Hoofdstuk: 1 Basisbegrippen

Transcriptie

1 ISYF Informatiesystemen Hoofdstuk: 1 Basisbegrippen aant Css: Informatieparadigma - blz Het verband dat tussen informatiesystemen (=IS) en bedrijfsprocessen (=reëel systeem = RS). Geeft de relaties weer tussen reëel systeem (RS), informatiesysteem (IS) en de omgeving. En toont materie- en informatiestromen. EXTERNE informatiestromen > worden door de omgeving geproduceerd INTERNE informatiestromen > ontstaan binnen de organisatie zelf Bv Bier brouwen Pijl 1 > materiestroom > er is sprake van invoer naar het RS (bv grondstoffen: gerst e.d.) Pijl 2 > materiestroom > geeft de uitvoer van RS aan (bier) Pijl 3 > interne informatiestroom > info van RS naar IS (bv info over verloop brouwproces e.d., hoeveel grondstof en uitvoer) Pijl 4 > interne informatiestroom > info van IS naar RS (opdrachten geven, bv temperatuur met 2 graden verhogen) Pijl 5 > externe informatiestroom > info vanuit de omgeving naar het IS (bv info over grondstofprijzen ed) Pijl 6 > interne informatiestroom > info van IS naar omgeving, hiertoe behoren rapportages naar management of belastingdienst e.d.) In de informatica zijn programmeerparadigma's denkpatronen of uitgesproken concepten van programmeren, die voornamelijk verschillen in de wijze van aanpak om het gewenste resultaat te kunnen behalen. Computer maakt deel uit van het informatiesysteem. 92 zondag 14 juni 2015 Pagina 1 van 29

2 421 blz Geautomatiseerd informatiesysteem (IS) - componenten - 2 soorten: handmatig en geautomatiseerd Geautomatiseerd informatiesysteem (IS) bevat de componenten: - hardware - software - gegevens > hier worden bewerkte en onbewerkte gegevens bedoeld. - mensen > 2 groepen: gebruikers en automatiseerders (werken aan het IS) - procedures voor het besturen van bedrijfsprocessen. In de figuur kunnen overal nog mensen en procedures toegevoegd worden. BV - invoer > data-typisten - verwerking > operators - uitvoer > managers die info intrepeteren - hardware > technische specialisten - software > programmeurs PROCEDURES > zijn overal waar men afspraken maakt over de werkwijze die men wil hanteren blz Software - Systeemsoftware - Richt zich op de werking vh systeem. Maakt het mogelijk dat een computer toepassingen (applicaties) kan uitvoeren. Worden vooral gebruikt door systeembeheerders. Er zijn 3 categoriën: 1. SYSTEEMONDERSTEUNING > aanvullende prg's vaak afkomstig ve andere leverancier dan het OS, bv een virusscanner en softwarematige firewall 2. PROGRAMMEERTALEN > worden ontwikkeld in broncode en die wordt vertaald naar machinataal. BV Java 3. SYSTEEMBEHEER > zorgen voor aansturing vd computer zoals: 3a. het besturingssysteem (OS) en ook 3b. middleware (= systeembeheersprogramma's voor beheer vh netwerk) 3c. En programma's voor het beheer van gegevens (DBMS) bv SQL od Oracle zondag 14 juni 2015 Pagina 2 van 29

3 423 blz Software - 94 Is een vd belangrijkste onderdelen vh IS. Een PROGRAMMA bestaat uit een verzameling instructies aan de computer, die in een bepaalde volgorde worden uitgevoerd. Programmatuur wordt onderverdeeld in: - SYSTEEMPROGRAMMATUUR (besturingssysteem (OS) is het belangrijkste) - APPLICATIEPROGRAMMATUUR cq toepassingsprogrammatuur 424 blz Software - Applicatiesoftware - Richt zich op het realiseren ve toepassing en wordt over het algemeen gebruikt door gebruikers. We maken onderscheid in: 1. STANDAARDSOFTWARE 1a. Horzontaal > deze pakketten zijn algemeen toepasbaar en kunnen bijna overal ingezet worden, bv spreadsheets, databasepaketten. 1b. Verticaal > Naast algemene standaard pakketten zijn er ook paketten die alleen binnen een bepaalde branche worden gebruikt. 2. MAATWERK > In specifieke gevallen kiezen organisaties ervoor om een programma op maat te laten maken door een softwarebureau. Suite > als verschillende pakketten worden samengevoegd tot een hele set programma's, bv Officepakket (vooral bij Horizontale standaardsoftware). Met standaardpakketten zoals Excel en Access kunnen ook weer maatwerk-applicaties gemaakt worden. 425 blz Eigenaar, Gebruiker, beheerder - indeling als volgt: 1. EIGENAAR > bezit het eigendom en heeft de beslissingsbevoegdheid over het IS 2. GEBRUIKER > maakt gebruik vd functionaliteit vh IS en stellen hier eisen aan. 3. BEHEERDER > is verantwoordelijk voor: 3a. Exploitatie ( = beschikbaar stellen) 3b. Onderhoud (dwz ervoor zorgen dat het IS blijft voldoen aan de wijzigende wensen vd gebruikers) zondag 14 juni 2015 Pagina 3 van 29

