Digitaal inventariseren, een onderzoek naar geschikte programma s voor het digitaal ontsluiten van archief en documentatie

Transcriptie

1 Digitaal inventariseren, een onderzoek naar geschikte programma s voor het digitaal ontsluiten van archief en documentatie Dit rapport kwam tot stand binnen het project Pro Memorie, Een eerstelijns helpdesk voor archief- en documentatiebeheerders in erfgoedverenigingen en Pro Memorie.be: het virtueel historisch archief van alledag. Dit driefasig project begon in het najaar van De derde en laatste fase loopt eind juni 2008 af. Pro Memorie wil personen die zich inzetten als erfgoedvrijwilliger bijstaan bij het beheer van hun archief- en documentatiecollectie. Het project is een samenwerkingsverband van Heemkunde Vlaanderen vzw met FARO, het Vlaams Steunpunt voor Cultureel Erfgoed vzw; De Federatie van Vlaamse Historische Schuttersgilden; Kant in Vlaanderen vzw; Volkskunde Vlaanderen vzw; het Samenwerkingsverband Vlaamse Verenigingen voor Familiekunde vzw; Sportimonium en het Instituut voor Vlaamse Volkskunst vzw. Pro Memorie wordt inhoudelijk mee ondersteund door VCM-Contactforum voor Erfgoedverenigingen en de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen. Het project werd mee mogelijk gemaakt dankzij de financiële steun van de Vlaamse overheid. 1. Inleiding Het belang van een inventarisatie kan moeilijk overschat worden. Een archief- en documentatiecollectie met een grote culturele waarde verliest veel van haar waarde zonder enige vorm van ontsluiting. Zonder inventarisatie is immers de collectie in de praktijk onbruikbaar, want een accurate inventaris vereenvoudigt het opzoekwerk. Bovendien zorgt een inventarisatie van archiefstukken ervoor dat de context van de stukken wordt bewaard. Zo kunnen archiefdocumenten beter worden begrepen. Ondanks de voordelen zijn er vele archief- documentatiecollecties die nog niet voldoende zijn ontsloten. Geschat wordt dat bij erfgoedverenigingen ongeveer 1/3 van de documentaire collectie niet is geïnventariseerd. Dit heeft meerdere redenen. Vaak ontbreekt het aan mensen en 1

2 middelen om de collectie te inventariseren. Het is een ondankbaar werk dat veel tijd vergt. Een archief inventariseren is veel moeilijker dan bijvoorbeeld een bibliotheek te ontsluiten. Er is dus nog werk aan de winkel. De digitale ontsluiting van archieven is misschien een kans. Nog niet veel erfgoedvrijwilligers hebben zich daaraan gewaagd. Dit is begrijpelijk, want in tegenstelling tot de bibliotheek- en de museumsector staat digitale inventarisatie in de archiefwereld nog in haar kinderschoenen. Toch is de vraag groot. Veel verenigingen beseffen dat digitale ontsluiting de toekomst is en veel voordelen biedt. Er bestaan echter bij vrijwilligers veel vragen over dit thema. Vaak gaat het om terugkerende vragen: welk programma kan ik hiervoor gebruiken en hoe moet ik het juist aanpakken? Dit rapport tracht een antwoord te bieden op deze vragen. 2. Een vergelijkend onderzoek van inventarisatieprogramma s 2.1. Procedure Voor het testen van de programma s werd een werkgroep samengesteld. Deze bestond uit Jeroen Buysse (Archiefbank Vlaanderen en Liberaal Archief), Bart De Nil (FARO, Vlaams Steunpunt voor Cultureel Erfgoed vzw), Walter Heirman (Academie voor Streekgebonden Gastronomie) Martijn Vandenbroucke (Heemkring Dorp en Toren, AMSAB-ISG) en Wim Vanhaecke (Projectmedewerker Pro Memorie). In de beginfase was ook Steven Leman van Culturele Biografie Vlaanderen vzw betrokken bij het onderzoek. Tijdens interne vergaderingen werden testcriteria en de selectie van de programma s besproken. Elke testpersoon testte telkens één programma. De projectmedewerker nam elk programma onder de loep Selectie van de programma s De werkgroep bepaalde vooraf dat de programma s zo goedkoop mogelijk moeten zijn. Er werd een grens van 100 vooropgesteld. Dit leidde ertoe dat verschillende commerciële programma s uit de boot vielen. Dit zijn dan programma s als Adlib Archief, VERA en MAIS-Flexis. De kostprijs voor deze programma s viel immers telkens boven het vastgestelde bedrag. 2

