Geschiedenis van de archiefvormende organen

Transcriptie

1 Inleiding op de archieven van Provema (Provinciale Kruisvereniging Zuid-Holland en PKV Beheer, Provema B.V., i.o., Provema B.V., Provema Medische Techniek B.V., Provema Verpleegkundige Techniek B.V., Beheermaatschappij Metuvin B.V., Paludis B.V. en Comforza B.V.) Geschiedenis van de archiefvormende organen Vanaf 1 januari 1988 was Provema onder de naam Bedrijfsgroep Materialen ingesteld met het oog op de verhuur en de verkoop van thuiszorgmaterialen. Peter van der Ven was destijds bedrijfsleider. Per 1 februari 1988 was Provema actief. Provema was een onderneming binnen de Provinciale Kruisvereniging Zuid-Holland, later de Vereniging PKV Beheer. Binnen de kruisvereniging waren ook nog andere bedrijven werkzaam. Per 1 maart 1989 bestaat Provema B.V. i.o. (in oprichting) met een commerciële opzet. Aanleiding voor de oprichting van Provema was een niche in de markt van thuiszorgmaterialen. Er was destijds sprake van een toename in de intensieve thuisverpleging, met een daarmee gepaard gaande toenemende behoefte aan grotere en duurdere materialen. Er bleek daarnaast behoefte aan verbetering van de uitleenfunctie van thuiszorgmaterialen. Voorts was er vraag naar verbetering van de logistieke kant van materiaalvoorziening op (thuis)zorggebied. De vergrijzing nam eveneens toe en de overheid zette een politiek in om ouderen langer thuis te laten wonen, waardoor meer structurele hulpmiddelen nodig waren. Tenslotte was er sprake van gewijzigde wetgeving, waardoor hulpmiddelen per 1 januari 1989 niet langer via de Ziekenfondswet werden vergoed maar via de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten. Op 27 februari 1991 ging Provema B.V. in oprichting echter failliet als gevolg van het faillissement van PKV Beheer (voorheen de Provinciale Kruisvereniging Zuid-Holland) per 26 februari 1991, waarvan het deel uitmaakte. Provema B.V. werd daarna (per 31 maart 1991) opgericht als zelfstandige, commerciële onderneming (notariële akte van 21 maart 1991). Zij nam de activa van de genoemde Kruisvereniging over, maar was geen voortzetting van Provema B.V. in oprichting. Het doel van Provema B.V. was het deelnemen in, het financieren van en het directie voeren over andere ondernemingen. De werkzaamheden van Provema B.V. lagen op het vlak van de in- en verkoop en verhuur van roerende goederen op medisch, verpleegkundig, revalidatie en communicatief gebied en de advisering en dienstverlening met betrekking tot de aankoop, de opslag, het onderhoud, het (technisch) gebruik en het transport van medische en verpleegkundige materialen. De missie van Provema B.V. was een onafhankelijk organisatie te zijn die op efficiënte en zakelijke basis een bijdrage wilde leveren aan de medische en verpleegkundige materiaalvoorziening in de (thuis)gezondheidszorg. Ze had een landelijk leveringsgebied, met de nadruk op Zuid- Holland. Provema B.V. had een Raad van Commissarissen en algemene vergadering van aandeelhouders. De aandeelhouders wezen de Raad van Commissarissen aan. De Raad van Commissarissen was een soort toezichthoudend bestuur. Enig directeur was Petrus (Peter) Wilhelmus Maria van de Ven. Hij werd benoemd door de algemene vergadering van aandeelhouders en had tot taak het besturen van en het leiding geven aan de vennootschap. De algemene vergadering van aandeelhouders kwam minimaal eenmaal per jaar bijeen. Provema B.V. was vanaf 1 maart 1989 gevestigd aan de Van Leeuwenhoeklaan 10. Van oktober 1992 tot oktober 1994 huurde Provema B.V. ook het pand Van Leeuwenhoeklaan 4a. Vanaf december 1995 was Provema B.V. gevestigd aan de Du Meelaan Provema Medische Techniek B.V. en Provema Verpleegkundige Techniek B.V. werden op 21 april 1995 als dochterondernemingen van Provema B.V. notarieel ingesteld. Het personeel was al per 1 januari 1995 bij beide ondernemingen in dienst getreden. Op dat moment werd Provema B.V. de holdingmaatschappij. Peter van de Ven was de enig