4 426 blz Eigenaar, Gebruiker, beheerder - beheerder - soorten onderhoud (PAPAC) - De volgende onderhoudsvormen worden onderscheiden: 1. PREVENTIEF > fouten voorkomen 2. ADAPTIEF > aanpassen aan ontwikkelingen vd omgeving, bv in geval van een BTW% wijziging 3. PERFECTIEF > verbeteren v prestaties en uitbreiden functionaliteit 4. ADDITIEF > gebruikerswensen doorvoeren 5. CORRECTIEF > herstellen van fouten 427 blz Integratie van informatiesaystemen - Geïntrigreerde informatiesystemen - Overlap > IS vertonen steeds meer overlap, bv in de vorm ve een gemeenschappelijke database. Zie fig, 1.5 Geïntrigreerde informatiesystemen > als er overlappende informatiesystemen én overlappende gebruikersgroepen zijn. Zie fig. 1.6 Geïntrigreerde informatiesystemen voldoen aan de volgende voorwaarden: - overlappende informatiesystemen én - overlappende gebruikersgroepen én - gebruikersgroepen die van meerdere informatiesystemen gebruik maken 118 Hoofdstuk: 2 Positionering Informatiesysteem 428 blz Gegevens en informatie - interne en externe informatie - interne informatie: informatie die in de organisatie zelf onstaat externe informatie: informatie die uit de omgeving ontstaat 429 blz Gegevens en informatie - Informatie zijn bewerkte gegevens en de betekenis van informatie is afhankelijk vd ontvanger Het bewerken van gegevens is een onderdeel vd informatievoorziening. Gegevens ==> informatievoorziening ==> informatie of Informatie wordt ook omschreven als geinterpreteerde gegevens. Gegevens ==> communicatie ==> informatie door communicatie wordt duidelijk hoe de gegevens moeten worden opgevat of informatie kent veel verschijningsvormen zoals tekst, grafieken, tabellen ed, maar kan ook op diverse manieren worden opgeslagen. Gegevens zijn niets anders dan informatie, de vorm en bewaarplaats kan variëren, maar de informatie ligt in de gegevens opgeslagen. Op basis van informatie neemt bedrijf beslissingen. zondag 14 juni 2015 Pagina 4 van 29

5 430 blz Beschrijvingsniveaus vd informatievoorziening - informatievoorziening - is een productieproces waarbij informatie wordt geproduceerd door informatie systemen. Dit gebeurd steeds meer geautomatiseerd. Beschikbare hulpmiddelen zijn computers, magneetpasjes en infrastructurele voorzieningen zoals netwerken. Het geheel van deze hulpmiddelen wordt IT = Informatie Technologie genoemd 431 blz Beschrijvingsniveaus vd informatievoorziening - Informatietechnologie (IT) - maakt het technisch mogelijk dat een informatiesysteem dmv het proces INFORMATIEVERZORGING uit gegevens geproduceerde informatie verstrekt, in de juiste VORM, op de juiste PLAATS en op het juiste MOMENT. Dus: IT (informatietechnologie) zorgt ervoor dat: IS ==> proces informatievoorziening ==> informatie kan verstrekken Informatietechnologie is de techniek waardoor een informatiesysteem informatie kan produceren. Een netwerk kan worden getypeerd als Informatietechnologie. Organisatie > informatieverzorging > informatiesysteem 432 blz Beschrijvingsniveaus vd informatievoorziening - Informatieverzorging - is een proces dat als uitgangspunt wordt genomen om de geproduceerde informatie te laten beantwoorden aan de infromatiebehoefte vd organisatie. Deze samenhang is ook als volgt te omschrijven en deze noemt men het BESCHRIJVINGSNIVEAU: 1. WAAROM is het nodig? Er moet voldaan worden aan organisatie behoefte. 2. WAT voor onderdeel brengt het proces op gang? Het informatiesysteem brengt informatievoorziening op gang. 3. HOE wordt dit mogelijk gemaakt? Door toepassen v informatie technologie. De antwoorden op de drie vragen worden de Beschrijvingsniveaus vd informatieverzorging genoemd. 433 blz Business Process Redesign (BPR) - bedrijfsproces - is een verzameling activiteiten die input omzet in output waardoor waarde wordt gecreëerd voor de klant. 434 blz Business Process Redesign (BPR) - of Business Process Reengineering - is het opnieuw inrichten van bedrijfsprocessen waarbij ICT optimaal ingezet wordt. Is een totale transformatie vd bedrijfsprocessen binnen een organisatie. Streeft 2 doelen na: 1. Efficiency > minder kosten 2. Effectiviteit > klant beter helpen, sneller en beter werken Essentie van BPR is: - verbeteren vd klantgerichtheid - herinrichten van bedrijfsprocessen - optimaal gebruik maken van ICT - ondersteunen ve nieuwe manier v werken - hanteren v prestatiemaatstaven 435 blz Beslissen en besturen - Beslissen - is een keuzeproces. Beslissen of besluiten is het kiezen ve mogelijkheid uit een serie alternatieven met als doel om vanuit een bestaande situatie een nieuwe situatie te realiseren (van ongewenst naar gewenst). zondag 14 juni 2015 Pagina 5 van 29

6 436 blz Beslissen, besluiten en besturen - besturen - Besturen is: - gewenste richting doen volgen - beweging regelen - richting geven aan - leiding hebben van Hierbij wordt gebruikt gemaakt van het besturingsparadigma van Bemelmans. Hierin zijn de: I = Het BESTUREND ORGAAN > de mens en/of machines die sturen > de beslisser. II = INFORMATIESYSTEEM > is een systeem dat uit verzamelde gegevens informatie produceert, op grond waarvan het besturend orgaan de beslissingen neemt. III = BESTUREND SYSTEEM > is het systeem of proces dat bestuurd wordt. IV = OMGEVING > Alles dat zich buiten het besturen orgaan, informatiesysteem en besturend systeem bevindt. En Hierin zijn de volgende verbindingen te benoemen: a = STUURACTIES b = BESTUURLIJKE INFORMATIE c = INTERNE OMGEVING d = EXTERNE OMGEVING e = OUTPUT f = INPUT blz Beslissen, besluiten en besturen - besluitvormingsproces - Indeling volgens Simon: 1. ProbleemVERKENNENDE fase - INTELLIGENCE (verkennen, onderzoeken, benoemen) 2. ProbleemFORMULERENDE fase - DESIGN (gevolgen, formuleren, concreet en controleerbaar noteren) 3. ProbleemOPLOSSENDE fase - CHOICE (oplossen, actie) zondag 14 juni 2015 Pagina 6 van 29