3 Ook werd uitgekeken naar programma s die ontwikkeld werden binnen archiefinstellingen. Ook hier vormde de te hoge kostprijs een probleem, bv. bij Pallas. Ofwel werden de programma s (nog) niet ter beschikking gesteld aan derden, bv. bij Probat, Archeion of Agrippa. Dit leidde ertoe dat de selectie van de programma s beperkt bleef tot programma s die ofwel ontwikkeld werden binnen een erfgoedvereniging, ofwel gratis ter beschikking werden gesteld op het internet. Zo kwamen wij tot vijf programma s De geteste programma s Het eerste programma is Archivist s Toolkit. Dit pakket werd in 2006 ontwikkeld met de hulp van verschillende medewerkers van Amerikaanse universiteiten en archiefinstellingen, verenigd in Archivist s Toolkit User Group. De volledige groep bevat honderden personen. Het programma wil de volledige archivalische processen ondersteunen, waaronder de inventarisatie, verwerving, bewaring en ter beschikking stellen. Wij werkten met de versie 1.1. In dit rapport wordt het programma gemakkelijkheidhalve als Toolkit aangeduid. Het tweede programma is Midosa Online. Dit programma is een gratis online versie van het programma Midosa XML. Het werd ontwikkeld door de Archivschule Marburg, die de meest prestigieuze archiefopleiding van Duitsland aanbiedt. Het werd ontworpen om digitale inventarissen en databanken aan te maken voor archiefdocumenten. De eerste versie dateert uit 1983 en werd sindsdien aangepast. Wij werkten met de Duitstalige versie 2.0. Voortaan zullen we dit programma Midosa noemen. Als derde programma werd CDS/ISIS gekozen. Dit programma werd voor het eerst ontwikkeld in 1985 en werd in 1995 geüpdatet naar een Windowsversie. Het werd aangemaakt door Unesco met de bedoeling om organisaties in Derde Wereldlanden ook inventarisatiesoftware aan te bieden. Het is vooral ontwikkeld om allerlei gegevens onder te brengen in databanken en wordt voornamelijk gebruikt om bibliotheken mee te ontsluiten. Wij werkten met de Engelstalige versie 1.5. uit Dit programma zal voortaan Isis worden genoemd. Het vierde programma werd ontwikkeld binnen de Academie voor Streekgebonden Gastronomie (ASG). Deze organisatie houdt zich bezig met de promotie en studie van het culinaire erfgoed van Vlaanderen. In 2004 werd binnen ASG een programma ontworpen met de bedoeling om de bibliotheek te ontsluiten. Het programma heeft geen specifieke naam en zal in dit rapport de naam prog. ASG meekrijgen. Wij werkten met versie 0.4 uit

4 Het laatste programma werd aangemaakt door de Heemkundige Kring van Erpe-Mere voor de ontsluiting van hun archief- en documentatiecollectie. Het programma werd ontwikkeld tussen 2005 en 2006 en wij werken met de enige beschikbare versie van het programma. Het programma heeft geen specifieke naam en zal hierna prog. Erpe-Mere worden genoemd Evaluatie Voor iedereen betekent het ideale programma iets anders. Voor de evaluatie zijn we vertrokken van de punten die voor elke doelgroep relevant zijn. Al naargelang uw profiel kan het ene criterium natuurlijk belangrijker zijn dan het andere. U vindt alle nuttige informatie via een overzichtstabel die in bijlage is opgenomen. De volgende alinea s zijn beknopte samenvattingen van de bevindingen. Indien u nadere informatie wenst, kan u altijd contact opnemen met de projectmedewerker Structuur Drie van de vijf programma s beschikken over aparte modules, maar vullen dit helemaal anders in. Toolkit heeft zelfstandige modules volgens de soort informatie die u wenst in te voeren. Er zijn in totaal zes modules, maar de belangrijkste zijn veruit Resource om de eigenlijke archiefstukken te beschrijven en Accession waarin u gegevens kwijt kan over de verwerving van de collectie. Het prog. ASG heeft 3 modules volgens de soort inventaris: de algemene catalogus, een index op de publicaties en een catalogus van de hoofdwoorden. Het prog. Erpe-Mere heeft 5 modules volgens het soort document (archief, affiches, boeken, foto s en kerkboeken). Deze indelingen in modules lijkt bij de eerste twee programma s eerder overbodig, terwijl bij prog. Erpe-Mere de vraag kan gesteld worden of de indeling kerkboeken relevant is. Enkel bij Toolkit kan je een relatie tussen de verschillende modules leggen Standaarden De meeste programma s zijn niet standaardengevoelig. Enkel Midosa volgt naar eigen zeggen de standaard ISAD(g). Dit is echter met voorbehoud, want we hebben vastgesteld dat het programma de standaard niet altijd volgt. ISAD(g) is een standaard die ontwikkeld werd door de internationale beroepsorganisatie ICA voor de beschrijving van archiefdocumenten. 4

