FPB Order Set 1.3 Functionele procedurebeschrijving BB en rechtstreeks orderverkeer

Transcriptie

1 FPB Order Set 1.3 Functionele procedurebeschrijving BB en rechtstreeks orderverkeer Bestandsnaam : GH05013v1.2 FPB Order Set 1.3.doc Bestandsnummer : GH/ Datum laatste wijziging : Documentversie/release : 1.2 Documentstatus : Definitief

2 Copyright Florecom, 2009 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van stichting Florecom. Voor toestemming neemt u contact op met: Stichting Florecom, Postbus 205, 1430 AE Aalsmeer. Disclaimer Florecom besteedt de uiterste aandacht aan de informatie die zij via haar website en FTPsite verspreidt. Florecom kan echter niet instaan voor de juistheid, volledigheid en tijdigheid van die informatie. Aan de informatie op de website en FTP-site kunnen dan ook geen rechten worden ontleend. Florecom sluit alle aansprakelijkheid uit voor enigerlei schade, direct of indirect en van welke aard dan ook, die voortvloeit uit of in enig opzicht verband houdt met het gebruik van deze sites of de daarop geplaatste informatie, danwel met de onmogelijkheid om deze sites of de daarop geplaatste informatie op enig moment te raadplegen. Verwijzingen naar andere websites en hyperlinks zijn slechts opgenomen ter informatie van de bezoeker van deze site. Florecom staat niet in voor de inhoud of betrouwbaarheid, in welk opzicht dan ook, van die websites en hyperlinks. Florecom behoudt zich alle rechten voor met betrekking tot de op deze sites geplaatste informatie. Openbaarmaking langs andere weg of bewerking van die informatie is niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van Florecom. 2

3 INHOUDSOPGAVE 1. WIJZIGINGSBLAD INLEIDING FLORECOM BERICHTENSET VOOR BB ORDERVERKEER ROL VAN BB IN HET ORDERVERKEER actieve bemiddelingsrol passieve bemiddelingsrol SCHEMA FLORECOM BERICHTUITWISSELING BB schema actieve bemiddelingsrol BB schema passieve bemiddelingsrol BB GEBRUIKTE BEGRIPPEN commerciële transactie betrokken partijen afleverlocaties (specifiek en generiek) overslaglocatie verzamelorder eenheidsorder producten Koperordernummer TOEPASSING VAN EDI routinematige transacties lange termijntransacties ACTIVITEITEN VAN BB IN HET EDI VERKEER EDI front office EDI monitor commerciële dienstverlener logistieke dienstverlener financiële dienstverlener VERDERE INHOUD VAN DIT DOCUMENT HET PLAATSEN VAN EEN FLORECOM VERZAMELORDER AANBIEDINGEN ALS UITGANGSPUNT HANDMATIG AANMAKEN VAN EEN VERZAMELORDER vastleggen kopgegevens selectie uit aanbod vrije ingave bestellen vastleggen beladingdichtheid GEAUTOMATISEERD AANMAKEN VAN EEN VERZAMELORDER ORDERSTATUS VAN DE VERZAMELORDERREGEL VERZENDEN VAN DE VERZAMELORDER BEHANDELING VAN VERZAMELORDERS DOOR BB ONTVANGST VAN DE VERZAMELORDER CONTROLE VAN DE ALGEMENE ORDERGEGEVENS OPSLAG IN DE BB DATABASE VERWERKING DOOR BB Florecom capabele verkopers niet Florecom capabele verkopers onbenoemde verkopers AANMAKEN VAN EEN ORDERRESPONS DOOR DE FLORECOM VERKOPER

4 6.1 VERWERKING VAN FLORECOM EENHEIDSORDERS ontvangst van de eenheidsorders controle van de berichten OPSLAG IN DE VERKOPERSAPPLICATIE BEANTWOORDEN VAN ORDERREGELS geaccepteerd geaccepteerd na overleg in afwachting niet geaccepteerd, omdat afgewezen VERZENDEN VAN DE EENHEIDSORDERRESPONS bundelen van orderresponses responstijdslimiet voortgangsstatus VERWERKING VAN EENHEIDSORDERRESPONSES DOOR BB ONTVANGST VAN DE EENHEIDSORDERRESPONSES verwerking in de database controle op reactietijdslimiet BEHANDELING VAN AFGEWEZEN ORDERREGELS AFHANDELING VOOR NIET FLORECOM CAPABELE VERKOPERS AFHANDELING ORDERREGELS VOOR ONBENOEMDE VERKOPERS VERZENDEN VAN VERZAMELORDERRESPONSES STATUSSEN BINNEN DE ORDERRESPONS UITGANGSPUNTEN PROCESVERLOOP VERWERKING EENHEIDSORDER DOOR FLORECOM CAPABELE VERKOPER PROCESVERLOOP VERWERKING EENHEIDSORDERRESPONS DOOR FLORECOM CAPABELE VERKOPER PROCESVERLOOP VERWERKING VERZAMELORDER DOOR BB VERWERKING VAN VERZAMELORDERRESPONSES DOOR DE KOPER ONTVANGST VAN DE FLORECOM VERZAMELORDERRESPONSES verwerking in de database verwerking van geaccepteerde orderregels verwerking van in afwachting orderregels verwerking van niet geaccepteerde orderregels verwerking van afgewezen orderregels HERHAALDE ORDERS EN ORDERRESPONSES REGELS VOOR HERHAALDE ORDERS EN ORDERRESPONSES herhalingsregel verzamelorderregels herhalingsregel eenheidsorderregels toespitsregel VERSTUREN VAN HERHAALDE ORDERS DOOR DE KOPER VERWERKING VAN HERHAALDE ORDERS DOOR BB VERWERKING VAN HERHAALDE EENHEIDSORDERS DOOR DE VERKOPER Verwerking status geaccepteerd na overleg VERWERKING VAN HERHAALDE EENHEIDSORDERRESPONSES DOOR BB AFWIJKENDE PROCEDURES KOPIE ORDERRESPONSBERICHT DOOR VERKOPER KOPIE ORDERBERICHT DOOR KOPER DATA ENTRY DOOR BB VOOR FLORECOM CAPABELE HANDELSPARTNERS DATA ENTRY DOOR VERKOPER T.B.V. FLORECOM CAPABELE HANDELSPARTNERS ROL VAN KWEKERSVERENIGINGEN AANSLUITING OP EAB