7 438 blz Besluitvormingsniveaus - Keuzeproces Beslissen of besluiten is een keuzeproces, is het kiezen ve mogelijkheid uit een serie alternatieven met als doel om vanuit een bestaande situatie een nieuwe situatie te realiseren (van ongewenst naar gewenst). SOLL->IST Afwegingen die een rol spelen: - huidige situatie - nieuwe situatie - alternatieven - gevolgen van elk alternatief - mate van voorspelbaarheid vd gevolgen andere factoren die een rol spelen bij het keuzeproces: - niveau in de organisatiestructuur waarop de beslissing genomen wordt = managementsniveau (hiermee bedoelen we het niveau waarop de manager die moet beslissen zich bevindt). - aard vd beslissing (bv met een invloed op lange termijn) Voor het verband tussen niveau v beslissing en de benodigde informatie zie figuur 2.4 = BELANGRIJK!! 99 zondag 14 juni 2015 Pagina 7 van 29

8 439 blz Besluitvormingsniveaus - aggregratie en selectie - aggregatie > het ordenen van gedetailleerde informatie tot samengevatte informatie selectie > het halen van gedetailleerde informatie uit globale informatie 440 blz Besluitvormingsniveaus - aard vd beslissing - heeft te maken met de effecten vd beslissing. Bv naar tijdsduur: - lange termijn (bv meer dan 1 jaar) - middellange termijn ( bv van 1 maand tot 1 jaar) - korte termijn (bv korter dan 1 maand) Andere factoren die het effect ve beslissing beïnvloeden zijn: - niveau waarop de beslissing genomen wordt: ook weer STO strategisch / tactisch /operationeel - frequentie waarmee de beslissing genomen wordt: eenmalig / meer dan eens / vaak 441 blz Besluitvormingsniveaus - eigenschappen v beslissingen blz Deelprocessen informatieverzorging - Informatievoorziening - Informatie wordt steeds meer gezien als het resultaat ve productieproces dat wordt toegepast op gegevens. Gegevens ==> Verwerking ==> Informatie Het proces informatievoorziening wordt uitgevoerd door en informatiesysteem en bestaat uit de volgende deelprocessen (VVBVV): - VERKRIJGEN v gegevens - VASTLEGGEN v gegevens - BEWERKEN v gegevens (bv mbv formules) - VERWERKEN v gegevens tot informatie (bv grafieken ed) - VERSTREKKEN v informatie op het juiste moment / op de juist plaats / in de juiste vorm 101 zondag 14 juni 2015 Pagina 8 van 29

9 443 blz Deelprocessen informatieverzorging - invoer en invoercontroles - invoer = vastleggen van gegevens invoercontrole = wordt gebruikt om een correcte invoer te krijgen en worden als volgt onderverdeeld: a. niet-geprogrammeerde controles (bv visuele controle v gegevens) b. geprogrammeerde controles, zoals b1. volgordecontrole ve volgnummer b2. tekencontrole op juistheid vd gebruikte symbolen b3. lengtecontrole op de afmeting vd ingevoerde gegevens b4. verbandscontrole tussen diverse onderdelen vd ingevoerde gegevens bv postcode b5. rekencontrole, bv 11 proef bij een banknummer 444 blz Deelprocessen informatieverzorging - onderscheid naar manier v verwerking v gegevens - Bij het verwerken vd ingevoerde gegevens wordt onderscheid gemaakt in de manier waarop de gegevensverwerking plaatsvindt: Naar aspect TIJD: a. real-time - gegevens worden direct naar ingave verwerkt b. batchverwerking - gegevens worden eerst verzameld (bv per dag of per afschrift) en daarna verwerkt. Naar aspect LOCATIE: a. bij centrale verwerking (gegevensverwerking gebeurt op centraal opgestelde computer) b. bij decentrale verwerking (geg.verwerking gebeurt op diverse werkplekken binnen bedrijf bv op afdeling) c. bij gedistrubueerde verwerking (combinatie v centraal en decentraleverwerking) 445 blz Deelprocessen informatieverzorging - rapportage - verstrekking van informatie gebeurt dmv rapportages, hierin bestaan drie hoofdvormen: 1. DIRECTE rapportage (saldo opvragen via de Girofoon) 2. PERIODIEK rapportage (maandelijkse resultaatoverzichten) 3. UITZONDERINGS-rapportage (overzicht v klanten met betalingsachterstand op een x moment) Hoofdstuk: 3 Soorten Informatiesysteem 446 blz Operationele processen - OPERATIONELE processen (kunnen worden onderverdeeld in primaire en ondersteunende processen) en zijn van toepassing op: a. Administratieve automatisering (vastleggen+verwerken cijfermatige gegevens) b. Kantoorautomatisering (automatisering v kantoorwerkzaamheden) c. Fabrieksautomatisering (geautomatiseerde activiteiten op gebied v productontwikkeling en productie zelf) INTEGRATIE heeft betrekking op: a. interne integratie > computerondersteunende activiteiten binnen de organisatie zelf b. externe integratie > computerondersteunende activiteiten met die v andere organisaties Het principe vd dubbele integratie vd Computer Aided activiteiten heeft CIM (Computer Intergrates Manufacturing) / alles moet geautomatiseerd zijn en hoort bij het operationeel toepassingsgebied: CIM activiteiten zijn (DEMPL): 1. CAD > Design (tekenen) > architect ontwerpt huis = operationeel 2. CAE > Engineering (rekenen) 3. CAM > Manufacturing (fabriceren) 4. CAPP> Process Planning (plannen) 5. CAL > Logistics door toepassingen CIM-concept worden doelstellingen gerealiseerd: - flexibiliteit (voldoen aan individuele klantwensen/eisen tav productie en levering) - verkorting vd aanlooptijd (vanuit ontwerptekening kan men al een bestellijst maken) - verkorting vd doorlooptijd (er gaat geen tijd verloren bij uitwisseling gegevens) zondag 14 juni 2015 Pagina 9 van 29