5 De standaard EAD wordt door Toolkit en Midosa ondersteund en die laatste ondersteunt ook MARC. Deze standaarden zijn ontwikkeld voor de elektronische verzending en import van archiefbeschrijvingen Gegevensinvoer Je kan stellen dat de gegevensinvoer in de meeste programma s vrij gemakkelijk verloopt. Enkel bij Midosa is dit bijzonder moeilijk, want bij dit programma moet je los van je databank eerst een indeling maken. Dit is een heel complexe procedure. Ook Toolkit is weinig gebruiksvriendelijk doordat de gebruiker verzinkt in de vele modules en de vele mogelijke velden. Er zijn veel functies aanwezig in Toolkit die weinig interessant zijn voor een vereniging en die het programma nodeloos verzwaren. Door de aard van sommige programma s kan je in twee programma s niet gemakkelijk archiefdocumenten ontsluiten. Dit is bij Isis en prog. ASG het geval. De reden ligt bij het feit dat deze programma s ontworpen zijn om een bibliotheekcollectie te ontsluiten en niet specifiek voor archieven. Het aantal aanwezige velden varieert enorm. U vindt een volledig overzicht in de tabel achteraan het rapport. Voor de aanwezige velden is het vooral belangrijk om te zien of de meest relevante velden voor de beschrijving van een archiefdocument aanwezig zijn. Opvallend veel programma s hebben geen apart veld voor de redactionele vorm. Dit veld geeft aan om welk soort archiefdocument het gaat: bv. brief of rekening. Wellicht gaan de meeste ontwikkelaars ervan uit dat je dit in de inhoudsopgave kunt opnemen. De inhoudsopgave is dan ook in alle programma s aanwezig. In de meer bibliotheekgerichte programma s moet je hiervoor wel het veld titel gebruiken. Ook het veld datering is in elk programma present. Dit is niet het geval bij het veld ontwikkelingsstadium. Dit geeft aan in welke ontwikkelingsfase het archiefdocument zich bevindt. Enkele gekende voorbeelden van ontwikkelingsstadia zijn klad, kopie en concept. Enkel het prog. Erpe-Mere heeft dit veld voorzien en dan enkel voor kopie en origineel. Bij Toolkit en Midosa zijn er wel velden die je hiervoor kan gebruiken, maar een specifiek veld voor het ontwikkelingsstadium is eigenlijk niet voorzien. 5

6 Het laatste relevante veld dat we nog nodig hebben voor een accurate archiefbeschrijving is de uiterlijke vorm. Dit geeft de verpakkingseenheid aan, bv. 1 pak. Alle programma s, behalve Isis, hebben dit veld. Bij prog. ASG kan je het veld medium hiervoor gebruiken. Indien je bepaalde informatie niet kwijt kunt, is een veld waar je commentaar kunt toevoegen altijd handig. Alle programma s behalve Isis hebben deze functie. Bij elk programma kan je invoeren via knippen en plakken. Enkel Midosa, Toolkit en Isis voorzien de mogelijkheid om gegevensformaten in te voegen. De gestelde eisen zijn echter de basis van veel courante gebruikte programma s en dat is een spijtige zaak. Hetzelfde geldt voor het exporteren van gegevens. Eventueel kan je MS Access-bestanden in prog. Erpe-Mere en prog. ASG importeren, omdat deze programma s gebaseerd zijn op dit databaseprogramma. Maar het importeren vergt veel kennis van Access en is zeker niet gebruiksvriendelijk. De programma s hebben een thesaurusfuntie ingebouwd. Bij Toolkit moet je die wel zelf nog aanmaken. Het invoeren via een thesaurus is enkel voorzien voor een aantal specifieke velden zoals trefwoord. Belangrijk bij een archiefbeschrijving is het weergeven van een context. Het is daarom dat archivarissen bij voorkeur werken met hiërarchische beschrijvingen, omdat de beschrijvingen zo altijd gelinkt zijn aan een bepaald archiefbestand. Slechts twee programma s voorzien deze mogelijkheid. Bij Toolkit moet je dit verplicht doen bij elke beschrijving. Ook Midosa voorziet deze mogelijkheid via de indeling die je kunt maken. Maar we zijn van mening dat het programma deze bestanden niet hiërarchisch groepeert. Het zelf toevoegen van velden is niet bij elk programma voorzien, tenzij men gaat sleutelen met de broncode. Dit is echter niet aan te raden Zoekmogelijkheden De programma s scoren goed qua zoekmogelijkheden. Bijna elk programma voorziet een mogelijkheid om te zoeken op ieder veld en in series, enkel prog. ASG kan dit niet. Het gebruik van Booleaanse operatoren (zoals EN, OF, NIET) is enkel voorzien in Toolkit en Isis. De presentatie van de zoekresultaten is in elk programma gebruiksvriendelijk Nummering 6

