Lean in de zorg. You cannot be Lean, you can only become Lean

Transcriptie

1 Lean op de OK

2 Lean in de zorg Lean is een filosofie om bedrijfsprocessen blijvend te verbeteren. De methode werd in de jaren vijftig bij de Japanse autofabrikant Toyota ontwikkeld. Lean richt zich op hetzelfde doen met minder middelen. Het doel van Lean is om een betere kwaliteit te leveren, tegen lagere kosten en met een snellere doorlooptijd. Lean richt zich hiervoor op de activiteiten die waarde toevoegen en op het verwijderen van verspillingen. De aandacht bij Lean gaat uit naar de mensen die het werk doen. Hierbij wordt gestreefd naar continue verbetering. Met Lean ben je altijd halverwege. Een veelgebruikte uitspraak is dan ook: You cannot be Lean, you can only become Lean Voor veel zorg organisaties is de Lean filosofie en aanpak niet meer weg te denken uit de dagelijkse praktijk. De principes van Lean die Toyota hanteerde om verbeteringen te bereiken hebben zich inmiddels ruimschoots bewezen in de zorg. -2-

3 De opzet van dit boekje In dit boekje staan de resultaten van de rondetafelbijeenkomst Lean op de OK. Samen met 45 afdelingshoofden en Lean specialisten van verschillende ziekenhuizen zijn de problemen en mogelijke oplossingen in en rond het proces van de OK in kaart gebracht. De deelnemers hebben elkaar geïnspireerd en vele tips en praktijkervaringen zijn uitgewisseld. In dit boekje hebben we de informatie en lessons learned van de praktijkcasus zorglogistiek voor u verzameld en gebundeld in een handig leesbaar formaat. Als structuur voor de workshops is er gekozen voor de context analyse en de oplossingen brainstorm. Beide technieken worden in dit boekje verder toegelicht, gevolgd door een overzichtelijke weergave van de uitkomst. Anderen Organisatie structuur Infrastructuur Doel en strategie Proces Technologie Beleid en regels Menselijk kapitaal Nu Later Zelf -3-

4 Second wave of Lean Zorg voor een goede fundering voor Lean -4-

5 Lean huis voor de zorg 1. Veiligheid 2. Kwaliteit 3. Snelheid 4. Kosten Visualiseer Patiënt eerst -5-

6 Kwaliteitskosten Focus on Costs Quality goes down Focus on Quality Costs go down Willem van Oppen Het is de slechte kwaliteit die duur is

7 Inspireren Leadership Inspire Train, guide, coach Improve -7-

8 Denken in afdelingen... Staf Organisatie SEH Poli OK Verpleging -8-

9 Procesdenken Staf Organisatie SEH Poli OK Verpleging BPM helpt ons om de processen te zien! -9-

10 Aanpak voor verbeteren -10-

11 Principes van Lean Verwijder de stappen in het proces die geen waarde toevoegen Voorkom wachttijden door activiteiten goed op elkaar aan te sluiten Werk zoveel mogelijk samen met partners in de keten Zorg dat alles in één keer goed wordt gedaan Voorkom verspilling Richt je op kwaliteitsverbeteringen en niet op het verlagen van kosten Zorg voor grote betrokkenheid van je medewerkers Streef naar perfectie -11-

12 Standaard vormen van verspilling Beweging Wachttijd Transport Overprocessing complexiteit Voorraad Herstelwerk Verspilling -12-

13 Lean toolbox Aanpakken verspilling Kanban Single piece flow Line Balancing 5 S Real time informatie Value Stream Mapping Bottleneck analyse Just in time Visueel management Poka Yoke SMED A3 Lean heeft een krachtige toolbox! Maar de filosofie richt zich op meer dan het toepassen van tools -13-

