Administratieve procedure schorsen en verwijderen

Transcriptie

1 Onderwijs Servicecentrum Onderwijs Contact: Jessica Schepers T j.schepers@yulius.nl Administratieve procedure schorsen en verwijderen Document kenmerken Naam document: Administratieve procedure schorsen en verwijderen Status: vastgesteld Versie 8 Opdrachtgever: Directie Onderwijs Auteur: Kirsten Hoogendijk Bijstelling: Jessica Schepers Datum opstelling: 11 mei 2012 Evaluatiedatum: maart 2020 Herzien op: mei 2017 Documenthistorie Versie Status Datum Opmerkingen 4.7 concept Twee opmerkingen toegevoegd. (KH) rode tekst is toegevoegd 4.8 concept Veranderingen als gevolg van veranderende wetgeving doorgevoerd en ter vaststelling naar directie 4.10 Definitief 17 maart 2014 Laatste wijzigingen doorgevoerd 4.11 Definitief 17 juli 2014 Aangepast aan nieuwe wetgeving 5.0 Definitief 5 september 2014 Administratieve procedure aangepast 6.0 Definitief 4 maart 2016 Aangepast naar aanleiding van herstructurering 7.0 Definitief November 2016 Herzien 8 Definitief Juni 2017 Aanpassing naar aanleiding van bezwaartermijn ouders + aangepaste brief tbv schorsing

2 Inhoud 1 Inleiding 3 2 Schorsen (Artikel 40c Wec) maximaal vijf schooldagen 3 3 Verwijderen (Artikel 40, lid 18 Wec) 5 4 Bezwaar maken tegen schorsing en verwijdering 7 Administratieve procedure schorsen en verwijderen 2/8 versie 7.0

3 Administratieve procedure schorsen en verwijderen 1 Inleiding In het beleidsplan Een veilige school is het protocol schorsen en verwijderen opgenomen. In deze administratieve procedure zijn de te doorlopen stappen op administratief vlak nader uitgewerkt en is opgenomen wie verantwoordelijk is. 2 Schorsen (Artikel 40c Wec) maximaal vijf schooldagen Wie Regiomanager/ lid CvB Wat - Neemt contact op met de ouders (en behandelaar bij residentiële leerling) over de (voorgenomen) schorsing en maakt hiervan een notitie in het journaal in ParnasSys/ SOMToday. Indien een besluit tot schorsen na dit gesprek wordt genomen, neemt de Regiomanager nogmaals contact op met de ouders om de definitieve schorsing te melden. - Maakt vervolgens de brief schorsing aan via het sjabloon brief schoring zoals deze bovenschools is opgesteld en verstuurt deze aan ouders. Indien ouders op twee verschillende adressen wonen (bijv. gescheiden) wordt de brief ook aan de tweede ouder verzonden indien deze post mag ontvangen. - Bericht per mail aan de Administratief Medewerker van de locatie. - Brengt de teamleden op de hoogte van de schorsing. - Neemt indien gewenst contact op met de Directeur Onderwijs om extra ondersteuning te bespreken - Bespreekt met de Leerkracht/Docent, de ouders/verzorgers en de leerling waar en hoe de leerling het huiswerk gedurende de schorsingsperiode maakt. - Voert tijdens de schorsingsperiode een gesprek met de Leerkracht en de ouders/verzorgers en de leerling over hoe en onder welke voorwaarden de leerling terugkeert op school. - Bespreekt elke vergadering de leerlingen die geschorst zijn en eventuele vervolgstappen. Administratieve procedure schorsen en verwijderen 3/8 versie 7.0