10 447 blz Besturende processen - bestuurlijk informatiesysteem - is een informatiesysteem dat middels een proces informatie verzorging bestuurlijke informatie produceert, deze informatie is nodig om beslissingen te kunnen nemen. Een bestuurlijk informatiesysteem produceert bestuurlijke informatie. 448 blz Besturende processen - onderverdeling v bestuurlijke informatie systemen - 1. TPS = Transaction Processing Systems 2. DS = Documentaire Systemen 3. SDS = Structured Decision Systems cq geprogrammerde beslissingssystemen 4. DSS = Decision Support Systems cq beslissingsondersteunende systemen 5. KS = Kennis- en expert Systems (zijn besturende processen) ad 1. TPS > zorgen voor registratie v veranderingen, bv orderverwerking de actuele voorraad bijwerken. ad 2. DS > leggen documenten vast, bv facturen, brieven en lesmateriaal ad 3. *** SDS > is een rationeel model met veel structuur, beslissingen worden op basis v verwerkte gegevens volledig geautomatiseerd genomen, bv het bestellen van nieuwe onderdelen als de voorraad onder een bepaald minimum komt. Maakt voor zijn basis gegevens gebruik van TPS. Ad 4. *** DSS > is een primitief model zonder structuur en werkt op strategisch niveau is heel globaal. Zijn opgezet om de mens te ondersteunen in zijn beslissingen. Deze systemen presenteren alternatieve oplossingen, doorrekenen gekozen oplossingen, overzichten ter ondersteuning en advisering. Men maakt vaak gebruik van zgn "what if"-situaties. Maakt voor zijn basis gegevens gebruik van TPS. Ad 5. KS > dienen voor het vastleggen van zeer gespecialiseerde kennis waarbij ook de inzichten van experts zijn verwerkt. Bv een programma voor een arts dat helpt bij het stellen ve diagnose op basis van enkele symptomen. 449 blz Besturende processen - beslissingsmodel - Het is gebruikelijk om informatiesystemen in te delen naar de aard vd beslissingssituatie, er zijn drie modellen: 1. RATIONEEL model > de beslissingssituatie betreft een volledig gestructureerd probleem (SDS). 2. INTUITIEF model > de beslissingssituatie betreft een gedeeltelijk gestructureerd probleem. 3. PRIMITIEF model > de beslissingssituatie betreft een volledig ongestructureerd probleem (DSS). Zie figuur!! 103 zondag 14 juni 2015 Pagina 10 van 29

11 450 blz Producten/Diensten - embedded software - software die in apparatuur is ingebouwd voor een specifieke toepassing. is een elektronisch systeem (hardware én software) dat is geïntegreerd in gebruiksartikelen of apparaten, met de bedoeling deze een vorm van intelligent gedrag te bezorgen. Embedded software is ontworpen om een beperkt aantal functies uit te voeren op inflexibele hardware. In een embedded systeem is schaarste aan alles. De componenten worden zó gekozen dat de functie nèt kan worden uitgevoerd. Geheugen kost geld, rekenkracht ook dus hoe minder hoe beter, genoeg is genoeg. Dit geeft een heel ander uitgangspunt bij het ontwerpen van software dan PC software. PC s worden steeds sneller, geheugen en harde schijven steeds goedkoper. Dus als je programma op de PC van vandaag langzaam is, dan gaat het op de PC van volgend jaar een stuk beter. Het embedded systeem verandert echter niet meer. Bij embedded software ontwikkeling moet uiterst efficiënt worden omgesprongen met de rekenkracht van de processor en het beschikbare geheugen. De kwaliteit van de software moet veel hoger zijn en bestand zijn tegen onverwachte situaties. Dat je PC vastloopt is een bekend gegeven, maar dat je koffieautomaat of je wasmachine vastloopt is onacceptabel. Om maar niet te spreken van de besturing van verkeerslichten of van medische apparaten! 451 blz Producten/Diensten - productautomatisering - Het toevoegen van automatisering aan producten ( embedded software ) Bij productautomatisering is de koper meestal de belangrijkste gebruiker vh informatiesysteem. 452 blz Producten/Diensten - EDI = Electronic Data Interchange - = dienstautomatisering is een standaard voor de elektronische uitwisseling van bepaalde bedrijfsdocumenten, zoals orders, rekeningen en bepaalde berichten of bevestigingen. Het is een onderdeel van electronic business, met name bij het goederenvervoer. Omdat de betreffende documenten moeten voldoen aan bepaalde standaardsjablonen wordt het vooral gebruikt voor herhalende transacties. De adressering en uitwisseling verloopt via vastgelegde procedures. 453 blz Business Intelligence - Het snel kunnen verzamelen, analyseren en communiceren van interne en externe informatie. Is een proces dat gegevens transformeert tot informatie en die informatie vervolgens weer transformeert tot kennis om sneller en efficienter de behoeften van de klant te vervullen. De term intelligence betekent hier inlichtingen. In jaren 60 > MIS = Management Informatie System > verwerkt vooral financiële gegevens en ondersteunde de besluitvorming op operationeel niveau. In jaren 70 > DSS = Decision Support Systems > maakte gebruik v modellen en trendanalyses. Werden vooral gebruikt bij voorbereidingen op beslissingen. In jaren 80 > EIS = lijkt op MIS maar geeft ook mogelijkheden op what-if analyses en heeft meer mogelijkheden om gegevens samen te voegen. 454 blz Business Intelligence - datawharehouse - is een geïntegreerde gegevensverzameling, waarvan de informatie afkomstig is uit verschillende bronsystemen. Binnenhalen van alle gegevens die je kunt vinden. Door gegevens uit verschillende bestanden te combineren leert de organisatie de klant beter kennen en kan zo inspelen op de behoeften vd klant. Is een passieve gegevensverzameling; Datawharehouse wordt vaak toegepast bij Business Intelligence. zondag 14 juni 2015 Pagina 11 van 29

