COLLECTIES CONSISTENT IN KAART BRENGEN

Transcriptie

1 COLLECTIES CONSISTENT IN KAART BRENGEN David Coppoolse Stafmedewerker ontsluiting en digitalisering Vlaamse Erfgoedbibliotheek Informatie aan Zee

2 IN DEZE PRESENTATIE Waarom Cometa? Waarom beschrijven op collectieniveau? Hoe ziet Cometa eruit? Hoe begin je aan het beschrijven van (deel)collecties? Boekencollectie Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience Antwerpen Vlaamse Erfgoedbibliotheek Fotografie: Stefan Tavernier

3 WAAROM COMETA?

4 EEN BEETJE GESCHIEDENIS In kaart brengen en omgevingsanalyse Opdracht van veel (overkoepelende) erfgoedorganisaties Nood aan afstemming rond Inventariseren van collecties Op (deel)collectieniveau In de Vlaamse cultureel-erfgoedsector Behoefte aan Laagdrempelige informatie Concrete tools

5 EEN BEETJE GESCHIEDENIS Werkgroep Collecties (binnen Prisma-traject) ADVN, Archiefbank Vlaanderen, CAG, CRKC, Erfgoedcel Leuven, Erfgoedcel Waasland, FARO, KADOC, PACKED, Resonant, Vlaamse Erfgoedbibliotheek, VVBAD Afstemmen aanpak, methoden, modellen Onderzoek huidige praktijk en internationale modellen Technische subwerkgroep FARO, PACKED, Vlaamse Erfgoedbibliotheek Gemeenschappelijk model voorstellen

6 EEN BEETJE GESCHIEDENIS Operationalisering van het model FARO, PACKED, Vlaamse Erfgoedbibliotheek Documenteren model Introductie in de cultureel-erfgoedsector Cometa (= Collectiemetadata)

7 WAT IS COMETA? Een model voor het maken van beschrijvingen op collectieniveau Vertrekpunt, geen doel op zich Inhoudelijk model, geen technische standaard Een campagne Een brochure Een online informatiedossier Vormingsmomenten

8 DOEL VAN COMETA Promoten van beschrijven van collecties in de cultueel-erfgoedsector Op een gestandaardiseerde manier Publiek Alle soorten organisaties Professionals en amateurs Houvast bieden bij in kaart brengen collecties Gegevensmodel Werkwijze Tools

9 UITGANGSPUNTEN VAN HET MODEL Efficiëntie Eenvormigheid bevorderen Hergebruik voor verschillende toepassingen Uitwisseling met andere organisaties Standaardisering Uitwisseling data via bestaande standaarden Voor tenminste de basisset Op basis van RSLP Collection Description Brede toepasbaarheid Moet óók kunnen voorzien in specifieke behoeften

10 WAAROM COLLECTIE- BESCHRIJVINGEN MAKEN?

11 WAT IS EEN COLLECTIE? Gestructureerd geheel Van erfgoedobjecten of -data Waartussen een aanwijsbaar verband bestaat Thema Herkomst Materiaaltype Soort objecten Mogelijk hybride Digitaal en fysiek, originelen en kopieën Archiefbestand deelcollectie van de collectie van de bewaarinstelling

12 ONDERVERDELING COLLECTIES Collectie Deelcollecties Altijd hiërarchisch Gerelateerde collecties = Gedeelde herkomstgeschiedenis Thematische of materiële overeenkomsten Deelcollecties van een fictieve erfgoedinstelling

13 WAAROM COLLECTIES BESCHRIJVEN? Beschrijven individuele objecten Niet altijd haalbaar Geeft geen informatie over groepen objecten en hun onderlinge relaties Geeft niet altijd het gewenste overzicht nodig voor beheer van en beleid rond collecties Collectiebeschrijvingen Informatie over (deel)collectie als geheel Omschrijving, materiaaltypes, trefwoorden, herkomst, collectiebeleid, bewaarplaats, etc

14 COLLECTIEBELEID EN -BEHEER 1 Weten wat er in huis is Inventarissen van individuele objecten zijn overweldigend Verband tussen objecten en onderdelen van de collectie wordt duidelijker Gebrek aan interne organisatie van de collectie komt aan het licht Heemkunde Vlaanderen

