn, Gulpen-Wittem Monique Kerbusch, Vaals Ank Jacobs, Heerlen Ed Claessen, Landgraaf Jan ter Huurne, Kerkrade 1

2 1. Achtergrond In januari 2000 werd op initiatief van de 18 gemeenten in Zuid-Limburg (exclusief Maastricht) en Provincie Limburg de organisatie VVV Zuid-Limburg opgericht (via een fusie van bestaande VVV s). In het voorjaar van 2004 kwamen de 18 gemeenten (*) vervolgens een meerjaren collectief financieringsmodel met elkaar overeen met daaraan gekoppelde prestatiecontracten welke steeds voor een periode van 4 jaar de samenwerking met de regionale VVV zouden formaliseren. Inmiddels is de eerste periode van 4 jaar bijna aflopend (per 31 december 2008) en dient zich een nieuwe samenwerkingsperiode aan ( ). Binnen deze nota wordt kort teruggeblikt op het afgelopen tijdsbestek ( ), worden de accenten voor de komende 4 jaar gezet én worden de bedragen voor per gemeente gepresenteerd, gebaseerd op een nieuwe meting van aantallen inwoners en gerealiseerde toeristische bestedingen. (*) Per januari 2008 treedt de gemeente Echt-Susteren, tot die periode nog verbonden met VVV Noord- en Midden Limburg, ook toe tot VVV Zuid-Limburg. Deze gemeente gaat volledig conform het bestaande model met dito rechten en plichten meedoen binnen VVV Zuid-Limburg. Per januari 2008 is er dus sprake van 19 participerende gemeenten. 2. Evaluatie werkzaamheden Algemeen beeld Ofschoon de huidige periode nog lopende is (tot en met december 2008) kan nu al worden gesteld dat VVV Zuid-Limburg tot dusver alle werkzaamheden ten uitvoer heeft gebracht zoals deze met haar in het najaar van 2003 zijn afgesproken. De doelstellingen zijn gehaald. Ter zake verwijzen wij naar de jaarlijkse rapportage welke alle gemeenten in september/oktober van ieder jaar over de voorafgaande periode is toegezonden, evenals het financieel jaarverslag dat eveneens jaarlijks in september richting gemeenten is verzonden. Uit diverse signalen die de afgelopen tijd ontvangen zijn van vertegenwoordigers van gemeenten kan bovendien worden afgeleid dat er op dit moment binnen bestuurlijke en ambtelijke kringen in Zuid-Limburg tevredenheid heerst over het functioneren van de regionale VVV. De organisatie kan inmiddels rekenen op een breed draagvlak. De verrichte werkzaamheden Samenvattend heeft VVV Zuid-Limburg de afgelopen periode de volgende werkzaamheden voor de gemeenten verricht: Informatie verzameling Informatieverzameling over datgene wat toeristisch-recreatief in een betreffende gemeente te doen en te zien is. Deze content wordt opgeslagen in de VVV databank. Informatieverstrekking De verzamelde informatie wordt via internet, VVV winkels, VVV servicepunten, call center, marketing, perspublicaties, (regionale) media (zoals dag- en weekbladen), diverse andere toeristische sites en (eventueel) drukwerk (zoals de Wegwijzer, Uitcourant e.d.) aan de vragers ter beschikking gesteld. In deze kan vermeld worden dat VVV Zuid-Limburg vooral qua website inmiddels een leidende positie in Nederland heeft ingenomen. De Zuid Limburgse VVV organisatie was de afgelopen 4 jaar de eerste VVV in Nederland met een online boekingsmodule en de eerste VVV in Nederland met een online VVV shop. Ook het interactieve concept van de Zuid Limburgse website was bij implementatie in 2004 redelijk uniek in Nederland. Deze insteek, evenals alle activiteiten op het vlak van webmarketing, hebben inmiddels ook hun vruchten afgeworpen. De aantallen unieke bezoekers van de website ontwikkelden zich de afgelopen jaren positief. Afgesproken was dat de VVV een jaarlijkse groei van aantallen unieke bezoekers van 5% per jaar zou realiseren. De VVV heeft een 2

3 groei van meer dan 30% per jaar gerealiseerd: van unieke bezoekers in 2004 tot ca unieke bezoekers in Exploitatie infopunten VVV Zuid-Limburg exploiteert inmiddels -conform de gemaakte afspraken- in iedere gemeente minimaal één informatiepunt, zijnde een VVV-servicepunt (*). In overleg met de betreffende gemeente is bepaald in wélke kern in de betreffende gemeente het VVV servicepunt werd gevestigd. De VVV is echter verder gegaan dan was afgesproken, want in enkele uitgestrekte gemeenten zijn zelfs in nauw overleg met de betreffende gemeente meerdere VVV-informatiepunten gerealiseerd. VVV Zuid-Limburg heeft daarnaast 7 full service VVV winkels in exploitatie, welke bemand worden met eigen VVV-personeel. Van deze 7 full service VVV winkels zijn er 4 omgebouwd tot zogenaamde Limburg Winkels. Ook hierin is de VVV verder gegaan dan oorspronkelijk was afgesproken, aangezien bepaald was dat de VVV minimaal één full service VVV winkel per huidige regionale unit zou exploiteren (dus in totaal 4 in heel Zuid-Limburg), waarbij commerciële criteria zoals ligging, bezoekersaantallen, traffic, omzet en dergelijke leidend waren voor de keuze van de locatie. Regiopromotie VVV Zuid-Limburg