2 directeur van de BV s. De nieuwe BV s waren respectievelijk gericht op de verkoop en de verhuur van medische artikelen en van verpleegkundige artikelen. Dit gebeurde al vanaf 1 januari De bijbehorende activa en passiva werden door Provema B.V. tegen boekwaarde aan beide andere BV s overgedragen. Beide vennootschappen waren opgenomen in de geconsolideerde jaarrekening van Provema B.V. De drie BV s vormden een fiscale eenheid voor wat betreft de vennootschapsbelasting en de omzetbelasting. Provema B.V. was het hoofd van de fiscale eenheid. Bij de oprichting van de dochterondernemingen op 25 april 1995 werden de statuten van Provema B.V. notarieel opgemaakt. Als doel werd omschreven de belegging van vermogen en de exploitatie van vermogensbestanddelen, alsmede de deelname in, de financiering van en het voeren van het beheer van andere ondernemingen. Het maatschappelijk kapitaal werd verdeeld in aandelen, terwijl de uitgifte daarvan op besluit en voorwaarden van de algemene vergadering van aandeelhouders plaats vond. Op 23 juli 1999 vond de verkoop van Provema Medische Techniek B.V. plaats aan de Beheermaatschappij Metuvin B.V. Op 31 december 1999 werden de statuten van Provema B.V. en van Provema Verpleegkundige Techniek B.V. gedeeltelijk gewijzigd. Achtereenvolgens ontstonden toen Paludis B.V., gericht op het beleggen van vermogen en Comforza B.V., gericht op de in- en verkoop en de verhuur van medische en verpleegkundige materialen alsmede het deelnemen in en financieren van andere ondernemingen. Geschiedenis van de archieven De archieven zijn in augustus 2010 in de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Zoetermeer terecht gekomen. Tot die tijd werden ze door Peter van de Ven beheerd. Deze wilde de archieven als cultureel erfgoed laten opnemen in de archiefbewaarplaats. Met deze zienswijze was de gemeentearchivaris het eens, zodat hij tot overname is overgegaan. De archieven zijn in eigendom geschonken en zijn openbaar voor publiek. Verantwoording van de inventarisatie In 2010 zijn de archieven van de BV s door elkaar en als geheel aangeleverd. In de archieven bevonden zich ook nog enkele persoonlijke documenten van de directeur, de heer P. van de Ven, ook van vóór de oprichting van Provema B.V. Deze laatste zijn vanwege hun geringe belang vernietigd. De aangetroffen bundels met papieren (vaak in plastic mappen en met zippels bijeengehouden) zijn geselecteerd op bewaring en vernietiging. Veel met name financiële bescheiden kwamen voor vernietiging in aanmerking. In totaal besloeg dit ongeveer een derde deel van het archief. Van het oorspronkelijke archief resteert na inventarisatie bijna 2 strekkende meter. De vernietigbare bescheiden worden in 2015 met de reguliere gemeentelijke vernietigingsronde vernietigd. De overgebleven bescheiden zijn onderwerps- of dossiergewijs beschreven, soms noodzakelijkerwijze op stuksniveau. De archiefbescheiden bevonden zich in zuurhoudend materiaal met veel paperclips, nietjes en plastic. Bij de inventarisatie is het zuurhoudend materiaal in haar geheel verwijderd en vervangen door zuurvrij materiaal. Ook zijn de paperclips, nietjes en plastic mappen verwijderd.