5 1. Wijzigingsblad Datum Versie Auteur Wijzigingen G. Heemskerk - Initiële versie FPB BB MVA Order Set 1.2, 1 augustus GH04168v1.0 G. Heemskerk - Orderresponsbericht i.p.v. orderbericht verstuurd door BB ter formalisering transactie i.g.v. geaccepteerd na overleg, gewijzigd. - Procesverloop orderrespons bij verkoper toegevoegd. - Een herhaalde verzamelorder bevat één of meer orderregels afkomstig uit één en dezelfde verzamelorderrespons, aangescherpt. - Het gebruik van subregels voor accessoires en productcomponenten i.g.v. samengestelde producten in order/orderrespons is voorlopig niet wordt toegepast, toegevoegd. - Generieke verpakking- en ladingdragertype hoeven niet verplicht te worden gewijzigd in specifiek type i.g.v. een afwijzing. - Schema s volgens UMM modellering GH05013v1.0 - Paragraaf 4.2.4: VBN regelgeving i.p.v VBN aanvoervoorschriften. Product- en sorteringskenmerken gewijzigd in kenrmerken. - Paragraaf 4.2.4: vastleggen beladingdichtheid toegevoegd. - Paragraaf 8.1/8.2: De verkoper en bemiddelaar zijn niet verplicht ontbrekende beladingdichtheid gegevens aan te vullen GH05013v1.1 - Paragraaf 11.6 Aansluiting met EAB GH05013v1.2 - Toegevoegd paragraaf 3.3.3: Gebruik ophaallocatie als afleverlocatie i.g.v. af-tuin levering - Toegevoegd paragraaf 3.3.4: opmerking aflevertijd in geval van gebruik overslaglocatie. - Toegevoegd paragraaf 3.3.8: Advies gebruik referentie koper ordernummer - Afwijkende procedures Toegevoegd paragraaf 11.1: Kopie orderrespons Florecom verkoper Florecom koper wordt als cc aan BB FloraHolland verstuurd. Datum Functionaris Paraaf Akkoord G. Heemskerk GH (auteur) Gecontroleerd Aat Okam (FloraHolland) Gert-Jan van der Leede (FloraHolland) Rolf de Horde (FloraHolland) AO GvdL RdH 5

6 Kwaliteitscontrole door Florecom Geaccepteerd Werkgroep CMG EOS Geaccepteerd Werkgroep Standaarden Ben Ensink (HBAG) Hans van Rossen (Florecom) BE HvR Hans van Rossen (Florecom) HvR Gerhard Heemskerk (Florecom) GH Jan Ratterman JR 6

7 2. Inleiding De Florecom berichtenset voor het BB orderverkeer, kortweg: BB set, is bedoeld voor het elektronisch afwikkelen van commerciële transacties tussen kopers en verkopers, met actieve of passieve ondersteuning door de verkooporganisaties van de veilingen. Dit document bevat een functionele beschrijving van te volgen orderprocedures, beschreven vanuit het perspectief van de gebruikers. We beginnen met enkele algemene opmerkingen. 3. Florecom berichtenset voor BB orderverkeer De BB set van Florecom is het geheel van EDI berichten dat tussen Florecom capabele kopers, BB en verkopers wordt uitgewisseld met betrekking tot de commerciële, logistieke en financiële aspecten van een verkooptransactie. Hieronder wordt eerst de rol van het BB in het orderverkeer tussen kopers en verkopers belicht. Vervolgens wordt een globaal schema van de berichtuitwisseling gepresenteerd. Daarna volgt een uitleg van enkele veel gebruikte begrippen. Ook wordt kort ingegaan op het gebruik van EDI berichten in het algemeen en op de verschillende activiteiten van BB in dit verband. Tenslotte wordt de verdere inhoud van dit document besproken. 3.1 Rol van BB in het orderverkeer Bij de afwikkeling van het orderverkeer tussen koper en verkoper kan het BB een actieve of een passieve rol vervullen actieve bemiddelingsrol In het bestelverkeer zal de koper veelal een beroep willen doen op de actieve bemiddelende rol van het BB. In dat geval stuurt de koper een verzamelorder naar het BB in de rol van sales agent. Deze zal de orderregels vervolgens, al dan niet langs elektronische weg, aan de verkopers doorgeven. Deze actieve bemiddelingsrol van BB komt tot uitdrukking in de volgende activiteiten, die in 3.5 verder worden uitgelegd: - EDI front office; - EDI monitor; - Commerciële dienstverlener; - Logistiek dienstverlener; - Financiële tussenpersoon passieve bemiddelingsrol Wanneer een koper en een verkoper gewend zijn rechtstreeks met elkaar zaken te doen, dan biedt een actieve tussenkomst van BB geen wezenlijke meerwaarde en kan de rol van de veiling tot de financiële afwikkeling beperkt blijven. In dat geval richt de koper zijn order gewoon direct naar de verkoper, die daarvan een afschrift naar de veiling sturen. 3.2 Schema Florecom berichtuitwisseling BB Het onderscheid tussen de actieve en passieve rol van BB in het orderverkeer komt tot uitdrukking in de volgende schema s. 7

8 3.2.1 schema actieve bemiddelingsrol BB Verkoper BB/MVA Koper Eenheidsorderbericht Verzamelorderbericht Eenheidsorderresponsbericht Verzamelorderresponsbericht Leveringsbericht Leveringsbericht Factuurbericht* Factuurbericht* schema passieve bemiddelingsrol BB Verkoper BB/MVA Koper Eenheidsorderbericht Eenheidsorderresponsbericht eenheidsorderresponsbericht (kopie eenh.) verzamelorderresponsbericht (kopie eenh.) Leveringsbericht Leveringsbericht Factuurbericht* Factuurbericht* *Factuurbericht is thans door ketenpartijen (nog) niet geïmplementeerd 3.3 Gebruikte begrippen commerciële transactie Een commerciële transactie wordt gedefinieerd als het geheel van handelingen resulterend in een formele overeenkomst, bindend voor zowel koper als verkoper, ter zake van de overdracht en betaling van goederen, gespecificeerd in één regel van een Florecom order, tegen de in de orderkop aangegeven condities betrokken partijen Bij een Florecom BB transactie zijn drie partijen betrokken: 8