7 Ieder programma vereist een unieke nummering. Dit is een goede zaak, want hierdoor kunnen geen dubbele nummers ontstaan. Enkel bij Midosa kan je werken met oude nummers. Je kan dit eventueel ook in de andere programma s toepassen, maar dan moet je wel een veld oneigenlijk gebruiken Multimedia Geen enkel programma voorziet de mogelijkheid om media-bestanden of afbeeldingen toe te voegen. Dit is jammer, omdat bepaalde erfgoedverenigingen graag gelijktijdig bij de inventarisatie van hun archief een beeldbank willen aanmaken Collectiebeheer Vooral het programma Toolkit heeft bijzonder veel mogelijkheden voor het invoeren van allerlei gegevens rond collectiebeheer. Er is hier een volledige module aan gewijd. Het aantal velden is hier echter opnieuw zo uitgebreid en de mogelijkheden zo groot dat dit de gebruiksvriendelijkheid niet ten goede komt. De andere programma s hebben veel minder mogelijkheden op dit gebied. Prog. Erpe-Mere en Midosa scoren hier het beste Technisch De programma s werden getest in recente digitale omgevingen, waar zij perfect werkten. Volgens de fabrikantgegevens en handleidingen werken zij meestal vanaf Windows 95 of 98. Enkel bij Toolkit moet men Windows XP bezitten. Prog. ASG en prog. Erpe-Mere hebben wel MS Access nodig. Voor Toolkit is MYSQL vereist. Geen enkel programma heeft een internetverbinding nodig. Wel worden de meeste programma s via het internet ter beschikking gesteld. Prog. ASG en prog. Erpe-Mere worden via een cd-rom geïnstalleerd. De installatieprocedure is meest complex bij Toolkit en Midosa. De procedures zijn ingewikkeld en tijdrovend. Vooral Toolkit spant de kroon. De installatie neemt verschillende uren in beslag, omdat ook een mysql-database dient aangemaakt te worden. De handleiding laat op dit vlak een paar steken vallen en de gebruiker is eigenlijk voor een groot stuk op zichzelf aangewezen. De andere programma s zijn heel eenvoudig te installeren. 7

8 Voor het verwijderen van programma s heeft enkel Toolkit een Uninstall-functie. Bij de andere programma s kan je deze verwijderen via een courante verwijderopdracht Systeembeheer De programma s zijn niet zodanig ontworpen dat de gebruiker makkelijk de volledig opbouw van het programma kan wijzigen. Enkel Toolkit voorziet deze optie, maar de procedure is opnieuw heel log. Grote wijzigingen worden afgeraden. Drie programma s voorzien beveiliging van de gegevens via de aanmaak van users die elk een paswoord toegewezen krijgen. Je kan echter bij geen enkel programma controleren wie welke records heeft gewijzigd. Mogelijkheden tot back-ups zijn niet vast ingebouwd in de programma s. De gebruiker dient dit zelf te doen via zijn besturingssysteem. De meeste programma s kunnen wellicht voldoende gegevens aan, maar dit valt moeilijk te controleren. De twee Accesgestuurde programma s (prog. ASG en prog. Erpe-Mere) hebben hier de meeste beperkingen. Maar die zijn niet van die aard dat die de ontsluiting van een courante archief- en documentatiecollectie hinderen Financieel Alle programma s die downloadbaar zijn via het internet, zijn gratis beschikbaar. Prog. ASG en prog. Erpe-Mere zijn niet vrij beschikbaar, over een eventuele prijs is er nog geen beslissing genomen. Hierover dient er onderhandeld te worden met de erfgoedorganisaties in kwestie Publicatie en publieke toegang Alle programma s bieden de mogelijkheid tot een webtoegang, al is dit bij geen enkel programma standaard ingebouwd. Enkel bij prog. ASG werd de mogelijkheid gevonden om een deel van de gegevens af te schermen voor bezoekers. De bezoekers kunnen in elk programma resultaten afdrukken, maar enkel Midosa voorziet ook de mogelijkheid tot verzenden en opslaan. De resultaten worden meestal gebruiksvriendelijk gepresenteerd ofwel in tekstvorm of in fichevorm. Enkel Toolkit voorziet de mogelijkheid tot aanpasbare presentatiegegevens. 8