heeft integraal de regiopromotie verzorgd zoals deze beschreven stond in hoofdstuk 6 (Uitwerking promotie) van de nota VVV Zuid-Limburg Evaluatie & toekomstverkenning Daarnaast is het Activiteitenplan van de VVV conform afspraak jaarlijks ter goedgekeurd aangeboden binnen het Inter Gewestelijk Overleg Toerisme (IGOT). Verder heeft VVV Zuid-Limburg de afgelopen periode ad hoc voor specifieke gemeenten en/of regio s extra marketingactiviteiten verricht welke apart door de betreffende gemeente en/of regio zijn gefinancierd. Voor een generiek overzicht van de (marketing-)activiteiten van VVV Zuid-Limburg wordt verwezen naar het uitgebreide Directieverslag binnen het Jaarverslag Dit ligt voor u ter inzage. Evenementen coördinatie VVV Zuid-Limburg heeft jaarlijks diverse evenementen in Zuid-Limburg via een breed marketingpakket en soms zelfs deelname aan werkgroepen promotioneel ondersteund. Criteria bij de mate van ondersteuning waren: bovenregionale uitstraling van het evenement, promotiewaarde en verwacht bezoekersaantal. Vrijwel alle overige bij de VVV bekende evenementen werden op aanvraag standaard meegenomen in de te publiceren activiteiten agenda evenals de maandelijks verschijnende Uitcourant en werden vermeld op de website van de VVV. Begeleiden projecten voor gemeenten en regionale samenwerkingsverbanden Met VVV Zuid-Limburg was afgesproken dat deze organisatie jaarlijks minimaal 0,6 FTE in zou zetten voor het begeleiden van projecten, het participeren in overlegstructuren en een stuk advieswerk in de meest brede zin van het woord voor de 18 gemeenten, evenals 0,2 FTE voor vergelijkbaar werk voor regio s. Op basis van de eerste cijfers 2007 uit het CRM (Customer Relation Managementsysteem) van VVV Zuid-Limburg kan worden afgeleid dat in 2007 naar schatting ca. 2,5 FTE is ingezet voor het begeleiden van projecten en initiatieven van en voor gemeenten en regio s. Algemene ontwikkelingen binnen de VVV Naast het gegeven dat de VVV haar deel van de overeenkomst met de gemeenten heeft gerealiseerd, valt ook op dat de organisatie eveneens mag rekenen op een steun binnen ondernemerskringen. Immers, de financiële participatie van ondernemers binnen de VVV (contributies, reclame inkomsten, commissies) is ondanks stuwende marktontwikkelingen waarbij steeds meer gasten direct bij ondernemers zelf boeken en steeds minder via intermediaire organisaties zoals reisbureaus en VVV s, de afgelopen periode stabiel gebleven. Daarnaast wist de VVV de afgelopen 4 jaar enkele collectieve samenwerkingscontracten met ondernemersgroeperingen te realiseren. Ook de bestedingen binnen de VVV door gasten bleven stabiel, ondanks voor de VVV branche negatieve marktontwikkelingen (meer informatieverstrekking via internet, waar geen inkomsten tegenover staan, zoals bij de verkoop van brochures wel was gebeurd). Dit effect is onder andere bereikt door de realisatie van de Limburg Winkels en de ontwikkeling van enkele nieuwe marketing producten. Op dit moment (november 2007) is het aandeel van de overheid binnen de bruto begroting van VVV Zuid-Limburg 20%. De overige 3

4 80% worden bijgedragen via ondernemers en gasten. Voor de exacte opbouw van kosten en inkomsten binnen VVV Zuid-Limburg wordt verwezen naar het Jaarverslag Verder heeft de VVV sinds april 2006 de facilitering van het Routepunt Zuid-Limburg als nieuwe aparte taak op zich genomen en verzorgt ze dus voor de 19 Zuid Limburgse gemeenten (inclusief Maastricht) de coördinatie van het onderhoud van alle bewegwijzerde wandel-, fiets-, en mountainbike routes in Zuid-Limburg, inclusief productontwikkeling en inspelen op nieuwe trends. Al met al leidden deze prestaties en voorspoedige ontwikkelingen tot een financieel gezonde en stabiele VVV organisatie. Zie hiertoe wederom het Jaarverslag 2006 dat ter inzage ligt. Conclusie: het gaat goed, zowel met de regio als met de VVV VVV Zuid-Limburg heeft haar taken op alle fronten binnen de beschikbare financiële kaders correct ten uitvoer gebracht en mag daarnaast rekenen op steun in de regio, zowel bij de overheden als bij de ondernemers(groeperingen). De positieve toeristische ontwikkeling van de regio Zuid-Limburg, die sinds 2003 jaarlijks qua groei van aantallen binnenlandse overnachtingen en vakanties hoger scoort dan andere regio s in Nederland en dus hoger ligt dan het landelijke gemiddelde, kan in deze mede als een verklaring worden beschouwd dat het werk van VVV Zuid-Limburg zijn vruchten heeft afgeworpen. Verder is interessant om te vermelden dat VVV Zuid-Limburg landelijk inmiddels nadrukkelijk wordt gezien als een voorloper onder de Nederlandse VVV s en de rol vervult van een voorbeeld VVV. Diverse gemeenten en regio s in den lande zijn de afgelopen periode in Zuid-Limburg op bezoek geweest of hebben informatie opgevraagd. Dit om te verkennen wát ze kunnen leren