14 Zelf aan de slag? Best practices Kies methodieken en technieken die bij de organisatie passen Begin klein, gebruik wat er al is Betrek medewerkers zorg voor snelle eerste zichtbare resultaten Commitment van management vertaal resultaten naar Euro s Maak processen zichtbaar; visuele presentatie van resultaten Simulatie spellen Lean game (Ease-it) Vier successen Iedereen wil Lean worden! Verbetertechnieken worden massaal ingezet om verspillingen te verwijderen, problemen op te lossen en de doorstroom te vergroten. Maar heeft u met al die instrumenten het overzicht nog? Dit praktische boekje geeft een overzicht van de meest toegepaste Lean technieken. Per techniek wordt aangegeven: Wat is het? Hoe werkt het? Wat heb je eraan? Hiermee is dit boekje een handig naslagwerk voor iedereen die met Lean werkt. Werken met Lean Succesvolle Lean organisaties doen echter meer dan alleen de technieken toepassen. Lean leeft hier in alle lagen van de organisatie. De methode is onderdeel van de cultuur. Dit boekje geeft handreikingen voor hoe je gericht aan een Lean-cultuur kunt werken. Is Lean nieuw voor uw organisatie of bent u toe aan een volgende stap? Uiteraard wisselen wij graag met u van gedachten over de mogelijkheden van Lean in uw organisatie. Veel leesplezier en veel succes! BiZZdesign Academy Telefoon + 31 (0) Fax + 31 (0) info@bizzdesign.nl Internet BiZZdesign Academy, 2013 ISBN: Peter Matthijssen Almar Jong -14-

15 Zorglogistiek bij Zorgcombinatie Noorderboog Wachtlijsten, nog van deze tijd? Zorgcombinatie Noorderboog in Meppel werkt zonder wachtlijsten voor de OK. Ook kennen zij een zeer laag percentage uitval van patiënten. Om dit te realiseren is de afgelopen 4 jaar hard gewerkt. Op deze pagina vindt u een korte impressie van de aanpak hoe dit gerealiseerd is. Onze aanpak ging uit van 2 pijlers, patiënten logistiek en ander wenselijk gedrag Pijler 1: De patiënt gaat bij ons na de poli direct naar een opnameservicepunt. Daar worden een 3-tal zaken direct geregeld voor de patiënt. Datum voor de opname, verpleegkundige anamnese en de nazorg voor de patiënt na de opname. Dit leverde enorme tijdswinst op. Tussen screening en opname heeft de patiënt een eigen verantwoordelijkheid als er iets wijzigt in zijn gezondheid om dit door te geven. Pijler 2: Daarnaast ontstaan fouten door menselijk handelen. Daarom werd een programma aangeboden waarbinnen medici en medewerkers aan de slag gingen met vaardigheden om beter te leren samenwerken. Het uitgangspunt hierbij is dat iedereen even belangrijk is binnen het OK-team. Leidinggevenden leren om verantwoordelijkheden terug te geven aan het team. Een belangrijk element hierbij is dat het team elke dag evalueert, wat ging goed en wat kan er beter? Om dit te realiseren is Crew Resource Management (CRM) ingezet, dat speciaal ontwikkelt is voor kritische processen. Renate Kelderman Zorgmanager ZC Noorderboog DGA CRM Factory -15-

16 Stellingen Lean is meer geschikt voor de industrie dan voor een dienstverlenende organisa e Eens Oneens Het ontstaan van superspecialisa es zorgt voor sterke kwaliteitsverbeteringen in de zorg Eens Oneens OK - 5 Lean is meer geschikt voor de industrie dan voor een dienstverlenende organisa e OK - 1 Eens Oneens OK

17 Stellingen De dienstverlening binnen ons ziekenhuis richt zich meer op de pa ënt dan op de specialist Eens Oneens Vanuit het element bezieling richt de arts zich van nature op de patiënt In de praktijk is de arts bepalend voor het werkproces dat wordt ingericht en niet de patiënt SEH - 7 Marktwerking en klantgerichtheid is binnen elk ziekenhuis een belangrijk thema. Hierover zijn de deelnemers het wel eens. Hiermee is de wens ook, dat de manier waarop de dienstverlening is ingericht, de patiënt centraal zet. Werkprocessen van specialisten en ziekenhuismedewerkers zouden daarom optimaal rondom de patiënt georganiseerd moeten worden. De praktijk blijkt een stuk weerbarstiger te zijn. Van oudsher zijn werkprocessen rondom de specialist georganiseerd. Deelnemers zijn het er wel over eens dat dat de specialist steeds meer onderdeel wordt van het algehele werkproces binnen het hele ziekenhuis. -17-

18 Stellingen Het proces op de OK is ingewikkelder dan op alle andere afdelingen Eens Oneens Ziekenhuizen mogen pa ëntdossier gegevens verkopen, zodat zorgverzekeraars op maat gemaakte zorgpakke en kunnen samenstellen Eens Oneens OK - 3 SEH