3 Archief Provema Doos 1 1. Ondernemingsplan Provema B.V. i.o., Akte van oprichting van Provema B.V., Statuten en statutenwijziging van Provema B.V., Akten van oprichting en inbreng van Provema Medische Techniek B.V., Akten van oprichting, inbreng en aandelenoverdracht van Provema Verpleegkundige Techniek B.V., 1995 en Financiële jaarstukken van Provema B.V. over , Financiële jaarstukken van Provema Verpleegkundige Techniek B.V. over , Stukken betreffende de huur en de onderverhuur van het pand Van Leeuwenhoeklaan 4a (Provema B.V.), Overeenkomst van Protek AG en Provema B.V. i.o. inzake de registratie van merkenrecht, 1990 Doos Grootboekkaarten van Provema B.V. i.o., Begroting van Provema B.V. i.o. over 1990, Staten houdende de verdichte balansen van Provema B.V. i.o. over 1990, Staten houdende overzicht per verdichting per kostenplaats van Provema B.V. i.o. over maart 1990, Staten houdende de verdichte verlies en winst van Provema B.V. i.o. over 1990, Staten houdende exploitatieoverzichten van Provema B.V. i.o. over 1990, Notulen van de vergadering van Provema B.V. i.o., mei Brief, waarbij de curator van PKV Beheer mededeling doet van de financiële afwikkeling van het faillissement van PKV Beheer aan betrokken debiteuren, ingekomen bij Provema B.V., Stukken betreffende het aangaan van financiële overeenkomsten van Provema B.V. met banken, Doos Staten houdende de verdichte winst en verlies van Provema B.V. over 1991, Grootboekkaarten van Provema B.V. over 1991, Staten houdende de verdichte balans en de verdichte winst en verlies van Provema B.V. over 1991, Nota inzake de aangifte van vennootschapsbelasting over 1991 van Provema B.V., 1992 Doos Stukken betreffende de financiële inbreng van Provema B.V. in Provema Verpleegkundige Techniek B.V. en Provema Medische Techniek B.V., Stukken betreffende de verdichte balansen van Provema Verpleegkundige Techniek B.V. en van Provema Medische Techniek B.V. over 1995, Staat van personeelsverdeling over Verpleegkundige Techniek en Medische Techniek per 1 januari 1995, opgemaakt door Provema B.V. 26. Staten houdende overzichten op peildatum van Provema B.V., Provema Verpleegkundige Techniek B.V en Provema Medische Techniek B.V., Grootboekkaarten van Provema B.V. over 1993, van Jaarrekening Provema B.V. over 1994, Met bijlagen

4 29. Jaarrekening van Provema B.V. over 1993, Met bijlagen 30. Jaarrekening van Provema B.V. over 1992, Met bijlagen 31. Jaarrekening van Provema B.V. over 1991, Met notulen van de aandeelhoudersvergadering van 31 maart Grootboekkaarten van Provema B.V. over 1992, Met verdichte verlies en winst en verdichte balans over 1992, 1993 Doos Arbeidsovereenkomsten met werknemers van Provema B.V., Provema Medische Techniek B.V. en Provema Verpleegkundige Techniek B.V., Staat houdende de BTW-berekeningen van Provema B.V., Provema Medische Techniek B.V. en Provema Verpleegkundige Techniek B.V. over 1995, Staat houdende overzicht van de omzetbelasting van Provema B.V. over 1994, Stukken betreffende de afdracht van loonbelasting en premies over van Provema B.V., Grootboekkaarten van Provema B.V. en Provema Medische Techniek B.V. over , Doos Verwerkingsverslagen grootboek over van Provema B.V., Staten houdende de afsluiting van grootboekkaarten van Provema B.V., Staten houdende de afsluiting van grootboekkaarten en verwerkingsverslagen grootboek van Provema B.V., Staat houdende de geschatte verlies- en winstrekening over 1992 van Provema B.V., Nota inzake de samenwerking van Provema B.V. en Harting-Bank B.V., Stukken betreffende de registratie van de algemene verkoop- en huurvoorwaarden voor medische en verpleegkundige materialen van Provema B.V., Akte houdende de voorovereenkomst van Provema B.V. i.o., 28 september Akte houdende de oprichting van de stichting aandelen Provema B.V. i.o., 28 september Met notulen inzake deze oprichting 46. Stukken betreffende de voorbereiding van de oprichting van Provema B.V. i.o., Stukken betreffende het aangaan van een lease-overeenkomst voor auto s van Provema B.V. i.o., Brief van de directie van de Provinciale Kruisvereniging Zuid-Holland, waarbij zij mededeling doet van de zelfstandigheid van de Bedrijfsgroep Materialen per 1 januari 1988, Statuten van de Provinciale Kruisvereniging Zuid-Holland, ingekomen bij Provema B.v. i.o., Met bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel, Concept-oprichtingsakte van Provema B.V., Met begeleidend schrijven 51. Stukken betreffende de klachtenprocedure van de Regionale Inspectie van de Volksgezondheid, ingekomen bij Provema, Stukken betreffende de registratie van merken van Provema B.V. i.o., Nota inzake de verkoop van materiële vaste activa door het Provinciale Kruisvereniging Beheer aan Provema B.V., Stukken betreffende het aangaan van contracten met thuiswerkorganisaties in de regio door Provema B.V., Doos Stukken betreffende het aangaan van een kredietovereenkomst met ING-bank door Provema B.V., 1992