van het succesvolle Zuid Limburgse VVV model. Voor een gedetailleerde verantwoording van de hiervoor gepresenteerde samenvatting wordt verwezen naar de jaarlijkse voortgangsrapportages over het functioneren van de VVV zoals deze binnen het Inter Gewestelijke Overleg (IGOT) getoetst zijn. Verder wordt verwezen naar de financiële jaarverslagen van VVV Zuid-Limburg. De genoemde documenten liggen voor u ter inzage. Daarnaast dient nog vermeld te worden dat de 18 gemeenten representatief vertegenwoordigd zijn binnen het bestuur van VVV Zuid-Limburg en in die zin dus ook continu vinger aan de pols houden inzake de ontwikkeling en de activiteiten van deze organisatie. Op dit moment telt het VVV bestuur 13 leden, waarvan 6 afgevaardigden via de gemeenten/regio s, naast een neutrale voorzitter, een neutrale financiële inhoudsdeskundige en 5 afgevaardigden vanuit ondernemers(groeperingen). 3. Toekomstverkenning: de periode Op de komende pagina s wordt kort ingegaan op de positie van de Nederlandse VVV s en het spanningsveld dat er in ons land ligt tussen het uitoefenen van een publieke taak met grotendeels private middelen. Vervolgens wordt ingezoomd op de regio Zuid-Limburg en ontwikkelingen binnen de marketing van Limburg en tot slot wordt een voorstel gedaan voor de dienstverlening van VVV Zuid- Limburg over de periode Spanningsveld uitvoeren publieke taak versus genereren private middelen De Nederlandse VVV sector, en de VVV Zuid-Limburg in het bijzonder, neemt binnen de Europese toeristische infrastructuur een bijzondere positie in. Immers, in vrijwel alle landen van Europa (en ook daarbuiten) wordt het verzamelen en verstrekken van toeristische informatie aan (potentiële) gasten en de marketing van een stad of streek nadrukkelijk gezien als een overheidstaak. De VVV s in het buitenland zijn dan ook vaak een afdeling van een gemeente of departement of zijn een losse stichting met een 100% overheid bestuur en met een vrijwel 100% financiering door die betreffende overheid. Nederland heeft zich in deze gedurende de afgelopen bijna 125 jaar compleet anders ontwikkeld. In ons land werd en wordt de VVV gezien als een samenspel tussen overheden, ondernemers en gasten, waarbij het aandeel overheidsfinanciering binnen een VVV zeer verschilt per stad en regio. 4

5 Gesteld kan worden dat het Nederlandse model voor- en nadelen heeft. Een voordeel van onze structuur is het gegeven dat de Nederlandse VVV s marktgerichter functioneren dan hun buitenlandse collega s en dus van nature een luisterend oor (moeten) hebben voor ontwikkelingen bij ondernemers en gasten. Immers, deze groep is mede verantwoordelijk voor de inkomsten van een VVV. Echter, een nadeel is het gegeven dat een VVV -dus ook de Nederlandse- hoe dan ook voor het grootste deel van haar werk een publieke taak verricht waar nauwelijks inkomsten uit de markt tegenover (kunnen) staan. Zo zijn er bijvoorbeeld geen ondernemers of gasten te vinden die mee willen investeren in de algemene marketing van een gebied. Ondernemers willen wel betalen voor activiteiten die direct bij hen tot boekingen en/of bezoekers leiden, maar zeker niet voor algemene zaken. Datzelfde geldt voor de gasten. Bezoekers die een VVV binnenlopen, willen en zullen zeer zeker niet éérst 1 betalen om informatie te krijgen en zullen ook niet betalen om een toeristische website te mogen bezoeken. Kortom: het verzamelen en verstrekken van toeristische informatie aan (potentiële) gasten en de marketing van een stad of streek is de basistaak van de VVV. Het goed invullen van deze basistaak dient een publiek en privaat belang. Een publiek belang, omdat het verzamelen en verstrekken van informatie voor de VVV niet tot directe inkomsten uit de markt leidt, maar van levensbelang is om je als stad of streek goed te profileren. Een privaat belang, omdat ondernemers uiteindelijk gasten ontvangen die mede op basis van de door de VVV verzorgde marketing en verstrekte informatie de stad of streek bezoeken (hetgeen weer leidt tot een versterking van de regionale economie en dus langs die weg ook het algemeen belang dient). Bij de financiering van VVV Zuid-Limburg is het belangrijk dat het besef overeind blijft dat VVV Zuid- Limburg inderdaad een publieke taak (dus in de lijn van het algemeen belang) verricht waarbij de financiering van deze primair publieke taak al voor een belangrijk deel uit de markt wórdt gehaald. Ook dienen de overheden zich ervan bewust te zijn dat bij een eventueel wegvallen van VVV Zuid-Limburg er géén marktpartijen zullen opstaan die deze rol op zich zullen nemen. Marktpartijen zullen slechts interesse hebben in de commerciële krenten uit de pap. Aansluiting VVV Nederland VVV Zuid-Limburg is aangesloten bij VVV Nederland en heeft voor de periode van de landelijke koepel VVV Nederland het exclusieve gebruiksrecht gekregen