12 455 blz Business Intelligence - datamining - Is een actieve gegevensverzameling; Is het actief op zoek gaan naar verbanden tussen de verschillende bronbestanden en deze vervolgens te gebruiken om een klant een ander product te verkopen. Is het leggen van verbanden tussen gegevens die via datawharehousing zijn verzameld. 456 blz Business Intelligence - datawharehousing in combinatie met datamining - redenen zijn: - klantsegmentering > klanten anders indelen en benaderen - klantintegratie > klant verleiden meer producten te kopen - klantrisicoprofielen > voor bv een andere verzekeringspremie toepassen bij ouderen) - klantbindingsprogramma's > bv airmiles ed 457 blz Business Intelligence - OLAP-tools = Online Analitics Processing tools - zijn technieken om gegevens aan het datawharehouse (cq gegevenspakhuis) te onttrekken. Deze hulpmiddelen stellen de gebruiker in staat om met behulp van Queries en Rapporten (Q&R) snel gegevens uit een datawharehouse op te vragen te verwerken en erover te rapporteren. Tool om uit alle gegevens conclusies en verbanden te trekken. Doel: het intrepeteren v gegevens uit een datawharehouse blz E-business en E-commerce - over de grenzen van eigen bedrijf heen kijken en leveranciers en klanten direct toegang geven tot geautomatiseerde bedrijfsprocessen via internet. Het gebruik van openbare netwerken als internet voor zakelijke toepassingen. Voorbeelden E-Business en E-Commerce: E-ticketing / E-trading / E-learning / E-entertainment / E-games / E-banking / Teleshopping / andere E-activiteiten: surfen en zoekmachinemarketing Andere afkortingen: A = Overheidsinstantie B = Zakelijke partners C = Consumer cq consument bv: A2A > administration-to-administration > electronische transacties tussen overheidsinstellingen onderling De volgende combinaties zijn mogelijk: A2A, A2B, A2C, B2B, B2C, C2C 459 blz WFM - Workflowmanagement - werkstroom - is een verzameling activiteiten die worden uitgevoerd om een bepaald doel te bereiken zondag 14 juni 2015 Pagina 12 van 29

13 460 blz WFM - Workflowmanagement - WFM = werkstroombesturing - wordt het besturen en beheren vd werkstroom bedoeld. Er is sprake van het formaliseren vd handelingen binnen het bedrijfsproces door precies te omschrijven welke activiteiten moeten worden uitgevoerd, door wie en onder welke voorwaarden, hierdoor wordt de kwaliteit vh proces verbeterd. wordt onderscheiden in: 1. Proceduremanagement > is bezig met het specificeren v procedures 2. Procesmanagement > is bezig met besturen v bedrijfsprocessen (toewijzen v hulpmiddelen en bewaken vd uitvoering) wordt vooral toegepast bij organisaties met veel procedures en documenten (bv overheden) Routering is belangrijk en wordt vooraf gedefinieerd. 461 blz WFM - Workflowmanagement - mogelijkheden zijn - - verhogen vd FLEXIBILITEIT - verkorten vd DOORLOOPTIJD > sneller documenten stroom afwerken - inzicht in het bedrijfsproces > door procedures te beschrijven - verhogen vd PRODUCTIVITEIT > snellere routering v documenten - verhogen vd KWALITEIT > minder fouten maken - verhogen vd SERVICEGRAAD > klantgerichter werken - verhogen vd ARBEIDSFLEXIBILITEIT - verkorten vd AANLOOPTIJD 462 blz DIS (Documentair InformatieSysteem) Is een informatiesysteem dat documenten verwerkt, bewaakt en archiveert. Kan ingezet worden voor interne en externe (in scannen) correspondentie. Een WFM-systeem maakt gebruik van DIS. De combinatie kan zeer effectief zijn, door DIS zijn de documenten gearchiveert en beter toegankelijk. In DIS kunnen indexen gemaakt worden om snel te zoeken. In plaats van DIS gebruikt men voor het indexeren, zoeken en analyseren v documenten ook wel de term EDMS (Electronic Document Management System). Voordelen: - gebruikte documenten kunnen makkelijk worden gestandadiseerd - documenten kunnen makkelijk worden geordend, gezocht en gelecteerd - documenten zijn sneller beschikbaar - documenten kunnen beter worden gearchiveerd en beveiligd - documenten kunnen sneller en beter worde gedistribueerd 463 blz WFM - Workflowmanagement - DIS - routering - drie hoofdroutes: 1. SEQUENTIËLE routering > documenten worden achterelkaar naar gebruikers door gestuurd. 2. CONDITIONELE routering > volgorde v gebruikers is afhankelijk ve voorwaarde 3. PARALLELLE routering > documenten worden gedeeltelijk parallele naar dezelfde gebruiker gerouteerd. 105 zondag 14 juni 2015 Pagina 13 van 29