19 Stellingen Het ontstaan van superspecialisa es zorgt voor sterke kwaliteitsverbeteringen in de zorg Eens Oneens Je offert iets op in de brede zin van het woord. Echter, het levert veel kwaliteit op. Flexibiliteit gaat eruit. Er ontstaat een spagaat. SEH - 1 Een nieuwe trend van superspecialismen is ontstaan. De meningen zijn verdeeld wat dit oplevert. Enerzijds levert het een hele goede kwaliteitsverbetering voor super complexe zorg. Dit kan goede resultaten opleveren voor een patiënt. Tegelijkertijd is die zorg niet planbaar tussen 9.00 en Patiënten die daarbuiten vallen hebben ook recht op zorg. Er wordt steeds meer gekeken naar details waardoor het overzicht, een holistische benadering van de mens, verloren gaat. -19-

20 Workshop verbetercyclus Tijdens de bijeenkomst is de verbetercyclus DMAIC geïllustreerd: Definiëren, Meten, Analyseren, Verbeteren, Beheersen. In verschillende groepen zijn de deelnemers vervolgens aan de slag gegaan met diverse Leantechnieken en praktische casussen. Met de context analyse werd de context van de verschillende problemen verkend. In het tweede deel werd de stap gezet naar mogelijke oplossingen. In dit boekje staan de resultaten van de workshops uitgewerkt en geven we een korte introductie op de gebruikte technieken. Het doel van de workshop was om deelnemers kennis te laten maken met DMAIC en verschillende verbetertechnieken. In de praktijk zal het doorlopen van een verbetercyclus uiteraard meer tijd innemen, zodat er voldoende tijd is om alle stappen grondig uit te voeren en zo vanuit een probleem, via oorzaken en grondoorzaken, te komen tot passende verbeteringen. -20-

21 Nu Nu Zelf Zelf Anderen Anderen Later Later Nu Nu Zelf Zelf Anderen Anderen Later Later Context analyse Context analyse De context analyse, gebaseerd op Burlton Hexagon, richt zich op de omgeving van het proces: Organisatiestructuur: wie zijn er, vanuit welke structuur, bij het proces betrokken? Strategie: wat zijn de strategische keuzes ten aanzien van dit proces? Regels: welke regels en welk beleid zijn relevant voor de uitvoering van dit proces? Infrastructuur: welke infrastructuur is nodig voor het proces? Technologie: welke (informatie)technologie ondersteunt het proces? Context analyse Mensen & motivatie: welke menselijke drive is bepalend voor de procesprestaties? Oplossingen brainstorm In de oplossingen brainstorm ga je vanuit de grondoorzaken kijken hoe je deze op kunt lossen. Omdat meestal niet alle oplossingen worden doorgevoerd dient er een keuze te worden gemaakt. De matrix Nu-later en Zelf-anderen helpt om deze keuze te maken. Een tip voor het effectief inzetten van deze matrix is om te zorgen dat niet alle oplossingen in het Later-anderen vak staan. Het is juist ook krachtig om oplossingen te selecteren waarmee snelle resultaten te boeken zijn. Oplossingen brainstorm Oorzaak: Oorzaak: Oorzaak: Oorzaak: -21-

22 Casussen A. Problemen in capaciteitsplanning Capaciteitsplanning is vaak een grote uitdaging. Maatschappen moeten hun productieafspraken halen, maar hoe maak je een optimale verdeling van OK tijd tussen de maatschappen? En hoe hou je ruimte voor spoed OK s en wat voor effecten heeft dit op je OK planning? B. Nog altijd (vermijdbare) verwisselfouten Nog steeds worden er tientallen verwisselfouten per jaar gemaakt. Zijn de time-out richtlijnen wel afdoende? Hoe zouden deze fouten voorkomen kunnen worden? Hoe zou je je processen hier (nog) beter op in kunnen richten? C. Onvoldoende naleving hygiënerichtlijnen & goed antibioticagebruik Nog altijd is naleving hygiënerichtlijnen en antibioticagebruik niet optimaal, en dit jaar onder verscherpte aandacht van de inspectie. Hoe zorg je er voor dat dit een geïntegreerd onderdeel wordt van de dagelijkse processen? -22-

23 Context analyse Casus A: Capaciteitsplanning Afvallen OK om Poliafspraken te halen Jaarplanning Benutting OK 99% Plannings afwijking voorkomen Benutting Steun RvB Jaarplan Wachtlijst Organisatie structuur Infrastructuur Doel en strategie Proces Technologie Beleid en regels Menselijk kapitaal Afspraken zorgverzekeraar Beschikbaarheid specialist Apparatuur Keuze Patiënt Transport periferie v.v. Zelfplannen specialisten Interpretatiecijfers Termijnplanning DOT -23-

24 Oplossingen brainstorm Casus A: Capaciteitsplanning Anderen Statistieken, meten is weten. Raad van bestuur Nu Later Inspireren PDCA Zelf -24-