15 COLLECTIEBELEID EN -BEHEER 2 Ontwikkelen van specifiek beleid voor deelcollecties Prioriteiten stellen tussen deelcollecties Sterktes valoriseren, zwaktes ondervangen Kerncollectie identificeren Acquisitiebeleid hierop aanpassen Samenwerkingsmogelijkheden identificeren Onderlinge afspraken rond collectiebeleid en andere vormen van samenwerking Ontwikkelen van een sectorbeleid

16 VINDBAARHEID Collecties zonder objectbeschrijvingen ontsluiten Ontdekbaarheid van (deel)collecties verhogen Zoeken van bepaalde types collecties (versus bepaalde types objecten) Atypische collecties vinden Overkoepelend collectieregister wordt mogelijk Zoeken naar collecties over instellingen heen

17 CONTEXTUALISERING Samenhang, belang, relevantie van groep objecten duidelijk maken Koppeling van objectbeschrijvingen via collectiebeschrijvingen Toon info over de collectie waarin dit object zich bevindt Toon (andere) objecten uit de collectie Samenhang tussen (deel)collecties duidelijk maken

18 HOE ZIET COMETA ERUIT?

19 GEBRUIKSNIVEAUS Toenemende standaardisering 1. Staalkaart Gegevens die mogelijk interessant zijn in collectiebeschrijvingen 2. Gemeenschappelijk model Gestandaardiseerde elementen Uitwisseling en hergebruik van informatie 3. Hulpmiddel voor aggregatie Uitwisseling van data Gebaseerd op RSLP Collection Description Correspondentie met ISAD(G) en EAD

20 DE TRAPPEN VAN HET MODEL Veel detail Minder uitwisselbaar Detailniveau Weinig detail Meer uitwisselbaar Uitwisselbaarheid

21 DE TRAPPEN VAN HET MODEL Veel detail Minder uitwisselbaar Detailniveau Weinig detail Meer uitwisselbaar Uitwisselbaarheid

22 BASIS, PLUS, EXTRA Cometa Basis Minimale gegevensset Publieke ontsluiting van erfgoedcollecties Maximale uitwisselbaarheid Via internationale standaarden Cometa Plus Uitgebreide gegevensset Beheersfuncties en beleidsontwikkeling Uitwisselbaar binnen Vlaanderen

23 BASIS, PLUS, EXTRA Cometa Extra Aanvullende gegevens Instellings- of subsectorspecifiek Geen of beperkte uitwisseling Onderlinge afspraken noodzakelijk Collectie langspeelplaten, Bibliotheca Wasiana vzw Sint-Niklaas Vlaamse Erfgoedbibliotheek Fotografie: Stefan Tavernier

24 SECTIES 1. Algemeen 2. Agenten 3. Relaties 4. Inhoud 5. Collectiebeleid 6. Ontsluiting 7. Rechten 8. Behoud en beheer Collectie Ernest Closson ( ) Conservatorium Brussel - Erasmushogeschool Vlaamse Erfgoedbibliotheek - Fotografie: Stefan Tavernier

25 ELEMENTEN SECTIE 1-2 Sectie Cometa Basis Cometa Plus 1. Algemeen Naam Identificatienummer Collectietype Beschrijving Beheerhistoriek (Provenance) Materialen Taal Verzamelperiode Ouderdom Opmerkingen Locatie Eigendom 2. Agenten Eigenaar Beheerder Collectievormer

26 ELEMENTEN SECTIE 3-4 Sectie Cometa Basis Cometa Plus 3. Relaties Supercollectie Subcollectie Gerelateerde collectie Gerelateerde publicatie 4. Inhoud Concept Object Naam Plaats Periode 5. Collectiebeleid Acquisitiestatus Onderdeel kerncollectie? Collectiebeleidsplan? Samenvatting collectiebeleid

27 ELEMENTEN SECTIE 6-7 Sectie Cometa Basis Cometa Plus 6. Ontsluiting Registratiesysteem Registratiegraad Digitaliseringgraad Raadpleegbaarheid fysieke objecten Raadpleegbaarheid digitale objecten 7. Rechten Regime Rechthebbenden 8. Behoud en beheer Passieve conservatie (preservering) Actieve conservatie & restauratie Digitaal depot