14 464 blz WFM - Workflowmanagement - DIS - zoeken zonder index kan op 2 manieren - 1. FULL TEXT RETRIEVAL > doorzoeken van de gehele tekst. 2. CONTEXT RETRIEVEL > zoeken naar vergelijkbare woorden in de tekst. 465 blz Groupware - definitie en 3 factoren - bij Groupware kunnen mensen onderling communiceren door gebruik te maken van videoconferencing, electronische agenda's, prikborden, memo's, takenlijsten en (bv Outlook en Lotus Notes zijn een groupware toepassing). Drie factoren zijn: 1. COMMUNICATIE > uitwisselen van info tussen leden vd groep 2. COÖPERATIE > samenwerken v leden vd groep 3. COÖRDINATIE > het op elkaar afstemmen vd werkzaamheden Groupware is een aanvulling op het WFM systeem. Groupware gebeurt meer op ad hoc basis en WFM is gestructureerd, voorgeschreven en gepland. 466 blz Groupware - indeling naar toepassing en tijd en plaats - indeling naar TOEPASSING: - electronische communicatie (bv ) - delen van informatie (bv een prikbord) - collaboratieve writing (bv samenwerken aan één document) - werkstroom ondersteuning (routen v documenten) - beslissingsondersteuning (gebruik v takenlijsten) - electronische agenda's (maken v afspraken) - conferentiesysteem (bv videoconferencing > synchrone distributie) indeling naar TIJD en PLAATS >> zie figuur 3.4 zelfde tijd en plaats > synchrone interactie verschillende tijd en plaats > asynchrone distributie Tijd = synchroon (zelfde) <> asynchroon (verschillend) Plaats = interactie (zelfde) <> distributie (verschillend) blz Communicatie - synchrone en asynchrone - SYNCHRONE COMMUNICATIE > als alle deelnemers tegelijkertijd bij de communicatie betrokken zijn. ASYNCHRONE COMMUNICATIE > als alle deelnemers NIET tegelijkertijd bij de communicatie betrokken zijn. 468 blz Communicatie - interactie en distributie - INTERACTIE > als de deelnemers in dezelfde ruimte zitten DISTRIBUTIE > als de deelnemers in verschillende ruimtes zitten zondag 14 juni 2015 Pagina 14 van 29

15 469 blz Verschil tussen - en groupware - Bij communicatie bij is sprake van "STORE and FORWARD principe" > bericht wordt via knooppunten doorgestuurd naar de ontvanger > veel netwerkverkeer. Bij communicatie in Groupware maakt men gebruik van het PULL-MECHANISME > het bericht wordt opgeslagen in een locale DB en iedereen die het wil lezen, haalt het op > minder netwerkverkeer. 470 blz Groupware - replicatie en selectieve replicatie - Groupware producten maken gebruik van REPLICATIE > het synchroniseren vd DB in twee richtingen (van en naar de gebruiker) door gebruik te maken van gedistribueerde servers en cliënts, die zich op verschillende plaatsen in het netwerk bevinden. Als er maar een deel vd gegevens hoeft te worden gesynchroniseerd spreekt men van SELECTIE REPLICATIE. 471 blz ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) - ERP (Enterprise Resource Planning) systemen zijn modulair opgebouwd, brache onafhankelijk en bieden de organisatie de mogelijkheden om alle resources te beheren. Ze zijn ontstaan uit MRP (Material Resource planning) die beheerde alleen logistiek in een fabriek. Met ERP worden kapitaal, machine, grondstoffen, mensen en informatie beheerd. Baan, SAP, Oracle, Exact en Unit4 zijn ERP systemen. Met ERP worden middelen beheerd. Mogelijkheden: - verbeteren v bedrijfsprocessen - integratie managementsondersteuning vd processen - vervanging v afdelingssytemen door één integraal systeem ERP brengt mbv BPR alle bedrijfsprocessen opnieuw in kaart, bedrijf moet zich hier wel op aan willen passen. Men werkt met stam- en transactiegegevens. Aanschaf van ERP is een strategische keuze met verstrekkende gevolgen voor een organisatie, daarvoor moet eerst draagvlak komen. 472 blz Eilandautomatisering - alle afdelingen hebben hun eigen systemen, meestal niet aan elkaar gekoppeld. 473 blz ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) - Klassieke selectie methode voor een IS - voor het kiezen ve informatiesysteem: 1. leg wensen en eisen vast 2. onderzoek de mogelijkheden via internet, beurzen en documentatie 3. vraag vrijblijvende offertes aan 4. beoordeel offertes en selecteer 2 of 3 leveranciers 5. vraag een demonstratie aan en leg referentiebezoeken af 6. vraag definitieve offertes bij overgebleven leveranciers 7. maak eerste keuze op basis v offerte 8. onderhandel met de leverancier 9. maak een definitieve keuze zondag 14 juni 2015 Pagina 15 van 29