5 56. Stukken betreffende de omzet, de exploitatie en de verhuurde materialen van Provema B.V. i.o. en Provema B.V., Stukken betreffende de voorbereiding van de opmaak van begrotingen van Provema B.V. i.o. en van Provema B.V. over , Stukken betreffende de herstructurering van Provema B.V., Stukken betreffende de winst- en verliesrekeningen van Provema B.V. i.o. en Provema B.V. over , Stukken betreffende de verdichte balansen van Provema B.V. over 1989 en 1990, Stukken betreffende de verdichte verlies- en winst van Provema B.V. i.o. over 1989 en 1990, Stukken betreffende de verdichting per kostenplaats over 1990 van Provema B.V. i.o., Stukken betreffende de balans, de exploitatie en de kerngegevens van verhuur over 1989 van Provema B.V. i.o., Notulen van de vergadering over de cijfers 3 e kwartaal 1989 van Provema B.V. i.o, 25 oktober Stukken betreffende de exploitatiecijfers van Provema B.V. i.o. over 1989 en 1990, Staat houdende grootboekkaarten inzake vervoerskostenvergoeding over 1993 van Provema B.V., Stukken betreffende personele aangelegenheden van Provema B.V. i.o., Nota inzake de regelingen betreffende de relatie tussen PKV-Beheerbedrijven (waaronder Provema B.V. i.o.), 29 juni 1990 Doos Notulen van gesprekken met leveranciers en vertegenwoordigers van kruisverenigingen door Provema B.V..i.o., Minuten van uitgaande stukken van Provema B.V.i.o., 1990 januari mei 71. Minuten van uitgaande stukken van Provema B.V.i.o., 1990 juni december Doos Nota inzake op opzet en de exploitatie van Provema B.V. over , Staten houdende grootboekkaarten op periode en overzichten grootboekrekeningen, grootboekkoppelingen en (hoofd)verdichtingen van Provema B.V., Staten houdende de afsluiting van de grootboekkaart over januari 1997 van Provema B.V., Staten houdende de begroting over 1993 van Provema B.v., Staten houdende de verdichte winst en verlies van Provema B.V. over 1993, Staten houdende de verwerkingsverslagen grootboek over januari 1997 van Provema B.V., Staten houdende de verdichte balans van Provema B.V. over 1993 en 1994, Staten houdende de resultaatrekeningen per kostenplaats van Provema B.V. over 1994, Staten houdende de overzichten van de grootboekrekeningen van Provema over 1994, 1994 november 81. Staten houdende gegevens over de verkoop en de verhuur van medische en verpleegkundige materialen door Provema B.V. over 1994, Staten houdende de balansen over 1993 en 1994 van Provema B.V., Agenda s en notulen van de vergaderingen van de Raad van Commissarissen van Provema B.V. i.o., Met bijlagen