28 GEGEVENS PER MATERIAALTYPE Cometa Basis: Omvang Cometa Plus: Ontsluiting, Digitalisering, Behoud Voorbeeld voor een audiovisuele collectie Materiaaltype Omvang Ontsluiting Digitalisering Behoud Geregistreerd/ Beschreven Online beschreven Offline beschreven Digitaal/ Gedigitaliseerd Offline toegankelijk Online toegankelijk In digitaal depot Te behandelen fysieke objecten Reeds behandelde fysieke objecten Filmopnames (diverse formaten) Filmrollen/-banden, andere dragers Video-opnames (diverse formaten) Videobanden, andere dragers Muziek-/ geluidsopnames # uur % % % % % % % % % # exemplaren % % % % % % % % % # uur % % % % % % % % % # exemplaren % % % % % % % % % # uur % % % % % % % % % 28

29 HOE BEGIN JE AAN HET BESCHRIJVEN VAN (DEEL)COLLECTIES?

30 1. MAAK EEN PLAN Objectieven Mensen en middelen Doelpubliek Breed publiek? Onderzoekers? Erfgoedbeheerders? Beleidsmakers? Detailniveau Volledigheid Herbruikbaarheid Diepgang Tijdsinvestering Actualiteitswaarde Nu of later?

31 2. KIES EEN MODEL Gebruik Cometa Welke elementen gebruik je? Welke voeg je toe? (= Cometa Extra) Gebruik standaardterminologie Zie CEST en DEN voor bronnen Documenteer je schema Wat wel / niet / toegevoegd? Interpretatiemarge

32 3. REGEL OPSLAG EN TERBESCHIKKINGSTELLING Gestructureerd formaat Spreadsheet, databank Ga online indien mogelijk Toegangsrechten CollectiveAccess Integreer met andere gegevens en systemen Objectregistratie Dossiers, Bibliotheca Wasiana vzw Sint-Niklaas Vlaamse Erfgoedbibliotheek Fotografie: Stefan Tavernier

33 COLLECTIVE ACCESS Webtoepassing voor ontsluiten en beheren van collecties Open source-software Installatieprofielen FARO geschikt voor Cometa Integratie van collectie- en objectregistratie Schermafdruk CollectiveAccess Providence Catalogiseer- en databeheermodule

34 4. VERZAMEL DE GEGEVENS Systematische aanpak Welke instellingen? Welke (deel)collecties? Via een formulier Sjabloon op Hergebruik bestaande gegevens Uit de eigen instelling(en) Uit bestaande collectieregisters Strategie voor actualisering Peildatum

35 VOORBEELD SJABLOON ENQUÊTE

36 HERGEBRUIK GEGEVENS Vlaamse Collectieregisters Archiefbank Vlaanderen Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken Vlaamse Erfgoedbibliotheek collecties.vlaamse-erfgoedbibliotheek.be Muziekbank Vlaanderen Resonant

37 ONLINE INFORMATIEDOSSIER 1 Inleidende brochure Waarom zou je op collectieniveau beschrijven? Wat is een (deel)collectie? Wat is Cometa? Hoe begin je aan het beschijven van (deel)collecties? Details van de elementen van het model Duidelijke omschrijving Bijkomende standaarden (bijv. terminologiebronnen)

38 ONLINE INFORMATIEDOSSIER 2 Sjablonen Vragenlijst (ODT + DOC) Spreadsheet (ODS + XLS) Correspondentietabel met internationale standaarden (EAD, RSLP-DC, ISAD(G), DC) Info over gebruik van CollectiveAccess Links en achtergrondinformatie Contactgegevens Vragen Feedback

39 VRAGEN? Meer info op

40 PAK JE BROCHURE MEE

41 COLOFON Auteur: David Coppoolse, Vlaamse Erfgoedbibliotheek Versie Dit document wordt ter beschikking gesteld onder Creative Commons-licentie Naamsvermelding-NietCom-mercieel- GelijkDelen 2.0 België (CC BY-NC-SA 2.0) < met als bijkomende bepaling dat de afbeeldingen met een copyrightvermelding niet voor afgeleide werken of andere doeleinden mogen worden gebruikt zonder voorafgaande toestemming van de rechthebbenden