van het nationale VVV merk voor het gehele werkgebied van VVV Zuid-Limburg. Aan de overdracht van het gebruiksrecht van dit nationale VVV merk zijn overigens eisen verbonden, zoals jaarlijkse betaling van een lidmaatschapsfee aan de nationale koepel, gebruik van de nationale arbeidsvoorwaarden voor al het aangestelde VVV personeel, het toepassen van strakke kwaliteitscriteria bij de exploitatie van VVV punten en bij alle uitingen die een VVV pleegt, assortimentsvoering en dergelijke. VVV Zuid-Limburg is namens Zuid-Nederland recentelijk overigens formeel gekozen tot lid van de Nationale Franchiseraad Gastheerschapformule, hetgeen betekent dat vanuit VVV Zuid-Limburg invloed wordt uitgeoefend op het nationale VVV beleid. Bestemming Zuid-Limburg en de rol van VVV Zuid-Limburg daarbinnen De regio Zuid-Limburg als totaliteit beschikt niet over een formeel vastgestelde eenduidige toeristischrecreatieve meerjaren visie. Wel hebben de diverse gemeenten en enkele regio s een eigen meerjaren focus op toerisme en recreatie. Op basis van de beschikbare nota s en eigen expertise kan de onderstaande zéér gecomprimeerde schets gegeven worden inzake de toeristisch recreatieve positie van deze streek en de marketingtechnische ambities die worden nagestreefd. Uit een ruwe analyse van het toeristisch-recreatief product van Zuid-Limburg blijkt dat onze regio, die economisch behoorlijk op het toerisme leunt, weliswaar voldoende kansen hééft (met name als gevolg van de ontwikkelingen binnen de vermaaksector), maar dat stevige investeringen én innovatie in met name de verblijfssector, het landschap en de bereikbaarheid noodzakelijk blijven om de kansen te blijven verzilveren en bedreigingen het hoofd te bieden. Een algemene scan van marktontwikkelingen, trends en de concurrentie laat voorts zien dat de externe omgeving van Zuid-Limburg zéér in beweging is. De combinatie van een sterk toenemende concurrentie (o.m. door de low cost carriers) en een wisselvallige groeicurve van het toerisme 5

6 (wereldwijd) plaatst Zuid-Limburg in een zogenaamde verdringingsmarkt. Een verdere verbetering en versterking van het toeristisch-recreatief product en van de marktpositie van Zuid-Limburg blijft dus hoogst noodzakelijk. Daarvoor zijn marketingtechnisch de volgende concrete doelen geformuleerd: vasthouden van het huidig marktaandeel verblijfstoerisme op de binnenlandse vakantiemarkt. Deze markt vertegenwoordigt namelijk 90% van alle overnachtingen in Zuid- Limburg en is dus absoluut prioritair. behouden van het huidige marktaandeel van het verblijfstoerisme (groepen via touroperators) uit Groot-Brittannië. Het verenigd koninkrijk is namelijk één van de belangrijkste buitenlandse markten voor Zuid-Limburg. penetratie van de Duitse markt (Nordrhein Westfalen), zowel als zoekgebied voor dagtoerisme (Grensstreek groot Aken) evenals als nieuw doelgebied voor het genereren van verblijfstoerisme. hogere bestedingen per gast realiseren door groei van de kwaliteit van het aanbod en daarmee de mogelijkheid scheppen van het aanboren van nieuwe marktsegmenten. continu beschikken over up to date marktinfo door een schakelrol te vervullen binnen het Kenniscentrum Zuid-Nederland en door als regio continu gasten en ontwikkelingen te volgen. Deze verkregen marktinfo heeft vervolgens tot doel om op basis van betrouwbaar cijfermateriaal ontwikkelingen te kunnen signaleren en daarop te kunnen inspelen, én ondernemers en overheden periodiek cijfermateriaal beschikbaar te kunnen stellen waarop deze hun beleid en investeringen kunnen baseren. Gemiddelde verblijfsduur van verblijfsgasten verlengen. (Nog) meer spreiding van het verblijfstoerisme over het jaar realiseren. VVV Zuid-Limburg werkt voor de toeristische regio Zuid-Limburg en werkt dus complementair en ondersteunend aan het beleid van alle actoren in dit gebied ten uitvoer wordt gebracht. De bovenstaande doelen zijn dan ook, waar mogelijk, vertaald in een strategie voor de VVV voor de komende 4 jaar. De VVV heeft daarbij als opdracht om binnen iedere fase van het besluitvormingstraject van de gast een stimulerende rol te vervullen. In schema: De gewenste rol van VVV Zuid-Limburg binnen het besluitvormingsproces van een gast (zowel recreant, dagtoerist als verblijfsgast) om naar Zuid-Limburg te komen of hier vrije tijd te besteden: Fases besluit vormingsproces klant 1. Probleem herkenning (behoefte aan vakantie, vrije tijd) 2. Informatie zoeken De consument is getriggerd en gaat nadere informatie zoeken over de bestemming of activiteit Rol VVV - Behoefte aan wakkeren - Als bestemming in 'evoked set' geraken ofwel ervoor zorgen dat mensen bij gedachten aan vakantie of een dagje uit ook Zuid- Limburg als mogelijk alternatief meenemen. - Informatie goed gegroepeerd en aantrekkelijk aanbieden Door VVV regionaal vertaald naar: Promotie