6 Doos Ingekomen en uitgaande stukken van Provema B.V. i.o., Stukken betreffende de balans en de exploitatiebegroting over 1989 van Provema B.V. i.o., Nota inzake de opzet van de centrale inkoop door Provema B.V., Stukken betreffende de administratie procedures bij Provema B.V. i.o., Stukken betreffende de officiële opening van Provema i.o. en van de Stichting van Skillslab op 22 september 1988, Notulen van de vergaderingen van de Beleidsgroep van Provema B.V. i.o, 1989 februari juni. Met bijlagen 90. Staat houdende de opbrengsten van Provema van 1 oktober januari 1989, Stukken betreffende de ontwikkeling van de visie op de magazijnfunctie van het kruiswerk, ingekomen bij Provema, Notulen van Provema (Bedrijfsgroep Materialen), Met nota s inzake de ontwikkeling van de Bedrijfsgroep en inzake het beleid met betrekking tot de thuiszorgmateriaalvoorziening, Tussenrapportage van Provema (Bedrijfsgroep Materialen) over januari april 1988, Overeenkomst tussen Provema B.V. i.o. en Skillslab over het vervoer van materialen, Notulen van vergaderingen (werkoverleg) van Provema B.V. i.o., Doos Stukken betreffende de verrichting van onderzoek naar de huidige situatie en het toekomstperspectief van Provema B.V. i.o., Acquisitieplan van Provema B.V. i.o., Stukken betreffende de administratieve organisatie van de bedrijven binnen de Provinciale Kruisvereniging, ingekomen bij Provema B.V. i.o., Stukken, ingekomen bij en opgemaakt door Provema en Provema B.V. i.o., over beleidsmatige zaken, Stukken betreffende het magazijnbeheer binnen Provema en Provema B.V. i.o., Stukken betreffende de vaststelling van criteria voor het gebruik van materialen, opgemaakt door Provema B.V. i.o., circa Overzichtslijsten van magazijnartikelen van Provema, Staten houdende de voorzieningen en hulpmiddelen voor bejaarden, ingekomen bij Provema B.V. i.o., Nota inzake de cliënt en de uitleen in een tijd van privatisering, ingekomen bij Provema, Staat, houdende de functiebeschrijving voor de beheerder van het verkoopmagazijn van Provema B.V. i.o., 1989 Doos Stukken betreffende de proef- en saldibalans en de verdichte balans van Provema B.V., Stukken betreffende publicitaire aangelegenheden van Provema B.V.i.o. en van Provema B.V., Stukken betreffende de opsplitsing van Provema Verpleegkundige Techniek B.V. en Provema Medische Techniek B.V., Stukken betreffende de begroting van Provema Medische Techniek B.V. voor 1996, 1995

7 110. Begroting van Provema B.V. holding, Provema Verpleegkundige Techniek B.V. en Provema Medische Techniek B.V. voor 1996, Stukken betreffende de winst en verlies van Provema Verpleegkundige Techniek B.V. over 1995, Stukken betreffende de winst en verlies van Provema B.V. Holding over 1995, Staten houdende de cashflow van Provema B.V., circa Staten houdende het overzicht cumulatief van Provema Verpleegkundige Techniek B.V., Discussienota over Provema Medische Techniek B.V., Staten houdende persoons- en bedrijfsgegevens in verband met Provema B.V., Met begeleidend schrijven 117. Arbeidsovereenkomsten met medewerkers van Provema B.V.i.o. en van Provema B.V., Doos Statutenwijzigingen van Provema B.V. en van Provema Verpleegkundige Techniek B.V. (oprichting Paludis B.V. en Comforza B.V.), Staten houdende overzichten cumulatief op peildatum van Comforza B.V., Staten houdende overzichten cumulatief op peildatum van Provema Verpleegkundige Techniek B.V., Staten houdende gegevens over de controle van de boekingen memoriaal van Paludis B.V., Staten houdende de openingsbalans van Paludis B.V., Uittreksels uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken van Haaglanden voor Paludis B.V. en van Comforza B.V., Huurovereenkomst tussen Provema B.V. en Metuvin B.V., Grootboekkaarten op periode van Provema B.V. over 1991, Nota inzake de afspraken gemaakt bij de verkoop van Provema Medische Techniek B.V., Grootboekkaarten op periode, mutaties per kostenplaats en overzicht cumulatief op peildatum van Paludis B.V., Stukken betreffende de jaarrekening van Provema B.V. over 1997, Met bijlagen 129. Stukken betreffende de jaarrekening van Provema B.V. over 1996, Met bijlagen Doos Stukken betreffende de jaarrekening van Provema B.V. over 1995, Met bijlagen 131. Grootboekkaarten op periode van Metuvin B.V., Staten houdende financiële gegevens voor de begrotingen van 1998 en 1999 van Provema B.V., Grootboekkaarten van Provema B.V., 1990 Doos Notulen van vergaderingen van werkbesprekingen van Provema B.V. i.o., 1989

8 135. Ingekomen en minuten van uitgaande stukken van Provema, Met stukken opgemaakt door Provema, Minuten van uitgaande stukken van Provema en van Provema B.V. i.o., Met bezoekverslagen. Met stukken opgemaakt door Provema B.V. i.o., 1989