16 474 blz ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) - Melody selectie methode voor een IS - voor het kiezen ve informatiesysteem (is van Ernst & Young Consultants): 1. breng de gewenste logistiek besturing in kaart volgens ERP 2. druk wensen en eisen uit in maximaal 60 KFK's (Kritische Functionele Kenmerken) 3. selecteer een drietal leveranciers 4. Streef naar zo min mogelijk maatwerk 5. houd rekening met logistieke aanpassingen en let op consequenties voor de implementatie Voor de logistiek besturing worden 3 grondvormen onderscheiden: - produceren op voorraad > halffabrikaten en producten worden op voorraad gehouden, als er een order is worden het product verkocht en opnieuw gemaakt om weer op voorraad te houden (snelste) - assembleren op order > halffabrikaten worden op voorraad gehouden, als er een order is worden het product gemaakt - maken op order > als er een order is worden halffabrikaten besteld en het product gemaakt (goedkoopste) blz CRM-systemen - zijn systemen voor marketing, service en verkoop. De klant staat centraal. Hierdoor wordt het verkoopproces integraal ondersteund. Door het vastleggen van allerlei informatie is het mangement beter in staat om de resultaten v verkoopacties te volgen. Kan ingezet worden op gebied van: 1. marketing 2. verkoop 3. service 476 blz CRM-systemen - mogelijkheden voor marketing - - gericht benaderen klanten en prospect - credit-scoring > inschatten van risico's bij kredietverlening aan klanten - cross-selling > klant ook andere producten laten kopen - upselling > klant verleiden tot aankoop ve duurder product - retentie > voorkomen dat klanten vertrekken 477 blz CRM-systemen - mogelijkheden voor verkoop - het gehele verkoopproces wordt ondersteund: - genereren v verkoopkansen op basis v profielen - kwalificeren vd verkoopkans > hoe moeten we de klant benaderen? - vaststellen vd klantbehoefte > wat bieden we aan? - opstellen ve offerte met berekening met verschillende mogelijkheden - afsluiten ve order en vastlegging v alle afspraken - relatiebeheer > vastleggen en plannen v alle contacten met de klant zondag 14 juni 2015 Pagina 16 van 29

17 478 blz CRM-systemen - mogelijkheden voor Service - Serviceverlening is steeds belangrijker als een strategisch instrument. CRM systemen bieden de mogelijkheid om alle informatie over servicecontracten vast te leggen en te beheren. Nadruk ligt hierbij op vastleggen van contactinformatie. Deze info moet voor iedere medewerker van de service afd beschikbaar zijn. Hoofdstuk: 4 Ontwikkeling van Informatiesystemen 479 blz Organisatiebeleid - organisatieplan - beschrijft de ontwikkeling vd organisatie op middellange en lange termijn. Begrippen in het organisatieplan zijn: BELEID > is een concrete en consistente visie vh management vd organisatie, die bestaat uit een missie, de strategie en de doelstellingen vd organisatie. MISSIE > is de bestaansreden voor de organisatie, geeft antwoord op: "Wat voor soort organisatie zijn we?" STRATEGIE > de globale richting die de organisatie wil volgen om doelen te bereiken. DOELSTELLINGEN > concrete eindtermen die antwoord geven op de vraag wat de organisatie wil bereiken? 480 blz Organisatiebeleid - SMART - Concrete doelen zijn SMART: - SPECIFIEK > wat is wel en wat is geen doel? - MEETBAAR > zijn gestelde doelen bereikt? - ACCEPTABEL > staan medewerkers achter de doelen? - REALISTISCH > is de organisatie in staat om de doelen te bereiken? - TIJDGEBONDEN > voor welke datum moeten de doelen behaald worden? zondag 14 juni 2015 Pagina 17 van 29

18 481 Informatiebeleid - blz 114 Informatieplan Informatiebeleid moet aansluiten bij het organisatiebeleid en kan op dezelfde manier worden uitgewerkt als het organisatiebeleid. INFORMATIEPLANNING is een traject v beleids- en planvorming met betrekking tot de informatievoorziening en kan gezien worden als een proces. Is van groot belang voor STURING en BEHEERSING. Het resultaat wordt vastgelegd in het INFORMATIEPLAN. Belangrijke begrippen: - INFORMATIEBELEID > een concrete en consistente visie vh management vd org ten aanzien van de informatievoorziening. - DOELSTELLINGEN > concrete eindtermen die antwoord geven op de vraag : "Wat wil de organisatie met de informatievoorziening bereiken?" (moeten gelijk zijn aan doelen van SMART) - PROJECTEN > in het informatieplan worden voorstellen gedaan voor projecten om het informatiebeleid te realiseren. Projecten moeten voldoen aan STOEP-factoren: - SOCIAAL > gevolgen voor wn? - TECHNISCH > welke technische problemen? - ORGANISATORISCH > wie moet wat doen? - ECONOMISCH > kosten en baten? - POLITIEK > is er draagvlak? blz Informatieplanning - is een continu proces dat uit de volgende 2 stappen bestaat: 1. Beleidsvorming: situatieanalyse 1a. Visie op de rol vd informatievoorziening 1b. Doelstellingen vd informatievoorziening 2. Beleidrealisatie: adviesvorming 2a. Architectuur vd informatievoorziening 2b. Projectplanning en richtlijnen voor de realisatie 483 blz Informatieplanning - modellen huidige situatie (IOC) - modellen voor het in kaart brengen v huidige situatie: - Informatiemodel > informatiearchitectuur vd organisatie - Organisatiestructuur > organigram (eigenaar moet hier ook uit blijken) - Configuratieschema > model voor technische faciliteiten vd informatievoorziening Binnen de informatieplanning wordt door middel van het informatiemodel de informatiearchitectuur vd organisatie in kaart gebracht. Het proces informatieplanning onwikkelt vanuit het organisatiebeleid het informatiebeleid. zondag 14 juni 2015 Pagina 18 van 29