activiteiten, zoals *media-uitingen, *PR (journalisten bewerken, uitnodigen, aanschrijven, rondleiden) *themamarketing *DMcampagnes *bill boards *stands bij evenementen *prijsvragen *joint promotions *stands bij regionale beurzen *deelname aan workshops en sales missies *promotieposters *acties *ondersteuning ontwikkeling T/R boeken -Verzamelen van alle toeristisch-recreatieve data: Vóórdat informatie verstrekt kan worden, moet deze eerst verzameld worden. In Zuid-Limburg is er, buiten de VVV, geen enkele andere organisatie die een databank bijhoudt van datgene wat er allemaal op toeristisch-recreatief vlak in de regio te doen is. Vele (óók commerciële) organisaties putten hun informatie uit deze databank. - Beschikbaar stellen van alle toeristisch-recreatieve data door: - internet - databank Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen en VVV Nederland brochures beurzen workshops - stands bij evenementen - call center informatiezuilen - beantwoording productontwikkeling arrangementen - Foto-, dia-, filmbestanden archief t.b.v touroperators, pers, schrijvers van reisgidsen, reisorganisatoren e.a. 6

7 Fases besluit vormingsproces klant 3. Evalueren alternatieven o.b.v. selectiecriteria 4. Keuze 5. De reis Rol VVV - Vaak eerste 'persoonlijke' contacten met klant in het kader van verdieping infobehoefte - Helpen bij reserveren / doorleiden naar bedrijven - Receptief (ontvangen) via goede info ter plaatse - Bijdrage leveren in fysieke productontwikkeling van Zuid-Limburg Door VVV regionaal vertaald naar: - call center - VVV-vestigingen in NL - internet ( - gelaagde info - - personal sales - direct mail (groepsmarkt) - call center - doorverwijzing via site - boekingsmodule en Groepsreizenafdeling voor maatwerk - direct marketing Receptieve taak: - VVV infopunten netwerk in regio - Kaarten, routes, infodrukwerken over wat er allemaal in de regio te doen is - Spelletjes, place mats, ansichtkaarten - Beborden monumenten en bewegwijzering - Goede informatiedrukwerken bij T/R ondernemers (Wegwijzer, Uit courant), waardoor de gast ter plekke op de dag van aankomst kan zien wat er allemaal te doen is en gelijk met zijn korte vakantie kan beginnen Bijdrage leveren in fysieke productontwikkeling: - Meedenken en meewerken met T/R projecten en overlegstructuren (zowel lokaal, regionaal, nationaal als euregionaal) die tot doel hebben een beter T/R product voor Zuid-Limburg te scheppen. - Ondersteunen van evenementen in Zuid-Limburg, m.n. op het vlak van marketing Marktonderzoek Data en vakliteratuur bijhouden over datgene wat in de vrije tijds economie speelt, zodat binnen Zuid-Limburg één centraal punt beschikbaar is voor overheden en ondernemers waar alle data opgevraagd kunnen worden over T/R ontwikkelingen in Zuid-Limburg, zodat hiermee sneller investeerders gefaciliteerd kunnen worden en gemeenten goed basismateriaal hebben voor het ontwikkelen en uitvoeren van beleid. 6. Evaluatie van de reis - Nazorg in de vorm van klachtafhandeling, signaleren van problemen in het veld (bijv. wandelpaaltjes die zijn verdwenen) en klantcontact behouden en versterken. Routepunt Zuid-Limburg Coördinatie van het onderhoud van de bewegwijzerde wandel-, fiets-, en mountainbike routes in Zuid-Limburg inclusief het signaleren van nieuwe ontwikkelingen binnen routesystemen en hierop inspelen. - (DM) acties naar klanten die geweest zijn - Klachtenafhandeling en signaalfunctie kaartverkoop Binnen vrijwel alle 6 hiervoor genoemde fases verricht VVV Zuid-Limburg, waar relevant, onderzoek en metingen. En wel: Fase 1: Periodiek imago onderzoek Fase 2: Bijhouden klantcontacten via registratie telefoontjes, registratie en zoekstructuur internet Gestructureerd accountmanagement om visies ondernemers te volgen Bijhouden aanvragen pers en dergelijke Bijhouden clicks op internet Waar mogelijk: bijhouden respons op acties 7

8 Fase 3: Bijhouden doorverwijzingen/offertes groepsreizen Idem hiervoor Fase 4: Bijhouden bezoekers eigen VVV vestigingen Bijhouden doorclicks Klantmeting onderzoek (gasttevredenheid over attracties en regio en hoe gast in Zuid- Limburg terecht is gekomen) Fase 5: Bijhouden klachten en afhandeling daarvan Aansluiting op Limburg Marketing (Limburg, Liefde voor het Leven) en andere branding initiatieven Zoals bekend, staat VVV Zuid-Limburg niet alleen in de marketing van deze streek. Samen met VVV Maastricht en VVV Noord- en Midden-Limburg heeft de Zuid Limburgse VVV organisatie binnen de samen opgerichte organisatie Stichting Samenwerkende VVV s in Limburg (afgekort SVL) in de periode 2004-medio 2008 succesvol invulling gegeven aan de imagomarketing van Limburg onder de noemer Limburg, Liefde voor het Leven. In het najaar van 2007 hebben Provinciale Staten op basis van de goede evaluatie van deze campagne besloten om deze voor wederom 4 jaar te continueren. De