25 Context analyse Casus B: Verwisselfouten (time-out procedure) Markering waar en hoe Gedoe fase moet ergens stoppen Minder overdrachtmomenten Organisatie structuur Infrastructuur Doel en strategie Proces Technologie Beleid en regels Menselijk kapitaal Men doet dit, maar hoe? Alles heeft te maken met gedrag en motivatie Techniek faciliteert focus In systeem noteren, maar als team uitvoeren -25-

26 Oplossingen brainstorm Casus B: Verwisselfouten Iedereen goed voorbereid Verbeteren van motivatie (bijv. door training) Nu Patiënt een naam geven Proces uitschrijven en verbeteringen vanuit team genereren Moment van timeout markeren, met 100% aandacht erbij zijn. Anderen Iedereen van hoog tot laag afspraken handhaven 1 overdrachtstructuur voor hele ziekenhuis Anesthesie- medewerker in de the lead zetten Inhoud overdracht aanpassen Pas als gehele team compleet is starten Gewenste situatie benoemen als team Taakverdeling duidelijk maken Wat wil ik Belang waarom we checklijsten doen benadrukken Proces analyse Bewuste prioriteit aan geven Zelf Lijst digitaliseren Kaders beleid/ afspraken vastleggen Later Uitvoer OK (in systeem) blokkeren to time-out is afgerond -26-

27 Context analyse Casus C: Hygiënerichtlijnen en antibioticagebruik Beschikbaarheid materiaal op de OK Organisatie structuur Infrastructuur Doel en strategie Proces Technologie Beleid en regels Menselijk kapitaal Draagvlak werkvloer Achtergrond richtlijn onduidelijk -27-

28 Oplossingen brainstorm Casus C: Hygiënerichtlijnen en antibioticagebruik Succes vieren Anderen Noodzaak in laten zien Standvastig zijn Duidelijke richtlijnen Motiveren Dagelijkse evaluatie Duidelijkheid Nu Verbetering meetbaar maken Continue verbeteren Faciliteren Later Leren/ training Probleem concreed omschrijven Zelf Met elkaar verbeteren Sancties -28-

29 Verbeterideeën Aan het eind van de dag is er een prijsvraag uitgezet voor het beste verbeteridee van Lean op de OK De ingediende verbeterideeën worden op de volgende pagina met u gedeeld. Harmina Fischer van het ziekenhuis Bethesda en Wouter van Maarseveen van Isala klinieken mogen zich de trotse winnaars noemen van het beste verbeteridee van Lean op de OK 2014! Zij hebben een Lean en BPM boekenpakket en een jaar lang gratis gebruik van LeanCoach gewonnen. Z I E K E N H U I S H O O G E V E E N -29-

30 Verbeterideeën Ziekenhuis Ikazia ziekenhuis Bethesda ziekenhuis UMC Groningen Noorderboog Isala klinieken UMC Utrecht Elkerliek ziekenhuis ziekenhuis Z I E K E N H U I S H O O G E V E E N ZIEKENHUIS Verbeteridee Processen auditeren in plaats van de afdeling. Voor de audit een fic eve pa ënt volgen en de processen toetsen. Iemand van het team de opdracht meegeven om een bepaald item onder zijn hoede te nemen zoals het tellen van de deurbewegingen. De rest van het team weet dit niet. Aan het eind van de dag terugkoppeling aan het team en dus bekendmaking wie de mol was. Beloning voor goede planning en benu ng. Pa ënten gaan niet meer voor OK naar de afdeling maar melden zich bij het check in point vlakbij de OK. Hierdoor zit een pa ënt niet doelloos op de afdeling. Dit voegt waarde toe in de beleving van de pa ënt die hoe ook minder vroeg te komen. Het scheelt in de beddencapaciteit omdat ze na OK naar de afdeling gaan en dus achter een ontslag aan komen. Dit levert met name op in de koude bed uren. Verpleging uitnodigen om stage te lopen op de holding om het proces vanuit de andere kant te bekijken. Dit om inzicht en wederzijds begrip te vergroten. Dit komt de kwaliteit van overdracht van verpleging naar holding en het op jd brengen/halen van OK pa ënten ten goede. Voordat opera e daadwerkelijk kan starten is veel voorbereiding nodig: schoonmaak, pa ënt halen, instrumentarium etc. Al deze voorbereidingen moeten ergens conform afspraak stoppen opdat hele team weet dat vanaf dat moment de focus 100% op opera e/pa ënt moet liggen. Definieer dat moment! Wissel eens van rol in een team en zoek de gorilla in het proces waarin je samenwerkt. Omdat er vaak vaste taken bij func es horen, ontstaat de kokervisie/focus op het proces. door vanuit een andere posi e in het team naar het proces te kijken, ziet men andere dingen. Ergernissen worden misschien wel begrijpelijk en zijn voor de ander oplosbaar in zijn eigen rol. Probeer niet het hele proces in 1 ac e te verbeteren Alle medewerkers werkzaam op de ok in de regio hebben een regionaal kwaliteitspaspoort waarin zij zelf kunnen plannen wat ze wanneer willen doen aan scholing, maar het eindresultaat is voor iedereen gelijk. Zo is ook uitwisseling van personeel makkelijker. Regionaal geborgd en intern getoetst. -30-