9 Overige gegevens De contactgegevens zijn te vinden in de tabel in bijlage. De meeste programma s bieden geen ondersteuning, enkel commerciële programma s kunnen meestal zoiets aanbieden. Er bestaat enkel een minimale helpdesk bij Isis en Toolkit. Opleiding hoef je zeker niet te verwachten. Er is wel in ieder programma, behalve bij prog. Erpe-Mere, een helpfunctie. Van Isis, Toolkit en Midosa is een handleiding beschikbaar. Een kwaliteitslabel of erkenning werd niet gevonden voor de programma s. Enkel prog. ASG en prog. Erpe-Mere zijn in het Nederlands beschikbaar. Toolkit en Isis zijn verkrijgbaar in het Engels. Dit lijkt een minder grote hinderpaal dan bij Midosa waarvan enkel een Duitse versie bestaat. De Engelstalige versie behelst enkel een light versie. Dit alles maakt Midosa een stuk minder toegankelijk. 3. Conclusie Helaas is uit dit onderzoek geen programma naar voren gekomen dat dadelijk door elke erfgoedvereniging kan gebruikt worden. Zowel de programma s ontworpen binnen de professionele archiefsector als door erfgoedverenigingen hebben tekortkomingen. De programma s ontwikkeld door professionelen hebben vaak veel mogelijkheden om archiefdocumenten te inventariseren. Het grote probleem met deze programma s is de ontoegankelijkheid voor personen die niet vertrouwd zijn met databankprogramma s. Ook de taal (vooral bij Midosa) en de wirwar van mogelijkheden (vooral bij Toolkit) kunnen zeker een drempel zijn. Daarentegen zijn de programma s ontwikkeld door de erfgoedverenigingen heel eenvoudig te gebruiken. Maar met deze programma s kan je eigenlijk geen archiefdocumenten inventariseren. Je kunt bv. geen archiefdocumenten hiërarchisch ordenen. De systemen zijn wel geschikt om een bibliotheek te ontsluiten. Voor wie dus aan de slag wil om zijn archieven digitaal te inventariseren, kan dit rapport helaas geen ideaal programma aanraden. Voor wie al een zekere ervaring heeft met databaseprogramma s, kan één van de drie beroepsprogramma s gebruiken. Van die drie lijkt Toolkit het meest geschikt. Wie daarentegen op dat vlak minder expertise heeft en voor wie 9

10 specifiek archivalische functies (zoals hiërarchisch omschrijven) minder belang hebben, kan Prog. ASG of Prog. Erpe-Mere gebruiken. Maar jammer genoeg, kunnen wij geen bevredigende antwoorden geven. De archiefwereld worstelt al lang met digitale ontsluiting. In tegenstelling tot bv. de bibliotheeken museumsector zijn digitale inventarisatieprogramma pas enkele jaren geleden gemeengoed geworden in archieven. Over de redenen - vooral van financiële en methodologische aard - gaan we hier niet uitweiden. Maar deze problematiek heeft dit onderzoek alleszins drastisch gehinderd. Bijgevolg willen wij een warme oproep doen aan de archiefwereld om hiervan meer werk te maken. 10

11 COLOFON Verslaggever rapport Wim Vanhaecke (Projectmedewerker Pro Memorie) Medewerkers Jeroen Buyse (Archiefbank Vlaanderen en Liberaal Archief) Bart De Nil (FARO, Vlaams Steunpunt voor Cultureel Erfgoed) Walter Heirman (Academie voor Streekgebonden Gastronomie) Martijn Vandenbroucke (AMSAB-ISG) Uitgever Heemkunde Vlaanderen vzw Huis De Zalm Zoutwerf Mechelen juni, De brochure wordt enkel verspreid in digitaal formaat. De tekst mag niet verspreid worden zonder de toestemming van de uitgever. 11