9 een officieel bij de veiling geregistreerde Florecom capabele koper; een officieel bij de veiling geregistreerde, al dan niet Florecom capabele verkoper (meestal een kweker) die formeel eigenaar is van de bestelde producten; het BB, dat fungeert als actieve of passieve dienstverlener t.b.v. koper en verkoper. Voor de rol van kwekersverenigingen, zie afleverlocaties (specifiek en generiek) Florecom gebruikt GLN codes om iedere handelspartner en iedere locatie uniek te identificeren. De grotere kwekers, veilingen en handelaren kennen vaak meerdere afleverlocaties voor hun bedrijf. Daarom kent Florecom naast de GLN bedrijfscodes voor commerciële adressen ook GLN locatiecodes voor de afleverlocaties van de handelspartners. Er bestaat bij lang nog niet alle handelspartners de behoefte aan eigen specifieke afleverlocaties. Deze handelspartners kunnen van de door Florecom uitgegeven generieke GLN locaties gebruikmaken. Voor logistieke afhandeling van de order is het beschikken over een specifieke GLN locatiecode essentieel. Bij af-tuin levering dient de GLN locatiecode van het ophaaladres als afleverlocatie te worden opgegeven overslaglocatie De locatie aangeduid met een specifiek adres waarmee een plaats wordt aangeduid waar overslag plaatsvindt van de levering (bijv. situatie via FloraHolland-Naaldwijk naar Flora- Holland-Bleiswijk ). Handelspartners kunnen de via locatie in de order en orderrespons vermelden. In geval van een overslaglocatie dient met betrekking tot de aflevertijd rekening te worden gehouden met de verwerkingstijd bij de overslaglocatie. De afleverdatum/tijd geldt voor de eindbestemming verzamelorder Een Florecom verzamelorder is een verzameling van één of meer orderregels: - geadresseerd aan één BB; - geplaatst door één Florecom capabele koper; - bestemd voor 1 of meer, al of niet benoemde, al of niet Florecom capabele verkopers; - bedoeld voor mogelijk gespreide aflevering in één of meer deelleveringen: op één afleverlocatie, binnen een bepaald tijdvenster op één afleverdatum; - beantwoord met één of meer, mogelijk in tijd gespreide deelresponses eenheidsorder Een Florecom eenheidsorder is een verzameling van één of meer orderregels: - geadresseerd aan één Florecom capabele verkoper; - afkomstig van één, al dan niet Florecom capabele koper; - al of niet actief bemiddeld door één BB; - bedoeld voor aflevering als één geheel: op één bepaalde afleverlocatie, binnen een bepaald tijdvenster op één afleverdatum; - beantwoord met één integrale orderrespons producten De Florecom berichtenset voor BB orderverkeer is bedoeld om te worden toegepast voor de afwikkeling van transacties in kamerplanten en tuinplanten. De berichtenset zal later op de afhandeling van transacties in snijbloemen worden toegesneden. 9

10 3.3.8 Koperordernummer In de orderregel kan de koper een interne (eigen) referentie voor de bestelde partij meegeven. Hoewel deze referentie naast het ordernummer ook een regel- en volgnummer kan bevatten wordt het gebruik regel- en volgnummer afgeraden. Het gebruik van het regel- en volgnummer is met name van toepassing bij het refereren naar ontvangen EDI documenten en niet bij het refereren naar interne orders. In de praktijk worden ontvangen orders ten delen handmatig in het EAB softwarepakket ingevoerd. Regel- en volgnummers van het koperordernummer worden daarbij niet overgenomen. Aangezien het BB het EAB bericht gebruikt als bron voor het DESADV bericht (leveringsbericht) kan de koper geen koppeling maken tussen de geleverde partij en de bestelde partij door het ontbreken van het regel- en volgnummer. In geval de koper berichten in opvolgende procesfases heeft geïmplementeerd (DESADV en INVOIC) is het advies daarom geen regel- en volgnummer in de referentie van het koperordernummer op te nemen. 3.4 Toepassing van EDI routinematige transacties Gestandaardiseerde elektronische (EDI) berichten zijn ontworpen voor de afwikkeling van routinematige transacties, bedoeld om met een minimum aan handmatig ingrijpen door een bedrijfsapplicatie te worden verwerkt. Zo ook de Florecom BB set. Hoewel de berichten ervoor kunnen worden ingezet, wordt structureel gebruik voor (prijs)onderhandeling binnen Florecom afgeraden lange termijntransacties De huidige BB set is niet geschikt voor het afsluiten van (lange) termijntransacties, waarmee meerdere deelleveringen over een langere periode gemoeid zijn. Voor dit type transacties kunnen de veilingen later besluiten een aparte termijntransactie berichtenset te definiëren. 3.5 Activiteiten van BB in het EDI verkeer Zoals gezegd kan BB in het orderverkeer een actieve rol vervullen. Deze rol bestaat uit de volgende activiteiten EDI front office BB zorgt er voor dat Florecom capabele kopers en verkopers elektronisch transacties kunnen afsluiten met willekeurig welke, bij dat BB geregistreerde zakenrelatie, ongeacht diens EDI competentie. BB vormt een EDI front office voor niet EDI capabele relaties, waar telefonische of gefaxte orders en orderresponses worden vastgelegd en omgezet in Florecom orders en orderresponsberichten voor EDI capabele handelspartners EDI monitor Een tijdige en soepele afwikkeling van elektronische transacties is gebaat bij het monitoren van vooral beginnende gebruikers met geringe EDI ervaring, die nog niet op de automatische piloot kunnen varen. BB vervult deze rol van vluchtleiding. Zij bewaakt de doorlooptijd van transacties, signaleert waar responstijden dreigen te worden overschreden en grijpt waar nodig in commerciële dienstverlener Voorts vervult het BB een actieve rol als commerciële dienstverlener, bijvoorbeeld bij het uitvoeren van zoekopdrachten, dat wil zeggen, verzamelorders met bestellingen voor onbenoemde verkopers. 10

11 3.5.4 logistieke dienstverlener Als logistiek agent kan de veiling worden belast met bepaalde ondersteunende activiteiten rond de BB leveringen, bijvoorbeeld de controle van de kwantiteit en/of kwaliteit, het overzetten (splitsen en combineren) en het verzorgen van (spoed) leveringen via de interne distributie naar de koper binnen het veilinggebouw financiële dienstverlener BB transacties worden financieel verrekend via de incasso en betalingsregeling van de betrokken veiling. 3.6 Verdere inhoud van dit document De rest van dit document beschrijft de procedure bij de afwikkeling van Florecom verzamel-orders van kopers richting BB en van de daaruit voortvloeiende eenheidsorders van BB richting verkopers. De procedurebeschrijving voor laatstgenoemd traject is ook van toepassing op de uitwisseling van directe eenheidsorders tussen Florecom capabele kopers en verkopers. 11

12 4. Het plaatsen van een Florecom verzamelorder Verkoper BB/MVA Koper Verzamelorderbericht Een Florecom verzamelorder voor het BB wordt aangemaakt in een daartoe geschikte en geteste applicatie van een koper voor berichtuitwisselingen volgens de Florecom standaard. Hierna volgt een functionele beschrijving van zo n applicatie, gezien door de ogen van de inkoper. 4.1 Aanbiedingen als uitgangspunt Florecom orders worden bij voorkeur gebaseerd op actuele aanbodinformatie, hetzij als individuele aanbieding rechtstreeks door de verkoper of BB aan de koper gericht, ofwel als algemeen aanbod of individuele aanbieding verkregen via de Landelijke Aanbodsbank (LAB). Voor een vlotte afhandeling bij de verkoper wordt de koper geadviseerd de eventuele identificatie, die de aanbieder aan zijn aanbiedingregel heeft toegekend, als referentie in de order op te nemen. 4.2 Handmatig aanmaken van een verzamelorder Het maken van inkooporders behoort tot de kernactiviteiten van de kopers. Hun applicaties zullen daarom zo goed mogelijk zijn toegesneden op het behalen van een optimale efficiency in het inkoopproces. Dit document gaat voorbij aan de details van presentatie, invoer efficiency en interne werkstroom binnen die applicaties. Het geeft een globale procedurebeschrijving vastleggen kopgegevens Bij het aanmaken van verzamelorders dienen eerst de gegevens te worden vastgelegd, die betrekking hebben op het geheel van de order: - de gewenste afleverlocatie; - de gewenste afleverdatum en tijdslimiet (of tijdsvenster); - het BB, via welk de verzamelorder moet worden afgehandeld; - desgewenst kan op kopniveau ook de naam de inkoper of bemiddelaar, die bij de afhandeling betrokken zijn, en zijn eventuele telefoon- en/of faxnummer worden ingegeven; - de valuta waarin de prijzen van de in de orderregels genoemde producten zijn gesteld; - eventuele vrije tekst selectie uit aanbod Uit het aanbod dat in de kopersapplicatie opgeslagen is, kunnen vervolgens de producten worden geselecteerd die voldoen aan de door de inkoper gestelde selectiecriteria. 12