19 484 Informatieplanning - blz 116 business event is een gebeurtenis die een elementair bedrijfsproces aanstuurt, bv de ontvangst ve order. Een elementair bedrijfsproces is een bedrijfsproces dat door één persoon op één plaats wordt uitgevoerd. 485 blz Informatieplanning - archtectuur vd informatievoorziening bestaat uit 4 onderdelen (IITO): 1. Informatiearchitectuur > totaalbeeld vd samenhang tussen IS 2. Informatiesysteemarchitectuur > opbouw vh te ontwikkelen IS 3. Technische architectuur > de techniek vh nieuwe IS 4. Organisatorische architectuur > beleid voor de organisatorische inrichting vd informatievoorziening 486 blz Werkwijzen voor systeemontwikkeling - paradigma = denkwijze - voor ontwikkelingen van IS zijn verschillende ontwikkelmethode beschikbaar. Deze worden gekenmerkt door een denk- en werkwijze. Denkwijze = de manier waarop tegen een ontwikkeling vh IS wordt aan gekeken, hieruit volgt een bepaalde werkwijze (aanpak). 1. Objectieve versus Intersubjectieve werkelijkheid > één of meerdere visies hebben 2. Rationele versus Semi-rationele besluitvorming > een zuiver rationele beslissing is makkelijker in regels en procedures om te zetten. 3. Informatiesysteem versus organisatiesysteem > bij een organisatiesysteem moeten ook sociale en organisatorische aspecten een rol spelen. 4. Totaalaanpak (intergrale aanpak) versus partiële aanpak > bij totaal aanpak gaat alles in 1 systeem, partiëel doet men dit in gedeelte om er later een "koepel" over heen te leggen. 5. ***DEDUCTIE versus INDUCTIE *** (DH en IT) > 5a. uitgaan vd Huidige situatie = DEDUCTIE past bij een stabiele organisatie, 5b. uitgaan vd Toekomste situatie = INDUCTIE past goed bij INstabiele, dynamische organisatie. 6. Modelleren en beheersen versus veranderen en leren > bij m&b ligt nadruk op formele methoden en bij v&l worden ict-werknemers betrokken die er van leren. 7. Afdelingsgewijze versus functiegericht > als een IS langer mee moet gaan is het verstandig om ze aan te laten sluiten bij organisatorische funties, dat is stabieler dan een afdeling. 8. Proces- versus gegevensgerichte werkwijze > bij rekenintensieve aanpak wordt gekozen voor procesgerichte aanpak (objectgeorienteerde aanpak) 9. Lange versus korte levensduur > bij een lange levensduur wordt vaak gewerkt met evolutionaire werkwijze 10. Top-Down versus Bottem-Up aanpak = Globaal versus Gedetailleerd > in praktijk werken beide niet goed en begint met CENTERED OUT > dwz vanuit het middenkader naar boven en beneden kijken. 11. Maatwerk versus Standaardpakketten > standaard is goedkoop 12. Eilandautomatisering versus Embedded Systems > Bij eilandautomatisering staat het nieuwe systeem los van alle andere. Hier maakt men vaak gebruik v re-engineering (is het aanpassen vd systeem aan nieuwe eisen v gebruikers). zondag 14 juni 2015 Pagina 19 van 29

20 487 blz Objectgeörienteerd (OO)- Objectgeoriënteerd, vaak afgekort tot OO als afkorting voor het Engelse Object-oriented, is een paradigma dat gebruikt wordt bij het objectgeoriënteerd programmeren en de objectgeoriënteerde opslag van data. Bij deze benadering wordt een systeem opgebouwd uit objecten. Eenvoudig gezegd bestaat een object uit bepaalde gegevens en de programmatuur die gebruikt wordt om die gegevens te verwerken. Bij voorkeur zijn die gegevens uitsluitend te benaderen via de bijbehorende programmatuur. Een bestand kan bijvoorbeeld als object worden gedefinieerd, waarbij de gebruiker van het object slechts lees- en schrijfopdrachten kan geven, en interne gegevens zoals de "handle" van het bestand aan het zicht worden onttrokken. Kenmerkend voor objecten is ook dat zij in een hiërarchisch verband tot elkaar kunnen staan: zo is een invoerbestand een soort bestand. Objectgeoriënteerd programmeren biedt niet de mogelijkheid om een nieuw soort toepassingen te implementeren. Het dient uitsluitend om programma's beter te structureren, met het oog op de overzichtelijkheid, herbruikbaarheid van componenten, e.d. In dat opzicht is het een logische volgende stap na de opkomst van "go-to-less"-programmeren en modulair programmeren enkele decennia eerder. Overerving is een kenmerk v OO = het overdragen v kenmerken vh ene naar het andere object. Inkapseling bij OO = als een object zijn kenmerken voor een ander object verbergt. Deze maken het makkelijker om wijzigingen aan te brengen zonder dat het hele systeem er last van heeft. 488 blz Levenscycli - project - is een tijdelijk samenwerkingsverband van mensen die een gemeenschappelijk doel nastreven. Projecten zijn eenmalig, tijdelijk en multidisciplinair, er zijn medewerkers v verschillende organisaties en afdelingen bij betrokken. Er zijn 3 fasen: 1. ANALYSE > nadere studie v bestaande situatie 2. ONTWERP > keuze voor oplossing en uitwerken ontwerp, beschrijven HOE het IS dat moet doen 3. REALISATIE > prg's en DB ontwikkelen en testen, na acceptatie in gebruik nemen iteratief > geheel of gedeeltelijk herhalen Vooronderzoek wordt opgesteld vóórdat het plan van aanpak gemaakt wordt. Door het uitvoeren van een vooronderzoeken wordt in kaart gebracht wat het probleem precies is. Aan de hand van dit vooronderzoek besluit men of het project haalbaar is of niet. Dus het Plan van aanpak én Doelstellingen zijn GEEN resultaat van een vooronderzoek. Probleemstelling, stopzetten of voorzetten vh project zijn WEL resultaten vh vooronderzoek. De grijze vlakken in de figuur horen NIET tot het project. 109 zondag 14 juni 2015 Pagina 20 van 29