12 1 Structuur Verschillende modules? Zes, de belangrijkste zijn Resources om de archiefstukken te beschrijven en Accession voor het invoeren van gegevens rond de verwerving en eventueel ook over andere aspecten van collectiebeheer (afstoting, ontlening ) Kunnen er hiertussen relaties worden gelegd? Archivists Toolkit Midosa Online Isis ASG HK Erpe-Mere Eigenlijk maar één module binnen het hele programma Neen, maar 1 module met verschillende menu s, zoals courant in computerprogramma s 3 modules volgens soort catalogus (algemene catalogus, index op publicaties, en hoofdwordencatalogus) Ja Niet van toepassing Niet van toepassing Neen Neen 5 secties volgens objecttype (archief, affiches, boeken, foto s en kerkboeken) 2 Standaarden ISAD(g) Neen Ja, naar eigen zeggen, maar Neen Neen Neen twijfelachtig ISAAR(cpf) Neen Neen Neen Neen Neen EAD Ja Ja Neen Neen Neen MARC Ja Neen Neen Neen Neen 3 Gegevensinvoer Hoe? Kan je archiefdocumenten makkelijk beschrijven? Via Resources en dan New Record Button Heel ingewikkeld, eerst dient een Databank te worden aangemaakt; vervolgens een Klassifactiontabelle (eigenlijk een indeling van je inventaris) en tenslotte kan je gegevens invoeren Eerst dient een databank aangemaakt te worden, vervolgens via Edit en Data Entry Rechtstreeks in de databank via Gegevensinvoer Ja Ja Neen Neen Ja Rechtstreeks in de databank, via Invoer 8

13 Verloopt de gegevensinvoer gebruiksvriendelijk? Zijn er verplichte velden? Welke velden zijn aanwezig? Neen, de vele mogelijkheden van het programma maken de zaken nodeloos ingewikkeld Ja: Level (niveau van de beschrijving), Identifier (uniek nummer), Title, Date Expression, Extent (uiterlijke vorm), Language Code (taal) In de basisbeschrijving: de hierboven beschreven velden met daarbij Repository Note (voor bijkomende informatie rond opslagplaats), daarnaast nog nadere omschrijvingen mogelijk door toevoegen van trefwoorden via Names and Subjects en nog andere informatie over verwerving, gerelateerde gebeurtenissen, via Notes Neen, de Duitse taal hindert de procedure, het apart aanmaken van de databank en de indeling zorgt voor verwarring, de invoer van gegevens is niet duidelijk Neen In de Engelstalige versie: Level (niveau), Printcode, sequence number (volgnummer in de eigenlijke inventaris), Identifying Number (idnummer voor programma), Call number (depotnummer), Item, Title, Contains/Includes, Covering dates (datering), Size (omvang), Closing year ( jaar van het afsluiten ), Structure Code, Last Provenance (herkomst), Preceding Referencecode (voorafgaande referentiecode in origineel document), Call Number/Microfilms (depotnummer microfilm), Damages (schade), Comments (opmerkingen) Ja, bijzonder gemakkelijk Neen, invoer met enkel nummer is mogelijk Title, Editor, Imprint (plaats en datum van uitgave), Collation (aantal pagina s), Personal Authors, Series (reeks), Notes (opmerkingen), Descriptors (trefwoorden), Added Titles (ondertitel), Other Log Title (lange ondertitel), Corporate Bodies (organisatie betrokken bij uitgave) Ja, bijzonder gemakkelijk Ja, alle velden Medium, documentid, titel, auteur, pagina s, editie, jaar, ISBN/ISSN, plaats van uitgave, uitgave, reeks, annotatie, korte inhoud, hoofdwoord, trefwoord, bezitsgegevens Ja, bijzonder gemakkelijk Neen, invoer met enkel nummer is mogelijk Aard/drager, Orgineel/kopie, Documentnr, Datum, Gemeente, Inv nr, Trefwoord, Titel, Plaats- of Formaatnummering, Commentaarveld 9

14 Kan men zelf velden toevoegen? Neen, men kan wel velden aanpassen door de titel te veranderen, maar de basisstructuur blijft dezelfde Zijn de volgende velden aanwezig? Redactionele vorm Neen, dit zit eventueel vervat in de levelomschrijving Neen Neen Neen Neen Ja (onder titel) Neen Neen Neen Inhoudsomschrijving Ja Ja Ja (via Title) Ja Ja Datering Ja Ja Ja Ja Ja Ontwikkelingsstadium Neen Neen Neen Neen Ja, maar enkel origineel en kopie mogelijk Uiterlijke vorm Ja Ja (onder size) Neen Ja (onder medium) Ja, onder aard/drager Zijn er velden voorzien voor bijkomende info? Kan er gewerkt worden met knippen en plakken? Kunnen volledige records worden gekopieerd en hernummerd? Kan er gebruik gemaakt worden van in het programma vastgelegde keuzelijsten, woordenlijsten of een thesaurus? Ja Ja Ja Neen Ja, onder commentaar Ja Ja Ja Ja Ja Neen Ja, maar die dienen zelf aangemaakt te worden Voor welke velden? Voor verscheidende velden, de belangrijkste is Subjects (trefwoorden) Kan men deze lijsten onderhouden? Ja, maar af te raden, omdat men de hele indeling van de inventaris handmatig moet veranderen Ja? Neen Ja Neen Ja Ja Voor persoons- en plaatsnamen Niet van toepassing Trefwoorden, hoofdwoord, SISOcode Ja Wellicht niet Niet van toepassing Ja Neen Voor de trefwoorden 10