13 4.2.3 vrije ingave Wellicht bevindt het gewenste product zich niet in de aanbodlijst. In dat geval beschikken de meeste kopersapplicaties over de mogelijkheid de gegevens handmatig in te voeren. Van zo n handmatig opgevoerd product kan men de verkoper benoemen of open laten. In geval van een onbenoemde verkoper laat de inkoper de keuze van een geschikte verkoper aan het BB over bestellen Van de geselecteerde aanbiedingen zal men de basisgegevens ongewijzigd laten. Deze basisgegevens, die verplicht in de Florecom orderregel zijn opgenomen, betreffen: - VBN artikelnummer; - artikelomschrijving verplicht indien afwijkend van de standaard VBN omschrijving; - de in de VBN regelgeving gespecificeerde kenmerken; Indien de kwaliteitsgroep niet expliciet is opgegeven wordt kwaliteitsgroep A1 verondersteld te gelden. Voorts dient verplicht te worden ingevuld of uit de opties bij de aanbieding geselecteerd: - het bestelde aantal eenheden; - het type eenheid (stuks, bos, fust, laag, ladingdrager); - de fustcode (een specifieke of generieke code); - het type ladingdrager; - de prijs en het prijstype (prijsleveringsvoorwaarde) In geval van een prijsafspraak kan de prijs achterwege blijven. Het prijstype is in alle gevallen aanwezig. Het contractnummer dient bij een prijsafspraak te worden ingevuld. Daarnaast kan optioneel worden ingevuld: - aanvullende kenmerken; - gewenste accessoires*; - de gewenste samenstelling (i.g.v. een samengesteld product)* - de beladingdichtheid (aantal per fust, aantal fusten per laag en aantal lagen per kar); - eventueel benodigde documenten*; - de klant van de koper, voor wie het product bestemd is; - de producent van het artikel; - het aanbiedingnummer; - een EAN artikelnummer; - een artikelnummer van de koper; - het artikelnummer van de verkoper; - instructies voor kwaliteitscontrole; - een verpakkingsinstructie en/of een verpakkingsmarkering; - een point of sale prijs met valuta (i.g.v. labelinstructie); - vrije tekst *Een gewenste accessoire dient als kenmerk, eventueel met vrije tekst aangevuld, te worden gespecificeerd. Het specificeren van de gewenste accessoire als subregel is (nog) niet door ketenpartijen geïmplementeerd. Hetzelfde geldt voor het specificeren van de gewenste samenstelling. Benodigde documenten mogen alleen in een bilaterale eenheidsorder worden gespecificeerd. In een verzamelorder kan dit alleen via een kenmerk of vrije tekst plaatsvinden. Uiteraard hoeft het aantal bestelde eenheden in de orderregel geen volle ladingdrager te zijn. 13

14 4.2.5 vastleggen beladingdichtheid Met het vastleggen van de beladingdichtheid in een order geeft de koper een expliciete opdracht ten aanzien van de beladingdichtheid aan de verkoper of bemiddelaar. Deze beladingdichtheid kan verschillen met die in een aanbod/aanbieding. Vastleggen van de beladingdichtheid in een aanbod/aanbieding: - De beladingdichtheid omvat het aantal stuks in een volle verpakking, het totale aantal stuks en het aantal lagen op een volledig beladen ladingdrager. Vastleggen van de beladingdichtheid in een order: - In verband met volumeplanning bij kopers is het gewenst aanvullend, in de orderregel, de beladingdichtheid te specificeren. De beladingdichtheid omvat dan het gewenste aantal stuks in een volle verpakking, het totale aantal stuks en het aantal lagen op een volledig beladen ladingdrager. Dit kan afwijken met de beladingdichtheid zoals de verkoper of bemiddelaar deze in een aanbod/aanbieding heeft gespecificeerd. In bepaalde gevallen is andere beladingdichtheid gewenst (ladingdragers in een cash & carry versus ladingdragers bestemd voor de export). Vastleggen van de beladingdichtheid in een orderresponse: - Bij afwezigheid van de beladingdichtheid in de orderregel kan de verkoper of bemiddelaar beslissen deze in de orderresponse aan te vullen. De beladingdichtheid omvat dan het aantal stuks in een volle verpakking, het totale aantal stuks en het aantal lagen op een volledig beladen ladingdrager. De fustcode en type ladingdrager is alle situaties verplicht. In een order mag een generieke fustcode en type ladingdrager worden gespecificeerd. Door gebruik van code 999 voor de generieke fustcode en ladingdrager kan de keuze aan de verkoper worden overgelaten. 4.3 Geautomatiseerd aanmaken van een verzamelorder De meer geavanceerde kopersapplicaties beschikken over de mogelijkheid om inkooporders (advieslijsten) te genereren uit eerder ingevoerde of elektronisch ontvangen verkooporders. In dat geval wordt veel van het boven geschetste invoerwerk geautomatiseerd uitgevoerd. 4.4 Orderstatus van de verzamelorderregel Alle orderregels in een Florecom verzamelorder, zowel die voor benoemde verkopers als die voor onbenoemde producenten, hebben een bindend karakter. Dat wil zeggen dat de koper eraan gehouden is de producten te accepteren en te betalen zodra de order met de responsstatus geaccepteerd. Mocht een orderregel abusievelijk onjuiste gegevens bevatten, dan is dat alleen door tijdig telefonisch overleg tussen betrokkenen te herstellen. 4.5 Verzenden van de verzamelorder Zodra men met de invoer gereed is, of wanneer de inkoper besluit de reeds ingevoerde orderregels alvast te versturen, zal hij de applicatie opdragen die orderregels te bundelen en in de vorm van een verzamelorder in één keer te versturen. De voortgangsstatus van de betrokken orderregels wijzigt van nieuw naar verzonden. 14