uitvoering zal in het voorjaar van 2008 openbaar worden aanbesteed. Vanuit de regio Zuid- Limburg is bij de Provincie gepleit voor continuering van de werkzaamheden op de Nederlandse markt en Groot Brittannië én voor penetratie van de Duitse markt (Nord Rhein Westfalen). Zuid-Limburg wil namelijk -zoals de afgelopen 4 jaar ook al het geval was- synergie realiseren met de provinciale initiatieven. Daarnaast wil VVV Zuid-Limburg de komende jaren, waar mogelijk, ook inhaken op initiatieven op het vlak van de generieke positionering van Zuid-Limburg als bestemming om te investeren, te wonen en te werken. Te leveren prestaties VVV Zuid-Limburg Zoals uit de voorgaande analyse en de diverse rapportages van de afgelopen jaren is gebleken, werkt VVV Zuid-Limburg op dit moment goed. Daarnaast floreert ook het toerisme in Zuid-Limburg. Ofschoon nooit gesteld mag worden dat het één volledig afhankelijk is van het ander, mag aangenomen worden dat het goed functioneren van de regionale VVV zeker een bijdrage heeft geleverd aan de prima prestaties van Zuid-Limburg als toeristische bestemming. Kortom: de zaken gaan goed en de regio heeft dus baat bij stabiliteit en doorgaan op de ingeslagen weg. Er is in die zin dan ook geen aanleiding om structuren of beleidslijnen fundamenteel te veranderen. Daarnaast is de aansturing van de VVV vanuit de overheid redelijk strak vorm gegeven (via een zware vertegenwoordiging binnen het VVV bestuur, het Inter Gewestelijk Overleg Toerisme IGOT en frequent overleg met gemeenten) waardoor de 19 gemeenten eigenlijk de VVV Zuid-Limburg direct kunnen aansturen en desgewenst zaken ook snel kunnen bijsturen. De regio is er dan ook vooral mee gediend om de positieve ontwikkeling van de VVV organisatie vast te houden en met name in te zoomen op dié punten die een verdere doorontwikkeling vragen. Onderstaand volgt een overzicht van de prestaties die de VVV ook de komende jaren weer zou moeten leveren met per taakveld wát mogelijke koerswijzigingen in deze zouden kunnen zijn. Informatieverzameling Verdere digitalisering van de informatieverzamelingstructuur, waarbij partners in het veld via een intranetmodel steeds meer zelf in de gelegenheid worden gesteld om data in te voeren. Uiteraard dient de VVV zelf de laatste check te houden. Informatieverstrekking en exploitatie infopunten 8

9 Doorgaan op de ingeslagen weg van ombouw van bestaande infopunten naar infopunten met de formule van de Limburg Winkel en deze verder in de markt zetten. Vasthouden aan het voornemen van minimaal één met VVV personeel bemande VVV winkel per regionale unit, naast minimaal één VVV servicepunt per gemeente. Verdere uitbouw en vernieuwing van de website waarbij ernaar gestreefd moet worden dat de website van VVV Zuid-Limburg minimaal het leidende voorbeeld blijft van toeristische websites in Nederland en zelfs liefst op Europees niveau standaarden gaat zetten. Regiopromotie Qua werven van verblijfstoerisme vasthouden aan de ingezette marketinglijn met dus als absolute prioritaire markt Nederland. Immers, 90% van alle overnachtingen in Zuid-Limburg (inclusief Maastricht) zijn afkomstig uit het midden en westen van ons land. Groot Brittannië, en dan met name het sterke groepstoerisme uit dat land, blijft de belangrijkste buitenlandse markt voor Zuid-Limburg. Bewerking hiervan dient dus gecontinueerd te worden. Echter, in nauw overleg met Provincie Limburg en de collega VVV s in Limburg, moet bekeken worden in hoeverre de komende jaren een penetratie van de Duitse markt als nieuw zoekgebied voor verblijfstoerisme gerealiseerd kan worden. Het bewerken van de Duitse markt is echter onder de voorwaarde van het beschikbaar komen van extra budget hiervoor. Qua communicatieboodschap wordt de succesvolle lijn van Limburg, Liefde voor het Leven vooralsnog voortgezet, waarbij VVV Zuid-Limburg hierop inspeelt met eigen sterke thema s. Qua dagtoerisme blijven de eigen inwoners (Limburg) én de reeds aanwezige verblijfstoeristen de belangrijkste doelgroepen. Echter, de komende jaren zal ook meer ingezet dienen te worden op met name de Duitse grensstreek. VVV Zuid-Limburg heeft op de toegenomen prioriteit van de Duitse markt overigens al voorgesorteerd door recentelijk een Duitse marketingmedewerker in dienst te nemen. De betreffende functionaris zal de nadrukkelijke opdracht krijgen om de positie van Zuid-Limburg in Nordrhein Westfalen zowel qua verblijfstoerisme als qua dagtoerisme te versterken, mits hiervoor additionele middelen beschikbaar komen (zie ook hoofdstuk 4).. Evenementen coördinatie Doorgaan op de ingeslagen weg om díe evenementen te ondersteunen die een positieve bijdrage leveren aan het imago van Zuid-Limburg, die extra verblijfsgasten genereren en die een bovenregionale uitstraling hebben. Gezien de grote diversiteit aan evenementen en de jaarlijkse wisseling