15 Kan er gewerkt worden met een hiërarchische boomstructuur? Ja, dit is verplicht bij elke basisbeschrijving Ja/neen, die kan men aanmaken via de indeling, maar het programma groepeert niet de bestanden onder een hiërachisch niveau Neen Neen Neen Welke gegevensformaten zijn importeerbaar in het programma? Is er mogelijkheid tot exporteren? EAD, MARCen XML EAD, MARC en METS; je kan verschillende rapporten (vb aanwinstenlijst) aanmaken die je ook kan exporteren Geen mogelijkheden gevonden Geen mogelijkheden gevonden Bestanden die volgens de ISO-2709 standaard zijn aangemaakt, deze standaard regelt de elektronische verzending van bibliografische verzendingen Naar bestanden die volgens de ISO-2709 standaard zijn aangemaakt, deze standaard regelt de elektronische verzending van bibliografische verzendingen Eventueel via Access-bestanden Gedeeltelijk via Access Eventueel MS Access-bestanden Gedeeltelijk via Acces 4 Zoekmogelijkheden Is er een zoekfunctie aanwezig? Ja Ja Ja Ja Ja Kan er op ieder veld gezocht Ja, op haast elk relevant Ja Ja Neen, enkel: auteur, Ja worden? veld titel, uitgeverij, reeksnr, hoofdwoord, trefwoord, SISOcode Kan men series doorzoeken? Ja Ja Ja Neen Neen 11

16 Kan men Booleaanse operatoren gebruiken? Hoe worden de zoekresultaten gepresenteerd? Ja Neen Ja Neen Neen In een queryvorm van de databank Lijst met desbetreffende records die dadelijk worden opgeroepen Lijst met resultaten waarin men kan bladeren Een lijst met titel, auteur en jaartal, waarna men kan doorklikken naar een volledige fiche Een lijst met resultaten met plaatsnr., titel, archief (tot welk archief behoort het) en datum, doorklikken uit uitgebreide fiche geeft een foutmelding 5 Nummering Is unieke nummering vereist? Ja Ja Ja Ja Ja Kan men werken met oude nummers? Neen Ja Neen Neen Neen 6 Multimedia Kan er beeldmateriaal worden opgenomen in de databank? Kunnen film- en geluidsopnames worden opgenomen? Neen Neen Neen Neen Neen, enkel beschrijving van foto s via module, maar geen opname van het beeld mogelijk Neen Neen Neen Neen Neen 7 Collectiebeheer Kan er informatie worden bijgehouden over ontleningen? Ja, een volledige module is hieraan gewijd waar je veel in kwijt kunt Neen Neen Ja, via veld bezitsgegevens Ja, via een aparte module Idem afstoting Ja Neen Neen Neen Neen, eventueel via extra commentaar Idem verwerving Ja Ja Neen Neen Neen, eventueel via extra commentaar 12

17 Idem locatie Ja Ja Neen Ja, via veld bezitsgegevens Ja, je kunt reknummer en volgnummer invoeren 8 Technisch Onder welk besturingsprogramma werkt het programma? Is er een internetverbinding vereist? Hoe wordt het programma beschikbaar gesteld? Hoe verloopt de installatieprocedure? Windows XP of hoger, Mac OS X 1039 of hoger Windows 95 of hoger Windows 95 of hoger Windows 98 of hoger, er moet een pakket Windows Office aanwezig zijn Neen Neen Neen Neen Neen Te downloaden via de website wwwarchiviststoolkitorg, doorklikken naar Downloads Heel complex, voor de installatie moet je eerst een mysql-databank installeren, dit kan je downloaden via wwwmysqlcom, vervolgens dien je deze te installeren met bepaalde toegangscodes en dan kan je The Archivist s Toolkit installeren. De installatie is complex en tijdrovend, verreist een grondige kennis van ICT, de handleiding zit vol fouten Te downloaden via de website doorklikken naar Midosa Vrij complex, het downloaden vergt tijd, de interface van het programma is niet klaar Te downloaden via de website wwwunescovlaanderenbe, doorklikken naar ISIS software Heel gemakkelijk via een setup waarbij men de instructies moet volgen, heel gemakkelijk en snel Via een cd-rom Een installatiesetup wordt geopend na opladen cd-rom, instructie via scherm en bijgeleverde korte handleiding, heel kort en heel gemakkelijk Windows 95 of hoger, er moet een pakket Windows Office aanwezig zijn Via een cd-rom Installatie gebeurt door openen van de database via Acces, gebruiksvriendelijk en kost weinig tijd 13