15 5. Behandeling van verzamelorders door BB Verkoper BB/MVA Koper Eenheidsorderbericht Verzamelorderbericht 5.1 Ontvangst van de verzamelorder De veilingen benaderen hun postbussen met grote regelmaat. Het EDI systeem van BB controleert de berichtstructuur, vertaalt het bericht naar intern formaat, verzorgt logging en archivering, en biedt de berichten aan het orderverwerkingssysteem aan. Op verzoek van de verzender worden eventuele fouten door middel van een foutbericht (APERAK) aan de verzender verstuurd. 5.2 Controle van de algemene ordergegevens De ontvangen verzamelorders worden door het order verwerkingssysteem van de betrokken veiling eerst op een aantal algemene aspecten gecontroleerd, bijvoorbeeld of de koper bij de veiling bekend en geautoriseerd is, of afleverdatum/tijdslimiet nog niet gepasseerd is. Afgekeurde verzamelorders worden aan de verzender teruggestuurd. De reden van afwijzing wordt in een vrij tekst op regelniveau opgegeven. Ook nadat de algemene gegevens zijn geaccepteerd en de orderregels door het BB systeem worden verwerkt, kunnen er alsnog fouten door de bemiddelaar worden geconstateerd (bijv. onjuiste beladinggegevens). Deze fouten kunnen door de bemiddelaar in overleg worden gecorrigeerd. 5.3 Opslag in de BB database Goedgekeurde verzamelorderregels worden met voortgangsstatus nieuw opgeslagen. 5.4 Verwerking door BB De verdere verwerking van de verzamelorder hangt van de betrokken verkopers af: Florecom capabele verkopers De verzamelorders voor Florecom capabele verkopers worden, na eventuele inspectie door de bemiddelaar, als Florecom eenheidsorders naar hun postbussen doorgezet. De voortgangsstatus wijzigt naar verzonden naar verkoper niet Florecom capabele verkopers De orderregels voor niet Florecom capabele verkopers worden, afhankelijk van de geboden functionaliteit van het orderverwerkingssysteem op het scherm getoond (t.b.v. telefonische behandeling door de bemiddelaar) of per fax aan de betrokken verkopers verstuurd. 15

16 5.4.3 onbenoemde verkopers Een speciaal geval vormen de orderregels voor onbenoemde verkopers. Deze worden door BB apart behandeld. Het gaat hierbij om de selectie van de geschikte verkoper(s). De levering van één enkele orderregel kan worden verzorgd door meerdere verkopers. 16

17 6. Aanmaken van een orderrespons door de Florecom verkoper Verkoper BB/MVA Koper Eenheidsorderbericht Verzamelorderbericht Eenheidsorderresponsbericht 6.1 Verwerking van Florecom eenheidsorders ontvangst van de eenheidsorders De Florecom capabele verkoper, kan alle voor hem bestemde eenheidsorders, afkomstig van één of meer kopers, gebundeld door het BB toegestuurd krijgen controle van de berichten De EDI module van de applicatie controleert de berichtstructuur, zorgt voor vertaling, logging en archivering, en biedt de berichten aan het orderverwerkingssysteem aan. Op verzoek van de verzender worden eventuele fouten door middel van een foutbericht aan de verzender verstuurd. 6.2 Opslag in de verkopersapplicatie De regels van de eenheidsorder(s) worden in de verkopersapplicatie met voortgangsstatus 'nieuw' opgeslagen. Afhankelijk van de functionaliteit van de applicatie kunnen de orderregels, gesorteerd op 'koper', 'product', overslaglocatie, 'afleverlocatie' en/of 'afleverdatum/tijd-venster', op het scherm worden gepresenteerd. 6.3 Beantwoorden van orderregels De verkoper zal elke orderregel, inclusief kopgegevens zoals afleverlocatie en -tijdstip, moeten beoordelen en beantwoorden. Een responsregel in een Florecom orderrespons kent één van de volgende formeel juridische respons statussen: geaccepteerd De verkoper accepteert de door de koper gespecificeerde orderregel, inclusief de op die regel betrekking hebbende kopgegevens, in zijn geheel en zonder voorbehoud. Er zijn situaties waarbij gegevens door de verkoper mogen worden gewijzigd of aangevuld zonder dat dit de acceptatiestatus aantast. Hoofdstuk 7 geeft de verschillende situaties weer middels procesweergaven. De transactie is formeel afgesloten mits de responsregel tijdig aan de koper wordt gemeld geaccepteerd na overleg In overleg kunnen betrokken partijen, verkoper, koper en bemiddelaar, wijzigingen in de gespecificeerde orderregel accepteren. De wijzigingen worden door de verkoper of bemiddelaar aangebracht. De koper ontvangt in deze situatie een orderrespons van de verkoper of bemiddelaar met de status geaccepteerd na overleg. De transactie is formeel afgesloten mits de responsregel tijdig aan de koper wordt gemeld. Een orderresponsregel met regelstatus geaccepteerd na overleg bevat wijzigingen ten opzichte van de orderregel. 17

18 In onderstaand diagram worden wijzigingen door de bemiddelaar in overleg met de kweker en koper aangebracht. BB maakt namens de kweker een eenheidsorderresponsbericht ter formalisering van de transactie. Verkoper BB/MVA Koper Eenheidsorderbericht Verzamelorderbericht Eenheidsorderresponsebericht (na overleg) Verzamelorderresponsbericht (na overleg) In onderstaand diagram worden wijzigingen door de kweker in overleg met de bemiddelaar en koper aangebracht. De kweker stuurt een eenheidsorderresponsbericht met wijzigingen ter formalisering van de transactie. Verkoper BB/MVA Koper Eenheidsorderbericht Verzamelorderbericht Eenheidsorderresponsbericht (na overleg) Verzamelorderresponsbericht (na overleg) In onderstaand diagram worden wijzigingen door de bemiddelaar in overleg met de kweker en koper aangebracht, nadat de kweker een tegenvoorstel (niet akkoord, omdat) heeft verstuurd. BB maakt namens de kweker een eenheidsorderresponsbericht ter formalisering van de transactie. Verkoper BB/MVA Koper Eenheidsorderbericht Verzamelorderbericht Eenheidsorderresponsbericht (tegenvoorstel) Verzamelorderresponsbericht (tegenvoorstel) Eenheidsorderresponsebericht (na overleg) Verzamelorderresponsbericht (na overleg) 18