4 Leerkracht en/of verzuimcoördinator Administratie op locatie - Registreert de schorsing in ParnasSys (SO) of SOMToday (VSO) volgens de afspraken die zijn gemaakt rondom verzuin, zie Afspraken rondom verzuim en registratie hiervan in ParnasSys en SOMToday. - slaat de schorsingsbrief op in ParnasSys. - meldt een schorsing bij de Coördinator Back-Office (coördinatie.leerlingmutatie@yulius.nl). - als de schorsing langer dan 1 dag duurt, stuurt deze een kopie van de brief naar Leerplicht (woongemeente van de leerling (BRP)) en de Coördinator Back-Office (coördinatie.leerlingmutatie@yulius.nl) Coördinator Back-Office Leerkracht/ Docent/ Mentor - meldt de schorsing bij de Inspectie van het Onderwijs door middel van een meldingsformulier dat beschikbaar is in het Internet Schooldossier (ISD). Dit gebeurt 10 dagen na dagtekening van de schorsingsbrief. - op het moment dat de reactie van de Inspectie van het Onderwijs binnen is, slaat deze dit document op in het digitale dossier van de leerling in ParnasSys onder vermelding van het registratienummer bij de Inspectie van het Onderwijs. - registreert op een Excellijst de schorsing met het daarbij behorende registratienummer van de Inspectie wanneer deze is teruggekoppeld. - als het een vso-leerling betreft, meldt deze de absentie schorsing van de leerling in ParnasSys. - informeert de Directie/ het MT-Onderwijs per kwaartaal over het aantal schorsingen. -registreert de schorsing ParnasSys bij VSO leerlingen - Bereidt huiswerk voor de leerling voor en kijkt dit na. Nota bene! Een leerling mag niet langer dan vijf aaneengesloten dagen geschorst worden. Het gesprek met ouders moet dan ook binnen de schorsingsperiode plaatsvinden. Indien leerling ouder dan 16 jaar is, moet de leerling bij het gesprek aanwezig zijn. Administratieve procedure schorsen en verwijderen 4/8 versie 7.0

5 Verwijderen (Artikel 40, lid 18 Wec) Wie Regiomanager Wat - Bespreekt voornemen tot verwijderen met de CvB, en de betrokken medewerkers en maakt hiervan een gespreksverslag. Hij slaat dit op in het digitale leerlingdossier in ParnasSys onder vermelding van de naam van de mentor en de datum van het gesprek. - Bespreekt het voornemen tot verwijderen en de redenen hiervoor met de ouders/verzorgers en de leerling van 16 jaar en ouder in het kader van hoor- en wederhoor. - Bespreekt het voornemen tot verwijderen en reden hiervoor met de Directie Onderwijs. - Indien de Directie besluit de leerling niet te verwijderen, maken de Directeur en de Regiomanager afspraken over het vervolg. De Regiomanager bespreekt dit met de betrokken medewerkers en de ouders/verzorgers. - Indien de Directie Onderwijs besluit tot verwijderen, bespreekt de Regiomanager het besluit tot verwijderen met ouders/leerling en geeft hierbij aan namens het bevoegd gezag te spreken en zorgt voor een gespreksverslag onder vermelding van de datum van het gesprek en verstuurt dit naar de Coördinator Back-Office (coördinatie.leerlingmutatie@yulius.nl). - Maakt vervolgens een conceptbrief verwijdering aan via het sjabloon brief verwijdering en stuurt deze samen met de gespreksverslagen naar de Directie Onderwijs (Directie.Onderwijs@yulius.nl). - Neemt contact op met Back-Office voor advies over interne doorplaatsing of plaatsing elders. - Een leerling waarop de Leerplichtwet 1969 van toepassing is mag pas worden uitgeschreven nadat het bevoegd gezag ervoor heeft gezorgd dat een basisschool, een school voor speciaal basisonderwijs, een instelling, een school voor voortgezet onderwijs of een MBO-instelling bereid is de leerling toe te laten. - Indien de Regiomanager besluit de leerling de toegang tot de school te ontzeggen in afwachting van definitieve verwijdering, organiseert hij/zij een huiswerkprogramma en maakt hierover afspraken met de leerlingen, de ouders en de leerkracht(en). Indien mogelijk volgt de leerling dit traject op een andere Yulius Onderwijslocatie. - Indien er door het huiswerktraject sprake is van een afwijking van het minimale aantal uren onderwijstijd voor de leerling, vraagt de Administratieve procedure schorsen en verwijderen 5/8 versie 7.0