18 Hoe kan je het programma verwijderen? Bij het programma zit een setup waarmee je het programma kunt verwijderen Bij de installatie wordt een map gecreëerd met de verschillende bestanden, de map kan via een normale delete-opdracht verwijderd worden Bij de installatie wordt een map gecreëerd met de verschillende bestanden, de map kan via een normale deleteopdracht verwijderd worden Het programma bestaat uit één bestand die via een normale deleteopdracht kan verwijderd worden Het programma bestaat uit één bestand die via een normale deleteopdracht kan verwijderd worden 9 Systeembeheer Kan de opbouw van het programma gewijzigd worden? Is er authoritycontrol mogelijk? Kan men controleren of records gewijzigd zijn? Welke mogelijkheden tot backups zijn er? Is er een maximum aantal records? Ja, maar de procedure is heel complex en tijdrovend Ja, beveiliging met gebruikers en paswoorden Neen, niet zonder kennis van de broncode Ja, beveiliging met gebruikers en paswoorden Neen Neen Neen, niet zonder kennis van de broncode Ja, beveiliging met gebruikers en paswoorden Wellicht niet Wellicht niet Neen Wellicht niet Neen Geen speciaal toegevoegde mogelijkheden Geen speciaal toegevoegde mogelijkheden Geen speciaal toegevoegde mogelijkheden Geen speciaal toegevoegde mogelijkheden Neen, niet zonder grondige kennis van Access Neen Geen speciaal toegevoegde mogelijkheden Wellicht niet Wellicht niet Wellicht niet Wellicht niet Is Accesgestuurd, dus wellicht wel, maar moeilijk te bepalen 10 Financieel Wat is de aankoopprijs? Gratis Gratis Gratis Te onderhandelen Te onderhandelen 11 Publicatie en publieke toegang Is er mogelijkheid tot een webtoegang? Is er mogelijkheid om een deel van de gegevens af te schermen? Niet standaard ingebouwd, maar is wel mogelijk mits aanpassingen Niet standaard ingebouwd, maar is wel mogelijk mits aanpassingen Niet standaard ingebouwd, maar is wel mogelijk mits aanpassingen Niet standaard ingebouwd, maar is wel mogelijk mits aanpassingen Neen Neen Neen Ja Neen Niet standaard ingebouwd, maar is wel mogelijk mits aanpassingen 14

19 Is er een apart zoekscherm voor gebruikers? Onduidelijk, wellicht wel, maar de mogelijkheid werd niet in het programma gevonden Neen Neen Ja Neen Ja Ja Ja Ja Ja Kunnen de gebruikers resultaten afdrukken Idem verzenden? Neen Ja Neen Neen Neen Idem opslaan? Neen Ja Neen Neen Neen Zijn er standaardrapporten Ja Ja Neen Ja Neen aanwezig? Hoe worden de gegevens In verschillende In een Word-document In een tekstvorm In een fichevorm In een fichevorm gepresenteerd? rapportvormen Is er mogelijkheid tot Ja, dit is aanpasbaar door Neen Neen Neen Neen verschillende de gebruiker presentatieformaten? 12 Overige gegevens Contactgegevens Archivist s Toolikt info@archiviststoolkitorg Archivschule Marburg, Bismarkstrasse Marburg Uneso Vlaanderen Farasijnstraat Koksijde Academie voor Streekgebonden Gastronomie Kerkstraat s Gravenwezel Heemkring van Erpe- Mere vzw Kerhofstraat Erpe-Mere Is er ondersteuning of een helpdesk? Is er een erkenning of kwaliteitslabel? Ja, via de website kan men vragen stellen. Er is een Engelstalige handleiding Neen, maar verschillende hooggeplaatste instituten zijn betrokken bij het project Neen, een enkel een Duitstalige handleiding Ja, Prof Dr Egbert De Smet kan je ook aanspreken via egbertdesmet@uaacbe Neen Neen Neen Neen Neen Neen 15

20 In welke talen is het programma beschikbaar Is er een helpfunctie in het programma? Engels Duits, een lightversie is beschikbaar in het Engels Verschillende talen waaronder Engels, Frans en Spaans, maar geen Nederlands Nederlands Nederlands Ja Ja Ja Ja Neen 16