19 6.3.3 in afwachting Op verzoek van Florecom capabele kopers kan de bemiddelaar telefonisch ontvangen orders vastleggen (data-entry service). De koper ontvangt, direct nadat de order is vastgelegd, een orderrespons met de status in afwachting. Zodra de reactie van de verkoper bekend is, wordt een herhaalde orderrespons door de bemiddelaar richting de koper verstuurd. Verkoper BB/MVA Koper Telefonisch/Fax/ /Papieren orderbericht Verzamelorderresponsbericht (in afwachting) Eenheidsorderbericht Eenheidsorderresponsbericht Verzamelorderresponsbericht niet geaccepteerd, omdat Indien de verkoper de orderregel niet (volledig) kan accepteren, maar hij wel een ander voorstel heeft, krijgt de responsregel de responsstatus niet geaccepteerd, omdat. De verkoper wijzigt de orderregel, waarmee hij het niet eens is, in de waarden die voor hem wel acceptabel zouden zijn. De koper stuurt een herhaalde order, binnen de toegestane reactietijd, indien hij het eens is met het tegenvoorstel van de verkoper afgewezen Als de verkoper de orderregel noch een alternatief kan of wil leveren, dan krijgt de orderregel de respons status afgewezen. Deze respons statussen Niet geaccepteerd omdat, In afwachting en Afgewezen betekenen dat er geen transactie is gesloten. In geval van niet geaccepteerd, omdat kan de koper later alsnog, door middel van een expliciet herhaalde orderregel, met de gewijzigde voorwaarden akkoord gaan. Pas als deze herhaalde orderregel door de verkoper wordt beantwoord met de responsstatus geaccepteerd, is de transactie alsnog gesloten. 6.4 Verzenden van de eenheidsorderrespons Zodra álle orderregels die betrekking hebben op één eenheidsorder aldus beantwoord zijn, zal de applicatie deze onmiddellijk in de vorm van een eenheidsorderrespons verzenden. Merk op dat deze stelregel inhoudt dat de respons nog niet verzonden wordt zolang één of meer regels van de betrokken eenheidsorder nog in behandeling zijn bundelen van orderresponses Bij het verzenden kunnen de orderresponses die betrekking hebben op orders van meerdere kopers worden gebundeld en in één postzak naar het BB worden verstuurd. 19

20 6.4.2 responstijdslimiet De applicatie zal tot het versturen overgaan als de verstreken tijd, vanaf het moment van verzending van de verzamelorder door de koper, ligt binnen de afgesproken tijdslimiet. Deze limiet is voorlopig op 1 uur gesteld. Voor het berichtverkeer tussen BB en verkoper zal een verscherpte tijdslimiet van 45 minuten gelden voortgangsstatus De voortgangsstatus van verzonden respons(regel)s wijzigt van nieuw naar verzonden. 20

21 7. Verwerking van eenheidsorderresponses door BB Verkoper BB/MVA Koper Eenheidsorderbericht Verzamelorderbericht Eenheidsorderresponsbericht Verzamelorderresponsbericht 7.1 Ontvangst van de eenheidsorderresponses De van de verkoper ontvangen postzak met eenheidsorderresponses wordt door het orderverwerkingssysteem van BB als volgt verwerkt verwerking in de database De responsregels worden in de database bij de corresponderende orderregels opgeslagen. De voortgangsstatus van de orderregel wijzigt in beantwoord door verkoper. Het systeem kan de verschillen tussen orderregels en responsregels signaleren controle op reactietijdslimiet Het BB orderverwerkingssysteem bewaakt of verkopers de orders tijdig beantwoorden. De bemiddelaar wordt gewaarschuwd als een verkoper de tijdslimiet van 45 minuten dreigt te overschrijden. Deze zal daarop met de betrokkene contact opnemen. Van elke ontvangen eenheidsorderrespons wordt vastgesteld of deze binnen de afgesproken reactietijdslimiet valt. Als de limiet wordt gehaald, kan de respons naar de kopers worden doorgestuurd. Is de deadline, ondanks actie van de bemiddelaar, toch overschreden, dan wordt dit opnieuw gesignaleerd. Tenzij in overleg met de koper anders wordt besloten, zal de bemiddelaar de betrokken eenheidsorder met orderstatus vervallen aan de verkoper retourneren. De koper ontvangt in dat geval verzamelorderresponsregels met de responsstatus niet geaccepteerd, omdat. Binnen het BB systeem wijzigt de voortgangsstatus van de betrokken regels, na bevestiging van ontvangst door de verkoper, van teruggezonden naar verkoper in afgerond. 7.2 Behandeling van afgewezen orderregels BB zal altijd trachten orderregels, die door de verkoper zijn afgewezen, langs andere weg te realiseren. 7.3 Afhandeling voor niet Florecom capabele verkopers De bemiddelaars zullen responses van niet EDI capabele verkopers telefonisch of per fax verzamelen en in het BB systeem inbrengen. Deze reacties worden op dezelfde wijze verwerkt als responses van Florecom verkopers, d.w.z. als elektronische berichten doorgezet naar Florecom kopers, en per telefoon of fax doorgegeven aan niet EDI capabele kopers. 21

22 7.4 Afhandeling orderregels voor onbenoemde verkopers Orderregels voor onbenoemde verkopers kunnen worden afgedekt met leveringen door één of meer, al dan niet Florecom capabele verkopers. Op een verzamelorderregel kunnen derhalve meerdere responsregels terugkomen. De bemiddelaar (zijn applicatie) zorgt ervoor dat de betrokken responsregels tegelijk en met dezelfde orderstatus naar de koper worden verstuurd, zodat diens applicatie deze meervoudige respons als één geheel kan verwerken. 7.5 Verzenden van verzamelorderresponses Geldige (tijdige) eenheidsorderresponses van de verkoper worden onmiddellijk als verzamel-orderresponses naar de Florecom koper doorgestuurd. Na ontvangst door de koper wijzigt de voortgangsstatus van de orderregels met responsstatus geaccepteerd in afgerond en de regels met responsstatus in afwachting en niet geaccepteerd, omdat in open. 8. Statussen binnen de orderrespons Afhankelijk van het procesverloop kan de orderrespons verschillende statussen krijgen. Er zijn vijf mogelijke statussen te onderkennen: Geaccepteerd (status code 5 ) Geaccepteerd na overleg (status code 24 ) In afwachting (status code 52 ) Niet geaccepteerd, omdat (tegenvoorstel) (status code 6 ) Afgewezen (status code 7 ) 8.1 Uitgangspunten - een Florecom order is een order bedoeld voor aflevering op één bepaalde afleverlocatie op één afleverdatum/-tijd. - toevoegen betekent dat lege rubrieken door andere partij worden gevuld - wijzigen betekent dat ingevulde waarde door een andere partij worden aangepast - in een orderrespons van de verkoper (kweker) naar de koper en/of veiling dienen alle rubrieken die in de order waren ingevuld te worden teruggemeld. M.a.w het weglaten van optionele gegevens in de orderrespons is niet toegestaan - een koper kan alleen een herhaalde order insturen indien: - hij een orderrespons heeft ontvangen met status niet geaccepteerd, omdat en - hij iets wijzigt op orderregel niveau (uitgezonderd de producent, een nieuwe order is dan vereist). - wil de koper in een verzamelorder een wijziging op kopniveau (met name afleverdatum/-tijd of afleverlocatie) dan dient hij een nieuwe order aan te maken (dit betekent een ander ordernummer). - in de orderrespons naar de koper wordt op regelniveau de status aangegeven ( geaccepteerd, geaccepteerd na overleg, in afwachting of niet geaccepteerd, omdat). De reden van afkeuring wordt in de orderregel tekst vermeld. - in de orderrespons die het BB van de verkoper (kweker) ontvangt, kan een status afgewezen aanwezig zijn. Afhankelijk van commerciële afspraken tussen BB en de koper kan de status code 7 in status code 6 door BB worden gewijzigd en als zodanig richting de koper worden verstuurd. De kopgegevens worden echter nooit gewijzigd. - in een eenheidsorder van veiling naar verkoper (kweker) kan geen inspectie agent voorkomen. Dit geldt ook in een orderrespons van de verkoper (kweker) naar de veiling. 22