daarbinnen, wordt zoveel mogelijk per jaar bekeken welke steun waar verleend wordt. Begeleiden projecten voor gemeenten en samenwerkingsverbanden De afgelopen jaren is gebleken dat de VVV veel werd ingezet door gemeenten en regio s vanwege de inhoudelijke know how over toerisme en recreatie die binnen deze organisatie aanwezig is. Daarnaast is ook frequent gebruik gemaakt van de marketing kennis van de VVV. De VVV heeft dan ook de afgelopen jaren talloze werkgroepen versterkt, projecten getrokken, plannen geschreven, cijfermatige data verzameld/geïnterpreteerd en dergelijke. Deze grote vraag vanuit gemeenten heeft binnen de VVV vaak tot capaciteitsproblemen geleid. Ontwikkelingen zoals het Routepunt Zuid-Limburg geven daarbij duidelijk aan dat de coördinerende rol van VVV Zuid-Limburg belangrijk kan zijn voor de toeristische ontwikkeling van Zuid-Limburg. De VVV staat ook open voor het doorgaan op de ingeslagen weg en erkent dat dit in het belang van Zuid-Limburg is. De organisatie wil dus graag projecten en werkgroepen blijven steunen/trekken en zich ook verder ontwikkelen tot een toeristischrecreatief kenniscentrum voor de regio. Echter, gezien het grote capaciteitsvraagstuk, zal hiervoor in de toekomst meer budget ingeruimd dienen te worden. De regionale en lokale productontwikkeling - hoe belangrijk ook- kan en mag namelijk niet (meer) ten koste gaan van de capaciteit voor regionale marketing. Afrekenen prestaties VVV Zuid-Limburg is één van de radertjes binnen de toeristische dynamiek van Zuid-Limburg. Andere belangrijke, bepalende, partijen zijn de overheden, ondernemers en tal van aanverwante organisaties, 9

10 zoals de Kamer van Koophandel en branche organisaties. De VVV kan in die zin dan ook niet afgerekend worden op de performance van de sector als totaliteit. Teveel andere zaken zijn daarop eveneens van invloed. Wel kan de VVV afgerekend worden op het werk dat zij verricht. De organisatie zal dan ook aangesproken worden op de uitvoering van de hiervoor genoemde gewenste prestaties. Eind 2010 zal hiertoe dan ook een nieuwe evaluatieronde worden gestart, vooruitlopend op de nieuwe convenantperiode Het financieringsmodel Hoogte toekomstige financiering VVV Oplossen structureel capaciteitsprobleem Zoals uit het vorenstaande is gebleken, heeft de regio Zuid-Limburg de afgelopen jaren vooral qua (marketing en evenementen) projectbegeleiding en advies méér van de VVV gevraagd, dan eigenlijk was voorzien. Hierdoor kwam de generieke wervende marketingtaak én de kwaliteit van de VVV in het gedrang. Immers, uren die eigenlijk voor wervende marketing waren bedoeld, gingen vaak onder druk van gemeenten naar het begeleiden van overigens ook zeer belangrijke- lokale en regionale marketing- en evenementen projecten. Bovendien heeft de VVV, door het chronische capaciteitstekort dat hiermee ontstond, steeds meer moeten kiezen voor goedkoop én jong personeel om het werk gedaan te krijgen. Op dit moment leunt de VVV organisatie dan ook te veel op enkele ervaren en gekwalificeerde medewerkers, waar grote risico s aan verbonden zijn, niet alleen voor de VVV, maar ook voor de regio. Op grond van de evaluatiegesprekken met de portefeuillehouders wordt verwacht dat op de rol van VVV Zuid-Limburg als organisatie die gemeenten/regio s, ondernemersgroeperingen en evenementen ondersteunt bij het aanjagen, initiëren en begeleiden van toeristisch-recreatieve projecten in de komende jaren in toenemende mate een beroep zal worden gedaan. Daar professionele hulp bij deze (marketing)projecten en evenementen erg belangrijk is voor Zuid-Limburg, dient de VVV ook te kunnen beschikken over een personeelsformatie die al deze taken goed ten uitvoer kan brengen. De bestaande formatie van beleidsmedewerkers van VVV Zuid-Limburg moet dan ook kwantitatief en kwalitatief versterkt worden. Daarnaast moet de VVV voldoende financiële armslag krijgen om deskundige medewerkers op een steeds krapper wordende arbeidsmarkt vast te houden of te werven. Tot slot is recentelijk gebleken dat VVV Zuid-Limburg haar medewerkers op diverse functies honoreert op een niveau dat onder het landelijke inschalingmodel ligt. Daar dit landelijke model onderdeel wordt van de nieuwe verplichte Nationale Arbeidsvoorwaarden voor VVV s dient VVV Zuid-Limburg dus haar loongebouw aan te passen aan de landelijke richtlijnen. Deze verplichte ingreep (per 2008) leidt eveneens tot een bijstelling naar boven van de personeelskosten binnen VVV Zuid-Limburg. Voor de verruiming van de kwaliteit en kwantiteit van de project- en marketingformatie evenals de hiervoor genoemde aanpassing wordt op jaarbasis een budget van euro geraamd. Penetratie Duitse markt Eerder is reeds met nadruk aangegeven dat Zuid-Limburg actiever moet worden op de Duitse markt om voor Zuid-Limburg de noodzakelijke nieuwe gastenstromen te