6 Directeur Onderwijs (indien niet aanwezig de bestuurder van Yulius) Verzuimcoördinator Regiomanager ontheffing aan bij de Inspectie van het Onderwijs. Zie O:\Onderwijs\Yulius Onderwijs Beleid\PRIMAIR PROCES\Ontheffingen - Neemt een besluit over de verwijdering. - Informeert de Regiomanager over het besluit. - Bij verwijdering accordeert deze de verwijderingsbrief en zorgt ervoor dat het Directiesecretariaat de brief verstuurt naar ouders en een kopie naar de Coördinator Back-Office (coördinatie.leerlingmutatie@yulius.nl) en de regiomanager. - Indien ouders op twee verschillende adressen wonen (bijv. gescheiden) wordt de brief ook aan de tweede ouder verzonden indien deze post mag ontvangen. Registreert in ParnasSys (SO) of SOMToday (VSO) dat de leerling geoorloofd afwezig is en geeft bij de toelichting aan dat het gaat om een verwijderingprocedure. Coördinator Back-Office - slaat gespreksverslagen op in het digitale leerlingdossier in ParnasSys. - Verstuurt een kopie van de verwijderingsbrief naar de Leerplichtambtenaar (de gemeente waar de leerling woonachtig is (BRP)). -meldt de schorsing bij de Inspectie van het Onderwijs door middel van een meldingsformulier dat beschikbaar is in het Internet Schooldossier (ISD). Dit gebeurt 10 dagen na dagtekening van de verwijderingsbrief. - op het moment dat de reactie van de Inspectie van het Onderwijs binnen is, slaat deze dit document op in het digitale dossier van de leerling in ParnasSys onder vermelding van het registratienummer bij de Inspectie van het Onderwijs. - registreert op een Excellijst de verwijdering met het daarbij behorende registratienummer van de Inspectie wanneer deze is teruggekoppeld. - Stuurt per kwartaal de Excellijst met registratienummers naar de regiomanagers Nota bene! Bij een definitieve verwijdering treedt de uitstroomprocedure in werking. Administratieve procedure schorsen en verwijderen 6/8 versie 7.0

7 3 Bezwaar maken tegen schorsing en verwijdering Wie Ouders Directiesecretariaat Wat -Tekenen uiterlijk zes weken na dagtekening van de brief schriftelijk bezwaar aan tegen de schorsing of verwijdering bij de Directie Onderwijs. NB Officiële vakantieweken van Yulius Onderwijs tellen niet mee in de bezwaartermijn van zes weken. Rond de zomervakantie maakt de Teamcoördinator/ Teamleider een afspraak met de ouders over de zes weken termijn in verband met de zomervakantie. - scant de brief en slaat het document op in hun map op de O-schijf en verstuurt deze naar de Back-Office (coördinatie.leerlingmutatie@yulius.nl). - Plant binnen drie werkweken (vijftien werkdagen) na dagtekening van de brief van ouders een afspraak tussen ouders (en/of leerling) en de Directie Onderwijs. - In geval van verwijdering: plant binnen drie werkweken een telefonisch contact met de Inspecteur van het Onderwijs, in ieder geval na de afspraak met ouders en eventueel daaraan voorafgaand, in overleg met de Directie Onderwijs. - In geval van verwijdering: plant in overleg met de Directie Onderwijs een overleg met een andere deskundige, bijvoorbeeld een Orthopedagoog en/of de Instroomcoördinator. - slaat het besluit met betrekking tot het bezwaar op in hun map op de O-schijf en verstuurt deze naar de Coördinator van de Back-Office (coördinatie.leerlingmutatie@yulius.nl). Directie Onderwijs - Voert een gesprek met ouders. - In geval van verwijdering: bespreekt de casus met de Inspecteur van het Onderwijs en eventueel een andere expert en maakt hiervan een verslag. - Besluit binnen vier werkweken na het indienen van het bezwaarschrift over de schorsing of verwijdering - Stelt de ouders binnen vier werkweken na het indienen van het bezwaarschrift schriftelijk op de hoogte van het besluit met betrekking tot de schorsing of verwijdering en zorgt dat toegezegde vervolgstappen worden uitgevoerd. - informeert de Regiomanager, de Inspectie van het Onderwijs, de Leerplichtambtenaar en de Coördinator van de Back-Office (coördinatie.leerlingmutatie@yulius.nl) schriftelijk over het besluit. Administratieve procedure schorsen en verwijderen 7/8 versie 7.0

8 Coördinator Back- Office NB Officiële vakantieweken van Yulius Onderwijs tellen niet mee in de reactietermijn van vier weken. - Slaat het bezwaarschrift op in het digitale leerlingdossier in ParnasSys. - Slaat de brief met het besluit van de Directeur Onderwijs op in het digitale leerlingdossier in ParnasSys. Volgens (Artikel 44 WEC) kunnen ouders de tijdelijke geschillencommissie toelating en verwijdering inschakelen. Zolang en geschil loopt bij deze commissie en de ouders bezwaar hebben gemaakt tegen de beslissing over de toelating of de verwijdering, neemt het bevoegd gezag de beslissing op het bezwaar niet voordat de commissie heeft geoordeeld. De termijn voor het nemen van de beslissing op bezwaar (normaal binnen 4 weken gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken) wordt opgeschort met ingang van de dag waarop het geschil aanhangig is gemaakt bij de commissie tot de dag waarop de commissie het oordeel heeft uitgebracht. Bijlagen: Sjabloon standaardbrief schorsing Sjabloon standaardbrief verwijdering Administratieve procedure schorsen en verwijderen 8/8 versie 7.0