23 - Beladingdichtheid die de koper in de order heeft gespecificeerd moeten in de order response al dan niet gewijzigd worden opgenomen. Heeft de koper geen beladingdichtheid opgegeven dan vervalt deze verplichting. 8.2 Procesverloop verwerking eenheidsorder door Florecom capabele verkoper Hier onder staat het procesverloop weergeven voor de Florecom capabele verkoper vanaf het moment dat de eenheidsorder is ontvangen. De status Akkoord na overleg is niet in de onderstaande diagrammen opgenomen. Deze status wordt gelijk gesteld aan akkoord. De afkorting EH staat voor Eenheid, VZ voor Verzamel en FE voor Florecom. De verkoper (kweker) moet de eenheidsorder met één integrale orderrespons beantwoorden. Dit betekent dat de integrale orderrespons in het geheel afgewezen, geaccepteerd of niet volledig geaccepteerd kan zijn. In het laatste geval bevat de orderrespons minimaal 2 orderregels met verschillende: afgewezen, geaccepteerd, geaccepteerd na overleg of niet akkoord, omdat. De orderrespons kent geen status op kopniveau. In onderstaande diagrammen is een herhaalde order gemodelleerd. De koper kan op basis van één of meer orderresponsregels met status niet akkoord, omdat opnemen in een herhaalde order. Het aanmaken van een nieuwe order wordt voor deze situatie afgeraden. Verkoper Koper Ontvangen EH order Versturen EH order Controleren kopgegevens [niet haalbaar] EH respons afgewezen Ontvangen EH orderrespons afgewezen Orderregels verwerken [niet akkoord, omdat] [alle akkoord] EH respons geaccepteerd Ontvangen EH respons geaccepteerd EH respons niet volledig geaccepteerd Ontvangen EH respons niet volledig geaccepteerd [akkoord, afgewezen, niet akkoord omdat] 23

24 Verkoper BB/MVA Ontvangen EH order Versturen EH order Controleren kopgegevens [niet haalbaar] EH respons afgewezen Ontvangen EH orderrespons afgewezen [FE koper] Doorsturen Orderregels verwerken [alle akkoord] EH respons geaccepteerd Ontvangen EH respons geaccepteerd [niet akkoord, omdat] [FE Koper] Doorsturen EH respons niet volledig geaccepteerd Ontvangen EH respons niet volledig geaccepteerd [FE Koper] Doorsturen [akkoord, afgewezen, niet akkoord omdat] Processtap: Ontvangen eenheidsorder (door verkoper/kweker) Ontvangst van de eenheidsorder ( voorlopig of definitief ). Document functie voorlopig mag alleen worden gebruikt in het rechtstreekse verkeer tussen koper en verkoper (kweker). De eenheidsorder kent documenttype 105. Document functies voorlopig of definitief kennen respectievelijk de code 46 en 47. Processtap: Controleren kopgegevens (door verkoper/kweker) Is levertijd, -datum of -locatie haalbaar voor alle orderregels. Indien niet akkoord, dan wordt een orderrespons gestuurd met status Niet geaccepteerde, omdat (status code 6 ) of Afgewezen (status code 7 ) voor alle orderrespons regels. De reden van afkeuring wordt bij de orderregel(s) vermeld. Processtap: Orderregels verwerken (door verkoper/kweker) In de volgende situatie blijft de acceptatiestatus onaangetast: 24

25 wijzigingen binnen de volgende gegevens: - eigen artikelnummer - prijsverlaging inkoopsprijs of accessoireprijs (laatstgenoemde prijs komt voor in een accessoire subregel*). - generieke verpakkingscode wijzigen in een specifieke verpakkingscode (verplicht wijzigen) - product component (komt voor in een product component subregel*). *Voorlopig zullen subregels in de order en/of orderrespons niet worden toegepast. aanvullingen met de volgende gegevens (optioneel): - betalingsregeling - maximum aantal ladingdragers (gehele eenheidsorder) - ladingdrager type (behorend bij het maximum aantal ladingsdragers) - contactpersoongegevens verkoper - contactpersoongegevens koper - contactpersoongegevens afleveradres - contactpersoongegevens bemiddelaar (sales agent) - alternatieve artikelnummers - artikelomschrijving - aanvullende kenmerken - vrije tekst - aantal stuks per verpakking - aantal stuks per ladingdrager - aantal lagen per ladingdrager - aantal stelen per bos (in geval van snijbloemen) - beladinginstructie - ladingsdrager markering - verpakking markering - aanbodsregel identificatie - aanvullende referenties - GLN bedrijfscode producent composiet (hoofdregel indien ongelijk aan verkoper) - GLN bedrijfscode producent component (subregel* indien ongelijk aan verkoper) - Component (accessoire of product component*) - verstrekte documenten voor gehele order en/of orderregel (bijv. PD-document) *Voorlopig zullen subregels in de order en/of orderrespons niet worden toegepast. In geval van een afwijzing is het niet verplicht de generieke verpakking- of ladingdragertype te wijzigen in een specifieke verpakking- of ladingdragertype. Uiteraard hoeft het aantal bestelde eenheden in de orderregel geen volle ladingdrager te zijn. In verband met volumeplanning bij kopers is het gewenst aanvullend, in de orderregel, de beladingdichtheid te specificeren. De beladingdichtheid dan omvat het aantal stuks in een volle verpakking, het totale aantal stuks en het aantal lagen op een volledig beladen ladingdrager (zie 4.2.5). Contract prijs Indien de prijs, op grond van een contract, niet aanwezig is binnen de order dan is de verkoper verplicht de ontbrekende prijs in te vullen. Het contractnummer dient in geval van een contract altijd te worden ingevuld. Dit alles leidt ertoe dat een orderrespons naar de veiling en/of koper gaat met de status geaccepteerd. Wijzigingen in andere rubrieken leiden tot een orderrespons met status Geaccepteerd na overleg of Niet geaccepteerd, omdat of Afgewezen voor de desbetreffende orderregel(s). Eventueel toevoegen gegevens (door bemiddelaar) 25