realiseren. De huidige marketingbegroting van VVV Zuid-Limburg biedt daartoe geen ruimte. Het verschuiven van het budget dat op dit moment beschikbaar is voor de Nederlandse en Britse markt naar Duitsland wordt niet als een optie gezien, daar het risico van verlies van het huidig marktaandeel te groot is. Het bewerken van een nieuwe markt zal dus uit nieuwe middelen moeten komen. Voor het penetreren van de Duitse markt wordt een budget van euro op jaarbasis geraamd. Dit budget zal VVV Zuid-Limburg trachten te matchen/verruimen met mogelijk beschikbaar komende provinciale budgetten voor Limburg marketing (voortzetting van de campagne Limburg, Liefde voor het Leven), rijksmiddelen (waarschijnlijk via het Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen), Europese fondsen, en door samenwerking te zoeken met partners in de regio Zuid-Limburg (bijvoorbeeld Parkstad Attractief) en in het omliggende buitenland zoals de Grünmetropole, Kreis Aachen, Belgisch Limburg en dergelijke. Hoogte nieuwe financiering en voorstel dekking nieuw beleid Om de hiervoor genoemde voorstellen (capaciteitverruiming en kwaliteitsverbetering personeel, en bewerken Duitse markt) te kunnen realiseren, wordt op jaarbasis dus gevraagd, naast de bestaande subsidie ad (met jaarindexering van 2%). 10

11 Continuering bestaande model Kort na de oprichting van VVV Zuid-Limburg hebben de 18 Zuid Limburgse gemeenten bijna twee jaar lang gewerkt aan een breed gedragen, evenwichtige en eerlijke verdeelsleutel voor de financiering van de regionale VVV. Uiteindelijk werd consensus bereikt over het model dat de afgelopen 4 jaar aan de basis heeft gestaan voor de financiering van VVV Zuid-Limburg. Gezien de lange tijd die destijds nodig was om tot overeenstemming te komen, is in 2004 ook min of meer besloten dat dit model voor langere tijd de standaard dient te blijven. Conform dit in 2004 overeengekomen subsidiemodel is de totale subsidie over de gemeenten verdeeld op basis van inwoneraantallen en geactualiseerde bestedingen (voor respectievelijk 25% en 75% van de totale subsidie). Voor de actualisering van de gemeten bestedingen is in oktober 2007 ZKA Consultants & Planners wederom ingeschakeld. Het rapport van dit bureau ligt ter inzage De gevraagde bijdragen per gemeenten treft u aan in bijgevoegde tabel. Conform het subsidiemodel is de totale subsidie over de gemeenten verdeeld. Regionaal denken Het adequaat functioneren van de huidige VVV vindt voor een deel haar oorsprong in onze regionale aanpak (de collectiviteitgedachte van 19 samenwerkende gemeenten), waarbij er tal van schaal- en synergie voordelen zijn behaald en waardoor zoveel energie en geld als mogelijk richting de marketing van het gebied zou gaan. Dit was destijds ook het doel van de 18 overheden, toen zij de Zuid Limburgse VVV s tot fusie hebben aangezet. Een nadeel van deze gewenste sterk centralistische structuur, is het gegeven dat een aantal zaken dan ook alleen nog maar centraal geregeld is. In die zin is het voor de huidige VVV haast niet meer mogelijk om lokaal zaken te gaan uitsplitsen, zoals logistieke activiteiten, gevoerde administratie uren, management uren en dergelijke). Gemeenten kunnen uiteraard altijd extra diensten van de VVV vragen, maar e.e.a. dient dan wel betaald te worden en mag niet ten kosten van de gezamenlijke regionale activiteiten gaan. Deze in 2004 geïmplementeerde werkwijze heeft dan ook tot gevolg dat er over de te leveren diensten van de VVV op regionaal niveau onderhandeld is en ook op regionaal niveau afspraken zijn gemaakt. 5. Aansturing VVV organisatie Er zal worden doorgegaan op de ingeslagen weg. Dit impliceert dat iedere regio twee bestuurders levert (2 uit Parkstad, 2 uit de Westelijke Mijnstreek, 1 uit Valkenburg en 1 uit de overige Heuvelland gemeenten). Deze sturen via hun positie in het VVV bestuur de regionale organisatie samen met een ondernemersafvaardiging en de neutrale voorzitter de VVV organisatie direct aan. Daarnaast vindt wederom periodieke/jaarlijkse toetsing van de uitvoering van activiteiten door de VVV plaats door het Inter Gewestelijk Overleg Toerisme (IGOT). 6. Convenant In de bijlagen treft u een contract (genaamd convenant) aan waarin de financiering tussen de 19 gemeenten en VVV Zuid-Limburg contractueel wordt geregeld. Binnen dit contract wordt verwezen naar deze nota. 7. Voorstel aan de Gemeentebesturen De Raad wordt voorgesteld om als volgt te besluiten: Vaststellen het onderhavige rapport met de voorgestelde financiering (afspraak voor 4 jaar, vast te leggen in een samenwerkingsovereenkomst waarin tevens voorwaarden, prestatiecriteria en indicatoren zijn opgenomen) 11

12 Vaststellen ZKA rapport met verdeelsleutel bestedingen In te stemmen met de gevraagde bijdrage Waar nodig: uw college te mandateren om de samenwerkingsovereenkomst te tekenen 12