31 Lean in de zorg -31-

32 Nawoord: Dit boekje is geschreven naar aanleiding van de bijeenkomst Lean op de OK. Samen met 45 afdelingshoofden, teamleiders en lean experts van verschillende ziekenhuizen zijn de problemen en mogelijke oplossingen in en rond de OK in kaart gebracht. Een aantal van de deelnemende ziekenhuizen zijn al jaren actief met de technieken en filosofie van Lean bezig. Anderen zitten nog in een oriënterende fase of werken nog niet volgens de principes van Lean. De bijeenkomst heeft verschillende mensen geïnspireerd en onderling zijn veel tips en best practices met enthousiasme uitgewisseld! Grafische vormgeving door Jorgen Mellink (BiZZdesign) De auteurs: Peter Matthijssen Lean consultant en trainer (BiZZdesign) Rogier de Vries Sectormanager Zorg & Welzijn (BiZZdesign) Manon Gijsberts Inside sales Zorg & Welzijn (BiZZdesign) Veronique Kruize - Senior Adviseur (M&I/Partners) Maria van Schaik Adviseur (M&I/Partners) Jan Houben - Partner (M&I/Partners) Bizzdesign (in samenwerking met M&I/Partners). Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. -32-

33 Mede mogelijk gemaakt door: Refaja Ziekenhuis Stadskanaal ZIEKENHUIS -33-

34 Gefaciliteerd door: in blog.bizzdesign.nl linkedin.com/company/bizzdesign MxIpartners -34-

35 Werken met Lean BiZZdesign heeft een duidelijke en onderscheidende visie op Lean, gericht op mensen en echte resultaten. Vanuit deze visie ondersteunen wij organisaties in het succesvol zijn met Lean. LeanCoach BiZZdesign LeanCoach is een software tool voor het succesvol managen van uw Lean-projecten. LeanCoach zorgt voor effectieve, transparante en kwalitatief hoogwaardige verbeterprojecten. Werken met Lean Op basis van onze ervaring hebben wij het pratkische boekje uitgebracht Werken met Lean. Een handig naslagwerk voor iedereen die met Lean werkt. Iedereen wil Lean worden! Verbetertechnieken worden massaal ingezet om verspillingen te verwijderen, problemen op te lossen en de doorstroom te vergroten. Maar heeft u met al die instrumenten het overzicht nog? Dit praktische boekje geeft een overzicht van de meest toegepaste Lean technieken. Per techniek wordt aangegeven: Wat is het? Hoe werkt het? Wat heb je eraan? Hiermee is dit boekje een handig naslagwerk voor iedereen die met Lean werkt. Werken met Lean Succesvolle Lean organisaties doen echter meer dan alleen de technieken toepassen. Lean leeft hier in alle lagen van de organisatie. De methode is onderdeel van de cultuur. Dit boekje geeft handreikingen voor hoe je gericht aan een Lean-cultuur kunt werken. BiZZdesign Academy Telefoon + 31 (0) Fax + 31 (0) Is Lean nieuw voor uw organisatie of bent u toe aan een volgende stap? Uiteraard wisselen wij graag met u van gedachten over de mogelijkheden van Lean in uw organisatie. Veel leesplezier en veel succes! info@bizzdesign.nl Internet BiZZdesign Academy, 2013 ISBN: Peter Matthijssen Almar Jong Meer informatie en downloaden trial versie: Te bestellen bij ISBN:

36 EPD is een werkwoord M&I/Partners is in uiteenlopende rollen betrokken in verschillende fasen van EPD-projecten bij een groot aantal ziekenhuizen. De ervaringen hiervan zijn gebundeld in het boek EPD is een werkwoord. Te bestellen bij: ISBN

37

38