26 Voordat de orderrespons door de veiling naar de koper kan worden teruggestuurd, dient de volgende rubriek gevuld te zijn: - GLN bedrijfscode producent De transactie is formeel afgesloten mits de responsregel tijdig aan de koper wordt gemeld. 8.3 Procesverloop verwerking eenheidsorderrespons door Florecom capabele verkoper Hier onder staat het procesverloop weergeven voor de Florecom capabele verkoper vanaf het moment dat de eenheidsorderrespons is ontvangen. De veiling kan, in overleg met de verkoper en koper, de totstandkoming van de transactie bevestigen met een orderrespons. De verkoper (kweker) ontvangt een eenheidsorderrespons met orderresponsregels met de status akkoord na overleg. De transactie is formeel afgesloten mits de orderresponsregel tijdig aan de kweker en koper wordt gemeld. Processtap: Ontvangen eenheidsorderrespons Ontvangst van de eenheidsorderrespons. De ontvangen eenheidsorderrespons kan gezien worden als data-entry door de veiling namens de kweker, middels een elektronisch bericht aangeleverd. Processtap: Controleren kopgegevens Is een referentie naar de voorafgaande eenheidsorder van de veiling aanwezig in de kopgegeven. Indien niet, dan volgt een foutmelding. Processtap: Orderresponsregels verwerken Tijdens de verwerking van de orderresponsregels worden de gerefereerde orderregels opzocht. Indien gerefereerde orderregels niet worden gevonden, dan volgt een foutmelding. Is op een orderregel nog niet eerder gerespondeerd, dan wordt de orderresponsregel in het geheel opgeslagen en als afgerond aangemerkt. Is de orderrespons een reactie op een tegenvoorstel van de kweker, neemt deze de plaats in van het tegenvoorstel. De orderregel wordt als afgerond aangemerkt. Een foutmelding volgt indien de kweker de orderregel al met akkoord of afgewezen heeft beantwoordt. 26

27 Verkoper BB/MVA Ontvangen EH orderrespons Versturen EH orderrespons Controleren kopgegevens [geen referentie naar EH order] Fout Orderresponsregels verwerken [geen referentie naar EH orderregel] Fout [geen eerdere respons] EH orderregel geaccepteerd na overleg [niet akkoord, omdat] EH orderregel geaccepteerd na overleg [Akkoord] Fout [Afgewezen] Fout 8.4 Procesverloop verwerking verzamelorder door BB Hier onder staat het procesverloop weergeven voor het BB vanaf het moment dat de verzamelorder is ontvangen. Status Akkoord na overleg is niet in onderstaande diagrammen opgenomen. Deze status wordt gelijk gesteld aan akkoord. De afkorting EH staat voor Eenheid, VZ voor Verzamel en FE voor Florecom. De verkoper (kweker) moet de eenheidsorder met één integrale orderrespons beantwoorden. Dit betekent dat de integrale orderrespons in het geheel afgewezen, geaccepteerd of niet volledig geaccepteerd kan zijn. In het laatste geval bevat de orderrespons minimaal 2 orderregels met verschillende: afgewezen, geaccepteerd, geaccepteerd na overleg of niet akkoord, omdat. De orderrespons kent geen status op kopniveau. In onderstaand diagram is een herhaalde order gemodelleerd. De koper kan op basis van één orderresponsregels met status niet akkoord, omdat opnemen in een herhaalde order. Het aanmaken van een nieuwe order(nummer) wordt voor deze situatie afgeraden. 27

28 BB/MVA Koper Ontvangen VZ order Versturen VZ order Controleren kopgegevens [niet haalbaar] VZ respons afgewezen Ontvangen VZ orderrespons afgewezen Orderregels verwerken [gewijzigd door bemiddelaar] [Niet akkoord, omdat] Aanvullen gegevens Respons verwerken [FE Kweker] EH orders aanmaken Procesverloop verwerking eenheidsorder door FlorEcom capabele verkoper. Versturen Ontvangen VZ orderrespons Ontvangen EH orderrespons [akkoord/afgewezen] Processtap: Ontvangen verzamelorder (door bemiddelaar) Ontvangst van de verzamelorder (definitief). De verzamelorder kent documenttype 221 en kent alleen document functie definitief (code 47 ). Processtap: Controleren kopgegevens (door bemiddelaar) Is levertijd, -datum of -locatie haalbaar voor alle orderregels. Indien niet akkoord, dan wordt een orderrespons gestuurd met status afgewezen (regelstatus code 7 ) voor alle orderrespons regels. De reden van afkeuring wordt bij de orderregel(s) vermeld. Processtap: Orderregels verwerken (door bemiddelaar) De bemiddelaar kan de volgende gegevens aanvullen (optioneel): - betalingsregeling 28

29 - maximum aantal ladingdragers (alleen toe te voegen in de eenheidsorder richting verkoper) - ladingdrager type (behorend bij het maximum aantal ladingsdragers) (alleen toe te voegen in de eenheidsorder richting verkoper) - contactpersoongegevens verkoper - contactpersoongegevens koper - contactpersoongegevens afleveradres - contactpersoongegevens bemiddelaar (sales agent) - alternatieve artikelnummers - artikelomschrijving - aanvullende kenmerken - vrije tekst product - aantal stuks per ladingdrager - aantal lagen per ladingdrager - aantal stelen per bos (in geval van snijbloemen) - beladinginstructie - ladingsdrager markering - verpakking markering - aanbodsregel identificatie - aanvullende referenties - GLN bedrijfscode producent composiet (hoofdregel* (indien ongelijk aan verkoper) - GLN bedrijfscode producent component (subregel* indien ongelijk aan verkoper) - component *Voorlopig zullen subregels in de order en/of orderrespons niet worden toegepast. De bemiddelaar mag de vrije tekst zoals opgegeven door de koper wijzigen als de toevoeging die de bemiddelaar wil vastleggen niet meer in de rubriek vrije tekst past De bemiddelaar mag gegevens wijzigingen mits: Indien de orderregels volgens de gestelde condities niet akkoord/mogelijk zijn, dan kan de bemiddelaar rubrieken wijzigen. Deze orderregels worden in een orderrespons met status Niet geaccepteerd, omdat teruggestuurd naar de koper. Deze regels worden niet doorgestuurd naar de verkoper (kweker). Voordat de orderrespons door de veiling naar de koper kan worden teruggestuurd, dienen rubrieken m.b.t. beladingdichtheid gevuld te zijn. Deze verplichting vervalt indien de koper deze rubrieken niet in de order heeft gespecificeerd. Uiteraard hoeft het aantal bestelde eenheden in de orderregel geen volle ladingdrager te zijn. In verband met volumeplanning bij kopers is het gewenst aanvullend, in de orderregel, de beladingdichtheid te specificeren. De beladingdichtheid omvat het aantal stuks in een volle verpakking, het totale aantal stuks en het aantal lagen op een volledig beladen ladingdrager (zie ook 4.2.5). Contract prijs Indien de prijs, op grond van een contract, niet aanwezig is binnen de order dan is de bemiddelaar verplicht de ontbrekende prijs in te vullen zover de order bestemd is voor een niet Florecom capabel verkoper. Het contractnummer dient in geval van een contract altijd te worden ingevuld. Processtap: Respons verwerken (door bemiddelaar) Voor niet FE kwekers zal de bemiddelaar de orderregels responderen. De bemiddelaar beantwoordt namens de kweker de verzamelorderregels. Processtap: Eenheidsorders aanmaken (door bemiddelaar) 29